南京解放軍國際關系學院干部處 化偉
保守國家機密是每個公民應盡的義務，更是每個檔案管理人員的神圣職責。但在日常工作中，檔案管理人員受傳統保密觀念影響,往往過分重視檔案的保密，而輕視或忽略了檔案的使用，從而使檔案管理工作普遍存在著“重保輕用”的現象。這種檔案資源的利用不足，無疑也是我們檔案工作的一個缺憾，由此而產生的一些弊端也值得我們作認真的反思。
概括地說，“重保輕用”的管理模式所產生的弊端主要有：檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣，造成檔案資料的嚴重浪費；相關人員不能及時全面地了解情況，無形中少了一個利用檔案、深入工作的途徑；檔案管理人員的自身管理價值難以得到體現，工作缺少認可；造成檔案資料的積壓，人為增加庫房管理的難度和工作量，等等。上述弊端告訴我們，改變傳統的觀念，在嚴格做好保密工作的同時，正確處理檔案資料保和用的問題，從而使檔案資料得到合理使用，顯得勢在必行。
（一）解放思想，正確理解保與用的關系
應該說，出于保守秘密的需要，對機密檔案加強管理，嚴格遵守保密規定，防止被敵特分子或不良用心的人們所盜取和利用，以免對國家或集體造成損失，是理所當然的。但我們必須還要明白，所謂保密，即是有時間、地點、范圍限制的意思。保密檔案在需要被保護的同時，同樣需要在一定時間、地點、范圍限制內完成被利用的價值。檔案材料的目的之一是為了利用，“保而不用”不僅會失去保的意義，更會失去檔案的存在價值。
所以，正確理解二者的關系顯得非常重要。我們檔案工作者既要樹立牢固的保密觀念，也要樹立熱心服務社會的思想。對檔案工作來說，保密的問題十分重要，任何時候都不可松懈或麻痹。在做好防奸保密的基礎上，我們還要把握好保和用的關系，使檔案資料在一定時間、地點、范圍限制內合理地發揮自身價值，使檔案資源得到充分利用。這里所謂的利用，是指在保密基礎上的利用。無限制的利用一定會給黨和國家的安全和利益造成危害。如果缺乏保密觀念，對涉密檔案無視其秘密性，無限地擴大開放利用范圍，是錯誤和危險的，勢必會給黨和國家的利益造成損害。同樣的，一成不變地看待檔案的秘密性，無視其秘密性的時效和范圍，也是不對的，除了會增加檔案工作的負擔外，也失去了檔案存在的價值。因此，在做好嚴格細致的保密工作的同時，注意做好檔案開放工作，使檔案的價值真正為相關部門所合理利用，顯得很有必要。
為了使檔案資料得到充分合理的利用，首先要認真做好檔案的開放工作。開放檔案并不意味著要放棄保護國家秘密，而是在嚴格執行有關保密法規的基礎上，有序地正確地執行開放檔案的政策。做好這項工作，既需要檔案工作人員對保密法及相關制度規定非常熟悉，更需要相關人員都能嚴格執行有關的保密法規，做好對開放檔案的審查、調密解密及相關配套工作，以保證檔案開放合理有序的進行。
（二）嚴格把關，認真做好開放檔案的審查工作
審查工作是檔案開放前的一個重要環節，其主要任務是根據相關規定，科學而準確地區分、判定檔案的開放與控制使用范圍。這是開放檔案前最重要，也是第一步的工作。
這項工作可以分三步進行：一是初審，即檔案工作人員根據標準，對開放期限內的檔案逐件進行審查，初步判定開放與控制使用范圍。二是中審，即由具有較高政策水平和業務能力的同志，重點審查初審中沒能判定開放與控制使用的部分檔案，以確定其取舍。三是終審，即由有關領導，根據初審和中審的情況，權衡利弊，進行綜合分析、審查，最終決定與批準檔案的開放與否。
