陶碧云
上海檔案事業正在建設以公共檔案館為主體的檔案服務體系，以新頒《上海檔案條例》為依據的檔案行政管理體系和以信息技術為跨越式發展手段的檔案信息化網絡體系。上海檔案信息化網絡體系建設的目標，就是要在全市范圍內，構建一個各級各類檔案部門上下聯通，檔案信息資源共建共享的，連接各級黨政機關、面向社會的檔案信息化網絡體系。它的基本內涵就是三網并進，建設上海檔案信息資源總庫。
它主要包括以下三個方面內容：第一，檔案局（館、室）內部局域網網絡體系建設，按各自所處的地位和性質又分為涉密網和非涉密網二種；第二，檔案局（館、室）之間城域專網網絡體系建設。目前，主要是運用電子政務網絡體系，通過上海市公務網和市、區縣二級政務網開展檔案應用項目，其中，涉密檔案信息的加工、傳輸、采集和共享，通過上海市公務網檔案應用項目加以實現；第三，檔案局（館、室）廣域網網絡體系建設，由各級各類檔案部門依托互聯網建設面向公眾的檔案信息網站，形成相互鉤鏈的檔案信息網站群。
一
檔案信息化網絡體系建設在檔案信息化建設中的地位和作用主要體現在以下五個方面：
第一，檔案信息化網絡體系建設是檔案信息資源開發利用、資源共享的必然途徑。科學技術的發展，特別是信息技術的突飛猛進，使世界變成了“地球村”。信息資源的開發利用，已不再停留在原有一人、一時、一地的利用方式和手段，網絡化的利用水平愈來愈高。檔案信息資源的開發利用，必然要與之相適應。由于歷史的原因，檔案部門在檔案信息資源開發與利用的網絡化方面，起步較晚，水平不高，網絡體系建設的目標和任務還不是十分明確。隨著檔案信息化的深入發展，特別是城市信息化和電子政務水平的不斷提高，公務網、政務網等各種網絡平臺相繼建成，為檔案信息化網絡體系建設提供了條件，檔案信息資源開發與利用的網絡化已成必然趨勢。
第二，檔案信息化網絡體系建設是檔案信息化建設的一項重要任務。檔案信息化是一項長期而又艱巨的系統工程，它包括許多方面，其中，既有數字化的繁重任務，標準化的基礎工程，也有網絡化的應用體系；既有人才隊伍建設，也有網絡平臺搭建與實施資金的投入。從整體來看，網絡體系的建設，是檔案信息化不可缺少的重要組成部分。
第三，檔案信息化網絡體系建設是檔案信息化作用的直接體現。檔案信息的數字化是檔案信息化的重要前提，沒有數字化，信息資源的開發利用就成為無米之炊。但僅有數字化是遠遠不夠的，沒有網絡化的利用，數字化的作用就難以充分發揮，數字化建設將會迷失方向。從這個意義上講，數字化是網絡化的基礎，而網絡化則是數字化的前進方向，對數字化起著指導和決定性的影響。在檔案信息化建設中，如果沒有網絡體系建設思想作為指導，不考慮各種網絡利用的需求，埋頭數字化，到頭來，就有可能造成不必要的重復和浪費，就有可能事倍功半，就不能充分而有效地發揮檔案數字化應有的作用。
第四，檔案信息化網絡體系建設是檔案信息化水平高低的重要標志。檔案信息化網絡體系好比交通運輸中的高速公路網，檔案信息網絡體系愈完備，網絡設施愈好，網絡帶寬愈寬，網絡平臺愈先進，網絡速度愈快，網絡布點愈多，網絡管理愈可靠，檔案信息化水平就愈高。可以說，檔案信息化的水平，主要是通過檔案信息網絡化利用水平體現出來的。檔案信息資源貴在活，如果網絡層次不分，性質不明，功能不全、體系不完備、甚至利用不暢，檔案信息化就永遠是低水平的。
第五，檔案信息化網絡體系建設也是檔案信息化的主要目的。信息化是一種技術手段而不是目的，檔案信息化的根本目的，在于實現檔案信息資源的開發利用。但這一目標是通過檔案信息網絡體系建設得以最終體現的。因此，檔案信息化從一開始就是以網絡化為目標的，是以能否提供網絡化檔案信息利用為目的的。通過檔案信息化，就是要讓任何人在任何時間、任何地點，能夠有效地進行有權限控制地檔案信息查詢和利用。通過網絡，能夠共享的檔案信息應暢通無阻，依申請利用的檔案信息要及時提供；不能查閱的檔案信息能有效控制，這是檔案信息化建設的理想目標，也是根本目的。
二
上海檔案信息化網絡體系建設現階段的基本任務是要建設一個“三網并舉，互聯互通”的網絡體系結構。所謂“三網并舉”，就是要在檔案系統同時開展局域網、政務網、互聯網三大網絡體系及其檔案應用項目建設。所謂“互聯互通”，就是要在全市各級各類檔案部門，通過不同性質的網絡，上下左右連成一片，形成檔案目錄中心和信息樞紐，實現資源共享。
