理查德·巴瑞
介 紹
通信技術的大規模全球發展和新舊兩種信息獲取和利用方式,使檔案館和文件中心面臨巨大挑戰,而這些挑戰已超出人們對檔案文件管理所需技術和經費的傳統理解。由于法律、經營、技術等方面的變革,各國產生的文件數量均在增加。
許多文件管理專業人員都關心各種新的、不斷變化的文件保管方法和技術,這些無法在業外被了解,他們看到現實與公共政策官員和大眾的認識之間的鴻溝日益擴大,其結果是文件保管領域越來越喪失緊跟數字文件生成步伐的基礎。他們擔心,沒有公眾的理解,沒有去滿足火箭式上升的需要的資源,以及接二連三的失敗,終將導致失去那些記錄了政府工作和問責制狀況的證據,從而也將失去公眾對政府的信心。
為了了解這種觀點的廣泛性,作者在2002年11月6日至11日在網站(www.mybestdocs.com)上做了一項全球范圍的調查。調查詢問了答復者對檔案館/文件中心及其工作人員的社會認知狀況的看法,共列出了9個基本問題(問題1~9),1項個人意見(問題10)和3個人口統計問題(問題11~13)。調查收到來自世界各地和一些國際組織的671份答卷,其中96%的答復者來自北美、澳大利亞和歐洲。1/4的答復者在問題10這一項中發表了自由意見。
這項調查的目的
作者進行“社會與檔案調查”的目的,一是要弄清檔案和文件管理者以及其他專業人員是如何看待全社會和形成最大量文件的那些公共機構的負責官員對檔案的認識和理解的;二是要為促進檔案認知的有關政策獲取真知灼見。
對檔案和文件管理者而言,這個問題非常重要,因為它關系到公眾及公共政策制定者怎樣充分利用文件資源,關系到預算的多少,關系到公眾、立法者、文件形成者以及其他用戶所需要的支持。
我們專業人員如何看待檔案和文件固然重要,但社會和文件形成者怎樣看待文件和文件管理,怎樣看待檔案工作者和文件管理員則更為關鍵。社會形成了人類對文件在維護人權、保護人類遺產和法治、實現民主制度等方面的作用有所期待和需要(或沒有期待)之源泉。作者意識到,同一個詞在不同的地方有著不同的含義,對“文件”、“檔案”、“檔案館”、“文件中心”、“檔案工作者”以及“文件管理員”這樣的一些詞語,各國的理解差異很大,甚至在同一個國家,有時也會產生不同的意思,這種情況為國際調查項目提出了種種挑戰。鑒于地區差別,作者在調查報告中使用了“檔案和文件管理”這個詞,以表明這兩個領域全都含蓋在內。
這項調查的局限
除了上面提到的挑戰,這項調查也遇到任何一項國際調查都會遇到的困難,比如答復者的母語不同;不同國家和地區在文件和檔案管理傳統上的差異等,這些都是作者難以控制和克服的。除此之外,當然還存在其它一些局限。
調查工具
這項調查使用的系統是Zoomerang(http://www.zoomerang.com)。這個系統對于本調查的設計、散發和使用相對方便和優異,可被任何答復者在網上或通過電子郵件使用。調查通知先發送到8個國際檔案和文件管理論壇郵件地址管理器,然后再轉發給其他人。
精彩案例
在本項調查過程中,一些參與者還提供了其他一些類似調查的信息,介紹了他們認為值得推薦的公共推廣計劃。下面是作者從中選出的三個典型案例,它們反映了解決文件形成者和社會的檔案認知問題的多種可能性。當然,最重要的是,檔案宣傳推廣計劃不應是一次性的公關把戲,而是有益于公眾的持續的行為。
澳大利亞新南威爾士州文件局出版的《重要標志》雜志
新南威爾士州文件局(以前稱州檔案館)自2002年開始每年出版3期《重要標志》。這是一本非技術、非理論類雜志,面向地方遺產保護團體和公眾。雜志外觀漂亮,編輯精良,引人入勝。刊物的內容也非常豐富,傳遞了大量檔案資料的信息,大力宣傳了文件和文件保管工作。《重要標志》展示了檔案館和檔案工作者的超前視野,反映了現代檔案館和檔案工作者的重要作用,開辟了一條接觸社會的有益途徑。
美國佛蒙特州檔案館“持續的問題”計劃
佛蒙特州檔案館以州議會、媒體和公眾為目標推行了一項“持續的問題”計劃,取得巨大成功。該計劃及其相關的網站證明了檔案文件對于現代公共政策問題的價值和重要性。如今,州議員和新聞工作者們經常會向州檔案館查詢與現時公共政策相關的檔案信息。
