檔案管理軟件的篩選與測評

1 檔案管理軟件測評目的

我國檔案管理軟件的開發與應用已經有十幾年的時間了。據有關部門的不完全統計，我國各部門先后開發的計算機檔案管理軟件接近1000個，其中仍在使用的軟件不少于 400個。每年大約繼續有數十個新開發的軟件被推出，其中有不少稱為通用性軟件。有如此豐富的軟件資源可供各級各類檔案管理部門選用，應當說是很可喜的事。但從實際情況看，并非這么樂觀，一方面很多檔案管理者挑來挑去找不到滿意的軟件，另一方面一些軟件由于其局限性或某些缺陷而難以推廣。造成這種情況的原因主要有兩個：一個是由于我國檔案標準化工作起步晚，雖然近年有較大的發展，而且正在完善配套，但計算機技術的發展似乎更快。例如我們正在完善檔案著錄規則時，計算機已經開始大規模處理圖文信息了；我們剛剛開始研究怎樣制定這類標準時，能同時處理圖、文、聲、像的多媒體檔案信息的計算機應用又成為熱點，與此同時計算機網絡化在檔案管理中的普及很迅速，而且成為一種必不可少的平臺。這些新發展都對檔案信息管理的標準化提出更多、更新、更高的要求。標準化相對滯后的情況，使得具有廣泛通用性的檔案管理軟件難以出現。另一個原因是軟件的開發者沒能按照產品生產或者商品化的規律辦事，使得不少軟件制作欠規范，功能設計帶有隨意性，隱性缺陷較多，售后服務不周到，后繼開發和版本更新不及時等，于是這些軟件難于推廣或者壽命短暫也就是必然的了。

要解決上述問題，除了加快制定和完善標準之外，還可以采用其他一些辦法，如積極促進檔案管理軟件市場的發展，憑借優勝劣汰的市場規律來改善軟件質量，擴大優秀軟件推廣面，并起到抑制重復性開發，節約人力和財力的目的。軟件測評工作就是力圖篩選出工作平臺新、通用性強、兼容性好、質量有保證的計算機檔案管理系統。

國家檔案局開展的檔案管理軟件測評工作，主要參照國家科委檢測中心的檢測條目和《國家計算機軟件工程規范》，結合檔案部門的實際情況起草了《計算機管理檔案軟件測評標準》。測評標準從十幾個方面規定了檢測內容，即功能度、兼容性、速度、易用性、容錯性、安全可靠性、數據結構合理性、技術資料等。

由于軟件測評的主要目的是為推廣應用篩選出優秀者，所以側重于軟件的商品化程度，或者說是從用戶角度出發把守質量關。在測評中可以看出不少軟件屬于用類似“手工作坊”方式開發出來的，距離商品化的要求有著較大的差距。如果說這些軟件是由開發者自己使用，也許還能算是不錯的東西，但是讓其他單位使用就會出現這樣那樣的問題。商品化軟件則主要是為社會化服務開發的，因此對通用性、易用性、售后服務等有著很嚴格的要求，顯然不熟悉它們就不會制作出符合要求的軟件。通過測評也可以看出有部分軟件體現出一些商品化的特點，還有少數軟件基本達到了商品化的要求。

2 檔案管理軟件測評方法

實際情況證明，由于軟件的測評是以較全面的實測數據為依據，所以具有客觀、嚴格的特點。常規的科研成果鑒定主要是依靠專家的學識，對科研成果的創新性、先進性、適用性以及推廣效益等方面進行定性的評價，有其權威性，但是也有一些局限。例如有時難以排除某些人為因素的不利影響，成果的內在質量、推廣過程中為用戶提供的服務等商品化的屬性難以確認和評價，何況有些軟件并不屬于科研成果管理范圍，自然不需要通過成果鑒定這一形式來認定其優劣，造成推廣的失控，如果是軟件產品就必須要有規范的質量檢測。而軟件測評則彌補了這種不足或需求。

檔案管理軟件的測評遵循一套以質量認定為主的規范化的方法。測評涉及的功能度、兼容性等方面是在與國際標準、國家標準及其他一些關于軟件開發的常用技術規范總體兼容的情況下，根據計算機管理檔案的要求進行歸納確定的，指標得當、包容面寬，既適應計算機技術的發展又適應檔案管理的實際情況。

