上海市檔案館研究館員戴志強(qiáng)

圍繞檔案資源開(kāi)發(fā)利用而進(jìn)行的一系列業(yè)務(wù)建設(shè)，似可稱之為檔案資源的共享化建設(shè)。其成效，一般體現(xiàn)為檔案資源共享范圍的擴(kuò)大和效益的提升，因此在相當(dāng)程度上可以反映檔案工作的發(fā)展水平。國(guó)家檔案館作為“對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值”①檔案----共享性檔案資源的最終歸屬與流向，其共享化建設(shè)貫穿了館藏檔案資源共享化建設(shè)的全過(guò)程。本文僅就“以以人為本為核心，重點(diǎn)實(shí)現(xiàn)‘兩個(gè)轉(zhuǎn)變’、建立‘兩個(gè)體系’”②環(huán)境下國(guó)家檔案館的共享化建設(shè)問(wèn)題，提出一些初步的意見(jiàn)，以供探討。

一、國(guó)家檔案館共享化建設(shè)的涵義及其現(xiàn)實(shí)意義

所謂國(guó)家檔案館共享化建設(shè)，是指以“對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值”檔案的永久保管和社會(huì)利用為基本職能的各級(jí)國(guó)家檔案館，根據(jù)以人為本的社會(huì)需要，通過(guò)整合共享性檔案資源和拓展社會(huì)化服務(wù)功能，將各種資源的潛在價(jià)值轉(zhuǎn)化為公共服務(wù)優(yōu)勢(shì)的有效舉措。

上述定義的涵義主要包括：

1、行為主體。我國(guó)各級(jí)國(guó)家檔案館，它們不僅在我國(guó)檔案館群體中占大多數(shù)，而且承擔(dān)著“對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值”的檔案資源永久保管和提供利用的主要任務(wù)，是我國(guó)檔案事業(yè)名副其實(shí)的主體和核心。

2、目標(biāo)取向。就是“以以人為本為核心，重點(diǎn)實(shí)現(xiàn)‘兩個(gè)轉(zhuǎn)變’、建立‘兩個(gè)體系’”。這里所說(shuō)的“以以人為本為核心”，似可理解為圍繞“人的全面而自由的發(fā)展”需要。馬克思主義認(rèn)為，人類社會(huì)發(fā)展的最高階段就是“以每一個(gè)個(gè)人的全面而自由的發(fā)展為基本原則的社會(huì)形式”。上述“人的全面而自由的發(fā)展”，主要是指每個(gè)人的能力全面提高、個(gè)性的自由發(fā)展、人的需要不斷滿足、人的社會(huì)關(guān)系豐富、人與自然的關(guān)系和諧。③

3、工作重心。一是整合共享性檔案資源----“重視所有涉及人的檔案的價(jià)值，建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系”④，客觀上要求各級(jí)國(guó)家檔案館采取各種手段有效地整合人民群眾廣泛而長(zhǎng)久需要的檔案信息資源；二是拓展社會(huì)化服務(wù)功能----“像重視機(jī)關(guān)團(tuán)體利用那樣重視人民群眾利用，建立方便人民群眾的檔案利用體系”⑤，客觀上要求各級(jí)國(guó)家檔案館通過(guò)各種途徑不斷地拓展以方便人民群眾查檔為重點(diǎn)的開(kāi)放型、多層面的公共服務(wù)功能。

4、衡量標(biāo)準(zhǔn)。將各種資源潛在的共享性價(jià)值轉(zhuǎn)化為公共服務(wù)優(yōu)勢(shì)的程度。具體來(lái)說(shuō)，國(guó)家檔案館在檔案資源、服務(wù)設(shè)施和專業(yè)人才等方面的優(yōu)勢(shì)是客觀配置的結(jié)果，但是能否以及在多大程度上轉(zhuǎn)化為公共服務(wù)優(yōu)勢(shì)，卻是主觀努力的結(jié)果。

