靜安區檔案局周公望
區檔案館作為全市檔案館體系中最基層的館，覆蓋面廣，已經有數十年的歷史，在檔案工作中占有極其重要的地位。隨著社會信息化水平的不斷提高，電子政務和文檔一體化的不斷沖擊，電子文件的撲面而來，使得區級檔案館面臨極大的挑戰。辦公自動化和電子政務的蓬勃發展，已經使檔案工作的對象不再局限于傳統的紙質文件，涉及到了越來越多的電子文件，所以檔案工作也正處于從傳統向現代的過渡階段，于是數字檔案館應運而生。
數字檔案館是集技術、管理、服務為一體的新型檔案館，是與政府信息化發展密切關聯的公共服務機構，通過網絡為政府工作人員和公眾利用檔案提供便利。當前全國各地都在積極研究和建設數字檔案館，深圳、青島、珠海先后投入幾千萬的巨資開展了“數字檔案館”建設的綜合研究，上海市的青浦區、閔行區、松江區等都陸續啟動了“數字檔案館”建設規劃。這表明在一些有條件的區域，區級數字檔案館建設已被提上議事日程。靜安區在“十一五”規劃中也提出了“籌建數字檔案館”的建設目標，最初的出發點主要為解決靜安區在計算機網絡環境中的電子檔案管理問題，但它卻為區級數字檔案館建設提供了經驗。本文參考了深圳數字檔案館建設的一些理念，并結合靜安區的具體實踐，來探討區級數字檔案館的定義、特征及建設重點、內容等一些基本問題。
一、數字檔案館的概念與特點
我們常將檔案館稱為知識的寶庫，是因為檔案館擁有大量信息資源，沿用這種概念我們說的數字檔案館實際上包括兩層含義：一是內部館藏要以數字化信息為主體；二是外部通過互聯網連接成數字化信息資源庫，即數字檔案館是數字化的開放式檔案信息系統，它把分散于不同載體、不同空間的檔案信息以二進制編碼的數字方式進行存貯，并以網絡化的方式互相連接，從而達到傳輸快捷、信息共享的目的。與傳統檔案館相比，數字化檔案館的主要特征是：
1. 多媒體信息數字化。多媒體信息是一種把文本、圖形、圖像、聲音等多種信息類型綜合在一起，并通過計算機進行綜合處理和控制，能支持完成一系列交互式操作的信息技術。數字檔案館是把館藏、室藏各類文本、圖像、視頻、音頻檔案資料信息，通過計算機技術轉化為二進制編碼數字存儲起來，并以數字方式傳輸。
2. 跨平臺網絡化存取。數字檔案館通過網絡向檔案信息的需求者提供傳輸、瀏覽和下載服務，使各個單體的檔案館、室不再成為一座座“信息孤島”，而是通過網絡聯結成為一個龐大有序的信息空間，從而達到檔案信息高效利用、資源共享的目的。
3. 計算機分布式管理。數字檔案館將時空上分散的檔案館、室，通過網絡技術和特定軟件聯結為一體，使之成為一個有機的信息系統，有效節省了現實空間，網絡間信息傳輸方便、快捷，空間障礙不再存在。
4. 智能化服務。數字檔案館是借助計算機網絡技術、數據庫技術、多媒體技術等現代技術和設備支持，實現信息的傳輸、處理和獲取，其整套的服務手段技術含量較高，傳統的手工查找服務方式將被快捷并帶有智能化的現代服務方式所取代。
數字檔案館與傳統檔案館相比，其社會功能和作用將發生巨大變化，公共檔案的搜集從數量到質量，再到服務能力是傳統檔案館無法相比的。數字檔案館的建設對促進、推動檔案工作的影響有三個方面：
一是優化館藏檔案資源和實現檔案管理現代化。數字檔案館不僅僅把紙質檔案數字化，也不僅僅局限于文本類的電子文件搜集，而是利用各種多媒體技術，將區域內社會政治、經濟、文化、教育等方面的情況進行客觀和“有聲有色”地記錄，再經過檔案專業的整理、整序、編研，使各種資料通過網絡按照規定及時提供給需要者。
二是輔助電子政務的發展，提高和促進公共事務社會參與度。電子政務和網上辦事是利用信息技術提高辦事效率的舉措，但是網上辦事的過程需要記錄保存，記錄必須保證是真實的，這就是電子檔案管理。數字檔案館將形成一套系統的電子檔案管理模式，保障網上辦事的記錄在規定的保管期限內的真實性和可靠性，避免因網上辦事產生糾紛，這對電子政務的快速發展起到了促進和推進作用。
三是提高檔案利用的價值，最大限度地發揮公共檔案館的作用。數字檔案館可以用很小的空間存儲巨大的信息。從收集的內容上看，可以是政府文件和政府的重要活動，也可以是社會新聞和重大的事件，更可以建立社區和家庭檔案，還可以延伸到家譜、名人檔案等，計算機網絡技術已經使檔案館能夠拓展這種服務功能。
