計算機在檔案管理中的應用

計算機可以在檔案管理業務過程的各個環節中都發揮一定的作用，但是，檔案工作對計算機管理系統的主要要求是利用計算機來管理好檔案的組織架構以及信息內容，以方便查詢，所以編目管理（即目錄管理），是計算機管理系統的核心功能。

計算機管理系統在檔案業務中還包括以下內容：檔案的收集、檔案的整理、鑒定銷毀、檔案保管、檔案檢索、檔案利用、檔案統計、檔案編研、數據交換、電子出版等。

我國檔案計算機管理應用已有近 20年的歷史，其間大體經歷了以下幾個發展階段： 20世紀80 年代初期的實驗應用階段， 80年代后期到90年代初期的普及階段， 90年代中期開始的網絡化階段，進入 21世紀后開始啟動的以數字檔案館建設為標志的檔案信息化階段。

計算機在檔案管理中的廣泛應用，促進了檔案管理現代化水平的不斷提高，同時也在工作中積累了一些寶貴的經驗。

1.檔案計算機管理重在制定標準和豐富數據源。

我國檔案計算機管理剛剛起步時，遇到的問題很多，例如計算機的選擇、應用軟件的開發等。實踐證明，設備問題固然重要，但最關鍵的應該是如何保證檔案機讀數據的質量和數量。所謂質量主要是指按照標準和規范對檔案信息進行的加工處理，即檔案信息處理的標準化，而數量則是指應盡快地把能滿足應用的較充足的數據裝入計算機。搞好標準化，才有現代化，這是經過實踐取得的重要經驗。在此基礎上才會有通用性強、可以滿足多種應用的計算機軟件。在檔案計算機管理的發展過程中，可以看到某些單位的計算機幾經更新，越來越先進，而應用效果卻很晚才見到；以及在不少單位同時開發、制作者功能類似而互相難以通用的軟件。原因就是標準化水平不高和數據量不足。與計算機的快速發展相比，標準的制定相對要緩慢一些，尤其是由一系列標準構成體系從而實現標準化，周期就會更長。從1985年開始公布了第一批檔案工作標準，到90 年代初與檔案管理自動化有關的標準才做到了基本配套，且數據量也日益充實。恰在此時，檔案計算機管理應用的效果才逐步顯露出來。積極支持、倡導和從事標準化工作，為增加檔案機讀信息而努力工作的檔案工作者，可說是功不可沒。

2.檔案計算機管理要不斷跟蹤新技術的發展。

可以說，幾乎計算機技術的每一項新進展，都在檔案管理現代化中引起反響，并被用于新的工作環節，解決了檔案工作中的一個又一個問題。從基于機讀目錄的自動編目、聯機檢索，發展到借助于光盤存儲器的檔案全文信息存儲與檢索；從一般文件信息處理，到錄音檔案、影像檔案等多媒體檔案信息的處理；從一般的檔案管理軟件算法，發展到使用屬于人工智能應用的知識庫技術和模糊集合運算技術解決了一些傳統性難題；從人工著錄標引發展到自動著錄標引；從單純的檔案信息檢索、利用管理發展到檔案管理的各個環節，例如用于檔案褪變字跡的信息增強恢復處理、檔案管理安全監測、庫房保管環境自動控制等；從一般的檔案管理，發展到文一檔一體化的文件全文信息自動著錄標引；從專用軟件發展到基于標準化系列的通用性軟件和商品化程度較高的優質軟件；從較封閉的單機和局域網應用方式，發展到檔案與圖書、情報信息共同運作的廣域網工作方式，以及將部分檔案管理信息聯機進入國際互聯網絡；從一般的科技檔案管理發展到以計算機輔助設計、計算機輔助制造為基礎的包含科研、生產全過程的信息綜合管理等，各種應用進展舉不勝舉。可以預見，隨著計算機技術的進一步發展還會有更多的新應用出現。

3.要適應資源共享的需要建立綜合性網絡數據庫。

網絡數據庫隨著檔案計算機應用的普及，檔案數據庫的建立已從內部庫、局域網庫開始進入辦公自動化、圖書資料和科技信息等綜合性網絡的共享庫。檔案計算機管理應用是從自建自用內部機讀目錄數據庫起步的。到90年代初期，應用計算機的單位普遍建立了檔案信息管理的局域網，而且一些部委、省、市及大型企業單位的檔案管理局域網還加入了辦公自動化或行業體系的廣域網，形成了較大的互聯網。例如某市政府辦公自動化網絡就是由包括檔案在內的多個局域網組成，總站點數達到160個，年信息處理量有數千兆字節。可聯機在網上查閱檔案、圖書、文件、新聞、電子郵件等多種信息。由于實現了多種信息的共享，網上用戶的信息擁有量變得極為豐富，改變了以往孤立的檔案信息系統中常見的應用方式封閉、數據量少和效益低的狀況。

4.檔案管理的多媒體信息處理已從技術探索逐步向實用化發展。

檔年案部門從1992年 開始進行多媒體技術的應用研究，目前已經在檔案館指南、多媒體檔案信息管理兩種應用方式上進入實用階段。一些已投入使用的多媒體系統，可以向用戶提供該局的辦公引導、測繪管理、業務信息查詢等服務，圖、文、聲、像并茂，使用方便、形象而生動。隨著計算機網絡的多媒體化，網絡的基本工作方式和運作功能也正在朝著多媒體化發展。有一些辦公自動化網絡帶有多媒體視頻會議功能或多媒體電子文件處理及歸檔功能。

5.檔案計算機管理促進了軟件市場的發展及通用化和商品化。

20世紀90年代開始，出現了以較完善的標準和規范為依托的通用化及商品化趨勢，并開始形成較豐富的軟件市場，對檔案管理中的計算機普及起到更大的推動作用。例如，解放軍總參檔案局主持開發的文檔一體化軟件，就是以系列化的標準為基礎，在軍內得到推廣，取得了很好的效益。國家檔案局從1996年開始對國內的計算機檔案管理軟件進行了測評和篩選工作，從全國范圍報送的150個軟件中進行比較，在 1997年推薦了首批軟件（共有兩個），2000年又重新確定了6 個軟件在全國范圍推廣，取得了很好的效果。這些被推廣的軟件，擁有的用戶數量每年約增加3000左右。一方面使通用性的檔案管理軟件從質量上得到保證，另一方面也使用戶以盡量少的資金而得到滿意的應用效果。計算機檔案管理技術支持的社會化對檔案管理的計算機應用普及和現代化發展產生了極大的影響。