伊麗莎白·雅克與戴伯羅·A·陀羅斯
簡介：
長期以來，我們對檔案利用者的研究始終集中在研究者的滿意度、行為以及對原始材料的利用上。但是，檔案工作者從未對一個檔案利用專家的特征進行過定義。本文系針對28人進行深入訪問的研究報告。通過分析這些訪問，建立起了檔案利用專家的模式，與檔案利用教育相結合，為原始資料的研究提供了信息。本書的作者認為，要想有效地利用原始資料，需具備三種知識：主修學科知識，基本知識和對檔案知識的了解。檔案知識指研究者對檔案原則、實踐、制度(如規定檔案規則及程序的原因)，對原始資料與其補充資料之間關系的了解。檔案知識不同于主修學科知識或素質，或對原始資料的理解和分析能力。檔案知識能力包括三個方面：1)檔案理論、實踐和工作流程方面的知識。2)當結構松散問題和錯誤的方案成為慣性時，檔案利用者應具備減少問題的不確定性和模糊性的能力。3)具備學習知識的能力。
介紹：什么是檔案研究中的專業利用知識?
長期以來，我們對檔案利用者的研究始終集中在研究者的滿意度、行為以及對原始材料的利用上。但是，檔案工作者從未對一個檔案利用專家的特征進行過定義。本文試圖建立檔案利用專家的模式，與檔案利用教育相結合，為原始資料的研究提供信息。我們認為，要想有效地利用原始資料，需要具備三個方面的知識。主修學科知識和基本知識這兩個方面已經在別的地方談過，現在我們要談的是第三個方面：對檔案知識的了解。主修學科是對所要研究的課題的了解，如歷史保護、杰克索尼的政治，或法律。基本知識指“批評、分析的實踐能力，以及將文章想象為實物或將實物想象為文字的學習能力”。這是一種理解文件、評估文件證據價值的能力。檔案知識能力指檔案利用者對檔案原則、實踐、制度(如制定檔案規則及程序的原因)，如何制定研究方案，以及對原始材料及其補充資料之間關系的理解。我們的論題是將利用者的檔案知識能力與他的主修學科知識區分開來。更進一步來講，我們認為檔案知識能力與利用者基本知識、或解釋、分析原始材料的能力也是不同的。在與主修學科知識以及基本知識相聯系的同時，檔案知識能力還特指對原始資料所在環境的了解，如對檔案館的了解。
研究者除了潛在地具備主修學科知識，以及在本學科領域中或通過特別機構(如家譜學會)接受過解釋原始資料方面的培訓之外，應在檔案工作者的幫助下獲得相應的檔案知識，幫助他們解決這方面的困惑。很長時間以來，檔案知識能力的培訓在利用者培訓或更廣義地說，在原始資料的信息學教育方面都是嶄新的。或許是網上提供信息的結果，在線教育為檔案工作者認真審視檔案利用者教育的細節提供了機會。本文旨在開始彌補這一空白，它引發了有關在檔案館和原始材料范圍內，構成利用專家的因素的討論。
這一調查所要研究的問題是：是否有什么特征可以將檔案及原始材料利用的新手與利用專家區分開來?通過對28人的采訪，識別出了一些影響檔案利用者研究檔案與文件、發現有用的文件收集、穿梭于原始資料與其他文件之間，并能夠幫助利用者制定一系列利用原始資料和文件的戰略的因素。本文討論了檔案知識能力的最顯著的三個方面：1)檔案理論、實踐和工作流程方面的知識；2)當結構松散問題和錯誤的方案成為慣性時，檔案利用者應具備減少問題的不確定性和模糊性的能力；3)學習知識的技巧，或理解檔案文件、活動、過程與實物或文件排列順序之間的關系的能力。在這三個方面當中，有一些非常特殊的知識和技巧需要特別注意，希望能夠引起有關檔案利用者教育方面的反思。
我們的調查顯示，一個利用者如果要想成為檔案文件利用專家，就有必要了解一些基本的概念知識和檔案管理、整理和著錄、查詢等整個框架。這與協助利用者到某一具體的檔案館研究一個特別的課題的檔案利用者教育模式形成對比。鑒于目前因特網的發展及日益增多的檔案數據(如日常信息、作品、數據化文件集)直接在線提供，中間很少或不經過人工處理，因此有必要重新考慮檔案利用者教育模式。本文的目的之一就是要引發檔案界的討論，思考有關檔案利用者教育的目的和適當內容，以及檔案工作者認為作為一名原始資料的檔案利用專家所必須具備的特征。因此，在本文的結尾，作者對檔案利用者教育問題提出了一些建議。
知識回顧
進行這項調查也需要三個方面的知識。第一，關于專家的文獻可以幫助作者識別并運用成為專家所應具備的主要特征。第二，圖書和信息學文獻也提供了大量的理論、案例調查和信息學的評估文章，這些知識過去一直用于制作目錄指南。第三，我們一直爭論的構成檔案文獻的許多特征。因此這篇在關于檔案利用、檔案利用者、利用者調查和利用者教育的文章是由上述提及的檔案學的三個方面組成：檔案理論、實踐和工作流程方面的知識；當結構松散問題和錯誤的方案成為慣性時，檔案利用者應具備減少問題的不確定性和模糊性的能力；學習知識的技巧。如果不考慮到檔案利用者的教育問題，那么對檔案利用者專業的討論就會不充分。雖然有關利用者教育方面的文獻數量不多，但也為檔案學的發展提供了線索。