綜合數字檔案館的特點和作用，我們做一簡單歸納，將數字檔案館定義為：數字檔案館是數字化的信息系統，是建立在計算機網絡的基礎上，運用先進的信息技術實現檔案的收集、接收、整理、保管和提供互動利用。其管理的對象主要是電子文件，內容包含了以數字方式記錄的各種文字、聲音、圖像等檔案資料。數字檔案館不僅僅是館藏檔案的數字化，也不是停留在整個檔案工作業務流程的計算機化，而是代表了網絡環境下檔案信息資源的整體處理模式，涉及到一系列標準規范、軟硬件基礎設施的構建、應用系統的開發、數字資源建設、人才隊伍建設等方面的內容，是一個與軟件工程、網絡工程、計算機工程、信息組織工程等有著密切聯系的系統工程。
二、數字檔案館建設的步驟與方法
靜安區開展數字檔案館建設的研究沿著電子文件的產生到電子文件的收集、整理、歸檔，以及從電子文件的管理與利用逐項展開，分步驟進行了系統設計，開展了從需求論證、方案設計、流程研判和分步實施等基礎性的研究工作，主要包括：
1、從理論到實踐的概念論證。這幾年我們以檔案課題研究為基礎，層層思考，步步推進，以電子政務的應用現狀為依據，提出了電子文件管理新的流程和模式問題。從檔案工作的角度研究這些問題的解決辦法，提出了一些管理措施和技術措施。這些措施有：電子文件的歸檔范圍與保管期限的制定措施、電子文件元數據的管理措施、電子文件的價值鑒定與技術鑒定的管理措施和技術措施、檔案館提前接收電子檔案的措施等。通過這些課題的層層深入，把影響數字檔案館建設的一些關鍵環節逐一進行從理論到實踐的技術攻關，為數字檔案館建設奠定了堅實的理論基礎。
2、模塊化設計。數字檔案館建設是一個完整的體系建設，需要從體系建設目標出發，對體系的機構和功能進行研究和梳理。我們結合傳統檔案管理模式，通過不斷調研和總結，將數字檔案館劃分為若干獨立的應用模塊，進行模塊化思考和設計，逐步推進數字檔案館的建設。如通過完善檔案目錄中心系統，使檔案業務工作與計算機網絡充分結合，通過建立網絡監督和檔案工作信息采集、統計、分析機制，改變因信息不完全造成的工作失誤，通過客觀形成的數據評估工作狀況，促進工作效率和工作質量的提高。
3、業務流程的細化整理。數字檔案館建設最核心的是建立一套適應電子政務發展，規范有序的電子文件歸檔管理制度。靜安區檔案局從2005年開始，在全區試行電子文件在線式集中歸檔管理模式，使電子文件歸檔管理工作逐步走上正常運行軌道。通過試點和完善《檔案之光----電子文件歸檔系統》，推進與區公務網《公文之星系統》的對接工作，做好文書檔案的電子文件接收、管理。通過文書檔案立卷制度改革的試點工作，建立電子文件歸檔類目表，推行符合電子政務實際應用、符合電子文件特征的電子文件收集、歸檔的業務流程和方法，逐步建立真正有效的電子文件歸檔管理制度。
4、分步實施。為建設數字檔案館，除了從技術上、理論上、科研上加大投入，我們還加強基本業務建設，營造合適的氛圍。一是大力宣傳貫徹《上海市電子公文歸檔管理辦法》，使檔案的法規宣傳與檔案信息化的重點工作結合起來，整合檔案局的資源，使業務指導工作、法規宣傳工作、技術指導工作形成合力，加大推行電子文件歸檔管理工作的力度。二是加強檔案鑒定工作，加快館藏檔案數字化，提高了檔案館工作透明度。建立全部開放檔案的文件級機讀目錄，完成了50%開放檔案的全文掃描工作，通過檔案信息網向全社會開放完全公開的檔案目錄，并公布館藏檔案的數量。三是通過檔案信息網、檔案目錄中心向市民和機關工作人員提供檔案利用服務。為老百姓做實事，實現利用政務內網的目錄中心，把婚姻檔案查閱權，直接提供給民政局，使老百姓辦理相關手續時不必再到檔案館開證明，由職能部門通過網上查閱相關資料，直接辦理，免去老百姓來回奔波之苦，實現政府機關一門式服務。
三、數字檔案館建設的重點
數字檔案館需要建設的內容很多，我們結合靜安區的工作特點把數字檔案館建設中遇到的關鍵節點加以專題研究，將整個數字檔案館項目重點劃分為六個方面：
一是加強館藏檔案數字化研究。通過完成《檔案館的數字檔案保管技術及管理方法研究》的課題，解決電子文件長期保存有效性的問題，用全文數字化的價值評估、價值鑒定和技術鑒定的方法，解決如何科學合理的進行館藏檔案數字化問題。
二是檔案館接收電子檔案。著重解決電子政務中的電子文件歸檔業務流程、檔案館對電子政務中的電子文件集約式管理問題。從2006年到目前為止，已通過區公共信息平臺上的《檔案之光----電子文件歸檔管理系統》收集、整理、歸檔電子文件9700多件，實現對全區各立檔單位電子文件的集約式管理，大力推進電子文件的在線收集和集中保管，提前控制和保存需要接收進館和長期保存的電子文件。
