上海市檔案館研究館員 戴志強

檔案利用服務,即“采取各種形式開發檔案信息資源，為社會提供服務”,是中央和地方各級國家檔案館的法定任務之一。1在國家檔案局部署建立方便人民群眾的檔案利用體系、要求各級國家檔案館努力建設成為“五位一體”公共檔案館，進而提出“進一步推進檔案利用公共服務多樣化均等化”2的政策指向下,深化利用服務建設,對于各級國家檔案館來說，其重要的現實意義是毋容置疑的。有鑒于此，

筆者以為,新形勢下，各級國家檔案館，即公共檔案館深化利用服務建設的內容包括：利用服務機制的創新、利用服務平臺的搭建和利用服務項目(內容)的籌劃。本文就此提出一些初步意見,供探討。

一、深化利用服務建設的原則

(一)需求導向原則,是指社會需求決定了檔案利用服務的側重點和發展趨勢。

檔案利用服務是按社會的需求組織實施的，檔案的利用過程是利用主體對檔案客體信息的消化、吸收和使用的過程。在檔案利用過程中，利用主體起著核心作用，它既是利用活動的出發點，又是利用活動的歸宿。毫無疑問，對檔案信息的需求是促使利用主體利用活動發生、發展的內在動力。社會主體在利用檔案信息時是有選擇的。如，史學研究者特別重視選擇那些與史學研究有關的檔案信息，機關干部則更重視那些與現實工作有關的檔案信息，而社會民眾則更關心與自身實際利益相關的檔案信息。這說明，檔案利用主體對利用對象的選擇是以自己的內在需求為根據的，只有需要的信息才能進入主體的視野。社會需求在檔案利用服務活動的開始階段就占據了非常重要的位置。就客觀的檔案信息的傳播和利用而言，檔案利用服務是以社會需求為前提的。

社會需求是動態的、發展的，而不是恒定的、一成不變的。社會需求也是有差異的、多層次的。同時，檔案信息具有多方面的價值和屬性，每個利用個體具體利用什么，也依其不同的需求而定。因此，真正有效地開展檔案利用服務活動，就必須重視社會需求，掌握需求變化，加強需求研究，遵循需求導向原則，把握社會需求脈搏，不斷拓展檔案服務功能，創新檔案服務機制。

(二)資政育人原則，也就是國家檔案局局長楊冬權在2012年12月25日召開的全國檔案局長館長會議上提出的, 要全面發揮檔案“存憑、留史、資政、育人”的作用。3遵循資政育人原則，公共檔案館就要堅持做好圍繞中心、服務大局這篇文章。

檔案真實、全面、系統地反映一個地方各方面的發展歷程，可以為領導和職能部門認識歷史、借鑒歷史經驗教訓，進行科學決策提供依據和決策參考作用。檔案不僅具有記錄歷史的功能,也有傳承文明、弘揚民族精神的作用。尤其是近現代的檔案史料,不僅記載了當時政治、經濟、軍事、社會、文化、民族、外交等各方面情況,也記載了中國各族人民反侵略反壓迫的眾多鮮活事例,反映了中國人民不屈不撓的斗爭精神，為進行愛國主義、社會主義教育提供了極好的教材。公共檔案館有責任把這些史料利用好、宣傳好,將檔案館建設成為愛國主義教育示范基地,讓更多的人了解這段歷史,使之成為弘揚培育民族精神的重要課堂。

公共檔案館要堅持圍繞中心，服務大局，即服務于國家和本地的經濟文化建設和民生工作。要積極轉變服務方式，由只對檔案信息進行簡單整理和匯編，轉為對檔案信息進行歸納提煉和深度分析，實現更高層次的開發利用，更好地為領導決策提供智力支持。同時,要切實增強檔案館為社會主義文化強國建設服務的能力，充分挖掘檔案的歷史價值和文化價值，把珍貴的歷史文化資源優勢轉化成現實的文化建設優勢；要注重加強愛國主義教育基地和中小學生檔案教育社會實踐基地建設，以加強和改進未成年人的思想道德教育為己任，努力開發愛國主義教育資源，不斷豐富愛國主義教育基地的展覽內容，使公共檔案館愛國主義教育基地真正成為未成年人學習歷史，了解革命傳統的重要課堂，成為增強愛國情感、培育民族精神的重要陣地，成為陶冶道德情操、提高思想修養的重要場所。

