美國是當今世界上科學技術最發達、經濟實力最強的國家，美國的檔案信息利用，無論在基礎設施、資源建設、服務機制、利用技術等方面都處于世界先進水平。為了借鑒美國檔案利用服務的經驗，大力推進我國檔案服務機制創新和公共檔案館事業的發展，作者通過查閱有關資料，并結合1999年在美國參觀學習期間的親身體驗，特對美國檔案館利用服務情況作如下紀實。
一、健全的檔案機構設施和豐富的檔案館藏資源為檔案利用創造了優越的條件
美國于1776年7月4日建國，至今只有二百多年歷史，從時間上說，她的文明積累無法與其他文明古國相比。然而可能正因為歷史短暫，美國人似乎特別珍惜自己的過去，十分重視檔案的收集、保管和利用，加上美國物質基礎雄厚，由此為檔案工作創造了相當優越的條件。在美國到處都可以看到博物館、紀念館。檔案館雖沒有博物館多，但也是一個十分龐大的體系。美國實行中央和地方分權的聯邦制，聯邦政府下屬50個州，州下設市或鎮，被稱為“地方政府”。雖然各州有獨立的法律和機構體系，中央無權干涉下級政府的檔案工作，然而，從中央到地方的各級政府都設有檔案機構或檔案館，許多企業也設檔案館或檔案室，因此，他們的檔案和檔案工作實行的是分級集中統一管理。
成立于1934年的“美國國家檔案和文件局”（簡稱NARA，1985年以后改稱署）是聯邦政府下屬獨立機構，既負責指導、監督、規范聯邦政府公文處理及文件的匯編工作；又對聯邦政府的檔案實行集中統一管理，管理分布于全國17個州的15個文件中心、13個地區分館、12個總統圖書館。
美國國家檔案館分“一館”和“二館”。一館建成于1937年，位于華盛頓白宮和國會大廈之間的賓州大道上，優越的地理位置和莊重的建筑設計既體現了它顯赫的地位，也給公眾的參觀訪問帶來了便利。該館約有400余名工作人員，主要保存上億頁歷史檔案文件材料，其中包括1100多萬張地圖、圖表及航空拍攝的照片、1200多萬張照片檔案、118000多部電影膠卷（最早有1897年麥金利總統的就職演說）、約20萬盤錄像和錄音帶（其中有德國紐倫堡戰犯審判的錄音）、2萬多套縮微資料以及28.5萬多件人工制品和實物檔案。這些檔案數量龐大，形式豐富，形成時間跨越美國建國以來的各個歷史時期，內容涉及美國政治、經濟、軍事、文化及民俗民生（如家譜檔案、地產檔案等），其價值之珍貴確實令人驚嘆。其中最珍貴的的是用羽毛筆寫在羊皮紙上的“自由憲章”，即《獨立宣言》、《美國憲法》、《人權法案》。為了這三件寶，一館專門設立了展覽大廳，將它們分別密封在充氮氣的玻璃盒中，每天僅開放參觀3個小時，參觀時陳列柜兩旁有衛士站崗。我在一館參觀時目睹了字跡清晰的華盛頓總統日記；保存完好的二戰期間街頭宣傳畫、電影海報，各種重大戰役的照片、音像資料；珍珠港遭受日本襲擊時發回美國的第一份電報；從人造衛星上拍攝的地球遙感照片等。我感到，該館最吸引公眾的藏品不是政府的文件，而是那些大量反映重大事件、重要人物、民族風俗文化的非公文、非紙質、生動鮮活的歷史記錄，這是美國檔案的重要特色和魅力所在。
由于一館的檔案“庫滿為患”，1988年9月，由里根總統審批立項，建造了美國第二國家檔案館。該館于1989年10月開工，總統里根親自為之奠基，1993年10月基本竣工，1996年11月完成檔案搬遷任務。“二館”位于華盛頓馬里蘭州大學公園城內，占地13.4公頃，建筑面積約17萬平方米，建筑高6層，檔案庫房面積6萬多平方米，全部采用電動密集架，存放架位長度達836公里，堆存能力5.6萬立方米。該館設計上突顯了用戶服務設施：閱覽室總面積達5597平方米，可同時容納390名查閱者，其中二至六樓都設有寬敞的檔案閱覽室，二樓紙質文件閱覽室面積最大，有2051平方米；三樓為制圖、建筑檔案及圖書閱覽室；四樓是多媒體檔案和縮微檔案閱覽室；五樓是照片檔案閱覽室；六樓是電子文件閱覽室和保密檔案閱覽室，該室在所有閱覽室中面積最小，僅94平方米，占全部閱覽室面積的1.6%，由此也可見，該館不開放的檔案僅占很小的比例。此外館內還設有603平方米禮堂、762平方米教室、255平方米健身房、1300平方米有300個座位的自助餐廳、可停763輛車輛的三層停車場，以及可容納50名兒童的托兒所，一樓門廳還設有367個帶鎖的包裹存放箱，館內外均有舒適的休閑場所，服務設施可謂一應俱全。