有關專家方面的研究
有關專家方面的研究是很多的，研究涉及理論、認知和哲學方面，以及如何成為各個專業和活動的專家。羅伯特·格拉瑟和邁克里納·奇確定了鑒定專家的幾個特征：1)專家在本領域中處于優勝地位；2)專家能夠從較深的層面發現并指出本領域的問題；3)專家有很強的自我監督的能力。以上三點每一點都很重要，在本次調查中，我們試圖將這幾點應用于檔案專家的研究過程中去。
正如簡介中提到的，我們認為原始材料的利用專家應該具有兩個方面的專業知識：1)他們所要研究的領域的知識；2)檔案領域的理論、實踐和工作流程方面的知識。還未有文獻中提及需要對其他領域再進行研究，來總結這方面的理論和技巧。查理斯·考爾是唯一討論過主修專業與原始資料關系的研究者。他通過對歷史學家的研究發現，“收集人名”的方法是使博士生從一名新手成為本領域的專家的重要手段，即識別并追蹤與研究課題有關的人員和組織名稱。因為這一方法可以形成有效的信息檢索，并幫助新手們練習快速瀏覽大量信息的能力。另外，考爾認為“收集人名”的方法模仿了或酷似一種專家的特有能力——識別方式。
專家發現并擺出問題的能力可以從許多方面表現出來，主要依賴于他所研究的領域。在檔案知識方面，發現并擺出一個問題可以通過制定研究措施，舉出研究問題，結合檔案目錄或其補充資料進行實際研究。杰姆斯·F·羅斯及T·A·鮑斯特分析了物理學家、文職官員及政治科學家的專業知識水平，發現他們都預先確定了指導研究過程的研究框架。這證明找到研究起步的地方和了解如何進行研究的有關知識可以有助于解決問題。從考爾的發現中，我們可以斷定，為了減少未知環境的不確定性，專家都預先制定一個研究戰略。
在專家學的論著中討論了將表述與實物結合起來的能力。在放射專家的文獻中，對這一能力的討論是非常重要的內容。在一次調查中發現，放射專家既具有抽象的解剖學知識，又具有比住院醫生更具體地確定病灶位置的能力。我們希望檔案利用專家能夠通過利用檔案著錄和其他有關資料想象并挑選出需要的原始資料。S·祖伯稱這種能力為“智能技巧”，這種技巧結合了抽象力、清晰的推理能力和一步步的論證，以理解檔案著錄的內容。
最后，專家學的文章中引證了自我監督和知識的自我局限為專家學的主要因素，因為專家的注意力通常要集中到高層問題和一些抽象的問題上。新人在知識水平上有很多空白，另外還處在對規則的學習過程中。“新的領航員、學習語言的人、棋手或司機，一旦遵循了規則，他的表現就會停滯、僵化和平庸……。而對于專家，則不諳規則，他或她的表現會靈活、流暢，富有成效。在檔案方面，我們可以根據這一特征，測試出利用者對各種規則、規定的反應，以及他們將各種檔案規則或利用系統的變化與他們的研究戰略與活動相結合的情況。
信息學：圖書和信息科學文獻方面
在圖書館行業里，其知識性與利用者教育方式隨著曾描述該活動的術語變化而變化。20世紀初，曾使用“圖書館介紹”來形容圖書館教育方式。這一詞反映了這樣一種情況，即在協助利用者利用圖書館之前，有必要對圖書館進行一次實地參觀。接下來，使用了“圖書館教育”一詞，產生了協助圖書館利用者查詢圖書利用卡片，并了解某一個特定單位所使用的杜威十進制分類法或主題分類法。在19世紀70年代，又出現了“文獻目錄說明”，這表明教育方式已經從支持一名利用者利用一個圖書館轉向廣泛地應用搜索技巧在任何圖書館中進行查詢，對圖書館利用工具進行了更加全面的介紹。在19世紀90年代，教育重點再一次改變，“信息學”成為新的術語。這標志著圖書館利用者教育可以協助利用者通過任何媒體在任何地方查詢信息，使利用者無論處于圖書館內外，都加強了對信息的評估能力。
有關信息學及文獻目錄說明的圖書信息學文獻有很多。事實上《利用服務回顧》出版了有關這方面的一年回顧。其中文獻目錄說明部分以對課程、網上利用工具與說明進行案例調查為特色，調查對象為12歲的青少年、本科生、教師、公共圖書館的顧客及特殊圖書館的利用者等各類人員。近期出現了更多有關這些活動的評估信息。與這一主題的檔案文獻相比，有三點不同：第一，有大量有關目錄說明的任務、內容和設計的信息出版。第二，在大學及學院內，通過綜合的本科生教育，強化了目錄說明方面的教育。第三，檢驗目錄說明的理論基礎文獻雖然不是主要的，但還是有的，它強調了目錄說明方面教與學方面的設想。
有關檔案利用者的研究
