檔案服務與檔案利用

目前我國檔案利用理論, 仍存在著基本概念不準確的問題, 如檔案利用與檔案提供利用工作, 檔案利用與利用檔案以及檔案利用與檔案服務等概念間相互交叉, 相互混淆。明確概念的準確含義不僅是理論上必須解決的問題, 而且是檔案利用工作實踐的需要。

 1 檔案利用與檔案服務的概念

所謂檔案利用, 我們既可以把它理解為對檔案的利用, 即檔案利用者有目的地利用檔案; 也可把它理解為對檔案利用所做的工作, 即檔案部門、檔案工作者圍繞利用檔案開展的各種活動。因此 , 檔案利用的完整概念應該是: 檔案利用者為著一定的目的實際使用檔案, 以及檔案部門、檔案工作者為著利用者有效地使用檔案進行的全部工作活動。

所謂檔案服務, 則是專指檔案部門、檔案工作者以加快檔案信息的傳播, 提高檔案的利用率, 便于利用者獲取檔案信息為出發點和根本目的所進行的各項工作活動。由此可見, 檔案利用與檔案服務是互有聯系而又不盡相同的兩個概念。

 2 檔案利用與檔案服務的區別

檔案利用與檔案服務的區別, 首先在于它們所針對的主體對象不同。檔案利用從利用檔案的角度看, 主要是針對利用者而言的;而檔案服務則是專門針對檔案部門和檔案工作者而言的。其次, 它們所包含的內容不同。檔案利用的內容包括: 檔案因何能被利用(檔案的潛在價值) , 怎樣才能被利用(檔案價值實現的條件) , 以及檔案利用的方式方法、利用者研究、利用效果的反饋評估、利用理論的形成和發展等; 檔案服務的內容則包括: 服務思想的確立、服務的對象、服務的方式方法以及服務質量標準的研究等。再次,它們在檔案工作中的地位與作用不同。檔案利用既是整個檔案工作的目的, 又是實現檔案潛在價值的具體活動和評價檔案工作優勢的標準, 同時也是增強社會檔案意識, 提高檔案工作社會地位的有效途徑; 檔案服務既是檔案工作中的一個具體環節, 又是貫穿于整個檔案工作的指導思想, 它屬于一個更高、更深的層次。

 3 檔案利用與檔案服務的聯系

檔案利用與檔案服務既有區別, 又有不可分割的聯系。其一,檔案利用需要是檔案服務產生、發展的前提和動力。有了檔案, 就有利用檔案的需要, 而有了利用檔案的需要, 就必然對檔案服務有所要求, 從而促進檔案服務的產生與發展。其二, 檔案服務質量是決定檔案利用效果的基礎和條件。毫無疑問, 積極主動、靈活多樣的優質服務, 必然促進檔案的有效利用, 反之, 則將有礙于檔案的有效利用。其三, 檔案利用效果又是檢驗檔案服務質量的標準尺度。檔案服務質量的高低, 雖然離不開檔案部門所做的工作, 但又不能惟以其工作質量作判斷。衡量或評價檔案服務質量的根本標準應是檔案利用效果, 因為檔案利用效果是檔案工作質量的綜合反映。其四, 檔案利用和檔案服務都是檔案工作與外界聯系的窗口,是整個檔案工作的反饋渠道。社會的利用需求信息, 是決定檔案服務方向和方式方法的主要依據。其五, 檔案利用者, 既是檔案利用的主體, 也是檔案服務的具體對象。檔案利用工作離不開對利用者的研究, 檔案服務在著重強調服務者主觀能動性的同時, 也離不開對利用者的研究。