檔案計(jì)算機(jī)管理的發(fā)展趨勢(shì)與對(duì)策

1 檔案計(jì)算機(jī)管理發(fā)展趨勢(shì)

1.檔案計(jì)算機(jī)管理的網(wǎng)絡(luò)化趨勢(shì)

檔案計(jì)算機(jī)管理的發(fā)展是計(jì)算機(jī)等新技術(shù)的社會(huì)化發(fā)展大環(huán)境中的一部分。 20世紀(jì)70 年代，隨著計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)容量和運(yùn)算速度的增加，人們認(rèn)識(shí)到計(jì)算機(jī)其實(shí)是信息處理機(jī)。到 80年代初，又有人提出網(wǎng)絡(luò)就是計(jì)算機(jī)，或者說網(wǎng)絡(luò)才是真正的信息處理機(jī)。不過這個(gè)認(rèn)識(shí)直到90年代初才被大多數(shù)人所承認(rèn)，原因是這時(shí)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)有了全球性的發(fā)展，在短短幾年中就幾乎深入到世界的各個(gè)角落。從以下幾個(gè)方面可以看出網(wǎng)絡(luò)化的含義。

用戶上網(wǎng)意味著其信息擁有量迅速擴(kuò)大。國內(nèi)聯(lián)網(wǎng)的各類大型數(shù)據(jù)庫已有一千多個(gè)，而與其相聯(lián)的國際互聯(lián)網(wǎng)擁有4000萬個(gè)IP級(jí)用戶，即主機(jī)用戶。它們大多擁有自己的上網(wǎng)數(shù)據(jù)庫，此外每個(gè)IP用戶還聯(lián)有眾多的小用戶或個(gè)人用戶，幾乎也都有各自大大小小的數(shù)據(jù)庫或數(shù)據(jù)集。可以想象，上網(wǎng)用戶可查找的信息量無疑是天文數(shù)字，何況互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)還正在高速發(fā)展過程之中。檔案工作者面臨兩個(gè)問題：一是如何借其擴(kuò)大視野，依托網(wǎng)絡(luò)豐富信息資源；二是如何突破封閉的管理模式，把應(yīng)當(dāng)開放的檔案通過網(wǎng)絡(luò)及時(shí)提供給社會(huì)。

網(wǎng)絡(luò)大大縮小了信息傳遞的時(shí)空，使得社會(huì)生活的節(jié)奏加快，效率提高，網(wǎng)絡(luò)化對(duì)推動(dòng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，提高國力起的重要作用已得到公認(rèn)，其對(duì)檔案工作的影響也不可小看。國家政府機(jī)構(gòu)和一些企事業(yè)單位的辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)發(fā)展很快，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中運(yùn)行的電子文件的作用，開始從輔助文件轉(zhuǎn)向正式文件，甚至在某些部門中已開始嘗試“無紙辦公”的工作方式。此外，國家正在大力推廣計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)和計(jì)算機(jī)輔助制造等技術(shù)應(yīng)用，由此將產(chǎn)生大量的CAD、CAM等形式的電子文件。這些電子文件最終會(huì)成為電子檔案，必然給檔案工作帶來革命性的變化。

網(wǎng)絡(luò)化促進(jìn)檔案信息的開放和利用。國際上一些發(fā)達(dá)國家正在下大力量解決檔案信息盡快加入互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的問題。不少國家的檔案機(jī)構(gòu)已經(jīng)明確提出加速實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化和網(wǎng)絡(luò)化的兩個(gè)主要目的是減少紙質(zhì)檔案的庫存和更方便地向社會(huì)提供利用。他們擔(dān)心的主要問題是如何盡快把大量的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案和如何讓利用者不被復(fù)雜的操作和長時(shí)間的等待而嚇倒。對(duì)于檔案的安全保密等只是作為內(nèi)部技術(shù)措施而不過分公開強(qiáng)調(diào)。這種對(duì)檔案的電子化和網(wǎng)絡(luò)化的開放管理的積極態(tài)度也許會(huì)成為我們的發(fā)展趨勢(shì)，而且預(yù)示著檔案工作者觀念上將要發(fā)生的重大變化。

