發(fā)現(xiàn)、討論
在編碼的過(guò)程中，三個(gè)方面的檔案知識(shí)在所有檔案利用專家的知識(shí)中顯得最為突出：1)檔案理論、實(shí)踐和工作流程方面的知識(shí)；2)具備減少問(wèn)題的不確定性和模糊性的能力(如分析結(jié)構(gòu)松散的問(wèn)題，找出解決方案)；3)具備學(xué)習(xí)知識(shí)的能力。下面我們將結(jié)合檔案利用專家和利用新手的特征對(duì)以上三方面知識(shí)分別進(jìn)行分析。
檔案理論、實(shí)踐和工作流程方面的知識(shí)
任何專家在本學(xué)科領(lǐng)域中都是很突出的。他們的許多共性對(duì)于學(xué)習(xí)檔案理論、實(shí)踐和工作流程都是非常重要的。在調(diào)查中，三個(gè)最顯著的特征是：語(yǔ)言能力和對(duì)檔案概念的理解能力；對(duì)規(guī)則的解釋能力；評(píng)估自己與利用檔案員的知識(shí)水平的能力。以上三個(gè)特征包含了廣泛的知識(shí)和技巧，這些知識(shí)和技巧非常適用于有效地工作于檔案館和其他存儲(chǔ)檔案的機(jī)構(gòu)。
語(yǔ)言的利用
正確使用檔案術(shù)語(yǔ)的能力是主修知識(shí)水平的一個(gè)重要表現(xiàn)，因?yàn)檫@一能力不僅標(biāo)志著語(yǔ)言的國(guó)際化，同時(shí)也包括語(yǔ)言本身所暗含的概念和意義。了解檔案術(shù)語(yǔ)便于各種信息資源的使用，如查詢目錄、指南和檔案網(wǎng)站。另外，良好的語(yǔ)言能力也便于研究者與利用檔案員更好地溝通。最后，語(yǔ)言能力也有利于研究者區(qū)分圖書館和檔案館在利用工具及其信息資源方面的不同之處。
利用術(shù)語(yǔ)以及利用工具的識(shí)別是檔案研究的重要內(nèi)容。查詢目錄是非常普遍、非常基本的工具。然而，“查詢目錄”一詞及其功能對(duì)許多受訪者來(lái)講，仍然不是普遍了解的。查詢目錄常用的術(shù)語(yǔ)包括：“指南”、“查詢指南”、“目錄集”、“目錄裝訂冊(cè)”、“裝訂集”。這些詞都非常重要，因?yàn)樽罱臏y(cè)試表明，受訪者所使用的專門詞匯和描述范圍從物理性描述到功能性描述。研究發(fā)現(xiàn)，利用新手對(duì)利用工具的描述多是物理性描述，而更專業(yè)一些的研究者則能夠確認(rèn)利用工具的功能性。從下列對(duì)話中可以了解到，利用新手完全不清楚、或者模糊地知道利用工具及其用途：
采訪人：你在檔案館研究這個(gè)項(xiàng)目時(shí)，有沒(méi)有看到任何查詢目錄?
受訪者：你得告訴我什么是查詢目錄?
采訪人：他們是一些指南，你可以從中了解到從文章題目到更詳細(xì)的著錄。
受訪者：我不太知道這個(gè)東西。沒(méi)有人告訴過(guò)我有這個(gè)東西。是你們自己做的嗎?
隨著利用者所具備的專家知識(shí)的提高，研究者表達(dá)利用目的以及理解查詢目錄的內(nèi)容的能力也日漸成熟。一名受訪者指出：“如果我的回憶正確的話，有一些紙制的匯集，匯集內(nèi)有不同的主題，描述了匯集中的內(nèi)容。”這就和利用新手形成對(duì)手，利用新手根本不明白他們看到的東西。這一點(diǎn)從一名婦女對(duì)她所看到的利用卡片的回憶中可以得到證實(shí)：“你必須走到那兒，去查詢他們的卡片目錄。我確信我根本沒(méi)有查看到我需要查看的目錄的一半兒，因?yàn)槟愀揪筒恢涝摬槟男┛ㄆ！?br> 這些敘述說(shuō)明，隨著檔案利用體系的整體發(fā)展，利用者日益發(fā)現(xiàn)他們不僅需要了解查詢目錄，而且還應(yīng)了解相互關(guān)聯(lián)的、復(fù)雜的利用工具組合，利用者要想理解一系列的檔案館表達(dá)方式，則還需要具有其他方面的專家知識(shí)，因此利用者們?cè)谂Φ乩斫膺@個(gè)層次的內(nèi)容。下面是引用一位采訪對(duì)象的原話，說(shuō)明了利用者在做出這種努力時(shí)的情形：
“是的，是花費(fèi)了一會(huì)兒時(shí)間，它太復(fù)雜了，關(guān)于東西在哪?如何歸檔的或沒(méi)有歸檔?有時(shí)這些都是和直覺(jué)相反的……我完全不明白它是如何整理的。”
“……我以前用過(guò)的幾乎都是查詢目錄……，要想使用他們的系統(tǒng)是一件非常困難的事。你必須要去查找一份索引，但又都沒(méi)有有關(guān)索引的清單。你只好去找一名檔案工作者，請(qǐng)他告訴你大概從哪一列索引開(kāi)始查起，然后查到另外一列，又查到另一列，最后找到你要找的那捆信件。如果你前面都沒(méi)出現(xiàn)錯(cuò)誤的話，你才可以算出哪個(gè)信件是你確實(shí)要讀的……”。
在更高一層的理解水平上，一些采訪對(duì)象能夠批評(píng)查詢目錄，并對(duì)目錄的內(nèi)容、疏漏提出意見(jiàn)和改進(jìn)建議。這說(shuō)明除了語(yǔ)言的積累以外，還要具有把利用工具概念化、概括化，以及將查詢目錄與證據(jù)確認(rèn)聯(lián)系起來(lái)的能力。通常研究者總希望能夠在查詢目錄中找到更明確或更具體的信息。但是隨著知識(shí)的積累，研究者就會(huì)深入分析查詢目錄的發(fā)展過(guò)程。一名采訪對(duì)象對(duì)查詢目錄的利用提出了具體的修改意見(jiàn)，如吸取以前利用過(guò)查詢目錄的研究者的意見(jiàn)。但接著他又說(shuō)明了這種做法的弊病：“另一個(gè)問(wèn)題是，歷史學(xué)家對(duì)利用查詢目錄提出了建議，但歷史學(xué)家所提的建議是根據(jù)他或她所研究的問(wèn)題而得出的結(jié)論。”
國(guó)際法則
檔案館對(duì)檔案的利用有非常明確的規(guī)則。在討論檔案館與圖書館的區(qū)別時(shí)，采訪對(duì)象多次對(duì)這些法規(guī)提出意見(jiàn)。這些建議非常有趣，因?yàn)殡m然圖書館也很難回避這些制度，但多數(shù)檔案館老客戶已經(jīng)被同化了，他們將這些規(guī)定認(rèn)同為圖書館的一部分，是理所當(dāng)然的。這使得檔案規(guī)則顯得更加突出，特別是由于檔案規(guī)則存在更多的靈活性。了解或知道這些規(guī)則只是認(rèn)識(shí)這一領(lǐng)域的基礎(chǔ)部分。正如研究者說(shuō)的，只有理解了為什么要這樣規(guī)定，才能形成對(duì)檔案知識(shí)的深入了解。
“檔案館里有許多不成文的規(guī)定。不能將大衣放在那兒，不能將背包放在那兒。你只能使用鉛筆或諸如此類。而且，你知道，當(dāng)你走進(jìn)一個(gè)象圖書館，但卻沒(méi)有書的地方，感覺(jué)太奇怪了。你知道，一個(gè)人走過(guò)來(lái)，然后再把你要的東西取來(lái)。”
另一名研究者清晰地講述了學(xué)習(xí)檔案法規(guī)時(shí)的情景：
“要用鉛筆。在您取走案卷的地方作上標(biāo)記。手持照片時(shí)應(yīng)戴上手套。你知道，這些都是必須學(xué)習(xí)的。有些檔案工作者喜歡反復(fù)強(qiáng)調(diào)這些知識(shí)的重要性，以確保你沒(méi)有做錯(cuò)。這是件好事。因?yàn)樽鳛闄n案工作者，他們既要保護(hù)這些文件，又要將這些知識(shí)與人們共享。”
習(xí)慣一些規(guī)則比習(xí)慣于一種文化更難。因?yàn)檫@直接影響到了研究能力，經(jīng)常打亂了長(zhǎng)期建立的研究方法和途徑。檔案法規(guī)需要你去建立新的研究計(jì)劃，而略去了你的瀏覽能力，而在使用圖書館和因特網(wǎng)時(shí)，瀏覽是一個(gè)非常重要的方法。
“……不能自己找書，而是要通過(guò)查詢什么東西，然后還要將這個(gè)東西馬上放回到架子上……我的意思是說(shuō)，這種方法使你無(wú)法在瀏覽架子的過(guò)程中，無(wú)意發(fā)現(xiàn)這書很象你正尋找或正想要的東西的可能性；“喔，這個(gè)看起來(lái)很有趣。”或你很快地翻閱幾本書，“喔，是的，這根本不是我要的，可以馬上放回去了。”
規(guī)則的積累是非常重要的，也是檔案知識(shí)中比較令人疑惑的一部分。只有將這些規(guī)則看作是背景知識(shí)中的一部分，才有可能成為檔案專家。當(dāng)還是新的規(guī)則時(shí)，你的注意力就會(huì)集中在規(guī)則上，而不是考慮研究的問(wèn)題。然而當(dāng)這些規(guī)則成為定式時(shí)，研究者可以將注意力轉(zhuǎn)向更高層的認(rèn)知方面的研究，對(duì)原始資料的研究便被擺在了突出位置。一旦學(xué)會(huì)了，研究者就可以將更多的精力轉(zhuǎn)向課題研究，去開(kāi)發(fā)更具體的檔案研究戰(zhàn)略。
知識(shí)的了解：無(wú)所不知的錯(cuò)覺(jué)
有關(guān)檔案理論、實(shí)踐和程序知識(shí)的最后一個(gè)方面是了解自己在檔案知識(shí)方面的極限，以及其他人(特別是檔案利用員)知識(shí)的極限。獲得檔案專業(yè)知識(shí)的研究者都清楚自己的知識(shí)極限及(或)檔案利用員的極限。正確地評(píng)估自己和檔案工作者的知識(shí)水平對(duì)于精確地確定現(xiàn)有的限度，以及確立工作計(jì)劃是至關(guān)重要的。幾名受訪對(duì)象都述說(shuō)了他們的困惑，并經(jīng)常提到他們被檔案研究的經(jīng)歷“征服”了。而更多的專業(yè)利用者則顯示出了對(duì)自身知識(shí)水平的了解：
“我需要與圖書館員談，我需要依靠他人，因?yàn)槲蚁惹霸谶@里的研究并不是很順利，我對(duì)能夠在這里研究，以及了解如何進(jìn)行研究感到自豪。”
能夠發(fā)現(xiàn)缺乏這方面的知識(shí)，并針對(duì)這一信息需求開(kāi)展行動(dòng)，說(shuō)明研究者已經(jīng)能夠利用檔案系統(tǒng)，使之滿足他們的信息需求。
馬麗·杰·鮑爾指出，研究者通常認(rèn)定檔案工作者為館藏方面的專家。從這次研究的結(jié)果來(lái)看，采訪對(duì)象對(duì)此的態(tài)度是很復(fù)雜的。雖然多數(shù)采訪對(duì)象指出，他們都依賴于檔案利用員，對(duì)他們的能力是非常有信心的，但很少有人認(rèn)為檔案利用員是無(wú)所不知的，正如一名采訪對(duì)象所說(shuō)：
“我并不只是說(shuō)出問(wèn)題：‘噢，我想找……’。我從不想信息會(huì)在哪里?因?yàn)闄n案員處理大量的收藏和主題，他們不會(huì)知道每一件事情。你需要通過(guò)幫助他們，來(lái)幫助自己。”
即使研究者不認(rèn)為利用檔案員是事事都了解的，但他或她仍然極大程度地依賴于他們。
“依我的經(jīng)驗(yàn)，圖書館員和檔案員都是知識(shí)豐富的。我想，如果他們不是知識(shí)豐富，如果他們只是業(yè)余工作的學(xué)生，并不具有很深的內(nèi)含，就會(huì)阻礙你進(jìn)行課題研究，這一點(diǎn)是很關(guān)鍵的。”
同時(shí)，受訪者也指出了檔案員的知識(shí)缺陷。
“我必須承認(rèn)，當(dāng)我坐在檔案館內(nèi)，聽(tīng)到利用咨詢檔案員與新的利用者的對(duì)話……有時(shí)我特想跳起來(lái)說(shuō)：“不是，你應(yīng)該在這兒找；”但隨后又想，“這不關(guān)我事。”而且我不想指導(dǎo)檔案員如何去做。但是或許他們沒(méi)能給出研究者需要的信息。部分檔案員在某一領(lǐng)域中知識(shí)豐富。我的意思是說(shuō)他們希望并盡力幫助研究者，他們都是好人。”