有關檔案利用專家方面的文獻從三個方面深入探討了檔案知識的重要性：檔案理論、實踐和工作流程方面的知識；當結構松散問題和錯誤的方案成為慣性時，檔案利用者應具備減少問題不確定性和模糊性的能力；學習知識的技巧。雖然在很多時候，人們可能并不是確切地使用上述詞語，但無論是直接的還是間接的，針對檔案利用者的現行知識體系指的就是這些方面。有關檔案理論、實踐和工作流程方面的知識有很多內容，其中包括語言能力或理解檔案術語的能力，規則的內在化，對原始資料及其他相關資料的理解，對自己及其他人主修學科水平的了解。
利用者對與原始資料有關的語言(如“檔案”和“目錄檢索”)的理解尚未展開廣泛地討論。有一篇文章中講道，一名利用者發現研究人員們很難想象什么是檔案館，及為原始材料定義。這說明，幫助利用者理解術語是成功進行檔案研究的內容之一。同樣，對新的利用者來講，有關檔案查詢及對原始資料的利用規則也是不一般的，也會難倒他們。戴威·柏拉門針對檔案語言問題對利用者進行了調查發現，36％的問題是有關檔案利用程序及利用服務方面的。這證明檔案規則的重要性，以及研究者需要花費大量時間，學習檔案規則，以期對原始材料及其相關資料進行更高層地分析。了解自己和其他人知識的局限性是學習檔案利用知識非常重要的一步，因為它可以反映一個人的判斷能力和分析能力。W·達夫和凱瑟琳·A·強森有關歷史學家和家譜研究專家的調查顯示，他們都具有同一類的自我監督的能力。另一方面，檔案利用專家不能被幻想成為“不朽的、學識淵博的、必不可少的利用咨詢檔案員”。
在對原始資料的查詢過程中，對問題及其答案的不確定性和模糊都會使查詢過程困難重重，雖然查詢本身是一個邏輯步驟，可以減少兩方面的問題。許多時候，利用者并不肯定其所要查詢的文件是否存在。查詢的過程成為一個排除的過程，以找出哪份文件確實存在。雖然安·古登將有關查詢方面的知識視為檔案利用者教育的重要內容，但我們對檔案工作者或利用者在查詢過程中的行為所暗含的判斷性還知之甚少。如果沒有類似于以下問題的發生，檔案的查詢過程就會變得比較有趣。比如，保羅·康威發現，許多人僅僅是想當然地認為他所要查詢的文件應該在國家檔案館，就徑直來到了國家檔案館。更有甚者，有關多種信息檢索系統的調查研究竟然集中在一些使原始資料的查詢變成一個非常困難的過程的因素上。
通過利用者與利用咨詢檔案員之間的溝通，也可以減少不確定性及模糊性。從檔案工作者的角度來看，從利用者處誘發正確的信息，這對于滿足利用者的信息需求是非常重要的。從利用者的角度，提出恰當的問題則是有效利用檔案的關鍵。很長時間以來，利用咨詢中的溝通己成為檔案及圖書文獻討論的一個重要部分，但是，僅從利用咨詢檔案員的角度反映了這方面的問題。最近，海倫·R·蒂鮑討論了在電子時代這些概念的應用及發展。下面將要討論利用者對利用溝通方面的觀點以及他們在篩選信息中所起到的作用，與利用咨詢檔案員的觀點是完全不同的。
雖然沒有明確使用“知識技能”這個詞，馬麗·喬·保爾和理查德·里陀卻將“知識技能”看做是一名好的利用咨詢檔案員必備的重要特征。里陀在有關檔案工作者利用工作戰略的論述中強調了來源方法，和將主題與來源聯系在一起的能力。對于檔案利用者來說，知識技能也是非常重要的。利用者所要進行的最重要的工作就是將原始資料的描述與實物聯系起來。無數的課題研究證明利用者在遇到檢索目錄，MARC文件和在線檢索目錄時，他們是如何失敗的，例如他們弄不明白檢索目錄。促成這種聯系、減少不確定性的方法之一是進行利用前的準備工作。當檔案工作者們為這些沒有做準備的利用者們惋惜的時候，康威發現了沒有做好準備與缺少利用國家檔案館的經驗之間的關系。這對利用者教育及有關專家行為范圍的研究有更大的啟迪。
與圖書和信息學的文獻相比，檔案利用者教育方面的書相對不多。令人驚訝的是，檔案工作者之間對彼此檔案課程的內容知之甚少。真是到了分享有關檔案利用教育的不同方法的時候了。古登女士引用了她的一位聯系人的話，她說：“我在大學的時候接受了形成關鍵的思考技巧的指導，但幾乎沒有受到任何本專業以外的研究技巧方面的訓練。”這說明了主題知識(歷史)與檔案知識(檔案學)訓練的差別。古登接著強調，事實上有很多正在利用著原始資料的人，他們從沒有接受過如何在這個領域內進行研究的正規訓練。她明確指出，開展這方面的訓練是檔案工作者的責任。自1992年古登的文章發表以來，檔案利用教育或許已在擴展，但有關檔案利用者教育的討論仍然在一片沉寂之中。