(三)服務民生原則，也就是貫徹黨的十八大報告提出的, “在改善民生和創新管理中加強社會建設”，“要多謀民生之利，多解民生之憂，解決好人民最關心最直接最現實的利益問題……努力讓人民過上更好生活”的工作方針。4遵循服務民生原則，公共檔案館就要堅持做好貼近社會、服務百姓這篇文章。

關注民生、保障民生、服務民生,離不開檔案利用服務工作。一方面,民生檔案是了解和掌握現實民生問題的載體,對建立解決民生問題的長效機制有著不可替代的作用。另一方面,民生檔案工作是關注民生、保障民生、改善民生的重要環節之一。根據國家檔案局《關于加強民生檔案工作的意見》5,公共檔案館要緊緊圍繞以改善民生為重點的社會建設,堅持服務民生的原則，以人為本，加強民生檔案建設,逐步建立起覆蓋人民群眾的檔案資源體系和方便人民群眾的檔案利用體系,使檔案工作在實踐中貼近民生、服務民生，在解決群眾最關心、最直接、最現實的利益問題中找準檔案工作與民生工作的結合點。

同時,不能將服務民生僅僅停留在向民眾開放紅頭文件上，而要深入分析民眾檔案需求的變化，客觀把握民眾的當前需求和潛在需求，不斷拓展面向民眾的檔案服務領域，不斷提高公共檔案館的檔案利用率和社會關注度。

二、深化利用服務建設的路徑

(一)創新利用服務機制

公共檔案館的利用服務建設必須注重利用服務機制的創新。

其一，建立檔案依法開放與依當事人申請提供利用結合的互補機制。

目前,我國各級綜合檔案館館藏檔案開放的比重較低，館藏大部分檔案還處于控制使用的狀態，這與政務公開環境下公眾對館藏檔案信息與日俱增的需求相距甚遠。為此，有必要在加大館藏檔案鑒定開放力度的同時，積極探索推行館藏未開放檔案依當事人申請提供利用的新機制。

所謂館藏未開放檔案依當事人申請提供利用，是指國家檔案館根據公民或有關組織的申請，將收藏的未開放檔案中與申請者切身利益相關的、不涉及國家機密、商業秘密與他人隱私的信息，依法提供申請者利用的行為。這一定義包含以下主要內容：

一是館藏未開放檔案依當事人申請提供利用的主體。其主體是公共檔案館,即具有開放檔案法定職能的各級國家檔案館（主要指各級國家綜合檔案館）。在我國不斷強化政府公共服務職能、大力推進政務信息公開的形勢下，不僅要做好常規的館藏檔案提供利用工作，而且要提供已公開現行文件和政府公開信息的集中查閱服務（有的還承擔了政府信息公開的申請受理工作）。目前,館藏檔案利用工作已呈現出一種新的走向，即公眾出于維護自身合法知情權的愿望，對與政府公開信息相關的、館藏未開放檔案信息的需求明顯提高。為了應對這一新形勢，公共檔案館在加快館藏檔案依法開放步伐的同時，有必要將探索開展未開放檔案依當事人申請提供利用提上自己的工作日程。

二是館藏未開放檔案依當事人申請提供利用的客體。其客體是“公民或有關組織”，即我國境內的、具有特定權益訴求的社會群體，他們往往為謀求在政務信息公開原則下的公共檔案信息知情權進行著鍥而不舍的努力。為此，公共檔案館在開展未開放檔案依當事人申請提供利用工作中，首先要通過查驗合法證件掌握他們的真實身份，了解他們的查檔目的（包括引導其放棄某些非理性的訴求），以便有的放矢地做好工作。
    三是依當事人申請提供利用的未開放檔案受理范圍。其受理范圍，主要是館藏中與申請人切身利益相關的、不涉及國家機密、商業秘密和他人隱私的未開放檔案（信息）。因此，具體的檔案受理范圍主要涉及三個層面，一是館藏未開放檔案，其中包含：1、館藏中未滿30年法定封閉期又不能提前開放的檔案；2、雖已滿法定封閉期但因涉及國家機密、商業秘密和他人隱私等而不宜開放的檔案。二是與申請人的切身利益相關的檔案，其中包含：1、與申請人的切身利益直接有關的檔案（信息）；2、與現行國家法律保護的申請人權益有關的檔案（信息）。由于館藏中與申請人（個人或組織）信息相關的檔案材料一般存在于有關行政機關形成的檔案之中，因此，必須謹慎地對待依當事人申請提供利用的相關檔案信息的查找、篩選工作（以件為單位提供利用）。三是依當事人申請提供的檔案（信息）不涉及國家機密、商業秘密和他人隱私，其中包含：1、“利己不損人”，即在提供申請人利用的同時不損害國家和他人合法權益；2、申請人得實惠，即既使申請人享受了有關檔案信息的知情權，又使申請人實現了直接的利益訴求目標；3、申請人未得實惠，即申請人雖享受了有關檔案信息的知情權，但未實現直接的利益訴求目標，甚至帶來對申請人不利的結果。