在采訪中，有一個(gè)出入意料的發(fā)現(xiàn)，正如利用者過(guò)高地估計(jì)了檔案員的知識(shí)水平一樣，檔案員也同樣錯(cuò)誤地估計(jì)了利用者的知識(shí)水平。這種過(guò)高的估計(jì)會(huì)阻礙研究過(guò)程。一些采訪者對(duì)這一現(xiàn)象進(jìn)行了評(píng)價(jià)，其中一名采訪者恰當(dāng)?shù)卣f(shuō)出了描述了這一現(xiàn)象：
“…當(dāng)你處于利用咨詢檔案員的位置時(shí)，您會(huì)想象利用者懂得更多的東西，實(shí)際上不是這樣。檔案員們并沒(méi)有真正將利用者作為對(duì)檔案館一無(wú)所知的人來(lái)進(jìn)行交談，有時(shí)我感覺(jué)那些利用者沒(méi)有找到他們本可以找到的東西，就離開(kāi)檔案館了。”
一名受訪者談出了當(dāng)利用咨詢檔案員高估了他在檔案方面的知識(shí)后，他本人的感覺(jué)：
“我檢索了系統(tǒng)，在卡片上寫下了調(diào)閱號(hào)。接著一位女士說(shuō)：‘你必須說(shuō)明你要的是哪個(gè)盒子，因?yàn)槔锩嬗?個(gè)盒子。”于是我說(shuō)，‘好吧，我也不知道是在哪個(gè)盒子里，我猜想我需要從第一個(gè)找起。’接著她就會(huì)說(shuō)，‘那兒有查詢目錄，你先查查吧。’”
對(duì)于檔案員和利用者來(lái)說(shuō)，在評(píng)估檔案知識(shí)水平方面是個(gè)雙方都普通存在的問(wèn)題。特別是對(duì)于檔案員來(lái)說(shuō)，要調(diào)整對(duì)利用者的利用咨詢幫助，以提高研究者的檔案知識(shí)水平是很不易的；但是相反，如果你不做出及時(shí)的調(diào)整，就會(huì)使研究者留下一次很糟糕的檔案館經(jīng)歷。一名受訪者形容了如何向利用咨詢檔案員說(shuō)明自己的知識(shí)水平，因此就此幫助利用咨詢檔案員回答研究者的問(wèn)題。
“有不同的問(wèn)問(wèn)題的形式，有一些我不愿去問(wèn)，如“還有有關(guān)這個(gè)人的其他材料嗎?你知道這里還有哪些線索、案卷我忘記去查了?”那都是最差的問(wèn)法。但是我不怕問(wèn)這類的問(wèn)題：‘看，這個(gè)人曾在州司法部工作，我找不到他的照片。在19世紀(jì)80年代的時(shí)候，州司法部肯定有一個(gè)照片的。’接著我就會(huì)聽(tīng)到一些關(guān)于文件的介紹。現(xiàn)在我不怕問(wèn)這類問(wèn)題了。”
有關(guān)研究者必須學(xué)習(xí)如何與檔案員溝通已經(jīng)不是新的發(fā)現(xiàn)了。芭芭拉·C·奧巴克還發(fā)現(xiàn)利用者們都是小心冀冀地與檔案員們接觸，事實(shí)上，一名利用者認(rèn)為：“成功研究的關(guān)鍵是如何使檔案工作者幫助你。”
減少檔案館內(nèi)的不確定性及模糊性：處理結(jié)構(gòu)松散的問(wèn)題和錯(cuò)誤的結(jié)論多數(shù)檔案查詢單都表現(xiàn)出結(jié)構(gòu)松散的問(wèn)題。結(jié)構(gòu)松散顯示在“當(dāng)問(wèn)題被輸入問(wèn)題解決系統(tǒng)中的時(shí)候，有一個(gè)或多個(gè)特征的價(jià)值未被確定。”在檔案館里，這些事情確有發(fā)生，因?yàn)樽C據(jù)的存在與否經(jīng)常是未知的，檢索系統(tǒng)又是非常復(fù)雜的，而且(或者)許多證據(jù)需要翻譯，并且證據(jù)本身或許就是含糊不清的。由于機(jī)構(gòu)結(jié)構(gòu)、文件保管的實(shí)際情況、存放的文件和稿件以及利用工具都不盡相同，所以各個(gè)庫(kù)房針對(duì)具體查詢要求的查詢方法都會(huì)不同。例如：查找不同大學(xué)女子體育運(yùn)動(dòng)的起源就需要使用不同的利用工具，并主要根據(jù)大學(xué)以及對(duì)證據(jù)類型的考慮來(lái)查找不同的文件系列(如校董事會(huì)會(huì)議記錄、運(yùn)動(dòng)辦公室的項(xiàng)目計(jì)劃、預(yù)算，以及與女子學(xué)院院長(zhǎng)的聯(lián)系函)。在這個(gè)檔案館內(nèi)所查出的證據(jù)可能從來(lái)源和形式上完全不同于從另一所大學(xué)檔案館中查出的證據(jù)，更有甚者，由于信息來(lái)源被許多人翻譯或再翻譯過(guò)，致使許多查詢要求得到的是錯(cuò)誤的結(jié)論。
荷伯特·塞門認(rèn)為，檔案利用專家的部門工作便是將這些結(jié)構(gòu)錯(cuò)誤的問(wèn)題重新進(jìn)行調(diào)整。有很多次，檔案利用專家在進(jìn)行原始資料的研究時(shí)，開(kāi)發(fā)出了減少模糊性和不確定性的數(shù)量的技巧。我們主要從兩個(gè)方面減少模糊性和不確定性。首先，認(rèn)定一名研究者制定研究技巧的能力，以此衡量他或她調(diào)整那些結(jié)構(gòu)錯(cuò)誤的問(wèn)題的能力。其次，研究提問(wèn)技巧或提出正確問(wèn)題的技巧，以減少不確定性。
在查詢過(guò)程中便可以調(diào)整結(jié)構(gòu)錯(cuò)誤的問(wèn)題。因?yàn)樵诓樵冞^(guò)程中，你可以識(shí)別或排除相關(guān)的原始材料。一位受訪者形容在檔案查詢過(guò)程中自始至終都不清楚：
“因特網(wǎng)查詢……總有一種感覺(jué)……你如何確定你已查到所有你需要的材料了呢?……也許檔案員只是簡(jiǎn)單地領(lǐng)你查詢了部分材料，你還錯(cuò)過(guò)了許多與主題有關(guān)的材料。這就是我記憶中的感覺(jué)……一直到最后我明白了，你永遠(yuǎn)都會(huì)有這種感覺(jué)的。”
另外一名研究者在檔案研究過(guò)程中對(duì)不確定性及模糊性感到灰心：
“你知道，檔案館的問(wèn)題在于，你走到卡片目錄處查閱，你認(rèn)為你已查閱了所有的目錄，實(shí)際上你沒(méi)有。你甚至還沒(méi)查到表面，因?yàn)樗麄冇泻芏啻娣判畔⒌牡胤剑业囊馑际钦f(shuō)，你根本就不知道還有更多的信息，所以你就無(wú)法詢問(wèn)。”
更多的研究專家將檔案館知識(shí)看作是他們的研究技巧的一部分。他們能夠?qū)⒀芯繂?wèn)題與研究環(huán)境聯(lián)系起來(lái)。一名檔案研究專家通過(guò)向自己提出一系列的問(wèn)題，從而說(shuō)明了他的研究技巧：
“我問(wèn)自己，‘誰(shuí)還會(huì)有興趣知道并掌握這一信息?’我盡可能擴(kuò)寬自己的思維，你知道，如果我生活在1973年，并且我在查找有關(guān)運(yùn)輸系統(tǒng)的問(wèn)題，我為什么關(guān)心或?yàn)槭裁床魂P(guān)心這個(gè)材料呢?它是如何上下聯(lián)系的，我如何將它歸檔呢?因?yàn)樗瓷先ナ怯嘘P(guān)經(jīng)濟(jì)問(wèn)題的，如果我將它及其相關(guān)材料歸到經(jīng)濟(jì)發(fā)展方面的文件中。它或許可以歸地區(qū)失業(yè)問(wèn)題中，因?yàn)檫\(yùn)輸業(yè)顯然是失業(yè)問(wèn)題最突出的一個(gè)行業(yè)。它也可以歸在政府規(guī)則下面等，會(huì)有許多人對(duì)此感興趣。因此在我查詢它時(shí)，我必須思考誰(shuí)會(huì)掌握我要查詢的這條信息?或者誰(shuí)會(huì)與這條信息最有關(guān)系?因?yàn)樵诓榭床樵兡夸洉r(shí)，你或許會(huì)找到一個(gè)案卷，案卷中或許有一頁(yè)他們從別人手中得到的信件，這封信可能與本案卷的主題完全無(wú)關(guān)。”
另一名檔案利用專家首先了解所研究機(jī)構(gòu)的職能和體制，然后制定研究策略。
“對(duì)我而言，你無(wú)法從查詢目錄上得到的最重要的東西是……我稱之為機(jī)械逆轉(zhuǎn)設(shè)置……當(dāng)你發(fā)現(xiàn)在你查閱的文件中注明那份僅有的文件曾抄送給幾個(gè)人時(shí)，韋伯機(jī)械逆轉(zhuǎn)設(shè)置就出現(xiàn)了……如果你無(wú)法查閱到其中的一份拷貝，你可以試著去查找另一份。”
讀者或許會(huì)發(fā)現(xiàn)，后兩名研究者都在進(jìn)行功能分析，依靠來(lái)源原則組織他們的研究工作。但是，當(dāng)他們被問(wèn)到是否知道“來(lái)源”這一術(shù)語(yǔ)時(shí)，他們沒(méi)有一個(gè)人能夠從檔案的角度很好地定義這個(gè)詞，雖然他們對(duì)這個(gè)詞已經(jīng)很熟悉了。
正如前面所提到的，一名研究新手將研究過(guò)程歸納為“糊涂的開(kāi)始和糊涂的結(jié)束”。更多的利用專家通過(guò)確定一個(gè)主要線索，即找到一個(gè)已經(jīng)證實(shí)的文件線索，引導(dǎo)研究者查找其他信息，并以此作為研究過(guò)程的開(kāi)始。
“所以我能夠去瀏覽所有的報(bào)紙，我可以去查不同的盒子。接著我可以看不同的收藏。我就是這樣研究財(cái)經(jīng)檔案的。”
進(jìn)入檔案館并找到研究開(kāi)始的地方是非常重要的。正是通過(guò)這種方式，研究者建立起了一些控制研究環(huán)境的能力，不再依賴于利用檔案員了。因此，這就給了研究者一個(gè)機(jī)會(huì)，使他們有了安全的港灣(或是已知的地方)，他們可以從這里開(kāi)始研究，逐步了解利用工具和文件收藏單位的規(guī)則，以自己的方式去查詢檔案。關(guān)于這個(gè)開(kāi)始的地方的重要性的描寫如下：
“他們繼續(xù)說(shuō)，‘嗯，例如，我知道在檔案館里有一個(gè)目錄收集。’當(dāng)你來(lái)到檔案館時(shí)，你會(huì)徑直走向那個(gè)目錄收集。它可以幫助你找到一個(gè)開(kāi)始的地方。我想里面總有什么線索把你帶進(jìn)去。我曾這樣做過(guò)幾次，“我不知道里面有什么，但我只是從一個(gè)地方開(kāi)始，以期了解情況……這個(gè)檔案館的程序是什么等。”
下文講述了在參觀檔案館前進(jìn)行準(zhǔn)備工作的重要性，但是事先了解從哪里開(kāi)始研究是減少不確定性的重要方法。本次調(diào)查的受訪者利用不同的資源確定起始點(diǎn)：同事、引用、過(guò)去利用文件的經(jīng)驗(yàn)、與利用檔案員商討或在到達(dá)檔案館前，運(yùn)用電子郵件與檔案員進(jìn)行聯(lián)系。除了確定開(kāi)始研究的地方，受訪者還運(yùn)用以上方法來(lái)熟悉文件收藏單位的特別規(guī)定和程序。
提出問(wèn)題
提出正確的問(wèn)題是得到恰當(dāng)答案的關(guān)鍵。盡管有的研究者在與朋友聊天時(shí)談到：“我真不知道有些人是如何學(xué)來(lái)的……他們好象天生就會(huì)……他們非常擅長(zhǎng)與檔案員對(duì)話，并擅于利用文件。”但是在檔案館或?qū)n案員提出正確問(wèn)題的能力并非與生俱來(lái)的。正如前面所述，有無(wú)數(shù)的條款建議利用檔案員在與利用者進(jìn)行面談時(shí)，如何磋商問(wèn)題。研究者也一樣需要練習(xí)向檔案員提問(wèn)及何時(shí)提問(wèn)。缺少了這種技巧，以一位受訪的話說(shuō)：“在你第一次進(jìn)入檔案館時(shí)，你會(huì)有一點(diǎn)疑惑，你會(huì)不知應(yīng)該去問(wèn)什么，去哪里找?”