那么，提出國(guó)家檔案館的共享化建設(shè)，有何現(xiàn)實(shí)意義呢？

1、有助于提升國(guó)家經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的軟實(shí)力

國(guó)家檔案館由于擁有較為豐富的“對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值”的檔案資源、相對(duì)良好的檔案服務(wù)設(shè)施和政治業(yè)務(wù)素質(zhì)較高的專業(yè)人才，在服務(wù)黨和國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)中可以發(fā)揮重要作用是毋庸置疑的，但是，這僅僅是問(wèn)題的一個(gè)方面。關(guān)鍵是國(guó)家檔案館能否與時(shí)俱進(jìn)地提高自身的共享化建設(shè)水平，即真正將檔案資源、服務(wù)設(shè)施和專業(yè)人才潛在的共享性價(jià)值轉(zhuǎn)化為公共服務(wù)優(yōu)勢(shì)，這應(yīng)該是更具現(xiàn)實(shí)意義的一個(gè)方面。對(duì)于處在經(jīng)濟(jì)全球化環(huán)境下的我國(guó)而言，為了抵御經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的各種風(fēng)險(xiǎn)，既要重視增強(qiáng)硬實(shí)力，又不能忽視提高軟實(shí)力。提高檔案資源的社會(huì)共享水平，關(guān)系到一個(gè)國(guó)家運(yùn)用檔案“鑒往知來(lái)，推陳出新”潛力的發(fā)揮程度，因此，在一定意義上可以說(shuō)，加強(qiáng)國(guó)家檔案館的共享化建設(shè)，客觀上有助于提升整個(gè)國(guó)家經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的軟實(shí)力。

2、有助于促進(jìn)我國(guó)的服務(wù)型政府建設(shè)

我國(guó)近30年來(lái)，尤其是正式加入世界貿(mào)易組織以來(lái)，改革開(kāi)放和現(xiàn)代化建設(shè)的深入發(fā)展，客觀上推動(dòng)了我國(guó)服務(wù)型政府建設(shè)的進(jìn)程。期間，政府加快轉(zhuǎn)變職能，重心轉(zhuǎn)向經(jīng)濟(jì)調(diào)節(jié)、市場(chǎng)監(jiān)督、社會(huì)管理和公共服務(wù)，尤其是隨著政府信息公開(kāi)工作的開(kāi)展，使原來(lái)作為黨和國(guó)家重要檔案永久保管的基地、各方面利用檔案的中心和愛(ài)國(guó)主義教育的基地的各級(jí)國(guó)家檔案館，又成為已公開(kāi)現(xiàn)行文件和政府主動(dòng)公開(kāi)信息集中查閱的場(chǎng)所。實(shí)踐表明，國(guó)家檔案館可以成為各級(jí)政府便民服務(wù)的重要窗口，為政府降低行政成本、強(qiáng)化公共服務(wù)、維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定發(fā)揮特殊的作用。同時(shí)，這僅僅是問(wèn)題的一個(gè)方面，實(shí)踐表明，國(guó)家檔案館需要進(jìn)一步加強(qiáng)共享化建設(shè)，其中包括采取有效措施以滿足公民查閱政府公開(kāi)信息對(duì)館藏未開(kāi)放檔案的需要，惟有如此，才能為公民行使合法權(quán)利和促進(jìn)服務(wù)型政府建設(shè)發(fā)揮更大的作用。

3、有助于促進(jìn)國(guó)家檔案館的良性發(fā)展

關(guān)于國(guó)家檔案館的發(fā)展問(wèn)題，不同的歷史時(shí)期、從不同的角度，可以提出不盡相同的要求。然而，我國(guó)改革開(kāi)放的實(shí)踐表明，國(guó)家檔案館只有不斷提高自身的共享化建設(shè)水平，以滿足人和社會(huì)全面發(fā)展的需要，才能真正實(shí)現(xiàn)自身的存在價(jià)值，并得到可持續(xù)發(fā)展。在新的形勢(shì)下，提出加強(qiáng)國(guó)家檔案館的共享化建設(shè)，在某種意義上來(lái)說(shuō)，也是為了改善國(guó)家檔案館與人民群眾的關(guān)系，即真正改變那種“檔案館有的（檔案）----老百姓沒(méi)用，老百姓要的----檔案館沒(méi)有（包括有檔查不到）”以及老百姓查檔“門難進(jìn)、臉難看、事難辦”的現(xiàn)象。可以說(shuō)，只有通過(guò)不斷優(yōu)化館藏檔案結(jié)構(gòu)和非館藏民生檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)，有效整合所有涉及人的檔案信息資源，以及不斷優(yōu)化利用環(huán)境（包括服務(wù)設(shè)施、制度保障和基礎(chǔ)工作），有效擴(kuò)大老百姓查檔的范圍、簡(jiǎn)化老百姓查檔的手續(xù)，各級(jí)國(guó)家檔案館才能在實(shí)現(xiàn)最廣大人民群眾的共享目標(biāo)中獲得自身的又好又快發(fā)展。

