上海市檔案館 倪 紅
一、增強檔案公共服務能力是踐行科學發展觀的客觀要求
1、“以人為本”是科學發展觀的實質
科學發展觀，就是黨的十六屆三中全會提出的“堅持以人為本，樹立全面、協調、可持續的發展觀，促進經濟社會和人的全面發展”，按照“統籌城鄉發展、統籌區域發展、統籌經濟社會發展、統籌人與自然和諧發展、統籌國內發展和對外開放”的要求推進各項事業的改革和發展。科學發展觀的本質和核心是“以人為本”，就是把人民的利益作為一切工作的出發點和落腳點，一切為了人民，一切依靠人民，不斷滿足人民多方面的需要和促進人的全面發展。
以人為本，全面發展，既是經濟社會發展的目的，也是為了實現對人的能動的全面開發。 圍繞堅持“以人為本” 這一核心，滿足社會主義社會全體成員的物質文化生活需要，是社會主義的根本目的。改革開放以來，我國社會主義經濟建設取得了快速的發展，城鄉人民的物質生活水平得到了較大的提高。“以人為本”正是在此基礎上提出的社會進一步發展的要求，它也順應了世界發展的潮流。人不僅具有內容無限豐富的需要，而且具有無限發展的潛能。只有以人為本，滿足人的無限需求，將人的潛能充分開發出來，才能使我們的社會充滿活力，充滿無限發展的生機。
2、保障公眾知情權是“以人為本”的重要內容
現代社會中人們需要各種信息來充實自己的生活，做出自己的選擇，現代社會因此可以稱之為“信息化社會”。然而，據統計80%以上的各類信息是由政府機關掌握的，而政府機關則往往從有利于自身管理的角度隱匿所掌握的信息以致妨礙公眾對政府信息的獲取與利用。⑴為了打破政府機關的秘密主義，知情權（right to know）這一概念便應運而生并逐漸受到人們的重視。
公民知情權首先是一種個人權（personal right）。對知情權的保障，使公民有機會充分獲取對個人而言至關重要的各種信息，使得個人發展自身人格以及實現自身價值成為可能，在一定程度上也可以說是公民其他的基本權利得以實現的基礎，無論信息與思想的社會價值多么低下，對于自由的社會而言，獲取信息的權利都是最基本的。同時，知情權還扮演著參政權的角色。知情權雖然具有私人性目的，但這一基本權利的重點還在于公共事務、政治領域，它是政治性意識得以形成的前提，亦能確保公民對政治過程的參與。在現代民主社會中，公民不僅是被統治者，亦是統治者；政治的意義不僅在于統治（government），也在于自我統治（self-government）。為此，必須確保公民能夠接觸并獲得所有的尤其是政府管理方面的信息。在現代社會推崇參與民主的前提下，加強對知情權的保障具有現實的意義。不僅如此，知情權更具有請求權的性質。無論個人權還是參政權，如果僅限于被動地接受信息，那么知情權永遠都不具有實際意義，而個人權、參政權也最終無從保障。既然公民知情權的憲法基礎在于人民主權、民主主義的參政議政、維護個人基本權利、發展個人人格等，而國家秘密等又有不斷膨脹的趨勢，那么知情權就必須具有請求權的性質，必須是一種積極主動地尋求獲取信息、要求有關部門公開信息的權利。⑵
檔案是國家機構、社會組織及個人在社會活動中形成并保存備查的文字、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄，檔案館正是保存檔案的場所。因此，檔案館具有公共服務職能，即滿足社會公眾知情權需求的職能。然而，在人類歷史上相當長的一段時間內，檔案只是提供少數統治者使用，連一般官吏也無權查閱，更不用說一般社會公眾利用檔案了，表現出強烈的封閉性。18世紀法國資產階級革命后，世界各國檔案館才開始了面向社會提供服務的進程。我國由于長期處于半封建半殖民地社會，加上軍閥混戰，進入近代后深受帝國主義的侵略，檔案事業的發展速度遠遠落后于西方國家，檔案始終未能面向社會公眾。新中國建立后，雖然檔案館事業進入了一個全面發展的時期，特別是1987年《中華人民共和國檔案法》頒布后，檔案館漸漸向社會開啟了大門。但是，檔案信息公開的程度始終無法滿足社會公眾的需求。
3、提升檔案公共服務水平是實現公眾知情權的題中應有之義
