上海市檔案館研究館員戴志強
1980年5月中共中央書記處作出開放歷史檔案的決定至今，我國檔案開放工作走過了近30個年頭。鑒于檔案開放對于我國檔案事業發展的重要影響，在回顧我國檔案開放歷程的基礎上，展望綜合檔案館深化檔案開放工作，頗具現實意義。
一、我國近30年檔案開放工作的回顧
實踐表明，我國檔案開放工作近30年來大致經歷了以下三個階段：
一是我國檔案開放工作的起步階段（1980年5月至1987年底）。黨的十一屆三中全會召開不久，在我國哲學社會科學界的帶頭倡議下，中共中央書記處于1980年5月正式作出了開放歷史檔案的決定。國家檔案局在當年召開的全國檔案工作會議上部署了各級國家檔案館開放建國前歷史檔案的工作。由于當時各級國家檔案館正處于恢復整頓階段，從檔案基礎工作到接待服務設施都難以適應歷史檔案開放的需要。直至1988年1月1日《中華人民共和國檔案法》1（以下簡稱《檔案法》）正式實施之前，各級國家檔案館由于基礎工作等條件相對薄弱，這一時期的檔案開放工作反映出起步階段的一些特點：1、開放范圍僅限于館藏舊政權檔案和革命歷史檔案資料；2、檢索手段不僅是手工檢索，而且僅有案卷目錄和少量專題文件卡片；3、原件利用難以滿足“多人共用”的需要；4、利用目的單位工作查考、編史修志為主；5、服務方式以接待查閱為主；6、利用制度很不完善，基本上以館長審批決定為主。
二是我國檔案開放工作的發展階段（1988年1月至2008年4月）。1988年1月1日《檔案法》的正式實施，至2008年5月1日《中華人民共和國政府信息公開條例》2（以下簡稱《條例》）正式實施之前，我國檔案開放工作進入了“法治”階段，其特點是：1、開放范圍由建國前歷史檔案擴大到建國后形成已滿30年的黨政檔案等；2、檢索手段以計算機檢索開始唱主角，并向社會公布案卷級開放目錄；3、盡管檔案利用仍以原件為主，但檔案縮微膠片、檔案文獻匯編，甚至全文數字化檔案已部分取代檔案原件提供利用；4、利用目的盡管工作查考、學術研究查檔仍占多數，但百姓個人查檔從無到有、由少到多；5、服務方式從開放檔案的查閱接待發展到舉辦展覽、出版史料、學生課堂、網上服務等多種途徑的主動服務；6、利用制度方面逐步建立了與《檔案法》及地方法規配套的、以檔案開放利用為中心的管理制度。部分檔案館還設立了專家咨詢性質的檔案鑒定委員會。
三是我國檔案開放工作的深化階段（2008年5月以來）。由于2008年5月1日《條例》的正式實施，各級綜合檔案館在成為政府公開信息查閱場所、提供政府公開信息查閱服務的環境下，檔案開放又面臨一些新情況新問題：1、個人查檔已成為查閱服務的主要對象；2、未開放檔案的依申請利用被提上工作日程；3、檔案開放主體由綜合檔案館發展到一些部門檔案館，如我國外交部檔案館、普通高校檔案館等。
二、綜合檔案館深化檔案開放工作的展望
（一）綜合檔案館深化檔案開放工作的動因（背景）
1、《條例》的頒布實施，政府信息公開的依法推進，各級綜合檔案館提供政府公開信息集中查閱服務工作的全面開展，使各級綜合檔案館的查閱服務工作日益成為維護公民合法權益、促進服務政府和民主政治建設的社會熱點。在此形勢下，如何提前開放行政機關移交進館檔案中的政府信息？如何建立公眾利用館藏未開放檔案的申請程序和監管辦法？類似問題理所當然地被提上了綜合檔案館深化檔案開放工作的日程。