二、國(guó)家檔案館共享化建設(shè)的著力點(diǎn)

國(guó)家檔案館的共享化建設(shè)，在不同的歷史時(shí)期或社會(huì)環(huán)境下，其著力點(diǎn)是不盡相同的。比如，在階級(jí)斗爭(zhēng)為綱時(shí)期，圍繞政治斗爭(zhēng)的需要，有關(guān)這方面的檔案資源的整合和開(kāi)發(fā)就會(huì)成為這一時(shí)期國(guó)家檔案館共享化建設(shè)的重中之重，一些地方國(guó)家檔案館至今還保留的數(shù)量可觀的館藏檔案“人頭卡”就是那個(gè)時(shí)期的產(chǎn)物。那么，當(dāng)下----“以人為本”環(huán)境下國(guó)家檔案館共享化建設(shè)的著力點(diǎn)在哪里呢？

1、要牢固樹(shù)立科學(xué)的發(fā)展理念

當(dāng)下國(guó)家檔案館的共享化建設(shè)，要成為國(guó)家檔案館的自覺(jué)行動(dòng)，必須有科學(xué)的發(fā)展理念作為向?qū)А?007年12月，國(guó)家檔案局在《關(guān)于加強(qiáng)民生檔案工作的意見(jiàn)》中提出“要堅(jiān)持以人為本，轉(zhuǎn)變重事輕人、重物輕人、重典型人物輕普通人物的傳統(tǒng)觀念和認(rèn)識(shí)，重視所有涉及人的檔案的價(jià)值”⑥。在2008年1月舉行的全國(guó)檔案局館長(zhǎng)會(huì)議上，國(guó)家檔案局局長(zhǎng)中央檔案館館長(zhǎng)楊冬權(quán)正式提出“要以以人為本為核心，重點(diǎn)實(shí)現(xiàn)‘兩個(gè)轉(zhuǎn)變’，建立‘兩個(gè)體系’”⑦。筆者以為，上述精神應(yīng)該作為指導(dǎo)當(dāng)下國(guó)家檔案館共享化建設(shè)的科學(xué)理念。因?yàn)椋鲜鼍竦奶岢觯环矫骟w現(xiàn)了新中國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展理念（模式）經(jīng)歷了重大的轉(zhuǎn)變，即由建國(guó)初期（以將“檔案”確定為“國(guó)家檔案”、“黨政檔案”，將“檔案館”確定為黨和政府的附屬機(jī)構(gòu)而不是公共性科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)為基本特征）的“國(guó)家檔案觀”，逐步轉(zhuǎn)變?yōu)楦母镩_(kāi)放后（通過(guò)頒布《檔案館工作通則》、《中華人民共和國(guó)檔案法》，將 “檔案”確定為“對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值”的歷史記錄，檔案工作基本原則由原來(lái)的“便于黨和國(guó)家各項(xiàng)工作的利用”發(fā)展為“便于社會(huì)各方面的利用”，新世紀(jì)以來(lái)檔案工作重心從高層、宏觀轉(zhuǎn)向基層、微觀，從政治領(lǐng)域轉(zhuǎn)向經(jīng)濟(jì)、科技、文化、生活領(lǐng)域，從黨政機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)向企事業(yè)單位、社區(qū)、農(nóng)村和家庭，從服務(wù)黨和國(guó)家轉(zhuǎn)向服務(wù)社會(huì)和老百姓為基本特征）的“社會(huì)檔案觀”⑧，因而可以認(rèn)為是我國(guó)檔案工作者長(zhǎng)期以來(lái)探索中國(guó)特色社會(huì)主義檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)律的結(jié)晶，另一方面反映了我國(guó)檔案事業(yè)在以人為本環(huán)境下實(shí)現(xiàn)科學(xué)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)要求。因?yàn)椋瑢?shí)現(xiàn)“兩個(gè)轉(zhuǎn)變”、建立“兩個(gè)體系”作為以人為本環(huán)境下國(guó)家檔案館共享化建設(shè)的指導(dǎo)思想，有助于找準(zhǔn)國(guó)家檔案館共享化建設(shè)的立足點(diǎn)（即優(yōu)化國(guó)家檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展的宏觀環(huán)境）和突破口（即破解國(guó)家檔案館服務(wù)民生工作中存在的瓶頸問(wèn)題）。

