檔案開放、公布和利用

1 檔案開放

檔案開放是指各級(jí)國(guó)家檔案館依照有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定將原來(lái)處于封閉狀態(tài), 控制在一定范圍內(nèi)使用的檔案向公眾開放, 提供社會(huì)各方面利用的活動(dòng)。開放檔案提供社會(huì)利用是法律賦予各級(jí)國(guó)家檔案館的義務(wù), 其主體是各級(jí)國(guó)家檔案館。開放檔案, 不僅是國(guó)家科學(xué)文化事業(yè)發(fā)展的需要, 也是我國(guó)社會(huì)主義民主的充分體現(xiàn)。

我國(guó)憲法第47 條規(guī)定: “ 中華人民共和國(guó)公民有進(jìn)行科學(xué)研究、文學(xué)藝術(shù)創(chuàng)作和其他文化活動(dòng)的自由。國(guó)家對(duì)于從事教育、科學(xué)、技術(shù)、文學(xué)、藝術(shù)和其他文化事業(yè)的公民的有益于人民的創(chuàng)造性工作, 給以鼓勵(lì)和幫助。” 為了滿足我國(guó)公民利用檔案的正當(dāng)需要,《檔案法》第19 條和檔案法實(shí)施辦法第20 條均規(guī)定了有關(guān)檔案開放的時(shí)間原則。這些規(guī)定將憲法的規(guī)定進(jìn)一步具體化, 為公民和組織利用檔案的民主權(quán)利得以實(shí)現(xiàn)提供了法律依據(jù)和保障。

( 1 ) 檔案開放時(shí)間的規(guī)定

對(duì)檔案的開放起始時(shí)間, 檔案法實(shí)施辦法具體規(guī)定了以下四種情況:

① 檔案法實(shí)施辦法實(shí)施之日起開放

中華人民共和國(guó)成立以前的檔案, 其范圍包括清代和清代以前的檔案、民國(guó)時(shí)期的檔案和革命歷史檔案, 這些檔案從形成時(shí)間上說(shuō), 自形成之日起均超過了30 年, 所以自檔案法實(shí)施辦法實(shí)施之日起應(yīng)當(dāng)向社會(huì)開放。

② 形成之日起已滿30 年向社會(huì)開放

中華人民共和國(guó)成立以來(lái)形成的檔案, 指1949 年10 月1 日新中國(guó)成立以后的各級(jí)國(guó)家機(jī)構(gòu)、組織、團(tuán)體以及個(gè)人從事政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)形成的, 對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的全部檔案。這些檔案自形成之日起已滿30 年按規(guī)定分期、分批地向社會(huì)開放。

③ 隨時(shí)開放

由于經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案與經(jīng)濟(jì)建設(shè)等緊密相關(guān), 并且利用率極高, 如果滿30 年再開放, 很可能使其中的許多檔案失去其應(yīng)有的使用價(jià)值。《檔案法》規(guī)定上述檔案的開放期限可少于30 年, 檔案法實(shí)施辦法則進(jìn)一步明確規(guī)定這類檔案可以隨時(shí)開放, 這樣規(guī)定, 有利于發(fā)揮這部分檔案的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益, 同時(shí)也有利于社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)以及公民在科學(xué)、文化生活等方面的需要。

④ 延期開放

上述所列檔案中涉及國(guó)防、外交、公安、國(guó)家安全等國(guó)家重大利益的檔案, 以及其他自形成之日起已滿30 年, 但檔案館認(rèn)為到期仍不宜開放的檔案, 經(jīng)上一級(jí)檔案行政管理部門批準(zhǔn), 可以延期向社會(huì)開放。

( 2 ) 對(duì)有關(guān)檔案開放的限制性規(guī)定

開放檔案, 并不是毫無(wú)保留和無(wú)條件的, 一般來(lái)說(shuō), 滿30 年后, 大量的歷史檔案已失去了它的秘密性, 但是并不能排除不宜公開的檔案的存在, 對(duì)此類檔案延期開放或控制使用, 是符合國(guó)家和公民利益的。1991 年9 月27 日, 國(guó)家檔案局、國(guó)家保密局發(fā)布的《各級(jí)國(guó)家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》,列舉了20 種不宜對(duì)社會(huì)開放的檔案, 主要有:

