檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的主要內(nèi)容

“網(wǎng)絡(luò)化”是一個既簡單又復(fù)雜的概念。簡單，是因為不需要加以解釋，它如同綠化、美化、機械化、電氣化一樣被人們自然而然地理解和使用。復(fù)雜，是因為這個概念在不同領(lǐng)域有不同的內(nèi)涵。在技術(shù)領(lǐng)域，“所謂網(wǎng)絡(luò)化就是把許多計算機都連接于一個網(wǎng)絡(luò)上使用” ；在管理科學(xué)領(lǐng)域，網(wǎng)絡(luò)化是指通過網(wǎng)絡(luò)實施管理；在眾多應(yīng)用領(lǐng)域， 網(wǎng)絡(luò)化是指利用網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)信息傳遞和各種服務(wù)；……。迄今為止，我國檔案界對檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的主要內(nèi)容尚未形成統(tǒng)一認(rèn)識。這在一定程度上延緩了檔案工作向網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展的進(jìn)程。

事實上，網(wǎng)絡(luò)對檔案事業(yè)的影響是全面而深刻的。國家檔案局在2002年11月25日發(fā)布的《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》中將目前階段的檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)內(nèi)容歸納為：基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、人才隊伍建設(shè)、安全保障體系建設(shè)六個方面。中國人民解放軍總參謀部辦公廳檔案局制定的《軍隊檔案信息上網(wǎng)建設(shè)實施辦法（2001-2005）》中將檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)內(nèi)容歸納為：組織領(lǐng)導(dǎo)、設(shè)施設(shè)備建設(shè)、人員素質(zhì)、檔案實體管理、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、信息服務(wù)、管理制度幾個硬指標(biāo)。從這兩個實例中可以體會到，檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它涉及檔案工作各個層面，內(nèi)容極為豐富。筆者認(rèn)為，檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)至少應(yīng)該包含以下幾個方面的內(nèi)容：

（一）設(shè)施與技術(shù)的支撐

從技術(shù)層面看，檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的最基本內(nèi)容是指建立網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施，運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支持檔案管理與檔案工作。

“工欲善其事，必先利其器”，檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)首先要有網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支撐。網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將改變以往檔案工作的技術(shù)方法和技術(shù)手段，促使其由傳統(tǒng)的手工操作步入自動化、網(wǎng)絡(luò)化階段，為檔案工作發(fā)展奠定強有力的技術(shù)基礎(chǔ)和物質(zhì)保證。

網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的建立過程和應(yīng)用與選擇網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的過程，涉及的內(nèi)容十分廣泛。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)基本上包括網(wǎng)絡(luò)組建技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)接入技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、分布式處理技術(shù)、大容量存儲技術(shù)、多媒體技術(shù)、智能檢索技術(shù)、安全防護技術(shù)等等。相應(yīng)地，網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的功能與類型也是形形色色、多種多樣的。如局域網(wǎng)、城域網(wǎng)、廣域網(wǎng)；內(nèi)部網(wǎng)、外部網(wǎng)、因特網(wǎng)；網(wǎng)絡(luò)硬件、網(wǎng)絡(luò)軟件、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫等等。例如，網(wǎng)絡(luò)檔案信息要利用數(shù)據(jù)庫存儲，對存入數(shù)據(jù)庫的檔案信息要進(jìn)行著錄標(biāo)引并編輯錄入，這其中就要涉及與數(shù)據(jù)庫相關(guān)的技術(shù)問題。再如，檔案機構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)接口從技術(shù)上要進(jìn)行處理，在處理過程中接口標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)庫的容量等方面都要做許多協(xié)調(diào)工作。

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，要做好檔案管理工作不可能繞開技術(shù)問題。檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)就是各種網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的綜合應(yīng)用。

（二）檔案信息資源建設(shè)

從信息管理角度講，檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的核心內(nèi)容是網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源建設(shè)與檔案信息資源開發(fā)。