對應公眾知情權的需求，我國檔案公共服務的狀況不容樂觀。僅就檔案信息公開情況而言，據統計，2002年底全國各省、自治區、直轄市各級各類檔案館已開放各類檔案3252萬卷(件)，占館藏總量的24％，而同時期國外一些檔案館的館藏開放率則高達90％。再以外交檔案開放為例，經過5年嚴格的解密、鑒定、審批手續，我國外交部檔案館于2004年向社會開放了1949年至1966年形成的近萬卷外交檔案，僅占同期外交檔案的30％，而國際慣例為80％。⑶再以某省級國家綜合檔案館為例，在館藏檔案中已作開放鑒定的占35.5%，正式向社會開放的占鑒定總數的82.2%，在形成已滿30年（法定封閉期）的建國后黨政檔案中還有16萬余卷尚未進行開放鑒定；在檔案目錄主數據庫約322萬條目錄數據中60%以上是館藏檔案資料的案卷級目錄；在檔案全文數據庫中的約420萬幅全文數據僅覆蓋到部分的開放檔案。⑷從以上統計數據不難看出，我國檔案館的檔案信息公開工作仍然處于嚴重滯后狀態，使檔案館難以成為滿足公眾知情權的通途。
新一屆黨中央確定了“以人為本”的科學發展觀，政府的職能進一步朝著服務政府的方向轉變，為此我國開始推行并且從法律的層面上確立了政府信息公開工作，并且已經獲得了社會公眾的廣泛認同。在這種形勢下，作為集中保管和提供利用檔案的各級各類國家檔案館應該以檔案公共服務、滿足社會公眾的需要作為發展方向。正如法學專家孫潮所說的，“對公共政府而言，公共檔案就是我們工作和我們承擔公共職責的一種記錄。作為一個公共政府，它必須留下自己的檔案以提供給人民，提供給歷史，提供給社會，從這個意義上來說，檔案不是我們政府的一種權力，恰恰是政府的一種義務。你有義務準確、及時、有效地提供你的檔案。”⑸
二、增強檔案公共服務能力的有效途徑
1、將“以人為本”作為調整、優化館藏結構的指導思想
無庸諱言，當前同為社會公共服務場所的檔案館與圖書館、博物館相比，在吸引社會公眾方面還存在著較大的差距。在檔案館成為政府公開信息社會利用窗口之前，檔案館的利用者還都以黨政機關工作查考和專家學者學術研究為多，一般社會公眾寥寥無幾。與檔案館門庭冷落的狀況相比，圖書館、博物館則始終吸引著社會公眾的“眼球”，在對社會公眾宣傳教育、休閑娛樂中充當著重要角色。比如，近年來上海博物館舉辦了《晉唐宋元國寶展》、《淳化閣貼展》、《古代埃及國寶展》等一系列在上海及江浙一帶引起轟動的展覽，參觀者絡繹不絕，從清晨一直持續到深夜。上海圖書館也是如此，經常是早早地就有讀者等候開館，一直到閉館還不舍得離去，節假日更是座無虛席，來晚了還沒有座位。筆者以為，除了提供公共服務的硬件設施、館舍環境、服務時間、服務理念等方面檔案館與圖書館、博物館存在著較大的差異外，檔案館館藏結構單一、缺少吸引一般社會公眾的館藏資源是一個不可忽視的因素。
事實證明，只要檔案館的館藏資源能夠反映社會公眾的生活，并且能夠及時地提供社會公眾利用，解決他們的問題，就能夠如同圖書館、博物館一樣吸引社會公眾的視野。2002年9月2日，上海市檔案館“現行文件閱覽窗口”正式向社會開放，出現了人潮涌動、市民排隊查閱現行文件的火爆場面，截至當年底，上海市檔案館收有本市41個部委辦的1.4萬份現行文件，共接待社會公眾2987批，近3600人次，比2001年全年利用檔案的人數增長了76.2％。檔案館向社會開放現行檔案，為社會各界和公眾的政策咨詢提供了一個查閱相關政策文件的渠道和窗口，是檔案館貼近社會、主動為社會公眾服務的表現，同時社會公眾通過查閱現行檔案，不但解決了自己的部分問題，也增加了對檔案館的了解。
為了有效地改善目前綜合檔案館的館藏結構，必須將“以人為本”作為行動的導向。綜合檔案館的館藏資源建設應該全面反映國家政治、經濟、文化建設及社會發展變化情況。比如，新形勢下政府職能進一步朝著服務政府的方向轉變，檔案館就除了應該繼續接收黨政機關檔案外，還要加強接收與人民群眾密切相關的檔案，使館藏檔案更加貼近社會公眾的需要。其基本內容包括：(1)科學家、藝術家、社會活動家等著名人物形成的日記、書信、手稿、照片、契約等檔案，這些檔案反映了他們所處時代的人們的心理、思想狀況和生活風貌，具有較高的價值。(2)譜牒檔案。譜牒是氏族、宗族記錄世系發展的檔案，客觀反映了一個氏族、宗族發展變化的歷史，反映了一個國家或地區人口、婚姻、社會、民俗、經濟、宗法制度等的真實發展變化狀況。(3)宗教檔案。宗教文化在我國已經有幾千年的歷史，是傳統文化的一部分，有著相當深厚的社會基礎。(4)重要私營企業檔案。私營企業的發展變化從一個方面見證了我國社會政治經濟的發展變化，是館藏檔案資源不可或缺的組成部分。(5)重要社會團體檔案。(6)民間收藏的各個歷史時期的文獻。(7)婚姻檔案、房地產檔案、公證檔案等等。