2、要整合共享性檔案信息資源

整合共享性檔案信息資源，是國(guó)家檔案館共享化建設(shè)的物質(zhì)前提和重要任務(wù)，也是建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系的必由之路。共享性檔案信息資源，屬于“對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值”的檔案，主要包括政府信息、城市記憶和百姓證明。政府信息，是指行政機(jī)關(guān)在履行職責(zé)過(guò)程中制作或者獲取的，以一定形式記錄、保存的信息⑨。政府信息，均列入了行政機(jī)關(guān)歸檔的范圍，其中永久保存的部分還列入了各級(jí)國(guó)家檔案館定期接收的范圍，主動(dòng)公開(kāi)的政府信息還按規(guī)定即時(shí)送交各級(jí)國(guó)家檔案館，故是目前歸屬和流向明確、依法共享的檔案信息資源。城市記憶，主要指城市建設(shè)、管理過(guò)程中形成的，對(duì)城市發(fā)展有保存價(jià)值的各種原始記錄材料，如反映城市原貌、工程建設(shè)、名勝古跡、突發(fā)事件、重大活動(dòng)等情況的文字、照片、音像資料等材料。其內(nèi)容豐富、形式多樣、來(lái)源各異、流向不同，相當(dāng)部分的城市記憶類材料還未為國(guó)家檔案館所收藏。百姓證明，主要指在涉及民生的工作領(lǐng)域產(chǎn)生的戶籍、學(xué)歷、婚姻、房產(chǎn)、公證、榮譽(yù)、職稱、支內(nèi)支邊、上山下鄉(xiāng)、離休退休、就業(yè)安置等個(gè)人憑證性材料。其種類多、形成分散，而且相當(dāng)多的百姓證明類材料均保管在基層的涉民工作部門，并未列入國(guó)家檔案館的接收范圍。

上述檔案信息資源，雖然不能說(shuō)是共享性檔案信息資源的全部，但是至少可以說(shuō)是其主要部分。由于其形成主體多元、來(lái)源分散、種類和形式多樣，因此，整合共享性檔案信息資源，必然要排除其共享進(jìn)程中的各種障礙，不僅使原生態(tài)的檔案資源由無(wú)序到有序，由“魚(yú)龍混雜”到“涇渭分明”，由內(nèi)容上的控制到開(kāi)放，由形式上的“非標(biāo)”到“兼容”，而且使館藏結(jié)構(gòu)趨于優(yōu)化、資源配置（流向）趨于合理。因此，共享性檔案信息資源的整合必須多措并舉形成合力。