2、國家檔案局在全國檔案系統部署 “以以人為本為核心，重點實現‘兩個轉變’，建立‘兩個體系’”3工作以來，檔案服務民生正在成為各級綜合檔案館業務建設的主旋律。在此形勢下，如何擴大館藏檔案的共享范圍？如何簡化公眾利用未開放檔案的手續？類似問題理所當然地被提上了綜合檔案館深化檔案開放工作的日程。
3、中共中央辦公廳、國務院辦公廳2004年發布的《關于加強信息資源開發利用工作的若干意見》，“把信息資源開發利用工作作為下一個階段信息化事業的重點，標志著我國信息化事業的戰略轉型，即從IT（信息技術）階段轉向IR（信息資源）階段，從基礎設施階段轉向深入應用階段，從數量建設階段轉向質量建設階段，從粗放配置階段轉向追求效益階段。”4在此形勢下，如何適應信息資源開發利用的需要，推進檔案信息資源的結構優化、管理細化和利用程序簡化？類似問題理所當然地被提上了綜合檔案館深化檔案開放工作的日程。
因此，各級綜合檔案館應當進一步增強大局意識，自覺地將深化檔案開放工作提升到推進我國民主政治建設、檔案服務民生和信息資源開發利用的高度來認識，從而把握歷史機遇，開創新的局面。
（二）綜合檔案館深化檔案開放工作的目標與路徑
在上述形勢下，根據“到位，不越位”的原則，擬將綜合檔案館深化檔案開放工作的目標確定為：1、適應政府信息公開的需要，探索開展館藏檔案提前開放和未開放檔案依申請利用工作；2、適應建立“兩個體系”的需要，一手抓館藏檔案資源的鑒定開放，一手抓共享性檔案信息資源的有序整合；3、適應我國信息資源開發利用的需要，推進檔案信息資源的結構優化、管理細化和利用程序簡化。
圍繞上述目標，綜合檔案館深化檔案開放工作應當從實際出發，多措并舉：
1、開展檔案提前開放工作。一是在參與機關文件材料歸檔范圍和保管期限表的“三合一”審定5和國家檔案局8號令實施工作的基礎上，各級綜合檔案館應當協助檔案進館單位審定歸檔文件的即時開放范圍和開展檔案進館前的解密降密工作。二是在接收行政機關檔案時，各級綜合檔案館應當督促移交單位按照《上海市政府信息公開規定》6明確的“行政機關依法向國家檔案館移交的檔案涉及政府信息的，應當將該政府信息原屬于主動公開、依申請公開或者不予公開的情況書面告知國家檔案館”的要求，履行書面告知的義務，以確保政府公開信息作為檔案進館后能提前向社會開放。三是為我國公民查閱本人證明性未開放檔案提供便利，各級綜合檔案館應當根據《上海市國家綜合檔案館檔案利用和公布辦法》7明確的“公民利用記載本人有關知識青年上山下鄉、支援內地建設、婚姻登記、計劃生育（獨生子女）、學歷、學籍、職稱、獲獎榮譽、離退休的證明性未開放檔案，可以憑本人身份證到檔案館辦理申請手續”的要求，加強民生檔案信息資源的建設與整合，即通過建立各類民生檔案專題數據庫等途徑，不斷提高檢索效率和館際共享程度。
2、開展未開放檔案依申請利用工作。《條例》不僅明確了公民、法人或者其他組織可以根據自身生產、生活、科研等特殊需要，向政府部門申請獲取主動公開范圍以外的相關政府信息的權利，而且規定了行政機關受理依申請公開事宜的程序和監管方式。相比之下，現行《檔案法》、《檔案法實施辦法》8，只是明確了機關、團體、企業事業單位和其他組織以及公民可以按照有關規定，利用檔案館未開放檔案的權利以及利用檔案館保存的未開放檔案，須經檔案館同意，必要時還須經有關的檔案行政管理部門審查同意的規定，并沒有作出申請程序和監督管理等方面的規定。實踐表明，這一狀況已難以適應政府信息公開條件下館藏未開放檔案利用的需要。為此，擬借鑒政府信息依申請公開的做法，對于館藏未開放檔案中與當事人合法權益有關的、又不涉及國家機密、商業秘密和影響第三方權益的信息，應當允許當事人憑合法證件，直接向檔案館提出利用申請，經檔案館同意和工作人員代查后，提供有關檔案文件的閱覽、復制或摘錄。同時，逐步建立健全依申請提供檔案利用的受理程序和審查標準，規范是否準予利用的裁量行為。