要重視紙質檔案以外的其他載體檔案的接收工作。比如，對重要聲像檔案出于安全保管與現實利用的需要，要從源頭抓起，及時歸檔并接收進館，實行集中統一管理。初步的設想是，對于區域范圍內形成的重大活動類、城市建設類和歷史軌跡類聲像檔案，要按照具體情況，逐項明確建檔移交的責任單位，并明確進館的質量要求。
目前，我國綜合檔案館所保存的檔案，大多是檔案室于10年或20年前形成的年代較久遠的檔案，而反映最新最近社會政治、經濟、文化發展的各種現行文件及近階段形成的檔案還在各個單位自行保管，造成了檔案館的館藏信息滯后，無法滿足社會需求的現象。因此，檔案館的接收工作要突破傳統的習慣，將那些對社會發展進步有較大利用價值的檔案提前接收進館，以使其發揮更大的現實作用。
2、加大檔案開放力度
(1)加快檔案信息公開的立法。
2004年6月16日，上海市市民董某因要求上海市徐匯區房地局履行提供房屋信息的法定職責被拒，向該區人民法院提起行政訴訟。結果上海市徐匯區人民法院審判委員會討論認為，被告上海市徐匯區房地局拒絕原告市民董某的查閱要求并未違背法律、法規及規章的要求，且也符合《上海市政府信息公開規定》相關條款的規定。據此裁定原告要求被告“履行法定職責，向其提供本市某路204號，在1947年9月1日至1968年7月16日期間，原告父親購買產權及后被政府接管的相關檔案資料”的理由不成立，并于2005年4月15日作出一審判決，駁回原告市民董某的訴訟請求。之后上海又相繼發生了多起同類型的行政訴訟案件。結局如出一轍，均以市民敗訴告終。⑹
市民屢屢敗訴的原因何在？究其原因，主要是長期以來由于極左思潮的影響，人們片面強調檔案的政治性和機要性，忽視了檔案的社會性和開放性，導致在檔案公開利用上限制頗多。改革開放后，雖然1980年5月，黨中央就提出了開放歷史檔案的方針，1987年9月5日頒布的《中華人民共和國檔案法》也從法律上規定了檔案館應當向社會開放檔案。但從目前的立法現狀看，除《檔案法》外，我國在信息領域內的專項立法還是空白，過去只在《保密法》等一些相關法律法規中涉及一些信息方面的立法問題，但更多的是強調對政府信息的保密而非公開。如今，檔案信息是一種資源，而且是一種政府公共信息資源，而獲得政府公共信息資源是公民權利之一。為此，我們必須加快檔案信息公開的立法進程，以滿足社會公眾對檔案信息的知情權需求。
(2)堅持檔案信息依法公開與依申請提供利用并重的方針
如上所述，現行的《中華人民共和國檔案法》比較側重于從檔案部門自身的角度來規范政務信息的管理與利用，而不是從公眾的需求出發來考慮如何實施政務信息的公開和利用，它們不可避免地與廣大公眾對政府信息的需求形成強烈的反差。目前的狀況是，大量可以公開的政務信息仍然秘不示人，離老百姓還十分遙遠。政府部門完全“壟斷”政府信息。政府信息公開成為政府部門的一種行政行為，甚至某些官員的任意行為。若要按照檔案形成滿30年和科技、文化、經濟等類檔案可少于30年開放的法律規定，社會公眾基本上是無法實現對檔案館檔案的利用權的。⑺目前檔案部門已深刻認識到這種有悖于政務信息公開的檔案利用的局限性，正在積極探索全新的檔案服務模式。然而，由于客觀條件的限制以及長期以來已經形成的檔案信息公開工作嚴重滯后的局面是短時間內難以改變的。因此，強化檔案信息公開工作必須堅持依法主動公開與檔案依申請提供利用并舉的檔案信息公開模式。
檔案信息依法主動公開，是指國家檔案館依據《中華人民共和國檔案法》，及時將形成已滿30年的檔案和可以隨時開放的經濟、文化、科學、技術等方面的檔案向社會公開。檔案依申請提供利用，主要是指國家檔案館根據公民或有關組織的申請，將館藏經過鑒定的不開放檔案中與申請人本身直接相關的、不致損害國家與他人合法權益的信息提供其利用的行為。檔案依申請提供利用工作是檔案主動開放的有效補充，它是檔案部門解放思想、與時俱進的體現。然而，就我國目前檔案鑒定開放工作的現狀看，無論是在開放鑒定還是在傳統檔案資源的信息化方面都存在較大的差距。因此，它給各級檔案部門帶來的挑戰是巨大的。為此，有必要充分發揮我國檔案局館合一、檔案館與檔案室聯動的體制優勢和綜合實力，以檔案信息化帶動公共檔案資源的整合和開放工作，把握政府信息公開的良機，通過檔案依申請提供利用工作的開展，做好做大公共檔案資源社會共享這篇大文章，以檔案工作的新作為謀求跨越式發展的新地位。⑻