涉及黨和國(guó)家重大問題、重大經(jīng)濟(jì)事件尚未作出結(jié)論不宜公開的; 涉及各級(jí)黨和政府領(lǐng)導(dǎo)人及社會(huì)各界著名愛國(guó)進(jìn)步人士的政治歷史評(píng)價(jià)及工作與生活中不宜公開的; 涉及黨和國(guó)家秘密工作的組織關(guān)系、工作方法、策略手段、情報(bào)來(lái)源的; 涉及黨和國(guó)家及其領(lǐng)導(dǎo)人與外國(guó)政黨組織及其領(lǐng)導(dǎo)人之間秘密關(guān)系的; 涉及民國(guó)時(shí)期敵特機(jī)關(guān)為了策反純屬捏造的和涉及領(lǐng)土、邊界中敏感問題和戰(zhàn)略部署、國(guó)防設(shè)施、軍事要地、軍品貿(mào)易、軍工科研及生產(chǎn)的檔案。涉及民族糾紛、民族矛盾和宗教、統(tǒng)戰(zhàn)、僑務(wù)工作中內(nèi)定的方針、政策的; 涉及國(guó)內(nèi)行政區(qū)域之間的邊界問題的; 涉及準(zhǔn)確記錄風(fēng)俗民情, 可能資敵軍事、經(jīng)濟(jì)戰(zhàn)略或損害民族形象的檔案。涉及我國(guó)科學(xué)技術(shù)的關(guān)鍵技術(shù)、技術(shù)訣竅、傳統(tǒng)工藝、配方、重要資源的; 涉及與國(guó)外科技交流、經(jīng)濟(jì)合作、貿(mào)易往來(lái)、外事工作中內(nèi)部掌握的政策、策略及對(duì)具體事件的處理意見、方案的; 涉及外國(guó)在華機(jī)構(gòu)形成的對(duì)社會(huì)開放會(huì)引起檔案所有權(quán)糾紛的; 涉及著作權(quán)、發(fā)明權(quán)、專利權(quán)以及尚有法律效力的中外產(chǎn)權(quán)、債權(quán)的檔案。涉及司法、監(jiān)察、紀(jì)檢及組織人事工作中對(duì)有關(guān)人員違紀(jì)違法的調(diào)查與具體審理情況以及涉及公民隱私的; 涉及臺(tái)、港、澳同胞和海外華僑中愛國(guó)進(jìn)步人士對(duì)社會(huì)開放會(huì)損害其聲譽(yù)和權(quán)益的; 涉及民國(guó)時(shí)期軍、警、憲、特組織及人員對(duì)社會(huì)開放在一定時(shí)期內(nèi)可能對(duì)某些方面帶來(lái)不良影響的檔案。

機(jī)關(guān)、單位及個(gè)人移交、捐贈(zèng)、寄存檔案時(shí)明確提出不能開放的檔案以及除上述范圍外, 其他影響黨和國(guó)家利益的檔案。

2 公布檔案

( 1 ) 公布檔案的概念

公布檔案指的是以某種形式將檔案首次公之于眾。任何組織和個(gè)人都有可能成為檔案公布的主體。檔案公布權(quán)是指檔案所有者享有的公布檔案的權(quán)利。對(duì)于屬于國(guó)家所有的檔案, 擁有公布檔案合法權(quán)利的是各級(jí)國(guó)家檔案館或檔案形成單位, 對(duì)于其他非國(guó)家所有的檔案, 檔案公布權(quán)屬于檔案所有者, 但檔案所有者在公布其檔案時(shí)必須遵守國(guó)家保密的規(guī)定, 并不得損害國(guó)家的、社會(huì)的、集體的和其他公民的利益。對(duì)于各級(jí)國(guó)家檔案館來(lái)說(shuō), 依法向社會(huì)公布檔案是一項(xiàng)法定義務(wù), 也是一種權(quán)利。檔案館應(yīng)當(dāng)為完成這項(xiàng)法定義務(wù)積極開展工作。目前, 保存在各級(jí)國(guó)家檔案館依法可以向社會(huì)開放的檔案數(shù)量很大, 檔案館作為合法主體應(yīng)當(dāng)以法定形式公布開放檔案的內(nèi)容, 以滿足和方便社會(huì)各方面利用檔案的需要。但由于人力物力條件等限制, 大量公布應(yīng)開放檔案一時(shí)難以實(shí)現(xiàn), 比較現(xiàn)實(shí)的做法就是依照《檔案法》的規(guī)定, 定期公布開放檔案的目錄,為利用者查閱利用檔案創(chuàng)造條件, 提供方便。除國(guó)家檔案館外, 其他保存檔案的單位雖然沒有向社會(huì)開放檔案的義務(wù), 但仍然有利用檔案的問題, 需要穩(wěn)妥慎重對(duì)待, 合法合理掌握提供利用的尺度。