四是館藏未開放檔案依當事人申請提供利用的方式。為了使依當事人申請提供利用的檔案（信息）不致造成對國家和他人合法權益的損害（負面影響），這就不僅涉及檔案的內容范圍，而且涉及檔案提供利用的方式。正如前面所述，與申請人直接相關的未開放檔案（信息）有可能是與涉及國家機密、商業秘密或他人隱私的檔案（信息）“互相依存”的，有的是可以“分割”的，有的卻是不可“分割”的，因此，必須從檔案的實際狀況出發，有時還應避免未開放檔案原件直接提供申請人查閱，而擬采取一定的申請程序，在規定的期限內（如申請正式受理后的5個工作日內）通過制作有關檔案復制件或檔案證明等形式提供利用。應當指出的是，公共檔案館開展未開放檔案依當事人申請提供利用工作,主要是解決館藏未開放檔案中與申請人切身利益有關的信息是什么，而不能解決形成這些檔案信息的原因是什么，因為后者已經超越了公共檔案館的職能，而應該由檔案形成機關在政務信息公開的范疇內來處理。6

其二，建立檔案利用服務館際、館社、館校合作的共贏機制。

公共檔案館的利用服務機制創新,還包括建立完善多方合作共贏機制。實踐表明，只有實行多方有效合作，才能實現國家檔案局提出的“逐級實現區域內檔案部門的信息共享并共同向社會提供遠程服務，最大限度地為人民群眾利用檔案提供方便”7的目標。具體內容包括:

一是館際合作機制。館際合作的有效途徑包括：各級綜合檔案館之間的互享互動、各級綜合檔案館與其他檔案館（室）之間的合作互動。館際合作應遵循統一領導原則和協同效應原則。地縣級檔案館應在省市級檔案局館的統一布置下，遵循服務公約，統一服務理念、管理制度、組織模式、技術標準、信息平臺、遠程出具檔案證明材料格式等。各檔案館應擺脫各自為政的服務模式，打破傳統檔案館之間信息孤島的局限，積極協同，優化檔案資源配置，實現互通互享協同效應。上海市各區縣檔案館先后向市檔案目錄中心報送有關民生檔案數據，上海市檔案館集中收交并提供市級政府機關公開信息和已公開現行文件，上海檔案信息網與各區縣檔案信息網友情鏈接；共同簽署《上海市民生檔案利用便民服務公約》，相互授權利用本館民生檔案專用數據庫目錄信息，提出并實施“同一平臺、統一流程、統一文本、統一印章”的要求，就是館際合作機制的具體體現。

二是館社合作機制。目前,上海市已有相當一批街道社區服務中心與區縣檔案館聯網，社區服務中心受理用戶查詢檔案申請后，通過網絡把申請者的信息發送到區縣檔案館，區縣檔案館查到檔案后再將相關證明及檔案全文信息傳輸回數據中心。檔案材料加蓋社區服務中心的檔案證明專用章后就可以作為憑證使用。區縣檔案館在館藏民生檔案全文數字化的基礎上，通過遠程服務，實現了居民不出社區就近查閱檔案的愿望。8實踐表明，館社合作已經成為上海市各級綜合檔案館開展“就近查閱、跨館出證”遠程服務的長效機制。