3、建立各級綜合檔案館開放檔案的聯動機制。如上海市在2009年的檔案館日活動中，推出了市、區（縣）綜合檔案館集中開放一批檔案的聯合行動。如由此成為一種長效機制，將促進本市各級綜合檔案館依法開放檔案工作的持續發展。
4、有序整合共享性檔案信息資源。共享性檔案信息資源，主要包括政府信息、城市記憶和百姓證明等檔案信息資源。政府信息，是指行政機關在履行職責過程中制作或者獲取的，以一定形式記錄、保存的信息。城市記憶，主要指城市建設、管理過程中形成的，對城市發展有保存價值的各種原始記錄材料，如反映城市原貌、工程建設、名勝古跡、突發事件、重大活動等情況的文字、照片、音像資料等材料。百姓證明，主要指在涉及民生的工作領域產生的戶籍、學歷、婚姻、房產、公證、榮譽、職稱、支內支邊、上山下鄉、離休退休、就業安置等個人憑證性材料。
整合上述共享性檔案信息資源，首先要完善檔案法制保障機制，即為在現行的檔案管理體制、檔案工作機制條件下，有序整合共享性檔案信息資源提供法制保障和業務規范。如，對共享性檔案信息資源的形成主體明確整理鑒定、歸檔、移交或登記管理的責任；對收藏共享性檔案信息資源的國家檔案館等單位明確信息化建設與提供利用的責任；對使用共享性檔案信息資源的個人和組織明確權利與義務；對擁有共享性檔案信息資源的各級各類機關企事業單位明確共建共享的權利與義務。
其次，要實施信息化帶動戰略。一是要加強檔案信息化建設的統籌規劃工作。二是要針對共享性檔案信息資源形成的分散性、內容的交叉性、種類和形式的多樣性等具體問題，采用最佳的信息技術方案，以實現上述信息資源最大程度上的社會共享。以檔案服務民生工作為例，有必要在有關檔案行政管理部門組織下，按照統一的標準和“誰保管誰負責”的原則，建立各類民生檔案信息專題數據庫，并依托政務外網，建立以省（市）級綜合檔案館為基地的本地區互聯互查的信息傳輸平臺。
5、根據我國信息資源開發利用的需要，推進檔案信息資源的結構優化、管理細化和利用程序簡化。（1）優化檔案信息資源結構，一方面要加強存量檔案信息資源建設，即在加強館藏檔案的文件級鑒定、著錄的基礎上，對所有“涉及人”的共享性檔案信息資源進行數字化整合。另一方面要加強增量檔案信息資源建設，即從檔案信息資源形成的源頭上做好電子文件的歸檔管理、檔案的立卷改革和解密、著錄、數字化工作。實踐表明，通過規范民生檔案形成主體的行為，可以從源頭上推進所有“涉及人”的檔案信息資源的建設，為優化館藏檔案信息資源奠定扎實的基礎。另外，為了有效提高館藏檔案信息資源的開放（透明）程度和開發利用水平，有必要借鑒國外的經驗，即未解密的歸檔文件原則上由形成機關檔案室管理（實體暫不移交國家綜合檔案館）。