當(dāng)前，很多檔案機構(gòu)在網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)過程中對建立網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施熱情很高，這是無可非議的，因為網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)需要設(shè)施與技術(shù)的支撐，網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是早建成、早受益。但是，出現(xiàn)一些偏差的是，檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的主要精力都放在了硬件建設(shè)上，所謂的“網(wǎng)絡(luò)化”只是展示一些硬件與技術(shù)，對檔案信息資源建設(shè)未能重視起來。

信息網(wǎng)絡(luò)不能孤立存在，而必須依賴于信息資源。網(wǎng)絡(luò)只有通過信息資源才能建立起與用戶之間的實質(zhì)性的聯(lián)系，由此發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)特定的功能。信息之于網(wǎng)絡(luò)，猶如血液之于人體，是至關(guān)重要的。任何國家在建設(shè)信息基礎(chǔ)設(shè)施時，其直接目的都是使全社會能夠快速有效地獲取、使用信息資源，利用信息創(chuàng)造財富，實現(xiàn)經(jīng)濟增長和知識創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新。信息資源的開發(fā)利用水平與國家的科技和經(jīng)濟發(fā)展有著直接的關(guān)系。凡是在這一領(lǐng)域投資的國家，經(jīng)過一定時間的積累和發(fā)展，必然獲得豐碩的成果。而對信息資源開發(fā)利用的戰(zhàn)略意義重視不夠、投入不足的國家，在可持續(xù)發(fā)展和綜合競爭力方面都會處于不利地位。原因很簡單，信息資源的建設(shè)與開發(fā)利用水平直接影響著各階層的決策質(zhì)量和對其他資源的控制能力。從國外信息化進(jìn)程的成功經(jīng)驗看，往往是三分信息技術(shù)，七分信息設(shè)備，十二分的信息資源。建立任何一種信息網(wǎng)絡(luò)，都需要獲得源源不斷的信息支持，才能真正產(chǎn)生使用效益。質(zhì)高而量足的信息資源是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的基礎(chǔ)，信息資源不足，網(wǎng)絡(luò)就是“無本之木，無源之水”。以因特網(wǎng)為例，其中的中文信息資源極度匱乏。在整個因特網(wǎng)上的信息輸入與輸出中，我國分別占0.01%和0.05%，這與我國國民經(jīng)濟發(fā)展進(jìn)程和社會信息化的發(fā)展需求極不相稱。顯然，在我國信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中，最薄弱的環(huán)節(jié)是信息資源的開發(fā)和利用。檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)亦是如此。當(dāng)前我國網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源極為匱乏，達(dá)不到利用的規(guī)模。因而，信息資源建設(shè)同樣是檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的核心。

當(dāng)前，對于信息資源建設(shè)是檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的核心還存在一些模糊的或錯誤的認(rèn)識。“有的認(rèn)為信息資源建設(shè)是‘小事’，輕易可以解決；有的認(rèn)識簡單化，挑選一部分檔案信息內(nèi)容輸入計算機，認(rèn)為有了這樣的信息就能辦事；還有的認(rèn)為，網(wǎng)上能‘生’信息，‘我們沒有別人有，這就是共享的好處。” 這些認(rèn)識會造成檔案信息資源建設(shè)的滯后，使得即使建成網(wǎng)絡(luò)也無法發(fā)揮其高效的作用。檔案信息要成為網(wǎng)絡(luò)中有用的資源，既要有一定數(shù)量的積累，更應(yīng)符合規(guī)定的質(zhì)量要求。信息零散、無序、數(shù)量少、質(zhì)量問題多，是構(gòu)不成可資利用的信息資源的。

在檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中，必須以檔案信息資源建設(shè)為核心，大力搞好網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源建設(shè)。在當(dāng)前階段，網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源建設(shè)的第一步就是要建立檔案網(wǎng)站，以網(wǎng)站為基地，一方面以信息管理者的身份收集和管理網(wǎng)絡(luò)中的電子文件并對傳統(tǒng)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，另一方面以信息提供者的身份發(fā)布檔案信息，為網(wǎng)絡(luò)加載信息，以供利用者利用。這是當(dāng)前檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的重點，也是本書研究的主要內(nèi)容。