三是電子檔案憑證價值的研究。2004年全國人大表決通過的《中華人民共和國電子簽名法》，首次確立了數據中文，電子簽名在我國的法律效力，其體現出來的原則基本上奠定了我國電子文件、電子檔案憑證價值的法律基礎。檔案館可以借助元數據和電子簽名等技術解決電子檔案真實性和有效性的問題，確立電子檔案的憑證價值，使檔案部門在一定程度、一定范圍采用單軌制，這樣才能真正和電子政務接軌。
四是電子檔案的保護與安全利用。通過集約式管理、脫機保存、載體自帶檢索工具、系統自動檢測載體的可靠性等管理措施和技術措施，使電子文件對設備和軟件公司的依賴程度降低到最低限度，最終使檔案部門能夠控制和駕馭數字檔案的長期有效保存。從2007年8月《電子文件脫機保管系統》開發完成并投入使用到目前為止，靜安區已經有十多家立檔單位的歸檔電子文件刻錄成脫機光盤，實現了電子檔案的保護與安全利用。
五是數字檔案館的制度框架體系研究。由于數字檔案館完全不同于傳統檔案館，因此需要重新對檔案館人員崗位職責等進行合理配置，如業務流程、崗位設置、人員要求、工作制度、管理體系等一系列涉及數字檔案館綜合管理系統的設計都需要做專題研究。
六是數字檔案館的技術框架體系研究。主要包括機房設計、網絡連接、數據交換、數據存儲等硬件設備和軟件系統的設置。在2008年靜安區檔案館新館設計中，我們已經新辟了100多平方米的數字機房，并將新館的機房布局、網絡連接、數據交換、數據存儲等按照數字檔案館的要求重新規劃，基本完成整個數字檔案館的技術框架構建。
四、數字檔案館建設的內容
數字檔案館具有存儲數據量大，并發用戶多和“全天候”接受服務等特點。按照上述特點并參考和借鑒深圳數字檔案館建設的主要內容，我們將著重從軟硬件基礎設施建設、應用系統開發、數字信息資源建設、標準規范體系建設、人才隊伍建設等方面作深入的考慮：
1、基礎設施建設。數字檔案館的基礎設施建設主要包括網絡環境、硬件環境和系統軟件建設三部分。根據三種不同的服務對象和范圍，網絡環境分為檔案館內部局域網、與政府連接的政務網、與互聯網連接的公眾網三個層次，并實行三網物理隔離。硬件建設是滿足數字檔案館功能需要而配置的必須設備，如大型高速交換機、路由器、并行處理的高性能服務器等。系統軟件是為了計算機能正常、高效工作所配備的各種管理、監控和維護系統的程序。系統軟件主要包括操作系統軟件、各種數據庫管理系統等。
2、應用系統開發。應用系統由檔案信息采集系統、檔案信息的數字加工系統、文檔一體化管理系統、多媒體檔案信息管理系統、檔案信息利用等綜合系統組成，實現信息的采集、鑒定、存貯、組織、管理、歸檔、利用、發布、安全保護、信息真實性、完整性、安全保障、統計、銷毀及館藏檔案的數字化等方面的工作。通過局域網的檔案綜合業務系統和館藏檔案數字化系統，實現文件接收、檔案管理、數字化、利用鑒定、統計分析、查詢檢索等，保證檔案管理數據庫“收、管、用”三大功能；通過基于政務網的文件檔案管理信息系統，實現各檔案室對紙質檔案和電子檔案的標準化管理、網絡移交，保證檔案管理數據庫的基礎數據建設；通過公眾網的網絡發布系統，按密級提取檔案管理數據庫中的開放信息到發布平臺，包括文字、聲音、圖像等多種媒體的檔案信息。
3、檔案數字資源系統建設和館藏檔案數字化。數字檔案館建設進入操作階段時，必須從資源建設抓起，資源建設是數字檔案館工程的基礎與核心。數據庫的建立直接關系到檔案信息資源的獲取、存貯、組織、檢索、利用。要按照統籌規劃、統一標準、突出特色的原則加快對各種載體的檔案進行數字化處理，完成館藏檔案的數字化，建立大規模的數據庫資源，包括文書、科技、專題檔案數據庫以及照片、聲像等多媒體檔案數據庫的建設。
4、人才隊伍建設。人才是保障數字檔案館建設和持續發展的關鍵，數字檔案館建設是綜合網絡技術、計算機技術、檔案管理的復合型社會管理工程，必須抓緊時機培養一批懂技術、會管理、能運行的專業人才。
五、主要問題和對策
數字檔案館是數字信息時代檔案信息傳遞和利用的新方式。數字檔案館與傳統檔案館相比有著極大的優越性，然而它也存在著不少缺陷。我們必須清醒地認識并通過深入研究予以解決：
1、數字檔案館建設中的法律依據不斷完善。區檔案館在接收各部門數字檔案時沒有十分強有力的法律依據，而是比較籠統地套用檔案法的有關條款，給數字檔案資源的收集帶來一定的困難，需要在法律上確立各級檔案館對數字檔案資源的收集、管理、利用的責權。同時，明確檔案館與立檔單位各自對電子檔案所有權、使用權上的關系，便于各級檔案館具有可操作性。
