上海市檔案館 戴志強
隨著我國社會主義市場經濟建設的深入發展，尤其是加入WTO以來，各級人民政府的職能出現了重大的轉變，政府的公共服務職能得到了強化。這就首先要求作為各級黨委和政府直屬文化事業單位的各級綜合檔案館向名副其實的公共檔案館轉型?？梢哉f，公共服務正在成為以檔案館為主體的我國檔案事業發展的主旋律。在這一形勢下，探討檔案公共服務的有關問題，似有重要的現實意義。
一
所謂檔案公共服務，是指檔案部門為滿足公眾需求所提供的各種形式的文化產品（檔案工作者腦力勞動和體力勞動的結晶）。其中包含以下主要內容：
一是檔案公共服務的主體。其中不僅包括各級各類檔案館，而且包括立檔單位檔案部門及各種檔案中介機構，乃至負有宏觀管理職能的檔案行政管理部門，盡管它們的職能分工不同，但在實現檔案公共服務的歷史使命方面它們都有各自的職責。
二是檔案公共服務的客體。其中不僅包括傳統的利用者群體----出于工作查考需要的國家機關、企事業單位和學術研究需要的教學科研部門，而且包括為“知情維權”奔波的廣大普通百姓，以及國（境）外查檔者，因此是一個無限增長的、需求不盡相同的利用者群體。
三是檔案公共服務的形式與手段。由于主體的性質與職能分工的不同，尤其是客體需求的差異與變化，檔案公共服務的形式與手段不僅是與時俱進的，而且是由公眾需求推動和決定的。檔案公共服務的形式與手段，往往體現為某種有形的檔案文化產品，如接待查檔，作為檔案公共服務的最傳統形式與手段，它所提供的文化產品---案卷和檔案檢索系統一般是由檔案人員經過整理、編目、鑒定等業務環節加工完成的，而接待查檔過程中所提供的咨詢服務往往凝結了檔案專業人員腦力勞動的成果；又如檔案展覽，作為檔案公共服務的新形式與新手段，它所提供的文化產品是經過開發制作的“源于檔案、高于檔案”的展品與解說詞；再如近年來不斷推出的《追憶----檔案里的故事》等檔案影視、聲像作品，作為群眾喜聞樂見的檔案公共服務形式與手段，它所提供的文化產品往往是檔案編研人員對檔案信息資源經過深度開發的創造性成果，實際是對傳統文化的重新評估和重組，是一次知識的創新。
二
探討檔案公共服務的含義，有助于各級各類檔案部門確立與時俱進的公共服務理念。公共服務理念的核心是“以人為本”，即滿足人與社會全面、協調、可持續發展的需要。檔案公共服務就是要把公共服務的理念貫穿于檔案工作的始終。
具體來說，一是要變被動服務為主動服務。要重視研究和把握社會需求及其發展趨勢，做到社會需求發展到哪里，檔案公共服務就延伸到哪里，社會需求什么，檔案公共服務就提供什么“產品”。為此，新形勢下的檔案公共服務要求我們具備必要的超前意識，因為滿足檔案公共服務需求的“產品”都有一定的“生產”周期，不能不要求“未雨綢繆”、“提前介入”。比如，我們有必要將利用者對檔案精品的追求落實到建檔的業務指導工作中去。
二是要變封閉型服務為開放型服務。我國改革開放的近二十五年來，檔案工作已經逐步由封閉走向開放，但是與社會對檔案公共服務的實際需求相比，我們不論在檔案工作的管理制度（軟件）上，還是在檔案工作的設施建設（硬件）上，都反映出開放度不高的問題，如有關利用服務的規章制度僅僅突出對利用者的要求，往往不涉及檔案部門的義務和承諾；檔案計算機檢索系統的設計過于專業化，使普通查檔者難以親近，因此，多數公眾與檔案部門、檔案工作還有相當的距離感，檔案公共服務有必要提倡“低門檻”、“個性化”。
