――檔案利用從后端變前端
    全國檔案局長館長會議提出要加快推進“兩個體系”建設，促進檔案工作更好地為科學發展服務，同時加快實現檔案事業自身的科學發展。對于“兩個體系”建設的重要意義，各方面的論述已經很多了，但是要真正建立“兩個體系”，關鍵在于抓落實。如何落實？對于各級檔案部門特別是基層就是要將新的理論運用到檔案工作實際中，開動腦筋想辦法，制定出具體措施，真正讓廣大人民群眾及時全面獲得需要的檔案服務。
    要滿足人民群眾對檔案的需要，就要圍繞服務開展工作，重新認識檔案。以往的檔案工作重心在于安全保管，檔案工作的位置相對后置，一直處于被動的地位。而現代社會正在從“以政府為中心”到“以滿足人們的需求”為中心的轉變，樹立以服務為本位的行政理念。為使檔案工作主動從幕后走到臺前，充分發揮檔案服務社會大局的作用，就必須做到超前謀劃，最大可能挖掘檔案各方面的價值，真正實現檔案的主體地位。
    一、檔案利用要為民生服務
    1、推進“兩個體系”建設
    國家檔案局局長、中央檔案館館長楊冬權在2008年全國檔案工作暨表彰先進會議上提出要在全國檔案工作中貫徹以人為本，建立“兩個體系”。一是轉變重事輕人、重物輕人、重典型人物輕普通人物的傳統觀念和認識，重視所有涉及人的檔案的價值，建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系；二是轉變檔案工作中重機關團體利用、輕個人利用，重為機關團體服務、輕為群眾服務的傳統觀念和認識，像重視機關團體利用那樣重視人民群眾利用，建立方便人民群眾的檔案利用體系。  “兩個體系”建設實質是把最廣大人民群眾納入到檔案工作的體系當中，是圍繞中心、服務大局的具體體現。民生問題是各級黨政領導關注的重點，也是社會各個方面關注的焦點。檔案工作只有著眼和立足于廣大人民群眾來建立檔案資源體系與利用體系，才能有效及時地服務于廣大人民群眾，檔案工作才能具有活力，才能受到領導的重視、社會的支持。
    2、轉變服務觀念
    隨著檔案工作覆蓋面的不斷擴大，檔案利用者越來越多，利用需求越來越復雜。一些檔案工作者的思想、觀念還不完全適應，仍然認為檔案工作是“三線工作”，認為檔案部門是“冷門”，處于“弱勢”，謹慎有余，創新不足。沒有把檔案工作置于經濟社會發展的大局，服務思路不清、目標不明，開展檔案服務的積極性不高。
    檔案部門要進一步轉變重機關團體輕個人，特別是輕普通個人的觀念和認識，重視為個人服務、為廣大人民群眾服務。要進一步認識轉變服務方式的重要性，改變坐等利用者上門的習慣，把可開放的檔案當成是一種產品，主動推銷出去，為每份可開放的檔案找到它的利用者。積極提供便利的查閱條件，努力使檔案這種公共信息資源更好地惠及人民群眾。通過檔案部門的創造性工作，使檔案服務方式從被動服務變為主動服務，從后端服務變為前端服務，從提供檔案信息服務變為提供檔案工作服務。
    二、重新認識檔案，開發利用檔案
    現代社會，不管哪項工作都會形成檔案，也都會用到檔案。檔案事業無處不在，檔案工作無處不有。隨著我國經濟、社會的發展和人們對信息資源需求的加大，政府信息公開逐漸成為趨勢。檔案作為重要的政府信息資源，是政府信息公開工作的重要內容，各級部門保管的檔案都應納入政府信息公開的范圍，為全社會開放。通過加大民生檔案的接收，使檔案館的服務內容不再是單一的檔案信息提供，使與公眾生活直接相關的各種平民化檔案資源成為檔案館的多數，實現“只要群眾有需要，檔案館就能提供這種需要”的目的。
    1、政府信息公開創新檔案利用