2、難以有效整合各部門的檔案信息資源。數字檔案館建設中最關鍵的是整合各政府部門的檔案信息資源，形成基本覆蓋的資源體系。但是隨著電子政務在靜安區的全面應用，各個職能部門一般都會有自己的業務數據系統，每年會產生大量的電子文件，其中大部分屬于歸檔范圍。雖然區檔案局從2001年開始就要求各部門將這部分電子文件進行歸檔管理，但是由于我們在條線管理、部門協調、信息整合、技術應用、部門權限等方面的障礙，使得電子文件的歸檔管理工作開展比較困難。這種情況造成的結果：一是沒有權限來制度化地定期收集電子文件，二是檔案館在接收這批電子文件時沒有合適的平臺，或者雖有平臺但系統已經開發了好幾年，而且技術上已經很難實現系統改造，使這批電子文件成為無法利用的“死文件”，更談不上有效整合各部門中的檔案信息資源了。
3、人員結構、知識結構的不合理給任務的完成帶來難度。數字檔案館的建設包括硬件和軟件兩個部分，但是無論是硬件還是軟件的操作和維護都離不開具備較高計算機技術水平的從業人員。但是，目前的情況令人憂慮。全區檔案干部存在年齡偏大和知識結構老化現象；而檔案館工作人員只有很少人員是計算機專業出身，面對今后數字檔案館所要開發的軟件系統、硬件建設以及每天的日常硬件操作和系統維護工作，顯得不堪重負。以目前人員的年齡結構和知識結構，遠遠不能適應未來建設數字檔案館的要求。
4、數字檔案信息的安全。安全問題是數字檔案館建設中的重大難題之一。數字檔案館必須加強計算機病毒的防治和黑客的入侵，要防止外界對涉密檔案信息的竊取、復制或擴散等。此外還要加強容災備份，防止人為或偶然事故造成的威脅。如由于操作失誤而產生的不可預知的事件、網絡系統軟硬件的故障引發的系統問題等，所有這些都使數字檔案信息的安全變得十分“脆弱”。
在正視上述問題的前提下，我們需全面、深刻地認識和把握好檔案事業發展規律，真正將數字檔案館建設作為一項系統工程，正確處理好人與技術、業務基礎建設和信息系統建設、總體規劃和分頭建設、分步實施等關系，確保各層次、各環節工作的相互銜接。
1、樹立科學的發展理念。 一是要樹立效益第一的觀念，我們在立項目、定方案、購設備、搞設計等系統建設過程中，一定要將目光牢牢鎖定在“效益”上，力爭以最低的投入獲取最大的產出效益。二是要按照總體規劃，分步實施的原則來操作。正確處理先進性和實用性的關系，繼承和改革的關系，正確處理系統建設和人才隊伍建設的關系，確保人的素質和系統建設的協調發展，以追求數字檔案館建設的整體優化。
2、加大政府對數字檔案館建設的支持力度。社會進入信息時代，檔案工作的管理理念、管理手段、管理方式等都面臨新的機遇與挑戰，建立數字檔案館是檔案工作者的歷史使命，但更是政府的歷史使命。作為一個復雜的系統工程，數字檔案館需要由政府投入必要的資金作保障，各級、各部門領導的重視和有關部門的支持是順利推進數字檔案館建設的重要前提。
3、統籌全局，同步發展。要緊緊圍繞本區檔案事業發展的總目標和總思路，謀劃局部數字檔案館建設。當前，靜安區電子政務建設正在起步階段，各方面準備條件有待進一步加強。然而，我們要努力將數字檔案館建設納入電子政務建設中統籌考慮，通過加強檔案信息資源的管理，一方面可以為電子政務建設提供基礎保障，另一方面借以擴大檔案資源的收集和管理范圍，逐步將檔案信息系統建設成為社會信息資源的樞紐和基地。這樣，檔案工作將在大有作為中顯著地提升自身的地位。具體來說，對于一些已經開發完成并需要進行電子文件歸檔的電子政務系統，爭取財政部門每年給予一定的費用用于逐步實現與數字檔案館系統的對接；針對尚未開發，屬電子文件歸檔范疇的系統，需政府部門與檔案局聯手合作，明確系統的開發設計必須具備電子文件歸檔管理功能并符合檔案局的相關要求。
4、提高檔案工作人員的綜合素質是保障數字檔案館運作成功的關鍵。需要從兩方面采取措施逐漸改變目前的狀況，一是在從業資格認定的時候設置必要的門檻，要求每個人必須掌握計算機知識，而且操作應該達到中級以上水平；二是對檔案局館工作人員，除了每年通過培訓提高素質之外，人事部門還應該根據今后的工作需求適當增加檔案館的人員編制，引進高素質的管理人才，以滿足數字檔案館的建設要求。
主要參考文獻：
李國慶：《數字檔案館概論》，中國檔案出版社2003年版
朱小怡：《數字檔案館建設理論與實踐》，華東師大出版社2007年版
