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民生檔案遠程利用服務的實踐與思考

放大字體  縮小字體 發布日期:2018-08-18 19:28:21    來源:網絡    瀏覽次數:211    評論:0
導讀

上海市檔案館倪紅、吳夢玥中共十七大報告提出要加快推進以改善民生為重點的社會建設,國家檔案局于2008年初印發了《關于加強民生檔案工作的意見》,要求在全國建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系、建立方便人民群眾的檔案利用體系。民生檔案已經成為新形勢下全國檔案工作的重點和熱點。2011年8月,上海市檔案局館長朱紀華在上海市區縣檔案局館長會議上強調:解放思想、創新機制、合力推進檔案遠程利用服務體系建設,這是檔案

上海市檔案館倪紅、吳夢玥
中共十七大報告提出要加快推進以改善民生為重點的社會建設,國家檔案局于2008年初印發了《關于加強民生檔案工作的意見》,要求在全國建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系、建立方便人民群眾的檔案利用體系。民生檔案已經成為新形勢下全國檔案工作的重點和熱點。2011年8月,上海市檔案局館長朱紀華在上海市區縣檔案局館長會議上強調:解放思想、創新機制、合力推進檔案遠程利用服務體系建設,這是檔案服務大局、服務民生、服務各方的需要,是檔案資源共享理念的體現,也是上海正在實施的“十二五”規劃、建設“城市數字記憶工程”的重要組成部分。從廣義上來講,與人民群眾利益直接相關的檔案都稱之為民生檔案,它涉及社會生活的方方面面;從狹義上理解,目前的民生檔案主要指涉及公民個人的戶籍、學歷、婚姻、房產、公證、榮譽、職稱、支內支邊、上山下鄉、離休退休、就業安置等憑證性檔案。民生檔案與百姓利益緊密相連,在解決百姓民生問題過程中起著不可或缺的憑證和參考作用,做好民生檔案工作是維持社會穩定、構建社會主義和諧社會的重要工作之一。
一、上海市檔案館民生檔案遠程利用服務實踐
1、開展“就地查詢,跨館出證”服務情況介紹
2010年9月,為貫徹落實國家檔案局民生檔案建設要求,促進市和區縣國家綜合檔案館民生檔案信息共享,方便市民利用民生檔案,更好地為民服務。上海市檔案局在市和區縣國家綜合檔案館推動并開展“就地查詢,跨館出證”遠程協同服務機制,上海市檔案館等部分區縣國家綜合檔案館參加該遠程協同服務機制。
就目前而言,“就地查詢,跨館出證”遠程協同服務機制的服務內容涉及婚姻登記、計劃生育、知青、知青子女、支內支邊等五類檔案的查詢及出證。需要查閱該五類檔案的市民在任何一家參加遠程協同服務機制的檔案館,填寫遠程協同服務檔案利用申請表,辦理遠程協同服務查檔申請手續,就可利用相關檔案公共服務系統進行跨區域的查閱,并由查閱地的檔案館開具相關檔案證明,可以免去來回奔波的麻煩。
由于上海市檔案館并不保存婚姻登記、計劃生育、知青及知青子女等檔案實體,作為“就地查詢,跨館出證”機制的參加單位之一,我館提供的服務主要有兩類:一是為查閱支內支邊檔案的利用者直接提供館藏相關檔案;二是通過局館數據庫內的“上海市區縣專題目錄管理系統”為來館來電要求查閱婚姻登記、獨生子女證、知青、知青子女等檔案的利用者提供信息咨詢服務。據2010年10月至今的數據統計,共提供相關服務余2600次。具體情況詳見下表:
上海市檔案館遠程協同服務情況統計表
(自2010年10月起,截止2011年10月)
2、區縣專題檔案目錄管理系統對遠程利用服務協助作用
上海市區縣專題檔案目錄管理系統是建立在上海市檔案局館局域網上的目錄檢索系統,目前其主要內容為本市各個區縣國家檔案館以以硬盤拷貝的方式送交的婚姻登記、計劃生育、知青、知青子女等民生檔案目錄數據。由于技術原因,目前該系統僅為上海市檔案局館內部檢索系統,尚未在全市范圍內實現數據庫聯網查詢。當利用者無法確定需查閱的民生檔案實體保存地點時,可以通過來電方式,對“上海市區縣專題檔案目錄管理系統”進行查詢,從而確定相關民生檔案的保存地。