（2）細化檔案信息資源管理，即按照信息資源開發利用的要求，變傳統檔案資源的粗放型管理為檔案信息資源的精細化管理，以破解檔案信息資源網絡利用的瓶頸。傳統檔案資源的粗放型管理，是指在傳統手工保管利用的環境下形成的盡量照顧檔案整理原有基礎的行為定勢。上述行為定勢不僅已無法適應檔案信息資源開發利用的現實需要，而且有可能產生負面效應。為推行檔案信息資源的精細化管理，有必要借鑒長春市檔案館的經驗，即一是樹立檔案數字化的開放理念、創新理念、整體理念和成本理念；二是細化檔案利用需求分析，精選數字化對象；三是優選檔案數字化技術路線，采用檔案鑒定與數字化同步、多種檔案數據庫建設同步、檔案數字化與數字化檔案利用同步的技術路線；四是采用現用現掃、以用定掃和常用先掃等檔案數字化方式。9
（3）簡化檔案信息利用程序，即按照建立方便人民群眾的檔案利用體系的要求，推進檔案館、室檔案信息資源管理、利用的一體化；推行檔案館民生信息服務“區域協同，就近受理”模式；實行檔案利用與政府信息公開的有效銜接。所謂推進檔案館、室信息資源管理、利用的一體化，主要是指檔案館、室建立統一的檔案信息管理系統，按照統一的信息技術標準，開展館、室藏檔案著錄、鑒定、數字化等檔案業務建設，最后通過同一個網絡的各自終端按權限利用。所謂推行檔案館民生信息服務“區域協同，就近受理”模式，是指在“人戶分離”的情況下，為解決“涉及人”的檔案方便利用的問題，各級綜合檔案館擬推行“區域協同，就近受理”的服務模式，其前提是要解決有關檔案館在受理項目、出證格式、收費標準、傳輸平臺等方面的統一問題。在此之前，可以首先開展館藏民生檔案專題目錄的互聯互查工作。所謂實行檔案利用與政府信息公開的有效銜接，一方面是指政府公開信息在作為檔案移交進館前后應實行同樣的便民原則。另一方面是指在館藏檔案，尤其是在行政機關移交進館檔案的提供利用方面，應參照政府信息“公開為原則，不公開為例外”的原則，加快鑒定開放的步伐。
注釋：
1、《中華人民共和國檔案法》（根據1996年7月5日第八屆全國人民代表大會常務委員會第二十次會議《關于修改〈中華人民共和國檔案法〉的決定》修正）；
2、《中華人民共和國政府信息公開條例》，2007年4月5日中華人民共和國國務院令第492號；
3、楊冬權：《貫徹黨的十七大精神，以科學發展觀為指導，全面做好2008年的檔案工作——在全國檔案工作暨表彰先進會議上的講話》（2008年1月16日），載《中國檔案報》2008年1月24日第1版；
4、國務院信息化工作辦公室董寶慶：《推進國家信息資源與檔案信息資源開發利用》，載《中國檔案》2005年第6期；
5、指上海市檔案局在國家檔案局頒布8號令之前，曾在市級機關探索建立了機關文件材料歸檔范圍和保管期限表“三合一”審批機制，即組織來自立檔單位、檔案館和有關部門三方面的專家共同審定有關機關的“文件材料歸檔范圍和保管期限表”，同時審定即時開放檔案的范圍。這項工作一直延續到國家檔案局8號令的實施；
6、《上海市政府信息公開規定》，上海市人民政府2008年4月28日第2號令發布；
7、《上海市國家綜合檔案館檔案利用和公布辦法》，載上海檔案信息網；
8、《中華人民共和國檔案法實施辦法》1990年10月24日國務院批準，1990年11月19日國家檔案局令第1號發布，1999年5月5日國務院批準修訂，1999年6月7日國家檔案局令第5號重新發布；
9、長春市檔案館：《以滿足用戶需求為導向，以追求利用效益為目標》，載國家檔案局技術部編《檔案信息資源開發利用試點經驗匯編》，中國檔案出版社2008年4月第1版P57-60。
