檔案信息利用效益分析
1 社會效益分析
(1 ) 社會效益的含義
社會效益是指人類的科技、生產、基建、管理、經貿、教育、文化、軍事、政治等各種活動中創造出來的勞動成果為社會所共同享用, 或推動社會的發展和進步, 造福于社會, 使社會受益的一種衡量勞動效果的概念。檔案利用的社會效益是指從社會總體利益出發來衡量檔案利用工作的效果與收益。
(2 ) 社會效益的體現
檔案利用工作的社會效益, 從廣義上理解, 它強調的不是個別利益, 而是社會總體利益, 它包括了檔案利用工作的經濟效益、政治效益、思想文化效益等。從狹義上理解, 檔案工作的社會效益是相對于經濟效益而言的, 即把檔案利用工作的一切非經濟效益都理解為社會效益, 這樣檔案利用工作的社會效益的范圍就縮小了, 它只包括政治效益、思想文化效益等。例如, 利用檔案維護黨和國家的根本利益, 維護國家統一、領土完整、民族團結, 為黨和國家的重大決策, 為改革開放, 建立社會主義市場經濟體制服務; 利用檔案維護社會的穩定, 落實黨的各項政策, 為解決土地、房屋等產權糾紛以及劃定地界等提供憑證; 利用檔案維護公民和法人單位的合法權益, 利用檔案為公民提供個人出生、婚姻、財產、學歷、工齡等方面的公證材料, 為監督合同、契約、協議的執行提供依據; 利用檔案為社會主義精神文明服務, 利用檔案出版物、檔案展覽等形式向各界群眾, 尤其是青少年進行愛國主義、革命傳統教育, 為歷史研究、學術研究和發展科學文化事業提供檔案信息服務等。
2 經濟效益的測算
(1 ) 經濟效益的含義
一般意義上的經濟效益, 是勞動消耗與勞動成果之比, 檔案工作并不直接創造價值, 但檔案信息資源卻是社會各方面用來創造價值的中間體。對于檔案利用的經濟效益評價, 必須強調從社會需要出發對其活動實效進行評價。
(2 ) 經濟效益的體現
一般說來, 檔案利用工作的經濟效益包含三重意義: 一是, 由于利用了檔案信息, 節約了利用者的成本投入; 二是, 由于利用了檔案信息, 使利用者不僅節約了投入, 而且增加了產出; 三是, 由于利用了檔案信息, 利用者生產出的“ 產品” 滿足了市場需要, 或開辟了新的市場等。因而, 利用檔案信息資源所創造的經濟效益,往往體現在以下方面:
利用檔案減少了勞動消耗, 降低產品成本, 節省生產費用。
利用檔案為企業挖潛、革新、改造、提高產品質量作出了貢獻, 有助于產品的更新換代。
利用檔案為新產品、新技術的推廣服務, 建立了技術市場, 為社會創造了財富。
利用檔案信息, 尋找、開拓了市場, 改善了經營、促進了銷售, 從而為個人和團體創造了效益。
(3 ) 經濟效益的測算
要準確計算檔案利用的經濟效益是困難的, 但近年來, 有關部門和一些學者提出了以下一些計算方式, 可供參考。
計算方式一:
1994 年8 月, 國家檔案局發布了《開發利用科技檔案所創經濟效益的計算方法的規定》(試行) 。這個規定為統一全國利用科技檔案所創經濟效益的計算方法創造了條件。
按照規定, 檔案利用經濟效益計算的通用公式可表示為:
J =αS – C
或J =αΔS – C
式中: ———檔案利用經濟效益;
α———檔案利用作用系數;
S———某項活動獲得的全部經濟效益;
ΔS———某項活動利用檔案后所提高的經濟效益;
C———提供檔案利用服務過程中的勞動消耗(即成本費用)。
通用公式一般不直接使用, 不同行業檔案利用所創經濟效益的計算須依據其生產經營的性質和特點加以轉換。上述規定中列出了九個具體的計算公式, 此外, 還介紹了確定作用系數α值的三種方法, 并給出了α值的取值范圍表。
計算方式二:
① 比率評價法
DX =LC/LX
式中: X———檔案工作的效益
LC———勞動成果
LX———勞動消耗
② 差額評價法
DX = LC – LX
以上任何一個公式, 都是難以精確量化地評測出檔案利用工作所創造的經濟價值的, 除了難以全面收集到相關數據外, 更重要的是以上許多指標本身就難以準確量化, 更難以“ 錢幣” 化。
應當指出的是, 利用檔案信息資源所產生的經濟效益與社會效益是相互關聯的, 即存在交叉與包含關系, 如社會效益包括著經濟效益。因為, 對檔案利用所產生的經濟效益的評價, 我們強調的是從社會需要出發對其活動實效進行評價, 因而社會對檔案利用工作的滿意程度是檔案利用工作所產生經濟效益內涵的核心, 這使得檔案利用工作的經濟效益與社會上其他工作的經濟效益有所不同。