另外一名還不是檔案利用專家的受訪者也回憶說(shuō)，他很晚才了解到恰當(dāng)?shù)膯?wèn)題對(duì)減少不確定性以及指導(dǎo)研究的價(jià)值。他非常后悔，因?yàn)樗?dāng)時(shí)不擅于問(wèn)問(wèn)題：
“我是那種經(jīng)常單獨(dú)出行，不愛(ài)主動(dòng)問(wèn)任何問(wèn)題或了解情況的人。我想如果我那樣做，或許是在浪費(fèi)時(shí)間。我想我或許已經(jīng)浪費(fèi)了很多時(shí)間，因?yàn)槲覜](méi)有向站在面前的人去詢問(wèn)。我得說(shuō)，如果你有什么問(wèn)題，徑直去尋求幫助。如果你這樣做了，你或許節(jié)省了后面的時(shí)間。……因此我想，如果你遇到了困難，應(yīng)該去請(qǐng)教在檔案館或圖書館的工作人員。”
另一名受訪也認(rèn)為需要預(yù)先準(zhǔn)備問(wèn)題，清楚地表達(dá)自己的知識(shí)水平，甚至也可能是調(diào)查方向：
“除非我知道檔案館里有什么，文件收藏里包括什么內(nèi)容，或者我已經(jīng)事先做了必要的知識(shí)準(zhǔn)備，否則我就不知道如何向利用檔案員提問(wèn)。我不想使用“看門人”這個(gè)詞，但那個(gè)我必須要通過(guò)的人就象是“看門人”，而且假如我說(shuō)：“嗯，你們這兒有什么?有什么東西能令我感興趣?”這似乎是在浪費(fèi)時(shí)間，還不如說(shuō)：“能麻煩您幫我找一下這個(gè)嗎?”
一位研究者著重強(qiáng)調(diào)了提問(wèn)題的敏感性和評(píng)估利用檔案員的知識(shí)水平的能力的重要性：
“我想當(dāng)利用檔案員不明白我的話時(shí)，我能夠感覺(jué)的到，我曾經(jīng)學(xué)習(xí)過(guò)如何引導(dǎo)利用檔案員理解我的意圖。例如，在剛剛進(jìn)入到檔案館時(shí)，利用檔案員并不理解我說(shuō)的意思。但是當(dāng)我談到之前關(guān)于此事與他的老板互通的幾封電子郵件，以及更詳細(xì)地介紹我研究的主題之后，他就能更多、更準(zhǔn)確地為我提供幫助了。我想，很明顯，我比他(指利用檔案員)更多地了解機(jī)構(gòu)的歷史，因?yàn)槲易隽藴?zhǔn)備。”(1號(hào)受訪者)
柏門有關(guān)利用者語(yǔ)言表達(dá)方面的文章并沒(méi)有真正從利用者的角度談?wù)撎岢鰡?wèn)題的重要性，一名受訪者認(rèn)真思考了他的提問(wèn)綱略以及表達(dá)方式：
“我想，如果我從簡(jiǎn)單介紹我研究的背景開(kāi)始，介紹我已經(jīng)查詢過(guò)哪里以及我到這個(gè)檔案館的目的，那么希望利用檔案員們可以跟上‘這列思考的火車’。接著利用檔案員就可以從一個(gè)點(diǎn)切入，建議我做哪些改動(dòng)等。這樣工作效率就會(huì)提高。”
雖然研究者非常想從檔案員們那里得到他們想要的答案，但是正如1號(hào)受訪者所述，當(dāng)他們能夠發(fā)現(xiàn)利用員沒(méi)能理解他們的意思時(shí)，他們就會(huì)調(diào)整他們的策略。
知識(shí)技巧
知識(shí)技巧包括理解文件、活動(dòng)以及過(guò)程的表述能力。這些技巧對(duì)于設(shè)計(jì)解決問(wèn)題的整體框架是非常重要的，而建立解決問(wèn)題的整體框架又是專家知識(shí)的重要方面。在采訪過(guò)程中，受訪者的談話體現(xiàn)了知識(shí)技巧的幾個(gè)方面。其中一個(gè)突出的特點(diǎn)是建立整體研究計(jì)劃的能力，以識(shí)別并利用原始資料。在此期間，研究者必須建立必要的聯(lián)系，及培養(yǎng)進(jìn)行這種必要的聯(lián)系的能力。這些特征在兩種行為中得以體現(xiàn)：將準(zhǔn)備工作作為規(guī)劃研究過(guò)程的方法之一，了解如何通過(guò)查詢目錄找到需要的原始資料。
準(zhǔn)備工作
準(zhǔn)備工作是知識(shí)技巧的一個(gè)方面，而先行進(jìn)行計(jì)劃是研究戰(zhàn)略的象征，因?yàn)檠芯繎?zhàn)略的建立主要依賴于提前建立起原始資料利用的框架。正如前面討論的，專家在進(jìn)入一個(gè)檔案館或手稿庫(kù)房之前都清楚地了解應(yīng)該從哪兒開(kāi)始。而新手就不能進(jìn)行這種聯(lián)系，經(jīng)常在來(lái)到檔案館前未進(jìn)行任何準(zhǔn)備工作，缺少一個(gè)制定好的戰(zhàn)略計(jì)劃和任何有關(guān)檔案館的知識(shí)。在下列例子中，一名利用新手出于對(duì)她家的一幅感興趣而來(lái)到了檔案館，但馬上就陷于困惑之中。
“當(dāng)我到了那里，我看了看四周，心里盤算：‘好了，現(xiàn)在我該做什么?’接著我問(wèn)了一些人，他們說(shuō)：‘嗯，我們確定幫不了您，您需要去翻看那些卡片目錄，看看有沒(méi)有可能找到一條線索。如果這條線索不錯(cuò)，我們就去將文件取來(lái)。’于是我苦苦地查了兩個(gè)多小時(shí)，但是什么也沒(méi)有查到。事實(shí)上我根本無(wú)法找到任何東西，那里的東西太多了。”
在第二個(gè)例子中，一位稍有些經(jīng)驗(yàn)的家譜利用者來(lái)到了檔案館，他以前查過(guò)法規(guī)，但是他這次沒(méi)有做任何研究計(jì)劃。然而，這位利用者鍥而不舍，幾天之后，他終于構(gòu)思出了一個(gè)研究計(jì)劃。
“我想這些材料的組織是存在一定規(guī)律的。在這些柜子開(kāi)始的地方有各個(gè)城市的電話薄，年代從19世紀(jì)早期開(kāi)始。這樣你就能查到相應(yīng)的人口普查年的地址……于是他們先幫你取出電話簿的縮微膠片，接著就查到了有關(guān)人口普查的信息。接著或許可以查到國(guó)籍或船運(yùn)記錄。文件都是按照年代順序排列的。對(duì)于那些卡片，一旦我了解了它的順序，我就都明白了。但是一開(kāi)始的時(shí)候，這些／順序并不特別明顯。”
一名受訪者慢慢認(rèn)識(shí)到了缺乏基礎(chǔ)的準(zhǔn)備工作(了解檔案館規(guī)則)與有效地制定研究戰(zhàn)略之間的關(guān)系。
“我無(wú)法做許多準(zhǔn)備工作，因?yàn)槲也恢缿?yīng)該去準(zhǔn)備什么。如果我早知道需要花多少時(shí)間，或這里某些地方的程序，我應(yīng)多申請(qǐng)幾天。我明知道我的研究不夠充分，因?yàn)槲业臅r(shí)間不夠，但是他們沒(méi)準(zhǔn)備，不能讓我多留一天。”
另一方面，下列話證明，致電給利用檔案員、查看檔案館的網(wǎng)站以及閱讀二手資料都是重要的準(zhǔn)備活動(dòng)：
“首先我想應(yīng)該給檔案館的工作人員打電話，簡(jiǎn)要地詢問(wèn)我可在網(wǎng)上的哪些地方查詢，檔案館里有什么。接著，當(dāng)我總結(jié)出他們有什么館藏時(shí)……一旦我去檔案館后，哪些資料會(huì)對(duì)我有用。當(dāng)我到了檔案館之后，我向利用檔案員詢問(wèn)不同類的館藏的內(nèi)容是什么。只是訪問(wèn)了兩個(gè)檔案館后，我就體會(huì)出不同的檔案員的辦事方式是不同的。……因此我必須注意這個(gè)問(wèn)題，并問(wèn)他們：‘那么你們這里是如何做的?我如何才能了解這些呢?”