2.電子文件增加迅速

檔案計(jì)算機(jī)管理的應(yīng)用進(jìn)一步擴(kuò)展，在辦公自動(dòng)化的電子文件管理、計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)、計(jì)算機(jī)輔助制造等方面的應(yīng)用發(fā)展進(jìn)一步加快。隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用的普及，各類電子文件的數(shù)量增加很快。例如，一些省市或部委的辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)中的電子文件數(shù)量，有的一年產(chǎn)生約萬件。這給檔案管理帶來了很大的變化，也造成了很大壓力。一方面電子檔案的管理同其轉(zhuǎn)化之前的電子文件同樣方便，另一方面其作為檔案所應(yīng)具備的原始性、真實(shí)性、完整性和可靠性等也需要特殊的技術(shù)保證。CAD電子文件的管理方法研究已納入國家重點(diǎn)支持的科技進(jìn)步計(jì)劃，進(jìn)展較快。與此同時(shí)，國家檔案局也積極推動(dòng)了對(duì)于辦公自動(dòng)化電子文件歸檔管理方法的研究工作，并取得了初步進(jìn)展。

3.與檔案計(jì)算機(jī)管理有關(guān)的一些新技術(shù)的發(fā)展

語音識(shí)別、文字掃描模式識(shí)別、超文本和超媒體信息處理等方面的應(yīng)用已逐步從研究階段進(jìn)入實(shí)用領(lǐng)域。計(jì)算機(jī)的每一項(xiàng)新的技術(shù)發(fā)展，幾乎都會(huì)在檔案管理中找到用武之地。檔案信息的多樣，及其巨大的數(shù)量，為新技術(shù)的應(yīng)用提供了廣闊的天地。例如，某些檔案館利用OCR技術(shù)已建立起較大的檔案全文（文本）信息數(shù)據(jù)庫。

4.計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)的發(fā)展

計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)的發(fā)展很快。隨著多媒體計(jì)算機(jī)的普及，多媒體互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展也加快了速度。美、歐、日，甚至一些發(fā)展中國家都在參與新一代支持多媒體信息處理的因特網(wǎng)的設(shè)計(jì)和技術(shù)更新，其中美、歐之間的競(jìng)爭(zhēng)甚至已達(dá)到白熱化的程度。美國于 1998年4 月宣布。將在一項(xiàng)私人投資項(xiàng)目中由國家再投入5億美元加速發(fā)展Internet2。其目標(biāo)是建立一個(gè)比現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)快100-1000倍的高速且可靠的網(wǎng)絡(luò)，能在1秒鐘內(nèi)傳送全套30冊(cè)大英百科全書，并能進(jìn)行實(shí)時(shí)影像和聲音的傳送。盡管該網(wǎng)絡(luò)是一個(gè)研究與教育網(wǎng)，暫時(shí)不對(duì)公眾開放，但其技術(shù)必然逐步應(yīng)用到公共網(wǎng)絡(luò)中去。

5.新型計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展

隨著技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)和電腦技術(shù)還會(huì)出現(xiàn)新的飛躍。各種功能奇特、先進(jìn)實(shí)用的電腦將會(huì)使人們的工作和生活更加方便快捷、多姿多彩，同時(shí)也會(huì)給檔案工作帶來更多更大的變化，如高性能，低能耗計(jì)算機(jī)的普及，智能化計(jì)算機(jī)的開發(fā)應(yīng)用，便攜式辦公系統(tǒng)的推廣，新型高密度、高可靠性存儲(chǔ)設(shè)備的應(yīng)用等。

2 檔案計(jì)算機(jī)管理對(duì)策

需要研究的主要問題和對(duì)策主要包括以下幾個(gè)方面：

1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和統(tǒng)一規(guī)劃，把以往各單位分散的小系統(tǒng)設(shè)計(jì)轉(zhuǎn)變成多單位、多部門，甚至全國性的基于大系統(tǒng)工程的社會(huì)行為。做到以檔案行政主管部門牽頭，結(jié)合科研、教學(xué)等多方面的配合，將有限的資金和技術(shù)力量調(diào)配好，實(shí)現(xiàn)以下目標(biāo)：