目前的“上海市區縣專題檔案目錄管理系統”以登記人姓名為主要檢索字段,可以查詢全市18個區縣國家綜合檔案館保存的婚姻登記檔案、計劃生育檔案、知青上山下鄉檔案、知青返城檔案、知青子女入滬檔案的目錄信息,共計967萬余條。有了該檢索系統,無論是調查取證還是普通市民查詢,只需要一通電話,利用者就能在市檔案館查閱服務中心工作人員的協助下迅速地查詢到檔案實體的保存地點,再就近去區縣檔案館辦理遠程協同服務查檔手續。自2010年9月“就地查詢,跨館出證”遠程協同服務機制開通至今,上海市檔案館已經為將近1200位利用者提供了跨館查詢服務。區縣專題檔案目錄管理系統將各區縣檔案館相關檔案目錄串聯在一起,有效地解決了“有檔查不到”的問題,成為當前遠程協同服務機制中的一大助力。
二、民生檔案遠程利用服務實踐中存在的問題
“就地查詢,跨館出證”遠程協同服務機制和區縣專題檔案目錄管理系統是檔案部門和檔案工作者以人為本,通過不斷探索和嘗試建立的民生檔案利用服務體系的雛形,在為民服務的實踐中取得了一定的成績,但也暴露出不少問題。
1、覆蓋全市的民生檔案資源共享的服務平臺尚未形成
當前,上海市民生檔案遠程利用服務已經初有成效,正逐步建立民生檔案目錄管理系統。部分區縣檔案館在政務外網上已經設有自己的遠程利用服務平臺,能夠為本區域居民提供就近查詢本地館藏民生檔案的服務,但尚無法提供跨館查檔,異地館需要通過電話傳真把檔案全文或證明傳輸給本地館,再由本地館加蓋證明專用章,方能完成出證工作。而上海市區縣專題目錄管理系統還只是基于市檔案館內網的數據庫,且目前的這種采取手工錄入、硬盤拷貝的傳統方式由于不可能做到數據及時更新,將無法滿足社會對民生檔案不斷擴大的利用需求。因此,并未真正實現資源共享,更談不上方便快捷。
2、上海市區縣專題檔案目錄管理系統本身的問題。
首先,著錄信息不統一、不完整,數據庫結構簡單,檢索項過少,直接影響查詢速度及查準率。以一年來咨詢量最大的婚姻登記檔案為例,上海市區縣專題檔案目錄管理系統中保存的婚姻登記檔案目錄信息涉及18個區縣檔案館,逾570萬條。目前,婚姻檔案目錄僅能以雙方的姓名為主要檢索項,而對確定個人身份至關重要的身份證號卻由于著錄信息不統一、不完整而無法作為主要檢索項。因此,查詢時經常會檢索出大量同名同姓的相似信息,工作人員必須通過登記日期、出生日期等信息輔助查詢,才能確定所需婚姻登記檔案的準確保存地點,檢索速度及查準率都受到影響,尤其是只知道一方姓名時的檢索速度與查準率就更低。
其次,資源嚴重不足、覆蓋面過小,查出率難以提升。由于各區縣相關民生檔案目錄數據庫建庫工作進度不同,該目錄管理系統總體資源不足且分布不均。知青返城檔案和知青子女入滬檔案僅分別導入6個和7個區縣檔案館的目錄信息,不足全市的一半;查詢量最大的婚姻登記檔案目錄信息時間跨度也參差不齊,尤其是離婚檔案目錄信息急需充實完善;2011年獨生子女費每月由2.5元增加到30元,因而獨生子女證檔案查閱量大幅增加,但由于該檢索系統內相關檔案的目錄信息不完整,大大影響了查出率。
第三,傳統技術限制民生檔案遠程利用服務進一步發展。雖然從理論上講,硬盤拷貝的方式也能夠將區縣專題檔案目錄送達至每一個區縣檔案館,甚至是社區服務中心,但是數據的更新和更正卻費時又費力。更新數據要先由各區縣檔案館人工采集送至總庫,再由總庫工作人員整合、拷貝、再分送至各區縣檔案館,過程冗長又容易出錯,常常導致數據庫信息滯后的問題。2010年年底“上海市區縣專題檔案目錄管理系統”的婚姻檔案目錄信息最新只能查閱到2000年前后的數據,直到近期才得以完全更新。
三、未來民生檔案遠程利用服務的展望
上海市檔案局館長朱紀華在《委辦局領導共話“十二五”》訪談中提到:“以前我們說國家的事,最小的事是大事,個人的事,最大的事也是小事。這種將國家和個人割裂開來看問題的觀點,現在回過頭來看,也是有一些問題的。不少個人的事,對當事者家庭來說,就是百分之百的大事,這樣的大事,不弄踏實了,整個家庭就不安寧,沒有家庭的安寧,哪里來社會的和諧。”的確,民生檔案的原始性和憑證性,對每一個個人和每一個家庭來說都是不可替代的。因此,踏踏實實做好民生檔案工作應成為當下檔案工作的題中之議。