“在我去檔案館之前，計(jì)劃之一是看這個(gè)檔案館內(nèi)是否有我想要的東西。并且我還發(fā)現(xiàn)，在因特網(wǎng)上我可以查找查詢目錄，這樣我參觀檔案館的計(jì)劃就變得更加具有實(shí)效了。因?yàn)閺奶岢霾榭次募盗谢蚝凶拥侥銓?shí)際拿到這些之間還有一段等待的時(shí)間。等我到了檔案館，首先是尋求檔案員或保管員的幫助，但許多次我都發(fā)現(xiàn)，如果討論所有我可能查詢的方向，我們的談話就很難有什么收獲。所以我更傾向于獨(dú)立工作，也許這不是最好的方法，但是這是我最近最常用的辦法。當(dāng)我有了更具體的問(wèn)題時(shí)，檔案員們的幫助就會(huì)是非常有用的。我喜歡先搞清狀況。我曾試著在沒(méi)有詢問(wèn)這個(gè)檔案館的情況及館藏的情況下，先行查看排在架子上的查詢目錄，結(jié)果一點(diǎn)線索都沒(méi)有查到。我曾去過(guò)6個(gè)或7個(gè)檔案館，每個(gè)檔案館整理材料的方法都不一樣。”
對(duì)表達(dá)方式的了解
了解查詢目錄與原始材料之間關(guān)系的實(shí)質(zhì)是成為利用專家的重要方面。對(duì)于利用新手來(lái)說(shuō)，他們都缺乏確認(rèn)這種關(guān)系的能力。下面是一個(gè)采訪片斷，一位利用者為尋找她家房屋照片而因惑于一張利用卡片，從而說(shuō)明了這個(gè)問(wèn)題：
“我需要一個(gè)人幫助我了解我所查看的東西……我特別想親自看那些照片，因?yàn)槟遣拍艽_認(rèn)，因此我才能知道我接近目標(biāo)了。但是因?yàn)槟憧吹氖且粡埧ㄆ阋粡垙埖夭椋@個(gè)可能是，這張不是。’對(duì)于是否決定要讓檔案員們?nèi)?lái)，驗(yàn)證我理解的這張卡片就是我想要的那張照片，我感覺(jué)很為難。我很清楚，當(dāng)我讀什么東西的時(shí)候，除非我親眼看到了，否則我無(wú)法將兩者進(jìn)行聯(lián)系。”
具有更多檔案知識(shí)的利用者就能夠在查詢目錄與原始資料之間進(jìn)行聯(lián)系，有時(shí)他們有意識(shí)地將上述兩者進(jìn)行聯(lián)系，以了解檔案館的表現(xiàn)方式(著錄)。
“其中一項(xiàng)任務(wù)是將查詢目錄與檔案里的內(nèi)容進(jìn)行對(duì)比，以了解查詢目錄的情況。所以我搜索了一個(gè)收藏，一個(gè)小的收藏，查看了所有的盒子，對(duì)盒子里面的內(nèi)容有了一定的感覺(jué)，并將實(shí)際內(nèi)容與查詢目錄進(jìn)行對(duì)比。”
能夠區(qū)分查詢目錄及其與實(shí)際文件之間的關(guān)系的差別，這是另外一級(jí)專家應(yīng)具備的能力。
“我使用查詢目錄最多的是在檔案館。我想大多數(shù)查詢目錄是在網(wǎng)上，然后我到了檔案館，看見(jiàn)查詢目錄都被放在一個(gè)書架上，每一本都有這么大。看到先前在網(wǎng)上看到的東西確確實(shí)實(shí)地在我面前，看看它們到底有多大，確實(shí)是很有幫助。但是當(dāng)你實(shí)際打開(kāi)它時(shí)，我當(dāng)然是利用查詢目錄中的內(nèi)容幫助我過(guò)濾實(shí)際的文件收藏。”
當(dāng)一名利用者意識(shí)到查詢目錄與原始資料之間的關(guān)系不起作用時(shí)，能夠建立起另外的方法來(lái)彌補(bǔ)這種關(guān)系，這便是具備了更高層的檔案利用專家知識(shí)。具備了建立替代辦法的能力說(shuō)明利用者了解檔案系統(tǒng)，以及查詢目錄與原始資料之間的關(guān)系。在下列例子中，這名利用者意識(shí)到查詢目錄非常概括，他需要?jiǎng)e人為她提供更好的利用手段，否則他便需要長(zhǎng)時(shí)間地胡亂翻不必要的盒子。
“當(dāng)我看到有關(guān)州政府組織結(jié)構(gòu)的收藏時(shí)，發(fā)現(xiàn)它太大了，而且有點(diǎn)兒亂，直到我慢慢熟悉了，我才看明白查詢目錄的結(jié)構(gòu)。同時(shí)我發(fā)現(xiàn)查詢目錄實(shí)在太粗糙了，指給了我一系列盒子，大約一百多個(gè)盒子，而不是具體哪幾個(gè)盒子。基本上我要找的是……聽(tīng)說(shuō)是一些手稿，這些內(nèi)容都存在1973年、1974年?yáng)|北部的州政府檔案里。于是我找到這些盒子的唯一辦法是與負(fù)責(zé)的檔案工作者談，他將我?guī)С隼檬遥綆讉€(gè)架子前，說(shuō)：‘這些盒子是州政府的檔案，大約是這15個(gè)盒子。”
由于查詢方式的增多，利用者通過(guò)文件的表達(dá)方式而想見(jiàn)出收藏品的能力便變得更加重要了。因?yàn)獒槍?duì)同一個(gè)文件全宗或收藏，利用者可能遇到多種不同的網(wǎng)上表達(dá)方式。例如，在密歇根大學(xué)，針對(duì)同一個(gè)原始資料的收藏，利用者可以潛意識(shí)地穿過(guò)官方圖書館門徑和國(guó)會(huì)圖書館，通過(guò)OCLC和RLIN系統(tǒng)以及地方數(shù)據(jù)圖書館，在兩個(gè)不同的顆粒水平(包括MARC文件和EAD)上利用五種不同的表達(dá)形式。利用者如何處理這些越來(lái)越復(fù)雜的、重疊的檔案系統(tǒng)尚未可知，但這種檔案系統(tǒng)將越來(lái)越成為未來(lái)檔案知識(shí)的重要部分。
檔案利用者教育啟示
“我想我在公共圖書館的經(jīng)歷是很多在那里工作的人們常見(jiàn)的情況，我想他們認(rèn)為幫助我們走出困惑是他們的責(zé)任……在公共圖書館里，他們的工作真是非常有用的。無(wú)論是在哪個(gè)檔案館，那里大多數(shù)人似乎完全知道如何做每一件事，他們就在那里，他們幫助那些常來(lái)的利用者拿出他們查詢的東西，你知道可能是縮微膠片或任何他們需要的東西，這似乎已經(jīng)成為一種文化。但是他們看上去似乎不會(huì)去教你如何利用檔案。你應(yīng)該已經(jīng)知道如何利用檔案。你理解我的意思嗎?所以當(dāng)你走進(jìn)檔案館時(shí)，似乎你就應(yīng)該具備利用檔案的知識(shí)。”
許多例子表明，檔案利用者教育仍被看成是檔案宣傳。當(dāng)檔案工作者制定檔案利用者教育計(jì)劃時(shí)，他們需要考慮這一術(shù)語(yǔ)內(nèi)在的意義。甚至在制定原始資料信息知識(shí)計(jì)劃，以幫助利用者了解檔案知識(shí)時(shí)，檔案工作者需要對(duì)計(jì)劃的內(nèi)容進(jìn)行定義。不再只針對(duì)“如何在這里進(jìn)行利用”，而是對(duì)檔案館和檢索戰(zhàn)略進(jìn)行更概念性的介紹，或許可以為利用者提供更多的檔案利用知識(shí)，訓(xùn)練出更多的知識(shí)技巧來(lái)應(yīng)對(duì)多種形式的檔案館，更好地識(shí)別原始資料。
本次調(diào)查說(shuō)明，原始資料信息學(xué)應(yīng)從一站式檔案宣傳課轉(zhuǎn)變向更寬泛、更深層的范圍。專家知識(shí)不可能通過(guò)一節(jié)課獲得。檔案利用專家知識(shí)需要時(shí)間來(lái)傳授，需要一個(gè)傳授的過(guò)程，甚至只有那種長(zhǎng)期的、反復(fù)利用的原始資料利用者才能獲得。幾名多次利用一個(gè)檔案館的受訪者指出，他們沒(méi)能跟上現(xiàn)在的發(fā)展，現(xiàn)在已和常規(guī)教給他們的知識(shí)不同了，特別是現(xiàn)在提供利用的幾種網(wǎng)上查詢方式。“我想過(guò)了一會(huì)兒，他們就認(rèn)為我已經(jīng)知道了或者我應(yīng)該知道了，或者除非我忘記了，否則我就應(yīng)該早就知道。”
除了傳授地方檔案館的知識(shí)，檔案利用者需要擴(kuò)大范圍，教授檔案詞匯及其內(nèi)在含義，包括一些高級(jí)檔案概念，如“來(lái)源和職能分析”。制定檢索戰(zhàn)略以減少確定性，以及使用模擬一數(shù)據(jù)利用工具，都是檔案學(xué)應(yīng)該教授的重要內(nèi)容。最后，利用者還需理解原始資料的表達(dá)關(guān)系。一名受訪者提到：
“其他歷史學(xué)的同行們……在大學(xué)里，我們?cè)唤虝?huì)如何制做利用卡片，以及如何使用這些卡片。但是他們根本沒(méi)教過(guò)查詢工具。這種知識(shí)在學(xué)校、在歷史學(xué)院都是從沒(méi)教過(guò)的。”
總 結(jié)
建立原始資料的信息學(xué)是一項(xiàng)非常困難的工作。或許是因?yàn)樗N不同的專家知識(shí)：主修學(xué)科知識(shí)，基本知識(shí)和對(duì)檔案知識(shí)的了解。而檔案工作者顯然不可能在上述三個(gè)方面都提供幫助。然而，檔案工作者可以從檔案知識(shí)的各個(gè)方面開(kāi)展檔案利用者教育。本文檢驗(yàn)了檔案知識(shí)的三個(gè)方面：檔案常識(shí)、減少不確定性及模糊性的檔案知識(shí)和戰(zhàn)略，知識(shí)技巧，并討論了在檔案研究中上述每一項(xiàng)與利用者知識(shí)之間的關(guān)系。在檔案知識(shí)的這三個(gè)方面里，我們還識(shí)別了一些專家知識(shí)特征。當(dāng)然，我們絕不是說(shuō)上述三個(gè)方面是檔案知識(shí)構(gòu)成的唯一方面；也絕不是說(shuō)與這些方面相關(guān)聯(lián)的要素是唯一可能的專家特征。我們需要進(jìn)行更多的研究，來(lái)確認(rèn)其他的原始資料信息學(xué)課程的內(nèi)容。本文只是通過(guò)確認(rèn)一些在試驗(yàn)分析中比較突出的特征，嘗試性地對(duì)利用專家知識(shí)進(jìn)行定義：并提出建議，在利用新手中鼓勵(lì)開(kāi)展專家知識(shí)教育，以加強(qiáng)和擴(kuò)大檔案原始資料的利用專家知識(shí)的發(fā)展。
（陳慧涵摘自《外國(guó)檔案工作動(dòng)態(tài)》 翻譯：李文棟）
在編碼的過(guò)程中，三個(gè)方面的檔案知識(shí)在所有檔案利用專家的知識(shí)中顯得最為突出：1)檔案理論、實(shí)踐和工作流程方面的知識(shí)；2)具備減少問(wèn)題的不確定性和模糊性的能力(如分析結(jié)構(gòu)松散的問(wèn)題，找出解決方案)；3)具備學(xué)習(xí)知識(shí)的能力。下面我們將結(jié)合檔案利用專家和利用新手的特征對(duì)以上三方面知識(shí)分別進(jìn)行分析。
檔案理論、實(shí)踐和工作流程方面的知識(shí)
任何專家在本學(xué)科領(lǐng)域中都是很突出的。他們的許多共性對(duì)于學(xué)習(xí)檔案理論、實(shí)踐和工作流程都是非常重要的。在調(diào)查中，三個(gè)最顯著的特征是：語(yǔ)言能力和對(duì)檔案概念的理解能力；對(duì)規(guī)則的解釋能力；評(píng)估自己與利用檔案員的知識(shí)水平的能力。以上三個(gè)特征包含了廣泛的知識(shí)和技巧，這些知識(shí)和技巧非常適用于有效地工作于檔案館和其他存儲(chǔ)檔案的機(jī)構(gòu)。
語(yǔ)言的利用
正確使用檔案術(shù)語(yǔ)的能力是主修知識(shí)水平的一個(gè)重要表現(xiàn)，因?yàn)檫@一能力不僅標(biāo)志著語(yǔ)言的國(guó)際化，同時(shí)也包括語(yǔ)言本身所暗含的概念和意義。了解檔案術(shù)語(yǔ)便于各種信息資源的使用，如查詢目錄、指南和檔案網(wǎng)站。另外，良好的語(yǔ)言能力也便于研究者與利用檔案員更好地溝通。最后，語(yǔ)言能力也有利于研究者區(qū)分圖書館和檔案館在利用工具及其信息資源方面的不同之處。
利用術(shù)語(yǔ)以及利用工具的識(shí)別是檔案研究的重要內(nèi)容。查詢目錄是非常普遍、非常基本的工具。然而，“查詢目錄”一詞及其功能對(duì)許多受訪者來(lái)講，仍然不是普遍了解的。查詢目錄常用的術(shù)語(yǔ)包括：“指南”、“查詢指南”、“目錄集”、“目錄裝訂冊(cè)”、“裝訂集”。這些詞都非常重要，因?yàn)樽罱臏y(cè)試表明，受訪者所使用的專門詞匯和描述范圍從物理性描述到功能性描述。研究發(fā)現(xiàn)，利用新手對(duì)利用工具的描述多是物理性描述，而更專業(yè)一些的研究者則能夠確認(rèn)利用工具的功能性。從下列對(duì)話中可以了解到，利用新手完全不清楚、或者模糊地知道利用工具及其用途：
采訪人：你在檔案館研究這個(gè)項(xiàng)目時(shí)，有沒(méi)有看到任何查詢目錄?