二館館藏現行檔案，現藏有聯邦政府檔案5億件，內容有關外交、商業、勞工、能源、交通、財政、社會問題等，還有部分總統的行政檔案、第二次世界大戰的軍事檔案等；非紙質檔案有電影片、人物和軍事照片、錄音帶、地圖、建筑物藝術圖、空中攝影及大量電子文件檔案。二館現有工作人員800名，其中200名是輔助工。無論從建筑設施還是館藏的規模上，該館都可算得上目前世界上最大的檔案館。
由于歷史原因，美國檔案館與圖書館、博物館之間的收藏界限似乎有點模糊。如所謂的總統圖書館主要是保存總統的圖書、手稿、簽署的文件和文物，實際是美國總統辦公室的專門檔案館。自羅斯福總統以來美國共建造了12個總統圖書館，每屆總統都由其本人在離任前指定地點建造，一般建立在該總統的家鄉。
如位于華盛頓的史密森尼博物院也保存相當數量的檔案。該院下屬16個博物館，共收藏1億4千件展品。其中9個博物館位于華盛頓市中心，如美國歷史博物館、航空航天博物館、藝術工業博物館等。每個館圍繞一個專題收藏，如郵政博物館展出1千多萬件珍貴郵票、郵政史發展錄象、郵政馬車、鐵路郵車的復制品，還展出三架真的郵政飛機，各展館豐富的展品足以讓您大飽眼福。這些博物館除藏實物還收藏檔案，如航空航天博物館中保存大量航空航天器的圖紙、照片、錄像、文字材料，有點相當于我國的科技檔案。
又如國會圖書館。該館除保存圖書外,還保存大量國會形成的文獻、手稿、名人家譜及實物檔案，如林肯總統被刺遇害那天所有隨身用品都在該館陳列展出，它相當于我國所謂的“實物檔案”，十分引人注目。
值得一提的還有文件中心。美國文件中心最早建于二戰期間，是政府文件向檔案館移交前的中間存放場所，又名“中間檔案館”。這里保存的文件或因在機關的保存期未滿，或因價值未經鑒定既不能銷毀又不能移交進館。文件進中心后，所有權仍屬原機關，其他機關若要利用，須征得原機關的同意。文件在中心保存從幾個月到幾十年不等。一旦移交檔案館，所有權屬檔案館。這些文件中心規模很大，但設施簡陋。我們參觀的一個文件中心是簡易的鐵皮大倉庫，沒有空調、去濕機，夏天靠大鼓風機降溫，然而那里的計算機管理卻十分先進，所有文件不管經過或沒有經過整理，其目錄都輸入了計算機，查詢快捷。文件中心的文件鑒定有專人負責，經過鑒定后，一般只有3%進檔案館。檔案一旦進館，即受到重點保護，被形象地比喻為“上天堂”。其余文件一概銷毀，被比喻為“下地獄”。由此可見，美國檔案管理完全是突出重點，真正將錢化在刀口上。
二、公民的檔案意識和檔案部門的服務理念是開展檔案利用的強大動力
美國于1966年頒布《信息自由法》，從60年代到90年代美國政府先后六次發布《美國公民運用〈信息自由法〉指南》作為該法的實施細則。該法明確“民眾對政府體系動作的參與和分享”，規定政府各部門有義務向民眾提供盡可能多的信息，及時公布記錄政府活動的檔案。《信息自由法》對美國檔案事業發展、檔案信息的利用起了重大的影響。美國政府設立的公共檔案館對開放檔案都非常積極，利用限制少，解密時間短，但是涉及國防、外交、國家安全和個人隱私的文件開放期還是從嚴控制。美國各檔案館往往有90%以上的檔案對公眾全方位開放。由于美國進入檔案館的檔案只有文件的3%～5%，而且每份文件都有具體的解密日期，這使得檔案開放可以有條不紊地進行，無須再做開放鑒定。
1993年10月，克林頓總統要求官員們對《信息自由法案》的重要性給以“充分的注意”。他解釋道:“《信息自由法案》是建立在一個根本的原則上，即對于民主過程說來，占有執政信息的公眾是它的基礎。美國人民對自己政府了解得越多，他們也就越容易接受政府的領導，否則，政府將非常被動。”《信息自由法》在美國深入人心，在美國公眾的眼中，檔案是國家財產的一部分，因而也就意味著它屬于全體公民，公民可以無條件地加以利用，盡可能地了解關于政府活動的信息，以便于幫助政府或維護自身的權益。在美國的外國人與當地公民享受同等的利用檔案的權利，不管你是本國人還是外國人，只要有自己的身份證，辦理簡單的手續后便可以走進任何一個公共檔案館、總統圖書館，在寬敞的閱覽室中享用檔案。
美國是世界上文化事業發達的國家，美國人的整體文化素質比較高，因此他們的檔案利用意識也很強。許多美國人認為，檔案只有在廣泛的利用中才能顯示出價值。他們利用檔案的目的除了學術研究、學生教育、家譜查考等以外，更多的是休閑，我曾目睹在節假日里許多父母帶著小孩舉家參觀博物館、檔案館。美國博物館、檔案館在節假日一般都開放。美國國家檔案一館的參觀人數每年達100多萬人次，來自世界各地的參觀者天天在參觀廳門口排起長隊。國家檔案二館寬敞的閱覽室里閱檔者人氣也很旺盛，據說到暑假里，閱覽室坐滿利用檔案的學生。
