加快館藏檔案的數字化和數據庫建設步伐，加強重要檔案的保護，提高檔案利用的效率和水平，是檔案館貫徹落實科學發展觀和“三個體系”建設的必然要求，也是檔案館工作的重要職責和主要任務。近年來，上海市檔案館以《全國檔案信息化建設實施綱要》為指引，把檔案數字化工作作為一項系統工程擺上重要日程，制定和采取了一系列有效措施推動館藏檔案數字化，在加快檔案數字化進程的同時，有效地帶動了檔案基礎業務和利用工作的發展。

一、八年的工作成果

上海市檔案館現保存檔案資料303萬卷（冊），其中歷史檔案134萬卷，解放后檔案164萬卷，各類資料5萬冊。這些檔案資料覆蓋了近現代上海政治、經濟、文化和社會發展的各個領域，是深度了解上海城市歷史發展軌跡的第一手材料，有著廣泛的社會利用需求。

為適應信息時代發展需要，上海市檔案館以檔案目錄和全文數據庫建設為核心，依托局域網、公務網和因特網，積極推進檔案信息化建設。作為核心資源總庫的重要組成部分，市檔案館始終致力于檔案全文數據庫的建設，早在10年前，就探索性地應用平板掃描儀進行檔案掃描的實踐；2002年，委托所屬的檔案縮微中心小批量開展檔案數字化工作；2005年下半年正式確立了檔案數字化建設的戰略目標；2006年起，在檔案縮微中心繼續承擔檔案數字化工作的同時，開始采取服務外包模式，內外并舉，數字化建庫數量5年間增長了16.5倍。

截至目前，上海市檔案館共數字化檔案120余萬卷、1億多幅，其中可以向利用者提供局域網查閱服務的檔案高達119萬卷。檔案數字化成效日益顯現，提供利用的數字化檔案數量占提供利用檔案總數的比例持續攀升，5年來從不到2%已升至現在的80％左右，大大降低了檔案原件調用比例，為數字檔案館建設打下了堅實基礎，初步實現了“館藏開放檔案以復制件代替原件提供利用”的工作目標。

二、實踐探索中凝聚的共識

美國學者道格拉斯·霍姆斯在《電子政務》中指出“在發展電子政務過程中，大多數問題是組織和政治問題，而不是技術問題?！逼鋵崳@對于檔案數字化工作同樣適用。檔案數字化工作絕不是簡單的掃描問題，它是檔案數據庫建設的組成部分，是檔案信息化建設的重要環節，又和檔案各項業務工作密切關聯。八年來，上海市檔案館經過艱苦的探索，最終立足于檔案館的現狀、館藏檔案管理實際、社會利用需求、檔案信息化發展水平及“三個體系”建設的政策引領，通過廣泛調研、具體實踐和深入研究思考，明確了檔案數字化工作的思路，凝聚了共識。

——戰略愿景：全覆蓋

所謂“全覆蓋”，就是最終實現館藏所有的永久保管檔案以復制件代替原件提供利用。確立這樣一個戰略愿景具有多方面考量：

1、上海市檔案館館藏81萬余卷開放檔案中，80％屬于國家重點檔案搶救范圍的歷史檔案，隨著檔案利用從封閉走向開放，檔案利用方式不斷拓展，這些年代久遠的歷史檔案在反復的利用過程中安全狀況堪憂，這給館藏重點檔案的搶救和保護提出了全新的課題。為達到既有效保護檔案原件的完整與安全，又方便社會利用的目的，國家檔案法規對“館藏檔案以復制件代替原件提供社會利用”也早有明確規定。1983年4月26日國家檔案局頒發的《檔案館工作通則》第二十一條第六款規定：“檔案館為利用者提供檔案，應盡量以復制件代替原件”。1991年12月26日國家檔案局頒發的《各級國家檔案館開放檔案辦法》第五條規定：“古老、珍貴和重要檔案應以復制件代替原件提供利用”。1999年5月5日修改后的《中華人民共和國檔案法實施辦法》第二十一條更是明確規定：“各級各類檔案館提供社會利用的檔案，應當逐步實現以縮微品代替原件?！?。

2、社會信息化的浪潮發展迅猛，尤其是身處經濟發展前沿的上海，人們的信息觀念、信息意識、信息需求以及獲取信息的手段無不與時俱進，實現檔案館檔案信息化已是大勢所趨。而2004年中辦、國辦聯合制發的《關于加強信息資源開發利用工作的若干意見》明確“把信息資源開發利用工作作為下一個階段信息化事業的重點”，提出我國信息化事業要實施“從信息技術階段轉向信息資源階段”的戰略轉型。檔案館的檔案信息化工作理所當然應該圍繞我國信息化事業的重點----信息資源建設和開發利用，當務之急就是要加快館藏存量檔案的數字化步伐，以服從服務我國信息化事業戰略轉型的需要。

3、2004年4月上海市檔案館外灘新館啟用后，上海市檔案館成為國內少有的檔案保管基地和檔案利用“窗口”不在同一地理位置上的省級檔案館，兩地相距10公里之遙，而檔案利用持續在“高位”運行，每年接待利用都在1萬人次以上，每月提供查閱服務的案卷總數均超過4000卷。保管基地和利用窗口“分居兩地”的格局使得檔案館在如何提供更為快捷便利的查閱服務方面依然面臨著巨大的現實壓力，也迫使我們打破傳統查閱利用習慣，尋求新的檔案提供利用方式。

