數字檔案館的規劃與設計

數字檔案館建設是一項龐大復雜的系統工程，建設周期長，技術難度大，必須先做科學的規劃與設計，并組織相關專家學者對規劃與設計方案進行充分論證，才能保證工程順利進行，少走彎路。

數字檔案館的規劃主要包括預期達到的總體目標，分階段實施的步驟、安排，建設的經費投入預算，需要配置的主要設備，管理系統的功能設計，風險評估等。

1 與地方或部門信息化建設同步發展

數字檔案館的規劃和建設必須與地方或部門信息化建設同步發展。檔案工作是一項服務性很強的工作，檔案信息化建設如果滯后于地方或部門的相關信息化工作，將影響整體信息化建設，同樣，檔案信息化建設也沒有必要超前發展。數字檔案館建設是檔案信息化建設中綜合性強、難度大的工作，必須在地方或部門信息化發展到一定階段，才能有建設數字檔案館的需求，才能啟動這項工作，如果時機選擇不恰當，檔案工作將非常被動或造成極大的浪費。

2 硬件配置

硬件配置應根據數字檔案館建設的需要先進行預算，再根據建設的進展和需要分期購置，在建設工期比較長的情況下，不能把所有的硬件設備都一次配備到位，因為計算機設備更新換代非常快，先行購置而閑置不用，將會造成極大的浪費。

數字檔案館硬件主要包括終端設備（微機）、處理設備（服務器）、存儲設備（磁盤陣列、大容量硬盤、光盤等）、網絡設備（交換機、路由器、網卡、網線等）、數字化設備（各種掃描儀、數碼攝像機等）、其他（如打印機、刻錄機、視頻音頻信息采集編輯設備等）。

3 網絡設計

網絡及其相關計算機設備是數字檔案館運行的基礎，和傳統檔案館的庫房、裝具等設施類似，在數字檔案館的總體規劃設計和硬件投人中，占有相當大的份量。從便于管理和安全等方面考慮，數字檔案館的網絡設計宜采取“三網一庫”的形式。三網分別是檔案館局域網、地方（或部門）政務網和公眾網（國際互聯網），一庫是保存檔案資源的大型數據庫。檔案館局域網是數字檔案館的核心網，負責數字檔案館檔案的導入、存儲、管理、檢索、利用等，在數字檔案館建設初期，檔案館館局域網的網絡功能并不需要非常強大，重點是單機功能，能保證檔案的有效管理和運行。地方（或部門）政務網是檔案館和地方政府以及各立檔單位鏈接和聯系的紐帶，應具備檔案的接收、利用查詢、檔案局館的電子政務辦公等功能，該網絡的硬件設施由地方政府或有關行業主管部門負責投資和建設，而軟件功能的設計和運行則由檔案局館負責，政務網是各級檔案局館通過網絡行使檔案管理職能的主要渠道。公眾網是數字檔案館與社會公眾聯系和溝通的橋梁，通過檔案網站等形式開展檔案利用服務、宣傳檔案工作，也可以通過公眾網捕獲重要數字信息資源，作為資料豐富數字檔案館館藏。為保證數字檔案館運行中的安全保密，三網應物理隔離。

4 數字檔案館功能設計

數字檔案館的功能設計在數字檔案館建設中占有非常重要的地位，可以說，數字檔案館建設成功與否，建成后運行是否達到要求，主要取決于其功能設計是否科學可行。數字檔案館的硬件設施不需要一步到位，可以根據需要和經費投入情況逐步配置。而數字檔案館的功能設計一旦確定，將在相當長的時間內決定數字檔案館的運行質量，而且輕易是不能改變的。功能設計是數字檔案館建設的靈魂。

數字檔案館的功能設計需把握幾個原則：

第一，系統性要強、整體性要好。數字檔案館要實現的功能很多，包含許多子系統，應正確劃分各子系統，確定各子系統之間的界限和相互聯系。由于部分子系統是分階段實施的，還應該注意它們之間的銜接關系。數字檔案館的功能設計應采用系統工程的原理與方法。

第二，靈活性要強、開放性要好。由于信息技術的飛速發展，數字檔案館建設過程中和運行后，數字檔案的種類和數量以及管理技術方法都在不斷變化，這就要求數字檔案館的功能設計能夠適應可能發生的變化，系統應具備兼容性強、開放性好的特點。

第三，正確處理先進與實用的關系。數字檔案館的功能實現需要采用先進的技術手段，但并不是越先進越好，應盡量采用成熟穩定的技術方法，多在功能設計上下功夫。

數字檔案館應具備傳統檔案館的“收、管、用”三大基本功能和系統維護功能。

1.檔案接收

數字檔案館負責各類數字檔案的接收、采集，主要包括三個方面內容：歸檔電子文件的接收、傳統檔案數字化、公眾網數字信息采集。

歸檔電子文件的接收是數字檔案館接收功能中最重要的，也是實現技術難度最大的一項基本功能。要實現該項功能，除了采用先進的技術手段外，還需要提前對本地區、本部門目前已經形成的歸檔電子文件和將要形成的歸檔電子文件的種類、管理方式等有一個全面、系統的調查了解，才能為程序設計人員提供科學的、詳細的接收要求。歸檔電子文件的接收應盡可能采用“打包”的方式，電子文件元數據同時接收，以保證歸檔電子文件真實、完整。