受訪者：你得告訴我什么是查詢目錄?
采訪人：他們是一些指南，你可以從中了解到從文章題目到更詳細(xì)的著錄。
受訪者：我不太知道這個(gè)東西。沒(méi)有人告訴過(guò)我有這個(gè)東西。是你們自己做的嗎?
隨著利用者所具備的專家知識(shí)的提高，研究者表達(dá)利用目的以及理解查詢目錄的內(nèi)容的能力也日漸成熟。一名受訪者指出：“如果我的回憶正確的話，有一些紙制的匯集，匯集內(nèi)有不同的主題，描述了匯集中的內(nèi)容。”這就和利用新手形成對(duì)手，利用新手根本不明白他們看到的東西。這一點(diǎn)從一名婦女對(duì)她所看到的利用卡片的回憶中可以得到證實(shí)：“你必須走到那兒，去查詢他們的卡片目錄。我確信我根本沒(méi)有查看到我需要查看的目錄的一半兒，因?yàn)槟愀揪筒恢涝摬槟男┛ㄆ！?br> 這些敘述說(shuō)明，隨著檔案利用體系的整體發(fā)展，利用者日益發(fā)現(xiàn)他們不僅需要了解查詢目錄，而且還應(yīng)了解相互關(guān)聯(lián)的、復(fù)雜的利用工具組合，利用者要想理解一系列的檔案館表達(dá)方式，則還需要具有其他方面的專家知識(shí)，因此利用者們?cè)谂Φ乩斫膺@個(gè)層次的內(nèi)容。下面是引用一位采訪對(duì)象的原話，說(shuō)明了利用者在做出這種努力時(shí)的情形：
“是的，是花費(fèi)了一會(huì)兒時(shí)間，它太復(fù)雜了，關(guān)于東西在哪?如何歸檔的或沒(méi)有歸檔?有時(shí)這些都是和直覺(jué)相反的……我完全不明白它是如何整理的。”
“……我以前用過(guò)的幾乎都是查詢目錄……，要想使用他們的系統(tǒng)是一件非常困難的事。你必須要去查找一份索引，但又都沒(méi)有有關(guān)索引的清單。你只好去找一名檔案工作者，請(qǐng)他告訴你大概從哪一列索引開(kāi)始查起，然后查到另外一列，又查到另一列，最后找到你要找的那捆信件。如果你前面都沒(méi)出現(xiàn)錯(cuò)誤的話，你才可以算出哪個(gè)信件是你確實(shí)要讀的……”。
在更高一層的理解水平上，一些采訪對(duì)象能夠批評(píng)查詢目錄，并對(duì)目錄的內(nèi)容、疏漏提出意見(jiàn)和改進(jìn)建議。這說(shuō)明除了語(yǔ)言的積累以外，還要具有把利用工具概念化、概括化，以及將查詢目錄與證據(jù)確認(rèn)聯(lián)系起來(lái)的能力。通常研究者總希望能夠在查詢目錄中找到更明確或更具體的信息。但是隨著知識(shí)的積累，研究者就會(huì)深入分析查詢目錄的發(fā)展過(guò)程。一名采訪對(duì)象對(duì)查詢目錄的利用提出了具體的修改意見(jiàn)，如吸取以前利用過(guò)查詢目錄的研究者的意見(jiàn)。但接著他又說(shuō)明了這種做法的弊病：“另一個(gè)問(wèn)題是，歷史學(xué)家對(duì)利用查詢目錄提出了建議，但歷史學(xué)家所提的建議是根據(jù)他或她所研究的問(wèn)題而得出的結(jié)論。”
國(guó)際法則
檔案館對(duì)檔案的利用有非常明確的規(guī)則。在討論檔案館與圖書館的區(qū)別時(shí)，采訪對(duì)象多次對(duì)這些法規(guī)提出意見(jiàn)。這些建議非常有趣，因?yàn)殡m然圖書館也很難回避這些制度，但多數(shù)檔案館老客戶已經(jīng)被同化了，他們將這些規(guī)定認(rèn)同為圖書館的一部分，是理所當(dāng)然的。這使得檔案規(guī)則顯得更加突出，特別是由于檔案規(guī)則存在更多的靈活性。了解或知道這些規(guī)則只是認(rèn)識(shí)這一領(lǐng)域的基礎(chǔ)部分。正如研究者說(shuō)的，只有理解了為什么要這樣規(guī)定，才能形成對(duì)檔案知識(shí)的深入了解。
“檔案館里有許多不成文的規(guī)定。不能將大衣放在那兒，不能將背包放在那兒。你只能使用鉛筆或諸如此類。而且，你知道，當(dāng)你走進(jìn)一個(gè)象圖書館，但卻沒(méi)有書的地方，感覺(jué)太奇怪了。你知道，一個(gè)人走過(guò)來(lái)，然后再把你要的東西取來(lái)。”
另一名研究者清晰地講述了學(xué)習(xí)檔案法規(guī)時(shí)的情景：
“要用鉛筆。在您取走案卷的地方作上標(biāo)記。手持照片時(shí)應(yīng)戴上手套。你知道，這些都是必須學(xué)習(xí)的。有些檔案工作者喜歡反復(fù)強(qiáng)調(diào)這些知識(shí)的重要性，以確保你沒(méi)有做錯(cuò)。這是件好事。因?yàn)樽鳛闄n案工作者，他們既要保護(hù)這些文件，又要將這些知識(shí)與人們共享。”
習(xí)慣一些規(guī)則比習(xí)慣于一種文化更難。因?yàn)檫@直接影響到了研究能力，經(jīng)常打亂了長(zhǎng)期建立的研究方法和途徑。檔案法規(guī)需要你去建立新的研究計(jì)劃，而略去了你的瀏覽能力，而在使用圖書館和因特網(wǎng)時(shí)，瀏覽是一個(gè)非常重要的方法。
“……不能自己找書，而是要通過(guò)查詢什么東西，然后還要將這個(gè)東西馬上放回到架子上……我的意思是說(shuō)，這種方法使你無(wú)法在瀏覽架子的過(guò)程中，無(wú)意發(fā)現(xiàn)這書很象你正尋找或正想要的東西的可能性；“喔，這個(gè)看起來(lái)很有趣。”或你很快地翻閱幾本書，“喔，是的，這根本不是我要的，可以馬上放回去了。”
規(guī)則的積累是非常重要的，也是檔案知識(shí)中比較令人疑惑的一部分。只有將這些規(guī)則看作是背景知識(shí)中的一部分，才有可能成為檔案專家。當(dāng)還是新的規(guī)則時(shí)，你的注意力就會(huì)集中在規(guī)則上，而不是考慮研究的問(wèn)題。然而當(dāng)這些規(guī)則成為定式時(shí)，研究者可以將注意力轉(zhuǎn)向更高層的認(rèn)知方面的研究，對(duì)原始資料的研究便被擺在了突出位置。一旦學(xué)會(huì)了，研究者就可以將更多的精力轉(zhuǎn)向課題研究，去開(kāi)發(fā)更具體的檔案研究戰(zhàn)略。
知識(shí)的了解：無(wú)所不知的錯(cuò)覺(jué)
有關(guān)檔案理論、實(shí)踐和程序知識(shí)的最后一個(gè)方面是了解自己在檔案知識(shí)方面的極限，以及其他人(特別是檔案利用員)知識(shí)的極限。獲得檔案專業(yè)知識(shí)的研究者都清楚自己的知識(shí)極限及(或)檔案利用員的極限。正確地評(píng)估自己和檔案工作者的知識(shí)水平對(duì)于精確地確定現(xiàn)有的限度，以及確立工作計(jì)劃是至關(guān)重要的。幾名受訪對(duì)象都述說(shuō)了他們的困惑，并經(jīng)常提到他們被檔案研究的經(jīng)歷“征服”了。而更多的專業(yè)利用者則顯示出了對(duì)自身知識(shí)水平的了解：
“我需要與圖書館員談，我需要依靠他人，因?yàn)槲蚁惹霸谶@里的研究并不是很順利，我對(duì)能夠在這里研究，以及了解如何進(jìn)行研究感到自豪。”
能夠發(fā)現(xiàn)缺乏這方面的知識(shí)，并針對(duì)這一信息需求開(kāi)展行動(dòng)，說(shuō)明研究者已經(jīng)能夠利用檔案系統(tǒng)，使之滿足他們的信息需求。
馬麗·杰·鮑爾指出，研究者通常認(rèn)定檔案工作者為館藏方面的專家。從這次研究的結(jié)果來(lái)看，采訪對(duì)象對(duì)此的態(tài)度是很復(fù)雜的。雖然多數(shù)采訪對(duì)象指出，他們都依賴于檔案利用員，對(duì)他們的能力是非常有信心的，但很少有人認(rèn)為檔案利用員是無(wú)所不知的，正如一名采訪對(duì)象所說(shuō)：
“我并不只是說(shuō)出問(wèn)題：‘噢，我想找……’。我從不想信息會(huì)在哪里?因?yàn)闄n案員處理大量的收藏和主題，他們不會(huì)知道每一件事情。你需要通過(guò)幫助他們，來(lái)幫助自己。”
即使研究者不認(rèn)為利用檔案員是事事都了解的，但他或她仍然極大程度地依賴于他們。
“依我的經(jīng)驗(yàn)，圖書館員和檔案員都是知識(shí)豐富的。我想，如果他們不是知識(shí)豐富，如果他們只是業(yè)余工作的學(xué)生，并不具有很深的內(nèi)含，就會(huì)阻礙你進(jìn)行課題研究，這一點(diǎn)是很關(guān)鍵的。”
同時(shí)，受訪者也指出了檔案員的知識(shí)缺陷。
“我必須承認(rèn)，當(dāng)我坐在檔案館內(nèi)，聽(tīng)到利用咨詢檔案員與新的利用者的對(duì)話……有時(shí)我特想跳起來(lái)說(shuō)：“不是，你應(yīng)該在這兒找；”但隨后又想，“這不關(guān)我事。”而且我不想指導(dǎo)檔案員如何去做。但是或許他們沒(méi)能給出研究者需要的信息。部分檔案員在某一領(lǐng)域中知識(shí)豐富。我的意思是說(shuō)他們希望并盡力幫助研究者，他們都是好人。”
在采訪中，有一個(gè)出入意料的發(fā)現(xiàn)，正如利用者過(guò)高地估計(jì)了檔案員的知識(shí)水平一樣，檔案員也同樣錯(cuò)誤地估計(jì)了利用者的知識(shí)水平。這種過(guò)高的估計(jì)會(huì)阻礙研究過(guò)程。一些采訪者對(duì)這一現(xiàn)象進(jìn)行了評(píng)價(jià)，其中一名采訪者恰當(dāng)?shù)卣f(shuō)出了描述了這一現(xiàn)象：
“…當(dāng)你處于利用咨詢檔案員的位置時(shí)，您會(huì)想象利用者懂得更多的東西，實(shí)際上不是這樣。檔案員們并沒(méi)有真正將利用者作為對(duì)檔案館一無(wú)所知的人來(lái)進(jìn)行交談，有時(shí)我感覺(jué)那些利用者沒(méi)有找到他們本可以找到的東西，就離開(kāi)檔案館了。”
一名受訪者談出了當(dāng)利用咨詢檔案員高估了他在檔案方面的知識(shí)后，他本人的感覺(jué)：
“我檢索了系統(tǒng)，在卡片上寫下了調(diào)閱號(hào)。接著一位女士說(shuō)：‘你必須說(shuō)明你要的是哪個(gè)盒子，因?yàn)槔锩嬗?個(gè)盒子。”于是我說(shuō)，‘好吧，我也不知道是在哪個(gè)盒子里，我猜想我需要從第一個(gè)找起。’接著她就會(huì)說(shuō)，‘那兒有查詢目錄，你先查查吧。’”