其中，檔案工作人員合理的鑒別工作,顯得尤為重要。檔案工作者應當具有高度的責任心，認真做好檔案的保管期限與保密期限的區分工作。我們確定保管期限的原則是，正確分析和鑒別檔案內容的現實作用和歷史作用，根據本機關工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要，全面確定檔案的保存價值，準確地判定檔案的保管期限。保密期限則表示該國家秘密事項在其確定的期限內，受國家有關保密法律、法規的保護，具有產生法律效力的時限。國家秘密事項在一定時間內，如被泄露，將會對國家安全和利益造成危害。《國家秘密保密期限的規定》對不同密級的保密期限有著嚴格的規定：除有特殊規定外，絕密級事項不超過30年，機密級事項不超過20年，秘密級事項不超過10年。保密期限在一年及一年以上的以年計，在一年以內的以月計。這里所說的“特殊規定”是指制定保密范圍的中央、國家機關可以規定有關保密范圍中某類事項的保密期限為“長期”。凡規定為“長期”的秘密事項，在授權機關解密前，其他機關、單位應當對其采取長期保密措施，不得擅自決定解密和隨意對外提供。
（三）科學管理，做好檔案的解密工作
在作好檔案的審查工作之后，就可以決定檔案的解密與否。對檔案資料進行認真科學的劃密解密工作，也是做好檔案開放的非常重要的一個步驟。保密檔案是有等級的。其劃分等級，根據《保密法》的相關規定，可劃分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。確定檔案的密級，就是為了讓檔案工作人員根據不同的密級采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。但是，秘密不是一成不變的，一旦秘密保管期限屆滿，檔案便失去了它的保密價值。對于這些檔案，我們便不能再按原有的密級進行管理。這就是檔案保密的時效性。向社會開放的檔案，必須是到了規定時限的檔案。
劃密解密應當遵循保密法的有關規定，即“國家秘密事項在保密期限內不需要繼續保密的，原確定密級和保密期限的機關、單位或者其上級機關應當及時解密。”可見，解密是由原確定密級的機關、單位或其上級機關進行的。檔案在保管過程中，其密級不是一成不變的，而是隨著時間的推移和文件貫徹的情況變化的。
密級調整的基本變化是升密、降密、解密。其中，升密是極少數的情況。大多數的，或者總的趨勢是降密，直至解密。其變化原因有三：一是保密范圍的變化；二是密級文件作用的變化；三是保密時限的變化。正是這些變化，使得密級文件大都需要按照《保密法》和自行解密的要求，合理進行解密和重新劃控的工作。我們必須嚴格依據檔案涉密內容的變化，合理掌握劃密的標準，科學確定密級和解除密級，嚴防密級偏高或偏低，密期偏長或偏短。
（四）認真籌備，做好檔案開放前的相關基礎工作
開放檔案是一件非常嚴肅和慎重的事情，除了需要檔案管理者投入高度的責任心之外，還需要做好檔案開放的相關基礎工作，如制度建設、隊伍建設、設施建設等，以確保萬無一失。
首先是制度建設。為了適應涉密檔案調密工作的需要，保證檔案開放工作的順利執行，檔案使用與保管的規章制度中原有的一些如閱覽制度、外借制度、復制制度等，都需要認真嚴格地貫徹執行。除此之外，還應建立以下三項制度：其一，建立劃定密期制度，以保證秘密文件秘密期滿能夠自行解密；其二，建立調密通知單制度，對保密期間提前解密或發生升降變化的密級文件，要下發通知單告知檔案館（室），以便銜接工作，及時掌握，適時變動；其三，建立涉密檔案接收標準制度，以進一步加強涉密檔案的規范化建設。
其次是隊伍建設。擔負利用服務工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負有直接責任，必須具備較高的素質。開放檔案對檔案管理人員，無疑提出了更高的要求，更需要檔案管理人員有著很強的綜合素質和政治責任心，要有高度的全心全意為人民服務的精神，無限熱愛檔案事業。此外，還要求檔案管理人員具備必須的專業知識，熟悉所保管的檔案內容，熟悉檔案法規之外，還要具有較高的文化素質，能及時總結和分析檔案工作中的經驗與問題，從中掌握利用工作的規律。檔案管理人員還要有謙虛好學的精神，能及時處理檔案開放、利用中出現的新問題。比如，新出現的大量的電子檔案，就對檔案管理人員的能力等提出了更高的要求。如果檔案管理人員懶惰、保守，缺少鉆勁，就會在新情況面前束手無策。