（1）從技術(shù)開發(fā)到推廣應(yīng)用形成有機(jī)聯(lián)系在一起的多層次結(jié)構(gòu)；

（2）從標(biāo)準(zhǔn)化上由針對(duì)某事的獨(dú)立標(biāo)準(zhǔn)，形成集信息處理、設(shè)備選用、技術(shù)開發(fā)等多方面結(jié)合的立體化結(jié)構(gòu)；

（3）在技術(shù)人才方面，由相對(duì)封閉的“檔案工作者與非檔案工作者”的簡(jiǎn)單劃分，轉(zhuǎn)變?yōu)椤皡⑴c檔案工作的”社會(huì)化觀念，尋求更為廣泛的社會(huì)服務(wù)和技術(shù)支持。只有如此，才能使當(dāng)前的“人才危機(jī)”問題得到根本解決。

2.適應(yīng)計(jì)算機(jī)應(yīng)用的普及給檔案管理的基礎(chǔ)工作和管理方法帶來巨大影響。

計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用不僅帶來了高效率和高質(zhì)量，而且也改變了檔案工作的傳統(tǒng)方式。例如，對(duì)著錄標(biāo)引的標(biāo)準(zhǔn)化要求，由于計(jì)算機(jī)文檔一體化管理應(yīng)用的普及，對(duì)檔案信息的著錄標(biāo)引項(xiàng)目提出了增加對(duì)電子文件和電子檔案的生成、運(yùn)轉(zhuǎn)、鑒定等管理性信息的著錄項(xiàng)目，以確定其法律效力及保管方式；一些單位由于用計(jì)算機(jī)直接管理文件級(jí)檔案，產(chǎn)生了是否還需保留案卷級(jí)管理的問題，有些部門應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理檔案中已經(jīng)根據(jù)新的《歸檔文件整理規(guī)則》改革了文件整理方式；檔案電子化帶來的某些原件是否保留的問題等。層出不窮的種種問題對(duì)檔案管理的基本理論、傳統(tǒng)方法、思想觀念等帶來了巨大的沖擊。這些問題逼迫我們認(rèn)真研究和分析，求得正確的解決方法，否則會(huì)帶來很嚴(yán)重的不良后果。

3.須認(rèn)真研討檔案計(jì)算機(jī)管理網(wǎng)絡(luò)安全問題的嚴(yán)重性及其對(duì)策。

隨著網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，檔案信息的上網(wǎng)管理及其安全性、可靠性、加密技術(shù)“、防火墻”技術(shù)，以及檔案信息與其他信息資源和處理軟件的兼容性等問題會(huì)日益突出。怎樣妥善解決這類問題將成為研究重點(diǎn)。網(wǎng)絡(luò)安全問題已成為限制其發(fā)展的最大障礙。一般規(guī)律是當(dāng)網(wǎng)絡(luò)用戶數(shù)量按算術(shù)級(jí)數(shù)增加時(shí)，網(wǎng)絡(luò)的效益和網(wǎng)絡(luò)的危險(xiǎn)性均以幾何級(jí)數(shù)增加，可說是“擋不住的誘惑”與“難以防范的危險(xiǎn)”并存。根據(jù)發(fā)達(dá)國家的經(jīng)驗(yàn)，保證網(wǎng)絡(luò)安全的方式已經(jīng)引起了最高領(lǐng)導(dǎo)層的重視。不少國家制定了嚴(yán)格的安全措施。如，加強(qiáng)與網(wǎng)絡(luò)信息安全有關(guān)的立法，限制和打擊網(wǎng)絡(luò)犯罪活動(dòng)，對(duì)網(wǎng)絡(luò)的安全性進(jìn)行科學(xué)認(rèn)定。依據(jù)發(fā)達(dá)國家的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)付電子文件和電子檔案涉及的網(wǎng)絡(luò)安全問題，不僅作為工程技術(shù)問題解決，還必須從政府行為和社會(huì)行為上來綜合采取措施，才可能是有效的。

針對(duì)檔案管理有關(guān)的網(wǎng)絡(luò)及信息安全問題，我國檔案部門已在科研、標(biāo)準(zhǔn)化方面進(jìn)行了重點(diǎn)支持。1998年確定的與計(jì)算機(jī)檔案管理的科研項(xiàng)目中，有三分之一與網(wǎng)絡(luò)及信息安全有關(guān)。2000 年后陸續(xù)有一系列技術(shù)措施和標(biāo)準(zhǔn)出臺(tái)。這些標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)措施將對(duì)檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全等級(jí)劃分及測(cè)評(píng)、檔案信息上網(wǎng)前的密級(jí)控制、網(wǎng)絡(luò)中的檔案信息的安全管理等提供規(guī)范化的要求或解決方法。