檔案系統的局域網網絡體系應用任務主要是兩個方面，其一，是檔案信息的查詢與利用；其二，是檔案業務辦公自動化。從層次上看，目前主要有三種類型：第一種類型：上海市檔案局（館）。由于業務工作需要，上海市檔案局（館）在新、老兩館均分別獨立建設了局域網，既是查檔需要，也是檔案工作業務管理需要。隨著該局域網整網接入上海市公務網后，網絡性質也發生了變化。這是一個按照有關保密要求建立的安全可靠的局域網。從檔案館擁有的檔案信息資源特性來看，這應是檔案館局域網的發展方向，但目前限于條件，省市以下檔案館尚難以做到。第二種類型：區縣檔案館和其他類型的檔案館。這些檔案館的局域網，多數也是專門獨立建設的。但是，一方面由于建設資金的限制，另一方面，更是由于這些單位局域網要便于與區縣政府和相關職能部門辦公業務上的聯系，因而，這些單位的檔案局域網尚不能完全嚴格按照有關保密要求建設成為涉密可靠的局域網。但是，隨著館藏涉密檔案信息的數字化及其網絡利用需求的提出，這類局域網性質也應逐步隨條件的改善而發生變化。最終，檔案館的局域網應該屬于涉密網范疇。第三種類型：各機關、團體、企事業單位檔案室（或信息中心）。這一類型的檔案機構，絕大多數是非獨立單位，檔案保管機構多數也不是單獨在外，而是從屬和依附在各單位內部。因此，它們一般不具備也沒有必要單獨構建檔案局域網，它們應該也必須成為各單位局域網建設中的一個重要終端，其檔案信息化完全是與本單位辦公自動化和本行業信息化緊密相聯的，檔案信息資源通過本單位網絡體系和政務網與檔案局（館）溝通。檔案信息網絡化程度和水平，只能取決于本單位信息化的程度和水平，這是檔案信息化網絡體系建設中的一個明顯的局限性。
檔案系統的局域網網絡體系具有以下三個特點：一是涉密性，即館（室）藏檔案信息一旦數字化，首先是在局域網提供利用，不可避免地具有涉密檔案信息；二是管理性，即局館業務工作，包括辦公自動化等業務流程，是局域網的主要應用項目，檔案管理工作與信息服務利用相結合；三是一體化，即各單位檔案信息網絡化與本單位局域網建設融為一體，真正成為文檔一體化。
檔案系統的局域網檔案應用項目及其主要功能模塊有：
1、“檔案館檔案綜合管理系統”，其主要功能模塊是：著錄功能、檢索功能、借閱功能以及整理、統計、編研、編目打印、系統管理等輔助功能。
2、“機關文檔一體化管理系統”，其主要功能模塊是：公文收發文登記和流轉功能、電子公文的網絡運轉和承辦功能、電子公文歸檔功能、檔案著錄功能、檢索和借閱功能以及整理、統計、編研、編目打印、系統管理等輔助功能。這一管理系統是機關辦公自動化的重要組成部分，一般由機關辦公室牽頭，檔案室組織實施，是目前各單位檔案室較為理想的管理系統。
3、“檔案室電子公文歸檔及其管理系統”，其主要功能模塊是電子公文的歸檔功能、檔案著錄功能、整理、統計、編研、編目打印、系統管理等輔助功能。這一管理系統必須與本單位文檔一體化管理系統或辦公自動化管理系統以及其他業務應用系統相銜接。這是檔案室在原有單機管理模式基礎上，為適應本機關網絡化管理，接收電子公文歸檔和管理的需要而專門開發的，是上述機關文檔一體化管理系統在缺乏公文歸檔管理和檔案室管理功能的情況下的一種補充。
4、“館（室）藏檔案數字化加工掃描管理系統”，其主要功能模塊是：檔案文件的全文掃描功能、全文信息的編輯、整理、著錄功能、全文檢索功能等。這些功能多數是掃描系統隨帶但需要加以應用性的修改和補充。該管理系統既可獨立使用，也可以嵌在上述檔案館（室）綜合管理系統中，成為一個既有聯系，又相對獨立的應用模塊。
三
檔案系統的城域專網網絡體系應用任務，主要是兩個方面：其一，上海市公務網；其二，上海市政務外網。上海市公務網也可以說是政務內網，它是市、區縣二級黨政機關高速寬帶的涉密專網，但在區縣應用上尚不普及。上海市政務應用外網，雖名稱未定，但在區縣電子政務建設中已經先行一步，網絡化程度足以使區縣檔案部門應接不暇。開展政務外網檔案應用項目研究和建設已刻不容緩。檔案部門在政務內網與外網的應用項目基本相同，網絡覆蓋和聯接的單位也基本一致，但是，由于網絡性質不同，因而在檔案信息化網絡體系中，它們的功能和定位也就各不相同。公務網檔案應用系統的特點主要集中在以下幾點：一是系統的安全性，這是公務網應用的最大特點，也是主要優點。