中外檔案利用比較

 1 中外檔案開(kāi)放利用比較

檔案利用工作古已有之, 中外皆同。但是, 作為民主思想和社會(huì)進(jìn)步產(chǎn)物的檔案開(kāi)放利用則是在近現(xiàn)代才出現(xiàn)的。對(duì)此, 中外存在一些差異, 首先表現(xiàn)在時(shí)間上。

從世界范圍來(lái)看, 真正意義上的檔案開(kāi)放利用始于1789 年法國(guó)大革命后。1790 年法國(guó)成立了世界上第一個(gè)近現(xiàn)代意義的向公眾開(kāi)放的國(guó)家檔案館, 又于1794 年6 月25 日頒布了世界上第一部專(zhuān)門(mén)的檔案法。從此拉開(kāi)了檔案利用從封閉向開(kāi)放、由少數(shù)人的特權(quán)向公眾權(quán)利轉(zhuǎn)變的序幕。

在19 世紀(jì), 歐洲許多國(guó)家紛紛依照法國(guó)的做法進(jìn)行檔案工作改革和開(kāi)放檔案, 特別是在20 世紀(jì)60 年代后期, 檔案的開(kāi)放利用更成為一種國(guó)際性潮流, 空前發(fā)展。

中國(guó)檔案利用工作歷史悠久, 但是在漫長(zhǎng)的封建專(zhuān)制統(tǒng)治社會(huì)里, 歷史檔案部門(mén)一直處于封閉狀態(tài), 利用檔案只是少數(shù)人的特權(quán), 根本沒(méi)有檔案開(kāi)放的條件可言。新中國(guó)成立后, 檔案工作得到了迅速的發(fā)展。但是, 由于政治原因和極左思想的影響, 過(guò)分強(qiáng)調(diào)檔案是政治斗爭(zhēng)和階級(jí)斗爭(zhēng)的工具, 過(guò)分強(qiáng)調(diào)檔案工作的機(jī)要性,致使檔案的開(kāi)放利用工作未被提上議事日程, 檔案部門(mén)仍處于封閉或半封閉狀態(tài)。黨的十一屆三中全會(huì)后, 隨著改革開(kāi)放和社會(huì)各界對(duì)檔案利用的強(qiáng)烈要求, 檔案館封閉的大門(mén)才逐漸打開(kāi)。1980 年,黨中央、國(guó)務(wù)院作出了開(kāi)放歷史檔案的重大決策, 1987 年, 《中華人民共和國(guó)檔案法》又以法律條文的形式作出開(kāi)放檔案的明確規(guī)定。

中外檔案開(kāi)放利用工作, 雖然都經(jīng)歷了由封閉向開(kāi)放的過(guò)程,但中國(guó)真正意義上的檔案開(kāi)放利用歷史不過(guò)20 多年, 同歐美發(fā)達(dá)國(guó)家相比, 要晚許多年。這就決定了我國(guó)檔案開(kāi)放利用工作還不發(fā)達(dá) , 在檔案開(kāi)放意識(shí)、開(kāi)放利用的法規(guī)政策建設(shè)、開(kāi)放利用的范圍和對(duì)象以及服務(wù)形式和手段等多方面還不同程度地存在著一定的差距。

 2 中外檔案利用限制比較

檔案的利用限制即檔案保密問(wèn)題, 是伴隨著檔案開(kāi)放原則的提出和實(shí)施而出現(xiàn)的一個(gè)概念, 其實(shí)質(zhì)在于對(duì)不同內(nèi)容和性質(zhì)的檔案由國(guó)家規(guī)定在一定的時(shí)間范圍內(nèi)拒絕或限制向社會(huì)公眾提供利用。當(dāng)今, 只要實(shí)行了檔案開(kāi)放原則的國(guó)家的檔案館, 其所藏檔案都劃分為開(kāi)放利用部分和限制利用部分。而哪些向社會(huì)開(kāi)放, 哪些限制利用, 則是由每個(gè)國(guó)家根據(jù)自己的國(guó)情、政治制度、民主制度等因素來(lái)決定的, 檔案館是這些規(guī)定的執(zhí)行者。在這點(diǎn)上, 中外的做法是基本相同的。

國(guó)外檔案部門(mén)對(duì)檔案的限制利用, 主要采取了兩項(xiàng)措施: 一是實(shí)行了封閉期制度, 二是實(shí)行保密制度。大多數(shù)國(guó)家對(duì)一般性檔案采用了25～30 年的一般封閉期, 而對(duì)特殊檔案采用了比一般封閉期長(zhǎng)得多的特殊封閉期。如法國(guó)的公務(wù)員人事檔案、戶口登記冊(cè)、醫(yī)療檔案等必須在公民死后100 年才開(kāi)放, 而遺傳病檔案要150 年才開(kāi)放。

