檔案信息利用效益

 1 檔案信息利用效益的含義

效益是投入產(chǎn)出的對比關(guān)系, 或勞動消耗與勞動成果的比較關(guān)系。因此, 檔案利用工作效益, 應(yīng)是社會對檔案工作的投資和檔案部門對社會信息需求的有效滿足程度這兩者間的比較關(guān)系。在社會檔案工作投資一定的條件下, 檔案部門對社會檔案信息需求的有效滿足程度越大, 則效益越高。許多事實證明, 開發(fā)檔案信息資源是可以為社會帶來效益的, 然而, 這種效益的測算卻是困難的。這主要是由于:

● 社會對檔案工作的投資在數(shù)量上十分清晰, 但提供檔案為社會服務(wù)過程中給社會帶來的效益卻是模糊的。因而兩者之間的比較關(guān)系難以量化計算。

● 利用檔案為社會服務(wù), 其效益并不直接體現(xiàn)在檔案管理機構(gòu), 因而檔案為社會服務(wù)的效果是不能從檔案部門觀察到的。

● 檔案利用者的分布極為廣泛, 這使得檔案為社會服務(wù)所創(chuàng)造的效益的統(tǒng)計有一定的困難。

 2 檔案信息利用效益的特點

盡管檔案的利用效益無法精確測算, 但檔案信息利用效益卻是不可否認(rèn)的, 它具有以下特點:

(1 ) 多維性

多維性是指一條檔案信息可以具有多方面的作用。例如我們可以利用產(chǎn)品檔案所提供的數(shù)據(jù), 進(jìn)行再生產(chǎn), 也可以用于新產(chǎn)品開發(fā)和技術(shù)改良時的參考套用, 還可以投放技術(shù)市場進(jìn)行技術(shù)轉(zhuǎn)讓和投資等。檔案信息資源的可共享性是導(dǎo)致檔案信息效果多維性的根本原因, 這種共享性使得檔案利用效益的多維性和物質(zhì)產(chǎn)品的多用途不同, 物質(zhì)產(chǎn)品雖然可能具有多種用途, 但這些用途之間是難以并存的, 而檔案信息在多方面的效益是可以并存, 可以同時實現(xiàn)的。

(2 ) 間接性

檔案部門并不直接創(chuàng)造價值, 但檔案信息資源卻是社會各方面進(jìn)行價值創(chuàng)造過程中的一種作用因素, 因而其效益具有間接性。例如通過企業(yè)的財務(wù)檔案信息編制出企業(yè)的年度財務(wù)報告, 報告本身的效益并不明顯, 但是企業(yè)的決策層據(jù)此財務(wù)報告制定出正確策略, 卻可為企業(yè)帶來巨大的效益。

(3 ) 長效性

凡是能夠作為檔案保存的, 都是具有永久、長期或短期保存價值的文件。保存檔案的目的是為了應(yīng)用, 因而, 只要檔案在館、室保存期內(nèi), 它就可以不斷地、長時期地發(fā)揮作用, 給社會帶來長久效益。

(4 ) 可擴散性

檔案信息資源具有可共享性和利用效益的間接性, 使同一檔案信息同時為多個利用者直接或間接利用, 從而導(dǎo)致了檔案信息在空間上的可擴散性。

(5 ) 與總體效益的不可分性

檔案信息利用效益包含在各項活動的總體效益中, 難以將檔案信息利用效益從總體效益中分割出來。