對(duì)于檔案員和利用者來(lái)說(shuō)，在評(píng)估檔案知識(shí)水平方面是個(gè)雙方都普通存在的問(wèn)題。特別是對(duì)于檔案員來(lái)說(shuō)，要調(diào)整對(duì)利用者的利用咨詢幫助，以提高研究者的檔案知識(shí)水平是很不易的；但是相反，如果你不做出及時(shí)的調(diào)整，就會(huì)使研究者留下一次很糟糕的檔案館經(jīng)歷。一名受訪者形容了如何向利用咨詢檔案員說(shuō)明自己的知識(shí)水平，因此就此幫助利用咨詢檔案員回答研究者的問(wèn)題。
“有不同的問(wèn)問(wèn)題的形式，有一些我不愿去問(wèn)，如“還有有關(guān)這個(gè)人的其他材料嗎?你知道這里還有哪些線索、案卷我忘記去查了?”那都是最差的問(wèn)法。但是我不怕問(wèn)這類的問(wèn)題：‘看，這個(gè)人曾在州司法部工作，我找不到他的照片。在19世紀(jì)80年代的時(shí)候，州司法部肯定有一個(gè)照片的。’接著我就會(huì)聽(tīng)到一些關(guān)于文件的介紹。現(xiàn)在我不怕問(wèn)這類問(wèn)題了。”
有關(guān)研究者必須學(xué)習(xí)如何與檔案員溝通已經(jīng)不是新的發(fā)現(xiàn)了。芭芭拉·C·奧巴克還發(fā)現(xiàn)利用者們都是小心冀冀地與檔案員們接觸，事實(shí)上，一名利用者認(rèn)為：“成功研究的關(guān)鍵是如何使檔案工作者幫助你。”
減少檔案館內(nèi)的不確定性及模糊性：處理結(jié)構(gòu)松散的問(wèn)題和錯(cuò)誤的結(jié)論多數(shù)檔案查詢單都表現(xiàn)出結(jié)構(gòu)松散的問(wèn)題。結(jié)構(gòu)松散顯示在“當(dāng)問(wèn)題被輸入問(wèn)題解決系統(tǒng)中的時(shí)候，有一個(gè)或多個(gè)特征的價(jià)值未被確定。”在檔案館里，這些事情確有發(fā)生，因?yàn)樽C據(jù)的存在與否經(jīng)常是未知的，檢索系統(tǒng)又是非常復(fù)雜的，而且(或者)許多證據(jù)需要翻譯，并且證據(jù)本身或許就是含糊不清的。由于機(jī)構(gòu)結(jié)構(gòu)、文件保管的實(shí)際情況、存放的文件和稿件以及利用工具都不盡相同，所以各個(gè)庫(kù)房針對(duì)具體查詢要求的查詢方法都會(huì)不同。例如：查找不同大學(xué)女子體育運(yùn)動(dòng)的起源就需要使用不同的利用工具，并主要根據(jù)大學(xué)以及對(duì)證據(jù)類型的考慮來(lái)查找不同的文件系列(如校董事會(huì)會(huì)議記錄、運(yùn)動(dòng)辦公室的項(xiàng)目計(jì)劃、預(yù)算，以及與女子學(xué)院院長(zhǎng)的聯(lián)系函)。在這個(gè)檔案館內(nèi)所查出的證據(jù)可能從來(lái)源和形式上完全不同于從另一所大學(xué)檔案館中查出的證據(jù)，更有甚者，由于信息來(lái)源被許多人翻譯或再翻譯過(guò)，致使許多查詢要求得到的是錯(cuò)誤的結(jié)論。
荷伯特·塞門認(rèn)為，檔案利用專家的部門工作便是將這些結(jié)構(gòu)錯(cuò)誤的問(wèn)題重新進(jìn)行調(diào)整。有很多次，檔案利用專家在進(jìn)行原始資料的研究時(shí)，開(kāi)發(fā)出了減少模糊性和不確定性的數(shù)量的技巧。我們主要從兩個(gè)方面減少模糊性和不確定性。首先，認(rèn)定一名研究者制定研究技巧的能力，以此衡量他或她調(diào)整那些結(jié)構(gòu)錯(cuò)誤的問(wèn)題的能力。其次，研究提問(wèn)技巧或提出正確問(wèn)題的技巧，以減少不確定性。
在查詢過(guò)程中便可以調(diào)整結(jié)構(gòu)錯(cuò)誤的問(wèn)題。因?yàn)樵诓樵冞^(guò)程中，你可以識(shí)別或排除相關(guān)的原始材料。一位受訪者形容在檔案查詢過(guò)程中自始至終都不清楚：
“因特網(wǎng)查詢……總有一種感覺(jué)……你如何確定你已查到所有你需要的材料了呢?……也許檔案員只是簡(jiǎn)單地領(lǐng)你查詢了部分材料，你還錯(cuò)過(guò)了許多與主題有關(guān)的材料。這就是我記憶中的感覺(jué)……一直到最后我明白了，你永遠(yuǎn)都會(huì)有這種感覺(jué)的。”
另外一名研究者在檔案研究過(guò)程中對(duì)不確定性及模糊性感到灰心：
“你知道，檔案館的問(wèn)題在于，你走到卡片目錄處查閱，你認(rèn)為你已查閱了所有的目錄，實(shí)際上你沒(méi)有。你甚至還沒(méi)查到表面，因?yàn)樗麄冇泻芏啻娣判畔⒌牡胤剑业囊馑际钦f(shuō)，你根本就不知道還有更多的信息，所以你就無(wú)法詢問(wèn)。”
更多的研究專家將檔案館知識(shí)看作是他們的研究技巧的一部分。他們能夠?qū)⒀芯繂?wèn)題與研究環(huán)境聯(lián)系起來(lái)。一名檔案研究專家通過(guò)向自己提出一系列的問(wèn)題，從而說(shuō)明了他的研究技巧：
“我問(wèn)自己，‘誰(shuí)還會(huì)有興趣知道并掌握這一信息?’我盡可能擴(kuò)寬自己的思維，你知道，如果我生活在1973年，并且我在查找有關(guān)運(yùn)輸系統(tǒng)的問(wèn)題，我為什么關(guān)心或?yàn)槭裁床魂P(guān)心這個(gè)材料呢?它是如何上下聯(lián)系的，我如何將它歸檔呢?因?yàn)樗瓷先ナ怯嘘P(guān)經(jīng)濟(jì)問(wèn)題的，如果我將它及其相關(guān)材料歸到經(jīng)濟(jì)發(fā)展方面的文件中。它或許可以歸地區(qū)失業(yè)問(wèn)題中，因?yàn)檫\(yùn)輸業(yè)顯然是失業(yè)問(wèn)題最突出的一個(gè)行業(yè)。它也可以歸在政府規(guī)則下面等，會(huì)有許多人對(duì)此感興趣。因此在我查詢它時(shí)，我必須思考誰(shuí)會(huì)掌握我要查詢的這條信息?或者誰(shuí)會(huì)與這條信息最有關(guān)系?因?yàn)樵诓榭床樵兡夸洉r(shí)，你或許會(huì)找到一個(gè)案卷，案卷中或許有一頁(yè)他們從別人手中得到的信件，這封信可能與本案卷的主題完全無(wú)關(guān)。”
另一名檔案利用專家首先了解所研究機(jī)構(gòu)的職能和體制，然后制定研究策略。
“對(duì)我而言，你無(wú)法從查詢目錄上得到的最重要的東西是……我稱之為機(jī)械逆轉(zhuǎn)設(shè)置……當(dāng)你發(fā)現(xiàn)在你查閱的文件中注明那份僅有的文件曾抄送給幾個(gè)人時(shí)，韋伯機(jī)械逆轉(zhuǎn)設(shè)置就出現(xiàn)了……如果你無(wú)法查閱到其中的一份拷貝，你可以試著去查找另一份。”
讀者或許會(huì)發(fā)現(xiàn)，后兩名研究者都在進(jìn)行功能分析，依靠來(lái)源原則組織他們的研究工作。但是，當(dāng)他們被問(wèn)到是否知道“來(lái)源”這一術(shù)語(yǔ)時(shí)，他們沒(méi)有一個(gè)人能夠從檔案的角度很好地定義這個(gè)詞，雖然他們對(duì)這個(gè)詞已經(jīng)很熟悉了。
正如前面所提到的，一名研究新手將研究過(guò)程歸納為“糊涂的開(kāi)始和糊涂的結(jié)束”。更多的利用專家通過(guò)確定一個(gè)主要線索，即找到一個(gè)已經(jīng)證實(shí)的文件線索，引導(dǎo)研究者查找其他信息，并以此作為研究過(guò)程的開(kāi)始。
“所以我能夠去瀏覽所有的報(bào)紙，我可以去查不同的盒子。接著我可以看不同的收藏。我就是這樣研究財(cái)經(jīng)檔案的。”
進(jìn)入檔案館并找到研究開(kāi)始的地方是非常重要的。正是通過(guò)這種方式，研究者建立起了一些控制研究環(huán)境的能力，不再依賴于利用檔案員了。因此，這就給了研究者一個(gè)機(jī)會(huì)，使他們有了安全的港灣(或是已知的地方)，他們可以從這里開(kāi)始研究，逐步了解利用工具和文件收藏單位的規(guī)則，以自己的方式去查詢檔案。關(guān)于這個(gè)開(kāi)始的地方的重要性的描寫如下：
“他們繼續(xù)說(shuō)，‘嗯，例如，我知道在檔案館里有一個(gè)目錄收集。’當(dāng)你來(lái)到檔案館時(shí)，你會(huì)徑直走向那個(gè)目錄收集。它可以幫助你找到一個(gè)開(kāi)始的地方。我想里面總有什么線索把你帶進(jìn)去。我曾這樣做過(guò)幾次，“我不知道里面有什么，但我只是從一個(gè)地方開(kāi)始，以期了解情況……這個(gè)檔案館的程序是什么等。”
下文講述了在參觀檔案館前進(jìn)行準(zhǔn)備工作的重要性，但是事先了解從哪里開(kāi)始研究是減少不確定性的重要方法。本次調(diào)查的受訪者利用不同的資源確定起始點(diǎn)：同事、引用、過(guò)去利用文件的經(jīng)驗(yàn)、與利用檔案員商討或在到達(dá)檔案館前，運(yùn)用電子郵件與檔案員進(jìn)行聯(lián)系。除了確定開(kāi)始研究的地方，受訪者還運(yùn)用以上方法來(lái)熟悉文件收藏單位的特別規(guī)定和程序。
提出問(wèn)題
提出正確的問(wèn)題是得到恰當(dāng)答案的關(guān)鍵。盡管有的研究者在與朋友聊天時(shí)談到：“我真不知道有些人是如何學(xué)來(lái)的……他們好象天生就會(huì)……他們非常擅長(zhǎng)與檔案員對(duì)話，并擅于利用文件。”但是在檔案館或?qū)n案員提出正確問(wèn)題的能力并非與生俱來(lái)的。正如前面所述，有無(wú)數(shù)的條款建議利用檔案員在與利用者進(jìn)行面談時(shí)，如何磋商問(wèn)題。研究者也一樣需要練習(xí)向檔案員提問(wèn)及何時(shí)提問(wèn)。缺少了這種技巧，以一位受訪的話說(shuō)：“在你第一次進(jìn)入檔案館時(shí)，你會(huì)有一點(diǎn)疑惑，你會(huì)不知應(yīng)該去問(wèn)什么，去哪里找?”