我國(guó)也實(shí)行了檔案封閉期制度, 如檔案法規(guī)定, 已滿30 年的檔案可以向社會(huì)開(kāi)放。這與國(guó)際慣例是一致的。不同的是, 我國(guó)檔案書(shū)籍和檔案法規(guī)中并未使用過(guò)“ 封閉期制度” 這一術(shù)語(yǔ)。此外,我國(guó)確定的檔案封閉期年限過(guò)于籠統(tǒng)、單一。

保密制度同封閉期制度一樣, 也是一項(xiàng)限制檔案利用的重要措施。不過(guò), 保密制度的歷史源遠(yuǎn)流長(zhǎng), 中外皆是如此。

雖然中外都強(qiáng)調(diào)檔案要保密、要有條件地開(kāi)放利用, 但是在具體做法上仍有差異。不少?lài)?guó)家比較明確地規(guī)定了檔案限制利用的范圍。盡管這些范圍不盡相同, 但比較一致的有六類(lèi)。它們是: ①與國(guó)家安全和社會(huì)秩序相關(guān)的文件; ②與私人相關(guān)的文件; ③受法律保護(hù)和有時(shí)效性的文件; ④私人檔案館中的文件; ⑤國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人和公眾領(lǐng)袖人物的文件; ⑥出于保護(hù)檔案實(shí)體而限制利用的文件。

我國(guó)在1980 年頒發(fā)的《檔案館開(kāi)放檔案暫行辦法》, 對(duì)檔案的控制使用范圍也作了規(guī)定, 同樣是六類(lèi): ① 黨、政機(jī)關(guān)的會(huì)議記錄, 涉及黨內(nèi)有爭(zhēng)議、尚未作出結(jié)論的重大問(wèn)題及重大歷史事件不宜公開(kāi)的檔案; ②黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人, 以及縣( 團(tuán)) 級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)干部和社會(huì)著名人物的不宜公開(kāi)的有關(guān)政治歷史和評(píng)述方面的檔案; ③不利于黨內(nèi)團(tuán)結(jié)、不利于民族團(tuán)結(jié)、不利于國(guó)家統(tǒng)一、不利于統(tǒng)戰(zhàn)工作的檔案; ④有關(guān)我黨秘密工作的組織關(guān)系、工作方法、策略手段、情報(bào)來(lái)源以及肅反等政治運(yùn)動(dòng)不宜公開(kāi)的檔案; ⑤有關(guān)我黨和外國(guó)黨及其領(lǐng)導(dǎo)人的關(guān)系, 以及有關(guān)國(guó)際共運(yùn)機(jī)密等的檔案; ⑥有關(guān)國(guó)家軍事、外事、經(jīng)濟(jì)、技術(shù)秘密、領(lǐng)土邊界、重要資源以及中外產(chǎn)權(quán)、債權(quán)等檔案。雖然從種類(lèi)和數(shù)量上來(lái)看, 中外并無(wú)太大差異, 但從內(nèi)容上來(lái)看, 我國(guó)控制使用檔案的范圍, 實(shí)際上基本屬于國(guó)外的第一大類(lèi), 即與國(guó)家安全和社會(huì)秩序有關(guān)的文件。而對(duì)于國(guó)外其余幾類(lèi)控制使用的文件, 我國(guó)的規(guī)定不明確、不具體, 尤其是對(duì)涉及公民隱私權(quán)方面的檔案文件, 未作明確的限制, 這點(diǎn)與國(guó)外的差距較大。隨著我國(guó)民主法制建設(shè)的進(jìn)一步完善, 以及非公有檔案的急劇增加, 如何加強(qiáng)對(duì)涉及公民隱私權(quán)的檔案的保護(hù)和控制利用, 是擺在我國(guó)檔案部門(mén)面前的一個(gè)新課題, 國(guó)外的做法值得我國(guó)借鑒。

 3 中外檔案服務(wù)方式比較

檔案服務(wù)方式是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的必要手段。中外檔案部門(mén)提供服務(wù)的方式基本相同, 一般有: 檔案借閱服務(wù)、咨詢服務(wù)、復(fù)制服務(wù)、展覽服務(wù)和出版檔案匯集等。但是, 相比較而言, 我國(guó)檔案部門(mén)的服務(wù)方式以檔案閱覽為主, 其他服務(wù)方式開(kāi)展得還不夠。下面僅就咨詢服務(wù)和展覽服務(wù)作一比較。