三是館校合作機制。主要是指公共檔案館與本地區中小學校建立合作共建愛國主義教育基地的工作機制。如，至2010年底，上海市檔案館已先后與黃浦區第一中心小學、北京東路小學、四川南路小學、盧灣區第三中心小學、敬業中學、光明中學、大同中學、金陵中學、久隆模范中學、格致中學、青云中學、北郊中學、新中中學、小主人報社等單位，分別就愛國主義教育基地建設的有關事項簽訂了共建合作協議,明確了雙方參與共建的內容。其中明確，上海市檔案館參與共建的內容包括:1、為學生提供第二歷史課堂，即根據學校需要，就學生感興趣的話題開設講座，或者由檔案館歷史專家進校講課，采取“走出去”的方式，為學校學生提供服務。2、為學生集體活動提供平臺，包括：根據學校策劃主題班會的內容，學生可充分利用館藏資源舉辦豐富的活動，并為學生提供活動場所；與學校團委共同舉辦主題團日活動，舉行入（退）隊儀式、入團儀式等宣誓儀式。3、開展整理和制作個人成長檔案的活動，即引導和幫助學生對自己個人資料或自身感興趣的物件的整理，將自己親身經歷或平時積累的點點滴滴歸類制作成長檔案或家庭檔案，親身感受家庭的溫暖，使學生懂得感恩。4、輔導查檔，即輔導學生在檔案館查找檔案，學會利用檔案進行歷史研究，提供學生研究性學習的平臺。5、提供視頻教育資料片，即將館藏中外經典影片和歷史資料片進行適當分類后作為視頻教育材料，讓學生在休閑娛樂中獲取知識，感悟道理，提高藝術鑒賞能力。6、向學生開放主題展、專題展，即向學校師生免費開放檔案館所設的《城市記憶》主題展，通過檔案展示，讓檔案現身說法，成為學生了解上海歷史的第二課堂。另外，檔案館配合本市的中心工作，結合重要節日、紀念日，舉辦的專題展覽也將為學校師生開放。7、適時開展寒、暑假學生教育等大型活動。學校參與共建的內容包括:1、將學校的歷史人文教育移入上海市檔案館，組織本校師生利用市檔案館豐富的檔案信息資源，進行現場授課或開展多種形式的活動。2、為師生去檔案館活動提供必要的時間和條件，讓學生通過整理檔案，掌握整理歸類等技能，通過參觀、聽課激發學生學習歷史知識的興趣。3、經常與檔案館聯系，開展幫教活動。4、學校根據愛國主義教育、德育教育和歷史人文教育的需要，提出一些課題，及時和檔案館取得聯系，聯合編寫適合不同年級的教材,設置課程，并以此開展活動。5、配合檔案館在寒、暑假期間推出的學生教育活動，積極進行組織工作。協議還明確:共建雙方每半年召開一次會議，研討計劃，總結共建工作；共建雙方各確定1名聯絡人；雙方在舉辦共建活動時，發生的費用由雙方協商解決。9上海市檔案館通過建立館校共建合作機制,有效推進了愛國主義教育基地建設。

(二)搭建利用服務平臺

公共檔案館為實施“以人為本”和“服務先行”戰略，滿足公眾利用檔案的多種需求,推出人性化服務項目,有必要搭建各種方便人民群眾的檔案利用服務平臺。

一是檔案查閱窗口。

利用者走進檔案館查閱其所需要的檔案信息，無論過去、現在、還是將來，都是檔案利用的基本方法，也是最為直接地面向公眾的服務方式。在“五位一體”公共檔案館建設中，搭建以及完善檔案查閱服務窗口這一服務平臺，一方面要建立窗口服務人本化的工作機制。窗口服務的人本化，就是要求檔案館在提供檔案利用和政府公開信息集中查閱等服務工作中，切實踐行“以人為本”的服務理念。另一方面窗口服務要向“一門式”檢索、一站式服務發展。檔案的利用大多需要當事人持有效證件，到相應的檔案館或部門去查閱，外加上體制調整、機構撤并、檔案移交等信息不對稱，當事人往往因不知其所需檔案的去向，而在多個部門間往返奔波。因此，要更加注重窗口服務，圍繞為利用者服務這一中心，建立和健全首問負責制、行為規范、利用指南等規章制度，簡化查檔手續，提供一站式服務，開辟綠色通道，建立查不到檔案登記、定期反饋制度，做好接待咨詢工作，這樣才能夠有效拉近檔案館與公眾的距離，樹立檔案館“用戶至上”的社會形象。