再次是監督措施。在開放檔案、使用檔案的過程中，要根據不同利用對象的不同目的，掌握其心理和思想動機，加強重點監護。有條件的檔案館室還可以安裝攝像監視器。對某些為獲取憑證而來館室查閱檔案的利用者，要嚴格防止偷撕或涂改檔案。做好利用監督，還要做到四勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動機；二是眼勤，勤觀察動態，置每個利用者于視覺之中；三是腦勤，勤分析利用者使用檔案的情況和利用效果，以及時作出改進措施；四是手勤，勤檢查被利用的案卷，發現問題及時查處，并在利用登記簿上備注說明。對于損毀檔案較為嚴重的違法行為，應及時報告有關領導，以便及時查處，挽回損失。
最后還要重點加強高密級檔案的管理。為做好調密工作，必須杜絕密和非密文件、高密級和一般密級文件混合組卷、混合保管、混合提供，以免造成擴散機密的漏洞。同時還要提高開放檔案案卷的內在質量，做到分類科學、組卷合理、編目清楚、排列系統的要求。還要建立健全檔號，編制檢索工具，以適應開放后檢索與管理的要求，使開放檔案的檢索工具逐步形成以骨干性檢索工具為主，以基礎性檢索工具為輔，以敘述性檢索工具為必要補充的檢索工具體系，從而實現檢索途徑的多元化。最后還要準備好副本，對珍貴的重要的檔案，應采取抄錄、復印、照相等形式進行復制，搞好檔案副本。
總之，檔案的保密管理和利用問題是一個現實工作中經常遇到的非常實際的問題，必須要認真嚴肅的對待。我們認為，做好檔案保密、維護檔案安全，始終是第一位的。而在此基礎之上，科學管理，及時解密，使檔案資料能夠真正對現實工作起到基本保障作用，也是非常必要的。解決這個問題，既需要我們檔案工作人員熟悉有關規定，照章辦事，也需要大家都積極的開動腦筋，及時應對新情況，解決新問題，當然也需要領導機關和各個相關部門以及檔案利用人員的大力支持、充分理解和積極配合。
保守國家機密是每個公民應盡的義務，更是每個檔案管理人員的神圣職責。但在日常工作中，檔案管理人員受傳統保密觀念影響,往往過分重視檔案的保密，而輕視或忽略了檔案的使用，從而使檔案管理工作普遍存在著“重保輕用”的現象。這種檔案資源的利用不足，無疑也是我們檔案工作的一個缺憾，由此而產生的一些弊端也值得我們作認真的反思。
概括地說，“重保輕用”的管理模式所產生的弊端主要有：檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣，造成檔案資料的嚴重浪費；相關人員不能及時全面地了解情況，無形中少了一個利用檔案、深入工作的途徑；檔案管理人員的自身管理價值難以得到體現，工作缺少認可；造成檔案資料的積壓，人為增加庫房管理的難度和工作量，等等。上述弊端告訴我們，改變傳統的觀念，在嚴格做好保密工作的同時，正確處理檔案資料保和用的問題，從而使檔案資料得到合理使用，顯得勢在必行。
（一）解放思想，正確理解保與用的關系
應該說，出于保守秘密的需要，對機密檔案加強管理，嚴格遵守保密規定，防止被敵特分子或不良用心的人們所盜取和利用，以免對國家或集體造成損失，是理所當然的。但我們必須還要明白，所謂保密，即是有時間、地點、范圍限制的意思。保密檔案在需要被保護的同時，同樣需要在一定時間、地點、范圍限制內完成被利用的價值。檔案材料的目的之一是為了利用，“保而不用”不僅會失去保的意義，更會失去檔案的存在價值。
所以，正確理解二者的關系顯得非常重要。我們檔案工作者既要樹立牢固的保密觀念，也要樹立熱心服務社會的思想。對檔案工作來說，保密的問題十分重要，任何時候都不可松懈或麻痹。在做好防奸保密的基礎上，我們還要把握好保和用的關系，使檔案資料在一定時間、地點、范圍限制內合理地發揮自身價值，使檔案資源得到充分利用。這里所謂的利用，是指在保密基礎上的利用。無限制的利用一定會給黨和國家的安全和利益造成危害。如果缺乏保密觀念，對涉密檔案無視其秘密性，無限地擴大開放利用范圍，是錯誤和危險的，勢必會給黨和國家的利益造成損害。同樣的，一成不變地看待檔案的秘密性，無視其秘密性的時效和范圍，也是不對的，除了會增加檔案工作的負擔外，也失去了檔案存在的價值。因此，在做好嚴格細致的保密工作的同時，注意做好檔案開放工作，使檔案的價值真正為相關部門所合理利用，顯得很有必要。