除了檔案工作者，教育家及心理學家們出版了許多在教育背景下利用原始資料的案例調查及研究。在教育文獻中，對原始資料的利用是編教學著作、題綱或確定證據的方法之一。最有意思的是認知心理學的文獻，它描述了關于如何利用原始資料去開發重要的思維技巧的實驗。馬可·C·羅賓首先將這一研究引進檔案學文獻中。然而，無論是教育學還是心理學文獻，都將重點放在通過預先挑選或準備大量的原始資料上，來獲得專業知識。這項研究與基本知識有關。我們發現，我們所界定的原始資料的利用知識或信息學知識區別于基本的知識和技巧，前者是利用原始資料所需的更廣泛的知識概念與技巧。雖然基礎知識是原始資料信息學的重要內容，但要成為真正的檔案利用專家，所需要的知識與技巧遠遠超過了基本知識所涵蓋的范圍。本文所提到的檔案文獻與許多檔案知識概念有關，如語言、查詢、咨詢等；在應用于檔案利用者時，檔案工作者還從未對這些概念進行過認真研究。此次試驗將嘗試著從28名社會科學領域的利用者的角度，提出對這些概念的看法。
方法論
本次試驗的采訪時間是從2001年5月至12月，采訪對象是28名曾利用過原始資料的個人。采訪對象是通過發放宣傳單及打廣告的招募來的，分別來自密歇根大學各部、學術研究中心和檔案館，采訪形式是口頭訪問。采訪采用半固定式方式。每個采訪對象都需回答一套相同的核心問題，但還需回答其他不同的問題，來證實和闡述剛才的陳述。一般來說，每個采訪需持續一小時。本文的兩名作者都參加了采訪過程。
如果回顧一下這些實驗對象是如何招募的，你便不會感到奇怪，這些實驗對象代表了很廣泛的原始資料利用者。出于工作原因，有些被采訪對象曾進行過檔案利用(如記者、建筑的歷史保護)，或者由于一些偶然的原因(如查閱家譜、地方史)；然而大數人都是在社會科學的不同領域進行學術研究。受試者在種族方面也各不相同，21人來自高加索地區，3名美國黑人，3名西班牙裔美國人，1名亞洲人。性別方面數量相同，14男14女。
具有利用檔案館的經驗并不等于就是檔案利用專家，但這是了解實驗對象的重要方面。有關訪問檔案館的次數，以及在檔案館內進行課題研究的數量兩個問題成為作者了解實驗對象擁有利用檔案經驗的可靠數據。雖然這些從利用者中抽選出來的實驗對象都居住在密歇根州的安阿伯或附近，但讀者不要認為本文集中于密歇根大學的原始資料利用者。這些實驗對象先后利用過115個不同的存儲原始資料的單位，但這并不能解釋成為115個不同的正規的檔案機構。實驗對象中還包括有些利用過仍保存于私人及文件產生機構手中的原始資料。“進行過”一詞既包括了那些確實訪問過檔案館的情況，又包括與檔案館工作人員通過電話、信件、電子郵件進行交流的情況。平均每人訪問過4.1個正規檔案館。這個數字顯示出的檔案館利用經驗高于實際情況。最恰當地理解這些實驗對象的利用經驗是使用參觀正規檔案館資料的中間數，即2。利用經驗還可以從每個實驗對象進行過的課題研究項目的數量來衡量。每個實驗對象平均進行過2.8個項目的課題研究，取其中間數約為2。研究課題從傳記調查到有關社會活動發展等更廣泛的問題。另外，利用對象們使用過不同的媒介，包括紙質檔案館、照片及建筑圖紙。使用中間數字更能代表實驗對象的利用經驗，這是因為一名被訪者的流動性很強，他曾訪問過20多個檔案館，在美國及西歐檔案館進行過多個項目的課題研究。
訪問的內容都被打印下來，并輸入到一個名叫Atlas．ti的應用軟件中進行質量分析。Arias．ti軟件不僅能為數據編碼，還在編碼之間建立聯系，使人們以多種方式對數據進行檢索。Atlas．ti軟件能夠通過數據集辨別主題和模式。接著，作者可以對數據進行分析和編碼。在確定編碼的協調性的過程中，軟件自身還將多次檢測兩個編碼之間的可靠性。實際的編碼計劃來源于兩個渠道：上述討論的文獻專業知識中關鍵特征的確定，以及被采訪者自身。編碼過程是重復的。有些最初的編碼或者被刪除，或者被拆分至更大的分類中，一些其他的編碼概念還會隨時出現在這些數據中。在數據分析的過程中，還會在編碼之間建立起聯系，我們隨后將在查詢—章中進行討論。
（陳慧涵摘自《外國檔案工作動態》 翻譯：李文棟）
簡介：
長期以來，我們對檔案利用者的研究始終集中在研究者的滿意度、行為以及對原始材料的利用上。但是，檔案工作者從未對一個檔案利用專家的特征進行過定義。本文系針對28人進行深入訪問的研究報告。通過分析這些訪問，建立起了檔案利用專家的模式，與檔案利用教育相結合，為原始資料的研究提供了信息。本書的作者認為，要想有效地利用原始資料，需具備三種知識：主修學科知識，基本知識和對檔案知識的了解。檔案知識指研究者對檔案原則、實踐、制度(如規定檔案規則及程序的原因)，對原始資料與其補充資料之間關系的了解。檔案知識不同于主修學科知識或素質，或對原始資料的理解和分析能力。檔案知識能力包括三個方面：1)檔案理論、實踐和工作流程方面的知識。2)當結構松散問題和錯誤的方案成為慣性時，檔案利用者應具備減少問題的不確定性和模糊性的能力。3)具備學習知識的能力。
介紹：什么是檔案研究中的專業利用知識?