咨詢服務(wù)是以開(kāi)發(fā)檔案信息資源為核心而開(kāi)展的一種智力型高層次服務(wù)方式。國(guó)外檔案部門(mén)開(kāi)展咨詢服務(wù)的形式主要有: 口頭咨詢、書(shū)面咨詢、電話咨詢、主動(dòng)向潛在利用者報(bào)道館藏信息等。不少?lài)?guó)家對(duì)檔案咨詢服務(wù)方式很重視并取得了顯著成績(jī)。美國(guó)國(guó)家檔案館在1981 年財(cái)政年度共計(jì)答復(fù)查詢56 萬(wàn)多次。俄羅斯檔案部門(mén)主動(dòng)與有關(guān)機(jī)關(guān)、單位和組織等潛在利用者建立聯(lián)系, 按它們的需要提供檔案信息。其提供檔案信息的方式主要有: 編制和發(fā)送情報(bào)通訊、咨詢目錄單、專(zhuān)題目錄單、參考目錄單等。檔案館利用這些資料迅速而有針對(duì)性地為各類(lèi)利用者服務(wù)。

檔案展覽服務(wù)在國(guó)外開(kāi)展得很普遍, 形式也多樣化。有長(zhǎng)期的, 也有臨時(shí)的; 有固定的, 也有巡回的; 有本國(guó)獨(dú)立舉辦的, 也有與其他國(guó)家聯(lián)合舉辦的。檔案展覽服務(wù)是一種多功能的服務(wù), 歐美許多國(guó)家都很重視發(fā)展檔案展覽服務(wù)的教育和宣傳功能, 如美國(guó)、法國(guó)、前蘇聯(lián)、加拿大等國(guó)把這種服務(wù)稱(chēng)之為教育的第二課堂, 由檔案館和教師合作在檔案館內(nèi)開(kāi)辟實(shí)物教學(xué)課堂, 以彌補(bǔ)學(xué)校教學(xué)課堂的不足。顯然, 我國(guó)檔案部門(mén)尚未開(kāi)展這些服務(wù), 而且所舉辦的檔案展覽多以短暫的、臨時(shí)性的、配合組織宣傳為主。

 4 中外檔案利用服務(wù)收費(fèi)比較

檔案利用服務(wù)是否應(yīng)該收費(fèi), 一直是中外檔案部門(mén)爭(zhēng)論不休的問(wèn)題。國(guó)外檔案利用服務(wù)一般是要收取服務(wù)費(fèi)的。服務(wù)費(fèi)通常由復(fù)制費(fèi)、咨詢費(fèi)和借閱( 研究) 費(fèi)組成。但大多數(shù)國(guó)家現(xiàn)在仍然只收取復(fù)制費(fèi)和咨詢費(fèi), 少數(shù)國(guó)家收取借閱費(fèi)。

復(fù)制費(fèi)主要由郵費(fèi)、運(yùn)費(fèi)、驗(yàn)證費(fèi)和縮微復(fù)制品的費(fèi)用組成。咨詢費(fèi)一般包括: 函電咨詢費(fèi)、專(zhuān)題資料查詢費(fèi)和編輯費(fèi)。一般來(lái)館咨詢免費(fèi)。借閱費(fèi)是指利用者在閱覽室內(nèi)查用檔案所收取的費(fèi)用。

我國(guó)檔案部門(mén)提供利用服務(wù)也要收費(fèi), 其項(xiàng)目主要有: 復(fù)制費(fèi)、證明費(fèi)、咨詢服務(wù)費(fèi)。查閱檔案不收費(fèi)。這與國(guó)際上的做法基本上是一致的, 只不過(guò)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)因國(guó)情不同而有所差異。

