檔案管理軟件應(yīng)用實(shí)例（黑龍江省）

黑龍江省科協(xié)于2000 年8 月購(gòu)置了世紀(jì)科怡檔案管理系統(tǒng)軟件（單機(jī)版）。購(gòu)置前曾經(jīng)使用另外的軟件，并已輸入大量檔案數(shù)據(jù)。科怡軟件公司解決了數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換中的難題，成功轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)3000多條，保證了軟件系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

1.科怡軟件的特點(diǎn)

科怡軟件通過(guò)管理接收登記，處理、分發(fā)、傳閱過(guò)程記錄，發(fā)文登記，歸檔錄入，檢索利用，借閱歸還登記等文檔處理全過(guò)程，實(shí)現(xiàn)了文檔一體化綜合管理，擺脫了歷年繁重的手工檢索操作。該軟件的安全性、靈活性、開(kāi)放性、通用性和可擴(kuò)展性具有較高的優(yōu)勢(shì)。

（1）安全性。檔案的大量錄入，安全最為主要。此問(wèn)題在科怡軟件中得到了解決。初步進(jìn)入科怡軟件時(shí)，在登錄窗口中可輸入自己的密碼（此密碼事先在“用戶(hù)管理”中設(shè)置），非本機(jī)人員無(wú)法登錄。

（2）靈活性。在文件的收發(fā)管理、檔案管理、資料管理、主題詞自動(dòng)標(biāo)引、全文錄入和數(shù)據(jù)的多媒體存儲(chǔ)、任意條件和智能模糊檢索等體現(xiàn)出強(qiáng)大的功能，并且標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，界面清晰，易學(xué)易懂，運(yùn)作起來(lái)靈活性很強(qiáng)。

（3）開(kāi)放性與通用性。查閱快捷，利用方便。通過(guò)聯(lián)網(wǎng)，可為領(lǐng)導(dǎo)、各部室及時(shí)提供檔案信息，達(dá)到信息資源共享，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和各項(xiàng)工作服務(wù)。

（4）可擴(kuò)展性。科怡軟件具有可自定義的個(gè)性界面、可組合的功能模塊，靈活、通用，并能根據(jù)應(yīng)用部門(mén)的實(shí)際情況加以修改、補(bǔ)充、完善。

在實(shí)際工作中，科怡軟件還有如下一些特點(diǎn)：

（1）檢索速度快。檢索一份文件只需若干秒，查找一個(gè)專(zhuān)題的檔案材料，少則一兩分鐘，多則十分鐘左右即可檢索完畢。

（2）查全的可能性大。可在數(shù)據(jù)庫(kù)中逐一進(jìn)行搜索查找，遺漏的可能性小。

（3）查準(zhǔn)率高。只要標(biāo)引準(zhǔn)確，經(jīng)過(guò)校對(duì)，計(jì)算機(jī)輸入時(shí)不會(huì)發(fā)生差錯(cuò)，有很高的準(zhǔn)確率。

（4）檢索途徑廣泛。科怡軟件能在程序控制下自動(dòng)工作，達(dá)到一種輸入多種輸出，一次輸入多次利用，一處加工多次使用，一種方式加工多種方式應(yīng)用。根據(jù)工作人員的指令，可以將輸入的著錄項(xiàng)目自動(dòng)分別編成按日期、責(zé)任者、文件種類(lèi)、收發(fā)文字號(hào)、保管期限、密級(jí)等排序的目錄和索引，用多種方式輸出，以滿(mǎn)足利用者從各種途徑查找檔案的需要。

（5）檢索方便。只要把檔案的信息輸入到數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)，組成檔案機(jī)讀目錄，就可以在同一時(shí)間進(jìn)行多專(zhuān)題檢索。利用者提出的檢索要求，能在較短的時(shí)間內(nèi)得到回答，十分方便。

2.科怡軟件使用過(guò)程中的改進(jìn)意見(jiàn)及解決程度

科怡軟件還需進(jìn)一步改進(jìn)和完善，主要存在以下問(wèn)題：

（1）個(gè)別信息有重復(fù)輸入現(xiàn)象。文件管理中的收文部分存在重復(fù)輸入問(wèn)題，比如：收文登記與文件分發(fā)中都有“密級(jí)”，文件處理與文件分發(fā)中都有“擬辦意見(jiàn)”“、批辦意見(jiàn)”。

（2）某些索引標(biāo)識(shí)不夠明確。比如，檔案保管中的檔案存放地點(diǎn)索引表不科學(xué)，即案卷起始號(hào)與案卷終止號(hào)指向的檔案保管期限不清楚，無(wú)法確定指的是“永久”“、長(zhǎng)期”“、短期”中的那一項(xiàng)。

（3）打印頁(yè)碼編排設(shè)置。制作目錄中的全引目錄與卷內(nèi)目錄應(yīng)該能夠連動(dòng)，即按分類(lèi)號(hào)排序打印時(shí)第一頁(yè)為全引目錄，第二頁(yè)起應(yīng)為卷內(nèi)目錄。

（4）應(yīng)取消部分項(xiàng)目。文件分發(fā)中應(yīng)該取消“擬辦意見(jiàn)”“、批辦意見(jiàn)”。

（5）數(shù)據(jù)導(dǎo)入。數(shù)據(jù)導(dǎo)入應(yīng)考慮按①組卷年度②分類(lèi)號(hào)（或案卷號(hào)）③保管期限（加項(xiàng)）設(shè)置。

（6）銜接性問(wèn)題。輸入文件時(shí)各項(xiàng)處理工作應(yīng)具有連續(xù)性，即：文件在進(jìn)行收文登記后，轉(zhuǎn)入文件處理程序應(yīng)馬上顯示該文，不需再定義查詢(xún)條件；文件處理如果需要進(jìn)行查詢(xún)，查詢(xún)條件應(yīng)增加收文日期。

（7）二套卷問(wèn)題。二套卷如何設(shè)定值得研究。黑龍江省政協(xié)采取的是在打印二套卷時(shí)，先在實(shí)體分類(lèi)中單設(shè)一項(xiàng)。二套卷錄入完后，再重新按保管期限選項(xiàng)，被選中的文件，將在二套卷中消失。這樣雖然暫時(shí)完成立卷歸檔任務(wù)，但對(duì)今后利用檔案將造成不必要的麻煩，不便于工作，還需進(jìn)一步研究解決辦法。

（8）增加全引目錄序號(hào)。全引目錄打印沒(méi)有序號(hào)，與卷內(nèi)目錄合一時(shí)，顯得不協(xié)調(diào)；全引目錄打印輸出選項(xiàng)太少，應(yīng)與卷內(nèi)目錄打印選項(xiàng)相同。

黑龍江省政協(xié)將上述問(wèn)題隨時(shí)反饋給銷(xiāo)售商，其中第2、5、6項(xiàng)都已得到及時(shí)解決，余下部分屬數(shù)據(jù)庫(kù)改動(dòng)問(wèn)題，已由廠(chǎng)家反饋給總廠(chǎng)進(jìn)行改進(jìn)。

通過(guò)應(yīng)用科怡軟件，黑龍江省政協(xié)的文書(shū)檔案管理更加規(guī)范化、現(xiàn)代化，為無(wú)紙化辦公打下了基礎(chǔ)，為檔案信息共享創(chuàng)造了條件。