二是檔案信息網站。

網站是傳播信息的重要途徑。檔案部門創辦網站，應主要面向社會大眾，而不是檔案工作者。首先，網站應是檔案館面向社會提供檔案信息的重要平臺。隨著網絡的迅速普及，公眾不一定非到檔案館查閱檔案信息，還可以直接通過網絡遠程查閱。其次，網站應是傳播地方歷史文化的窗口。檔案館擁有的豐富歷史文化信息，是其他任何單位所不具備的，檔案網站只有突出歷史文化特色，才能吸引更多的訪問者。盡管目前絕大多數檔案館均開通了檔案信息網站，但對于通過網絡直接查閱和利用檔案的途徑還不盡完善，特別是對于一些涉及檔案當事人隱私等方面的檔案，又不能直接向社會公開，這就從很大程度上限制了群眾通過網絡利用檔案。所以，如何在確保檔案利用安全的同時，方便廣大人民群眾利用檔案，已成為檔案信息網站這一服務平臺建設急需解決的現實問題。

開展網上檔案信息服務，一方面要依托檔案信息網站，將經過鑒定可以面向社會公開的館藏檔案和現行文件（沒有實現數字化的公開其文件級目錄）及時公開，讓廣大群眾足不出村、足不出戶，就可以查閱到與自己工作生活息息相關的政策性、法規性文件。另一方面也要充分利用網絡資源，加快數字檔案館和網站改版后的內容建設和配套管理，通過網上展覽、網上查詢、網上預約等方式，提升文化教育和知識功能，公開、公布大量社會公眾所需的珍貴檔案資源，讓公眾了解當地歷史變遷和風土人情，突出檔案網站的歷史文化特色,這樣既使檔案的利用率得到大幅度提高，又能提升利用者的文化素養，獲得較高的社會效益。

三是社會教育基地。

公共檔案館作為以愛國主義教育為核心的社會教育基地，應積極采取有效措施，創新服務機制，深入挖掘檔案的歷史內涵和文化內涵，精心策劃教育主體，重點圍繞黨和政府中心工作和重大活動，利用檔案史料和編研成果開展形式多樣、生動活潑的宣傳教育活動，充分發揮檔案館在弘揚民族精神、加強愛國主義教育等方面的重要作用。同時，還要拓展公共檔案館在科普教育、法制教育、廉政文化教育、領導干部研究型教學等方面的社會教育功能。

“社會教育基地”平臺建設要求各檔案館的檔案信息資源儲備適應社會各方面需要；要求作為檔案館服務平臺的基礎設施的種類、數量、先進性、易用性符合各種社會教育服務的需求；要求檔案館的檔案信息開發、檢索、編研、展覽制作等各項基礎業務建設積極跟進；要求檔案館的各項管理制度、運作機制更加便捷、科學；要求檔案館的場所、氛圍更加宜人、和諧；要求檔案館工作人員提高素質，更具有咨詢服務、導引閱讀、講解輔導的能力和待人接物的親和力。毫無疑問，搭建綜合性的“社會教育基地”這一平臺，是“五位一體”公共檔案館利用服務建設的重要內容。

四是文化休閑場所。

在利用服務方面，傳統檔案館以實際工作查考和學術研究方面的用戶為主要服務對象，幾乎沒有普通市民的休閑利用；而“五位一體”的公共檔案館則要滿足包括公眾休閑利用在內的社會多方面日益廣泛而長久的需求。