另外一名還不是檔案利用專家的受訪者也回憶說(shuō)，他很晚才了解到恰當(dāng)?shù)膯?wèn)題對(duì)減少不確定性以及指導(dǎo)研究的價(jià)值。他非常后悔，因?yàn)樗?dāng)時(shí)不擅于問(wèn)問(wèn)題：
“我是那種經(jīng)常單獨(dú)出行，不愛(ài)主動(dòng)問(wèn)任何問(wèn)題或了解情況的人。我想如果我那樣做，或許是在浪費(fèi)時(shí)間。我想我或許已經(jīng)浪費(fèi)了很多時(shí)間，因?yàn)槲覜](méi)有向站在面前的人去詢問(wèn)。我得說(shuō)，如果你有什么問(wèn)題，徑直去尋求幫助。如果你這樣做了，你或許節(jié)省了后面的時(shí)間。……因此我想，如果你遇到了困難，應(yīng)該去請(qǐng)教在檔案館或圖書館的工作人員。”
另一名受訪也認(rèn)為需要預(yù)先準(zhǔn)備問(wèn)題，清楚地表達(dá)自己的知識(shí)水平，甚至也可能是調(diào)查方向：
“除非我知道檔案館里有什么，文件收藏里包括什么內(nèi)容，或者我已經(jīng)事先做了必要的知識(shí)準(zhǔn)備，否則我就不知道如何向利用檔案員提問(wèn)。我不想使用“看門人”這個(gè)詞，但那個(gè)我必須要通過(guò)的人就象是“看門人”，而且假如我說(shuō)：“嗯，你們這兒有什么?有什么東西能令我感興趣?”這似乎是在浪費(fèi)時(shí)間，還不如說(shuō)：“能麻煩您幫我找一下這個(gè)嗎?”
一位研究者著重強(qiáng)調(diào)了提問(wèn)題的敏感性和評(píng)估利用檔案員的知識(shí)水平的能力的重要性：
“我想當(dāng)利用檔案員不明白我的話時(shí)，我能夠感覺(jué)的到，我曾經(jīng)學(xué)習(xí)過(guò)如何引導(dǎo)利用檔案員理解我的意圖。例如，在剛剛進(jìn)入到檔案館時(shí)，利用檔案員并不理解我說(shuō)的意思。但是當(dāng)我談到之前關(guān)于此事與他的老板互通的幾封電子郵件，以及更詳細(xì)地介紹我研究的主題之后，他就能更多、更準(zhǔn)確地為我提供幫助了。我想，很明顯，我比他(指利用檔案員)更多地了解機(jī)構(gòu)的歷史，因?yàn)槲易隽藴?zhǔn)備。”(1號(hào)受訪者)
柏門有關(guān)利用者語(yǔ)言表達(dá)方面的文章并沒(méi)有真正從利用者的角度談?wù)撎岢鰡?wèn)題的重要性，一名受訪者認(rèn)真思考了他的提問(wèn)綱略以及表達(dá)方式：
“我想，如果我從簡(jiǎn)單介紹我研究的背景開(kāi)始，介紹我已經(jīng)查詢過(guò)哪里以及我到這個(gè)檔案館的目的，那么希望利用檔案員們可以跟上‘這列思考的火車’。接著利用檔案員就可以從一個(gè)點(diǎn)切入，建議我做哪些改動(dòng)等。這樣工作效率就會(huì)提高。”
雖然研究者非常想從檔案員們那里得到他們想要的答案，但是正如1號(hào)受訪者所述，當(dāng)他們能夠發(fā)現(xiàn)利用員沒(méi)能理解他們的意思時(shí)，他們就會(huì)調(diào)整他們的策略。
知識(shí)技巧
知識(shí)技巧包括理解文件、活動(dòng)以及過(guò)程的表述能力。這些技巧對(duì)于設(shè)計(jì)解決問(wèn)題的整體框架是非常重要的，而建立解決問(wèn)題的整體框架又是專家知識(shí)的重要方面。在采訪過(guò)程中，受訪者的談話體現(xiàn)了知識(shí)技巧的幾個(gè)方面。其中一個(gè)突出的特點(diǎn)是建立整體研究計(jì)劃的能力，以識(shí)別并利用原始資料。在此期間，研究者必須建立必要的聯(lián)系，及培養(yǎng)進(jìn)行這種必要的聯(lián)系的能力。這些特征在兩種行為中得以體現(xiàn)：將準(zhǔn)備工作作為規(guī)劃研究過(guò)程的方法之一，了解如何通過(guò)查詢目錄找到需要的原始資料。
準(zhǔn)備工作
準(zhǔn)備工作是知識(shí)技巧的一個(gè)方面，而先行進(jìn)行計(jì)劃是研究戰(zhàn)略的象征，因?yàn)檠芯繎?zhàn)略的建立主要依賴于提前建立起原始資料利用的框架。正如前面討論的，專家在進(jìn)入一個(gè)檔案館或手稿庫(kù)房之前都清楚地了解應(yīng)該從哪兒開(kāi)始。而新手就不能進(jìn)行這種聯(lián)系，經(jīng)常在來(lái)到檔案館前未進(jìn)行任何準(zhǔn)備工作，缺少一個(gè)制定好的戰(zhàn)略計(jì)劃和任何有關(guān)檔案館的知識(shí)。在下列例子中，一名利用新手出于對(duì)她家的一幅感興趣而來(lái)到了檔案館，但馬上就陷于困惑之中。
“當(dāng)我到了那里，我看了看四周，心里盤算：‘好了，現(xiàn)在我該做什么?’接著我問(wèn)了一些人，他們說(shuō)：‘嗯，我們確定幫不了您，您需要去翻看那些卡片目錄，看看有沒(méi)有可能找到一條線索。如果這條線索不錯(cuò)，我們就去將文件取來(lái)。’于是我苦苦地查了兩個(gè)多小時(shí)，但是什么也沒(méi)有查到。事實(shí)上我根本無(wú)法找到任何東西，那里的東西太多了。”
在第二個(gè)例子中，一位稍有些經(jīng)驗(yàn)的家譜利用者來(lái)到了檔案館，他以前查過(guò)法規(guī)，但是他這次沒(méi)有做任何研究計(jì)劃。然而，這位利用者鍥而不舍，幾天之后，他終于構(gòu)思出了一個(gè)研究計(jì)劃。
“我想這些材料的組織是存在一定規(guī)律的。在這些柜子開(kāi)始的地方有各個(gè)城市的電話薄，年代從19世紀(jì)早期開(kāi)始。這樣你就能查到相應(yīng)的人口普查年的地址……于是他們先幫你取出電話簿的縮微膠片，接著就查到了有關(guān)人口普查的信息。接著或許可以查到國(guó)籍或船運(yùn)記錄。文件都是按照年代順序排列的。對(duì)于那些卡片，一旦我了解了它的順序，我就都明白了。但是一開(kāi)始的時(shí)候，這些／順序并不特別明顯。”
一名受訪者慢慢認(rèn)識(shí)到了缺乏基礎(chǔ)的準(zhǔn)備工作(了解檔案館規(guī)則)與有效地制定研究戰(zhàn)略之間的關(guān)系。
“我無(wú)法做許多準(zhǔn)備工作，因?yàn)槲也恢缿?yīng)該去準(zhǔn)備什么。如果我早知道需要花多少時(shí)間，或這里某些地方的程序，我應(yīng)多申請(qǐng)幾天。我明知道我的研究不夠充分，因?yàn)槲业臅r(shí)間不夠，但是他們沒(méi)準(zhǔn)備，不能讓我多留一天。”
另一方面，下列話證明，致電給利用檔案員、查看檔案館的網(wǎng)站以及閱讀二手資料都是重要的準(zhǔn)備活動(dòng)：
“首先我想應(yīng)該給檔案館的工作人員打電話，簡(jiǎn)要地詢問(wèn)我可在網(wǎng)上的哪些地方查詢，檔案館里有什么。接著，當(dāng)我總結(jié)出他們有什么館藏時(shí)……一旦我去檔案館后，哪些資料會(huì)對(duì)我有用。當(dāng)我到了檔案館之后，我向利用檔案員詢問(wèn)不同類的館藏的內(nèi)容是什么。只是訪問(wèn)了兩個(gè)檔案館后，我就體會(huì)出不同的檔案員的辦事方式是不同的。……因此我必須注意這個(gè)問(wèn)題，并問(wèn)他們：‘那么你們這里是如何做的?我如何才能了解這些呢?”