區檔案館作為全市檔案館體系中最基層的館，覆蓋面廣，已經有數十年的歷史，在檔案工作中占有極其重要的地位。隨著社會信息化水平的不斷提高，電子政務和文檔一體化的不斷沖擊，電子文件的撲面而來，使得區級檔案館面臨極大的挑戰。辦公自動化和電子政務的蓬勃發展，已經使檔案工作的對象不再局限于傳統的紙質文件，涉及到了越來越多的電子文件，所以檔案工作也正處于從傳統向現代的過渡階段，于是數字檔案館應運而生。
數字檔案館是集技術、管理、服務為一體的新型檔案館，是與政府信息化發展密切關聯的公共服務機構，通過網絡為政府工作人員和公眾利用檔案提供便利。當前全國各地都在積極研究和建設數字檔案館，深圳、青島、珠海先后投入幾千萬的巨資開展了“數字檔案館”建設的綜合研究，上海市的青浦區、閔行區、松江區等都陸續啟動了“數字檔案館”建設規劃。這表明在一些有條件的區域，區級數字檔案館建設已被提上議事日程。靜安區在“十一五”規劃中也提出了“籌建數字檔案館”的建設目標，最初的出發點主要為解決靜安區在計算機網絡環境中的電子檔案管理問題，但它卻為區級數字檔案館建設提供了經驗。本文參考了深圳數字檔案館建設的一些理念，并結合靜安區的具體實踐，來探討區級數字檔案館的定義、特征及建設重點、內容等一些基本問題。
一、數字檔案館的概念與特點
我們常將檔案館稱為知識的寶庫，是因為檔案館擁有大量信息資源，沿用這種概念我們說的數字檔案館實際上包括兩層含義：一是內部館藏要以數字化信息為主體；二是外部通過互聯網連接成數字化信息資源庫，即數字檔案館是數字化的開放式檔案信息系統，它把分散于不同載體、不同空間的檔案信息以二進制編碼的數字方式進行存貯，并以網絡化的方式互相連接，從而達到傳輸快捷、信息共享的目的。與傳統檔案館相比，數字化檔案館的主要特征是：
1. 多媒體信息數字化。多媒體信息是一種把文本、圖形、圖像、聲音等多種信息類型綜合在一起，并通過計算機進行綜合處理和控制，能支持完成一系列交互式操作的信息技術。數字檔案館是把館藏、室藏各類文本、圖像、視頻、音頻檔案資料信息，通過計算機技術轉化為二進制編碼數字存儲起來，并以數字方式傳輸。
2. 跨平臺網絡化存取。數字檔案館通過網絡向檔案信息的需求者提供傳輸、瀏覽和下載服務，使各個單體的檔案館、室不再成為一座座“信息孤島”，而是通過網絡聯結成為一個龐大有序的信息空間，從而達到檔案信息高效利用、資源共享的目的。
3. 計算機分布式管理。數字檔案館將時空上分散的檔案館、室，通過網絡技術和特定軟件聯結為一體，使之成為一個有機的信息系統，有效節省了現實空間，網絡間信息傳輸方便、快捷，空間障礙不再存在。
4. 智能化服務。數字檔案館是借助計算機網絡技術、數據庫技術、多媒體技術等現代技術和設備支持，實現信息的傳輸、處理和獲取，其整套的服務手段技術含量較高，傳統的手工查找服務方式將被快捷并帶有智能化的現代服務方式所取代。
數字檔案館與傳統檔案館相比，其社會功能和作用將發生巨大變化，公共檔案的搜集從數量到質量，再到服務能力是傳統檔案館無法相比的。數字檔案館的建設對促進、推動檔案工作的影響有三個方面：
一是優化館藏檔案資源和實現檔案管理現代化。數字檔案館不僅僅把紙質檔案數字化，也不僅僅局限于文本類的電子文件搜集，而是利用各種多媒體技術，將區域內社會政治、經濟、文化、教育等方面的情況進行客觀和“有聲有色”地記錄，再經過檔案專業的整理、整序、編研，使各種資料通過網絡按照規定及時提供給需要者。
二是輔助電子政務的發展，提高和促進公共事務社會參與度。電子政務和網上辦事是利用信息技術提高辦事效率的舉措，但是網上辦事的過程需要記錄保存，記錄必須保證是真實的，這就是電子檔案管理。數字檔案館將形成一套系統的電子檔案管理模式，保障網上辦事的記錄在規定的保管期限內的真實性和可靠性，避免因網上辦事產生糾紛，這對電子政務的快速發展起到了促進和推進作用。
三是提高檔案利用的價值，最大限度地發揮公共檔案館的作用。數字檔案館可以用很小的空間存儲巨大的信息。從收集的內容上看，可以是政府文件和政府的重要活動，也可以是社會新聞和重大的事件，更可以建立社區和家庭檔案，還可以延伸到家譜、名人檔案等，計算機網絡技術已經使檔案館能夠拓展這種服務功能。