美國檔案利用工作突出，除了資源條件優越外，檔案工作者的服務意識強也是重要因素。我們在參觀檔案館時曾經聽到他們這樣說：“我們檔案館用的是納稅人的錢，應當為納稅人服務”；“歷史是人類的戲劇，它不是少數人上演的，檔案是歷史的記錄，它應當為多數人服務”；“政府是我們的老板，老板給錢要看我們的檔案利用效果，我們的經費來源是和檔案服務工作相聯系的，因此必須要做好檔案服務”……這些話語無不透露出樸素的責任心，也反映出他們做檔案工作的壓力并不輕。我們了解到，美國檔案館經費主要來自政府投資，同時社會捐助也十分踴躍，因為政府規定對檔案館的捐贈可抵稅。但是不管政府投資還是社會捐助，都是與該檔案館的社會影響成正比，也就是說檔案利用率越高的檔案館，所得資金就越多，這就是他們千方百計做好檔案利用工作的動力機制。為此各館普遍重視檔案宣傳，以擴大自己的影響力。美國的檔案機構提供利用檔案的原則是“Do what you need”，這里的“you”是指利用檔案的公眾，即“公眾需要什么，我們就收集什么，提供什么”，可謂“按需服務”。他們希望越來越多的人來利用檔案，并認為檔案應當體現“民有、民治、民用”（management of thepeople,bythe people andfor the people）。他們是這樣說的，也是這樣做的。美國檔案工作給人的印象是緊緊繞著“服務”有條不紊地展開，不注重形式，但注重效果，條條框框少，務實的方法措施卻比較多。
三、完善、先進的檔案服務系統創造一流的服務水平
1、積極主動地向社會公眾宣傳館藏檔案
馬里蘭大學檔案館館長說：“檔案館要主動地推銷自己”。這種觀念在美國檔案界很有代表性。美國各檔案館都通過各種途徑向社會散發檔案檢索工具、館藏介紹、參考資料、宣傳材料服務指南、參觀的方法，舉辦各種學術講演會、討論會，發表檔案研究的論文，舉辦各種檔案展覽等，千方百計使公眾了解檔案的作用和館藏內容，激發公眾對檔案的興趣和需求。政府將檔案館作為宣傳國家形象的一個窗口，讓它同博物館、藝術館、圖書館一起成為國內外游人必去的景點，如華盛頓旅游部門將國家檔案館當作一項重要的科學文化設施和參觀景點列入《首都地區旅游指南》，國家檔案館的每期展覽也在《指南》上刊登簡介，吸引游客參觀。進入檔案館，你可在入口處免費獲得印刷精美的檔案館宣傳小冊子（博物館的宣傳冊子還翻譯成各種語言，以方便外國參觀者），該手冊中簡要地介紹了本館的館藏、服務設施、利用方法、開放時間、交通路線等，介紹的方法也頗為新穎，都采用問答式，如自問自答：“本館什么時間建館”、“投資多少”、“誰設計”、“展廳有多高、多大”、“每扇大門有多高、多重”、“門口的雕像代表什么”等，其形式比較吸引人。國家檔案館開放的時間一般是上午10時到晚上9時，冬季到晚上5時半。由于國家二館在華盛頓郊區，一館與二館之間每天有免費定時班車接送，同時從二館到地鐵站也開設免費班車（因為華盛頓地鐵四通八達），這樣給檔案用戶提供了很大的便利。
2、熱情做好檔案館接待服務
美國國家檔案館規定凡年滿14歲的公民（包括外國人，原規定16歲），持有效身份證明即可辦理為期3年的利用證。如果是臨時利用檔案，只要出示身份證，經過簡單的登記，寫明你要查詢的題目之后，便可以入館查詢。14歲以下兒童可由成人帶領進入檔案館。為了確保安全，國家檔案館的入口處設置安檢門，拎包不能帶入，可免費寄存，但是筆記本電腦允許帶入。當你離開檔案館時，也要接受保安檢查，而在館內活動不受到約束。重要場所都裝有旋轉監視探頭。公眾查閱檔案不僅免費，還能享受到檔案館的咨詢服務。當你入館查詢時通常都會受到一位檔案專業人員的專門接待，該人員將成為你暢游“檔海”的“導游”，他會不厭其煩向你介紹館藏、查詢方法、借閱手續、有關規定等，根據你的特殊需要，提供相關的檔案目錄，供你選擇。為了了解電子文件管理的情況，我曾經專門去二館訪問，在入口處向服務臺管理人員說明原由后，她一個電話即請來了一位專業人員，該先生向我這個素不相識的異國人熱情地介紹情況，回答問題，留下聯系方式，還主動向我提供了有關資料，態度十分友好。我寫本文就引用了那次獲得的資料。