傳統檔案數字化功能的實現，目前技術上已成熟可靠，主要是解決資金、人員問題。檔案數字化的設備投入應視現實需要來安排，攤子不宜鋪得太大，中小型數字檔案館建設不一定要完全靠自身開展數字化工作，可以依靠大型檔案館的設備、技術、人員來進行數字化加工。

公眾網數字信息的采集也是一項重要的功能，通過網絡在線采集現有的各種信息資源庫如國土信息資源、人口統計信息資源，采集各網站的網頁、歷史照片、重要新聞報道、統計數據、重大歷史事件的聲像資源等信息，作為數字檔案館館藏資料保存。

2.檔案管理

檔案管理功能主要負責對接收的各種類型數字檔案進行整理、分類、管理，使大量無序的信息有序化。主要包括：數字檔案標準化、元數據著錄、多媒體檔案標引、目錄管理、檔案鑒定、檔案遷移、報表打印、信息統計等。

數字檔案標準化是對接收來的符合或通過轉換使其符合一定規范如電子文件元數據標準、數據交換標準、文件的語言格式、數據交換的物理存儲介質標準和數據交換的邏輯格式標準，其數字信息及其元數據，根據采集時所帶的目錄信息，采取一定的分類方案，將這些數據有序地存儲到系統中。

元數據著錄是對采集來的數字檔案信息進行內容、結構、背景信息等相應項目的元數據進行檢查和缺項補著錄，建立元數據庫。

目錄管理是檔案管理功能的核心，對數字檔案的管理實際上都是通過目錄管理來實現的，通過目錄掛接原文信息，來實現對整個數字檔案資源的有序管理。

檔案鑒定是對數字檔案進行批量的內容鑒定和技術鑒定。是計算機輔助人工完成鑒定的部分工作。內容鑒定是根據檔案開發所必須具備的條件，檔案價值判定、保管期限劃分的標準，檔案真偽鑒別的主要依據等要素，同檔案文件的來源、類別、責任人、形成時間、存儲介質等眾多信息相結合，制訂鑒定規則，利用計算機的智能技術，建立起專家智能鑒定系統，進行檔案信息的批量輔助鑒定。在此基礎上再由專家對輔助鑒定的檔案信息進行直接鑒定，予以確認。技術鑒定是對電子文件各方面的技術狀況進行全面檢查，包括文件信息真實性、完整性、可讀性分析以及對文件載體狀況的檢測。

檔案遷移是數字檔案管理的一項特殊要求，是為了解決數字檔案長期保存和外部軟硬件環境變化而采取的一項技術手段，目的是使數字檔案能與外部軟硬件環境相適應，從而保持數字檔案的長期可讀。主要包括檔案信息資源變更登記、資源變更受理、遷出、遷入等功能。

3.檔案利用

檔案利用是通過網絡向用戶提供利用服務，可以使具備上網條件的用戶在任何地點、時間得到權限許可的檔案信息，真正實現數字檔案信息資源的共享。功能主要包括檔案信息開發、綜合智能查詢、網站信息發布、光盤發布等。檔案信息開發是進行檔案信息的編研規范化和素材編輯。綜合智能查詢是可提供館藏數字檔案的文檔、圖形圖像、語音資源、視頻資源的查詢閱覽及虛擬演播等服務。網站信息發布能夠將館藏數字檔案相關信息通過互聯網進行發布，提供對外服務。光盤發布是通過光盤刻錄等形式提供利用。

4.系統維護

系統維護主要從保證數字檔案館系統安全運行方面考慮，從物理安全、信息資源安全和安全保密管理等幾個方面著手。

第一，數據轉移、備份恢復。數字檔案館采用三網物理隔離的方式保證系統安全，因而無法直接進行網絡連接，產生了信息隔膜，需要通過系統的導入／導出功能進行數據轉移；數字檔案館的重要設備、系統軟件、所有數字檔案數據等都需要備份，服務器宜采用鏡像備份，檔案數據應采用光盤等載體進行異地備份。軟件備份利用關系數據庫自身提供的功能，對元數據和存儲文件的對象數據庫進行備份恢復。

第二，病毒防范。采用先進的防病毒軟件適時對服務器和客戶端查毒、殺毒，隨時進行軟件升級，并建立嚴格的防病毒管理制度。

第三，身份鑒別、訪問控制。身份鑒別和訪問控制主要通過設置口令、密鑰，安裝智能卡，通過指紋、聲音、視網膜等完成。凡是進行系統執行操作、檔案網上移交、檔案信息檢索利用等都要進行身份鑒別和訪問控制。

第四，信息加密和完整性校驗。信息加密主要指信息傳輸加密，防止移交／接收檔案時，發生竊聽、泄漏、篡改或破壞等情況，加密方式通常有鏈路加密、網絡層加密、應用層加密等。數字檔案館的信息存儲一般不宜采取加密措施，防止因加密本身對檔案的真實、完整造成損害，應盡量采用其他方式來保證檔案的安全。信息完整性校驗是采取適當技術手段如數字水印技術等防止檔案被非法篡改、插入和刪除。