綜合數字檔案館的特點和作用，我們做一簡單歸納，將數字檔案館定義為：數字檔案館是數字化的信息系統，是建立在計算機網絡的基礎上，運用先進的信息技術實現檔案的收集、接收、整理、保管和提供互動利用。其管理的對象主要是電子文件，內容包含了以數字方式記錄的各種文字、聲音、圖像等檔案資料。數字檔案館不僅僅是館藏檔案的數字化，也不是停留在整個檔案工作業務流程的計算機化，而是代表了網絡環境下檔案信息資源的整體處理模式，涉及到一系列標準規范、軟硬件基礎設施的構建、應用系統的開發、數字資源建設、人才隊伍建設等方面的內容，是一個與軟件工程、網絡工程、計算機工程、信息組織工程等有著密切聯系的系統工程。
二、數字檔案館建設的步驟與方法
靜安區開展數字檔案館建設的研究沿著電子文件的產生到電子文件的收集、整理、歸檔，以及從電子文件的管理與利用逐項展開，分步驟進行了系統設計，開展了從需求論證、方案設計、流程研判和分步實施等基礎性的研究工作，主要包括：
1、從理論到實踐的概念論證。這幾年我們以檔案課題研究為基礎，層層思考，步步推進，以電子政務的應用現狀為依據，提出了電子文件管理新的流程和模式問題。從檔案工作的角度研究這些問題的解決辦法，提出了一些管理措施和技術措施。這些措施有：電子文件的歸檔范圍與保管期限的制定措施、電子文件元數據的管理措施、電子文件的價值鑒定與技術鑒定的管理措施和技術措施、檔案館提前接收電子檔案的措施等。通過這些課題的層層深入，把影響數字檔案館建設的一些關鍵環節逐一進行從理論到實踐的技術攻關，為數字檔案館建設奠定了堅實的理論基礎。
2、模塊化設計。數字檔案館建設是一個完整的體系建設，需要從體系建設目標出發，對體系的機構和功能進行研究和梳理。我們結合傳統檔案管理模式，通過不斷調研和總結，將數字檔案館劃分為若干獨立的應用模塊，進行模塊化思考和設計，逐步推進數字檔案館的建設。如通過完善檔案目錄中心系統，使檔案業務工作與計算機網絡充分結合，通過建立網絡監督和檔案工作信息采集、統計、分析機制，改變因信息不完全造成的工作失誤，通過客觀形成的數據評估工作狀況，促進工作效率和工作質量的提高。
3、業務流程的細化整理。數字檔案館建設最核心的是建立一套適應電子政務發展，規范有序的電子文件歸檔管理制度。靜安區檔案局從2005年開始，在全區試行電子文件在線式集中歸檔管理模式，使電子文件歸檔管理工作逐步走上正常運行軌道。通過試點和完善《檔案之光----電子文件歸檔系統》，推進與區公務網《公文之星系統》的對接工作，做好文書檔案的電子文件接收、管理。通過文書檔案立卷制度改革的試點工作，建立電子文件歸檔類目表，推行符合電子政務實際應用、符合電子文件特征的電子文件收集、歸檔的業務流程和方法，逐步建立真正有效的電子文件歸檔管理制度。
4、分步實施。為建設數字檔案館，除了從技術上、理論上、科研上加大投入，我們還加強基本業務建設，營造合適的氛圍。一是大力宣傳貫徹《上海市電子公文歸檔管理辦法》，使檔案的法規宣傳與檔案信息化的重點工作結合起來，整合檔案局的資源，使業務指導工作、法規宣傳工作、技術指導工作形成合力，加大推行電子文件歸檔管理工作的力度。二是加強檔案鑒定工作，加快館藏檔案數字化，提高了檔案館工作透明度。建立全部開放檔案的文件級機讀目錄，完成了50%開放檔案的全文掃描工作，通過檔案信息網向全社會開放完全公開的檔案目錄，并公布館藏檔案的數量。三是通過檔案信息網、檔案目錄中心向市民和機關工作人員提供檔案利用服務。為老百姓做實事，實現利用政務內網的目錄中心，把婚姻檔案查閱權，直接提供給民政局，使老百姓辦理相關手續時不必再到檔案館開證明，由職能部門通過網上查閱相關資料，直接辦理，免去老百姓來回奔波之苦，實現政府機關一門式服務。
三、數字檔案館建設的重點
數字檔案館需要建設的內容很多，我們結合靜安區的工作特點把數字檔案館建設中遇到的關鍵節點加以專題研究，將整個數字檔案館項目重點劃分為六個方面：
一是加強館藏檔案數字化研究。通過完成《檔案館的數字檔案保管技術及管理方法研究》的課題，解決電子文件長期保存有效性的問題，用全文數字化的價值評估、價值鑒定和技術鑒定的方法，解決如何科學合理的進行館藏檔案數字化問題。
二是檔案館接收電子檔案。著重解決電子政務中的電子文件歸檔業務流程、檔案館對電子政務中的電子文件集約式管理問題。從2006年到目前為止，已通過區公共信息平臺上的《檔案之光----電子文件歸檔管理系統》收集、整理、歸檔電子文件9700多件，實現對全區各立檔單位電子文件的集約式管理，大力推進電子文件的在線收集和集中保管，提前控制和保存需要接收進館和長期保存的電子文件。