為了使檔案資料得到充分合理的利用，首先要認真做好檔案的開放工作。開放檔案并不意味著要放棄保護國家秘密，而是在嚴格執行有關保密法規的基礎上，有序地正確地執行開放檔案的政策。做好這項工作，既需要檔案工作人員對保密法及相關制度規定非常熟悉，更需要相關人員都能嚴格執行有關的保密法規，做好對開放檔案的審查、調密解密及相關配套工作，以保證檔案開放合理有序的進行。
（二）嚴格把關，認真做好開放檔案的審查工作
審查工作是檔案開放前的一個重要環節，其主要任務是根據相關規定，科學而準確地區分、判定檔案的開放與控制使用范圍。這是開放檔案前最重要，也是第一步的工作。
這項工作可以分三步進行：一是初審，即檔案工作人員根據標準，對開放期限內的檔案逐件進行審查，初步判定開放與控制使用范圍。二是中審，即由具有較高政策水平和業務能力的同志，重點審查初審中沒能判定開放與控制使用的部分檔案，以確定其取舍。三是終審，即由有關領導，根據初審和中審的情況，權衡利弊，進行綜合分析、審查，最終決定與批準檔案的開放與否。
其中，檔案工作人員合理的鑒別工作,顯得尤為重要。檔案工作者應當具有高度的責任心，認真做好檔案的保管期限與保密期限的區分工作。我們確定保管期限的原則是，正確分析和鑒別檔案內容的現實作用和歷史作用，根據本機關工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要，全面確定檔案的保存價值，準確地判定檔案的保管期限。保密期限則表示該國家秘密事項在其確定的期限內，受國家有關保密法律、法規的保護，具有產生法律效力的時限。國家秘密事項在一定時間內，如被泄露，將會對國家安全和利益造成危害。《國家秘密保密期限的規定》對不同密級的保密期限有著嚴格的規定：除有特殊規定外，絕密級事項不超過30年，機密級事項不超過20年，秘密級事項不超過10年。保密期限在一年及一年以上的以年計，在一年以內的以月計。這里所說的“特殊規定”是指制定保密范圍的中央、國家機關可以規定有關保密范圍中某類事項的保密期限為“長期”。凡規定為“長期”的秘密事項，在授權機關解密前，其他機關、單位應當對其采取長期保密措施，不得擅自決定解密和隨意對外提供。
（三）科學管理，做好檔案的解密工作
在作好檔案的審查工作之后，就可以決定檔案的解密與否。對檔案資料進行認真科學的劃密解密工作，也是做好檔案開放的非常重要的一個步驟。保密檔案是有等級的。其劃分等級，根據《保密法》的相關規定，可劃分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。確定檔案的密級，就是為了讓檔案工作人員根據不同的密級采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。但是，秘密不是一成不變的，一旦秘密保管期限屆滿，檔案便失去了它的保密價值。對于這些檔案，我們便不能再按原有的密級進行管理。這就是檔案保密的時效性。向社會開放的檔案，必須是到了規定時限的檔案。
劃密解密應當遵循保密法的有關規定，即“國家秘密事項在保密期限內不需要繼續保密的，原確定密級和保密期限的機關、單位或者其上級機關應當及時解密。”可見，解密是由原確定密級的機關、單位或其上級機關進行的。檔案在保管過程中，其密級不是一成不變的，而是隨著時間的推移和文件貫徹的情況變化的。
