1996年6月4日廣東省檔案局印發(fā)　粵檔〔1996〕16號

　　第一條　為了加強(qiáng)各級國家檔案館的業(yè)務(wù)建設(shè)，不斷提高科學(xué)管理水平，更好地為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《檔案館工作通則》的有關(guān)規(guī)定，制定本細(xì)則。　
第二條　本細(xì)則適用于我省縣以上各級國家檔案館（以下簡稱檔案館）的業(yè)務(wù)建設(shè)。　
第三條　檔案館是集中管理檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，是永久保管各自分管范圍內(nèi)檔案的基地和社會各方面利用檔案的中心。　
第四條　檔案館的業(yè)務(wù)建設(shè)受同級和上級檔案局的監(jiān)督指導(dǎo)。　
第五條　檔案館的基本任務(wù)：　
一、認(rèn)真實(shí)施黨和國家關(guān)于檔案館工作的方針、政策、法規(guī)以及同級和上級檔案局制定的有關(guān)細(xì)則、辦法、規(guī)定等。　
二、在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則下，根據(jù)本館的實(shí)際情況，制定并組織實(shí)施各項(xiàng)管理制度。　
三、接收和征集本館分管范圍內(nèi)的檔案、資料。　
四、科學(xué)地管理檔案，維護(hù)檔案的完整與安全。　
五、熟悉館藏內(nèi)容，積極開發(fā)檔案信息資源，按照國家規(guī)定，切實(shí)做好檔案的開放和利用工作，提供咨詢服務(wù)。　
六、按照國家規(guī)定，研究公布本館內(nèi)屬于國家所有的檔案。　
七、加強(qiáng)對檔案的研究整理，有計(jì)劃地組織編輯出版檔案史料，并積極參予編史修志的工作。　
八、辦理當(dāng)?shù)攸h政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)以及檔案局交辦的有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。　
第六條　檔案館應(yīng)根據(jù)分級管理的原則，接收、征集本館分管范圍內(nèi)的各種門類各種載體的檔案、資料，建立內(nèi)容豐富、具有本地特色的檔案館藏，不斷改善館藏結(jié)構(gòu)。　
檔案館應(yīng)根據(jù)國家檔案局一九八六年頒發(fā)的《各級國家檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》和其他有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本地的實(shí)際情況，制定實(shí)施細(xì)則，明確本館收集檔案的范圍、期限、手續(xù)和要求等，經(jīng)當(dāng)?shù)厝嗣裾鷾?zhǔn)執(zhí)行。　
第七條　檔案館的檔案必須按全宗進(jìn)行分類、排列、編檔號，并為每個(gè)全宗分別編寫全宗介紹，反映立檔單位和全宗的情況。　
一、全宗設(shè)立　
民國時(shí)間的檔案和革命歷史檔案，根據(jù)現(xiàn)有檔案的情況分別設(shè)一個(gè)或數(shù)個(gè)全宗。　
中華人民共和國時(shí)期的檔案，凡形成檔案的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位、鄉(xiāng)鎮(zhèn)（公社）、街道等，符合立檔單位條件的，應(yīng)分別設(shè)立全宗。同一立檔單位的文書檔案、科技檔案、專門檔案及聲像檔案等，屬同一全宗。　
二、全宗內(nèi)檔案的分類　
同一全宗的不同門類的檔案，應(yīng)分別排列，分開存放。其中：文書檔案按年度–組織機(jī)構(gòu)（或問題）分類、排列；科技檔案、專門檔案和聲像檔案按各自有關(guān)規(guī)定分類、排列。　