（三）檔案管理工作的變革

建立檔案網(wǎng)站，發(fā)布檔案信息，提供檔案信息利用，是當(dāng)前檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的重點與核心。然而，檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)并不是建立幾個網(wǎng)站就大功告成了。隨著網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源建設(shè)的發(fā)展，通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)布與利用檔案信息渠道的拓展，網(wǎng)絡(luò)將成為管理與利用檔案信息資源的主要方式之一，圍繞這一中心，相關(guān)的檔案管理工作將有可能受到影響。如果說電子政務(wù)在一定程度上取代傳統(tǒng)意義上的政府，意味著系統(tǒng)程序式管理取代政府實體性管理，那么網(wǎng)絡(luò)化也必然引起檔案管理工作的變革。

這種變革在近期階段，表現(xiàn)為傳統(tǒng)的檔案管理環(huán)節(jié)要做相應(yīng)的調(diào)整。與網(wǎng)絡(luò)化相適應(yīng)的管理環(huán)節(jié)相應(yīng)變得突出和重要，如鑒定、檢索、利用服務(wù)；與網(wǎng)絡(luò)化不相適應(yīng)的管理環(huán)節(jié)可能要相應(yīng)弱化，如整理工作；網(wǎng)絡(luò)化管理的重點環(huán)節(jié)要向深層次發(fā)展，如檔案信息檢索要更加規(guī)范化、深入化。此外，網(wǎng)絡(luò)中的檔案信息除了包括對傳統(tǒng)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理后的信息，更多的是電子文件。電子文件從形成到歸檔、利用整個過程都是在網(wǎng)絡(luò)中完成，要對其實施有效的管理必須運用信息技術(shù)對文件管理業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重組，檔案管理工作要實現(xiàn)前端控制和全程管理。

變革的遠(yuǎn)期階段，將實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)管理網(wǎng)絡(luò)化。隨著檔案管理環(huán)節(jié)的調(diào)整，未來將能夠通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案的收集、整理、鑒定、存儲、檢索、編研、統(tǒng)計、利用，并相應(yīng)確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案信息管理與利用服務(wù)的基本框架與基本方法。在2001年8月17日國家。檔案局首次召開的“檔案信息化建設(shè)理論”研討會上，我國檔案界一致認(rèn)為“檔案管理網(wǎng)絡(luò)化”是我國檔案管理的發(fā)展方向，它是指“運用現(xiàn)代管理媒體，并與傳統(tǒng)管理媒體相結(jié)合，傳遞檔案信息，以實現(xiàn)檔案管理的最優(yōu)化”。

（四）檔案信息服務(wù)社會化

上面提到，檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)包括檔案業(yè)務(wù)管理流程的變化，最終實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化。而我們知道，管理只是手段，利用才是最終的目的。檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的根本目的是最大限度地提供人類共享的檔案信息資源，實現(xiàn)檔案信息服務(wù)的社會化。檔案信息服務(wù)社會化， “就是要以豐富的檔案信息資源為基礎(chǔ)，以最大限度地開發(fā)和利用檔案信息資源為目的，面向社會，強化檔案信息的各項服務(wù)功能和環(huán)境，建立規(guī)范的檔案信息服務(wù)體系，創(chuàng)造檔案信息的社會效益和經(jīng)濟效益。”

關(guān)于這一點，可以從國內(nèi)外電子政務(wù)建設(shè)的經(jīng)驗中得到啟示。我國在建設(shè)電子政務(wù)過程中，面臨與國外不同的情況。我國電子政務(wù)建設(shè)時面臨的情況是：包括辦公自動化在內(nèi)的政府內(nèi)部事務(wù)處理網(wǎng)絡(luò)化在總體上遠(yuǎn)未完成，即使是重點應(yīng)用，如金關(guān)、金稅等工程亦是如此。所以，在我國，電子政務(wù)從概念到實踐都把辦公自動化和內(nèi)部事務(wù)處理的網(wǎng)絡(luò)化作為一個重要組成部分，即我國電子政務(wù)內(nèi)容包括管理部分。相比之下，國外發(fā)達(dá)國家電子政務(wù)的重點，無一例外，強調(diào)的都是服務(wù)。在發(fā)達(dá)國家眾多的關(guān)于電子政務(wù)的規(guī)劃、政策宣言和研討材料中，電子政務(wù)被定義為如何利用網(wǎng)絡(luò)作為新的服務(wù)手段，來實現(xiàn)政府對居民和企業(yè)的直接服務(wù)。這是因為他們在20世紀(jì)90年代之前一般都已完成了內(nèi)部事務(wù)電子化甚至網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程，不需要再將其列入電子政務(wù)的規(guī)劃中。