美國新英格蘭檔案工作者的創舉:“檔案現在進行時”工程
新英格蘭檔案工作者開展了一個深入到普通公民的創新活動——“檔案現在進行時”工程,邀請人們帶著他們的檔案資料(家庭文件、舊書、日記、書信、照片等)到一個地方(如圖書館、歷史協會、家譜協會、老年人/年輕人中心等),由專業人士向他們解釋這些家庭檔案的歷史價值,以及可以用哪些方式來保管它們。專業人員還會介紹一些基本的保管和保護技術,并說明如果把這些資料捐贈給有關機構會怎樣。
上述這些創新活動可能會引起爭論,比如新南威爾士州和佛蒙特州的檔案工作者走出了州檔案館,在當地社會中發揮了更為顯著的作用。不僅如此,他們還主動卷入了檔案文件的詮釋性工作。特別是在佛蒙特的“持續的問題”計劃中,我們看到檔案工作者提醒公共政策制定者這樣一個事實,即若干現時問題的歷史背景的確值得關注,它們可能對立法人員和其他決策者當前的思考至為重要。決策者本人因此會越來越多地把歷史信息同現時的辯論聯系起來。記者們聽到這些說法,也開始直接利用檔案文件或采訪州檔案館館長。
這種顯見的作用對有關的檔案人員來說并不十分舒服,他們清醒地意識到,盡管曝光有助于在公眾眼里樹立起一個全新的檔案和檔案管理者的形象,但他們必須謹慎行事。盡管檔案館和文件中心是世界上最干凈的場所之一,但人們在提到它們時總是會用到“灰塵”這個字眼,檔案工作者和文件管理員通常也被視為乏味或怯懦的人。檔案工作者走向社會顯然是一件值得關注的事,它能夠提高社會的檔案意識,讓公眾發現文件和檔案管理人員的潛能。
然而一些專業人員卻強調,檔案工作者應避免扮演任何詮釋者的角色,認為那是歷史學者的責任。檔案工作者完全不應該對文件本身產生興趣。
調查結果概述
社會上的多數人或者對檔案館、文件中心以及那里的工作人員沒有什么認識,或者認識很淺。同樣,多數人對檔案的價值也缺乏認識。檔案工作者和文件管理員對改變這種狀況的前景持有不同的看法。
公眾看到的文件價值主要在于它們所提供的家譜、歷史、文化等信息,而不是那些被專業人員視為對公民社會十分重要的莫測高深的價值:如保護人權;樹立和保持公眾對政府的信心;實現政府的法治;以及通過官員的政務公開促進民主。
這是人們對變化中的檔案館/文件中心的社會需求的理解與現實之間的“巨大鴻溝”。調查顯示,檔案和文件管理界提高社會認識的主要做法,通常就是多做宣傳和推廣,使公眾傾聽;他們較少去做“市場研究”,傾聽和了解社會的認識和需要,或促進公眾對文件或其它服務的直接利用。
調查顯示,國家、州及地方檔案館和專業協會的領導,還有那些經常利用檔案的專業人士最有可能為改變社會的檔案認識做出積極的貢獻,他們應該進一步地發掘自身的潛力。
文件形成部門的民選官員和負責人通常缺乏對檔案的了解和對檔案工作的支持。上面提到的幾個例子反映了檔案部門的一些創新做法。除了讓公眾了解文件和文件管理工作外,這些措施也有助于提高公眾的期望,完善政策的制定和立法工作,促進文件的利用。
應該再做一項更為綜合的國際研究和域國別研究,從而找到更多的最佳模式,為提高公眾認識提供及時的戰略性信息。
附件:調查問卷列出的問題
1、你認為社會對檔案館/文件中心和檔案工作者有怎樣的認識?
2、你認為社會是怎樣看待檔案/文件中心和檔案工作者的價值的?
3、你認為公眾已認識到需要改變他們對檔案資源和檔案問題的理解嗎?
4、你是否認為在社會對檔案館文件中心日益變化的需求的理解與現實之間存在巨大的鴻溝?
5、你是否認為公眾已意識到需要改變他們對檔案館/文件中心及其工作人員的認識?
6、如何改善社會對檔案館/文件中心及其工作人員的認識和這些部門的現實狀況?
7、各類人群在改進社會的檔案認識方面有何潛力?
8、就上個問題提到的同類人群而言,他們為改進社會的檔案認識有何實際的行動?
9、你是否認為公共文件形成機構的民選官員和部門負責人對檔案館/文件中心及其工作人員的認識同整個社會的認識是一樣的?