1980年5月中共中央書記處作出開放歷史檔案的決定至今，我國檔案開放工作走過了近30個年頭。鑒于檔案開放對于我國檔案事業發展的重要影響，在回顧我國檔案開放歷程的基礎上，展望綜合檔案館深化檔案開放工作，頗具現實意義。
一、我國近30年檔案開放工作的回顧
實踐表明，我國檔案開放工作近30年來大致經歷了以下三個階段：
一是我國檔案開放工作的起步階段（1980年5月至1987年底）。黨的十一屆三中全會召開不久，在我國哲學社會科學界的帶頭倡議下，中共中央書記處于1980年5月正式作出了開放歷史檔案的決定。國家檔案局在當年召開的全國檔案工作會議上部署了各級國家檔案館開放建國前歷史檔案的工作。由于當時各級國家檔案館正處于恢復整頓階段，從檔案基礎工作到接待服務設施都難以適應歷史檔案開放的需要。直至1988年1月1日《中華人民共和國檔案法》1（以下簡稱《檔案法》）正式實施之前，各級國家檔案館由于基礎工作等條件相對薄弱，這一時期的檔案開放工作反映出起步階段的一些特點：1、開放范圍僅限于館藏舊政權檔案和革命歷史檔案資料；2、檢索手段不僅是手工檢索，而且僅有案卷目錄和少量專題文件卡片；3、原件利用難以滿足“多人共用”的需要；4、利用目的單位工作查考、編史修志為主；5、服務方式以接待查閱為主；6、利用制度很不完善，基本上以館長審批決定為主。
二是我國檔案開放工作的發展階段（1988年1月至2008年4月）。1988年1月1日《檔案法》的正式實施，至2008年5月1日《中華人民共和國政府信息公開條例》2（以下簡稱《條例》）正式實施之前，我國檔案開放工作進入了“法治”階段，其特點是：1、開放范圍由建國前歷史檔案擴大到建國后形成已滿30年的黨政檔案等；2、檢索手段以計算機檢索開始唱主角，并向社會公布案卷級開放目錄；3、盡管檔案利用仍以原件為主，但檔案縮微膠片、檔案文獻匯編，甚至全文數字化檔案已部分取代檔案原件提供利用；4、利用目的盡管工作查考、學術研究查檔仍占多數，但百姓個人查檔從無到有、由少到多；5、服務方式從開放檔案的查閱接待發展到舉辦展覽、出版史料、學生課堂、網上服務等多種途徑的主動服務；6、利用制度方面逐步建立了與《檔案法》及地方法規配套的、以檔案開放利用為中心的管理制度。部分檔案館還設立了專家咨詢性質的檔案鑒定委員會。
三是我國檔案開放工作的深化階段（2008年5月以來）。由于2008年5月1日《條例》的正式實施，各級綜合檔案館在成為政府公開信息查閱場所、提供政府公開信息查閱服務的環境下，檔案開放又面臨一些新情況新問題：1、個人查檔已成為查閱服務的主要對象；2、未開放檔案的依申請利用被提上工作日程；3、檔案開放主體由綜合檔案館發展到一些部門檔案館，如我國外交部檔案館、普通高校檔案館等。
二、綜合檔案館深化檔案開放工作的展望
（一）綜合檔案館深化檔案開放工作的動因（背景）
1、《條例》的頒布實施，政府信息公開的依法推進，各級綜合檔案館提供政府公開信息集中查閱服務工作的全面開展，使各級綜合檔案館的查閱服務工作日益成為維護公民合法權益、促進服務政府和民主政治建設的社會熱點。在此形勢下，如何提前開放行政機關移交進館檔案中的政府信息？如何建立公眾利用館藏未開放檔案的申請程序和監管辦法？類似問題理所當然地被提上了綜合檔案館深化檔案開放工作的日程。