三是要變“傳統”服務為全方位服務。“傳統”檔案服務工作一般以工作查考和學術研究作為重點服務對象，由此形成了“內向性”的管理模式和“清一色”的資源結構。建立在這種“內向性”管理模式之上的檔案館更像公眾敬而遠之的“衙門”，擁有“清一色”資源結構的檔案館對于多數公眾來說往往是“要的沒有，有的沒用”。因此，檔案公共服務的當務之急是要拓寬檔案工作的視野，推行全方位的服務。全方位的服務，就是既要關照到人民群眾多領域、多層次、多樣化的檔案信息需求，又能提供全天候、超時空（零距離）、持續性的服務。
三
實踐檔案公共服務的理念，有必要從整合公共檔案信息資源做起。
首先，公共檔案信息資源，即對于國家和社會具有“見證歷史，傳承文化”價值的各個時期、各種門類、各種載體的檔案信息資源，其來源廣泛，時間跨度長，門類眾多，載體多樣，要為最廣大的公眾所共享，有必要采取法制、行政、科技、輿論等手段進行有效的整合。比如，面對名人檔案資源流向海外等情況，擬以當地政府公告的形式，明確規定應由當地綜合檔案館優先征集；對于反映當地重大歷史活動、城市發展軌跡的重要聲像檔案資源，要采取更加有力的法律手段組織進館；對于不同所有權的、散存在海內外的具有重要歷史文化價值的各類檔案文獻，擬采取更加靈活的方式收集原件或復制進館。為了有效推進檔案公共服務，國家綜合檔案館似應倡導“不求件件擁有，但求資源共享”的理念，進而與公共圖書館、博物館在公共服務層面上聯合實施一系列的共建共享項目，共同打造優勢互補、合作共贏的新局面。
其次，公共檔案信息資源的整合，不僅包括微觀層面上的整理，而且包括宏觀層面上的組合。
微觀層面上的整理，一般是通過基礎性整理與研究性整理來實現的。所謂基礎性整理，是指通過檔案的整理編目、鑒定、檢索體系建設，使原始狀態的檔案材料，轉化為“有序、有用、有效”的公共信息資源。在這里，有序，就是要使檔案實體由零亂到系統、由無序到有序，使這些社會記憶按照來源、時間、內容、形式等特征組合成有規可循的有機整體。有用，就是要通過鑒定來解決檔案文件的保存價值與共享范圍問題，即通過歸檔鑒定、進館鑒定和保存期滿的存毀鑒定來確定是否歸檔、進館或存、毀，通過劃控、開放鑒定、數字化鑒定來確定其共享的具體范圍，從而使整合起來的公共檔案信息資源既可以公開又具有廣泛而長遠的利用價值。有效，就是要使集聚起來的檔案資源不僅是有用的而且是可用的。為此，一是要建立科學的檢索體系，改變一定程度上存在的“有檔查不出”的被動局面。公共檔案信息資源還應該是可以供公眾公開檢索利用的，因此我們的檔案檢索體系既要符合查準率、查全率、速檢率的要求，又要使計算機檢索界面進入的門檻盡可能低一些，能為最廣大的非專業人士所接受。二是要建立各種電子文本等新型載體檔案格式標準，能使有關電子檔案信息經順利的格式轉換完整無缺地為社會所共享。所謂研究性整理，主要是指通過檔案編研工作，從研究檔案的內容著手，進行去偽存真、由表及里、由此及彼的研究性整理，并以公眾喜聞樂見的新形式來實現相關檔案信息資源的整合和知識的增值。
宏觀層面上的組合，重點是解決館藏結構優化問題和檔案資源配置合理（歸屬與流向）問題，而關鍵是要進一步完善我國集中統一的檔案管理體制。當前存在的國家綜合檔案館與有關檔案館之間的關系及其檔案資源歸屬與流向上的“失控”現象，客觀上導致了公共檔案信息資源的分散與割裂，以及負有本地區公共檔案資源保管利用主要職能的國家綜合檔案館難以最大程度地整合公共檔案資源、拓展其應有的公共服務功能。這種現象的存在和發展必然會削弱檔案公共服務的綜合實力。