3、加強親民的檔案檢索體系建設
檔案的價值是由于它被利用而實現的。我們建立和發展檔案館事業，收集、整理、保存檔案，目的全在于館藏檔案被社會各方面利用。但是，目前檔案檢索體系普遍存在著檢索面不廣、深度不夠，專業性過強的特點，一般社會利用者由于缺乏必要的專業知識而難以簡便快捷地掌握與使用。2004年，為配合上海市檔案館外灘新館開館，上海市檔案館在加強數據庫建設的同時，圍繞當時上海社會熱點，即長江三角洲港口建設和公眾懷舊情結等，編輯了兩本專題目錄??《上海港的歷史與發展檔案》、《計劃經濟時代的上海票證檔案》，受到了廣泛的好評。事實證明，簡明快捷、具有廣泛適用性的館藏檔案檢索體系是檔案館吸引社會公眾的有效工具。檔案館館藏資源檢索體系建設應充分貫徹“以人為本”的原則，使各種類型的利用者能夠通過簡明快捷的檢索工具迅速找到所需要的檔案。否則，檔案館縱然有再豐富的資源，由于缺乏適用的檢索體系，也會使相當部分的利用者對檔案館“敬而遠之”，也就無法充分發揮檔案的作用。
4、加快網上檔案資源建設步伐
在信息時代蓬勃發展的今天，檔案館作為公共服務機構，就必須采用符合時代發展需求的媒介??網絡。網絡不受時空限制，可以全天候開放，任何利用者只要擁有一臺上網的電腦，就可以隨時瀏覽網上全球各類檔案信息，包括文本信息以及聲音、圖像等多媒體信息。通過網絡版的各種功能強大而且實用的檢索工具，可以更為方便迅捷地找到所需的信息。網上檔案資源——數字檔案館就這樣出現在人們面前。數字檔案館不是簡單的傳統檔案館的數字化，但傳統檔案館的數字化是數字檔案館的重要信息來源和組成部分。目前網上檔案資源建設還存在很多的問題和困難，其中最大的障礙是在觀念上存在誤區，不少人簡單地認為，檔案館檔案資源數字化了，上網了，就是數字檔案館。其實，人們需要的數字檔案館領域應更廣泛，傳統意義上的檔案館只是其中的一個分支，數字檔案館建設必須進行跨行業、跨學科的合作，它是涉及社會許多領域的系統工程，是一個群體概念，不是哪一個檔案館的代名詞。數字檔案館是整個檔案館事業發展的一個方向，也是國家信息化建設的重要目標之一。數字檔案館的建設，需要綜合國力的提支持，還需要檔案工作者和其他行業人士的共同努力。只有建設真正意義上的數字檔案館，才能實現信息資源最大程度的共享。⑼
主要參考文獻：
1、《21世紀的社會記憶??中國首屆檔案學博士論壇論文集》(中國人民大學出版社2001年11月第1版)
2、《“面向未來的城市檔案館”國際學術研討會論文集》(上海市檔案館編2004年4月)
3、計志浩《關于區縣檔案信息化建設的幾點思考》檔案學探索，2003(1)
4、戴志強《國家檔案資源整合的涵義及其運作機制探討》檔案學通訊，2003(2)
5、戴志強《關于國家檔案資源整合的若干思考，中國檔案，2003(8)
6、張世林《從香港<公開資料守則>看政務信息公開與已公開現行文件利用工作》中國檔案，2004(9)
7、戴志強《檔案依申請開放工作初探》上海市檔案局、上海師范大學編檔案信息資源開發利用學術討論會論文集，2005年
注釋：
⑴呂艷濱、章忱，論知情權，載中國法學網http://www.iolaw.org.cn
⑵呂艷濱章忱，論知情權,，中國法學網http://www.iolaw.org.cn
⑶李明賢，政務信息公開與檔案開放的尷尬，新上海檔案，2004年(10)
⑷戴志強,檔案依申請開放工作初探，上海市檔案局、上海師范大學編檔案信息資源開發利用學術討論會論文集，2005
⑸轉引自戴志強：《檔案依申請開放工作初探》，上海市檔案局、上海師范大學編《檔案信息資源開發利用學術討論會論文集》2005年。
⑹張斌：《論加快檔案信息公開的立法》，刊于《上海檔案信息網》
⑺張世林，從香港<公開資料守則>看政務信息公開與已公開現行文件利用工作，中國檔案，2004(9)
⑻戴志強,檔案依申請開放工作初探，上海市檔案局、上海師范大學編檔案信息資源開發利用學術討論會論文集，2005年
⑼摘自《上海檔案信息網》，劉安《社會公眾需要什么樣的檔案館》