檔案信息，包括目錄和全文，均涉及黨和國家機密或個人隱私等，目前，在鑒定和劃密等基礎工作相對薄弱的情況下，上網信息受到很大牽制，而公務網是目前最安全的網絡平臺，較好地解決了涉密檔案信息的網絡利用問題。二是信息的完整性。公務網雖是涉密網絡，建設要求和管理非常嚴格，但其覆蓋面卻很廣泛，上海300多家市級機關、所有區縣和部分大型企事業單位均已聯通，區縣二級匯入層正向區縣所屬處級機關延伸。市和區縣檔案館作為首批接入單位，已經聯網并正在開展檔案應用項目建設，其中主要應用項目就是要建立上海市檔案目錄中心和上海市檔案信息資源總庫。它們將包含了所有涉密與非涉密檔案目錄信息乃至全部數字化了的檔案信息資源，為全市各級黨政機關提供服務。三是服務性，即在目前條件下，公務網檔案應用項目以提供檔案信息利用服務為主，主要為黨政機關的各級領導，尤其是班子主要領導實行專門的檔案信息查詢和直接利用。
政務外網的檔案應用項目則又有其不同的特點，這里所說的政務外網是指與上海市公務網物理隔離的非涉密的黨政機關辦公業務網，其特點也有三點：一是普及性。因為是非涉密網，所以，其接入點要求以及各終端應用要比公務網普及得多，為各級檔案部門的檔案信息網絡化管理提供了條件；其二是業務性。政務外網主要是辦公業務網，應用程度高，各種業務應用將產生大量的電子文件，是檔案部門進行電子文件歸檔和歸檔后電子文件向檔案館移交的主要應用平臺；其三是管理性。即檔案局館可以通過網絡對聯網單位的電子文件歸檔、檔案著錄、移交接收和查詢利用等工作實行統一管理。把檔案信息化，特別是電子文件的歸檔與接收融入電子政務建設之中，與政務網應用項目統一規劃、統一建設、統一平臺、統一標準、統一軟件，這就是長寧區電子文件統一管理的基本經驗。
檔案系統的公務網和政務外網檔案應用項目及其主要功能有：
1、“電子文件歸檔與接收管理系統”。它有兩大功能：一是供各聯網單位電子文件歸檔，二是將歸檔電子文件向檔案館移交與接收。兩大功能可分可合，如果各聯網單位均統一使用同一個OA系統，在統一系統平臺的情況下，應將此兩大功能合一，即直接歸檔至檔案館統一管理。但如果聯網單位OA系統各不相同，所產生的電子文件種類與格式互不兼容，則必須將該系統一分為二。除電子文件歸檔系統與前述檔案室應用項目一致外，還需開發一個電子檔案移交與接收進館的管理系統，其主要功能是歸檔電子檔案的報送移交與接收轉換、永久保管和全文檢索利用等。
2、“檔案目錄中心系統和檔案信息資源總庫管理系統”。這是一個管理系統的二個發展階段，即先目錄，后全文，最終形成為檔案信息數據倉庫。在政務外網，除了一部分涉密信息以外，其他功能與公務網的應用完全一致。上述系統的主要功能有：目錄著錄、目錄報送功能、目錄轉換與接收功能、目錄檢索、統計打印和利用功能和全文信息的掃描和掛接功能、電子文件的報送移交功能等。電子檔案的接收轉換功能，永久保管和全文檢索利用功能等。
四
檔案系統的廣域網網絡體系建設任務就是指各級各類檔案部門（主要是檔案館），依托互聯網建立檔案信息網站，并通過主流網站，如“上海檔案信息網”，在網上鉤鏈成地區性的檔案信息網站群，進而形成公共檔案信息網絡體系。互聯網網站建設是檔案部門信息化網絡體系建設中起步較早、應用較廣的信息化項目，其特點如下：一是雙重性。檔案網站具有鮮明的雙重性特征，即同時具有政府行政管理職能和檔案文化服務職能兩個方面，是檔案局和檔案館的工作在網站中的同時體現。檔案局網站內容是政府門戶網站的組成部分;檔案館網站內容是文化事業性質的。由于檔案部門局館合一的管理體制，這兩大職能及其工作內容在檔案網站中都不可或缺。不管是分是合，其網站性質仍屬于一種專業網站。二是開放性，網站內容不涉及國家機密和個人隱私，特別是杜絕涉密檔案信息網上查詢、瀏覽和利用，僅提供開放檔案和已公開現行文件以及政府公開信息的查找與利用。三是廣泛性，網站面向廣大檔案工作者，面向社會公眾，面向全球，任何人、任何地點、任何時間均可通過網站獲取相關信息。由此可見，網站系統的功能主要是：開放檔案與公開文件等信息查詢、利用功能，檔案業務宣傳、交流、培訓功能，各種信息發布、展示功能和各種相關服務（如：交互平臺、電子信箱和身份認證）等功能。這是檔案部門面向社會服務百姓的主要網絡化手段，各級各類檔案局館應該逐步明確相關標準和要求，在統一協調和管理下，不斷豐富內容，擴大數據容量，并相互有機鉤鏈，互通有無，盡快建立在分布式數據庫基礎上進行一門式查詢和利用的高級全文檢索系統，以達到方便查找、資源共享的目標。