( 2 ) 公布檔案的意義和形式

依照檔案法實(shí)施辦法的規(guī)定, 凡已開放的檔案, 任何人和組織都有權(quán)合法利用, 但利用者只有利用權(quán)而無(wú)公布權(quán)。檔案的公布是對(duì)檔案開放的一種積極行為, 它與開放的根本區(qū)別是, “ 首次向社會(huì)公開發(fā)表”, 其意義在于, 只要檔案內(nèi)容一公布, 利用者就了解了其內(nèi)容, 全社會(huì)都可以利用, 而利用者利用已公布了的檔案內(nèi)容, 自然不涉及公布權(quán)的問題, 但如果利用的是尚未公布的檔案,未經(jīng)批準(zhǔn)利用者則不得以任何形式予以公布。

關(guān)于公布檔案的形式, 1999 年發(fā)布的檔案法實(shí)施辦法規(guī)定,利用該辦法第24 條所列六種形式, 首次向社會(huì)公開檔案的全部或者部分原文即為公布檔案。在實(shí)施過程中, 出現(xiàn)了一些利用者沒有向檔案館說(shuō)明其利用檔案的真實(shí)目的, 將還沒有由有權(quán)公布該檔案的部門公布的檔案擅自在其著述中公布, 或者明知自己無(wú)權(quán)公布,但在利用后將其從檔案中摘抄的一些內(nèi)容在其著述中以自己的語(yǔ)言表述出來(lái), 從而導(dǎo)致發(fā)生一些侵權(quán)糾紛等, 也給檔案館的工作帶來(lái)被動(dòng)。在這里, 利用者雖然對(duì)檔案記載的有關(guān)內(nèi)容沒有原文照搬,而是以另一種形式表述, 但由于檔案的惟一性, 其來(lái)源仍是其所利用的檔案中記載的特定內(nèi)容。為此, 修改后的檔案法實(shí)施辦法增加規(guī)定了以各種形式首次向社會(huì)公布記載特定內(nèi)容也是公布檔案的行為。也就是說(shuō), 檔案的公布, 既包括公布檔案的全部或部分原文,也包括公布檔案記載的特定內(nèi)容。公布檔案的全部或部分原文是指首次公布某件或某些檔案的全部或部分內(nèi)容, 公布檔案記載的特定內(nèi)容是指所公布的內(nèi)容雖然不是檔案的原文, 但其來(lái)源只能是某件檔案。

檔案法實(shí)施辦法第23 條根據(jù)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展對(duì)檔案工作的影響, 增加了通過聲像、電子出版物發(fā)表和通過公眾計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)傳播等公布檔案的形式。該條共列舉了公布檔案的七種形式: 通過報(bào)紙、刊物、圖書、聲像、電子等出版物發(fā)表; 通過電臺(tái)、電視臺(tái)播放; 通過公眾計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)傳播; 在公開場(chǎng)合宣讀、播放;出版發(fā)行檔案史料、資料的全文或者摘錄匯編; 公開出售、散發(fā)或者張貼檔案復(fù)制件; 展覽、公開陳列檔案或者其復(fù)制件。凡符合上述七種形式的都屬于公布檔案的行為, 國(guó)家授權(quán)的檔案館或者有關(guān)機(jī)關(guān)依此七種形式公布檔案的行為是合法的行為, 無(wú)權(quán)公布檔案的單位和個(gè)人, 未經(jīng)授權(quán)或批準(zhǔn), 以其中任何一種形式公布檔案, 均構(gòu)成違法行為。當(dāng)然, 對(duì)于利用者利用已開放的檔案作為某種證明, 或者利用者經(jīng)檔案館同意在其著述中摘引所利用的檔案的主要內(nèi)容, 一般不認(rèn)為是擅自公布檔案的行為。

( 3 ) 檔案公布權(quán)的特點(diǎn)

檔案公布權(quán)具有以下特點(diǎn):