要從體制上解決這一問題，一是有必要從檔案立法的層面上確立國家綜合檔案館在國家檔案館網設置與布局中的中心館地位，同級其他檔案館則作為其分館，業務上納入同級國家綜合檔案館的一體化管理，這樣有利于國家檔案信息資源的整合與共享，有利于提升檔案公共服務的綜合實力。二是有必要建立各種類型的文件管理中心，其中既包括在一些駐地集中的黨政機關辦公大樓建立機關聯合檔案室，也包括國家綜合檔案館建設面向社會（非公組織與個人）的中介服務性質的集檔案文件保管利用為一體的寄存服務中心。三是有必要加強對家庭建檔的指導工作，家庭是國家和社會的細胞，家庭檔案是國家檔案信息資源的必要補充，指導家庭建檔，是檔案部門貫徹“以人為本”理念，實施“藏檔于民”戰略，有效推進社會檔案信息資源整合的創新之舉。四是有必要加強對民（私）營企業、外資企業和行業協會檔案工作的指導，通過重要檔案登記等手段，促進社會主義市場經濟條件下企業檔案管理的規范化、資源流向的法制化。
再次，公共檔案信息資源的整合，客觀上要求在檔案行政管理部門（依法監管與建檔指導）、檔案室（整理歸檔與依法移交）和檔案館（資源整合與綜合開發）之間建立有效的互動合作機制，以確保公共檔案信息資源通過整合形成資源層面上的綜合實力。實踐表明，當前在檔案信息資源整合方面的互動合作，無論是檔案行政管理部門，還是各級檔案館、室，以公共服務的發展需要來衡量，都存在著明顯的差距。我國現行的檔案法規還不能有效地解決我國社會主義市場經濟條件下多種所有制企業檔案資源的歸屬與流向問題；國家檔案行政管理部門還不能有效解決目前因檔案館際關系與檔案流向不明而封閉、分散管理的弊端日益暴露的問題；相當部分的檔案館由于基礎工作薄弱，現有的館藏檔案資源還不能及時轉化為“有序、有用、有效”的公共信息資源；檔案部門對于如何接軌迅速發展的電子政務、科學管理急劇增長的電子文檔還未形成有效的對策；諸如地區性檔案目錄中心之類的共建共享項目也由于進展緩慢而難以滿足當前公共服務的需要，……這一切不能不影響到我國公共檔案信息資源整合的進程，而我國檔案公共服務整體水平的提升也將在相當程度上取決于公共檔案信息資源整合的狀況。
此外，還需要指出的是，檔案公共服務是一篇需要檔案部門共同努力才能做好的大文章。誠如國家檔案局毛福民局長2004年9月24日在沈陽召開（由《中國檔案報》主辦）的“家庭檔案工作座談會”上的講話中所指出，“近些年來，檔案工作的每一步發展都映證著同一個道理，黨和人民的需要就是檔案工作的方向”。因此可以認為，搞好檔案公共服務，正是我國檔案部門適應新形勢下黨和人民的需要，堅持檔案工作正確方向的必然選擇。檔案公共服務涉及立足檔案和檔案工作而滿足社會大眾需求的廣泛領域。要做好做大檔案公共服務這篇文章，需要進一步發揮各級檔案行政管理部門、檔案館、立檔單位檔案部門以及檔案中介機構的各自優勢和整體合力。僅就檔案行政管理部門而言，也有必要從既定的職能出發，加強對檔案公共服務環境建設的宏觀調控，即從法制、體制、機制的層面上為拓展檔案公共服務領域、提升檔案公共服務水平創造條件。如，及時做好現行文件利用與政府信息公開的協調組織工作，為各級綜合檔案館建成集中查閱政府公開信息的固定場所創造必要的條件；加強企業和個人信用檔案建設，為社會誠信體系建設提供必要的基礎；提高社區檔案工作水平，為社區的各項建設提供必要的保障；開展機關“三合一”歸檔鑒定工作（即由檔案業務指導部門、有關檔案館和形成機關檔案人員及專家共同參與），建立促進公共檔案資源建設的長效機制；積極推廣以電子公文運轉、歸檔為主體的機關電子政務系統，不斷創造符合我國國情的電子文檔資源整合的有效模式。