一、增強檔案公共服務能力是踐行科學發展觀的客觀要求
1、“以人為本”是科學發展觀的實質
科學發展觀，就是黨的十六屆三中全會提出的“堅持以人為本，樹立全面、協調、可持續的發展觀，促進經濟社會和人的全面發展”，按照“統籌城鄉發展、統籌區域發展、統籌經濟社會發展、統籌人與自然和諧發展、統籌國內發展和對外開放”的要求推進各項事業的改革和發展。科學發展觀的本質和核心是“以人為本”，就是把人民的利益作為一切工作的出發點和落腳點，一切為了人民，一切依靠人民，不斷滿足人民多方面的需要和促進人的全面發展。
以人為本，全面發展，既是經濟社會發展的目的，也是為了實現對人的能動的全面開發。 圍繞堅持“以人為本” 這一核心，滿足社會主義社會全體成員的物質文化生活需要，是社會主義的根本目的。改革開放以來，我國社會主義經濟建設取得了快速的發展，城鄉人民的物質生活水平得到了較大的提高。“以人為本”正是在此基礎上提出的社會進一步發展的要求，它也順應了世界發展的潮流。人不僅具有內容無限豐富的需要，而且具有無限發展的潛能。只有以人為本，滿足人的無限需求，將人的潛能充分開發出來，才能使我們的社會充滿活力，充滿無限發展的生機。
2、保障公眾知情權是“以人為本”的重要內容
現代社會中人們需要各種信息來充實自己的生活，做出自己的選擇，現代社會因此可以稱之為“信息化社會”。然而，據統計80%以上的各類信息是由政府機關掌握的，而政府機關則往往從有利于自身管理的角度隱匿所掌握的信息以致妨礙公眾對政府信息的獲取與利用。⑴為了打破政府機關的秘密主義，知情權（right to know）這一概念便應運而生并逐漸受到人們的重視。
公民知情權首先是一種個人權（personal right）。對知情權的保障，使公民有機會充分獲取對個人而言至關重要的各種信息，使得個人發展自身人格以及實現自身價值成為可能，在一定程度上也可以說是公民其他的基本權利得以實現的基礎，無論信息與思想的社會價值多么低下，對于自由的社會而言，獲取信息的權利都是最基本的。同時，知情權還扮演著參政權的角色。知情權雖然具有私人性目的，但這一基本權利的重點還在于公共事務、政治領域，它是政治性意識得以形成的前提，亦能確保公民對政治過程的參與。在現代民主社會中，公民不僅是被統治者，亦是統治者；政治的意義不僅在于統治（government），也在于自我統治（self-government）。為此，必須確保公民能夠接觸并獲得所有的尤其是政府管理方面的信息。在現代社會推崇參與民主的前提下，加強對知情權的保障具有現實的意義。不僅如此，知情權更具有請求權的性質。無論個人權還是參政權，如果僅限于被動地接受信息，那么知情權永遠都不具有實際意義，而個人權、參政權也最終無從保障。既然公民知情權的憲法基礎在于人民主權、民主主義的參政議政、維護個人基本權利、發展個人人格等，而國家秘密等又有不斷膨脹的趨勢，那么知情權就必須具有請求權的性質，必須是一種積極主動地尋求獲取信息、要求有關部門公開信息的權利。⑵
檔案是國家機構、社會組織及個人在社會活動中形成并保存備查的文字、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄，檔案館正是保存檔案的場所。因此，檔案館具有公共服務職能，即滿足社會公眾知情權需求的職能。然而，在人類歷史上相當長的一段時間內，檔案只是提供少數統治者使用，連一般官吏也無權查閱，更不用說一般社會公眾利用檔案了，表現出強烈的封閉性。18世紀法國資產階級革命后，世界各國檔案館才開始了面向社會提供服務的進程。我國由于長期處于半封建半殖民地社會，加上軍閥混戰，進入近代后深受帝國主義的侵略，檔案事業的發展速度遠遠落后于西方國家，檔案始終未能面向社會公眾。新中國建立后，雖然檔案館事業進入了一個全面發展的時期，特別是1987年《中華人民共和國檔案法》頒布后，檔案館漸漸向社會開啟了大門。但是，檔案信息公開的程度始終無法滿足社會公眾的需求。
3、提升檔案公共服務水平是實現公眾知情權的題中應有之義