長期以來，我們對檔案利用者的研究始終集中在研究者的滿意度、行為以及對原始材料的利用上。但是，檔案工作者從未對一個檔案利用專家的特征進行過定義。本文試圖建立檔案利用專家的模式，與檔案利用教育相結合，為原始資料的研究提供信息。我們認為，要想有效地利用原始資料，需要具備三個方面的知識。主修學科知識和基本知識這兩個方面已經在別的地方談過，現在我們要談的是第三個方面：對檔案知識的了解。主修學科是對所要研究的課題的了解，如歷史保護、杰克索尼的政治，或法律。基本知識指“批評、分析的實踐能力，以及將文章想象為實物或將實物想象為文字的學習能力”。這是一種理解文件、評估文件證據價值的能力。檔案知識能力指檔案利用者對檔案原則、實踐、制度(如制定檔案規則及程序的原因)，如何制定研究方案，以及對原始材料及其補充資料之間關系的理解。我們的論題是將利用者的檔案知識能力與他的主修學科知識區分開來。更進一步來講，我們認為檔案知識能力與利用者基本知識、或解釋、分析原始材料的能力也是不同的。在與主修學科知識以及基本知識相聯系的同時，檔案知識能力還特指對原始資料所在環境的了解，如對檔案館的了解。
研究者除了潛在地具備主修學科知識，以及在本學科領域中或通過特別機構(如家譜學會)接受過解釋原始資料方面的培訓之外，應在檔案工作者的幫助下獲得相應的檔案知識，幫助他們解決這方面的困惑。很長時間以來，檔案知識能力的培訓在利用者培訓或更廣義地說，在原始資料的信息學教育方面都是嶄新的。或許是網上提供信息的結果，在線教育為檔案工作者認真審視檔案利用者教育的細節提供了機會。本文旨在開始彌補這一空白，它引發了有關在檔案館和原始材料范圍內，構成利用專家的因素的討論。
這一調查所要研究的問題是：是否有什么特征可以將檔案及原始材料利用的新手與利用專家區分開來?通過對28人的采訪，識別出了一些影響檔案利用者研究檔案與文件、發現有用的文件收集、穿梭于原始資料與其他文件之間，并能夠幫助利用者制定一系列利用原始資料和文件的戰略的因素。本文討論了檔案知識能力的最顯著的三個方面：1)檔案理論、實踐和工作流程方面的知識；2)當結構松散問題和錯誤的方案成為慣性時，檔案利用者應具備減少問題的不確定性和模糊性的能力；3)學習知識的技巧，或理解檔案文件、活動、過程與實物或文件排列順序之間的關系的能力。在這三個方面當中，有一些非常特殊的知識和技巧需要特別注意，希望能夠引起有關檔案利用者教育方面的反思。
我們的調查顯示，一個利用者如果要想成為檔案文件利用專家，就有必要了解一些基本的概念知識和檔案管理、整理和著錄、查詢等整個框架。這與協助利用者到某一具體的檔案館研究一個特別的課題的檔案利用者教育模式形成對比。鑒于目前因特網的發展及日益增多的檔案數據(如日常信息、作品、數據化文件集)直接在線提供，中間很少或不經過人工處理，因此有必要重新考慮檔案利用者教育模式。本文的目的之一就是要引發檔案界的討論，思考有關檔案利用者教育的目的和適當內容，以及檔案工作者認為作為一名原始資料的檔案利用專家所必須具備的特征。因此，在本文的結尾，作者對檔案利用者教育問題提出了一些建議。
知識回顧
進行這項調查也需要三個方面的知識。第一，關于專家的文獻可以幫助作者識別并運用成為專家所應具備的主要特征。第二，圖書和信息學文獻也提供了大量的理論、案例調查和信息學的評估文章，這些知識過去一直用于制作目錄指南。第三，我們一直爭論的構成檔案文獻的許多特征。因此這篇在關于檔案利用、檔案利用者、利用者調查和利用者教育的文章是由上述提及的檔案學的三個方面組成：檔案理論、實踐和工作流程方面的知識；當結構松散問題和錯誤的方案成為慣性時，檔案利用者應具備減少問題的不確定性和模糊性的能力；學習知識的技巧。如果不考慮到檔案利用者的教育問題，那么對檔案利用者專業的討論就會不充分。雖然有關利用者教育方面的文獻數量不多，但也為檔案學的發展提供了線索。
有關專家方面的研究
有關專家方面的研究是很多的，研究涉及理論、認知和哲學方面，以及如何成為各個專業和活動的專家。羅伯特·格拉瑟和邁克里納·奇確定了鑒定專家的幾個特征：1)專家在本領域中處于優勝地位；2)專家能夠從較深的層面發現并指出本領域的問題；3)專家有很強的自我監督的能力。以上三點每一點都很重要，在本次調查中，我們試圖將這幾點應用于檔案專家的研究過程中去。