首先要完善檔案法制保障機(jī)制，即為在現(xiàn)行的檔案管理體制、檔案工作機(jī)制條件下，有序整合共享性檔案信息資源提供法制保障和業(yè)務(wù)規(guī)范。誠(chéng)如有的專家所指出，“涉及人的檔案”種類繁多，情況千差萬(wàn)別，要確保有效管理，必須完善相關(guān)的法律法規(guī)。近幾年安徽、深圳、上海浦東新區(qū)等率先進(jìn)行檔案資源整合探索，綜合檔案館接收房地產(chǎn)等專門檔案，或者與城建、房產(chǎn)檔案館合并，雖具有某種集約化優(yōu)勢(shì)，但因法律缺失，推行起來(lái)難度很大。從利用的角度看，政府部門形成的“涉及人的檔案”，大部分屬于信息公開(kāi)范疇，但實(shí)際上因無(wú)明確規(guī)定，有些單位只限于政策性文件的公開(kāi)，而與公眾利益相關(guān)的各種檔案，則沒(méi)有向社會(huì)公開(kāi)⑩。可見(jiàn)，整合共享性檔案信息資源，既要鼓勵(lì)探索和創(chuàng)新，更重要的還是完善相關(guān)法律法規(guī)。在推進(jìn)民生檔案資源的整合與共享方面，青島市“開(kāi)展政府職能部門和公共事業(yè)管理部門涉及群眾切身利益檔案的專項(xiàng)調(diào)研工作，研究涉民檔案信息管理和利用的辦法，重點(diǎn)抓好社會(huì)保障檔案工作”11。對(duì)于涉及人群最多的企業(yè)職工檔案，遼寧省檔案局與省勞動(dòng)和社會(huì)保障廳密切合作，自2004年以來(lái)，先后聯(lián)合印發(fā)了《遼寧省企業(yè)職工檔案管理暫行規(guī)定》、《〈遼寧省企業(yè)職工檔案管理暫行規(guī)定〉補(bǔ)充意見(jiàn)》及《遼寧省企業(yè)職工檔案管理機(jī)構(gòu)資格備案辦法》，進(jìn)一步健全了全省企業(yè)職工檔案管理法規(guī)體系。其中，對(duì)全省企業(yè)職工檔案管理工作的規(guī)范化提出了具體要求，在全省企業(yè)職工檔案管理的重點(diǎn)和難點(diǎn)問(wèn)題上取得新進(jìn)展12的經(jīng)驗(yàn)是值得借鑒的。為有序整合共享性檔案信息資源，還有必要從以下方面著手進(jìn)一步完善檔案法制，一是對(duì)共享性檔案信息資源的形成主體應(yīng)明確整理鑒定、歸檔、移交或登記管理的責(zé)任；二是對(duì)收藏共享性檔案信息資源的國(guó)家檔案館等單位應(yīng)明確信息化建設(shè)與提供利用的責(zé)任；三是對(duì)使用共享性檔案信息資源的個(gè)人和組織應(yīng)明確權(quán)利與義務(wù)；四是對(duì)擁有共享性檔案信息資源的各級(jí)各類機(jī)關(guān)企事業(yè)單位應(yīng)明確共建共享的權(quán)利與義務(wù)。

其次，要實(shí)施信息化帶動(dòng)戰(zhàn)略。基于檔案信息資源整合與共享的需要，實(shí)施信息化帶動(dòng)戰(zhàn)略，一是要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的統(tǒng)籌規(guī)劃工作。如，“十一五”期間，上海市檔案局組織實(shí)施了“城市記憶工程”項(xiàng)目，內(nèi)容包括檔案資源建設(shè)、檔案信息化建設(shè)、檔案開(kāi)發(fā)開(kāi)放服務(wù)和檔案文化產(chǎn)品開(kāi)發(fā)，其中的核心問(wèn)題是城市記憶檔案資源的整合。青島市也明確提出，“實(shí)施數(shù)字檔案信息共享工程，全面實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。建設(shè)全市電子公文和檔案信息共享系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)非秘密公文檔案資源機(jī)關(guān)內(nèi)部共享、綜合檔案館開(kāi)放檔案信息社會(huì)共享、各級(jí)各類檔案館館藏資源館際共享、檔案館和檔案室檔案信息共享；各級(jí)檔案館全部建成數(shù)字檔案館，形成全市規(guī)模的數(shù)字檔案館集群；加快檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)和檔案數(shù)字化進(jìn)程，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案部門為群眾服務(wù)的能力。”13

二是要針對(duì)共享性檔案信息資源形成的分散性、內(nèi)容的交叉性、種類和形式的多樣性等具體問(wèn)題，采用最佳的信息技術(shù)方案，以在形式上推進(jìn)信息技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)化、信息資源的數(shù)字化、信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化，在內(nèi)容上實(shí)現(xiàn)上述信息資源最大程度上的社會(huì)共享。以檔案服務(wù)民生工作為例，由于目前多數(shù)國(guó)家檔案館主要收藏著本地區(qū)行政機(jī)關(guān)移交的政府信息類檔案資源，而相當(dāng)多的百姓證明類檔案資源往往分散在涉及民生工作的基層單位，城市記憶類檔案資源相當(dāng)部分也為有關(guān)的專業(yè)或部門檔案館所收藏，因此，有必要在有關(guān)檔案行政管理部門組織下，按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和“誰(shuí)保管誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，建立各類民生檔案信息專題數(shù)據(jù)庫(kù)，并依托政務(wù)外網(wǎng)，建立以省級(jí)國(guó)家檔案館為基地的本地區(qū)互聯(lián)互查的信息傳輸平臺(tái)。