與我國電子政務(wù)建設(shè)情況相類似，由于檔案業(yè)務(wù)管理尚未實現(xiàn)自動化、網(wǎng)絡(luò)化，我國檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中必須包括管理部分。而實現(xiàn)管理網(wǎng)絡(luò)化的最終目的是為了支持網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，通過計算機網(wǎng)絡(luò)的信息傳輸，為利用者提供全方位、高效率的檔案信息服務(wù)，最大限度地實現(xiàn)檔案信息資源共享，從而創(chuàng)造檔案信息的社會效益和經(jīng)濟效益。

（五）檔案管理內(nèi)容的深入

網(wǎng)絡(luò)化將導(dǎo)致檔案管理內(nèi)容從檔案實體管理向檔案信息管理延伸，檔案管理內(nèi)容向前深入了一步。

多年來，檔案館是進(jìn)行檔案實體保管的機構(gòu)，其發(fā)展?jié)摿窒抻陴^藏規(guī)模及其相應(yīng)的處理能力上。而網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中檔案館應(yīng)該從有限的館藏建設(shè)向開發(fā)、鏈接和傳送信息資源方向發(fā)展，以網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的方式來發(fā)展檔案館。檔案信息管理就是對原有檔案管理內(nèi)容的補充。

檔案信息管理主要是指針對檔案內(nèi)容的管理。在一個檔案館范圍內(nèi)，它是指整體檔案信息的開發(fā)和提供利用。檔案信息管理打破了全宗、年代、機構(gòu)和專題等界限，追求更大范圍的信息的收集、存儲與輸出。在各類案卷、文件中，根據(jù)利用者的需求，隨時自由組合各類信息，并通過計算機和網(wǎng)絡(luò)提供給遠(yuǎn)程利用者。突破一個檔案館的范圍，檔案信息管理有更大的空間和時間。空間大到一個地區(qū)、一個行業(yè)，乃至全國、全世界；時間可以跨年度，幾年、幾十年，乃至有檔案信息以來的時限。檔案信息管理利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，從網(wǎng)上收集信息，在網(wǎng)上提供利用，在計算機上進(jìn)行信息存儲和整理。世界范圍內(nèi)的檔案資源共享將逐步成為現(xiàn)實。這一點是傳統(tǒng)的手工檔案管理方式所無法辦到的。

檔案實體管理與檔案信息管理是兩個緊密相聯(lián)的不同工作階段。前者是后者的工作基礎(chǔ)和前提條件；后者是前者的深入和延伸。所謂延伸，就是在檔案實體管理的基礎(chǔ)上，把檔案管理工作再深入一步，將檔案中蘊含的豐富內(nèi)容開發(fā)出來，更廣泛地傳播。人們利用檔案，主要是利用檔案的內(nèi)容。從這個意義上說，檔案管理內(nèi)容的延伸是利用者的需求決定的，也是信息時代賦予檔案部門和檔案工作者的歷史使命。檔案信息管理對檔案實體管理不是替代的關(guān)系，而是有力的補充。在檔案信息化建設(shè)過程中，必須實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案實體管理與檔案信息管理的有效結(jié)合。

（六）檔案學(xué)理論研究的拓展

從理論層面上看，檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)還包括網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下已有的檔案學(xué)理論研究中增加新的研究內(nèi)容。

