上海市檔案館是率先實施政府公開信息集中查閱的城市檔案館之一。7年來，他們在探索實踐中使這項服務(wù)不斷深化，贏得了各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大人民群眾的贊譽(yù)。全國政務(wù)公開督查組檢查后認(rèn)為，該館開展政府公開信息集中查閱服務(wù)并與檔案查閱相結(jié)合的做法很好。
 
檔案館拓展政府公開信息查閱服務(wù)大有可為
上海市檔案局館長 吳辰
 
2002年5月，上海市檔案館推出已公開現(xiàn)行文件對外開放閱覽的服務(wù)項目。2004年5月1日，《上海市政府信息公開規(guī)定》開始施行。按照市政府辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)的《關(guān)于<上海市政府信息公開規(guī)定>實施意見》中有關(guān)“市和區(qū)（縣）檔案館作為查詢、利用同級政府部門主動公開信息的場所，應(yīng)為公眾做好服務(wù)工作”的要求，上海市檔案館在外灘新館專設(shè)政府公開信息和檔案文件資料查閱服務(wù)中心。
在2005年初調(diào)任上海市檔案局局長、上海市檔案館館長之前，我在市委辦公廳曾分管過檔案工作，對政府公開信息查閱工作有一定了解。來到檔案館以后，更促使我進(jìn)一步思考不斷推進(jìn)政府公開信息和檔案查閱的服務(wù)工作。
當(dāng)時，對于檔案部門該不該開展政府公開信息查閱工作曾經(jīng)有過爭議。有人認(rèn)為政府公開信息的所有權(quán)屬于政府各職能部門，這項工作和檔案館“不搭界”；也有人認(rèn)為，檔案館提供政府公開信息查閱會增加負(fù)擔(dān)，是“自討苦吃”。在我看來，承擔(dān)政府公開信息查閱恰恰是檔案館發(fā)展的一次機(jī)遇，是對檔案館“主業(yè)”之一----檔案利用服務(wù)的有益拓展。從政府公開信息和檔案的關(guān)系來看，記載政府公開信息的文件會在法定歸檔期內(nèi)轉(zhuǎn)化為檔案。檔案館參與政府信息公開工作，方便公眾從歷史和現(xiàn)實的兩端全面獲取信息。因此，檔案館應(yīng)該以更加積極主動的姿態(tài)為公眾提供“靠前”的信息服務(wù)，并在法律法規(guī)允許范圍內(nèi)，最大限度滿足公眾對政府公開信息和檔案信息的需求。當(dāng)然，在相關(guān)法律法規(guī)體系還不完善的情況下，檔案館開展這項工作必然會遇到困難。
隨著工作的逐漸深入，一些問題慢慢浮現(xiàn)出來。政府公開信息集中查閱服務(wù)與檔案查閱的銜接就是其中之一。為解決這一問題，我們多次召開會議，集思廣益，并采取了一些措施。例如，利用者查閱了政府公開信息后確定自己符合落實政策的條件，有時會要求查閱僅涉及本人的支內(nèi)、榮譽(yù)情況、職務(wù)職稱等檔案，在確定無涉密內(nèi)容后，負(fù)責(zé)接待的同志會參照有關(guān)文件要求，直接提供所需檔案的復(fù)印件。再如，有些申請政府信息公開的利用者所查的文件，雖屬于未達(dá)到開放年限的檔案，但只要文件內(nèi)容符合《政府信息公開條例》規(guī)定的范圍，負(fù)責(zé)接待的同志會提供所需文件的復(fù)印件。
政府公開信息查閱工作涉及面廣，而作為集中查閱點的檔案館需要直接與利用者“面對面”，及時化解矛盾，因此在實踐中，一方面要求接待人員耐心細(xì)致，另一方面積極建立應(yīng)急機(jī)制，隨時做好應(yīng)對復(fù)雜問題的準(zhǔn)備。我們本著事不避難的態(tài)度，解決問題、積累經(jīng)驗，完成了國家檔案局下達(dá)的政府信息公開開發(fā)利用試點任務(wù)，并在2008年實施《中華人民共和國政府信息公開條例》后不久承擔(dān)起市政府辦公廳政府信息依申請公開受理工作。
現(xiàn)在，越來越多的市民來到市檔案館外灘新館查閱政府公開信息和檔案。2004年至2008年接待查閱者近6萬人次，其中，2008年接待查閱1.25萬人次，個人利用檔案占利用總數(shù)的比例從2001年的13%上升至2008年的77%。截至2008年底上海市檔案館已累計提供政府公開信息4.85萬件，開放檔案80余萬卷。從2007年起每年4月最后一周的周六為“上海市檔案館日”，我們聯(lián)手各級各類檔案館先后舉行了“檔案連著你我他”、“檔案與您同行”、“迎世博檔案便民服務(wù)”等專題查閱咨詢活動，推進(jìn)查閱服務(wù)緊貼百姓需求。
查閱檔案的人次增加，給檔案實體保護(hù)帶來了一定壓力，我們便加大以開放檔案全文數(shù)字化為重點的信息化建設(shè)力度，目前市檔案館數(shù)字化檔案全文數(shù)據(jù)庫總量達(dá)到近6000萬幅。2008年以來，縮微膠片檔案和數(shù)字化檔案提供利用的卷數(shù)占檔案提供利用總卷數(shù)的比例接近50%，并呈穩(wěn)步提升的態(tài)勢。
隨著上海檔案信息網(wǎng)的點擊率不斷攀高，一些網(wǎng)民利用者渴望通過網(wǎng)絡(luò)快速地查找政府公開信息和檔案信息。我們經(jīng)過調(diào)研、論證，于2007年4月28日在上海檔案信息網(wǎng)上推出政府公開信息實用分類查詢系統(tǒng)，網(wǎng)民可以很方便地看到政府公開信息的數(shù)字化全文。系統(tǒng)推出兩年來，每年的實際點擊數(shù)都超過了200萬次。上海檔案信息網(wǎng)還連線社區(qū)“東方信息苑”，居民在家門口就能查閱政府公開信息和預(yù)約查檔。與政府公開信息系統(tǒng)相對應(yīng)的檔案目錄查詢系統(tǒng)也在逐步完善，利用者可以進(jìn)行網(wǎng)上預(yù)約調(diào)卷，調(diào)卷成功后可到市檔案館外灘新館閱覽檔案。
在推進(jìn)社會主義民主、構(gòu)建和諧社會的大背景下，政府信息公開和檔案開放還有很長一段路要走，我們將不斷創(chuàng)新檔案資源建設(shè)理念、開放利用理念和公共服務(wù)理念，采取更貼近需求的手段和方式，多角度、多層面、多類型地開發(fā)政府公開信息和檔案信息資源，滿足人民群眾的迫切需求。