① 附屬性

檔案公布權(quán)并非一項(xiàng)獨(dú)立的民事權(quán)利, 它具有附屬性, 這種附屬性在不同的檔案上有不同的表現(xiàn)形式, 因?yàn)闄n案中的一部分是受知識(shí)產(chǎn)權(quán)法保護(hù)的。有兩種情況應(yīng)區(qū)別對(duì)待: 一是對(duì)于不屬于知識(shí)產(chǎn)權(quán)法保護(hù)范圍之內(nèi)的檔案, 其公布權(quán)附屬于檔案所有權(quán), 由檔案所有者行使。二是對(duì)于屬于知識(shí)產(chǎn)權(quán)法保護(hù)范圍之內(nèi)的檔案, 其公布權(quán)則附屬于檔案知識(shí)產(chǎn)權(quán), 由檔案知識(shí)產(chǎn)權(quán)人行使。

② 一次性

所謂一次性是指檔案公布權(quán)對(duì)其權(quán)利人而言, 只能行使一次。一份檔案一經(jīng)公布, 其權(quán)利人的公布權(quán)就已經(jīng)行使完畢, 任何人只要按照一定的程序均可對(duì)其進(jìn)行合理的利用, 這份檔案以后就沒有再次公布的必要。

③ 期限性

檔案公布權(quán)的行使是有一定期限的, 這主要是針對(duì)國(guó)家檔案館中所保管的屬于國(guó)家所有的檔案而言, 這部分檔案到了一定的期限應(yīng)當(dāng)向社會(huì)公布。

( 4 ) 公布檔案的權(quán)限

① 國(guó)家所有的檔案的公布

根據(jù)《檔案法》的規(guī)定, 屬于國(guó)家所有的檔案, 保存在檔案館的, 由檔案館公布, 必要時(shí)由檔案館事先征得檔案形成單位的同意, 或者征得檔案形成單位的上級(jí)主管機(jī)關(guān)的同意。保存在各單位檔案機(jī)構(gòu)的, 如果是已到了開放期限但尚未向有關(guān)檔案館移交的,由各該單位公布, 必要時(shí)由本單位報(bào)請(qǐng)上級(jí)主管機(jī)關(guān)同意后公布。這里的“ 必要時(shí)”, 是指檔案館保存的檔案或各有關(guān)單位檔案機(jī)構(gòu)保存的尚未向檔案館移交的檔案, 如果已到開放期限, 但因其中涉及一些國(guó)家重大利益或公民個(gè)人隱私等內(nèi)容, 檔案館或各有關(guān)單位不能決定是否應(yīng)當(dāng)向社會(huì)開放, 這時(shí)就應(yīng)當(dāng)征求檔案原形成單位的意見或者報(bào)經(jīng)其上級(jí)主管機(jī)關(guān)同意。

② 非國(guó)家所有的檔案的公布

屬于集體所有、個(gè)人所有以及其他不屬于國(guó)家所有的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的檔案, 由檔案的所有者公布, 但在公布時(shí)應(yīng)當(dāng)遵守《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》及其實(shí)施辦法等法律法規(guī)的規(guī)定, 同時(shí)不得損害國(guó)家的、社會(huì)的、集體的和其他公民的利益。

③ 寄存檔案的公布

檔案法實(shí)施辦法規(guī)定, 公布、利用寄存檔案應(yīng)當(dāng)征得檔案所有人的同意。按照我國(guó)民法的有關(guān)規(guī)定, 就寄存檔案來(lái)說(shuō), 它只是寄存人將該檔案的占有權(quán)暫時(shí)交給檔案館, 其所有權(quán)并未發(fā)生實(shí)際上的轉(zhuǎn)移, 所有權(quán)仍屬于寄存人。檔案館作為接受寄存的單位, 應(yīng)當(dāng)依法保護(hù)寄存人的合法權(quán)利, 只能代為安全保管, 在沒有征得寄存人同意的情況下, 不能自行決定檔案是否可公布。如果認(rèn)為有必要公布寄存檔案, 應(yīng)當(dāng)與寄存人協(xié)商, 征得檔案所有人的同意, 并按照法律、法規(guī)的規(guī)定辦理。目前, 一些檔案館開展了接受檔案寄存的業(yè)務(wù), 受到社會(huì)的歡迎, 取得了較好的社會(huì)效益和一定的經(jīng)濟(jì)效益。但是, 在做這一工作時(shí), 除注意安全保管外, 檔案館還必須對(duì)寄存檔案的公布使用依法進(jìn)行, 防止引起矛盾和糾紛。