 5 中外檔案服務(wù)異同比較

如果將中外檔案利用活動(dòng)作橫向?qū)Ρ?/span>, 可以清楚地發(fā)現(xiàn): 開(kāi)發(fā)檔案信息, 提供檔案利用, 在今天已經(jīng)成為中外檔案界的共識(shí)和普遍行動(dòng)。具體表現(xiàn)在: ①將檔案利用放到階級(jí)社會(huì)這一歷史范疇中進(jìn)行考察, 中外檔案利用具有鮮明的階級(jí)性。在漫長(zhǎng)的階級(jí)社會(huì)里 , 檔案一直為統(tǒng)治階級(jí)所有和利用, 被統(tǒng)治階級(jí)是不能占有和利用檔案的。古羅馬貴族為了不讓俗人接近檔案, 將檔案收藏在丘比特神廟里, 同金庫(kù)保存在一起。到后來(lái)的封建社會(huì)和資本主義社會(huì), 檔案利用都是以不觸動(dòng)統(tǒng)治者和其所代表的階級(jí)利益為前提。②檔案利用納入了法制軌道。這也是中外檔案利用工作的共同特點(diǎn)。翻開(kāi)一些國(guó)家的檔案章程、檔案條例、檔案規(guī)則或檔案法, 都設(shè)有檔案利用專(zhuān)門(mén)的條款。它為利用者利用檔案提供了法律保障,使利用檔案的權(quán)利不受侵犯。③為利用者提供檢索工具、優(yōu)化利用環(huán)境、進(jìn)行咨詢服務(wù), 也是中外檔案界的普遍做法。④最重要的一個(gè)相同之點(diǎn)就是, 時(shí)代進(jìn)入到今天, 各國(guó)都把檔案看成一種文化積淀, 視為整個(gè)世界文化遺產(chǎn)的重要的組成部分。因而檔案信息資源共享的意識(shí)在世界范圍內(nèi)愈來(lái)愈濃。

同樣地, 中外檔案利用的差異也客觀存在, 主要表現(xiàn)為:

① 在檔案利用的領(lǐng)域里。新中國(guó)建立后有很長(zhǎng)一段時(shí)間, 由于“ 左” 的思潮影響, 利用工作過(guò)分強(qiáng)調(diào)為階級(jí)斗爭(zhēng)服務(wù), 為政治運(yùn)動(dòng)服務(wù), 較少考慮為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。直到黨的十一屆三中全會(huì)確定了以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為工作重點(diǎn), 檔案利用才轉(zhuǎn)到為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)上來(lái)。而在國(guó)外, 早在20 世紀(jì)五六十年代就強(qiáng)調(diào)了服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)和科學(xué)研究。

② 在檔案利用的形式上。將檔案匯編成冊(cè), 這是大多數(shù)國(guó)家普遍采用的一種形式。而我國(guó)除此之外, 利用檔案編史修志則頗具特色, 而且持續(xù)了數(shù)千年之久。這種做法其意義已遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了檔案界, 它不僅對(duì)檔案工作產(chǎn)生了積極的作用, 而且對(duì)我國(guó)文化學(xué)術(shù)的發(fā)展同樣有不可估量的深遠(yuǎn)的影響。我國(guó)古代自唐朝以后, 每一個(gè)新建朝代, 都照例要設(shè)編修機(jī)構(gòu), 為前朝修志。圍繞編史修志出現(xiàn)的利用檔案熱, 在我國(guó)20 世紀(jì)80 年代初、中期達(dá)到了高潮。編史修志, 這是我國(guó)在檔案利用上區(qū)別于其他國(guó)家的一個(gè)最顯著的特點(diǎn)。

③ 在檔案利用的服務(wù)對(duì)象上。我國(guó)認(rèn)為國(guó)家機(jī)構(gòu)是檔案館的主要用戶, 檔案館的大門(mén)通常也是為黨政機(jī)關(guān)打開(kāi)的。實(shí)行改革開(kāi)放政策后, 公民也可以到檔案館利用檔案。西方國(guó)家則既把政府機(jī)關(guān)看成是它們的服務(wù)對(duì)象, 也把社會(huì)各個(gè)成員看成是服務(wù)對(duì)象, 把公民看做是它們的主要用戶。這一點(diǎn), 美國(guó)尤為突出。

④ 在考慮檔案利用效果問(wèn)題上。外國(guó)更多的考慮是間接作用,而我國(guó)追求的往往是直接作用, 用特定的檔案幫助人們解決特殊的問(wèn)題。

⑤ 在利用檔案史料進(jìn)行學(xué)術(shù)研究問(wèn)題上。我國(guó)在檔案館內(nèi)部有專(zhuān)門(mén)的編研機(jī)構(gòu), 配備了專(zhuān)門(mén)的研究人員, 并由他們編輯出版檔案匯編或選編, 這是檔案工作者的一個(gè)重要職責(zé)。而在有的國(guó)家,檔案工作人員就只是管好檔案、接待利用者, 并沒(méi)有配備專(zhuān)門(mén)的編研人員, 不把編輯研究看成是檔案工作者的一項(xiàng)工作任務(wù), 大部分情況下, 是由利用者公布檔案內(nèi)容。

⑥ 在與檔案利用相關(guān)的檔案文件解密問(wèn)題上。法國(guó)等國(guó)很早就提出了檔案開(kāi)放的原則, 對(duì)檔案文件進(jìn)行公布。我國(guó)一般情況下采用了30 年的封閉制度, 特別是新中國(guó)成立后較長(zhǎng)一段時(shí)間一直不提或者很少提公布檔案的問(wèn)題。另外, 對(duì)開(kāi)放檔案的利用, 美國(guó)有一個(gè)版權(quán)的限制, 我國(guó)至今尚沒(méi)有這種機(jī)制, 有待于建立。

