行政信息貯存方法

企業(yè)信息的貯存是指把有備用價值的信息保存和積累起來，建成有自己特色的信息庫。信息的貯存，不同于原始形態(tài)的信息收集，它主要是貯存那些經(jīng)過利用的或暫時用不著的有價值的信息資料，以備今后查找和利用。常用的信息貯存方法有以下幾種：

一、登記

信息貯存的最初環(huán)節(jié)是登記，以建立完整的信息記錄。信息資料的登記可以分為總括登記和個別登記兩類。總括登記應(yīng)反映一個信息庫內(nèi)貯存的信息資料的全貌，一般只登記貯存的冊數(shù)、種類及總額等；個別登記是對每一類、每一份、每一冊的信息資料的詳細(xì)記錄，以便于掌握各類信息資料的具體情況。

二、編碼

對登記貯存的信息資料要進(jìn)行科學(xué)的編碼。信息資料的編碼結(jié)構(gòu)應(yīng)表示出資料的組成方式及其相互關(guān)系，一般由字符( 字母或數(shù)字) 組成基本數(shù)碼，再由基本數(shù)碼結(jié)合成基本數(shù)據(jù)。編碼有許多方法，最常用的是分組碼( 區(qū)間編碼) ，即按后繼數(shù)字來分別大小類，進(jìn)行單獨的編碼，從左向右分類，左大右小，左邊數(shù)碼表示大類，而一個向右排標(biāo)的后繼數(shù)碼標(biāo)志著更細(xì)的小類。如：

1000 某地區(qū)市場信息資料

1100 某地區(qū)市場紡織品信息資料

1110 某地區(qū)市場化纖織品信息資料

1111 某地區(qū)市場純滌綸織品銷售信息資料

1112 某地區(qū)市場混紡織品銷售信息資料

當(dāng)然，信息資料的貯存還可以采取順序編碼法，即按信息發(fā)生的先后順序或規(guī)定一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)編碼。這種方法簡單明確、用途廣泛，追加新號方便，可用于不太重要或無需分類的信息資料的貯存。

三、排列

經(jīng)過科學(xué)編碼的信息資料，還必須有序地存放排列，這樣一旦需要時，才容易查找。常用的排列法有三種：

1. 登記號排列法，這是一種按信息登記號的先后順序進(jìn)行排列的方法。這種方法簡便易行，也不需要倒架，適用于信息資料不多、服務(wù)對象比較單純的企業(yè)。

2. 來源排列法，即按信息資料來源的單位和部門( 結(jié)合時間順序) 依次排列。

3. 內(nèi)容排列法，即按信息資料所反映的內(nèi)容分類排列。

從目前來看，信息貯存的方式主要有案卷貯存和計算機(jī)貯存，但是，不論采用哪種方式，信息貯存都應(yīng)該遵循以下原則：便于查找、提取和利用、更新；企業(yè)應(yīng)有統(tǒng)一的信息分類方法，各部門貯存的信息資料可以共享；將集中貯存與平時散存結(jié)合起來，定期集中，形成制度；能按不同的要求和用途實現(xiàn)精確、快速的檢索。

四、信息貯存注意事項

傳遞信息的目的在于應(yīng)用。但是，有些信息的傳遞時機(jī)不適宜，需暫時貯存?zhèn)溆茫挥械男畔⒁呀?jīng)用過了，但也要儲存起來，以備將來用。

為此，處理企業(yè)信息還需要做到如下兩點：

1. 有效貯存，妥善保管

( 1) 收集來的信息都要保存。信息資料有近期價值、遠(yuǎn)期價值、潛在價值等。不能因為暫時用不著或者已經(jīng)用過了就丟棄。為此，應(yīng)堅持“寧存不棄”的原則。

( 2) 信息資料的分類必須合理、方便。

( 3) 力保安全。

2. 學(xué)會使用電腦

電腦是人腦的外延，但有人腦難以比擬的強大的傳遞和貯存功能。如一個藏書100 萬冊、每冊約有20 萬字的圖書館，其全部信息可以貯存在一個火柴盒大小的“數(shù)據(jù)庫”的介質(zhì)中。目前利用互聯(lián)網(wǎng)，只要用幾秒鐘到幾分鐘，就可以獲悉世界各地行情的變化。用幾分鐘，可查詢本國與各國進(jìn)出口貨物的品種、規(guī)格等資料，可以查詢和調(diào)查國內(nèi)一萬多個公司的當(dāng)年或前20 年的經(jīng)營及生產(chǎn)情況。