④ 行使檔案公布權(quán)時(shí)應(yīng)注意保護(hù)公民的相關(guān)權(quán)利

A. 公布檔案應(yīng)注意保護(hù)公民的知識(shí)產(chǎn)權(quán)

檔案法實(shí)施辦法根據(jù)新形勢(shì)下檔案工作發(fā)展的實(shí)際和出現(xiàn)的一些客觀情況, 增加了“ 利用、公布檔案, 不得違反國(guó)家有關(guān)知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的法律規(guī)定” 的內(nèi)容。這一修改, 充分考慮到與相關(guān)法律的銜接, 體現(xiàn)了國(guó)家在利用、公布檔案時(shí), 對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的重視。

公布檔案涉及的有關(guān)知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù), 主要是著作權(quán)問題, 各級(jí)國(guó)家檔案館館藏檔案中, 大部分都不涉及著作權(quán)保護(hù)范圍, 少部分涉及著作權(quán)問題。著作權(quán)法( 2001 年10 月27 日第九屆全國(guó)人大常委會(huì)第二十四次會(huì)議修正) 第21 條規(guī)定: 公民作品著作權(quán)的保護(hù)期為作者終生及其死亡后50 年, 法人或者其他組織的作品著作權(quán)( 署名權(quán)除外) , 保護(hù)期截止于作品首次發(fā)表后50 年。在涉及著作權(quán)保護(hù)的檔案中, 有的已經(jīng)超過著作權(quán)法的保護(hù)期限, 有的則未超過期限。對(duì)仍處于著作權(quán)法保護(hù)期限的檔案的利用和公布, 就不能籠統(tǒng)地適用《檔案法》規(guī)定的各級(jí)國(guó)家檔案館保存的檔案滿30 年向社會(huì)開放的規(guī)定, 而應(yīng)當(dāng)視情況適當(dāng)延期開放, 或依照著作權(quán)法的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。通過閱覽、復(fù)制和摘錄等形式利用檔案,以及通過檔案法實(shí)施辦法第23 條所列的各種形式, 向社會(huì)首次公布檔案的全部或部分原文, 或者檔案記載的特定內(nèi)容, 都有可能涉及著作權(quán)問題。根據(jù)著作權(quán)法第22 條的規(guī)定, 檔案館為陳列或者保存版本需要, 復(fù)制本館收藏的作品, 屬于合理使用范圍。除此之外, 檔案館在公布這類檔案時(shí), 要考慮著作權(quán)保護(hù)問題, 自覺遵守著作權(quán)法的規(guī)定, 同時(shí)也要主動(dòng)向利用者宣傳有關(guān)規(guī)定。

B. 公布檔案應(yīng)注意保護(hù)公民的隱私權(quán)

所謂隱私權(quán), 是指“ 公民享有的私人生活安寧與私人信息依法受到保護(hù), 不被他人非法侵?jǐn)_、知悉、搜集、利用和公開等的一種人格權(quán)” 。隱私權(quán)的客體包括私人信息, 如公民的檔案材料,公民的通信、日記或其他私人文件, 個(gè)人生活, 個(gè)人私事等。檔案作為人類社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的原始記錄, 其中有一部分記載了公民的隱私, 如公民的日記及照片檔案、錄音錄像檔案、信函檔案、戶籍檔案、病歷檔案、婚姻檔案、人事檔案、稅務(wù)檔案、公證檔案, 還有一些電子郵件、個(gè)人電子數(shù)據(jù)等電子檔案, 均會(huì)涉及公民的隱私。

對(duì)于這些涉及公民隱私的檔案, 檔案公布權(quán)人在行使其公布權(quán)時(shí),應(yīng)注意保護(hù)這些檔案中的公民隱私。特別是檔案館, 對(duì)于公民捐贈(zèng)、寄存的檔案中涉及公民隱私的部分, 不得擅自公布其內(nèi)容, 公民也可依據(jù)《檔案法》第21 條的規(guī)定, 提出限制利用的意見, 檔案館應(yīng)當(dāng)維護(hù)他們的合法權(quán)益。同時(shí)檔案館應(yīng)將涉及公民隱私權(quán)的檔案劃為控制使用的范圍。

C. 公布檔案應(yīng)注意保護(hù)公民的檔案利用權(quán)

公民的檔案利用權(quán)是指國(guó)家賦予公民享有的了解掌握、獲取存儲(chǔ)、開發(fā)利用檔案的民主權(quán)利, 它是知情權(quán)、信息權(quán)在檔案領(lǐng)域的擴(kuò)展和體現(xiàn)。在檔案公布中主要是應(yīng)按照我國(guó)檔案法實(shí)施辦法第20 條關(guān)于檔案公布的期限, 及時(shí)公布檔案的內(nèi)容, 以便公民能及時(shí)地了解掌握、獲取存儲(chǔ)、開發(fā)利用檔案信息, 從而使公民的檔案利用權(quán)得到保障, 否則, 利用者有權(quán)向司法機(jī)關(guān)對(duì)檔案管理部門起訴, 追究其法律責(zé)任。