隨著我國社會主義市場經濟建設的深入發展，尤其是加入WTO以來，各級人民政府的職能出現了重大的轉變，政府的公共服務職能得到了強化。這就首先要求作為各級黨委和政府直屬文化事業單位的各級綜合檔案館向名副其實的公共檔案館轉型?？梢哉f，公共服務正在成為以檔案館為主體的我國檔案事業發展的主旋律。在這一形勢下，探討檔案公共服務的有關問題，似有重要的現實意義。
一
所謂檔案公共服務，是指檔案部門為滿足公眾需求所提供的各種形式的文化產品（檔案工作者腦力勞動和體力勞動的結晶）。其中包含以下主要內容：
一是檔案公共服務的主體。其中不僅包括各級各類檔案館，而且包括立檔單位檔案部門及各種檔案中介機構，乃至負有宏觀管理職能的檔案行政管理部門，盡管它們的職能分工不同，但在實現檔案公共服務的歷史使命方面它們都有各自的職責。
二是檔案公共服務的客體。其中不僅包括傳統的利用者群體----出于工作查考需要的國家機關、企事業單位和學術研究需要的教學科研部門，而且包括為“知情維權”奔波的廣大普通百姓，以及國（境）外查檔者，因此是一個無限增長的、需求不盡相同的利用者群體。
三是檔案公共服務的形式與手段。由于主體的性質與職能分工的不同，尤其是客體需求的差異與變化，檔案公共服務的形式與手段不僅是與時俱進的，而且是由公眾需求推動和決定的。檔案公共服務的形式與手段，往往體現為某種有形的檔案文化產品，如接待查檔，作為檔案公共服務的最傳統形式與手段，它所提供的文化產品---案卷和檔案檢索系統一般是由檔案人員經過整理、編目、鑒定等業務環節加工完成的，而接待查檔過程中所提供的咨詢服務往往凝結了檔案專業人員腦力勞動的成果；又如檔案展覽，作為檔案公共服務的新形式與新手段，它所提供的文化產品是經過開發制作的“源于檔案、高于檔案”的展品與解說詞；再如近年來不斷推出的《追憶----檔案里的故事》等檔案影視、聲像作品，作為群眾喜聞樂見的檔案公共服務形式與手段，它所提供的文化產品往往是檔案編研人員對檔案信息資源經過深度開發的創造性成果，實際是對傳統文化的重新評估和重組，是一次知識的創新。
二
探討檔案公共服務的含義，有助于各級各類檔案部門確立與時俱進的公共服務理念。公共服務理念的核心是“以人為本”，即滿足人與社會全面、協調、可持續發展的需要。檔案公共服務就是要把公共服務的理念貫穿于檔案工作的始終。
具體來說，一是要變被動服務為主動服務。要重視研究和把握社會需求及其發展趨勢，做到社會需求發展到哪里，檔案公共服務就延伸到哪里，社會需求什么，檔案公共服務就提供什么“產品”。為此，新形勢下的檔案公共服務要求我們具備必要的超前意識，因為滿足檔案公共服務需求的“產品”都有一定的“生產”周期，不能不要求“未雨綢繆”、“提前介入”。比如，我們有必要將利用者對檔案精品的追求落實到建檔的業務指導工作中去。
二是要變封閉型服務為開放型服務。我國改革開放的近二十五年來，檔案工作已經逐步由封閉走向開放，但是與社會對檔案公共服務的實際需求相比，我們不論在檔案工作的管理制度（軟件）上，還是在檔案工作的設施建設（硬件）上，都反映出開放度不高的問題，如有關利用服務的規章制度僅僅突出對利用者的要求，往往不涉及檔案部門的義務和承諾；檔案計算機檢索系統的設計過于專業化，使普通查檔者難以親近，因此，多數公眾與檔案部門、檔案工作還有相當的距離感，檔案公共服務有必要提倡“低門檻”、“個性化”。