“在我去檔案館之前，計(jì)劃之一是看這個(gè)檔案館內(nèi)是否有我想要的東西。并且我還發(fā)現(xiàn)，在因特網(wǎng)上我可以查找查詢目錄，這樣我參觀檔案館的計(jì)劃就變得更加具有實(shí)效了。因?yàn)閺奶岢霾榭次募盗谢蚝凶拥侥銓?shí)際拿到這些之間還有一段等待的時(shí)間。等我到了檔案館，首先是尋求檔案員或保管員的幫助，但許多次我都發(fā)現(xiàn)，如果討論所有我可能查詢的方向，我們的談話就很難有什么收獲。所以我更傾向于獨(dú)立工作，也許這不是最好的方法，但是這是我最近最常用的辦法。當(dāng)我有了更具體的問(wèn)題時(shí)，檔案員們的幫助就會(huì)是非常有用的。我喜歡先搞清狀況。我曾試著在沒(méi)有詢問(wèn)這個(gè)檔案館的情況及館藏的情況下，先行查看排在架子上的查詢目錄，結(jié)果一點(diǎn)線索都沒(méi)有查到。我曾去過(guò)6個(gè)或7個(gè)檔案館，每個(gè)檔案館整理材料的方法都不一樣。”
對(duì)表達(dá)方式的了解
了解查詢目錄與原始材料之間關(guān)系的實(shí)質(zhì)是成為利用專家的重要方面。對(duì)于利用新手來(lái)說(shuō)，他們都缺乏確認(rèn)這種關(guān)系的能力。下面是一個(gè)采訪片斷，一位利用者為尋找她家房屋照片而因惑于一張利用卡片，從而說(shuō)明了這個(gè)問(wèn)題：
“我需要一個(gè)人幫助我了解我所查看的東西……我特別想親自看那些照片，因?yàn)槟遣拍艽_認(rèn)，因此我才能知道我接近目標(biāo)了。但是因?yàn)槟憧吹氖且粡埧ㄆ阋粡垙埖夭椋@個(gè)可能是，這張不是。’對(duì)于是否決定要讓檔案員們?nèi)?lái)，驗(yàn)證我理解的這張卡片就是我想要的那張照片，我感覺(jué)很為難。我很清楚，當(dāng)我讀什么東西的時(shí)候，除非我親眼看到了，否則我無(wú)法將兩者進(jìn)行聯(lián)系。”
具有更多檔案知識(shí)的利用者就能夠在查詢目錄與原始資料之間進(jìn)行聯(lián)系，有時(shí)他們有意識(shí)地將上述兩者進(jìn)行聯(lián)系，以了解檔案館的表現(xiàn)方式(著錄)。
“其中一項(xiàng)任務(wù)是將查詢目錄與檔案里的內(nèi)容進(jìn)行對(duì)比，以了解查詢目錄的情況。所以我搜索了一個(gè)收藏，一個(gè)小的收藏，查看了所有的盒子，對(duì)盒子里面的內(nèi)容有了一定的感覺(jué)，并將實(shí)際內(nèi)容與查詢目錄進(jìn)行對(duì)比。”
能夠區(qū)分查詢目錄及其與實(shí)際文件之間的關(guān)系的差別，這是另外一級(jí)專家應(yīng)具備的能力。
“我使用查詢目錄最多的是在檔案館。我想大多數(shù)查詢目錄是在網(wǎng)上，然后我到了檔案館，看見(jiàn)查詢目錄都被放在一個(gè)書架上，每一本都有這么大。看到先前在網(wǎng)上看到的東西確確實(shí)實(shí)地在我面前，看看它們到底有多大，確實(shí)是很有幫助。但是當(dāng)你實(shí)際打開(kāi)它時(shí)，我當(dāng)然是利用查詢目錄中的內(nèi)容幫助我過(guò)濾實(shí)際的文件收藏。”
當(dāng)一名利用者意識(shí)到查詢目錄與原始資料之間的關(guān)系不起作用時(shí)，能夠建立起另外的方法來(lái)彌補(bǔ)這種關(guān)系，這便是具備了更高層的檔案利用專家知識(shí)。具備了建立替代辦法的能力說(shuō)明利用者了解檔案系統(tǒng)，以及查詢目錄與原始資料之間的關(guān)系。在下列例子中，這名利用者意識(shí)到查詢目錄非常概括，他需要?jiǎng)e人為她提供更好的利用手段，否則他便需要長(zhǎng)時(shí)間地胡亂翻不必要的盒子。
“當(dāng)我看到有關(guān)州政府組織結(jié)構(gòu)的收藏時(shí)，發(fā)現(xiàn)它太大了，而且有點(diǎn)兒亂，直到我慢慢熟悉了，我才看明白查詢目錄的結(jié)構(gòu)。同時(shí)我發(fā)現(xiàn)查詢目錄實(shí)在太粗糙了，指給了我一系列盒子，大約一百多個(gè)盒子，而不是具體哪幾個(gè)盒子。基本上我要找的是……聽(tīng)說(shuō)是一些手稿，這些內(nèi)容都存在1973年、1974年?yáng)|北部的州政府檔案里。于是我找到這些盒子的唯一辦法是與負(fù)責(zé)的檔案工作者談，他將我?guī)С隼檬遥綆讉€(gè)架子前，說(shuō)：‘這些盒子是州政府的檔案，大約是這15個(gè)盒子。”
由于查詢方式的增多，利用者通過(guò)文件的表達(dá)方式而想見(jiàn)出收藏品的能力便變得更加重要了。因?yàn)獒槍?duì)同一個(gè)文件全宗或收藏，利用者可能遇到多種不同的網(wǎng)上表達(dá)方式。例如，在密歇根大學(xué)，針對(duì)同一個(gè)原始資料的收藏，利用者可以潛意識(shí)地穿過(guò)官方圖書館門徑和國(guó)會(huì)圖書館，通過(guò)OCLC和RLIN系統(tǒng)以及地方數(shù)據(jù)圖書館，在兩個(gè)不同的顆粒水平(包括MARC文件和EAD)上利用五種不同的表達(dá)形式。利用者如何處理這些越來(lái)越復(fù)雜的、重疊的檔案系統(tǒng)尚未可知，但這種檔案系統(tǒng)將越來(lái)越成為未來(lái)檔案知識(shí)的重要部分。
檔案利用者教育啟示
“我想我在公共圖書館的經(jīng)歷是很多在那里工作的人們常見(jiàn)的情況，我想他們認(rèn)為幫助我們走出困惑是他們的責(zé)任……在公共圖書館里，他們的工作真是非常有用的。無(wú)論是在哪個(gè)檔案館，那里大多數(shù)人似乎完全知道如何做每一件事，他們就在那里，他們幫助那些常來(lái)的利用者拿出他們查詢的東西，你知道可能是縮微膠片或任何他們需要的東西，這似乎已經(jīng)成為一種文化。但是他們看上去似乎不會(huì)去教你如何利用檔案。你應(yīng)該已經(jīng)知道如何利用檔案。你理解我的意思嗎?所以當(dāng)你走進(jìn)檔案館時(shí)，似乎你就應(yīng)該具備利用檔案的知識(shí)。”
許多例子表明，檔案利用者教育仍被看成是檔案宣傳。當(dāng)檔案工作者制定檔案利用者教育計(jì)劃時(shí)，他們需要考慮這一術(shù)語(yǔ)內(nèi)在的意義。甚至在制定原始資料信息知識(shí)計(jì)劃，以幫助利用者了解檔案知識(shí)時(shí)，檔案工作者需要對(duì)計(jì)劃的內(nèi)容進(jìn)行定義。不再只針對(duì)“如何在這里進(jìn)行利用”，而是對(duì)檔案館和檢索戰(zhàn)略進(jìn)行更概念性的介紹，或許可以為利用者提供更多的檔案利用知識(shí)，訓(xùn)練出更多的知識(shí)技巧來(lái)應(yīng)對(duì)多種形式的檔案館，更好地識(shí)別原始資料。
本次調(diào)查說(shuō)明，原始資料信息學(xué)應(yīng)從一站式檔案宣傳課轉(zhuǎn)變向更寬泛、更深層的范圍。專家知識(shí)不可能通過(guò)一節(jié)課獲得。檔案利用專家知識(shí)需要時(shí)間來(lái)傳授，需要一個(gè)傳授的過(guò)程，甚至只有那種長(zhǎng)期的、反復(fù)利用的原始資料利用者才能獲得。幾名多次利用一個(gè)檔案館的受訪者指出，他們沒(méi)能跟上現(xiàn)在的發(fā)展，現(xiàn)在已和常規(guī)教給他們的知識(shí)不同了，特別是現(xiàn)在提供利用的幾種網(wǎng)上查詢方式。“我想過(guò)了一會(huì)兒，他們就認(rèn)為我已經(jīng)知道了或者我應(yīng)該知道了，或者除非我忘記了，否則我就應(yīng)該早就知道。”
除了傳授地方檔案館的知識(shí)，檔案利用者需要擴(kuò)大范圍，教授檔案詞匯及其內(nèi)在含義，包括一些高級(jí)檔案概念，如“來(lái)源和職能分析”。制定檢索戰(zhàn)略以減少確定性，以及使用模擬一數(shù)據(jù)利用工具，都是檔案學(xué)應(yīng)該教授的重要內(nèi)容。最后，利用者還需理解原始資料的表達(dá)關(guān)系。一名受訪者提到：
“其他歷史學(xué)的同行們……在大學(xué)里，我們?cè)唤虝?huì)如何制做利用卡片，以及如何使用這些卡片。但是他們根本沒(méi)教過(guò)查詢工具。這種知識(shí)在學(xué)校、在歷史學(xué)院都是從沒(méi)教過(guò)的。”
總 結(jié)
建立原始資料的信息學(xué)是一項(xiàng)非常困難的工作。或許是因?yàn)樗N不同的專家知識(shí)：主修學(xué)科知識(shí)，基本知識(shí)和對(duì)檔案知識(shí)的了解。而檔案工作者顯然不可能在上述三個(gè)方面都提供幫助。然而，檔案工作者可以從檔案知識(shí)的各個(gè)方面開(kāi)展檔案利用者教育。本文檢驗(yàn)了檔案知識(shí)的三個(gè)方面：檔案常識(shí)、減少不確定性及模糊性的檔案知識(shí)和戰(zhàn)略，知識(shí)技巧，并討論了在檔案研究中上述每一項(xiàng)與利用者知識(shí)之間的關(guān)系。在檔案知識(shí)的這三個(gè)方面里，我們還識(shí)別了一些專家知識(shí)特征。當(dāng)然，我們絕不是說(shuō)上述三個(gè)方面是檔案知識(shí)構(gòu)成的唯一方面；也絕不是說(shuō)與這些方面相關(guān)聯(lián)的要素是唯一可能的專家特征。我們需要進(jìn)行更多的研究，來(lái)確認(rèn)其他的原始資料信息學(xué)課程的內(nèi)容。本文只是通過(guò)確認(rèn)一些在試驗(yàn)分析中比較突出的特征，嘗試性地對(duì)利用專家知識(shí)進(jìn)行定義：并提出建議，在利用新手中鼓勵(lì)開(kāi)展專家知識(shí)教育，以加強(qiáng)和擴(kuò)大檔案原始資料的利用專家知識(shí)的發(fā)展。
（陳慧涵摘自《外國(guó)檔案工作動(dòng)態(tài)》 翻譯：李文棟）