英國著名檔案學家邁克爾·庫克指出：“整個社會應該把檔案館看作是一個文化機構，即使是貼上‘文化娛樂’、甚至‘消遣’的標簽也是無可厚非的。雖然檔案館如同博物館和圖書館一樣與純娛樂性機構相比有更嚴肅的目的，但是它們有個共同點：如果人們愿意，閑之無事時，就可以去這些由社會建立起來的機構，按照個人興趣進行活動”，這是對檔案館文化休閑功能的生動描述。公共檔案館應當以融洽舒適的公共文化休閑環境和反映民族文化內涵的載體（檔案及檔案文化產品），成為社會民眾的文化休閑場所和精神圣地。檔案相對于其他文化資源而言，在真實性、完整性、系統性等方面具有無可比擬的優越性，許多檔案還具有獨特的審美價值和鑒賞價值，如老照片、老商標、郵品票證、錄音錄像……可以滿足人們的求知欲和好奇心，并帶給人們知識的增長和精神的愉悅。所以，檔案館是人們文化休閑的好去處。“五位一體”的公共檔案館建設，要千方百計創造條件，挖掘館藏特色資源，創新服務形式，發揮檔案潛在價值，滿足公眾文化休閑的需要。

(三)籌劃利用服務項目(內容)

一是查閱服務:推行首問責任制。

多年來，上海市檔案館為樹立親民服務形象，保證服務質量，堅持推行查閱服務首問責任制。10具體要求首問責任人對來訪者提出的問題或要求，無論是否是自己職責（權）范圍內的事，都要提供一個滿意的答復。對非自己職責（權）范圍內的事，首問責任人也要熱情接待，并根據其來訪事由，負責引導該人到相應部門，讓來訪者方便、快捷地找到經辦人員并及時辦事。對不遵守首問責任制，造成不良影響的，要給予相應處理。實踐表明，公共檔案館推行查閱服務首問責任制，有利于實現檔案工作人員從被求者向服務者轉變,檔案館從神秘性、特殊性向平等性、公眾性轉變,檔案館與利用者交流方式由單項式向雙向式轉變。公共檔案館推行利用服務首問責任制，可以增強局館工作人員的社會意識和以人為本意識，使查檔利用者高興而來，滿意而歸，有助于樹立檔案館的文明服務形象，帶動社會對檔案館的需求，提高公共檔案館的社會效益。

二是遠程服務:推行“就近查閱、就地出證，館際聯網、全市(省)通辦”。

    國家檔案局局長、中央檔案館館長楊冬權先后在2009年12月18日、2010年12月14日召開的全國檔案局長館長會議上講到遠程服務問題，并要求，“無論是各級機關團體、企業事業單位，還是各級各類檔案館，都要在加強檔案資源建設的同時，加快采用信息技術，充分利用網絡優勢，提高遠程服務能力，建設覆蓋廣泛、內容豐富、檢索方便、利用快捷的方便人民群眾的檔案利用體系”11；“各級國家檔案館要以公共檔案資源社會共享為目標，以服務民生為重點、加快推進檔案信息資源整合和數字化建設，逐級實現區域內檔案部門的信息共享并共同向社會提供遠程服務，最大限度地為人民群眾利用檔案提供方便，進而為最終搭建國家檔案信息資源共享和服務平臺、實施全國范圍的檔案信息資源共享做好充分準備”12。為此,2011年3月11日召開的上海市檔案工作大會明確提出，“十二五”期間全市民生檔案和開放檔案可實現遠程服務。13同年8月5日召開的上海市區縣檔案局館長會議進一步提出，要圍繞為民服務的大局，按照“就近查閱、就地出證，館際聯網、全市通辦”的目標，建設市與區縣檔案館、檔案館與檔案室、檔案館與社區事務受理服務中心“三聯動”的檔案遠程利用服務體系。14在此形勢下，上海市檔案館和各區縣檔案館在檔案數字化建設的基礎上，開展了“就近查閱、跨館出證”遠程協同服務，為用戶提供查詢婚姻、獨生子女、知青及知青子女等民生檔案服務，并將民生檔案查詢納入社區事務受理服務中心“一門式”服務系統之中。這些措施大大便利了人們查詢利用檔案。檔案館館際合作、館社聯動是信息社會發展的需要，是檔案事業可持續發展的必然趨勢。公共檔案館要推進落實館際合作、館社聯動，必須加強檔案信息標準化建設。統一的數據和信息標準是信息資源共享的前提。在遵循檔案信息資源共建共享的系列標準基礎上，公共檔案館可通過建設檔案目錄中心、檔案信息網絡，開展館際檔案目錄、文獻以及文獻復制件的交換、聯合選題編研等合作。