2、國家檔案局在全國檔案系統部署 “以以人為本為核心，重點實現‘兩個轉變’，建立‘兩個體系’”3工作以來，檔案服務民生正在成為各級綜合檔案館業務建設的主旋律。在此形勢下，如何擴大館藏檔案的共享范圍？如何簡化公眾利用未開放檔案的手續？類似問題理所當然地被提上了綜合檔案館深化檔案開放工作的日程。
3、中共中央辦公廳、國務院辦公廳2004年發布的《關于加強信息資源開發利用工作的若干意見》，“把信息資源開發利用工作作為下一個階段信息化事業的重點，標志著我國信息化事業的戰略轉型，即從IT（信息技術）階段轉向IR（信息資源）階段，從基礎設施階段轉向深入應用階段，從數量建設階段轉向質量建設階段，從粗放配置階段轉向追求效益階段。”4在此形勢下，如何適應信息資源開發利用的需要，推進檔案信息資源的結構優化、管理細化和利用程序簡化？類似問題理所當然地被提上了綜合檔案館深化檔案開放工作的日程。
因此，各級綜合檔案館應當進一步增強大局意識，自覺地將深化檔案開放工作提升到推進我國民主政治建設、檔案服務民生和信息資源開發利用的高度來認識，從而把握歷史機遇，開創新的局面。
（二）綜合檔案館深化檔案開放工作的目標與路徑
在上述形勢下，根據“到位，不越位”的原則，擬將綜合檔案館深化檔案開放工作的目標確定為：1、適應政府信息公開的需要，探索開展館藏檔案提前開放和未開放檔案依申請利用工作；2、適應建立“兩個體系”的需要，一手抓館藏檔案資源的鑒定開放，一手抓共享性檔案信息資源的有序整合；3、適應我國信息資源開發利用的需要，推進檔案信息資源的結構優化、管理細化和利用程序簡化。
圍繞上述目標，綜合檔案館深化檔案開放工作應當從實際出發，多措并舉：
1、開展檔案提前開放工作。一是在參與機關文件材料歸檔范圍和保管期限表的“三合一”審定5和國家檔案局8號令實施工作的基礎上，各級綜合檔案館應當協助檔案進館單位審定歸檔文件的即時開放范圍和開展檔案進館前的解密降密工作。二是在接收行政機關檔案時，各級綜合檔案館應當督促移交單位按照《上海市政府信息公開規定》6明確的“行政機關依法向國家檔案館移交的檔案涉及政府信息的，應當將該政府信息原屬于主動公開、依申請公開或者不予公開的情況書面告知國家檔案館”的要求，履行書面告知的義務，以確保政府公開信息作為檔案進館后能提前向社會開放。三是為我國公民查閱本人證明性未開放檔案提供便利，各級綜合檔案館應當根據《上海市國家綜合檔案館檔案利用和公布辦法》7明確的“公民利用記載本人有關知識青年上山下鄉、支援內地建設、婚姻登記、計劃生育（獨生子女）、學歷、學籍、職稱、獲獎榮譽、離退休的證明性未開放檔案，可以憑本人身份證到檔案館辦理申請手續”的要求，加強民生檔案信息資源的建設與整合，即通過建立各類民生檔案專題數據庫等途徑，不斷提高檢索效率和館際共享程度。
2、開展未開放檔案依申請利用工作。《條例》不僅明確了公民、法人或者其他組織可以根據自身生產、生活、科研等特殊需要，向政府部門申請獲取主動公開范圍以外的相關政府信息的權利，而且規定了行政機關受理依申請公開事宜的程序和監管方式。相比之下，現行《檔案法》、《檔案法實施辦法》8，只是明確了機關、團體、企業事業單位和其他組織以及公民可以按照有關規定，利用檔案館未開放檔案的權利以及利用檔案館保存的未開放檔案，須經檔案館同意，必要時還須經有關的檔案行政管理部門審查同意的規定，并沒有作出申請程序和監督管理等方面的規定。實踐表明，這一狀況已難以適應政府信息公開條件下館藏未開放檔案利用的需要。為此，擬借鑒政府信息依申請公開的做法，對于館藏未開放檔案中與當事人合法權益有關的、又不涉及國家機密、商業秘密和影響第三方權益的信息，應當允許當事人憑合法證件，直接向檔案館提出利用申請，經檔案館同意和工作人員代查后，提供有關檔案文件的閱覽、復制或摘錄。同時，逐步建立健全依申請提供檔案利用的受理程序和審查標準，規范是否準予利用的裁量行為。