（1）功能度測評，主要是考察軟件的實際功能是否符合《檔案管理軟件功能規范》的要求，及與其標稱功能的吻合程度，及該類軟件應具有的常規功能是否齊全。作為一個軟件的內在質量保證，應當做到所標稱的功能都能正常運行，而且使用者所需要的功能也基本具備，這樣才能保證具有較廣泛的適用性。所測軟件中與標稱功能不一致的情況較少，但是某些功能存在缺陷或有所夸大的情況較常見。例如，有的軟件標稱的檔案自動標引功能就把處理速度描述的很快，正確率說得很高，但是實測時因達不到指標就要被扣分。而另一些軟件則把這類功能指標、運行的限定條件和注意事項等描述得較為客觀、清楚，這樣就較少被扣分。有的軟件盡管內在功能不錯，但由于開發前調研論證欠充分，忽視了某些常用功能，推廣起來會遇到問題，因此也會被扣分。例如對于文書檔案一體化的軟件，就應把計算機輔助立卷、文書與檔案機讀目錄格式的互相轉換等功能作為常規功能。

（2）兼容性測評，主要是考察軟件在其所標稱的多種硬件或者軟件環境支持下的運行狀況，及該類軟件在所推廣應用的范圍內的常見機型上能否正常運行。這是直接關系到軟件推廣應用的重要方面，也是實測中存在問題較多的項目。總的來看，軟件對主機硬件的兼容性較好，但對軟件環境的兼容性上存在問題就多一些。尤其是在對漢字環境的要求上，標稱的多種漢字平臺中常發現有一些軟件和設備不能完全兼容。而對于一些外圍設備的兼容性就更差一些。例如一些帶有光盤設備的圖文系統，除了主機有選擇余地外，像掃描機、光盤驅動器等必須專配，在兼容性上就打了折扣。對于網絡系統來說，還要求圖文信息的傳遞轉換設計周到合理，才能體現出較好的兼容性，多媒體系統中的問題就更多。另外，從測評的情況看，為保證兼容性，使用的軟件工具和平臺并不是越新越好，應當在成熟性和先進性上統籌考慮才較為合理。

（3）速度測評，主要是考察軟件運行中的數據庫打開時間、數據查找時間、數據刪除時間、索引時間、數據匯總時間、報表生成時間、打印時間，以及完成編目、聯機檢索、圖文傳輸處理等特定功能目標所需要的時間。速度指標主要是從檔案管理的實用要求來確定的，同時還要兼顧計算機技術的發展情況。例如對于聯機檢索則要求達到“瞬時”指標，即少于秒鐘，而對于編目等批量信息處理則可延長至幾十秒鐘，甚至按分鐘計算，如果附帶有較復雜的排版編輯功能，時間還可以放寬。從實測情況看，軟件平臺應與硬件系統相適應，才能達到較好的速度指標。對于圖文信息的處理，尤其是在網絡環境下，考慮到檔案用戶的一般經濟承受能力，速度指標適當放寬。例如，對于網絡的圖文信息檢索、傳送、顯示的總時間定在15-20秒。因為據估算，對時間的限定每放寬一倍，則系統造價最多可減少三分之一。

實測中可以看出，由于計算機的數據庫管理系統的發展與改進，再加上計算機存儲器的容量已經足夠大，所以純順序結構的數據文檔已很難見到，而普遍采用了較先進的索引技術，于是軟件算法的改進對提高速度指標的余地已經不大，加快信息處理速度將主要依靠計算機CPU的改進。

（4）易用性測評，主要是考察軟件的易安裝性、易操作性、操作引導的清晰程度、在線幫助信息的完整性、人機對話界面的合理性和易懂性、用戶自定義功能的便利程度等。在實測中發現這類指標常被扣分，而且商品化程度高的軟件與主要是自己用的軟件在這項測評中的差距很大。值得軟件開發者注意的是，以前那種由開發單位派技術人員上門安裝調試，為用戶辦班授課推廣軟件的方式已經跟不上發展。一些開發應用軟件經驗豐富的公司和新技術掌握較快的大學、研究機構所提供的軟件在這項測評中占有較大的優勢。推廣的實際情況也反映出易用性好是用戶樂于接受該軟件的重要條件。那種具有自動引導安裝、自我說明完善、在線幫助完整、操作簡便的軟件是軟件商品化的一種標志。

（5）容錯性測評，主要是考察軟件對各種誤操作及不合理使用方式的屏蔽和示警能力。近幾年開發的軟件在容錯性方面的進步是很大的，送測的軟件在這項測評中多數有較好的表現，尤其是對于檔案數據錄入中的誤操作及屬性自動識別和限定功能已經是一種常見的容錯性設計。但也發現對錯誤信息的處理方式上，有不少軟件欠妥當。有的示警信息說明不夠清晰完整，有的軟件不能保留或返回原現場。這種情況屬于反應失當，實測中也常把這種現象當作由于誤操作引發的軟件故障。分析起來，這種情況也可能是軟件開發者對所使用的工具軟件或平臺缺乏深入了解，過分依賴這些環境提供的出錯處理功能造成的。