根據以上不同網絡體系的應用特點，不同的檔案信息化應用系統在研制開發和網頁設計中應有不同的風格要求。局域網應用項目，要求專業化程度高，業務綜合性強，工作流程力求分工明確、科學合理，各項功能周到齊全;公務網和政務外網應用項目，界面設計要求突顯檔案部門形象，規范、嚴謹、直觀、明了;而互聯網網站系統設計，則要求鮮明、靈活、生動活潑、豐富多彩，要增加可讀性，力求大眾化，提高點擊率。
五
上海檔案信息化網絡體系建設還要注意以下幾個問題：
（一）各種檔案應用系統的整合問題
不同網絡體系中各個檔案應用項目和管理系統，在功能和模塊上既有區別，又有聯系。有些項目雖定位不同，側重角度不同，建設時間也有先后，但在功能上有相同或相似之處，既可分，又可合，這就需要各單位在檔案信息化建設中統盤考慮、長遠規劃、分步實施，把各網絡體系的檔案應用項目和管理系統整合為一個系統工程，有的叫“數字檔案館”，上海正在提出建設“電子檔案工程”，國家也在考慮建設“金檔工程”等。雖名稱各異，但思路一致，就是要有一個整體的一攬子總體解決方案，使各網絡體系的所有應用系統，包括企業信用檔案管理系統、各種專題檔案目錄管理系統、聲像檔案管理系統、企業CAD圖檔管理系統、房產和工商等專業檔案管理系統等均可整合在檔案信息化總體建設框架內。
（二）檔案信息資源總庫的定位問題
檔案信息資源總庫（也叫數據倉庫）建在哪里？建設一個涵蓋所有檔案信息，包括涉密信息的檔案數據庫，毫無疑問，必須放在涉密網絡環境下，也就是在上海市公務網或按有關保密要求建設的涉密局域網內。但是，目前上海各區縣檔案局館暫無這個條件。涉密的館藏檔案信息不上政務外網，而是通過公務網向市檔案目錄中心集中備份，以確保數據庫的安全。
（三）跨網信息的統一管理問題
同一信息不同網絡體系的發布與利用，存在著統一管理的問題。要使同一條檔案新聞或目錄、全文信息等，在一個管理平臺下，一檔多發，同步更新，防止重復和交叉，防止先后不一致。這既是技術問題，更多的是管理問題，需要在項目建設和系統設計時優先考慮。
（四）檔案信息資源共享范圍問題
哪些檔案信息能上網？上哪個網？上網信息如何設置權限、劃分利用共享的范圍？這是比較難以回答的問題，但卻是檔案信息不同網絡體系查詢利用的重要基礎工作，必須要作出準確的回答。這里有技術問題，但更主要的是管理問題。在管理上依次為：絕密信息不上網，其他涉密信息不上政務外網和互聯網;在技術上，凡上網信息，均應設置不同等級的利用權限。即使在互聯網上，已公開和開放的部分檔案目錄和全文在提供利用時，也應進行技術上有效控制。在公務網上，檔案信息利用權限的控制是主要功能，也是該系統先進與否的主要標志。檔案部門需要完成的一項重要基礎工作，就是檔案信息資源共享范圍的劃定與標注，任何不帶密級或共享范圍標記的目錄乃至全文信息，是無法提供網絡利用的。從檔案的特點看，共享范圍的確定比密級更重要，但目前缺乏統一的劃分標準和管理辦法，缺少實踐經驗，這是檔案信息網絡化利用的致命傷，已嚴重阻礙了檔案信息化的發展，急需研究并盡快提出解決辦法。
（五）上海檔案信息化網絡體系建設規劃問題
上海檔案信息化是一項長遠而又龐大的系統工程，網絡體系建設同樣任務繁重，耗資巨大，需要制定一個中長遠發展規劃，明確目標，分步實施。上海檔案信息化網絡體系建設可以分三步走：第一步，基本形成“三網并舉”的網絡體系構架，基本完成各種檔案應用項目研制開發任務并投入使用。第二步，基本建成市區縣兩級分布式數字檔案館，數據倉庫初具規模?；緦崿F上海檔案信息的網絡化利用。第三步，上海檔案信息資源的開發與利用完全實現網絡化，全市范圍的分布式數據實現一門式查詢和利用，全市檔案網絡信息中心正式連成一片。
上海檔案信息化三網并進的網絡體系建設前景燦爛，但任重道遠；意義重大，但困難重重。為了貫徹落實市委提出的“科教興市”主戰略，適應上海信息化發展水平，充分發揮檔案信息資源的作用，實現檔案事業跨越式發展，我們要努力工作，爭取早日實現上海檔案信息化的奮斗目標。