此外，國(guó)家檔案館實(shí)施信息化帶動(dòng)戰(zhàn)略，要始終堅(jiān)持“事半功倍”的技術(shù)路線。因?yàn)椋谛畔⒒瘞?dòng)戰(zhàn)略中，信息化只是技術(shù)路徑，帶動(dòng)（信息資源共享）才是硬道理。比如，在館藏檔案全文數(shù)字化方面，擬推廣我國(guó)外交部檔案館的經(jīng)驗(yàn)，即在計(jì)算機(jī)終端上對(duì)數(shù)字化的檔案進(jìn)行鑒定，把內(nèi)容可以公開(kāi)的檔案拷貝到開(kāi)放數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中去，對(duì)外提供利用14。這一經(jīng)驗(yàn)如普遍推廣，就有可能從整體上明顯提高我國(guó)檔案信息資源的共享水平。

3、要主動(dòng)拓展國(guó)家檔案館的公共服務(wù)功能

以人為本環(huán)境下國(guó)家檔案館的共享化建設(shè)，還要主動(dòng)拓展以方便人民群眾查檔為重點(diǎn)的開(kāi)放型、多層面的公共服務(wù)功能。

首先，要圍繞國(guó)家檔案館的基本職能加強(qiáng)檔案便民服務(wù)工作。由于國(guó)家檔案館的共享化建設(shè)，與建立方便人民群眾的檔案利用體系存在密切聯(lián)系，因此，加強(qiáng)檔案便民服務(wù)工作應(yīng)該成為國(guó)家檔案館的當(dāng)務(wù)之急。如，對(duì)館藏的涉民檔案，充分挖掘編目、分類整合，優(yōu)先數(shù)字化，優(yōu)先對(duì)外開(kāi)放。要編纂民生檔案查詢指南、查詢政策，在查閱場(chǎng)所和有關(guān)網(wǎng)站上公布，為利用者提供查閱便利和查詢途徑。要將民生檔案信息資源的整合納入本地區(qū)檔案信息化建設(shè)的整體部署，有計(jì)劃、有步驟地推進(jìn)，最終建立民生檔案電子信息查詢系統(tǒng)（檔案查詢子系統(tǒng)）。編研部門要加強(qiáng)民生檔案文獻(xiàn)的編纂，不斷推出人民群眾關(guān)注的檔案文化產(chǎn)品15。要實(shí)施民生檔案優(yōu)先數(shù)字化的信息化策略，把服務(wù)民生作為信息化條件下檔案信息資源開(kāi)發(fā)的一個(gè)重要方向。如，長(zhǎng)春市檔案館把與民眾生活有關(guān)的檔案的信息化放到了優(yōu)先位置，其網(wǎng)上運(yùn)行的數(shù)據(jù)庫(kù)包含有350萬(wàn)條目錄數(shù)據(jù)，其中有150萬(wàn)條目錄數(shù)據(jù)、20萬(wàn)頁(yè)檔案全文供利用者在互聯(lián)網(wǎng)上查閱。這些檔案雖然只占館藏總量的10%，但其利用卻占到總利用量的90%。北京市朝陽(yáng)區(qū)檔案館將利用頻率高、調(diào)閱數(shù)量大的招工、知青、婚姻、占地等檔案進(jìn)行了數(shù)字化，僅招工、知青、婚姻等檔案就形成了24個(gè)專題數(shù)據(jù)庫(kù)，近380萬(wàn)條數(shù)據(jù)條目16。還擬通過(guò)修訂《國(guó)家檔案館未開(kāi)放檔案利用辦法》，著重解決現(xiàn)行檔案（利用）法規(guī)與《政府信息公開(kāi)條例》的銜接問(wèn)題，力求實(shí)現(xiàn)政府公開(kāi)信息歸檔、進(jìn)館前后利用手續(xù)一個(gè)樣和館藏未開(kāi)放檔案中政府信息的依申請(qǐng)?zhí)峁├茫瑸橛行蜷_(kāi)展公民查閱政府公開(kāi)信息對(duì)館藏未開(kāi)放檔案的利用工作提供制度保障。