 1、強化服務意識,提高服務質量
隨著民生檔案遠程利用服務工作的不斷深入開展,檔案事業正面臨著越來越多的機遇和挑戰。新形勢對檔案部門、檔案工作者提出了更高的要求。
檔案信息的區域共享和遠程利用,使檔案利用效率得到了質的飛躍,也為檔案信息安全工作帶來新的考驗。區縣檔案館與基層檔案部門要不斷加強業務聯系,重新審視現有利用規定,及時修訂符合實際的規章制度;深入社區,對相關工作人員進行定期培訓、考核上崗;每個工作人員都應時刻牢記職責所在,提升責任意識,將檔案信息安全放在第一位。
檔案信息共享化要求每個檔案工作者尤其是接待人員更應加強自身學習,努力提升業務水平。僅僅了解本館館藏是遠遠不夠的,要在工作中注意觀察和學習,了解政策變化、找準群眾利用需求,在接待中及時給予正確的指導和引導。急人所急,更能想人所想,進一步發揮遠程利用服務優勢,切實提升服務質量。
   2、加強館際聯系,逐步深入基層檔案部門
最了解民生的往往是基層部門,建立便捷的民生檔案遠程利用服務體系,離不開基層檔案部門。民生檔案遠程利用服務工作必定會由簡單的區縣檔案館館際協作,向基層檔案部門不斷細化,實現真正信息共享。目前,已經有部分區縣開始嘗試這種區域內共享模式,以街道為單位提供便捷的民生檔案查詢出證服務。例如,楊浦區采用的是直接式的共享模式:由楊浦區檔案局授權,在街道辦事處專設查檔“窗口”,可以直接通過網絡平臺(政務內網)查詢民生檔案,立即出證。而徐匯區采用的是委托式的共享模式,街道查檔“窗口”接到查檔申請后,向徐匯區檔案館提出二次申請,由區縣檔案館工作人員查詢檔案后通過網絡平臺(政務外網)將電子文件傳輸給街道查檔“窗口”,由街道工作人員出證。這種區域化的民生檔案利用模式不僅能夠最大程度的方便百姓查檔辦事,還能幫助總庫及時了解并掌握各區域利用動態情況,為維護百姓利益、緩解社會矛盾、構建社會主義和諧社會發揮積極作用。
3、通過“一站式檢索系統”逐步構建覆蓋全市的民生檔案公共服務平臺
為了更好地為社會服務,做好民生檔案工作,上海市檔案局于2011年4月全面啟動了“城市數字記憶工程”,其中,通過政務外網構建連接全市各級檔案館(室)和基層檔案利用部門的“一站式檢索系統”,實現對民生檔案的互聯互查、合理利用,并逐步建立起一套全市通用的面向社會公眾的檔案的服務平臺,是該工程的重要組成部分之一。9月,市檔案局圍繞社會公眾對民生檔案的利用需求、區縣檔案館與“一站式綜合檢索系統”的銜接等問題召開專題會議,開展了深入探討。會議一致認為,通過“一站式檢索系統”,不但可以滿足社會公眾對婚姻登記檔案、計劃生育檔案、知青上山下鄉檔案、知青返城檔案、知青子女入滬檔案利用需求。最終實現市、區兩級檔案資源庫聯網,為社會公眾提供民生檔案“異地利用、就地出證”等便捷化服務。  
 
參考文獻:
(1)鄒偉農,《上海推進“就近查閱、跨館出證”服務工作》,《中國檔案報》2011年5月20日總第2156期,第一版
(2)滬檔(2010)147號文,《關于建立上海市國家綜合檔案館“就地查詢、跨館出證”遠程協同服務機制并啟用檔案證明專用章的通知》
(3)上海市檔案館利用服務部,《2011年10月份上海市檔案館外灘新館查閱接待工作月報》
(4)戴志強,《當下我國檔案信息資源建設焦點的思考》,上海檔案信息網2009年9月14日
(5)《讓檔案走進千家萬戶——對話上海市檔案局(館)黨組書記、局(館)長朱紀華》,工委宣傳部《委辦局領導共話“十二五”》訪談,2011年7月
(6)鄒偉農,《上海建設館際、館室、館社“三聯動”的檔案遠程利用服務體系》,上海檔案信息網2011年8月8日
 
 
(文/小編)
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