檔案管理軟件的基本要求

1 選擇檔案管理軟件應遵循的原則

1.標準與規范性

檔案管理軟件應符合檔案的相關標準，包括著錄標準、信息分類和主題詞標引規則、整理標準、數據交換標準、電子文件存儲標準等。

2.靈活性

靈活性和標準性、規范性是辯證的統一。國家、行業、地方標準存在一些差別，系統只有具備一定范圍的靈活性，包括靈活的實體分類、標準著錄與動態著錄、報表靈活設計與輸出等，才能適應各種標準。

在配置的靈活性方面，要允許用戶選擇操作系統、數據庫、單機網絡環境、體系結構等。

3.可擴充性

隨著業務的發展，用戶會有新的需求，包括新的檔案管理方式、更高級的計算機體系結構、更大容量的存儲要求等，檔案管理軟件必須能夠方便地擴充才能滿足新的業務需求。

4.安全性

存儲的安全性：數據需要長期保存，數量大，數據整理和錄入花費巨大，系統必須提供多種存儲備份方式，保證數據的安全；數據要有相應級別的安全管理措施，防止被非法修改、刪除，保證數據的原始性。

存取的安全性：檔案數據中涉及單位和國家的機密，系統必須提供訪問的權限控制。

傳輸過程中的安全性：檔案數據在傳輸過程中要保證安全。

5.檢索效率

檢索方式：檔案最大量的應用在查詢，查詢用戶水平參差不齊，思維習慣各有特點，系統需要提供靈活的檢索途徑和方式。

檢索速度：隨著系統的使用時間加長，檔案數據量不斷增大，系統要保證數據量的增大不會降低檢索速度。

6.開放性

檔案產生于各業務部門，計算機檔案管理系統與許多系統之間都存在必然的聯系。檔案系統中的數據要能和其它系統無縫銜接，如辦公自動化系統、計算機輔助設計系統等。

7.易用性

檔案數據各種操作都應當便于掌握，易于操作。

2 檔案管理軟件功能要求

我國檔案部門應用計算機輔助檔案管理已有多年，研制開發了大量的應用軟件，對于提高檔案管理現代化水平起到了積極的作用。但是，應用于輔助檔案管理的軟件系統究竟應該具備哪些基本功能，以前很長一段時間沒有一個統一的要求。這就引起了多方面的問題，如重復性開發時有發生，其中低水平重復現象較多；不少軟件在功能設置方面存在缺陷，或造成主要功能不完整，或很少用到的次要功能又過多過繁，甚至有的為趕時髦采用了一些不成熟的技術造成較大隱患；對軟件系統的鑒定和評價缺少一致且相對穩定的評測依據，降低了這些工作的權威性。這一方面造成人、財、物的大量浪費，另一方面也阻礙了全國檔案管理現代化水平的提高。有關部門感到，在進行業務指導的過程中遇到這類問題時很難發表明確的意見，各地基層的人員對此反映也很強烈，制定出臺關于計算機檔案管理軟件功能要求方面的規章制度非常迫切。其目標：

1.加強宏觀管理，促進計算機輔助檔案管理的規范化發展，使其更適合實際工作的要求并跟上相關技術的發展。

2.為檔案管理軟件的開發提供功能設置的依據。

3.與其他法規規章和標準配套，使計算機檔案管理系統的開發工作科學化、標準化、規范化。

4.為計算機檔案管理軟件的質量管理提供測評依據及合理的技術指標。

1999年4月，國家檔案局將《計算機輔助檔案管理軟件功能要求暫行規定》課題列入國家檔案局年度科技項目計劃。課題組在起草過程中遵循了下述幾條基本原則：

1.圍繞功能設置解決檔案管理計算機應用方面的一些問題，做到與專家鑒定和技術測評在管理方法上互補。

2.采用較為成熟的技術，保證性能的可靠與穩定，使相關產品做到規范、實用、先進。

3.具有較大的覆蓋面，力求適用于主要的檔案管理模式，如綜合性國家檔案館、機關和企事業單位檔案部門等。

4.適用于多種類型的檔案管理，如文書檔案（包括企業的黨群、行政管理、生產技術管理、經營管理檔案）、科技檔案、財務會計檔案、干部職工檔案等。

2001年6月，國家檔案局頒布實施了《檔案管理軟件功能要求暫行規定》。該《規定》共9章34條，分別是總則、基本要求、數據管理、整理編目、檢索查詢、輔助實體管理、安全保密、系統維護、附則等。

在第一章總則中，對本規定的制定目的、使用范圍及有關軟件的開發原則等進行了描述。

在第二章基本要求中，分別對檔案管理軟件的基本功能、設計開發應遵循的標準，以及安全保密、實用性、數據管理、技術資料等方面提出了總體要求。這些要求綜合了各類檔案管理業務對軟件的需求，如機關檔案管理、企事業檔案管理及綜合性國家檔案館檔案管理等。