3、大力拓展利用檔案的途徑
館內閱讀檔案仍是檔案館最直接的利用檔案方式，服務員將所有利用者需要的檔案放在一部小推車上，然后你推到座位邊閱讀。當天讀不完，你可將小車交給服務員臨時存放，第二天推出來繼續閱覽。利用者可以要求提供檔案復制件。但要適當收取復印費，照片復制每張約30美分，比社會價格略微便宜。
由于美國檔案縮微技術的應用比較普及，因此制作、發售縮微膠卷，也是各檔案館較多地采用的提供檔案方式。在美國，除公務文件可以不受限制地以各種形式發行，私人文件在不侵犯版權的情況下，也可以制作成縮微膠卷提供利用。
美國檔案館有一些檔案編研力量，但不設立專門的檔案編研機構，其大概原因：一是館藏檔案數量大，內容雜，檔案部門沒有能力勝任大量的編研工作。二是美國出書成本很高，可能考慮編研的成本問題。他們認為編研應當由各領域專業人員自己承擔，檔案館主要為他們提供檔案原件。
舉辦展覽會是美國各檔案館一項重要業務。多數檔案館都設有永久性的檔案展覽室，檔案館定期不定期地舉辦各種專題的展覽，內容包括宣傳國家典型的歷史事件和人物、歷史文獻和照片、名人筆記和手跡、名勝建筑圖紙和照片等。為了吸引更多的公眾，他們善于“借花獻佛”，如我們參觀國家檔案館時，該館正在舉辦“珠寶展覽”，招徠了許多游客。
美國公眾喜愛參觀展覽，除了展品吸引人外，互動的參觀形式也是重要原因，如美術博物館可讓您親手制作一件作品帶回家；航空航天博物館可讓你親手觸摸一塊來自月球的石頭，親身坐到航天器中體驗一番；在歷史博物館兒童可以觸摸和使用一件展品的復制件，還可嘗到老式冰淇淋的滋味……。
檔案館與宣傳媒體的關系似乎十分密切，如我們參觀特拉華州檔案館時，當地電視臺即來采訪，當晚播出，這說明檔案館比較善于通過媒體宣傳自己。
特拉華州檔案館還采取“走出去”的形式擴大檔案的影響，他們經常派檔案專家，帶著檔案原件到附近學校去講課，很受學生歡迎。
4、信息化使檔案館服務如虎添翼
美國檔案信息化主要圍繞檢索，我國的檔案系統有各種名稱，什么“計算機輔助管理系統”、“文檔一體化管理系統”等。他們將檔案計算機管理一般統稱為“計算機檢索系統”，其理由是，檔案館應用計算機的主要功能和技術難點都在于檢索。美國將計算機檔案檢索分為兩部分：檔案信息的存入和取出，強調要按照檔案檢索的需要進行檔案信息的存儲。認為，如果存儲數據的質量不高，計算機檢索的質量是無法提高的。為此，各檔案館十分注重檔案著錄標引的質量。他們的著錄項目詳細，著錄內容精細，著錄層次由粗到細分全宗、分全宗、系列、案卷、文件五個層次，著錄格式一般采用《檔案機讀目錄交換格式》規范，有專人化很大的精力進行著錄和校對。
說實在，美國除了國家級檔案館實力雄厚，管理規范外，我們所見到的州檔案館的設施和管理也很一般。他們的計算機檢索相當普及，主要是目錄檢索，只有一小部分重要檔案可以在計算機上閱覽全文，他們紙質檔案數字化的進展似乎并不快。由于美國機讀目錄數據庫普遍采用統一的交換格式（MARC），加上檢索方法和軟件技術成熟，較好地解決了連網檔案信息的共享和互聯問題，他們檢索的查全率和查準率都比較高。美國國家檔案館網站采用的檢索系統，過去是NAIL系統，該系統已經十分成熟，但是現在該系統又被更先進“檔案目錄查詢系統”(Archival Research Catalog，簡稱ARC)所替代。該系統目前已經輸入了928,764立方英尺、471個全宗的檔案目錄，可以查到部分文書、照片、圖紙、地圖等檔案。
為了適應電子文件檢索的需要，美國正在研究開發新的著錄標準“檔案編碼著錄”（Encoded Archives Description，簡稱EAD），它是一項采用SGML或XML語言，描述檔案信息內容特征和邏輯結構的著錄標準。其優點是：有利于解決異構機讀目錄的聯合檢索和數據交換；有利于提高電子文件信息的著錄，特別是內容信息的標引質量；有利于提高標引效率，減輕人工標引勞動，適應檔案計算機和網絡檢索的發展需要；有利于保持檔案信息的自然聯系，為檔案信息的開發利用和廣泛共享創造有利條件并為檔案信息的智能化控制開辟了廣闊前景。目前，EAD已經成為美國國家研究項目，EAD1.0版已經問世，并投入使用，美國檔案界和圖書界的專家正在進一步聯合攻關，積極發展EAD技術。