檔案工作管理對象的存在形式及相應(yīng)的管理手段是隨著社會的進(jìn)步而進(jìn)步的。早期用竹簡、石刻來記錄檔案，而后是絹帛，漢代發(fā)明了紙，到了后來，照片、錄音、錄像等都漸漸成為記錄檔案的介質(zhì)。當(dāng)前，隨著計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)深入人類生活、工作和學(xué)習(xí)的各個領(lǐng)域，出現(xiàn)了數(shù)字檔案信息。檔案管理對象存在的形式不同，相應(yīng)的管理原則、管理手段和服務(wù)形式等都會有所變化，這些變化可能引發(fā)相應(yīng)的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論和管理原則的變革。所以檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中包括重新思考檔案管理的原則、理論與方法，而對這些問題的思考將促使檔案學(xué)理論研究有新的發(fā)展。

（七）人文基礎(chǔ)因素

檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)不僅僅包括技術(shù)層面和管理層面的內(nèi)容，還包括人文層面的內(nèi)容，即各種人文基礎(chǔ)因素。因此，還應(yīng)以人為思考問題的出發(fā)點，以人文科學(xué)的思想、觀念和方法為依據(jù)，去應(yīng)對技術(shù)的發(fā)展。在檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中包括的人文基礎(chǔ)因素主要有：

1.觀念的更新

網(wǎng)絡(luò)化在技術(shù)之外，蘊含著更深的含意，如經(jīng)濟形態(tài)的嬗變?nèi)藗冃袨榕c觀念的轉(zhuǎn)變等。2000年在瑞士達(dá)沃斯召開的“世界經(jīng)濟論壇”的格言說： “讓我們戰(zhàn)勝滿足感。”的確， “網(wǎng)絡(luò)使人無法自滿，它使距離消亡到零，傳統(tǒng)的連續(xù)性被打破及傳統(tǒng)結(jié)構(gòu)消亡。不能更新觀念，無異于自我拋棄。” 我國檔案界近年來提倡和強調(diào)的一些思想和觀念，如信息觀、開放觀、效益觀念、競爭觀念等，無一不是受到網(wǎng)絡(luò)化的影響和觸動。

2.人員素質(zhì)的提高

在檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)過程中檔案工作人員將承受更大的壓力。檔案工作者必須付出加倍的努力，來實現(xiàn)技術(shù)環(huán)境下的檔案管理，并滿足各種各樣利用者的需求和渴望。雖然檔案工作者不是信息系統(tǒng)的設(shè)計者、程序編制員、或計算機工程師，但是檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)需要檔案工作者具備一定程度的信息技術(shù)方面的知識并掌握特別的洞察力與技能。

3.新政策的制定

政策的制定可以對各時期的實踐工作起到重要的指導(dǎo)作用，促進(jìn)實踐的發(fā)展。對檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)必須有進(jìn)行調(diào)節(jié)的一整套政策體系。國家檔案局在2002年11月25日發(fā)布的《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》，確定了檔案信息化建設(shè)的指導(dǎo)思想、建設(shè)目標(biāo)和主要任務(wù)。這對于實踐工作具有積極的指導(dǎo)意義。但是，目前與檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)相關(guān)的政策的研究與制定還存在許多空白。回顧和分析檔案信息網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展歷程與現(xiàn)狀，總結(jié)和借鑒相關(guān)經(jīng)驗教訓(xùn)，提出發(fā)展對策，對檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)具有重大意義。

4.大規(guī)模系統(tǒng)工程的組織

以往的檔案工作大都處在一種“大而全”或“小而全”的相對封閉的工作環(huán)境之中。檔案工作在本系統(tǒng)內(nèi)處于一種“自給自足”的狀態(tài)。檔案界與外界的交流與合作較少。而檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)是一項大規(guī)模的、復(fù)雜的系統(tǒng)工程，要動員行業(yè)全部的力量，并“進(jìn)入合作圈”，有組織、有步驟地加以完成。

從以上分析中可見，網(wǎng)絡(luò)化是一個多層面、多內(nèi)容的概念。而檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)也相應(yīng)地涉及技術(shù)層面、管理層面、理論層面、人文基礎(chǔ)層面。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境為檔案管理創(chuàng)造了有利條件，同時也提出了更高的要求。只有把入、技術(shù)、資源、管理有機地結(jié)合在一起，才能實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。