對應公眾知情權的需求，我國檔案公共服務的狀況不容樂觀。僅就檔案信息公開情況而言，據統計，2002年底全國各省、自治區、直轄市各級各類檔案館已開放各類檔案3252萬卷(件)，占館藏總量的24％，而同時期國外一些檔案館的館藏開放率則高達90％。再以外交檔案開放為例，經過5年嚴格的解密、鑒定、審批手續，我國外交部檔案館于2004年向社會開放了1949年至1966年形成的近萬卷外交檔案，僅占同期外交檔案的30％，而國際慣例為80％。⑶再以某省級國家綜合檔案館為例，在館藏檔案中已作開放鑒定的占35.5%，正式向社會開放的占鑒定總數的82.2%，在形成已滿30年（法定封閉期）的建國后黨政檔案中還有16萬余卷尚未進行開放鑒定；在檔案目錄主數據庫約322萬條目錄數據中60%以上是館藏檔案資料的案卷級目錄；在檔案全文數據庫中的約420萬幅全文數據僅覆蓋到部分的開放檔案。⑷從以上統計數據不難看出，我國檔案館的檔案信息公開工作仍然處于嚴重滯后狀態，使檔案館難以成為滿足公眾知情權的通途。
新一屆黨中央確定了“以人為本”的科學發展觀，政府的職能進一步朝著服務政府的方向轉變，為此我國開始推行并且從法律的層面上確立了政府信息公開工作，并且已經獲得了社會公眾的廣泛認同。在這種形勢下，作為集中保管和提供利用檔案的各級各類國家檔案館應該以檔案公共服務、滿足社會公眾的需要作為發展方向。正如法學專家孫潮所說的，“對公共政府而言，公共檔案就是我們工作和我們承擔公共職責的一種記錄。作為一個公共政府，它必須留下自己的檔案以提供給人民，提供給歷史，提供給社會，從這個意義上來說，檔案不是我們政府的一種權力，恰恰是政府的一種義務。你有義務準確、及時、有效地提供你的檔案。”⑸
二、增強檔案公共服務能力的有效途徑
1、將“以人為本”作為調整、優化館藏結構的指導思想
無庸諱言，當前同為社會公共服務場所的檔案館與圖書館、博物館相比，在吸引社會公眾方面還存在著較大的差距。在檔案館成為政府公開信息社會利用窗口之前，檔案館的利用者還都以黨政機關工作查考和專家學者學術研究為多，一般社會公眾寥寥無幾。與檔案館門庭冷落的狀況相比，圖書館、博物館則始終吸引著社會公眾的“眼球”，在對社會公眾宣傳教育、休閑娛樂中充當著重要角色。比如，近年來上海博物館舉辦了《晉唐宋元國寶展》、《淳化閣貼展》、《古代埃及國寶展》等一系列在上海及江浙一帶引起轟動的展覽，參觀者絡繹不絕，從清晨一直持續到深夜。上海圖書館也是如此，經常是早早地就有讀者等候開館，一直到閉館還不舍得離去，節假日更是座無虛席，來晚了還沒有座位。筆者以為，除了提供公共服務的硬件設施、館舍環境、服務時間、服務理念等方面檔案館與圖書館、博物館存在著較大的差異外，檔案館館藏結構單一、缺少吸引一般社會公眾的館藏資源是一個不可忽視的因素。
事實證明，只要檔案館的館藏資源能夠反映社會公眾的生活，并且能夠及時地提供社會公眾利用，解決他們的問題，就能夠如同圖書館、博物館一樣吸引社會公眾的視野。2002年9月2日，上海市檔案館“現行文件閱覽窗口”正式向社會開放，出現了人潮涌動、市民排隊查閱現行文件的火爆場面，截至當年底，上海市檔案館收有本市41個部委辦的1.4萬份現行文件，共接待社會公眾2987批，近3600人次，比2001年全年利用檔案的人數增長了76.2％。檔案館向社會開放現行檔案，為社會各界和公眾的政策咨詢提供了一個查閱相關政策文件的渠道和窗口，是檔案館貼近社會、主動為社會公眾服務的表現，同時社會公眾通過查閱現行檔案，不但解決了自己的部分問題，也增加了對檔案館的了解。
為了有效地改善目前綜合檔案館的館藏結構，必須將“以人為本”作為行動的導向。綜合檔案館的館藏資源建設應該全面反映國家政治、經濟、文化建設及社會發展變化情況。比如，新形勢下政府職能進一步朝著服務政府的方向轉變，檔案館就除了應該繼續接收黨政機關檔案外，還要加強接收與人民群眾密切相關的檔案，使館藏檔案更加貼近社會公眾的需要。其基本內容包括：(1)科學家、藝術家、社會活動家等著名人物形成的日記、書信、手稿、照片、契約等檔案，這些檔案反映了他們所處時代的人們的心理、思想狀況和生活風貌，具有較高的價值。(2)譜牒檔案。譜牒是氏族、宗族記錄世系發展的檔案，客觀反映了一個氏族、宗族發展變化的歷史，反映了一個國家或地區人口、婚姻、社會、民俗、經濟、宗法制度等的真實發展變化狀況。(3)宗教檔案。宗教文化在我國已經有幾千年的歷史，是傳統文化的一部分，有著相當深厚的社會基礎。(4)重要私營企業檔案。私營企業的發展變化從一個方面見證了我國社會政治經濟的發展變化，是館藏檔案資源不可或缺的組成部分。(5)重要社會團體檔案。(6)民間收藏的各個歷史時期的文獻。(7)婚姻檔案、房地產檔案、公證檔案等等。