美國檔案網站主要是公布檔案業務法規性文件，宣傳檔案館館藏，介紹檔案館服務指南，提供網上檔案展覽、現行文件閱覽窗口、檔案利用預約登記、公眾檔案利用服務等。
（張大偉）
一、健全的檔案機構設施和豐富的檔案館藏資源為檔案利用創造了優越的條件
美國于1776年7月4日建國，至今只有二百多年歷史，從時間上說，她的文明積累無法與其他文明古國相比。然而可能正因為歷史短暫，美國人似乎特別珍惜自己的過去，十分重視檔案的收集、保管和利用，加上美國物質基礎雄厚，由此為檔案工作創造了相當優越的條件。在美國到處都可以看到博物館、紀念館。檔案館雖沒有博物館多，但也是一個十分龐大的體系。美國實行中央和地方分權的聯邦制，聯邦政府下屬50個州，州下設市或鎮，被稱為“地方政府”。雖然各州有獨立的法律和機構體系，中央無權干涉下級政府的檔案工作，然而，從中央到地方的各級政府都設有檔案機構或檔案館，許多企業也設檔案館或檔案室，因此，他們的檔案和檔案工作實行的是分級集中統一管理。
成立于1934年的“美國國家檔案和文件局”（簡稱NARA，1985年以后改稱署）是聯邦政府下屬獨立機構，既負責指導、監督、規范聯邦政府公文處理及文件的匯編工作；又對聯邦政府的檔案實行集中統一管理，管理分布于全國17個州的15個文件中心、13個地區分館、12個總統圖書館。
美國國家檔案館分“一館”和“二館”。一館建成于1937年，位于華盛頓白宮和國會大廈之間的賓州大道上，優越的地理位置和莊重的建筑設計既體現了它顯赫的地位，也給公眾的參觀訪問帶來了便利。該館約有400余名工作人員，主要保存上億頁歷史檔案文件材料，其中包括1100多萬張地圖、圖表及航空拍攝的照片、1200多萬張照片檔案、118000多部電影膠卷（最早有1897年麥金利總統的就職演說）、約20萬盤錄像和錄音帶（其中有德國紐倫堡戰犯審判的錄音）、2萬多套縮微資料以及28.5萬多件人工制品和實物檔案。這些檔案數量龐大，形式豐富，形成時間跨越美國建國以來的各個歷史時期，內容涉及美國政治、經濟、軍事、文化及民俗民生（如家譜檔案、地產檔案等），其價值之珍貴確實令人驚嘆。其中最珍貴的的是用羽毛筆寫在羊皮紙上的“自由憲章”，即《獨立宣言》、《美國憲法》、《人權法案》。為了這三件寶，一館專門設立了展覽大廳，將它們分別密封在充氮氣的玻璃盒中，每天僅開放參觀3個小時，參觀時陳列柜兩旁有衛士站崗。我在一館參觀時目睹了字跡清晰的華盛頓總統日記；保存完好的二戰期間街頭宣傳畫、電影海報，各種重大戰役的照片、音像資料；珍珠港遭受日本襲擊時發回美國的第一份電報；從人造衛星上拍攝的地球遙感照片等。我感到，該館最吸引公眾的藏品不是政府的文件，而是那些大量反映重大事件、重要人物、民族風俗文化的非公文、非紙質、生動鮮活的歷史記錄，這是美國檔案的重要特色和魅力所在。
由于一館的檔案“庫滿為患”，1988年9月，由里根總統審批立項，建造了美國第二國家檔案館。該館于1989年10月開工，總統里根親自為之奠基，1993年10月基本竣工，1996年11月完成檔案搬遷任務。“二館”位于華盛頓馬里蘭州大學公園城內，占地13.4公頃，建筑面積約17萬平方米，建筑高6層，檔案庫房面積6萬多平方米，全部采用電動密集架，存放架位長度達836公里，堆存能力5.6萬立方米。該館設計上突顯了用戶服務設施：閱覽室總面積達5597平方米，可同時容納390名查閱者，其中二至六樓都設有寬敞的檔案閱覽室，二樓紙質文件閱覽室面積最大，有2051平方米；三樓為制圖、建筑檔案及圖書閱覽室；四樓是多媒體檔案和縮微檔案閱覽室；五樓是照片檔案閱覽室；六樓是電子文件閱覽室和保密檔案閱覽室，該室在所有閱覽室中面積最小，僅94平方米，占全部閱覽室面積的1.6%，由此也可見，該館不開放的檔案僅占很小的比例。此外館內還設有603平方米禮堂、762平方米教室、255平方米健身房、1300平方米有300個座位的自助餐廳、可停763輛車輛的三層停車場，以及可容納50名兒童的托兒所，一樓門廳還設有367個帶鎖的包裹存放箱，館內外均有舒適的休閑場所，服務設施可謂一應俱全。
二館館藏現行檔案，現藏有聯邦政府檔案5億件，內容有關外交、商業、勞工、能源、交通、財政、社會問題等，還有部分總統的行政檔案、第二次世界大戰的軍事檔案等；非紙質檔案有電影片、人物和軍事照片、錄音帶、地圖、建筑物藝術圖、空中攝影及大量電子文件檔案。二館現有工作人員800名，其中200名是輔助工。無論從建筑設施還是館藏的規模上，該館都可算得上目前世界上最大的檔案館。