上海檔案事業正在建設以公共檔案館為主體的檔案服務體系，以新頒《上海檔案條例》為依據的檔案行政管理體系和以信息技術為跨越式發展手段的檔案信息化網絡體系。上海檔案信息化網絡體系建設的目標，就是要在全市范圍內，構建一個各級各類檔案部門上下聯通，檔案信息資源共建共享的，連接各級黨政機關、面向社會的檔案信息化網絡體系。它的基本內涵就是三網并進，建設上海檔案信息資源總庫。
它主要包括以下三個方面內容：第一，檔案局（館、室）內部局域網網絡體系建設，按各自所處的地位和性質又分為涉密網和非涉密網二種；第二，檔案局（館、室）之間城域專網網絡體系建設。目前，主要是運用電子政務網絡體系，通過上海市公務網和市、區縣二級政務網開展檔案應用項目，其中，涉密檔案信息的加工、傳輸、采集和共享，通過上海市公務網檔案應用項目加以實現；第三，檔案局（館、室）廣域網網絡體系建設，由各級各類檔案部門依托互聯網建設面向公眾的檔案信息網站，形成相互鉤鏈的檔案信息網站群。
一
檔案信息化網絡體系建設在檔案信息化建設中的地位和作用主要體現在以下五個方面：
第一，檔案信息化網絡體系建設是檔案信息資源開發利用、資源共享的必然途徑。科學技術的發展，特別是信息技術的突飛猛進，使世界變成了“地球村”。信息資源的開發利用，已不再停留在原有一人、一時、一地的利用方式和手段，網絡化的利用水平愈來愈高。檔案信息資源的開發利用，必然要與之相適應。由于歷史的原因，檔案部門在檔案信息資源開發與利用的網絡化方面，起步較晚，水平不高，網絡體系建設的目標和任務還不是十分明確。隨著檔案信息化的深入發展，特別是城市信息化和電子政務水平的不斷提高，公務網、政務網等各種網絡平臺相繼建成，為檔案信息化網絡體系建設提供了條件，檔案信息資源開發與利用的網絡化已成必然趨勢。
第二，檔案信息化網絡體系建設是檔案信息化建設的一項重要任務。檔案信息化是一項長期而又艱巨的系統工程，它包括許多方面，其中，既有數字化的繁重任務，標準化的基礎工程，也有網絡化的應用體系；既有人才隊伍建設，也有網絡平臺搭建與實施資金的投入。從整體來看，網絡體系的建設，是檔案信息化不可缺少的重要組成部分。
第三，檔案信息化網絡體系建設是檔案信息化作用的直接體現。檔案信息的數字化是檔案信息化的重要前提，沒有數字化，信息資源的開發利用就成為無米之炊。但僅有數字化是遠遠不夠的，沒有網絡化的利用，數字化的作用就難以充分發揮，數字化建設將會迷失方向。從這個意義上講，數字化是網絡化的基礎，而網絡化則是數字化的前進方向，對數字化起著指導和決定性的影響。在檔案信息化建設中，如果沒有網絡體系建設思想作為指導，不考慮各種網絡利用的需求，埋頭數字化，到頭來，就有可能造成不必要的重復和浪費，就有可能事倍功半，就不能充分而有效地發揮檔案數字化應有的作用。
第四，檔案信息化網絡體系建設是檔案信息化水平高低的重要標志。檔案信息化網絡體系好比交通運輸中的高速公路網，檔案信息網絡體系愈完備，網絡設施愈好，網絡帶寬愈寬，網絡平臺愈先進，網絡速度愈快，網絡布點愈多，網絡管理愈可靠，檔案信息化水平就愈高。可以說，檔案信息化的水平，主要是通過檔案信息網絡化利用水平體現出來的。檔案信息資源貴在活，如果網絡層次不分，性質不明，功能不全、體系不完備、甚至利用不暢，檔案信息化就永遠是低水平的。
第五，檔案信息化網絡體系建設也是檔案信息化的主要目的。信息化是一種技術手段而不是目的，檔案信息化的根本目的，在于實現檔案信息資源的開發利用。但這一目標是通過檔案信息網絡體系建設得以最終體現的。因此，檔案信息化從一開始就是以網絡化為目標的，是以能否提供網絡化檔案信息利用為目的的。通過檔案信息化，就是要讓任何人在任何時間、任何地點，能夠有效地進行有權限控制地檔案信息查詢和利用。通過網絡，能夠共享的檔案信息應暢通無阻，依申請利用的檔案信息要及時提供；不能查閱的檔案信息能有效控制，這是檔案信息化建設的理想目標，也是根本目的。
二
上海檔案信息化網絡體系建設現階段的基本任務是要建設一個“三網并舉，互聯互通”的網絡體系結構。所謂“三網并舉”，就是要在檔案系統同時開展局域網、政務網、互聯網三大網絡體系及其檔案應用項目建設。所謂“互聯互通”，就是要在全市各級各類檔案部門，通過不同性質的網絡，上下左右連成一片，形成檔案目錄中心和信息樞紐，實現資源共享。
