特殊載體形式文件材料的整理工作

（1）、照片檔案的整理，應(yīng)在企業(yè)設(shè)定檔案類(lèi)目下按保管期限—年度—問(wèn)題進(jìn)行整理。跨年度且不可分的照片，也可按保管期限—問(wèn)題—年度進(jìn)行整理。整理方法應(yīng)保持前后一致，不應(yīng)隨意變動(dòng)。并要寫(xiě)明六要素：即時(shí)間、地點(diǎn)、事由、人物、拍攝者、背景。

照片檔案的排列：應(yīng)在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，按問(wèn)題結(jié)合時(shí)間、重要程度進(jìn)行排列。

照片檔案的編號(hào)：

格式：全宗號(hào)—類(lèi)目號(hào)（產(chǎn)品、項(xiàng)目、課題、設(shè)備儀器代號(hào)）—目錄號(hào)—冊(cè)號(hào)—張?zhí)?/p>

照片入冊(cè)：正常尺寸照片裝入照片檔案冊(cè)中；大照片可放入專用的檔案袋或檔案盒中，按照片號(hào)順序排列。

照片編號(hào)：在每一卷中照片按張單獨(dú)編號(hào)，如有同一問(wèn)題的或同組中的每一張照片，均應(yīng)在單張照片說(shuō)明的左上角或右上角標(biāo)出組聯(lián)符號(hào)。組聯(lián)符號(hào)按組依次采用“①”、“②”、“③”同組中的照片其組聯(lián)符號(hào)相同。如冊(cè)內(nèi)只有一組照片和其他散照片時(shí)，組聯(lián)符號(hào)采用“①”來(lái)標(biāo)識(shí)。組聯(lián)符號(hào)不宜越冊(cè)。

照片檔案目錄的編制：

著錄項(xiàng)目：照片號(hào)、底片號(hào)、題名、時(shí)間、攝影者、備注、參見(jiàn)號(hào)、冊(cè)號(hào)、頁(yè)號(hào)、組內(nèi)張數(shù)、分類(lèi)號(hào)、項(xiàng)目號(hào)、主題詞或關(guān)鍵詞、密級(jí)、保管期限、類(lèi)型規(guī)格、檔案館代號(hào)、文字說(shuō)明等。

以照片的自然張或若干張（一組）為單位著錄成為照片檔案目錄的條目。以一組照片為單位著錄時(shí)，題名應(yīng)根據(jù)擬寫(xiě)要素，簡(jiǎn)明概括、準(zhǔn)確反映一組照片的基本內(nèi)容。照片號(hào)、底片號(hào)、頁(yè)號(hào)均應(yīng)著錄起止號(hào)；時(shí)間著錄起止時(shí)間；參見(jiàn)號(hào)、攝影者可以著錄多個(gè)。對(duì)于大幅照片、底片，應(yīng)在備注欄內(nèi)注明“大幅”和存放地址。以一級(jí)照片為單位著錄時(shí)，還應(yīng)在備注欄內(nèi)注明其中所含的大幅照片的照片號(hào)、底片號(hào)。

（2）、錄音、錄象帶與照片整理方法相同，

（3）、實(shí)物整理，分實(shí)物形式，按大類(lèi)、分專題進(jìn)行整理。對(duì)于一些禮品、紀(jì)念品，整理時(shí)要有文字說(shuō)明。

（4）、底圖整理，按產(chǎn)品型號(hào)、單項(xiàng)課題、單項(xiàng)工程和單臺(tái)設(shè)備儀器，再依照其設(shè)計(jì)圖號(hào)順序或生產(chǎn)流程順序排列整理。