三、檔號編排　
全宗號，是檔案館指定給立檔單位的代碼。歷史檔案全宗與中華人民共和國時(shí)期的檔案全宗，按流水號依次編排。檔案館應(yīng)根據(jù)立檔單位的情況，事先或按進(jìn)館先后編制全宗順序表。同一個(gè)館內(nèi)全宗號不得重復(fù)。　
目錄號，是全宗內(nèi)卷所屬目錄的代碼。以全宗為單位編流水號，有幾本目錄，就編幾個(gè)目錄號。同一個(gè)全宗內(nèi)目錄號不得重復(fù)。　
案卷號，是案卷目錄每一案卷的順序號。同一本目錄中案卷號不得重復(fù)。　
頁（張）號，是案卷內(nèi)文件每頁（張）的順序號。有文字、圖表、印章等標(biāo)記的每個(gè)頁面均應(yīng)編頁號；背面無任何標(biāo)記的不編頁（張）號。同一個(gè)卷內(nèi)文件的頁（張）號不得重復(fù)。　
四、全宗介紹的內(nèi)容　
包括全宗名稱，立檔單位成立的時(shí)間（如屬撤銷單位，應(yīng)注明撤銷時(shí)間和原因），立檔單位的性質(zhì)、任務(wù)、職權(quán)范圍、隸屬關(guān)系、內(nèi)部機(jī)構(gòu)和直屬機(jī)構(gòu)的設(shè)置及變化，歷任機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人姓名，檔案的數(shù)量、完整程度、分類原則以及整理鑒定情況等。　
第八條　檔案館應(yīng)貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則，采取庫房建筑、使用設(shè)備和技術(shù)管理三結(jié)合的辦法，有效地做好檔案保管工作，最大限度地延長檔案的保存時(shí)間。　
檔案館應(yīng)切實(shí)搞好庫房內(nèi)溫濕度控制，防治有害生物，防火、防水、防塵、防人為破壞，使庫房達(dá)到溫濕度適宜，清潔衛(wèi)生，無蟲霉滋生，符合安全保管檔案的要求。　
檔案館應(yīng)研究和改進(jìn)檔案保護(hù)技術(shù)。對已經(jīng)破損或字跡褪色的檔案，要按輕重緩急，及時(shí)修復(fù)和復(fù)制。　
檔案館對檔案和資料的保管情況，每年要進(jìn)行一次全面檢查；遇有特殊情況，要隨時(shí)檢查。檢查應(yīng)有記錄，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)研究，并采取有效措施予以處理。　
第九條　檔案館對已超過保管限期的檔案、資料，應(yīng)組織鑒定小組進(jìn)行鑒定。對確無繼續(xù)保存價(jià)值的，可征求有關(guān)部門意見，報(bào)請主管領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)銷毀，并要有兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷。　
第十條　檔案館應(yīng)對檔案的收進(jìn)和移出，全宗數(shù)和案卷數(shù)，利用檔案以及設(shè)備情況等，及時(shí)準(zhǔn)確地進(jìn)行登記，建立統(tǒng)計(jì)臺帳，并按規(guī)定向同級和上一級檔案局報(bào)送本館基本情況統(tǒng)計(jì)表（軟件及手工表）。　
第十一條　檔案館應(yīng)積極宣傳檔案和檔案工作的作用，努力創(chuàng)造條件，有效地為當(dāng)?shù)攸h政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)。　
檔案館應(yīng)不斷改善閱覽條件，配備復(fù)印設(shè)備，建立利用登記、統(tǒng)計(jì)工作，經(jīng)常收集、分析檔案利用效果的情況，探索檔案利用工作的規(guī)律進(jìn)一步提高服務(wù)水平。　