三是電子檔案憑證價值的研究。2004年全國人大表決通過的《中華人民共和國電子簽名法》，首次確立了數據中文，電子簽名在我國的法律效力，其體現出來的原則基本上奠定了我國電子文件、電子檔案憑證價值的法律基礎。檔案館可以借助元數據和電子簽名等技術解決電子檔案真實性和有效性的問題，確立電子檔案的憑證價值，使檔案部門在一定程度、一定范圍采用單軌制，這樣才能真正和電子政務接軌。
四是電子檔案的保護與安全利用。通過集約式管理、脫機保存、載體自帶檢索工具、系統自動檢測載體的可靠性等管理措施和技術措施，使電子文件對設備和軟件公司的依賴程度降低到最低限度，最終使檔案部門能夠控制和駕馭數字檔案的長期有效保存。從2007年8月《電子文件脫機保管系統》開發完成并投入使用到目前為止，靜安區已經有十多家立檔單位的歸檔電子文件刻錄成脫機光盤，實現了電子檔案的保護與安全利用。
五是數字檔案館的制度框架體系研究。由于數字檔案館完全不同于傳統檔案館，因此需要重新對檔案館人員崗位職責等進行合理配置，如業務流程、崗位設置、人員要求、工作制度、管理體系等一系列涉及數字檔案館綜合管理系統的設計都需要做專題研究。
六是數字檔案館的技術框架體系研究。主要包括機房設計、網絡連接、數據交換、數據存儲等硬件設備和軟件系統的設置。在2008年靜安區檔案館新館設計中，我們已經新辟了100多平方米的數字機房，并將新館的機房布局、網絡連接、數據交換、數據存儲等按照數字檔案館的要求重新規劃，基本完成整個數字檔案館的技術框架構建。
四、數字檔案館建設的內容
數字檔案館具有存儲數據量大，并發用戶多和“全天候”接受服務等特點。按照上述特點并參考和借鑒深圳數字檔案館建設的主要內容，我們將著重從軟硬件基礎設施建設、應用系統開發、數字信息資源建設、標準規范體系建設、人才隊伍建設等方面作深入的考慮：
1、基礎設施建設。數字檔案館的基礎設施建設主要包括網絡環境、硬件環境和系統軟件建設三部分。根據三種不同的服務對象和范圍，網絡環境分為檔案館內部局域網、與政府連接的政務網、與互聯網連接的公眾網三個層次，并實行三網物理隔離。硬件建設是滿足數字檔案館功能需要而配置的必須設備，如大型高速交換機、路由器、并行處理的高性能服務器等。系統軟件是為了計算機能正常、高效工作所配備的各種管理、監控和維護系統的程序。系統軟件主要包括操作系統軟件、各種數據庫管理系統等。
2、應用系統開發。應用系統由檔案信息采集系統、檔案信息的數字加工系統、文檔一體化管理系統、多媒體檔案信息管理系統、檔案信息利用等綜合系統組成，實現信息的采集、鑒定、存貯、組織、管理、歸檔、利用、發布、安全保護、信息真實性、完整性、安全保障、統計、銷毀及館藏檔案的數字化等方面的工作。通過局域網的檔案綜合業務系統和館藏檔案數字化系統，實現文件接收、檔案管理、數字化、利用鑒定、統計分析、查詢檢索等，保證檔案管理數據庫“收、管、用”三大功能；通過基于政務網的文件檔案管理信息系統，實現各檔案室對紙質檔案和電子檔案的標準化管理、網絡移交，保證檔案管理數據庫的基礎數據建設；通過公眾網的網絡發布系統，按密級提取檔案管理數據庫中的開放信息到發布平臺，包括文字、聲音、圖像等多種媒體的檔案信息。
3、檔案數字資源系統建設和館藏檔案數字化。數字檔案館建設進入操作階段時，必須從資源建設抓起，資源建設是數字檔案館工程的基礎與核心。數據庫的建立直接關系到檔案信息資源的獲取、存貯、組織、檢索、利用。要按照統籌規劃、統一標準、突出特色的原則加快對各種載體的檔案進行數字化處理，完成館藏檔案的數字化，建立大規模的數據庫資源，包括文書、科技、專題檔案數據庫以及照片、聲像等多媒體檔案數據庫的建設。
4、人才隊伍建設。人才是保障數字檔案館建設和持續發展的關鍵，數字檔案館建設是綜合網絡技術、計算機技術、檔案管理的復合型社會管理工程，必須抓緊時機培養一批懂技術、會管理、能運行的專業人才。
五、主要問題和對策
數字檔案館是數字信息時代檔案信息傳遞和利用的新方式。數字檔案館與傳統檔案館相比有著極大的優越性，然而它也存在著不少缺陷。我們必須清醒地認識并通過深入研究予以解決：
1、數字檔案館建設中的法律依據不斷完善。區檔案館在接收各部門數字檔案時沒有十分強有力的法律依據，而是比較籠統地套用檔案法的有關條款，給數字檔案資源的收集帶來一定的困難，需要在法律上確立各級檔案館對數字檔案資源的收集、管理、利用的責權。同時，明確檔案館與立檔單位各自對電子檔案所有權、使用權上的關系，便于各級檔案館具有可操作性。
