數字檔案館建設發展趨勢

如何才能建設高效、有序的數字化檔案館,使之形成科學的系統結構是建設數字化檔案館的一個重要問題。其發展趨勢既要考慮信息時代的要求,又要考慮充分利用現有檔案館的信息基礎和物質基礎。那種想直接建立在信息高速公路上,從檔案接收開始就實現數字化的構想不符合當前的實際,還會對檔案館原有的檔案信息資源形成浪費,是不可取的。要從實際出發,采取傳統檔案館的數字化和文書處理部門、檔案館(室)同時開展數字化工作兩條腳走路的方針來構建數字化檔案館,是切實可行的。

２.１　檔案信息化發展進程的三個階段

２.１.１萌芽起步階段(２０世紀７０年代末－９０年代初期)　檔案信息化的起步以計算機技術的發展為基礎,上世紀７０年代末８０年代初,隨著計算機的引入,我國檔案界開始嘗試運用計算機管理檔案。為適應計算機輔助檔案檢索的需要,檔案界自８０年代中期開始著力于制訂檔案著錄標引的國家標準。主要有: ?檔案著錄規則? (１９８５年制訂,１９９９年修訂)、?中國檔案分類法? (１９８７年編制)、?中國檔案主題詞表? (１９８８年編制,１９９５年修訂)。這些規范、標準的制訂,為建立全國統一的檢索目錄檢索體系奠定了基礎,推動了我國檔案機讀目錄數據庫建設的發展。

２.１.２快速推進階段(２０世紀９０年中期－本世紀初)　上世紀９０年代初,國家實施經濟信息化戰略,計算機應用成了普遍工作方式。隨著辦公自動化、計算機輔助設計、計算機輔助制造的應用發展,電子文件的類型和數量迅速增加,對檔案管理提出了嚴峻的挑戰,如何保證數字檔案的原始性、真實性、完整性和可靠性,成為檔案界面臨的巨大挑戰。國家檔案局１９９６年成立電子歸檔研究領導黨小組,開展了對電子文件歸檔管理方法及標準的研究。１９９９年國家檔案局出臺了?電子文件歸檔及電子檔案管理方法?,對公文類電子文件和電子檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等作出了規定,同年發布了國標?CAD 電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求?,對CAD 電子文件的光盤存儲和保管進行規范。電子文件的大量問世,使電子文件的歸檔與管理成為檔案信息化過程中關注的核心問題。

２.１.３系統發展階段(２１世紀初－現在)　進入２１世紀后,信息網絡技術的廣泛應用,特別是電子政務的快速發展為檔案信息化建設注入新的活力,國家檔案局開始正式部署并全力推進全國檔案信息化工作。 ?全國檔案事業發展“十五”計劃?第五條專門列舉了檔案信息化建設的內容:吸收、采納、轉化有關電子文件歸檔和電子檔案管理的各類標準并制定相應的辦法與標準,實現電子文件即時歸檔;加強對電子文件積累、著錄、歸檔等工作的監督、指導,保證有保存價值的電子文件齊全、完整、有效;探索檔案館電子檔案接收、保管、利用的方法;組織力量研究解決電子文件歸檔管理技術方法、電子檔案科學保管技術方法、電子檔案遠程利用技術方法、電子檔案原始憑證作用等課題;加快現有檔案的數字化進程,建設完善一批內部局域網,有條件的檔案館要實現館藏開放檔案目錄的網上查詢和瀏覽服務。

２.２　對館藏檔案進行數據化

即通過計算機、掃描儀等現代電子技術產品將現有的檔案信息轉化實現數字化,同時為非數據化的信息編制機讀目錄和索引等二次信息,并實現數字化,使傳統檔案館對實體檔案進行管理的同時也管理數字化的檔案信息。在數字化檔案館里可能保存有三種類型的檔案,一是印刷型的紙質檔案,原有的無需實現數字化或來不及進行數字化處理的檔案;二是視聽型的錄音錄像檔案;三是數字型的電子檔案,對原有的印刷型、視聽型檔案數字化處理后形成的電子檔案以及從檔案室接收的數字型檔案。

２.３　處理文書信息進行數字化,逐步實現辦公自動化和數據化

各行業主管部門制定本行業業務工作信息數字化的規定,逐步使業務工作信息也數字化,從而使國家管理的信息都實現數字化。這些數據化的信息最終形成電子檔案交各單位的檔案室,形成室藏檔案體系并進行管理。

２.４　機關檔案室的各類檔案最終交由各級檔案館保存

檔案館要對數字化檔案進行分析鑒定,能公開的及時上網公布,對非數字化的信息要盡可能使其數字化,并進行分析鑒定,盡可能以數字化信息的形式提供給用戶。

２.５　各地檔案館通過計算機網絡

既實現相互聯網,達到信息資源共享,又能支持各檔案用戶下載所需要的信息,從而形成全國范圍的數字檔案館系統。從全國范圍來看,數字化檔案館系統又可以分為三層:單機環境下的數字檔案館,局域網下的數字檔案館,廣域網絡下的數字檔案館。