在第三章到第八章中，從數據管理、整理編目、利用查詢、輔助實體管理、安全保密、系統維護等方面提出了具休要求。

在功能設置時，考慮了不同類型的檔案管理對軟件功能的要求存在的一些差別，例如機關檔案管理側重于檔案管理與文檔一體化功能；企事業檔案管理側重于檔案管理與生產、經營、管理、科技活動的銜接，如計算機輔助設計的CAD電子文件和光盤存儲及其他技術型檔案的管理等；綜合性檔案管理側重于檔案保管、利用統計、借閱管理等；此外，一些檔案部門還對涉及到特殊類型及載體的檔案如原文、照片、錄音、影像等多媒體信息的管理。對上述這些具體要求，分別在這幾章中列出相關條目，并力求做到既保證功能要求總體分類條理清楚，又兼顧對專門要求的針對性。

各具體功能的要點如下：

1.對數據管理功能的要求。在規定了常規的建立、修改、刪除等功能基礎上，還專門確定了數據應采用DBF格式，因為這種數據格式被所有主流數據庫管理系統兼容。此外，還從使用角度規定圖紙幅面為AO、圖紙處理精度為200dpi。這些指標的確定一般是滿足應用要求的下限，利于實現合理的技術設備的成本投入。另外，還對其他種類的信息的格式也作了規定，如文字型信息采用XML文檔和RTF、TXT格式，掃描圖像數據采用JPEG或TIFF 格式，視頻數據采用 MPEG、AVI格式，音頻數據采用MP3、WAV等格式。這些格式的確定為檔案信息的傳輸、交換和長期保管及有效恢復創造了條件。

2.對整理編目功能的要求。這部分功能要求突出了文檔一體化的管理，對電子文件自動歸檔操作中包含的主題詞設置、自動標引及歸檔涉及的封面、表格自動打印等作了規定。這些規定把計算機輔助檔案管理中已實用化、且可以高效率完成的功能正式確定下來，有利于發揮計算機的效能。

3.對利用查詢功能的要求。這是計算機輔助檔案管理中的最常用的功能。為適應現階段技術水平和兼顧近期發展，對全文檢索和圖、文、聲、像一體化檢索功能提出了要求。

4.對輔助實體管理功能的要求。這部分功能對綜合性檔案館、機關、大型企業和企業集團檔案管理部門是很重要的。規定的功能包括：檔案征集、接收、移交、鑒定、密級變更處理等，還要求對上述處理的時間、來源、數量、種類、載體、人員等進行管理。這些功能利于把與此相關的工作較系統地納入計算機的自動處理流程。

5.對安全保密功能的要求。為確保檔案信息的安全，要求檔案管理軟件的研制、安裝、運行必須符合國家的安全保密規定。使軟件系統達到相應的安全保密等級，以確保在安全基礎上采用新技術提高工作效率和工作質量。

6.對系統維護功能的要求。這部分功能主要是針對保證系統的可維護性、可運行性設定的。其中的權限管理、運行日志管理等，不僅是重要的安全措施，也是使軟件系統適應電子文件管理的重要要求，兼顧了電子文件管理發展對軟件的要求。

3 檔案管理軟件的組織體系結構

系統體系結構從整體上說來是二層結構與三層結構的結合，應用層與業務處理層的相互滲透較深。系統基本上采用組件技術進行系統的構造，系統組件分為核心（基本）組件和擴展組件，組件的整體設計思想是：對業務中基本的、一致的處理進行分類、提取成為核心組件；將各個獨立的、不一致的處理提取為擴展組件。核心系統主要是通過組裝核心組件形成；擴展的產品系統通過核心組件與擴展組件組裝而成。

對于一個特定問題領域，不同的行業、地區的用戶需求基本上是一致的，表現在計算機系統中就是應用表示層、業務處理層及數據存儲層基本上也可以是一致的。但對于文檔管理這樣的領域，其空間與范圍比較大，而檔案工作的標準化還不夠完善，對于單一或某類用戶來說，需求常帶有一定的特殊性，所以不一定要求實際的產品系統能覆蓋整個領域，而是要求包含領域中一個相對完整的子域，這種子域的劃分理論上是不可勝數的。即便是對同一問題的處理，不同用戶的需求也可能有差異（例如對某項權限的控制）。因而用一個應用系統來覆蓋整個領域較為困難。解決該問題的辦法之一，就是“軟件復用”，即在運用某類用戶的軟件基礎上進行修改以適用于另一類用戶。這種辦法對每個新用戶都有一次“二次開發”。實踐證明，在特定領域內軟件復用較容易獲得成功。另一種方法是，采用可變參數的通用性設計，開發難度較大，同時用戶在使用前必須設定自己的參數，對用戶來講增加了一些工作量。以上兩種辦法都較常見。

系統化的復用將為軟件企業在競爭日益激烈的市場上贏得有利的地位，因此，對軟件復用的研究和實踐越來越引起學術界和產業界的高度重視，直接面向系統化復用而提出的“領域工程”也日愈成為目前軟件工程領域的一個重要研究方向。一般認為，領域工程是為一組相似或相近系統的應用工程建立基本能力和必備基礎的過程，它覆蓋了建立可復用的軟件構件和構架的所有活動。領域工程實施的目標是產生，DSSA即“專門領域軟件體系構架”。DSSA 最外顯的組成部分是“應用構架庫”和“軟件構架庫”。