2、難以有效整合各部門的檔案信息資源。數字檔案館建設中最關鍵的是整合各政府部門的檔案信息資源，形成基本覆蓋的資源體系。但是隨著電子政務在靜安區的全面應用，各個職能部門一般都會有自己的業務數據系統，每年會產生大量的電子文件，其中大部分屬于歸檔范圍。雖然區檔案局從2001年開始就要求各部門將這部分電子文件進行歸檔管理，但是由于我們在條線管理、部門協調、信息整合、技術應用、部門權限等方面的障礙，使得電子文件的歸檔管理工作開展比較困難。這種情況造成的結果：一是沒有權限來制度化地定期收集電子文件，二是檔案館在接收這批電子文件時沒有合適的平臺，或者雖有平臺但系統已經開發了好幾年，而且技術上已經很難實現系統改造，使這批電子文件成為無法利用的“死文件”，更談不上有效整合各部門中的檔案信息資源了。
3、人員結構、知識結構的不合理給任務的完成帶來難度。數字檔案館的建設包括硬件和軟件兩個部分，但是無論是硬件還是軟件的操作和維護都離不開具備較高計算機技術水平的從業人員。但是，目前的情況令人憂慮。全區檔案干部存在年齡偏大和知識結構老化現象；而檔案館工作人員只有很少人員是計算機專業出身，面對今后數字檔案館所要開發的軟件系統、硬件建設以及每天的日常硬件操作和系統維護工作，顯得不堪重負。以目前人員的年齡結構和知識結構，遠遠不能適應未來建設數字檔案館的要求。
4、數字檔案信息的安全。安全問題是數字檔案館建設中的重大難題之一。數字檔案館必須加強計算機病毒的防治和黑客的入侵，要防止外界對涉密檔案信息的竊取、復制或擴散等。此外還要加強容災備份，防止人為或偶然事故造成的威脅。如由于操作失誤而產生的不可預知的事件、網絡系統軟硬件的故障引發的系統問題等，所有這些都使數字檔案信息的安全變得十分“脆弱”。
在正視上述問題的前提下，我們需全面、深刻地認識和把握好檔案事業發展規律，真正將數字檔案館建設作為一項系統工程，正確處理好人與技術、業務基礎建設和信息系統建設、總體規劃和分頭建設、分步實施等關系，確保各層次、各環節工作的相互銜接。
1、樹立科學的發展理念。 一是要樹立效益第一的觀念，我們在立項目、定方案、購設備、搞設計等系統建設過程中，一定要將目光牢牢鎖定在“效益”上，力爭以最低的投入獲取最大的產出效益。二是要按照總體規劃，分步實施的原則來操作。正確處理先進性和實用性的關系，繼承和改革的關系，正確處理系統建設和人才隊伍建設的關系，確保人的素質和系統建設的協調發展，以追求數字檔案館建設的整體優化。
2、加大政府對數字檔案館建設的支持力度。社會進入信息時代，檔案工作的管理理念、管理手段、管理方式等都面臨新的機遇與挑戰，建立數字檔案館是檔案工作者的歷史使命，但更是政府的歷史使命。作為一個復雜的系統工程，數字檔案館需要由政府投入必要的資金作保障，各級、各部門領導的重視和有關部門的支持是順利推進數字檔案館建設的重要前提。
3、統籌全局，同步發展。要緊緊圍繞本區檔案事業發展的總目標和總思路，謀劃局部數字檔案館建設。當前，靜安區電子政務建設正在起步階段，各方面準備條件有待進一步加強。然而，我們要努力將數字檔案館建設納入電子政務建設中統籌考慮，通過加強檔案信息資源的管理，一方面可以為電子政務建設提供基礎保障，另一方面借以擴大檔案資源的收集和管理范圍，逐步將檔案信息系統建設成為社會信息資源的樞紐和基地。這樣，檔案工作將在大有作為中顯著地提升自身的地位。具體來說，對于一些已經開發完成并需要進行電子文件歸檔的電子政務系統，爭取財政部門每年給予一定的費用用于逐步實現與數字檔案館系統的對接；針對尚未開發，屬電子文件歸檔范疇的系統，需政府部門與檔案局聯手合作，明確系統的開發設計必須具備電子文件歸檔管理功能并符合檔案局的相關要求。
4、提高檔案工作人員的綜合素質是保障數字檔案館運作成功的關鍵。需要從兩方面采取措施逐漸改變目前的狀況，一是在從業資格認定的時候設置必要的門檻，要求每個人必須掌握計算機知識，而且操作應該達到中級以上水平；二是對檔案局館工作人員，除了每年通過培訓提高素質之外，人事部門還應該根據今后的工作需求適當增加檔案館的人員編制，引進高素質的管理人才，以滿足數字檔案館的建設要求。
主要參考文獻：
李國慶：《數字檔案館概論》，中國檔案出版社2003年版
朱小怡：《數字檔案館建設理論與實踐》，華東師大出版社2007年版