由于歷史原因，美國檔案館與圖書館、博物館之間的收藏界限似乎有點模糊。如所謂的總統圖書館主要是保存總統的圖書、手稿、簽署的文件和文物，實際是美國總統辦公室的專門檔案館。自羅斯福總統以來美國共建造了12個總統圖書館，每屆總統都由其本人在離任前指定地點建造，一般建立在該總統的家鄉。
如位于華盛頓的史密森尼博物院也保存相當數量的檔案。該院下屬16個博物館，共收藏1億4千件展品。其中9個博物館位于華盛頓市中心，如美國歷史博物館、航空航天博物館、藝術工業博物館等。每個館圍繞一個專題收藏，如郵政博物館展出1千多萬件珍貴郵票、郵政史發展錄象、郵政馬車、鐵路郵車的復制品，還展出三架真的郵政飛機，各展館豐富的展品足以讓您大飽眼福。這些博物館除藏實物還收藏檔案，如航空航天博物館中保存大量航空航天器的圖紙、照片、錄像、文字材料，有點相當于我國的科技檔案。
又如國會圖書館。該館除保存圖書外,還保存大量國會形成的文獻、手稿、名人家譜及實物檔案，如林肯總統被刺遇害那天所有隨身用品都在該館陳列展出，它相當于我國所謂的“實物檔案”，十分引人注目。
值得一提的還有文件中心。美國文件中心最早建于二戰期間，是政府文件向檔案館移交前的中間存放場所，又名“中間檔案館”。這里保存的文件或因在機關的保存期未滿，或因價值未經鑒定既不能銷毀又不能移交進館。文件進中心后，所有權仍屬原機關，其他機關若要利用，須征得原機關的同意。文件在中心保存從幾個月到幾十年不等。一旦移交檔案館，所有權屬檔案館。這些文件中心規模很大，但設施簡陋。我們參觀的一個文件中心是簡易的鐵皮大倉庫，沒有空調、去濕機，夏天靠大鼓風機降溫，然而那里的計算機管理卻十分先進，所有文件不管經過或沒有經過整理，其目錄都輸入了計算機，查詢快捷。文件中心的文件鑒定有專人負責，經過鑒定后，一般只有3%進檔案館。檔案一旦進館，即受到重點保護，被形象地比喻為“上天堂”。其余文件一概銷毀，被比喻為“下地獄”。由此可見，美國檔案管理完全是突出重點，真正將錢化在刀口上。
二、公民的檔案意識和檔案部門的服務理念是開展檔案利用的強大動力
美國于1966年頒布《信息自由法》，從60年代到90年代美國政府先后六次發布《美國公民運用〈信息自由法〉指南》作為該法的實施細則。該法明確“民眾對政府體系動作的參與和分享”，規定政府各部門有義務向民眾提供盡可能多的信息，及時公布記錄政府活動的檔案。《信息自由法》對美國檔案事業發展、檔案信息的利用起了重大的影響。美國政府設立的公共檔案館對開放檔案都非常積極，利用限制少，解密時間短，但是涉及國防、外交、國家安全和個人隱私的文件開放期還是從嚴控制。美國各檔案館往往有90%以上的檔案對公眾全方位開放。由于美國進入檔案館的檔案只有文件的3%～5%，而且每份文件都有具體的解密日期，這使得檔案開放可以有條不紊地進行，無須再做開放鑒定。
1993年10月，克林頓總統要求官員們對《信息自由法案》的重要性給以“充分的注意”。他解釋道:“《信息自由法案》是建立在一個根本的原則上，即對于民主過程說來，占有執政信息的公眾是它的基礎。美國人民對自己政府了解得越多，他們也就越容易接受政府的領導，否則，政府將非常被動。”《信息自由法》在美國深入人心，在美國公眾的眼中，檔案是國家財產的一部分，因而也就意味著它屬于全體公民，公民可以無條件地加以利用，盡可能地了解關于政府活動的信息，以便于幫助政府或維護自身的權益。在美國的外國人與當地公民享受同等的利用檔案的權利，不管你是本國人還是外國人，只要有自己的身份證，辦理簡單的手續后便可以走進任何一個公共檔案館、總統圖書館，在寬敞的閱覽室中享用檔案。
美國是世界上文化事業發達的國家，美國人的整體文化素質比較高，因此他們的檔案利用意識也很強。許多美國人認為，檔案只有在廣泛的利用中才能顯示出價值。他們利用檔案的目的除了學術研究、學生教育、家譜查考等以外，更多的是休閑，我曾目睹在節假日里許多父母帶著小孩舉家參觀博物館、檔案館。美國博物館、檔案館在節假日一般都開放。美國國家檔案一館的參觀人數每年達100多萬人次，來自世界各地的參觀者天天在參觀廳門口排起長隊。國家檔案二館寬敞的閱覽室里閱檔者人氣也很旺盛，據說到暑假里，閱覽室坐滿利用檔案的學生。