要重視紙質檔案以外的其他載體檔案的接收工作。比如，對重要聲像檔案出于安全保管與現實利用的需要，要從源頭抓起，及時歸檔并接收進館，實行集中統一管理。初步的設想是，對于區域范圍內形成的重大活動類、城市建設類和歷史軌跡類聲像檔案，要按照具體情況，逐項明確建檔移交的責任單位，并明確進館的質量要求。
目前，我國綜合檔案館所保存的檔案，大多是檔案室于10年或20年前形成的年代較久遠的檔案，而反映最新最近社會政治、經濟、文化發展的各種現行文件及近階段形成的檔案還在各個單位自行保管，造成了檔案館的館藏信息滯后，無法滿足社會需求的現象。因此，檔案館的接收工作要突破傳統的習慣，將那些對社會發展進步有較大利用價值的檔案提前接收進館，以使其發揮更大的現實作用。
2、加大檔案開放力度
(1)加快檔案信息公開的立法。
2004年6月16日，上海市市民董某因要求上海市徐匯區房地局履行提供房屋信息的法定職責被拒，向該區人民法院提起行政訴訟。結果上海市徐匯區人民法院審判委員會討論認為，被告上海市徐匯區房地局拒絕原告市民董某的查閱要求并未違背法律、法規及規章的要求，且也符合《上海市政府信息公開規定》相關條款的規定。據此裁定原告要求被告“履行法定職責，向其提供本市某路204號，在1947年9月1日至1968年7月16日期間，原告父親購買產權及后被政府接管的相關檔案資料”的理由不成立，并于2005年4月15日作出一審判決，駁回原告市民董某的訴訟請求。之后上海又相繼發生了多起同類型的行政訴訟案件。結局如出一轍，均以市民敗訴告終。⑹
市民屢屢敗訴的原因何在？究其原因，主要是長期以來由于極左思潮的影響，人們片面強調檔案的政治性和機要性，忽視了檔案的社會性和開放性，導致在檔案公開利用上限制頗多。改革開放后，雖然1980年5月，黨中央就提出了開放歷史檔案的方針，1987年9月5日頒布的《中華人民共和國檔案法》也從法律上規定了檔案館應當向社會開放檔案。但從目前的立法現狀看，除《檔案法》外，我國在信息領域內的專項立法還是空白，過去只在《保密法》等一些相關法律法規中涉及一些信息方面的立法問題，但更多的是強調對政府信息的保密而非公開。如今，檔案信息是一種資源，而且是一種政府公共信息資源，而獲得政府公共信息資源是公民權利之一。為此，我們必須加快檔案信息公開的立法進程，以滿足社會公眾對檔案信息的知情權需求。
(2)堅持檔案信息依法公開與依申請提供利用并重的方針
如上所述，現行的《中華人民共和國檔案法》比較側重于從檔案部門自身的角度來規范政務信息的管理與利用，而不是從公眾的需求出發來考慮如何實施政務信息的公開和利用，它們不可避免地與廣大公眾對政府信息的需求形成強烈的反差。目前的狀況是，大量可以公開的政務信息仍然秘不示人，離老百姓還十分遙遠。政府部門完全“壟斷”政府信息。政府信息公開成為政府部門的一種行政行為，甚至某些官員的任意行為。若要按照檔案形成滿30年和科技、文化、經濟等類檔案可少于30年開放的法律規定，社會公眾基本上是無法實現對檔案館檔案的利用權的。⑺目前檔案部門已深刻認識到這種有悖于政務信息公開的檔案利用的局限性，正在積極探索全新的檔案服務模式。然而，由于客觀條件的限制以及長期以來已經形成的檔案信息公開工作嚴重滯后的局面是短時間內難以改變的。因此，強化檔案信息公開工作必須堅持依法主動公開與檔案依申請提供利用并舉的檔案信息公開模式。
檔案信息依法主動公開，是指國家檔案館依據《中華人民共和國檔案法》，及時將形成已滿30年的檔案和可以隨時開放的經濟、文化、科學、技術等方面的檔案向社會公開。檔案依申請提供利用，主要是指國家檔案館根據公民或有關組織的申請，將館藏經過鑒定的不開放檔案中與申請人本身直接相關的、不致損害國家與他人合法權益的信息提供其利用的行為。檔案依申請提供利用工作是檔案主動開放的有效補充，它是檔案部門解放思想、與時俱進的體現。然而，就我國目前檔案鑒定開放工作的現狀看，無論是在開放鑒定還是在傳統檔案資源的信息化方面都存在較大的差距。因此，它給各級檔案部門帶來的挑戰是巨大的。為此，有必要充分發揮我國檔案局館合一、檔案館與檔案室聯動的體制優勢和綜合實力，以檔案信息化帶動公共檔案資源的整合和開放工作，把握政府信息公開的良機，通過檔案依申請提供利用工作的開展，做好做大公共檔案資源社會共享這篇大文章，以檔案工作的新作為謀求跨越式發展的新地位。⑻