（6）安全可靠性測評，主要是考察軟件對非授權用戶的識別與抵制、對網絡非法用戶侵入的防范、口令密碼設定與管理的嚴密程度、數據傳輸加密和解密的安全性、對極限使用方式和極限環境的適應性、硬件和軟件運行的故障率等。實測中發現，多數軟件考慮到了這類功能，但是又或多或少存在問題。例如一些軟件開發者對防止非法拷貝采取的措施較為嚴密，但是對為用戶提供的信息安全保密方法卻非常簡單。不少系統只設置了普通口令，而對系統維護性操作未劃分權限，這樣會對安全造成很大的隱患。一些系統設置的對使用過程自動記錄和建檔的日志功能很好，但對這類信息也應做加密處理，并采用隱蔽性保護措施，防止被破壞。對單機系統的安全性要求相對低一些。而網絡系統的安全可靠性設計上問題就更多。這是因為網絡上的信息庫必須按共享要求設計，提供公共接口、遵守通信協議等。許多設計者對網絡的不安全隱患的嚴重性缺乏足夠的認識。

（7）數據結構的合理性測評，主要是考察軟件所建立的數據集的邏輯結構和物理結構在滿足功能要求的情況下是否合理，并與《檔案著錄規則》等國家標準是否兼容，數據操作是否簡捷、高效、節省存儲空間、操作權限明確、各種派生數據集生成方便和一致性好、網絡環境中的數據集分布與流動是否合理等。數據結構設計好壞往往決定了系統整體技術指標的高低，這也是檔案管理軟件的重點測評項目。原因是檔案信息量很大，只有做到數據的邏輯結構和物理結夠均合理，才能保證系統高效、可靠。測評中發現的主要問題是，一些系統的數據記錄過分依靠數據庫管理系統提供的現成的定長結構，這種作法固然省事，但會造成較大的存儲空間的浪費。還有的軟件所建立的數據庫結構過于零散，不能體現出較完整的結構關系。例如，有的軟件按檔案分類建立多個子數據庫，可是檢索時按分類檢索的情況又很少，必然對多數檢索的效率產生不良影響。此外，一些常見的問題是圖文系統普遍把機讀目錄放置在硬盤上，而把與之對應的圖形信息存在光盤上，形成伺服軟件、索引文件、目的信息的分離。這種狀況發展下去，在數據量多到一定程度時，就會形成多個硬盤文件對應多個光盤片的復雜關系，必然會對信息維護、交換和長久保管帶來不利影響，甚至會造成災難性的后果。由于相應的標準還未制定，在這批測評中對這類問題暫時采取了較為寬容的態度，但這些問題確實應引起重視。

（8）資料的測評，主要是考察軟件操作使用所必須具備的資料是否完整、清晰、可用性強。對于軟件開發過程生成的資料不作為測評重點。其實在實測中，通過對操作手冊的檢驗也可以間接看出軟件的開發是否規范。這項測評也可以說是區分商品化軟件與一般自用軟件的標志。

從送測的資料可以在某種程度上區分軟件從論證、開發、調試、維護等方面的差別。那些管理科學、工作程序嚴謹、技術水平較高的軟件在資料測評中均會有較好的體現。而那些開發水平較低或自用的軟件，資料也往往粗糙，而且漏洞較多。甚至有的軟件如果按手冊操作卻經常“碰壁”，使手冊的引導變成了誤導。較普遍的問題是資料偏重于指導操作，缺少系統維護或故障對策等方面的內容。

在進行了上述全部項目的測試后再匯集起來對軟件作一個總體評價。

3 檔案管理軟件測評的作用

1.為軟件的推廣提供了可靠的依據。

國家檔案局在籌劃和開展測評工作時明確地把著眼點放在軟件的篩選和推廣上。通過這項工作的實際開展，確實起到了這樣的作用。經過測評篩選后達到優秀和良好等級的軟件無論是內在質量，還是展示出來的外在形象都體現出較高的水平。組織這項工作的國家檔案局科技成果推廣部門也認為測評是成功的，獲得的結果讓人信服，對篩選出來的軟件進行推廣感到有把握。

2.對軟件開發起指導作用。

實際情況是，與其說測評是對軟件開發結果的評價，不如說是被測軟件進行改進的起點和過程。一些軟件開發單位在送測前就很詳細地了解了測評的內容和要求，送測后又對測評中發現的問題認真地修改，然后繼續送測，使測評實際上成了提高軟件質量的重要手段。實測中能一次達到優秀的可能性極小，最終能達到這一等級的幾個單位都體現了精益求精的態度和堅韌不拔的精神。

3.對軟件的商品化起促進作用。

商品化的檔案管理軟件應當是什么樣的，通過測評方法的制定，對其提供了較規范的模式。可以說，測評方法將影響今后的檔案管理軟件的開發工作，使“手工作坊”式的軟件開發向規范化、集約化、社會化的方向發展，當高質量的商品化軟件大面積推廣之時，那種低水平重復開發軟件的現象自然會得到抑制，這將大大節約檔案部門的人力和資金，產生很好的社會效益和經濟效益。