    三是資政服務:編發《檔案信息摘報》等參考資料。

    檔案是歷史的真實記錄，是領導決策、機關工作、百姓生活需要查考的可靠依據。我們可以以檔資政、以檔輔政。檔案工作者要從實體保管員向知識提供者轉變，為此,要熟悉館藏資源，增強圍繞中心服務大局的意識,通過編發《檔案信息摘報》等各種參考資料，主動為領導機關和有關職能部門提供各類信息，使公共檔案館成為黨和政府科學決策的思想庫，成為推進社會各方面工作的信息庫。要將檔案編研與實際工作緊密結合，加大為黨和政府工作服務的力度，不斷提高公共檔案館服務大局、服務民生的能力和成效。

四是展覽教育:舉辦地區歷史概況、重大活動、名人事跡展覽和公益講座。

    公共檔案館作為地區檔案信息中心，收藏著有關本地區政治、經濟、科學文化、社會發展、城市變遷、風土民情、名人大事等方面的真實歷史記錄，這些檔案記錄可以通過展覽得到充分的價值實現。公共檔案館可以將本地區的歷史、發展現狀、名人大事等信息加以整合,并通過展覽進行傳播。為提高展覽效果，檔案館工作人員應為參觀者主動發放宣傳材料，介紹檔案展覽情況，回答參觀者提出的問題。為吸引更多參觀者體驗檔案館的展覽教育，檔案館可以將檔案展覽與文化休閑相結合。展覽現場不僅有檔案展覽，還有與公眾休閑相關的設施，如網吧、咖啡吧、書店、小賣部等，讓參觀者在一種休閑的氛圍中親近檔案，隨心所欲地參觀檔案。

五是學生活動:開展中小學生素質教育的第二課堂。

    多年來，上海市檔案館主動配合未成年人教育,因地制宜地組織開展了內容豐富、形式多樣的學生活動，并得到各界的好評。實踐表明，公共檔案館可以成為中小學生開展素質教育的第二課堂。如館校合作組織開展中小學生成長檔案制作活動，通過指導中小學生回顧自己的學習、生活歷程，并從中挖掘材料，建立成長檔案，指導他們從點滴入手，對生活學習中有價值的票證、資料、文件材料，進行收集、整理、建檔,可以增強學生的檔案意識，重溫曾經發生的有趣事、感人事、勵志事，感受父母、老師、朋友和社會的關懷，樹立起熱愛生活、熱愛學習的積極態度。

六是檔案編研:拓寬視野，多出成果。

檔案編研工作是開發檔案信息資源的一個重要方式。公共檔案館的檔案編研工作主要包括三個方面：一是匯編檔案文獻，公布檔案史料；二是研究檔案內容，編寫參考資料；三是參與編史修志，撰寫文章和著作。其中,編史修志的過程也是檔案信息開發的過程，通過編史修志既可以達到“出編研成果，為社會服務”的目的，還可以使所編史料傳承后人，發揮史鑒作用。編史修志還促進了檔案館利用工作的開展，促進檔案利用面的擴大和利用量的增加，提升了檔案利用工作的地位。公共檔案館的檔案編研工作還要向深層次拓展，即要從依據憑證性向可讀性發展，從素材、半成品向信息化成品發展，出版發行高質量的編研成果。為此，有必要加強公共檔案館與其他單位的合作。除了常規的編研成果由檔案人員來完成，較為大型的綜合性編研項目可以選擇與其他部門聯合承擔，檔案館從中做好選題、組織、協調等工作。其次是增加編研經費的來源，財政劃撥專款、與合作單位和社會資助多管齊下，提升編研成果質量。最后是做到編研方式和成果形式的多樣化，逐步形成“年鑒”、“大事記”等常規性編研項目和地方史志、古籍整理等相結合的局面。

七是文化傳播:拍攝視頻作品、出版圖冊、建設網站等。

    隨著廣播、電視、網絡等優質媒介的出現，檔案滲透的領域逐漸增多，人們的檔案文化需求也被激發出來, 檔案的文化價值得到進一步凸現。檔案以更直觀生動的形式進入人們的視野，通過廣播、電視、網絡、碟盤等媒介,提供了可聽、可感、可視的全方位傳播，形成檔案文化傳播網，使檔案文化價值觀深入人心。公共檔案館要充分利用這些傳播媒介，拍攝檔案視頻作品，編輯出版檔案圖冊，深化檔案信息網站的內容建設等，持續推進檔案文化傳播。

