檔案網(wǎng)站概述

檔案網(wǎng)站是檔案部門在互聯(lián)的公共信息網(wǎng)絡(luò)上建立的站點(diǎn)，它以主頁方式提供相關(guān)信息和相關(guān)服務(wù)，構(gòu)成公共信息網(wǎng)絡(luò)的一個(gè)節(jié)點(diǎn)。或者說，檔案網(wǎng)站是由檔案部門建立、被鏈接在一起并通過因特網(wǎng)或各級(jí)公共網(wǎng)絡(luò)向社會(huì)提供檔案信息查詢服務(wù)的電子文檔集合。其內(nèi)容主要包括檔案部門政務(wù)公開和檔案信息網(wǎng)上查詢兩大部分。檔案網(wǎng)站建設(shè)是檔案部門網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是檔案部門面向網(wǎng)絡(luò)世界的窗口。

檔案網(wǎng)站最早于1995年在北美開始建設(shè)，如美國國家檔案文件署、加拿大國家檔案館等。1995 年11 月建成的加拿大國家檔案館網(wǎng)站，水平一直比較高，該館的技術(shù)人員還承擔(dān)了國際檔案理事會(huì)網(wǎng)站的建設(shè)和維護(hù)工作。檔案網(wǎng)站隨后在世界各地得到迅速發(fā)展。 1998年，有關(guān)文獻(xiàn)報(bào)道當(dāng)時(shí)在國際互聯(lián)網(wǎng)上已經(jīng)開通有 2000多個(gè)檔案網(wǎng)站，其中國家檔案館網(wǎng)站20 個(gè)。至 2002年初，與聯(lián)合國教科文組織檔案門戶網(wǎng)站實(shí)現(xiàn)鏈接的檔案網(wǎng)站達(dá)到了4000多個(gè)，涵蓋國際組織以及國家、城建、工商、軍事、宗教等各種類型的檔案館，其中國家檔案館網(wǎng)站95個(gè)。

我國檔案網(wǎng)站建設(shè)開始較早。1996年，北京市檔案局、檔案館建設(shè)完成自己的檔案網(wǎng)站， 1997年6 月通過北京市公眾信息網(wǎng)正式開通，開啟了我國檔案網(wǎng)站建設(shè)的先河。隨后，上海市檔案局、檔案館于1998年10 月通過上海科技信息網(wǎng)開通了自己的網(wǎng)站。截至目前，我國各種不同類型的檔案網(wǎng)站已經(jīng)超過30個(gè)，18 個(gè)省市自治區(qū)都有了自己檔案館的網(wǎng)上窗口，有的還初步建成了本地區(qū)的門戶網(wǎng)站。互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)上分布式、開放型的檔案信息資源正在逐步豐富起來。特別是2002年底國家檔案局網(wǎng)站的正式開通，標(biāo)志著我國檔案網(wǎng)站頂層設(shè)計(jì)的初步完成。國家檔案門戶網(wǎng)站的建成，以及各省級(jí)平臺(tái)相繼與龍頭網(wǎng)站實(shí)現(xiàn)互聯(lián)，為逐步構(gòu)建全國檔案工作信息網(wǎng)奠定了基礎(chǔ)。

加強(qiáng)檔案網(wǎng)站建設(shè)是信息社會(huì)發(fā)展的必然要求。目前，中文信息不足因特網(wǎng)上信息的千分之一，這和漢字擁有最廣泛的使用者是不相稱的。我國各級(jí)各類檔案館、檔案室掌握著極其豐富的原生性檔案信息資源，通過網(wǎng)站將這些信息整理上網(wǎng)，不僅是充分發(fā)揮館藏檔案價(jià)值的需要，更是加強(qiáng)我國對(duì)外文化交流，提高我國國際地位的戰(zhàn)略需要。加強(qiáng)檔案網(wǎng)站建設(shè)是檔案事業(yè)自身發(fā)展的必然要求，是檔案部門實(shí)施網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的著眼點(diǎn)和立足點(diǎn)，它既是檔案部門和檔案信息通達(dá)社會(huì)公眾的一個(gè)最基本的起點(diǎn)，又是實(shí)現(xiàn)檔案部門之間互通互聯(lián)并最終構(gòu)建全國檔案工作信息網(wǎng)的必由之路。因此，檔案網(wǎng)站的建設(shè)在檔案信息化建設(shè)的宏偉工程中具有極其重要的地位。