10、其它意見/事例
11、你主要的專業/工作經歷
12、你的工齡
13、你的居住地
(陳慧涵摘自《外國檔案工作動態》 翻譯:李音)
介 紹
通信技術的大規模全球發展和新舊兩種信息獲取和利用方式,使檔案館和文件中心面臨巨大挑戰,而這些挑戰已超出人們對檔案文件管理所需技術和經費的傳統理解。由于法律、經營、技術等方面的變革,各國產生的文件數量均在增加。
許多文件管理專業人員都關心各種新的、不斷變化的文件保管方法和技術,這些無法在業外被了解,他們看到現實與公共政策官員和大眾的認識之間的鴻溝日益擴大,其結果是文件保管領域越來越喪失緊跟數字文件生成步伐的基礎。他們擔心,沒有公眾的理解,沒有去滿足火箭式上升的需要的資源,以及接二連三的失敗,終將導致失去那些記錄了政府工作和問責制狀況的證據,從而也將失去公眾對政府的信心。
為了了解這種觀點的廣泛性,作者在2002年11月6日至11日在網站(www.mybestdocs.com)上做了一項全球范圍的調查。調查詢問了答復者對檔案館/文件中心及其工作人員的社會認知狀況的看法,共列出了9個基本問題(問題1~9),1項個人意見(問題10)和3個人口統計問題(問題11~13)。調查收到來自世界各地和一些國際組織的671份答卷,其中96%的答復者來自北美、澳大利亞和歐洲。1/4的答復者在問題10這一項中發表了自由意見。
這項調查的目的
作者進行“社會與檔案調查”的目的,一是要弄清檔案和文件管理者以及其他專業人員是如何看待全社會和形成最大量文件的那些公共機構的負責官員對檔案的認識和理解的;二是要為促進檔案認知的有關政策獲取真知灼見。
對檔案和文件管理者而言,這個問題非常重要,因為它關系到公眾及公共政策制定者怎樣充分利用文件資源,關系到預算的多少,關系到公眾、立法者、文件形成者以及其他用戶所需要的支持。
我們專業人員如何看待檔案和文件固然重要,但社會和文件形成者怎樣看待文件和文件管理,怎樣看待檔案工作者和文件管理員則更為關鍵。社會形成了人類對文件在維護人權、保護人類遺產和法治、實現民主制度等方面的作用有所期待和需要(或沒有期待)之源泉。作者意識到,同一個詞在不同的地方有著不同的含義,對“文件”、“檔案”、“檔案館”、“文件中心”、“檔案工作者”以及“文件管理員”這樣的一些詞語,各國的理解差異很大,甚至在同一個國家,有時也會產生不同的意思,這種情況為國際調查項目提出了種種挑戰。鑒于地區差別,作者在調查報告中使用了“檔案和文件管理”這個詞,以表明這兩個領域全都含蓋在內。
這項調查的局限
除了上面提到的挑戰,這項調查也遇到任何一項國際調查都會遇到的困難,比如答復者的母語不同;不同國家和地區在文件和檔案管理傳統上的差異等,這些都是作者難以控制和克服的。除此之外,當然還存在其它一些局限。
調查工具
這項調查使用的系統是Zoomerang(http://www.zoomerang.com)。這個系統對于本調查的設計、散發和使用相對方便和優異,可被任何答復者在網上或通過電子郵件使用。調查通知先發送到8個國際檔案和文件管理論壇郵件地址管理器,然后再轉發給其他人。
精彩案例
在本項調查過程中,一些參與者還提供了其他一些類似調查的信息,介紹了他們認為值得推薦的公共推廣計劃。下面是作者從中選出的三個典型案例,它們反映了解決文件形成者和社會的檔案認知問題的多種可能性。當然,最重要的是,檔案宣傳推廣計劃不應是一次性的公關把戲,而是有益于公眾的持續的行為。
澳大利亞新南威爾士州文件局出版的《重要標志》雜志
新南威爾士州文件局(以前稱州檔案館)自2002年開始每年出版3期《重要標志》。這是一本非技術、非理論類雜志,面向地方遺產保護團體和公眾。雜志外觀漂亮,編輯精良,引人入勝。刊物的內容也非常豐富,傳遞了大量檔案資料的信息,大力宣傳了文件和文件保管工作。《重要標志》展示了檔案館和檔案工作者的超前視野,反映了現代檔案館和檔案工作者的重要作用,開辟了一條接觸社會的有益途徑。
美國佛蒙特州檔案館“持續的問題”計劃
佛蒙特州檔案館以州議會、媒體和公眾為目標推行了一項“持續的問題”計劃,取得巨大成功。該計劃及其相關的網站證明了檔案文件對于現代公共政策問題的價值和重要性。如今,州議員和新聞工作者們經常會向州檔案館查詢與現時公共政策相關的檔案信息。
