行政信息傳遞方法

信息的傳遞是有一定途徑的，健康企業組織的信息通路多是與正式組織關系相一致、相吻合、有一定規則的網絡。如果將結構視為企業組織的骨骼系統，那么信息網絡就是企業組織的神經系統，企業組織通過神經系統的調節，來實現企業組織的協調一致，發揮企業組織的整體功能。而神經系統的內涵，是一定信息的傳遞。因此，信息傳遞系統是企業組織的基本系統之一。

企業行政部門傳遞信息，要始終明確是為企業領導的決策提供依據和有效服務，要始終圍繞決策活動進行。在決策的醞釀、準備階段，應該有預測信息，以作為決策的依據；在決策的實施過程中，應該有動態信息，及時反映實施進程、成績、問題等，以便進行協調或修正決策；在完成某項工作、解決某個問題的決策后，應該有反饋信息；為進一步提高決策水平，總結經驗教訓，應有專題信息或綜合信息。

不同的信息資料具有不同作用的投向，因此，信息的傳遞，必須區別不同情況，把握信息流向。信息的基本流向有三種，即單向、相向和反饋。

一、信息的基本流向

1. 單向傳遞，這是指由信息的發出者將信息傳遞給需要者，直接滿足接收者的要求，消除接收者對事物認識的不肯定性。這是專門為領導或有關部門的特殊需要而提供的信息。

2. 相向傳遞，這是指接收者和傳遞者都向對方發出信息，共同參與傳遞過程。在這種傳遞方式中，傳遞者是接收者，而接收者也是傳遞者，如各種交流會、討論會、座談會等，都是這種傳遞方式。這種傳遞方式的特點是：能在很大程度上打破傳遞者與接收者之間的時空界限，可以使信息反復傳遞，這樣信息則更容易被接收。

3. 反饋傳遞，這是指傳遞者根據接收者提出的意見，有針對性地選擇信息內容進行反饋傳遞。如當決策信息發出之后，各部門關于決策的執行情況以及存在的問題和意見，就會形成反饋信息傳遞給領導。領導接收到反饋信息后，對原來的決策進行修正或補充，產生新的信息，然后再反饋給有關部門。這種反復進行的反饋傳遞，使傳遞的信息具有較強的針對性，有用程度高，能避免出現無的放矢的情況。

二、信息傳遞的方法

目前，企業常用的信息傳遞方法主要有口頭傳遞、文書傳遞和電訊傳遞三種：

1. 口頭傳遞是一種直接而簡便的信息傳遞方式，由于信息發出者與信息接收者距離近，信息內容相對來說比較簡單，因此沒有必要采取文書傳遞或電訊傳遞方式。口頭傳遞多用于組織內部傳遞信息，具體形式有匯報式、傳達式和開會式三種。這種傳遞方式速度快，但對信息接收者來說，信息較難貯存。

2. 文書傳遞是傳統的信息傳遞方式，至今仍然是企業傳遞信息的主要手段。這種方式既可以避免信息失真，又可以遠距離多次傳遞，還便于利用和貯存。文書傳遞的具體途徑有普通郵寄、特快專遞、機要通信等。

3. 電訊傳遞就是以電為媒介的傳遞方式，信息通過電報、電話、廣播、電視、傳真、計算機互聯網絡和通信衛星，被快速地傳遞到世界各地。它是科學技術進步的產物，是目前最先進的傳遞手段，正在被越來越廣泛地運用于各個領域，在企業的信息傳遞中起著越來越重要的作用。

一般來講，信息的時效性是通過及時傳遞來顯現的，但是，信息的傳遞并不是越早越好。信息傳遞過早，會因該項工作尚未提到日程而使信息接受者缺乏緊迫感，容易造成忽視或遺忘，因此信息的傳遞要不早不晚，恰到火候。

信息傳遞要適度，即企業行政人員向領導及各部門傳遞的信息既不要過多，使其形成負擔，影響消化吸收，也不要過少，使其得不到必需的信息資料。要做到傳遞信息適度，企業行政人員必須熟悉傳遞對象的承受能力和當時工作任務的多少，要善于在傳遞對象的工作任務重的情況下，為其濃縮信息以減少傳遞對象閱讀信息資料的時間。