檔案網(wǎng)站的作用主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：

1.檔案宣傳的新途徑

檔案網(wǎng)站為檔案部門宣傳自己提供了新的方式和新的窗口。互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)作為新興的已被公認(rèn)為是繼三大媒體之后飛速發(fā)展起來的第四媒體，能夠克服傳統(tǒng)的檔案宣傳形式的許多局限，成為檔案部門加強(qiáng)和深化宣傳工作的新窗口、新陣地。檔案部門可以充分利用因特網(wǎng)覆蓋面廣、信息流量大的宣傳優(yōu)勢(shì)，把需要讓外界了解的信息如館藏概況、檔案管理情況、先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)、開放利用服務(wù)等的信息制作成精美的網(wǎng)頁，放在因特網(wǎng)上，讓全世界的人通過瀏覽網(wǎng)頁來了解情況。檔案部門還可以通過網(wǎng)站發(fā)行電子刊物和進(jìn)行精彩檔案利用實(shí)例發(fā)布等，向全社會(huì)宣傳推介自己，從而提高社會(huì)檔案意識(shí)和檔案事業(yè)的影響力。還可充分利用網(wǎng)絡(luò)及計(jì)算機(jī)的巨大儲(chǔ)存能力和快捷的處理功能，通過舉辦網(wǎng)上檔案展覽、網(wǎng)上檔案編研成果展示等形式，在互聯(lián)網(wǎng)上開辟社會(huì)主義精神文明宣傳和愛國主義教育宣傳的新天地。

利用主頁網(wǎng)站宣傳檔案工作主要的優(yōu)點(diǎn)有：生動(dòng)活潑，圖文并茂，甚至加入聲音、圖像等多媒體技術(shù)，容易被廣大利用者所接受；傳遞迅速，宣傳面較廣，不受時(shí)間及空間的限制；針對(duì)性比較強(qiáng)，檔案網(wǎng)站的來訪及利用者的素質(zhì)一般都比較高，可以說集中對(duì)路，能取得較好的宣傳效果；兼容并蓄，容納或與報(bào)刊、廣播、電視等多種宣傳途徑互補(bǔ)；檔案宣傳和檔案利用結(jié)合得比較緊密，宣傳的同時(shí)也可提供檔案信息資源利用，使受知者更樂于接受，這也是主頁網(wǎng)站宣傳的獨(dú)特魅力所在。

2.檔案信息服務(wù)的新手段

檔案網(wǎng)站為檔案館、檔案室提供了改善服務(wù)的新手段、新渠道。檔案館、檔案室可以充分利用網(wǎng)絡(luò)分布廣泛性、開放性、動(dòng)態(tài)性和非線性等特點(diǎn)，通過網(wǎng)站在網(wǎng)上公布館藏指南和檢索目錄，定期或不定期進(jìn)行特色檔案信息發(fā)布等，在互聯(lián)網(wǎng)上開辟一個(gè)為社會(huì)各界服務(wù)的新渠道。如北京市檔案館在其網(wǎng)站上載了對(duì)外開放的余萬條開放檔案目錄，開通以來訪問該站的人次已經(jīng)超過余萬，效果非常明顯。

為提高檔案信息資源的利用效果，充分發(fā)揮檔案信息資源的作用，除正常接待查檔外，許多檔案館開展了函電代查、代抄、代復(fù)制、檔案咨詢等多種形式的服務(wù)活動(dòng)。因特網(wǎng)的發(fā)展，又為檔案館提供了新的服務(wù)手段。電子郵件是因特網(wǎng)提供的一種快速、高效、方便、價(jià)廉的信息傳遞方式，通過電子郵件，不僅可以傳遞文字信息，還可以傳遞聲音、圖像、影像等多媒體信息。檔案館通過電子郵件這種形式可以突破函電代查、代抄、代復(fù)制的局限，給利用者提供更加及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的信息服務(wù)。一般檔案館都在主頁上公布一個(gè)可供聯(lián)系的電子郵件地址，這樣遠(yuǎn)在外地的利用者可以把他的查檔要求通過電子郵件告訴檔案館，檔案館再根據(jù)其要求查閱后，將結(jié)果以電子郵件的形式傳送給用戶。