密級調整的基本變化是升密、降密、解密。其中，升密是極少數的情況。大多數的，或者總的趨勢是降密，直至解密。其變化原因有三：一是保密范圍的變化；二是密級文件作用的變化；三是保密時限的變化。正是這些變化，使得密級文件大都需要按照《保密法》和自行解密的要求，合理進行解密和重新劃控的工作。我們必須嚴格依據檔案涉密內容的變化，合理掌握劃密的標準，科學確定密級和解除密級，嚴防密級偏高或偏低，密期偏長或偏短。
（四）認真籌備，做好檔案開放前的相關基礎工作
開放檔案是一件非常嚴肅和慎重的事情，除了需要檔案管理者投入高度的責任心之外，還需要做好檔案開放的相關基礎工作，如制度建設、隊伍建設、設施建設等，以確保萬無一失。
首先是制度建設。為了適應涉密檔案調密工作的需要，保證檔案開放工作的順利執行，檔案使用與保管的規章制度中原有的一些如閱覽制度、外借制度、復制制度等，都需要認真嚴格地貫徹執行。除此之外，還應建立以下三項制度：其一，建立劃定密期制度，以保證秘密文件秘密期滿能夠自行解密；其二，建立調密通知單制度，對保密期間提前解密或發生升降變化的密級文件，要下發通知單告知檔案館（室），以便銜接工作，及時掌握，適時變動；其三，建立涉密檔案接收標準制度，以進一步加強涉密檔案的規范化建設。
其次是隊伍建設。擔負利用服務工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負有直接責任，必須具備較高的素質。開放檔案對檔案管理人員，無疑提出了更高的要求，更需要檔案管理人員有著很強的綜合素質和政治責任心，要有高度的全心全意為人民服務的精神，無限熱愛檔案事業。此外，還要求檔案管理人員具備必須的專業知識，熟悉所保管的檔案內容，熟悉檔案法規之外，還要具有較高的文化素質，能及時總結和分析檔案工作中的經驗與問題，從中掌握利用工作的規律。檔案管理人員還要有謙虛好學的精神，能及時處理檔案開放、利用中出現的新問題。比如，新出現的大量的電子檔案，就對檔案管理人員的能力等提出了更高的要求。如果檔案管理人員懶惰、保守，缺少鉆勁，就會在新情況面前束手無策。
再次是監督措施。在開放檔案、使用檔案的過程中，要根據不同利用對象的不同目的，掌握其心理和思想動機，加強重點監護。有條件的檔案館室還可以安裝攝像監視器。對某些為獲取憑證而來館室查閱檔案的利用者，要嚴格防止偷撕或涂改檔案。做好利用監督，還要做到四勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動機；二是眼勤，勤觀察動態，置每個利用者于視覺之中；三是腦勤，勤分析利用者使用檔案的情況和利用效果，以及時作出改進措施；四是手勤，勤檢查被利用的案卷，發現問題及時查處，并在利用登記簿上備注說明。對于損毀檔案較為嚴重的違法行為，應及時報告有關領導，以便及時查處，挽回損失。
最后還要重點加強高密級檔案的管理。為做好調密工作，必須杜絕密和非密文件、高密級和一般密級文件混合組卷、混合保管、混合提供，以免造成擴散機密的漏洞。同時還要提高開放檔案案卷的內在質量，做到分類科學、組卷合理、編目清楚、排列系統的要求。還要建立健全檔號，編制檢索工具，以適應開放后檢索與管理的要求，使開放檔案的檢索工具逐步形成以骨干性檢索工具為主，以基礎性檢索工具為輔，以敘述性檢索工具為必要補充的檢索工具體系，從而實現檢索途徑的多元化。最后還要準備好副本，對珍貴的重要的檔案，應采取抄錄、復印、照相等形式進行復制，搞好檔案副本。
總之，檔案的保密管理和利用問題是一個現實工作中經常遇到的非常實際的問題，必須要認真嚴肅的對待。我們認為，做好檔案保密、維護檔案安全，始終是第一位的。而在此基礎之上，科學管理，及時解密，使檔案資料能夠真正對現實工作起到基本保障作用，也是非常必要的。解決這個問題，既需要我們檔案工作人員熟悉有關規定，照章辦事，也需要大家都積極的開動腦筋，及時應對新情況，解決新問題，當然也需要領導機關和各個相關部門以及檔案利用人員的大力支持、充分理解和積極配合。