檔案系統的局域網網絡體系應用任務主要是兩個方面，其一，是檔案信息的查詢與利用；其二，是檔案業務辦公自動化。從層次上看，目前主要有三種類型：第一種類型：上海市檔案局（館）。由于業務工作需要，上海市檔案局（館）在新、老兩館均分別獨立建設了局域網，既是查檔需要，也是檔案工作業務管理需要。隨著該局域網整網接入上海市公務網后，網絡性質也發生了變化。這是一個按照有關保密要求建立的安全可靠的局域網。從檔案館擁有的檔案信息資源特性來看，這應是檔案館局域網的發展方向，但目前限于條件，省市以下檔案館尚難以做到。第二種類型：區縣檔案館和其他類型的檔案館。這些檔案館的局域網，多數也是專門獨立建設的。但是，一方面由于建設資金的限制，另一方面，更是由于這些單位局域網要便于與區縣政府和相關職能部門辦公業務上的聯系，因而，這些單位的檔案局域網尚不能完全嚴格按照有關保密要求建設成為涉密可靠的局域網。但是，隨著館藏涉密檔案信息的數字化及其網絡利用需求的提出，這類局域網性質也應逐步隨條件的改善而發生變化。最終，檔案館的局域網應該屬于涉密網范疇。第三種類型：各機關、團體、企事業單位檔案室（或信息中心）。這一類型的檔案機構，絕大多數是非獨立單位，檔案保管機構多數也不是單獨在外，而是從屬和依附在各單位內部。因此，它們一般不具備也沒有必要單獨構建檔案局域網，它們應該也必須成為各單位局域網建設中的一個重要終端，其檔案信息化完全是與本單位辦公自動化和本行業信息化緊密相聯的，檔案信息資源通過本單位網絡體系和政務網與檔案局（館）溝通。檔案信息網絡化程度和水平，只能取決于本單位信息化的程度和水平，這是檔案信息化網絡體系建設中的一個明顯的局限性。
檔案系統的局域網網絡體系具有以下三個特點：一是涉密性，即館（室）藏檔案信息一旦數字化，首先是在局域網提供利用，不可避免地具有涉密檔案信息；二是管理性，即局館業務工作，包括辦公自動化等業務流程，是局域網的主要應用項目，檔案管理工作與信息服務利用相結合；三是一體化，即各單位檔案信息網絡化與本單位局域網建設融為一體，真正成為文檔一體化。
檔案系統的局域網檔案應用項目及其主要功能模塊有：
1、“檔案館檔案綜合管理系統”，其主要功能模塊是：著錄功能、檢索功能、借閱功能以及整理、統計、編研、編目打印、系統管理等輔助功能。
2、“機關文檔一體化管理系統”，其主要功能模塊是：公文收發文登記和流轉功能、電子公文的網絡運轉和承辦功能、電子公文歸檔功能、檔案著錄功能、檢索和借閱功能以及整理、統計、編研、編目打印、系統管理等輔助功能。這一管理系統是機關辦公自動化的重要組成部分，一般由機關辦公室牽頭，檔案室組織實施，是目前各單位檔案室較為理想的管理系統。
3、“檔案室電子公文歸檔及其管理系統”，其主要功能模塊是電子公文的歸檔功能、檔案著錄功能、整理、統計、編研、編目打印、系統管理等輔助功能。這一管理系統必須與本單位文檔一體化管理系統或辦公自動化管理系統以及其他業務應用系統相銜接。這是檔案室在原有單機管理模式基礎上，為適應本機關網絡化管理，接收電子公文歸檔和管理的需要而專門開發的，是上述機關文檔一體化管理系統在缺乏公文歸檔管理和檔案室管理功能的情況下的一種補充。
4、“館（室）藏檔案數字化加工掃描管理系統”，其主要功能模塊是：檔案文件的全文掃描功能、全文信息的編輯、整理、著錄功能、全文檢索功能等。這些功能多數是掃描系統隨帶但需要加以應用性的修改和補充。該管理系統既可獨立使用，也可以嵌在上述檔案館（室）綜合管理系統中，成為一個既有聯系，又相對獨立的應用模塊。
三
檔案系統的城域專網網絡體系應用任務，主要是兩個方面：其一，上海市公務網；其二，上海市政務外網。上海市公務網也可以說是政務內網，它是市、區縣二級黨政機關高速寬帶的涉密專網，但在區縣應用上尚不普及。上海市政務應用外網，雖名稱未定，但在區縣電子政務建設中已經先行一步，網絡化程度足以使區縣檔案部門應接不暇。開展政務外網檔案應用項目研究和建設已刻不容緩。檔案部門在政務內網與外網的應用項目基本相同，網絡覆蓋和聯接的單位也基本一致，但是，由于網絡性質不同，因而在檔案信息化網絡體系中，它們的功能和定位也就各不相同。公務網檔案應用系統的特點主要集中在以下幾點：一是系統的安全性，這是公務網應用的最大特點，也是主要優點。