檔案館應(yīng)按照《檔案法》和國家的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合實(shí)際情況，制定本館開放檔案實(shí)施細(xì)則，明確規(guī)定檔案開放期限、范圍和開放利用手續(xù)等。　
檔案館應(yīng)認(rèn)真做好開放前的準(zhǔn)備工作，凡屬開放的檔案，應(yīng)有開放目錄或卡片供利用者檢索。同時(shí)，對重要的使用頻繁的檔案，應(yīng)逐步做到以復(fù)制件提供利用。　
第十二條　檔案館必須建立各項(xiàng)管理制度，不斷提高工作效率和質(zhì)量。　
一、收集制度，包括接收、征集檔案、資料的范圍、方式、時(shí)間、要求和手續(xù)等。　
二、保管制度，包括檔案、資料的安全保護(hù)和庫房、設(shè)備管理措施等。　
三、保密制度，包括檔案、資料的保密措施和對檔案人員的保密要求等。　
四、利用制度，包括檔案、資料利用范圍、方式、審批手續(xù)等。　
五、崗位責(zé)任制，包括每個(gè)檔案人員的職責(zé)、權(quán)限、任務(wù)以及對其考核的要求等。　
第十三條　檔案館工作人員應(yīng)忠于職守，遵紀(jì)守法，具備專業(yè)知識，勝任工作，并保持相對穩(wěn)定。　
檔案館要加強(qiáng)對本館工作人員的思想政治教育和職業(yè)道德教育。對不具備檔案專業(yè)知識的人員，必須經(jīng)由省檔案局組織的檔案專業(yè)培訓(xùn)班進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)《檔案法》和專業(yè)課程，并考試合格，取得結(jié)業(yè)證書。　
凡對本館的檔案接收、征集、整理、保護(hù)和提供利用，以及在檔案學(xué)理論研究，檔案科技工作和檔案史料編研等方面取得顯著成績的，由本館或同級、上級人民政府給予獎(jiǎng)勵(lì)。　
第十四條　檔案館業(yè)務(wù)建設(shè)總的要求是：行政管理制度化、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)規(guī)范化、庫房設(shè)施逐步現(xiàn)代化、開發(fā)利用效果好。為了實(shí)現(xiàn)目標(biāo)管理，必須在全省范圍內(nèi)認(rèn)真開展檔案館工作達(dá)標(biāo)升級活動。　
檔案館工作達(dá)標(biāo)升級，分為省二級、省一級和省特級檔案館工作達(dá)標(biāo)單位三個(gè)等級。　
一、省二級的基本要求　
（一）行政管理　
1、檔案館有基本適應(yīng)工作需要的專門事業(yè)經(jīng)費(fèi)。　
2、檔案館人員已按規(guī)定定編，并配有館長。　
3、全館專業(yè)人員必須具備相應(yīng)的文化水平和專業(yè)知識，實(shí)行了專業(yè)職務(wù)評聘工作。　
4、建立健全了館內(nèi)各項(xiàng)管理制度。　
（二）基礎(chǔ)業(yè)務(wù)　
1、按國家規(guī)定，基本完成檔案、資料的接收工作，并對社會上散存的反映本地歷史面貌的檔案、資料進(jìn)行了征集。　
檔案館的檔案館藏量計(jì)算公式：館藏量=每年進(jìn)館案卷基數(shù)×（解放后本行政區(qū)域的設(shè)置年數(shù)－按規(guī)定檔案館接收檔案的期限）＋歷史檔案卷數(shù)。館藏檔案的排架長度＝館藏卷數(shù)×0.01Ｍ。　
檔案館每年進(jìn)館案卷基數(shù)，省館不少于2500卷，計(jì)劃單列市館不少于2000卷，其他市級館不少于1000卷，縣級館不少于600卷。　
2、館藏檔案進(jìn)行了整理，劃分了全宗，進(jìn)行了分類，理順了檔號。館藏資料也進(jìn)行了系統(tǒng)整理。　