3、加強親民的檔案檢索體系建設
檔案的價值是由于它被利用而實現的。我們建立和發展檔案館事業，收集、整理、保存檔案，目的全在于館藏檔案被社會各方面利用。但是，目前檔案檢索體系普遍存在著檢索面不廣、深度不夠，專業性過強的特點，一般社會利用者由于缺乏必要的專業知識而難以簡便快捷地掌握與使用。2004年，為配合上海市檔案館外灘新館開館，上海市檔案館在加強數據庫建設的同時，圍繞當時上海社會熱點，即長江三角洲港口建設和公眾懷舊情結等，編輯了兩本專題目錄??《上海港的歷史與發展檔案》、《計劃經濟時代的上海票證檔案》，受到了廣泛的好評。事實證明，簡明快捷、具有廣泛適用性的館藏檔案檢索體系是檔案館吸引社會公眾的有效工具。檔案館館藏資源檢索體系建設應充分貫徹“以人為本”的原則，使各種類型的利用者能夠通過簡明快捷的檢索工具迅速找到所需要的檔案。否則，檔案館縱然有再豐富的資源，由于缺乏適用的檢索體系，也會使相當部分的利用者對檔案館“敬而遠之”，也就無法充分發揮檔案的作用。
4、加快網上檔案資源建設步伐
在信息時代蓬勃發展的今天，檔案館作為公共服務機構，就必須采用符合時代發展需求的媒介??網絡。網絡不受時空限制，可以全天候開放，任何利用者只要擁有一臺上網的電腦，就可以隨時瀏覽網上全球各類檔案信息，包括文本信息以及聲音、圖像等多媒體信息。通過網絡版的各種功能強大而且實用的檢索工具，可以更為方便迅捷地找到所需的信息。網上檔案資源——數字檔案館就這樣出現在人們面前。數字檔案館不是簡單的傳統檔案館的數字化，但傳統檔案館的數字化是數字檔案館的重要信息來源和組成部分。目前網上檔案資源建設還存在很多的問題和困難，其中最大的障礙是在觀念上存在誤區，不少人簡單地認為，檔案館檔案資源數字化了，上網了，就是數字檔案館。其實，人們需要的數字檔案館領域應更廣泛，傳統意義上的檔案館只是其中的一個分支，數字檔案館建設必須進行跨行業、跨學科的合作，它是涉及社會許多領域的系統工程，是一個群體概念，不是哪一個檔案館的代名詞。數字檔案館是整個檔案館事業發展的一個方向，也是國家信息化建設的重要目標之一。數字檔案館的建設，需要綜合國力的提支持，還需要檔案工作者和其他行業人士的共同努力。只有建設真正意義上的數字檔案館，才能實現信息資源最大程度的共享。⑼
主要參考文獻：
1、《21世紀的社會記憶??中國首屆檔案學博士論壇論文集》(中國人民大學出版社2001年11月第1版)
2、《“面向未來的城市檔案館”國際學術研討會論文集》(上海市檔案館編2004年4月)
3、計志浩《關于區縣檔案信息化建設的幾點思考》檔案學探索，2003(1)
4、戴志強《國家檔案資源整合的涵義及其運作機制探討》檔案學通訊，2003(2)
5、戴志強《關于國家檔案資源整合的若干思考，中國檔案，2003(8)
6、張世林《從香港<公開資料守則>看政務信息公開與已公開現行文件利用工作》中國檔案，2004(9)
7、戴志強《檔案依申請開放工作初探》上海市檔案局、上海師范大學編檔案信息資源開發利用學術討論會論文集，2005年
注釋：
⑴呂艷濱、章忱，論知情權，載中國法學網http://www.iolaw.org.cn
⑵呂艷濱章忱，論知情權,，中國法學網http://www.iolaw.org.cn
⑶李明賢，政務信息公開與檔案開放的尷尬，新上海檔案，2004年(10)
⑷戴志強,檔案依申請開放工作初探，上海市檔案局、上海師范大學編檔案信息資源開發利用學術討論會論文集，2005
⑸轉引自戴志強：《檔案依申請開放工作初探》，上海市檔案局、上海師范大學編《檔案信息資源開發利用學術討論會論文集》2005年。
⑹張斌：《論加快檔案信息公開的立法》，刊于《上海檔案信息網》
⑺張世林，從香港<公開資料守則>看政務信息公開與已公開現行文件利用工作，中國檔案，2004(9)
⑻戴志強,檔案依申請開放工作初探，上海市檔案局、上海師范大學編檔案信息資源開發利用學術討論會論文集，2005年
⑼摘自《上海檔案信息網》，劉安《社會公眾需要什么樣的檔案館》