三是要變“傳統”服務為全方位服務。“傳統”檔案服務工作一般以工作查考和學術研究作為重點服務對象，由此形成了“內向性”的管理模式和“清一色”的資源結構。建立在這種“內向性”管理模式之上的檔案館更像公眾敬而遠之的“衙門”，擁有“清一色”資源結構的檔案館對于多數公眾來說往往是“要的沒有，有的沒用”。因此，檔案公共服務的當務之急是要拓寬檔案工作的視野，推行全方位的服務。全方位的服務，就是既要關照到人民群眾多領域、多層次、多樣化的檔案信息需求，又能提供全天候、超時空（零距離）、持續性的服務。
三
實踐檔案公共服務的理念，有必要從整合公共檔案信息資源做起。
首先，公共檔案信息資源，即對于國家和社會具有“見證歷史，傳承文化”價值的各個時期、各種門類、各種載體的檔案信息資源，其來源廣泛，時間跨度長，門類眾多，載體多樣，要為最廣大的公眾所共享，有必要采取法制、行政、科技、輿論等手段進行有效的整合。比如，面對名人檔案資源流向海外等情況，擬以當地政府公告的形式，明確規定應由當地綜合檔案館優先征集；對于反映當地重大歷史活動、城市發展軌跡的重要聲像檔案資源，要采取更加有力的法律手段組織進館；對于不同所有權的、散存在海內外的具有重要歷史文化價值的各類檔案文獻，擬采取更加靈活的方式收集原件或復制進館。為了有效推進檔案公共服務，國家綜合檔案館似應倡導“不求件件擁有，但求資源共享”的理念，進而與公共圖書館、博物館在公共服務層面上聯合實施一系列的共建共享項目，共同打造優勢互補、合作共贏的新局面。
其次，公共檔案信息資源的整合，不僅包括微觀層面上的整理，而且包括宏觀層面上的組合。
微觀層面上的整理，一般是通過基礎性整理與研究性整理來實現的。所謂基礎性整理，是指通過檔案的整理編目、鑒定、檢索體系建設，使原始狀態的檔案材料，轉化為“有序、有用、有效”的公共信息資源。在這里，有序，就是要使檔案實體由零亂到系統、由無序到有序，使這些社會記憶按照來源、時間、內容、形式等特征組合成有規可循的有機整體。有用，就是要通過鑒定來解決檔案文件的保存價值與共享范圍問題，即通過歸檔鑒定、進館鑒定和保存期滿的存毀鑒定來確定是否歸檔、進館或存、毀，通過劃控、開放鑒定、數字化鑒定來確定其共享的具體范圍，從而使整合起來的公共檔案信息資源既可以公開又具有廣泛而長遠的利用價值。有效，就是要使集聚起來的檔案資源不僅是有用的而且是可用的。為此，一是要建立科學的檢索體系，改變一定程度上存在的“有檔查不出”的被動局面。公共檔案信息資源還應該是可以供公眾公開檢索利用的，因此我們的檔案檢索體系既要符合查準率、查全率、速檢率的要求，又要使計算機檢索界面進入的門檻盡可能低一些，能為最廣大的非專業人士所接受。二是要建立各種電子文本等新型載體檔案格式標準，能使有關電子檔案信息經順利的格式轉換完整無缺地為社會所共享。所謂研究性整理，主要是指通過檔案編研工作，從研究檔案的內容著手，進行去偽存真、由表及里、由此及彼的研究性整理，并以公眾喜聞樂見的新形式來實現相關檔案信息資源的整合和知識的增值。
宏觀層面上的組合，重點是解決館藏結構優化問題和檔案資源配置合理（歸屬與流向）問題，而關鍵是要進一步完善我國集中統一的檔案管理體制。當前存在的國家綜合檔案館與有關檔案館之間的關系及其檔案資源歸屬與流向上的“失控”現象，客觀上導致了公共檔案信息資源的分散與割裂，以及負有本地區公共檔案資源保管利用主要職能的國家綜合檔案館難以最大程度地整合公共檔案資源、拓展其應有的公共服務功能。這種現象的存在和發展必然會削弱檔案公共服務的綜合實力。