美國新英格蘭檔案工作者的創舉:“檔案現在進行時”工程
新英格蘭檔案工作者開展了一個深入到普通公民的創新活動——“檔案現在進行時”工程,邀請人們帶著他們的檔案資料(家庭文件、舊書、日記、書信、照片等)到一個地方(如圖書館、歷史協會、家譜協會、老年人/年輕人中心等),由專業人士向他們解釋這些家庭檔案的歷史價值,以及可以用哪些方式來保管它們。專業人員還會介紹一些基本的保管和保護技術,并說明如果把這些資料捐贈給有關機構會怎樣。
上述這些創新活動可能會引起爭論,比如新南威爾士州和佛蒙特州的檔案工作者走出了州檔案館,在當地社會中發揮了更為顯著的作用。不僅如此,他們還主動卷入了檔案文件的詮釋性工作。特別是在佛蒙特的“持續的問題”計劃中,我們看到檔案工作者提醒公共政策制定者這樣一個事實,即若干現時問題的歷史背景的確值得關注,它們可能對立法人員和其他決策者當前的思考至為重要。決策者本人因此會越來越多地把歷史信息同現時的辯論聯系起來。記者們聽到這些說法,也開始直接利用檔案文件或采訪州檔案館館長。
這種顯見的作用對有關的檔案人員來說并不十分舒服,他們清醒地意識到,盡管曝光有助于在公眾眼里樹立起一個全新的檔案和檔案管理者的形象,但他們必須謹慎行事。盡管檔案館和文件中心是世界上最干凈的場所之一,但人們在提到它們時總是會用到“灰塵”這個字眼,檔案工作者和文件管理員通常也被視為乏味或怯懦的人。檔案工作者走向社會顯然是一件值得關注的事,它能夠提高社會的檔案意識,讓公眾發現文件和檔案管理人員的潛能。
然而一些專業人員卻強調,檔案工作者應避免扮演任何詮釋者的角色,認為那是歷史學者的責任。檔案工作者完全不應該對文件本身產生興趣。
調查結果概述
社會上的多數人或者對檔案館、文件中心以及那里的工作人員沒有什么認識,或者認識很淺。同樣,多數人對檔案的價值也缺乏認識。檔案工作者和文件管理員對改變這種狀況的前景持有不同的看法。
公眾看到的文件價值主要在于它們所提供的家譜、歷史、文化等信息,而不是那些被專業人員視為對公民社會十分重要的莫測高深的價值:如保護人權;樹立和保持公眾對政府的信心;實現政府的法治;以及通過官員的政務公開促進民主。
這是人們對變化中的檔案館/文件中心的社會需求的理解與現實之間的“巨大鴻溝”。調查顯示,檔案和文件管理界提高社會認識的主要做法,通常就是多做宣傳和推廣,使公眾傾聽;他們較少去做“市場研究”,傾聽和了解社會的認識和需要,或促進公眾對文件或其它服務的直接利用。
調查顯示,國家、州及地方檔案館和專業協會的領導,還有那些經常利用檔案的專業人士最有可能為改變社會的檔案認識做出積極的貢獻,他們應該進一步地發掘自身的潛力。
文件形成部門的民選官員和負責人通常缺乏對檔案的了解和對檔案工作的支持。上面提到的幾個例子反映了檔案部門的一些創新做法。除了讓公眾了解文件和文件管理工作外,這些措施也有助于提高公眾的期望,完善政策的制定和立法工作,促進文件的利用。
應該再做一項更為綜合的國際研究和域國別研究,從而找到更多的最佳模式,為提高公眾認識提供及時的戰略性信息。
附件:調查問卷列出的問題
1、你認為社會對檔案館/文件中心和檔案工作者有怎樣的認識?
2、你認為社會是怎樣看待檔案/文件中心和檔案工作者的價值的?
3、你認為公眾已認識到需要改變他們對檔案資源和檔案問題的理解嗎?
4、你是否認為在社會對檔案館文件中心日益變化的需求的理解與現實之間存在巨大的鴻溝?
5、你是否認為公眾已意識到需要改變他們對檔案館/文件中心及其工作人員的認識?
6、如何改善社會對檔案館/文件中心及其工作人員的認識和這些部門的現實狀況?
7、各類人群在改進社會的檔案認識方面有何潛力?
8、就上個問題提到的同類人群而言,他們為改進社會的檔案認識有何實際的行動?
9、你是否認為公共文件形成機構的民選官員和部門負責人對檔案館/文件中心及其工作人員的認識同整個社會的認識是一樣的?
10、其它意見/事例
11、你主要的專業/工作經歷
12、你的工齡
13、你的居住地
(陳慧涵摘自《外國檔案工作動態》 翻譯:李音)