正如簡介中提到的，我們認為原始材料的利用專家應該具有兩個方面的專業知識：1)他們所要研究的領域的知識；2)檔案領域的理論、實踐和工作流程方面的知識。還未有文獻中提及需要對其他領域再進行研究，來總結這方面的理論和技巧。查理斯·考爾是唯一討論過主修專業與原始資料關系的研究者。他通過對歷史學家的研究發現，“收集人名”的方法是使博士生從一名新手成為本領域的專家的重要手段，即識別并追蹤與研究課題有關的人員和組織名稱。因為這一方法可以形成有效的信息檢索，并幫助新手們練習快速瀏覽大量信息的能力。另外，考爾認為“收集人名”的方法模仿了或酷似一種專家的特有能力——識別方式。
專家發現并擺出問題的能力可以從許多方面表現出來，主要依賴于他所研究的領域。在檔案知識方面，發現并擺出一個問題可以通過制定研究措施，舉出研究問題，結合檔案目錄或其補充資料進行實際研究。杰姆斯·F·羅斯及T·A·鮑斯特分析了物理學家、文職官員及政治科學家的專業知識水平，發現他們都預先確定了指導研究過程的研究框架。這證明找到研究起步的地方和了解如何進行研究的有關知識可以有助于解決問題。從考爾的發現中，我們可以斷定，為了減少未知環境的不確定性，專家都預先制定一個研究戰略。
在專家學的論著中討論了將表述與實物結合起來的能力。在放射專家的文獻中，對這一能力的討論是非常重要的內容。在一次調查中發現，放射專家既具有抽象的解剖學知識，又具有比住院醫生更具體地確定病灶位置的能力。我們希望檔案利用專家能夠通過利用檔案著錄和其他有關資料想象并挑選出需要的原始資料。S·祖伯稱這種能力為“智能技巧”，這種技巧結合了抽象力、清晰的推理能力和一步步的論證，以理解檔案著錄的內容。
最后，專家學的文章中引證了自我監督和知識的自我局限為專家學的主要因素，因為專家的注意力通常要集中到高層問題和一些抽象的問題上。新人在知識水平上有很多空白，另外還處在對規則的學習過程中。“新的領航員、學習語言的人、棋手或司機，一旦遵循了規則，他的表現就會停滯、僵化和平庸……。而對于專家，則不諳規則，他或她的表現會靈活、流暢，富有成效。在檔案方面，我們可以根據這一特征，測試出利用者對各種規則、規定的反應，以及他們將各種檔案規則或利用系統的變化與他們的研究戰略與活動相結合的情況。
信息學：圖書和信息科學文獻方面
在圖書館行業里，其知識性與利用者教育方式隨著曾描述該活動的術語變化而變化。20世紀初，曾使用“圖書館介紹”來形容圖書館教育方式。這一詞反映了這樣一種情況，即在協助利用者利用圖書館之前，有必要對圖書館進行一次實地參觀。接下來，使用了“圖書館教育”一詞，產生了協助圖書館利用者查詢圖書利用卡片，并了解某一個特定單位所使用的杜威十進制分類法或主題分類法。在19世紀70年代，又出現了“文獻目錄說明”，這表明教育方式已經從支持一名利用者利用一個圖書館轉向廣泛地應用搜索技巧在任何圖書館中進行查詢，對圖書館利用工具進行了更加全面的介紹。在19世紀90年代，教育重點再一次改變，“信息學”成為新的術語。這標志著圖書館利用者教育可以協助利用者通過任何媒體在任何地方查詢信息，使利用者無論處于圖書館內外，都加強了對信息的評估能力。
有關信息學及文獻目錄說明的圖書信息學文獻有很多。事實上《利用服務回顧》出版了有關這方面的一年回顧。其中文獻目錄說明部分以對課程、網上利用工具與說明進行案例調查為特色，調查對象為12歲的青少年、本科生、教師、公共圖書館的顧客及特殊圖書館的利用者等各類人員。近期出現了更多有關這些活動的評估信息。與這一主題的檔案文獻相比，有三點不同：第一，有大量有關目錄說明的任務、內容和設計的信息出版。第二，在大學及學院內，通過綜合的本科生教育，強化了目錄說明方面的教育。第三，檢驗目錄說明的理論基礎文獻雖然不是主要的，但還是有的，它強調了目錄說明方面教與學方面的設想。
有關檔案利用者的研究