4.隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的多媒體化，應(yīng)注意促進(jìn)檔案多媒體信息管理的實(shí)用化。

首先，應(yīng)注意解決多媒體信息演示系統(tǒng)開發(fā)方式的工具化問題。一些單位已經(jīng)制作了效果不錯(cuò)的多媒體信息演示系統(tǒng)，如檔案館指南、利用者借閱引導(dǎo)等。但多數(shù)是專門性開發(fā)，軟件缺乏通用性，每制作一個(gè)系統(tǒng)就需要重新投入一次人力。如果其開發(fā)軟件實(shí)現(xiàn)了工具化，就可以做到通過改變參數(shù)來調(diào)整功能結(jié)構(gòu)，并隨機(jī)填充相應(yīng)內(nèi)容，即可得到完全不同的多媒體演示應(yīng)用系統(tǒng)，從而節(jié)約大量人力、物力，使其能廣泛地普及應(yīng)用。

其次，要解決多媒體檔案信息處理的標(biāo)準(zhǔn)化和長久保存問題。多媒體信息技術(shù)的設(shè)備兼容性較差，其信息存取和交換有諸多不便。目前已有幾項(xiàng)多媒體檔案信息采集或存儲(chǔ)等方面的標(biāo)準(zhǔn)在制定和論證過程之中。但離實(shí)際需要和形成體系還有較大的差距。與多媒體檔案信息長久保存有關(guān)的載體篩選工作還很薄弱，面對(duì)層出不窮，花樣繁多的光盤等介質(zhì)，研究滯后，尚未有明確結(jié)論。上述工作投入大、周期長，需要引起有關(guān)部門的足夠重視，采取更為有力的措施。

此外，還應(yīng)注意用多媒體技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理功能的更新。計(jì)算機(jī)已經(jīng)從內(nèi)部信息的多媒體處理轉(zhuǎn)向處理功能的多媒體化。例如，文字信息的錄入可以用語音方式實(shí)現(xiàn)，同樣計(jì)算機(jī)之間的信息交流也可以從單純的字符轉(zhuǎn)換成語音、圖像和影像，此外還有超媒體技術(shù)等。這些技術(shù)的應(yīng)用不僅可以方便快捷地進(jìn)行檔案信息的錄入，還可以使計(jì)算機(jī)擬人化，改善了檔案工作者與計(jì)算機(jī)的信息交互方式，使計(jì)算機(jī)的普及應(yīng)用提高到一個(gè)新的層次。

5.解決計(jì)算機(jī)普及速度加快而檔案部門計(jì)算機(jī)專業(yè)人員短缺的問題。

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)服務(wù)的專業(yè)化與社會(huì)化，檔案管理軟件的通用化和商品化將成為主流。檔案部門中的計(jì)算機(jī)專業(yè)人員所占的比例會(huì)進(jìn)一步降低，必須采取措施吸引和尋求社會(huì)各方面的科技人員參加和關(guān)心檔案管理工作的現(xiàn)代化，而同時(shí)注意普及檔案工作者的計(jì)算機(jī)技術(shù)知識(shí)和對(duì)計(jì)算機(jī)的操作使用技能。從發(fā)達(dá)國家的經(jīng)驗(yàn)看，計(jì)算機(jī)技術(shù)服務(wù)的社會(huì)化是必然的發(fā)展趨勢(shì)。我國在計(jì)算機(jī)檔案管理應(yīng)用的初期，使用計(jì)算機(jī)的單位不多，但平均每個(gè)單位擁有的計(jì)算機(jī)專業(yè)人員曾經(jīng)達(dá)到 2.4個(gè)（1987 年）。當(dāng)時(shí)發(fā)達(dá)國家的檔案部門反而達(dá)不到這個(gè)數(shù)字，而他們的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平卻高于我國。當(dāng)前的實(shí)際使我們終于認(rèn)識(shí)到自己也逐步發(fā)展到這樣一個(gè)階段，遇到了與發(fā)達(dá)國家類似的問題，即檔案部門完全靠自己的技術(shù)力量解決計(jì)算機(jī)普及應(yīng)用的問題代價(jià)高昂，而且越來越困難。出路是采取以下措施：一是要提高檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化程度，充分認(rèn)識(shí)檔案工作現(xiàn)代化的基礎(chǔ)是標(biāo)準(zhǔn)化，計(jì)算機(jī)在檔案管理應(yīng)用中涉及的每個(gè)問題，如數(shù)據(jù)著錄、設(shè)備兼容、應(yīng)用軟件推廣、信息聯(lián)網(wǎng)等問題都以一系列的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。二是要在標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上大力推進(jìn)計(jì)算機(jī)應(yīng)用的社會(huì)化服務(wù)，這是檔案部門獲得高質(zhì)量的技術(shù)支持和減少人力、物力投入的最有效的途徑。三是要加快在檔案工作者中的計(jì)算機(jī)知識(shí)普及，盡快使應(yīng)用計(jì)算機(jī)的知識(shí)和技能為每個(gè)檔案工作者所掌握。