美國檔案利用工作突出，除了資源條件優越外，檔案工作者的服務意識強也是重要因素。我們在參觀檔案館時曾經聽到他們這樣說：“我們檔案館用的是納稅人的錢，應當為納稅人服務”；“歷史是人類的戲劇，它不是少數人上演的，檔案是歷史的記錄，它應當為多數人服務”；“政府是我們的老板，老板給錢要看我們的檔案利用效果，我們的經費來源是和檔案服務工作相聯系的，因此必須要做好檔案服務”……這些話語無不透露出樸素的責任心，也反映出他們做檔案工作的壓力并不輕。我們了解到，美國檔案館經費主要來自政府投資，同時社會捐助也十分踴躍，因為政府規定對檔案館的捐贈可抵稅。但是不管政府投資還是社會捐助，都是與該檔案館的社會影響成正比，也就是說檔案利用率越高的檔案館，所得資金就越多，這就是他們千方百計做好檔案利用工作的動力機制。為此各館普遍重視檔案宣傳，以擴大自己的影響力。美國的檔案機構提供利用檔案的原則是“Do what you need”，這里的“you”是指利用檔案的公眾，即“公眾需要什么，我們就收集什么，提供什么”，可謂“按需服務”。他們希望越來越多的人來利用檔案，并認為檔案應當體現“民有、民治、民用”（management of thepeople,bythe people andfor the people）。他們是這樣說的，也是這樣做的。美國檔案工作給人的印象是緊緊繞著“服務”有條不紊地展開，不注重形式，但注重效果，條條框框少，務實的方法措施卻比較多。
三、完善、先進的檔案服務系統創造一流的服務水平
1、積極主動地向社會公眾宣傳館藏檔案
馬里蘭大學檔案館館長說：“檔案館要主動地推銷自己”。這種觀念在美國檔案界很有代表性。美國各檔案館都通過各種途徑向社會散發檔案檢索工具、館藏介紹、參考資料、宣傳材料服務指南、參觀的方法，舉辦各種學術講演會、討論會，發表檔案研究的論文，舉辦各種檔案展覽等，千方百計使公眾了解檔案的作用和館藏內容，激發公眾對檔案的興趣和需求。政府將檔案館作為宣傳國家形象的一個窗口，讓它同博物館、藝術館、圖書館一起成為國內外游人必去的景點，如華盛頓旅游部門將國家檔案館當作一項重要的科學文化設施和參觀景點列入《首都地區旅游指南》，國家檔案館的每期展覽也在《指南》上刊登簡介，吸引游客參觀。進入檔案館，你可在入口處免費獲得印刷精美的檔案館宣傳小冊子（博物館的宣傳冊子還翻譯成各種語言，以方便外國參觀者），該手冊中簡要地介紹了本館的館藏、服務設施、利用方法、開放時間、交通路線等，介紹的方法也頗為新穎，都采用問答式，如自問自答：“本館什么時間建館”、“投資多少”、“誰設計”、“展廳有多高、多大”、“每扇大門有多高、多重”、“門口的雕像代表什么”等，其形式比較吸引人。國家檔案館開放的時間一般是上午10時到晚上9時，冬季到晚上5時半。由于國家二館在華盛頓郊區，一館與二館之間每天有免費定時班車接送，同時從二館到地鐵站也開設免費班車（因為華盛頓地鐵四通八達），這樣給檔案用戶提供了很大的便利。
2、熱情做好檔案館接待服務
美國國家檔案館規定凡年滿14歲的公民（包括外國人，原規定16歲），持有效身份證明即可辦理為期3年的利用證。如果是臨時利用檔案，只要出示身份證，經過簡單的登記，寫明你要查詢的題目之后，便可以入館查詢。14歲以下兒童可由成人帶領進入檔案館。為了確保安全，國家檔案館的入口處設置安檢門，拎包不能帶入，可免費寄存，但是筆記本電腦允許帶入。當你離開檔案館時，也要接受保安檢查，而在館內活動不受到約束。重要場所都裝有旋轉監視探頭。公眾查閱檔案不僅免費，還能享受到檔案館的咨詢服務。當你入館查詢時通常都會受到一位檔案專業人員的專門接待，該人員將成為你暢游“檔海”的“導游”，他會不厭其煩向你介紹館藏、查詢方法、借閱手續、有關規定等，根據你的特殊需要，提供相關的檔案目錄，供你選擇。為了了解電子文件管理的情況，我曾經專門去二館訪問，在入口處向服務臺管理人員說明原由后，她一個電話即請來了一位專業人員，該先生向我這個素不相識的異國人熱情地介紹情況，回答問題，留下聯系方式，還主動向我提供了有關資料，態度十分友好。我寫本文就引用了那次獲得的資料。
3、大力拓展利用檔案的途徑