    八是檔案宣傳: 創新形式，豐富內容，保持常態化和持續性。

上海市檔案館堅持配合重大活動、中心工作和檔案開放等，舉辦新聞發布會、檔案史料陳列、利用成果展示等，向社會宣傳檔案和檔案工作，受到社會的關注和好評。公共檔案館為增強社會檔案意識，優化檔案事業發展環境，促進檔案事業的科學發展，應該充分利用報刊、廣播、電視、互聯網等大眾媒體，通過舉辦普法講座、檔案知識競賽、檔案咨詢服務、街頭社區宣傳等，不斷創新檔案宣傳形式，豐富檔案宣傳內容，保持檔案宣傳的常態化和持續性。

    九是檔案館日: 增進公眾與檔案館的互動交流。

    檔案館日活動,一方面可以展示檔案、檔案工作的價值，讓社會公眾近距離感受檔案的珍貴，擴大檔案工作的社會影響；另一方面實現了檔案信息資源的公開與共享，達到媒體關注、公眾廣泛參與的效果。公共檔案館在檔案館日，可以組織公眾參觀檔案館，可以安排常規的講座、展覽、視聽展示、座談會，還可以有歷史文化體驗、主題路線參觀、巡回見面活動等，讓公眾接觸檔案，了解本地區的歷史、現狀和遠景規劃，熟悉地區的經濟、政治、文化、民風民俗等，還可以看到平常難得一見的檔案館工作流程等。這些活動可以使公眾親身感受檔案館的工作內容，了解檔案與自身的密切關系,增強公眾支持公共檔案館建設的熱情。

十是信息反饋:編發檔案利用統計分析簡報。

公共檔案館通過編發檔案利用統計分析簡報，有助于完善檔案利用統計反饋機制,即通過用戶反饋信息的定量化處理，用精確的數據來反映檔案利用工作的狀況，以此作為總結檔案利用工作經驗、發現利用工作缺陷的重要依據。檔案利用統計的內容一般包括:調卷量統計、利用率統計、利用效益統計、利用者類型統計、利用需求狀況統計、檢索效率統計等。檔案利用統計的范圍包括:對檔案利用工作全面的整體統計、對檔案利用工作中某個環節或某個方面的局部統計。公共檔案館要將統計反饋貫穿整個利用系統，從更深層次認識檔案利用統計，健全檔案利用統計工作。此外，檔案利用統計分析簡報還應該加重“問題與建議”的份量,以便有所發現、集思廣益。

注釋：

1、《中華人民共和國檔案法實施辦法》(經修訂后為國家檔案局[1999]第5號令)；

2、楊冬權：《在全國檔案局長館長會議上的講話》(2013年12月27日),載中國檔案報2014.1.6;

3、楊冬權：《在全國檔案局長館長會議上的講話》（2012年12月25日）,載中國檔案2013.1；

4、胡錦濤：《中國共產黨第十八次全國代表大會報告》，2012.11.8發布于百度文庫；

5、引自“上海市檔案局滬檔【2009】71號關于制發《上海市民生檔案建檔指導目錄》的通知”，2009.11.30發布于上海檔案信息網；

6、戴志強：《檔案依申請提供利用的涵義及其法律思考》，2008.2發表于上海檔案信息網；

7、12、楊冬權：《在全國檔案局長館長會議上的講話》（2010年12月14日），載中國檔案2011.1；

8、引自2012年上海市各區縣檔案局館報送的檔案志編寫資料；

9、引自2012年上海市檔案館利用服務部報送的檔案志編寫資料；

10、劉南山著：《跨越 新世紀初上海檔案工作的創新實踐》，中國檔案出版社2006年3月第1版P278；

11、楊冬權：《在全國檔案局長館長會議上的講話》（2009年12月18日），載中國檔案2010.1；

13、上海市檔案局局長、上海市檔案館館長朱紀華在2011年3月11日召開的上海市檔案工作大會上的報告，載上海檔案2011.3；

14、鄒偉農：《上海建設館際、館室、館社“三聯動”的檔案遠程服務體系》，2011.8.8發表于上海檔案信息網。