檔案信息，包括目錄和全文，均涉及黨和國家機密或個人隱私等，目前，在鑒定和劃密等基礎工作相對薄弱的情況下，上網信息受到很大牽制，而公務網是目前最安全的網絡平臺，較好地解決了涉密檔案信息的網絡利用問題。二是信息的完整性。公務網雖是涉密網絡，建設要求和管理非常嚴格，但其覆蓋面卻很廣泛，上海300多家市級機關、所有區縣和部分大型企事業單位均已聯通，區縣二級匯入層正向區縣所屬處級機關延伸。市和區縣檔案館作為首批接入單位，已經聯網并正在開展檔案應用項目建設，其中主要應用項目就是要建立上海市檔案目錄中心和上海市檔案信息資源總庫。它們將包含了所有涉密與非涉密檔案目錄信息乃至全部數字化了的檔案信息資源，為全市各級黨政機關提供服務。三是服務性，即在目前條件下，公務網檔案應用項目以提供檔案信息利用服務為主，主要為黨政機關的各級領導，尤其是班子主要領導實行專門的檔案信息查詢和直接利用。
政務外網的檔案應用項目則又有其不同的特點，這里所說的政務外網是指與上海市公務網物理隔離的非涉密的黨政機關辦公業務網，其特點也有三點：一是普及性。因為是非涉密網，所以，其接入點要求以及各終端應用要比公務網普及得多，為各級檔案部門的檔案信息網絡化管理提供了條件；其二是業務性。政務外網主要是辦公業務網，應用程度高，各種業務應用將產生大量的電子文件，是檔案部門進行電子文件歸檔和歸檔后電子文件向檔案館移交的主要應用平臺；其三是管理性。即檔案局館可以通過網絡對聯網單位的電子文件歸檔、檔案著錄、移交接收和查詢利用等工作實行統一管理。把檔案信息化，特別是電子文件的歸檔與接收融入電子政務建設之中，與政務網應用項目統一規劃、統一建設、統一平臺、統一標準、統一軟件，這就是長寧區電子文件統一管理的基本經驗。
檔案系統的公務網和政務外網檔案應用項目及其主要功能有：
1、“電子文件歸檔與接收管理系統”。它有兩大功能：一是供各聯網單位電子文件歸檔，二是將歸檔電子文件向檔案館移交與接收。兩大功能可分可合，如果各聯網單位均統一使用同一個OA系統，在統一系統平臺的情況下，應將此兩大功能合一，即直接歸檔至檔案館統一管理。但如果聯網單位OA系統各不相同，所產生的電子文件種類與格式互不兼容，則必須將該系統一分為二。除電子文件歸檔系統與前述檔案室應用項目一致外，還需開發一個電子檔案移交與接收進館的管理系統，其主要功能是歸檔電子檔案的報送移交與接收轉換、永久保管和全文檢索利用等。
2、“檔案目錄中心系統和檔案信息資源總庫管理系統”。這是一個管理系統的二個發展階段，即先目錄，后全文，最終形成為檔案信息數據倉庫。在政務外網，除了一部分涉密信息以外，其他功能與公務網的應用完全一致。上述系統的主要功能有：目錄著錄、目錄報送功能、目錄轉換與接收功能、目錄檢索、統計打印和利用功能和全文信息的掃描和掛接功能、電子文件的報送移交功能等。電子檔案的接收轉換功能，永久保管和全文檢索利用功能等。
四
檔案系統的廣域網網絡體系建設任務就是指各級各類檔案部門（主要是檔案館），依托互聯網建立檔案信息網站，并通過主流網站，如“上海檔案信息網”，在網上鉤鏈成地區性的檔案信息網站群，進而形成公共檔案信息網絡體系。互聯網網站建設是檔案部門信息化網絡體系建設中起步較早、應用較廣的信息化項目，其特點如下：一是雙重性。檔案網站具有鮮明的雙重性特征，即同時具有政府行政管理職能和檔案文化服務職能兩個方面，是檔案局和檔案館的工作在網站中的同時體現。檔案局網站內容是政府門戶網站的組成部分;檔案館網站內容是文化事業性質的。由于檔案部門局館合一的管理體制，這兩大職能及其工作內容在檔案網站中都不可或缺。不管是分是合，其網站性質仍屬于一種專業網站。二是開放性，網站內容不涉及國家機密和個人隱私，特別是杜絕涉密檔案信息網上查詢、瀏覽和利用，僅提供開放檔案和已公開現行文件以及政府公開信息的查找與利用。三是廣泛性，網站面向廣大檔案工作者，面向社會公眾，面向全球，任何人、任何地點、任何時間均可通過網站獲取相關信息。由此可見，網站系統的功能主要是：開放檔案與公開文件等信息查詢、利用功能，檔案業務宣傳、交流、培訓功能，各種信息發布、展示功能和各種相關服務（如：交互平臺、電子信箱和身份認證）等功能。這是檔案部門面向社會服務百姓的主要網絡化手段，各級各類檔案局館應該逐步明確相關標準和要求，在統一協調和管理下，不斷豐富內容，擴大數據容量，并相互有機鉤鏈，互通有無，盡快建立在分布式數據庫基礎上進行一門式查詢和利用的高級全文檢索系統，以達到方便查找、資源共享的目標。