⑦ 在檔案利用的服務(wù)手段上。現(xiàn)代信息技術(shù)已開(kāi)始引入到西方國(guó)家的檔案部門(mén)。如美國(guó)近五年來(lái)已有200 多個(gè)檔案館開(kāi)始進(jìn)入網(wǎng)絡(luò), 并推介自己的館藏, 吸引境內(nèi)外更多人士來(lái)利用。有的檔案館還開(kāi)始采用條碼技術(shù)管理和借閱檔案。在我國(guó), 由于條件限制,全國(guó)性的檔案館網(wǎng)絡(luò)尚未形成。雖說(shuō)檔案部門(mén)近年已在計(jì)算機(jī)方面有所普及, 但也僅僅限于內(nèi)部的編目和檢索階段。同時(shí)由于各單位編目格式不同與圖書(shū)信息格式不同, 加之國(guó)內(nèi)現(xiàn)在沒(méi)有經(jīng)濟(jì)實(shí)用的網(wǎng)絡(luò), 離聯(lián)機(jī)檢索尚有較大的距離。

 6 中外檔案利用發(fā)展前景

(1 ) 檔案利用范圍擴(kuò)大化趨勢(shì)

目前各國(guó)對(duì)檔案利用的需求發(fā)生了重大變化, 一是利用需求時(shí)間逐漸向近現(xiàn)代甚至當(dāng)代轉(zhuǎn)移, 利用者的興趣越來(lái)越涉及當(dāng)代的重要人物和重大事件; 二是利用檔案范圍進(jìn)一步拓寬。像我國(guó), 20世紀(jì)80 年代初期利用檔案主要是編史修志和落實(shí)政策、平反冤假錯(cuò)案。而現(xiàn)在檔案利用工作向經(jīng)濟(jì)建設(shè)主戰(zhàn)場(chǎng)傾斜, 并逐漸滲透到科學(xué)研究和高新技術(shù)等領(lǐng)域。同時(shí), 檔案與情報(bào)工作發(fā)生了密切關(guān)系, 各國(guó)都把檔案作為最重要的情報(bào)來(lái)源之一。可以預(yù)料, 今后檔案利用在這些領(lǐng)域里將大有作為。

(2 ) 檔案利用活動(dòng)聯(lián)合化趨勢(shì)

在我國(guó), 不少省市檔案館與有關(guān)部門(mén)定期舉辦檔案展覽, 使檔案館成為開(kāi)展愛(ài)國(guó)主義和革命傳統(tǒng)教育的一大基地。廣東、上海、遼寧、南京等檔案部門(mén)同當(dāng)?shù)貜V播電臺(tái)和電視臺(tái)開(kāi)辦檔案話題的直播節(jié)目, 通過(guò)電波將檔案送進(jìn)千家萬(wàn)戶。法國(guó)國(guó)家檔案館經(jīng)常接待青少年到檔案館參觀學(xué)習(xí), 他們認(rèn)為不要小看這些孩子, 他們將來(lái)會(huì)成為我們檔案館的用戶, 讓他們從小體會(huì)一下檔案館的文化氛圍, 會(huì)有益于他們將來(lái)對(duì)檔案的利用———這是多么遠(yuǎn)大的目光。

(3 ) 檔案利用工作全球化趨勢(shì)

檔案已不再是一個(gè)國(guó)家的財(cái)富, 而是整個(gè)世界文化遺產(chǎn)的一個(gè)組成部分, 是一種重要的信息資源。檔案在世界范圍內(nèi)開(kāi)始交流與合作。隨著改革開(kāi)放的深入, 我國(guó)上海市檔案館從1988 年到1995年接待了來(lái)自美國(guó)、英國(guó)、德國(guó)、法國(guó)、日本、韓國(guó)等十余個(gè)國(guó)家的研究人員數(shù)百批, 共1 087 人次, 提供利用檔案14 205 卷次。北京、南京、遼寧等檔案館所珍藏的大量珍貴檔案, 正日益向一切需要它的世人開(kāi)放。新加坡政府經(jīng)常派員去印度、荷蘭、英國(guó)、中國(guó)等地尋找和收集有關(guān)新加坡歷史的檔案材料。另外, 隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展, 提供檔案利用的手段將大大改善, 并極大地提高檔案的利用率。檔案利用工作將在全球范圍內(nèi)更加有效地展開(kāi), 檔案信息資源將在更大的范圍內(nèi)得到共享。