館內閱讀檔案仍是檔案館最直接的利用檔案方式，服務員將所有利用者需要的檔案放在一部小推車上，然后你推到座位邊閱讀。當天讀不完，你可將小車交給服務員臨時存放，第二天推出來繼續閱覽。利用者可以要求提供檔案復制件。但要適當收取復印費，照片復制每張約30美分，比社會價格略微便宜。
由于美國檔案縮微技術的應用比較普及，因此制作、發售縮微膠卷，也是各檔案館較多地采用的提供檔案方式。在美國，除公務文件可以不受限制地以各種形式發行，私人文件在不侵犯版權的情況下，也可以制作成縮微膠卷提供利用。
美國檔案館有一些檔案編研力量，但不設立專門的檔案編研機構，其大概原因：一是館藏檔案數量大，內容雜，檔案部門沒有能力勝任大量的編研工作。二是美國出書成本很高，可能考慮編研的成本問題。他們認為編研應當由各領域專業人員自己承擔，檔案館主要為他們提供檔案原件。
舉辦展覽會是美國各檔案館一項重要業務。多數檔案館都設有永久性的檔案展覽室，檔案館定期不定期地舉辦各種專題的展覽，內容包括宣傳國家典型的歷史事件和人物、歷史文獻和照片、名人筆記和手跡、名勝建筑圖紙和照片等。為了吸引更多的公眾，他們善于“借花獻佛”，如我們參觀國家檔案館時，該館正在舉辦“珠寶展覽”，招徠了許多游客。
美國公眾喜愛參觀展覽，除了展品吸引人外，互動的參觀形式也是重要原因，如美術博物館可讓您親手制作一件作品帶回家；航空航天博物館可讓你親手觸摸一塊來自月球的石頭，親身坐到航天器中體驗一番；在歷史博物館兒童可以觸摸和使用一件展品的復制件，還可嘗到老式冰淇淋的滋味……。
檔案館與宣傳媒體的關系似乎十分密切，如我們參觀特拉華州檔案館時，當地電視臺即來采訪，當晚播出，這說明檔案館比較善于通過媒體宣傳自己。
特拉華州檔案館還采取“走出去”的形式擴大檔案的影響，他們經常派檔案專家，帶著檔案原件到附近學校去講課，很受學生歡迎。
4、信息化使檔案館服務如虎添翼
美國檔案信息化主要圍繞檢索，我國的檔案系統有各種名稱，什么“計算機輔助管理系統”、“文檔一體化管理系統”等。他們將檔案計算機管理一般統稱為“計算機檢索系統”，其理由是，檔案館應用計算機的主要功能和技術難點都在于檢索。美國將計算機檔案檢索分為兩部分：檔案信息的存入和取出，強調要按照檔案檢索的需要進行檔案信息的存儲。認為，如果存儲數據的質量不高，計算機檢索的質量是無法提高的。為此，各檔案館十分注重檔案著錄標引的質量。他們的著錄項目詳細，著錄內容精細，著錄層次由粗到細分全宗、分全宗、系列、案卷、文件五個層次，著錄格式一般采用《檔案機讀目錄交換格式》規范，有專人化很大的精力進行著錄和校對。
說實在，美國除了國家級檔案館實力雄厚，管理規范外，我們所見到的州檔案館的設施和管理也很一般。他們的計算機檢索相當普及，主要是目錄檢索，只有一小部分重要檔案可以在計算機上閱覽全文，他們紙質檔案數字化的進展似乎并不快。由于美國機讀目錄數據庫普遍采用統一的交換格式（MARC），加上檢索方法和軟件技術成熟，較好地解決了連網檔案信息的共享和互聯問題，他們檢索的查全率和查準率都比較高。美國國家檔案館網站采用的檢索系統，過去是NAIL系統，該系統已經十分成熟，但是現在該系統又被更先進“檔案目錄查詢系統”(Archival Research Catalog，簡稱ARC)所替代。該系統目前已經輸入了928,764立方英尺、471個全宗的檔案目錄，可以查到部分文書、照片、圖紙、地圖等檔案。
為了適應電子文件檢索的需要，美國正在研究開發新的著錄標準“檔案編碼著錄”（Encoded Archives Description，簡稱EAD），它是一項采用SGML或XML語言，描述檔案信息內容特征和邏輯結構的著錄標準。其優點是：有利于解決異構機讀目錄的聯合檢索和數據交換；有利于提高電子文件信息的著錄，特別是內容信息的標引質量；有利于提高標引效率，減輕人工標引勞動，適應檔案計算機和網絡檢索的發展需要；有利于保持檔案信息的自然聯系，為檔案信息的開發利用和廣泛共享創造有利條件并為檔案信息的智能化控制開辟了廣闊前景。目前，EAD已經成為美國國家研究項目，EAD1.0版已經問世，并投入使用，美國檔案界和圖書界的專家正在進一步聯合攻關，積極發展EAD技術。
美國檔案網站主要是公布檔案業務法規性文件，宣傳檔案館館藏，介紹檔案館服務指南，提供網上檔案展覽、現行文件閱覽窗口、檔案利用預約登記、公眾檔案利用服務等。
（張大偉）