其次，要面向社會(huì)主動(dòng)拓展公共服務(wù)功能，即國(guó)家檔案館在履行保管利用基本職能的基礎(chǔ)上，依托館藏資源、服務(wù)設(shè)施和專業(yè)人才而提供的社會(huì)化、公益性服務(wù)（產(chǎn)品）。將拓展國(guó)家檔案館的公共服務(wù)功能，列入國(guó)家檔案館共享化建設(shè)的范疇，可以視為對(duì)國(guó)家檔案館傳統(tǒng)功能的一種突破和創(chuàng)新。比如，愛(ài)國(guó)主義教育基地和政府主動(dòng)公開(kāi)信息集中查閱服務(wù)的場(chǎng)所，既是新時(shí)期新階段對(duì)各級(jí)國(guó)家檔案館職能提出的新要求，又是各級(jí)國(guó)家檔案館傳統(tǒng)功能的拓展。在這里，強(qiáng)調(diào)拓展國(guó)家檔案館公共服務(wù)功能的主動(dòng)性，旨在充分發(fā)揮國(guó)家檔案館在共享化建設(shè)方面的主觀能動(dòng)作用，將國(guó)家檔案館所擁有的各種資源的潛在共享性價(jià)值轉(zhuǎn)化為促進(jìn)國(guó)家經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的軟實(shí)力。

一些地方的實(shí)踐表明，國(guó)家檔案館只要既注重發(fā)揮館藏資源、服務(wù)設(shè)施和專業(yè)人才的優(yōu)勢(shì)，又善于借助外力，形成長(zhǎng)效機(jī)制，就能不斷拓展國(guó)家檔案館在“以史為鑒、以史育人”方面的公共服務(wù)功能。比如，上海市檔案館在外灘新館開(kāi)館近五年內(nèi)，已接待來(lái)館參加各類活動(dòng)的人員100多萬(wàn)人次。主要做法：一是圍繞未成年人教育，建設(shè)愛(ài)國(guó)主義教育基地和科普教育基地。檔案館重視加強(qiáng)與市委宣傳部、市教育委員會(huì)、市精神文明建設(shè)辦公室、市科普教育基地聯(lián)合會(huì)的聯(lián)系，并與10多個(gè)中小學(xué)和全國(guó)《小主人報(bào)》社建立了共建關(guān)系，既依托本館各種資源的優(yōu)勢(shì)，又與中小學(xué)生的“兩綱”教育接軌，分別編制了適合小學(xué)、初中和高中學(xué)生需要的教育活動(dòng)方案，以重大節(jié)日和學(xué)生寒（暑）假為時(shí)間節(jié)點(diǎn)，通過(guò)組織專題講座、制作成長(zhǎng)檔案、參觀檔案展覽、欣賞音視頻資料等形式多樣的主題系列活動(dòng)，培育學(xué)生的愛(ài)國(guó)主義情操，弘揚(yáng)上海的城市精神。有關(guān)活動(dòng)還被市教委和市文明辦編入當(dāng)年的“上海市未成年人寒（暑）假推薦活動(dòng)名錄”。二是與市委宣傳部和市哲學(xué)社會(huì)科學(xué)聯(lián)合會(huì)合作，以“城市、歷史、檔案、文化”為主題，面向社會(huì)，辦好“東方講壇”市檔案館舉辦點(diǎn)。謝晉、秦怡、余秋雨、葛劍雄、王安憶、王汝剛等知名教授、作家、藝術(shù)家先后應(yīng)邀來(lái)此演講，經(jīng)常座無(wú)虛席，并時(shí)有電視轉(zhuǎn)播。由于“注重策劃、精心組織、形成特色”，已經(jīng)成為本市社會(huì)影響較大、公眾評(píng)價(jià)較高、得到檔案界肯定的檔案公益性講座的品牌。三是與上海中華老字號(hào)企業(yè)協(xié)會(huì)和市立法研究所簽訂合作協(xié)議，參與非物質(zhì)文化遺產(chǎn)----上海“中華老字號(hào)”企業(yè)檔案資源的保護(hù)、整理、開(kāi)發(fā)工作。目前已通過(guò)培訓(xùn)、普查、開(kāi)發(fā)建立上海“中華老字號(hào)”企業(yè)檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)，既推進(jìn)了本市檔案部門的“城市記憶開(kāi)發(fā)工程”建設(shè)，又直接服務(wù)于上海經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展。四是引進(jìn)市場(chǎng)機(jī)制，完善檔案文化休閑功能。檔案館與有關(guān)單位合作，在底層大廳開(kāi)設(shè)了“城市記憶”咖啡吧，并以此為平臺(tái)推出了包括爾冬強(qiáng)等國(guó)內(nèi)外著名攝影家有關(guān)上海城鄉(xiāng)面貌變遷為題材的攝影作品展，及檔案文化沙龍?jiān)趦?nèi)的各種與城市文化建設(shè)相關(guān)的主題活動(dòng)。五是與中共上海市市級(jí)機(jī)關(guān)紀(jì)律檢查工作委員會(huì)簽約，在檔案館共建市級(jí)機(jī)關(guān)廉政文化教育基地。圍繞廉政文化教育主題，通過(guò)組織參觀展覽、點(diǎn)播音視頻資料、舉辦廉政文化講座和提供活動(dòng)平臺(tái)，為市級(jí)機(jī)關(guān)工作黨委系統(tǒng)各單位開(kāi)展黨員廉政文化教育提供有效服務(wù)。六是與中共上海市委黨校簽約，在檔案館共建市委組織部、市委黨校研究型教學(xué)基地，為領(lǐng)導(dǎo)干部學(xué)習(xí)、研究上海歷史提供有特色的資源和服務(wù)。目前除了提供參觀《城市記憶----上海近現(xiàn)代歷史發(fā)展檔案陳列》主題展覽及配合各個(gè)時(shí)期中心工作和社會(huì)熱點(diǎn)推出的專題展覽、講座、視頻資料之外，首批推出三個(gè)專題講座，即《近代上海城市發(fā)展和社會(huì)變化》、《近代上海文化的多元性》、《近代上海金融中心的形成》，分別由館內(nèi)的正高職研究人員主講。