有關檔案利用專家方面的文獻從三個方面深入探討了檔案知識的重要性：檔案理論、實踐和工作流程方面的知識；當結構松散問題和錯誤的方案成為慣性時，檔案利用者應具備減少問題不確定性和模糊性的能力；學習知識的技巧。雖然在很多時候，人們可能并不是確切地使用上述詞語，但無論是直接的還是間接的，針對檔案利用者的現行知識體系指的就是這些方面。有關檔案理論、實踐和工作流程方面的知識有很多內容，其中包括語言能力或理解檔案術語的能力，規則的內在化，對原始資料及其他相關資料的理解，對自己及其他人主修學科水平的了解。
利用者對與原始資料有關的語言(如“檔案”和“目錄檢索”)的理解尚未展開廣泛地討論。有一篇文章中講道，一名利用者發現研究人員們很難想象什么是檔案館，及為原始材料定義。這說明，幫助利用者理解術語是成功進行檔案研究的內容之一。同樣，對新的利用者來講，有關檔案查詢及對原始資料的利用規則也是不一般的，也會難倒他們。戴威·柏拉門針對檔案語言問題對利用者進行了調查發現，36％的問題是有關檔案利用程序及利用服務方面的。這證明檔案規則的重要性，以及研究者需要花費大量時間，學習檔案規則，以期對原始材料及其相關資料進行更高層地分析。了解自己和其他人知識的局限性是學習檔案利用知識非常重要的一步，因為它可以反映一個人的判斷能力和分析能力。W·達夫和凱瑟琳·A·強森有關歷史學家和家譜研究專家的調查顯示，他們都具有同一類的自我監督的能力。另一方面，檔案利用專家不能被幻想成為“不朽的、學識淵博的、必不可少的利用咨詢檔案員”。
在對原始資料的查詢過程中，對問題及其答案的不確定性和模糊都會使查詢過程困難重重，雖然查詢本身是一個邏輯步驟，可以減少兩方面的問題。許多時候，利用者并不肯定其所要查詢的文件是否存在。查詢的過程成為一個排除的過程，以找出哪份文件確實存在。雖然安·古登將有關查詢方面的知識視為檔案利用者教育的重要內容，但我們對檔案工作者或利用者在查詢過程中的行為所暗含的判斷性還知之甚少。如果沒有類似于以下問題的發生，檔案的查詢過程就會變得比較有趣。比如，保羅·康威發現，許多人僅僅是想當然地認為他所要查詢的文件應該在國家檔案館，就徑直來到了國家檔案館。更有甚者，有關多種信息檢索系統的調查研究竟然集中在一些使原始資料的查詢變成一個非常困難的過程的因素上。
通過利用者與利用咨詢檔案員之間的溝通，也可以減少不確定性及模糊性。從檔案工作者的角度來看，從利用者處誘發正確的信息，這對于滿足利用者的信息需求是非常重要的。從利用者的角度，提出恰當的問題則是有效利用檔案的關鍵。很長時間以來，利用咨詢中的溝通己成為檔案及圖書文獻討論的一個重要部分，但是，僅從利用咨詢檔案員的角度反映了這方面的問題。最近，海倫·R·蒂鮑討論了在電子時代這些概念的應用及發展。下面將要討論利用者對利用溝通方面的觀點以及他們在篩選信息中所起到的作用，與利用咨詢檔案員的觀點是完全不同的。
雖然沒有明確使用“知識技能”這個詞，馬麗·喬·保爾和理查德·里陀卻將“知識技能”看做是一名好的利用咨詢檔案員必備的重要特征。里陀在有關檔案工作者利用工作戰略的論述中強調了來源方法，和將主題與來源聯系在一起的能力。對于檔案利用者來說，知識技能也是非常重要的。利用者所要進行的最重要的工作就是將原始資料的描述與實物聯系起來。無數的課題研究證明利用者在遇到檢索目錄，MARC文件和在線檢索目錄時，他們是如何失敗的，例如他們弄不明白檢索目錄。促成這種聯系、減少不確定性的方法之一是進行利用前的準備工作。當檔案工作者們為這些沒有做準備的利用者們惋惜的時候，康威發現了沒有做好準備與缺少利用國家檔案館的經驗之間的關系。這對利用者教育及有關專家行為范圍的研究有更大的啟迪。
與圖書和信息學的文獻相比，檔案利用者教育方面的書相對不多。令人驚訝的是，檔案工作者之間對彼此檔案課程的內容知之甚少。真是到了分享有關檔案利用教育的不同方法的時候了。古登女士引用了她的一位聯系人的話，她說：“我在大學的時候接受了形成關鍵的思考技巧的指導，但幾乎沒有受到任何本專業以外的研究技巧方面的訓練。”這說明了主題知識(歷史)與檔案知識(檔案學)訓練的差別。古登接著強調，事實上有很多正在利用著原始資料的人，他們從沒有接受過如何在這個領域內進行研究的正規訓練。她明確指出，開展這方面的訓練是檔案工作者的責任。自1992年古登的文章發表以來，檔案利用教育或許已在擴展，但有關檔案利用者教育的討論仍然在一片沉寂之中。