3、采取多種措施，搞好庫房管理，保障檔案安全，并開始對破損褪色的重要檔案進(jìn)行裱糊或復(fù)制。　
4、建立了手工檢索體系，有檔案目錄、全宗名冊、檔案資料存放示意圖（表）、重點(diǎn)全宗介紹以及兩種以上專題目錄或索引。　
5、能及時(shí)準(zhǔn)確地完成上級規(guī)定的統(tǒng)計(jì)任務(wù)。　
6、能開展正常的鑒定工作。　
（三）館庫設(shè)施　
1、檔案館庫房基本符合要求，適應(yīng)安全保管檔案的需要。　
2、配備打字機(jī)、復(fù)印機(jī)、去濕機(jī)、溫濕度計(jì)以及人工消防設(shè)備等。　
3、有符合要求的檔案裝具。　
（四）開發(fā)利用　
1、設(shè)有接待閱覽室。　
2、接待人員熱情主動，熟悉館藏、調(diào)卷迅速準(zhǔn)確。　
3、堅(jiān)持做好利用效果登記和分析工作。　
4、匯編了檔案史料并提供利用；編寫有小型的參考資料。　
5、按國家規(guī)定，陸續(xù)對外開放檔案。　
6、參與地方史志編修工作。　
二、省一級的基本要求　
在實(shí)現(xiàn)省二級管理的基礎(chǔ)上，還要做到：　
（一）檔案館有較為適應(yīng)需要的事業(yè)經(jīng)費(fèi)；配備了適應(yīng)開展工作需要的人員，專業(yè)人員大專以上文化水平的達(dá)到30％以上；聘任有中級以上專業(yè)人員。　
（二）按國家規(guī)定，完成了檔案、資料的接收和征集工作任務(wù)，建立了比較合理的館藏結(jié)構(gòu)，并有一定的地方特色；完成了破損、褪色的珍貴檔案的修復(fù)，有人分工負(fù)責(zé)檔案的保護(hù)技術(shù)工作；編寫了全宗介紹或《檔案館指南》。　
（三）檔案館庫建筑基本符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》，基本適應(yīng)業(yè)務(wù)的開展和檔案保管的需要；檔案保管條件有了明顯的改善，重點(diǎn)庫房的溫度控制在14℃－24℃，相對濕度控制在45%－60%。
（四）設(shè)有陳列室，介紹本館本地基本情況，根據(jù)需要不定期展出本館的有關(guān)專題史料；按規(guī)定應(yīng)開放的檔案已全部開放；編寫有中型的綜合或?qū)ｎ}參考資料，匯編了較大型的檔案史料。對檔案史料的研究取得了初步成效，每年有人在省以上檔案專業(yè)刊物上發(fā)表專題文章，市級館不少于3篇，縣級館至少2篇。加強(qiáng)檔案宣傳工作，及時(shí)報(bào)導(dǎo)檔案工作動態(tài)。　
三、省特級的基本要求　
在實(shí)現(xiàn)省一級管理的基礎(chǔ)上，還要做到：　
（一）檔案館工作人員知識結(jié)構(gòu)與專業(yè)人才層次結(jié)構(gòu)較為合理，能適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理的需要。省、市級館聘有高級專業(yè)職務(wù)人員。　
（二）對需要搶救的破損、褪色檔案全部進(jìn)行了修復(fù)。建立了完整的手工和電子計(jì)算機(jī)檢索體系。　
（三）庫房溫濕度記錄、檢測、控制、安全報(bào)警自動化；開放利用的重要或珍貴檔案、資料進(jìn)行了縮微復(fù)制。　
（四）具備了良好利用條件，設(shè)有開放閱覽場地等；已開放的檔案、資料，設(shè)有供利用者自行檢索的目錄或卡片。　
（五）匯編和編寫了大型的檔案史料和參考資料；對檔案史料的研究取得了一定的成果，發(fā)表了較高水平的學(xué)術(shù)文章。　
第十五條　有關(guān)檔案館工作達(dá)標(biāo)升級辦法和考核標(biāo)準(zhǔn)，由省檔案局另行制訂。　
第十六條　專門檔案館、部門檔案館的業(yè)務(wù)建設(shè)可參照本細(xì)則執(zhí)行。　
第十七條　本細(xì)則自一九九六年七月一日起施行。