3、建立各級綜合檔案館開放檔案的聯動機制。如上海市在2009年的檔案館日活動中，推出了市、區（縣）綜合檔案館集中開放一批檔案的聯合行動。如由此成為一種長效機制，將促進本市各級綜合檔案館依法開放檔案工作的持續發展。
4、有序整合共享性檔案信息資源。共享性檔案信息資源，主要包括政府信息、城市記憶和百姓證明等檔案信息資源。政府信息，是指行政機關在履行職責過程中制作或者獲取的，以一定形式記錄、保存的信息。城市記憶，主要指城市建設、管理過程中形成的，對城市發展有保存價值的各種原始記錄材料，如反映城市原貌、工程建設、名勝古跡、突發事件、重大活動等情況的文字、照片、音像資料等材料。百姓證明，主要指在涉及民生的工作領域產生的戶籍、學歷、婚姻、房產、公證、榮譽、職稱、支內支邊、上山下鄉、離休退休、就業安置等個人憑證性材料。
整合上述共享性檔案信息資源，首先要完善檔案法制保障機制，即為在現行的檔案管理體制、檔案工作機制條件下，有序整合共享性檔案信息資源提供法制保障和業務規范。如，對共享性檔案信息資源的形成主體明確整理鑒定、歸檔、移交或登記管理的責任；對收藏共享性檔案信息資源的國家檔案館等單位明確信息化建設與提供利用的責任；對使用共享性檔案信息資源的個人和組織明確權利與義務；對擁有共享性檔案信息資源的各級各類機關企事業單位明確共建共享的權利與義務。
其次，要實施信息化帶動戰略。一是要加強檔案信息化建設的統籌規劃工作。二是要針對共享性檔案信息資源形成的分散性、內容的交叉性、種類和形式的多樣性等具體問題，采用最佳的信息技術方案，以實現上述信息資源最大程度上的社會共享。以檔案服務民生工作為例，有必要在有關檔案行政管理部門組織下，按照統一的標準和“誰保管誰負責”的原則，建立各類民生檔案信息專題數據庫，并依托政務外網，建立以省（市）級綜合檔案館為基地的本地區互聯互查的信息傳輸平臺。
5、根據我國信息資源開發利用的需要，推進檔案信息資源的結構優化、管理細化和利用程序簡化。（1）優化檔案信息資源結構，一方面要加強存量檔案信息資源建設，即在加強館藏檔案的文件級鑒定、著錄的基礎上，對所有“涉及人”的共享性檔案信息資源進行數字化整合。另一方面要加強增量檔案信息資源建設，即從檔案信息資源形成的源頭上做好電子文件的歸檔管理、檔案的立卷改革和解密、著錄、數字化工作。實踐表明，通過規范民生檔案形成主體的行為，可以從源頭上推進所有“涉及人”的檔案信息資源的建設，為優化館藏檔案信息資源奠定扎實的基礎。另外，為了有效提高館藏檔案信息資源的開放（透明）程度和開發利用水平，有必要借鑒國外的經驗，即未解密的歸檔文件原則上由形成機關檔案室管理（實體暫不移交國家綜合檔案館）。