除了檔案工作者，教育家及心理學家們出版了許多在教育背景下利用原始資料的案例調查及研究。在教育文獻中，對原始資料的利用是編教學著作、題綱或確定證據的方法之一。最有意思的是認知心理學的文獻，它描述了關于如何利用原始資料去開發重要的思維技巧的實驗。馬可·C·羅賓首先將這一研究引進檔案學文獻中。然而，無論是教育學還是心理學文獻，都將重點放在通過預先挑選或準備大量的原始資料上，來獲得專業知識。這項研究與基本知識有關。我們發現，我們所界定的原始資料的利用知識或信息學知識區別于基本的知識和技巧，前者是利用原始資料所需的更廣泛的知識概念與技巧。雖然基礎知識是原始資料信息學的重要內容，但要成為真正的檔案利用專家，所需要的知識與技巧遠遠超過了基本知識所涵蓋的范圍。本文所提到的檔案文獻與許多檔案知識概念有關，如語言、查詢、咨詢等；在應用于檔案利用者時，檔案工作者還從未對這些概念進行過認真研究。此次試驗將嘗試著從28名社會科學領域的利用者的角度，提出對這些概念的看法。
方法論
本次試驗的采訪時間是從2001年5月至12月，采訪對象是28名曾利用過原始資料的個人。采訪對象是通過發放宣傳單及打廣告的招募來的，分別來自密歇根大學各部、學術研究中心和檔案館，采訪形式是口頭訪問。采訪采用半固定式方式。每個采訪對象都需回答一套相同的核心問題，但還需回答其他不同的問題，來證實和闡述剛才的陳述。一般來說，每個采訪需持續一小時。本文的兩名作者都參加了采訪過程。
如果回顧一下這些實驗對象是如何招募的，你便不會感到奇怪，這些實驗對象代表了很廣泛的原始資料利用者。出于工作原因，有些被采訪對象曾進行過檔案利用(如記者、建筑的歷史保護)，或者由于一些偶然的原因(如查閱家譜、地方史)；然而大數人都是在社會科學的不同領域進行學術研究。受試者在種族方面也各不相同，21人來自高加索地區，3名美國黑人，3名西班牙裔美國人，1名亞洲人。性別方面數量相同，14男14女。
具有利用檔案館的經驗并不等于就是檔案利用專家，但這是了解實驗對象的重要方面。有關訪問檔案館的次數，以及在檔案館內進行課題研究的數量兩個問題成為作者了解實驗對象擁有利用檔案經驗的可靠數據。雖然這些從利用者中抽選出來的實驗對象都居住在密歇根州的安阿伯或附近，但讀者不要認為本文集中于密歇根大學的原始資料利用者。這些實驗對象先后利用過115個不同的存儲原始資料的單位，但這并不能解釋成為115個不同的正規的檔案機構。實驗對象中還包括有些利用過仍保存于私人及文件產生機構手中的原始資料。“進行過”一詞既包括了那些確實訪問過檔案館的情況，又包括與檔案館工作人員通過電話、信件、電子郵件進行交流的情況。平均每人訪問過4.1個正規檔案館。這個數字顯示出的檔案館利用經驗高于實際情況。最恰當地理解這些實驗對象的利用經驗是使用參觀正規檔案館資料的中間數，即2。利用經驗還可以從每個實驗對象進行過的課題研究項目的數量來衡量。每個實驗對象平均進行過2.8個項目的課題研究，取其中間數約為2。研究課題從傳記調查到有關社會活動發展等更廣泛的問題。另外，利用對象們使用過不同的媒介，包括紙質檔案館、照片及建筑圖紙。使用中間數字更能代表實驗對象的利用經驗，這是因為一名被訪者的流動性很強，他曾訪問過20多個檔案館，在美國及西歐檔案館進行過多個項目的課題研究。
訪問的內容都被打印下來，并輸入到一個名叫Atlas．ti的應用軟件中進行質量分析。Arias．ti軟件不僅能為數據編碼，還在編碼之間建立聯系，使人們以多種方式對數據進行檢索。Atlas．ti軟件能夠通過數據集辨別主題和模式。接著，作者可以對數據進行分析和編碼。在確定編碼的協調性的過程中，軟件自身還將多次檢測兩個編碼之間的可靠性。實際的編碼計劃來源于兩個渠道：上述討論的文獻專業知識中關鍵特征的確定，以及被采訪者自身。編碼過程是重復的。有些最初的編碼或者被刪除，或者被拆分至更大的分類中，一些其他的編碼概念還會隨時出現在這些數據中。在數據分析的過程中，還會在編碼之間建立起聯系，我們隨后將在查詢—章中進行討論。
（陳慧涵摘自《外國檔案工作動態》 翻譯：李文棟）