實(shí)踐表明，國(guó)家檔案館拓展公共服務(wù)功能，能夠持續(xù)地放大檔案館的社會(huì)效應(yīng)，不僅使現(xiàn)實(shí)的利用者感到驚喜，而且使?jié)撛诘睦谜呙摲f而出，檔案事業(yè)發(fā)展的社會(huì)環(huán)境得到日益優(yōu)化。因此，已經(jīng)成為國(guó)家檔案館共享化建設(shè)的一道亮麗風(fēng)景線。

注釋：

①《中華人民共和國(guó)檔案法》（根據(jù)1996年7月5日第八屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第二十次會(huì)議《關(guān)于修改〈中華人民共和國(guó)檔案法〉的決定》修正）；

②④⑤⑦楊冬權(quán)：《貫徹黨的十七大精神，以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，全面做好2008年的檔案工作----在全國(guó)檔案工作暨表彰先進(jìn)會(huì)議上的講話》（2008年1月16日），載《中國(guó)檔案報(bào)》2008年1月24日第1版；

③馬凱主編，王春正、朱之鑫副主編：《科學(xué)發(fā)展觀》，人民出版社、黨建讀物出版社2006年6月第1版；

⑥⑧張斌、徐擁軍：《檔案事業(yè)：從“國(guó)家模式”到“社會(huì)模式”》，載《中國(guó)檔案》2008年第9期P8；

⑨《中華人民共和國(guó)政府信息公開(kāi)條例》，2007年4月5日中華人民共和國(guó)國(guó)務(wù)院令第492號(hào)；

⑩潘積仁：《“兩個(gè)體系”建設(shè)思考》，載《中國(guó)檔案》2008年第4期P14；

1113于新華：《打造公共服務(wù)型管理體系，推動(dòng)檔案工作實(shí)現(xiàn)新跨越》，載《中國(guó)檔案》2007年第3期P13；

12何素君、孫杰：《真情為民生，服務(wù)有所為----遼寧省規(guī)范企業(yè)職工檔案管理》，載《中國(guó)檔案》2008年第4期P32；

14楊冬權(quán)：《在檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用試點(diǎn)工作總結(jié)會(huì)議上的講話（2007年9月28日）》，載國(guó)家檔案局技術(shù)部編《檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用試點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)匯編》，中國(guó)檔案出版社2008年4月第1版P7；

15楊朝偉、徐輝、王銀華：《武漢市民生檔案工作調(diào)查報(bào)告》，載《中國(guó)檔案》2009年第2期P20；

16傅華：《檔案利用服務(wù)范圍越來(lái)越廣》，載《中國(guó)檔案報(bào)》2008年11月27日。