（2）細化檔案信息資源管理，即按照信息資源開發利用的要求，變傳統檔案資源的粗放型管理為檔案信息資源的精細化管理，以破解檔案信息資源網絡利用的瓶頸。傳統檔案資源的粗放型管理，是指在傳統手工保管利用的環境下形成的盡量照顧檔案整理原有基礎的行為定勢。上述行為定勢不僅已無法適應檔案信息資源開發利用的現實需要，而且有可能產生負面效應。為推行檔案信息資源的精細化管理，有必要借鑒長春市檔案館的經驗，即一是樹立檔案數字化的開放理念、創新理念、整體理念和成本理念；二是細化檔案利用需求分析，精選數字化對象；三是優選檔案數字化技術路線，采用檔案鑒定與數字化同步、多種檔案數據庫建設同步、檔案數字化與數字化檔案利用同步的技術路線；四是采用現用現掃、以用定掃和常用先掃等檔案數字化方式。9
（3）簡化檔案信息利用程序，即按照建立方便人民群眾的檔案利用體系的要求，推進檔案館、室檔案信息資源管理、利用的一體化；推行檔案館民生信息服務“區域協同，就近受理”模式；實行檔案利用與政府信息公開的有效銜接。所謂推進檔案館、室信息資源管理、利用的一體化，主要是指檔案館、室建立統一的檔案信息管理系統，按照統一的信息技術標準，開展館、室藏檔案著錄、鑒定、數字化等檔案業務建設，最后通過同一個網絡的各自終端按權限利用。所謂推行檔案館民生信息服務“區域協同，就近受理”模式，是指在“人戶分離”的情況下，為解決“涉及人”的檔案方便利用的問題，各級綜合檔案館擬推行“區域協同，就近受理”的服務模式，其前提是要解決有關檔案館在受理項目、出證格式、收費標準、傳輸平臺等方面的統一問題。在此之前，可以首先開展館藏民生檔案專題目錄的互聯互查工作。所謂實行檔案利用與政府信息公開的有效銜接，一方面是指政府公開信息在作為檔案移交進館前后應實行同樣的便民原則。另一方面是指在館藏檔案，尤其是在行政機關移交進館檔案的提供利用方面，應參照政府信息“公開為原則，不公開為例外”的原則，加快鑒定開放的步伐。
注釋：
1、《中華人民共和國檔案法》（根據1996年7月5日第八屆全國人民代表大會常務委員會第二十次會議《關于修改〈中華人民共和國檔案法〉的決定》修正）；
2、《中華人民共和國政府信息公開條例》，2007年4月5日中華人民共和國國務院令第492號；
3、楊冬權：《貫徹黨的十七大精神，以科學發展觀為指導，全面做好2008年的檔案工作——在全國檔案工作暨表彰先進會議上的講話》（2008年1月16日），載《中國檔案報》2008年1月24日第1版；
4、國務院信息化工作辦公室董寶慶：《推進國家信息資源與檔案信息資源開發利用》，載《中國檔案》2005年第6期；
5、指上海市檔案局在國家檔案局頒布8號令之前，曾在市級機關探索建立了機關文件材料歸檔范圍和保管期限表“三合一”審批機制，即組織來自立檔單位、檔案館和有關部門三方面的專家共同審定有關機關的“文件材料歸檔范圍和保管期限表”，同時審定即時開放檔案的范圍。這項工作一直延續到國家檔案局8號令的實施；
6、《上海市政府信息公開規定》，上海市人民政府2008年4月28日第2號令發布；
7、《上海市國家綜合檔案館檔案利用和公布辦法》，載上海檔案信息網；
8、《中華人民共和國檔案法實施辦法》1990年10月24日國務院批準，1990年11月19日國家檔案局令第1號發布，1999年5月5日國務院批準修訂，1999年6月7日國家檔案局令第5號重新發布；
9、長春市檔案館：《以滿足用戶需求為導向，以追求利用效益為目標》，載國家檔案局技術部編《檔案信息資源開發利用試點經驗匯編》，中國檔案出版社2008年4月第1版P57-60。