——基本策略：效益

檔案數字化是一個以經費保障為支撐的系統工程，無論是掃描本身，還是配置先進的設備和創建較好的軟件環境，都得靠大量經費來支撐。所以，在檔案數字化中尤其要關注投入與產出的問題，尤其要樹立成本效益的觀念，切實提高檔案數字化工作的收益。而且，成本效益觀念不僅僅局限于檔案掃描本身，也不僅僅局限于數字化檔案利用的社會效益，更應該作為一種思想貫穿于檔案數字化和各項業務管理的全過程，唯此檔案數字化工作才能在國情、館情、檔情條件下得到又好又快發展。具體做法是：

1、堅持“利用為先”策略，以滿足用戶的需要為導向，以追求最大化的利用效益為目標。即根據“利用為先”的原則來確定數字化工作的輕重緩急，將那些“已開放、需求高”的館藏檔案優先確定為數字化的范圍，掃描完畢后，即時質檢、即時上傳，第一時間為利用者提供局域網查閱服務。

2、堅持“數字化帶動”策略，以檔案數字化與各項基礎業務工作有機結合為抓手，以追求檔案工作的整體效益為目標。即將檔案數字化與重點檔案的搶救相結合，推動館藏重點檔案的保護；將檔案數字化與實體整理相結合，促進館藏檔案的規范有序；將檔案數字化與目錄建庫相結合，提高數字化檔案的檢索深度和效率；將檔案數字化與文件級機讀目錄和解密劃控工作相結合，開展以“份”為單位的檔案解密劃控工作，即在一個案卷中允許既有可向社會開放的文件也有控制使用的文件，顛覆傳統的一個案卷中只要有一份文件控制則整卷控制的做法，有效提高檔案開放比率；等等。

——價值追求：質量

所謂“質量”，是指在檔案數字化工作中堅持以“精細化管理”為著力點，以“質量”為核心，通過理順館內各部門的工作職責，建立健全相關技術標準和業務規范，將館藏檔案數字化的質量要求落實到各個工作環節。具體做法是：

1、建立長效工作機制。局館領導高度重視檔案數字化工作，并提出工作思路和要求。經過幾年的工作實踐，形成了一把手親自掛帥、分管領導具體負責、相關部門協同配合的長效機制。全局性問題，一把手親自過問、拍板；重大問題，分管領導隨時協調、處理；具體問題，各有關部門按照職責范圍及時研究、解決。

2、完善各項工作制度。在制度建設中，上海市檔案館力求“精細化”?！熬奔垂ぷ髁鞒痰年P鍵環節，“細”即關鍵環節的主要控制點，“精細化”就是要求制定各項工作制度時要精準定位、精益求精、細化目標、細化考核。在這樣一個理念的指引下，檔案數字化工作制度區分了“紙質”、“照片”、“音視頻”等3種不同的信息類型，確定了“制定檔案數字化年度計劃”、“制定檔案數字化計劃任務單”、“調卷”、“掃描前處理”、“掃描”、“檔案數字化影像質量檢驗”、“歸卷”、“系統處理”、“機讀目錄和檔案數字化全文關聯校驗”、“質量檢查”、“局域網發布”等共11個工作環節，明確了保管部、整理編目部、信息技術部、安全保護部、利用服務部、保衛處、行政處、縮微中心、掃描公司等9個相關部門的具體職責，制定了“檔案實體編號”、“檔案數字化影像”、“檔案數字化影像編號”、“機讀目錄與數字化影像關聯”、“重復件處理”等5個工作標準，細化了各個工作環節的具體要求。

三、未竟的探討

憑著對檔案事業的高度責任感和使命感，上海市檔案館全館上下努力求索、大膽實踐，檔案數字化工作取得了可喜的突破。但是，數字化檔案的互聯網應用明顯不足，一些檔案數字化后還需要調閱檔案原件，如何開展縮微膠片轉數字化或數字化檔案轉縮微膠片，一系列問題依然需要我們在“十二五”期間作更深入的探究。

——互聯網應用

“利用優先”是上海市檔案館檔案數字化工作的基本策略，但是目前的“利用優先”尚停留在提供局域網查閱服務的層面，對于提供互聯網查閱服務方面，還存在著較大的顧慮。這種顧慮既有檔案信息安全層面的考量，也有技術層面和業務層面的考量。按照現行法規，提供互聯網數字全文查閱服務，意味著檔案的公布，在自由利用的環境下，如何確保檔案信息的絕對安全？提供互聯網查閱服務是否也和局域網一樣采取整個全宗、整個目錄、整個案卷的上傳和查閱模式？以目前普遍采用的圖像為主的影像格式，是否適合互聯網用戶的瀏覽習慣？

——數字化影像標準

在數字化檔案利用中，我們經常遇上這樣的情況，利用者需要對所查閱的檔案進行原貌復制。而目前針對紙質檔案普遍采用的150dpi、黑白二值或256階灰度的影像難以滿足要求，只得調閱檔案原件另行掃描。有意思的是，現代信息技術日新月異，21世紀初作為檔案數字化重要因素考量的影像存儲空間價格，在今天已經相對不再“重要”了。因此，有關數字化影像標準，是否要搞“一刀切”，是否應和未來的“互聯網應用”等結合起來考量，值得進一步探討。更不用說還有聲像、多媒體檔案的標準問題。

——模轉數、數轉模

拍攝檔案縮微膠片是各檔案館上世紀80年代以來的普遍策略，上海市檔案館迄今為止已經拍攝了23萬卷的檔案縮微膠片，檔案縮微是一種“傳統“的檔案復制件提供利用，但卻依舊發揮著重要作用。面對日益復雜的檔案安全形勢，確有必要就開展“模轉數”、“數轉模”問題進行深入研究。特別是早年形成的縮微膠片，由于對規范化前處理重視不夠，在“模轉數”過程中一定會遇到很多問題。而且從經濟上考量，“模轉數”也不一定比原件重新掃描更經濟。如何選擇適當的工作模式，仍需慎重思量。

（張斌）