根據以上不同網絡體系的應用特點，不同的檔案信息化應用系統在研制開發和網頁設計中應有不同的風格要求。局域網應用項目，要求專業化程度高，業務綜合性強，工作流程力求分工明確、科學合理，各項功能周到齊全;公務網和政務外網應用項目，界面設計要求突顯檔案部門形象，規范、嚴謹、直觀、明了;而互聯網網站系統設計，則要求鮮明、靈活、生動活潑、豐富多彩，要增加可讀性，力求大眾化，提高點擊率。
五
上海檔案信息化網絡體系建設還要注意以下幾個問題：
（一）各種檔案應用系統的整合問題
不同網絡體系中各個檔案應用項目和管理系統，在功能和模塊上既有區別，又有聯系。有些項目雖定位不同，側重角度不同，建設時間也有先后，但在功能上有相同或相似之處，既可分，又可合，這就需要各單位在檔案信息化建設中統盤考慮、長遠規劃、分步實施，把各網絡體系的檔案應用項目和管理系統整合為一個系統工程，有的叫“數字檔案館”，上海正在提出建設“電子檔案工程”，國家也在考慮建設“金檔工程”等。雖名稱各異，但思路一致，就是要有一個整體的一攬子總體解決方案，使各網絡體系的所有應用系統，包括企業信用檔案管理系統、各種專題檔案目錄管理系統、聲像檔案管理系統、企業CAD圖檔管理系統、房產和工商等專業檔案管理系統等均可整合在檔案信息化總體建設框架內。
（二）檔案信息資源總庫的定位問題
檔案信息資源總庫（也叫數據倉庫）建在哪里？建設一個涵蓋所有檔案信息，包括涉密信息的檔案數據庫，毫無疑問，必須放在涉密網絡環境下，也就是在上海市公務網或按有關保密要求建設的涉密局域網內。但是，目前上海各區縣檔案局館暫無這個條件。涉密的館藏檔案信息不上政務外網，而是通過公務網向市檔案目錄中心集中備份，以確保數據庫的安全。
（三）跨網信息的統一管理問題
同一信息不同網絡體系的發布與利用，存在著統一管理的問題。要使同一條檔案新聞或目錄、全文信息等，在一個管理平臺下，一檔多發，同步更新，防止重復和交叉，防止先后不一致。這既是技術問題，更多的是管理問題，需要在項目建設和系統設計時優先考慮。
（四）檔案信息資源共享范圍問題
哪些檔案信息能上網？上哪個網？上網信息如何設置權限、劃分利用共享的范圍？這是比較難以回答的問題，但卻是檔案信息不同網絡體系查詢利用的重要基礎工作，必須要作出準確的回答。這里有技術問題，但更主要的是管理問題。在管理上依次為：絕密信息不上網，其他涉密信息不上政務外網和互聯網;在技術上，凡上網信息，均應設置不同等級的利用權限。即使在互聯網上，已公開和開放的部分檔案目錄和全文在提供利用時，也應進行技術上有效控制。在公務網上，檔案信息利用權限的控制是主要功能，也是該系統先進與否的主要標志。檔案部門需要完成的一項重要基礎工作，就是檔案信息資源共享范圍的劃定與標注，任何不帶密級或共享范圍標記的目錄乃至全文信息，是無法提供網絡利用的。從檔案的特點看，共享范圍的確定比密級更重要，但目前缺乏統一的劃分標準和管理辦法，缺少實踐經驗，這是檔案信息網絡化利用的致命傷，已嚴重阻礙了檔案信息化的發展，急需研究并盡快提出解決辦法。
（五）上海檔案信息化網絡體系建設規劃問題
上海檔案信息化是一項長遠而又龐大的系統工程，網絡體系建設同樣任務繁重，耗資巨大，需要制定一個中長遠發展規劃，明確目標，分步實施。上海檔案信息化網絡體系建設可以分三步走：第一步，基本形成“三網并舉”的網絡體系構架，基本完成各種檔案應用項目研制開發任務并投入使用。第二步，基本建成市區縣兩級分布式數字檔案館，數據倉庫初具規模?；緦崿F上海檔案信息的網絡化利用。第三步，上海檔案信息資源的開發與利用完全實現網絡化，全市范圍的分布式數據實現一門式查詢和利用，全市檔案網絡信息中心正式連成一片。
上海檔案信息化三網并進的網絡體系建設前景燦爛，但任重道遠；意義重大，但困難重重。為了貫徹落實市委提出的“科教興市”主戰略，適應上海信息化發展水平，充分發揮檔案信息資源的作用，實現檔案事業跨越式發展，我們要努力工作，爭取早日實現上海檔案信息化的奮斗目標。