3 檔案利用

檔案法實(shí)施辦法第22 條規(guī)定: “ 《檔案法》所稱檔案的利用,是指對(duì)檔案的閱覽、復(fù)制和摘錄。” 一切國(guó)家機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和公民, 針對(duì)某一具體問題而使用檔案館( 室) 保存的檔案, 即是檔案的利用。《檔案法》規(guī)定, “ 檔案館應(yīng)當(dāng)??并為檔案的利用創(chuàng)造條件, 簡(jiǎn)化手續(xù), 提供方便”。“ 中華人民共和國(guó)公民和組織持有合法證明, 可以利用已經(jīng)開放的檔案。”“ 機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及公民根據(jù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)、國(guó)防建設(shè)、教學(xué)科研和其他各項(xiàng)工作的需要, 可以按照有關(guān)規(guī)定, 利用檔案館未開放的檔案以及有關(guān)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織保存的檔案。”

( 1 ) 利用已開放檔案的程序

我國(guó)《檔案法》還規(guī)定了利用已開放檔案的程序, 按利用主體分類, 可分為三種程序:

① 中華人民共和國(guó)的公民( 不含臺(tái)、港、澳同胞) 和組織利用已開放檔案的程序

此類主體, 凡是持有合法證明均可依法到各級(jí)各類檔案館利用已開放的檔案, 有提供利用義務(wù)的單位不得拒絕提供利用。這里的合法證明, 一般是指單位介紹信、工作證、居民身份證、學(xué)生證等合法證件。公民或者組織利用已開放的檔案, 只要有以上合法證件之一即可。

② 臺(tái)、港、澳同胞和海外華僑利用國(guó)內(nèi)已開放的檔案的程序

此類主體利用國(guó)內(nèi)已開放檔案分兩種情況, 查取本人及其親屬證明可持本人回鄉(xiāng)證或身份證等有效證件直接到有關(guān)檔案館利用,利用其他檔案須持有中華人民共和國(guó)的有關(guān)國(guó)家機(jī)關(guān)的介紹信等合法證明, 并經(jīng)其前往的檔案館同意才能利用。這里的“ 有關(guān)國(guó)家機(jī)關(guān)” 指的是負(fù)責(zé)臺(tái)港澳事務(wù)、外事事務(wù)、統(tǒng)戰(zhàn)、安全、保密等國(guó)家機(jī)關(guān)。

③ 外國(guó)人或組織利用我國(guó)已開放檔案的程序

此類主體, 凡要求利用我國(guó)已開放的檔案, 必須經(jīng)我國(guó)有關(guān)主管部門的介紹和前往的檔案館的同意。這里的“ 有關(guān)主管部門”指的是我國(guó)負(fù)責(zé)外事工作的部門或接待單位的主管部門。

( 2 ) 對(duì)未到法定開放期限檔案利用的規(guī)定

對(duì)于保存在各級(jí)各類檔案館的未到法定開放期限的檔案, 利用者如果要求利用, 應(yīng)符合以下條件: 利用主體必須是我國(guó)的國(guó)家機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及公民個(gè)人; 利用目的必須確為經(jīng)濟(jì)建設(shè)、國(guó)防建設(shè)、教學(xué)科研和其他各項(xiàng)工作的需要; 辦理手續(xù)須依據(jù)國(guó)家制定的利用未開放檔案的規(guī)定, 并須經(jīng)保存該檔案的檔案館同意, 必要時(shí)還須經(jīng)有關(guān)的檔案行政管理部門審查同意。

機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織內(nèi)的檔案機(jī)構(gòu)所保存的尚未移交檔案館的檔案, 本單位以外的中國(guó)公民和組織如需要利用, 必須經(jīng)過檔案保存單位的批準(zhǔn)。

( 3 ) 對(duì)檔案縮微品的利用

《檔案法》規(guī)定, 各級(jí)各類檔案館提供利用的檔案, 應(yīng)當(dāng)逐步實(shí)現(xiàn)以縮微品代替原件。檔案縮微品和其他復(fù)制形式的檔案, 載有檔案收藏單位法定代表人的簽名或者印章、標(biāo)記的, 具有與檔案原件同等的效力。