6.解決電子文件歸檔和電子檔案的長期保存問題。

電子文件的歸檔問題應(yīng)引起更多的注意。應(yīng)加緊制定有關(guān)的國家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。一方面對(duì)辦公自動(dòng)化和CAD等產(chǎn)生的各類電子文件的真實(shí)性、完整性和安全性予以保證，同時(shí)為檔案館接收電子文件形成的電子檔案提供指導(dǎo)和規(guī)范化的要求。電子文件生成的數(shù)量已很驚人，而其與紙質(zhì)文件的區(qū)別又很大。目前在生成和使用電子文件的部門，對(duì)其如何安全長久地保管考慮不充分，而面臨電子文件歸檔管理的檔案工作者對(duì)其特性又很陌生。這個(gè)問題必須從現(xiàn)在起就引起廣大檔案工作者的重視。

國家檔案局把電子文件的研究項(xiàng)目作為重點(diǎn)， 1998-2000年先后確立了二十多個(gè)與電子文件有關(guān)的科研項(xiàng)目。研究范圍包括：電子文件管理的理論問題，紙質(zhì)文件與電子文件配套管理的方法，電子文件通用格式轉(zhuǎn)換和歸檔系統(tǒng)的研制，電子文件真實(shí)性和憑證作用的保障，電子文件存儲(chǔ)載體及其信息的保護(hù)技術(shù)研究，市區(qū)縣級(jí)政府電子文件歸檔及管理系統(tǒng)的建立與試點(diǎn)等。

進(jìn)一步研究各類電子文件的特性，對(duì)從生成機(jī)制到歸檔保存的一系列環(huán)節(jié)進(jìn)行剖析，在此基礎(chǔ)上從檔案管理角度提出確保其真實(shí)性、原始性、安全性等方面的技術(shù)措施。應(yīng)當(dāng)研究的電子文件的主要特性有：數(shù)字化信息屬性、設(shè)備的依賴性、非直讀性、原樣復(fù)制性、與載體的分離性、信息結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性、共享性、易更改性、對(duì)數(shù)據(jù)源的依賴性、多媒體集成性、非實(shí)體歸檔的可能性、對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化體系的依賴性等。

與電子文件的形成部門主動(dòng)配合，共同制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，并嚴(yán)格執(zhí)行。由于電子文件的管理工作跨部門、跨行業(yè)，因此標(biāo)準(zhǔn)化涉及的種類多、范圍廣，標(biāo)準(zhǔn)化的必要性和工作難度都大大超過紙質(zhì)文件。應(yīng)提前為電子文件歸檔后形成的電子檔案的管理提出要求，解決邏輯歸檔的安全性、物理歸檔的載體選擇、設(shè)備更新快與電子檔案載體長久保存之間的矛盾等問題。

7.解決新型載體的安全使用和長久保存問題。

隨著計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)技術(shù)的多樣化，應(yīng)隨時(shí)跟蹤技術(shù)的新發(fā)展，注意及時(shí)對(duì)檔案信息新載體的使用和保管方法進(jìn)行實(shí)驗(yàn)論證，深入研究，以保證檔案的安全可靠和長久保存。