要從體制上解決這一問題，一是有必要從檔案立法的層面上確立國家綜合檔案館在國家檔案館網設置與布局中的中心館地位，同級其他檔案館則作為其分館，業務上納入同級國家綜合檔案館的一體化管理，這樣有利于國家檔案信息資源的整合與共享，有利于提升檔案公共服務的綜合實力。二是有必要建立各種類型的文件管理中心，其中既包括在一些駐地集中的黨政機關辦公大樓建立機關聯合檔案室，也包括國家綜合檔案館建設面向社會（非公組織與個人）的中介服務性質的集檔案文件保管利用為一體的寄存服務中心。三是有必要加強對家庭建檔的指導工作，家庭是國家和社會的細胞，家庭檔案是國家檔案信息資源的必要補充，指導家庭建檔，是檔案部門貫徹“以人為本”理念，實施“藏檔于民”戰略，有效推進社會檔案信息資源整合的創新之舉。四是有必要加強對民（私）營企業、外資企業和行業協會檔案工作的指導，通過重要檔案登記等手段，促進社會主義市場經濟條件下企業檔案管理的規范化、資源流向的法制化。
再次，公共檔案信息資源的整合，客觀上要求在檔案行政管理部門（依法監管與建檔指導）、檔案室（整理歸檔與依法移交）和檔案館（資源整合與綜合開發）之間建立有效的互動合作機制，以確保公共檔案信息資源通過整合形成資源層面上的綜合實力。實踐表明，當前在檔案信息資源整合方面的互動合作，無論是檔案行政管理部門，還是各級檔案館、室，以公共服務的發展需要來衡量，都存在著明顯的差距。我國現行的檔案法規還不能有效地解決我國社會主義市場經濟條件下多種所有制企業檔案資源的歸屬與流向問題；國家檔案行政管理部門還不能有效解決目前因檔案館際關系與檔案流向不明而封閉、分散管理的弊端日益暴露的問題；相當部分的檔案館由于基礎工作薄弱，現有的館藏檔案資源還不能及時轉化為“有序、有用、有效”的公共信息資源；檔案部門對于如何接軌迅速發展的電子政務、科學管理急劇增長的電子文檔還未形成有效的對策；諸如地區性檔案目錄中心之類的共建共享項目也由于進展緩慢而難以滿足當前公共服務的需要，……這一切不能不影響到我國公共檔案信息資源整合的進程，而我國檔案公共服務整體水平的提升也將在相當程度上取決于公共檔案信息資源整合的狀況。
此外，還需要指出的是，檔案公共服務是一篇需要檔案部門共同努力才能做好的大文章。誠如國家檔案局毛福民局長2004年9月24日在沈陽召開（由《中國檔案報》主辦）的“家庭檔案工作座談會”上的講話中所指出，“近些年來，檔案工作的每一步發展都映證著同一個道理，黨和人民的需要就是檔案工作的方向”。因此可以認為，搞好檔案公共服務，正是我國檔案部門適應新形勢下黨和人民的需要，堅持檔案工作正確方向的必然選擇。檔案公共服務涉及立足檔案和檔案工作而滿足社會大眾需求的廣泛領域。要做好做大檔案公共服務這篇文章，需要進一步發揮各級檔案行政管理部門、檔案館、立檔單位檔案部門以及檔案中介機構的各自優勢和整體合力。僅就檔案行政管理部門而言，也有必要從既定的職能出發，加強對檔案公共服務環境建設的宏觀調控，即從法制、體制、機制的層面上為拓展檔案公共服務領域、提升檔案公共服務水平創造條件。如，及時做好現行文件利用與政府信息公開的協調組織工作，為各級綜合檔案館建成集中查閱政府公開信息的固定場所創造必要的條件；加強企業和個人信用檔案建設，為社會誠信體系建設提供必要的基礎；提高社區檔案工作水平，為社區的各項建設提供必要的保障；開展機關“三合一”歸檔鑒定工作（即由檔案業務指導部門、有關檔案館和形成機關檔案人員及專家共同參與），建立促進公共檔案資源建設的長效機制；積極推廣以電子公文運轉、歸檔為主體的機關電子政務系統，不斷創造符合我國國情的電子文檔資源整合的有效模式。