    檔案服務民生，就是讓廣大群眾能夠充分及時利用檔案，發揮檔案的作用。檔案中絕大部分本身就是政府信息，所謂政府信息和檔案，只是同一事物在不同階段的不同名稱，都屬于信息。政府信息收集將直接影響到公眾利用率，影響到公眾的利用滿意度。因此，信息收集、文件的歸檔工作是政府信息公開工作的前提和基礎。2008年5月1日，《中華人民共和國政府信息公開條例》正式實施，《條例》的實施將政府信息公開工作與檔案工作不可分割地聯系在了一起，《條例》第十六條規定，各級人民政府應當在國家檔案館、公共圖書館設置政府信息查閱場所，并配備相應的設施、設備，為公民、法人或者其他組織獲取政府信息提供便利。行政機關可以根據需要設立公共查閱室、資料索取點、信息公告欄、電子信息屏等場所、設施，公開政府信息。行政機關應當及時向國家檔案館、公共圖書館提供主動公開的政府信息。
    各地檔案部門要在政府信息公開工作中充分發揮應有的作用，更好地為民服務。在公開政府信息的過程中，檔案館原有傳統的利用模式將受到來自社會的挑戰，檔案館只有創新公開服務的機制，才能使檔案館的公共服務功能真正得到拓展與延伸，檔案館才能得到公眾的認可。政府對社會所需信息的采集、發布等行為都將被“法”約束，信息處理、信息管理將成為政府部門的法定職能。同時，社會各有關方面，為維護法定權益，將產生更加廣泛的信息需求，在法律的保護下，他們將要求政府規范而集中地開放信息，有效提供更具權威性、系統性和時效性的信息。檔案部門要認真實施《政府信息公開條例》，完整匯集應主動公開的政府信息，為政府信息公開服務。
    2、創新現行文件利用 當前我國各級檔案部門所保管的檔案資源的現狀遠遠滿足不了新形勢下經濟社會發展和廣大人民群眾的需求。政府機關的現行文件一直保存在本機關，要在10－20年后才能移交給檔案館，還不能決定是否向公眾開放，有的甚至要30年后才能對外開放，人民群眾急切想查找的一些檔案資料在館藏中卻找不到，特別是涉及百姓切身利益的有關勞動就業、勞務、醫保、土地等民生檔案，不但館藏收集整理不夠，而且管理辦法、管理制度涉及到有關方方面面，難以規范。
    現在各級檔案館設立的現行文件利用中心為解決這一問題提供了一個平臺，但目前的現行文件利用中心還遠遠沒有達到社會的要求，只是有開放利用之名，并沒有真正的服務，許多還是流于形式為應付一時的檢查。廣大人民群眾所需要的政府信息基本上是來源于現行文件，要滿足群眾的需要，關鍵是要充分發揮現行文件利用中心的作用，就要從觀念　上創新，通過有效的制度保障，使之成為聯結群眾和檔案的紐帶。通過現行文件中心實現對檔案資源的開發利用，能夠化解社會矛盾減少利益沖突，為建設和諧社會作貢獻。對于檔案部門所說的檔案，就是長久保存在檔案館中的產生于各種政府機構的文件。對于檔案部門來說，注重于所保管的“檔案”開發、利用；而對于人民群眾來說，重要的是有用，是能夠幫助他們真正解決問題，并不在意“檔案”的性質，他們一般都會說“我要查某某文件”。檔案部門就要研究現行文件利用者的情況，分析查閱者利用現行文件的目的，掌握現行文件利用的規律，增強服務的針對性。
    政府信息和檔案都屬于文件，其本質都是一樣的，只是所處的階段不同，被賦予的稱謂不同而已。現行文件利用和政府信息公開都是檔案利用的前置。檔案部門開展現行文件利用工作要根據《政府信息公開條例》規定，按照國家有關法律、法規、辦法來開展這項工作。已公開現行文件利用中心的服務機制的創新，是其生命力之所在。這就要求我們轉變思想，將檔案工作由后臺變為前臺，從群眾需求出發，把檔案管理的要求貫穿到文件歸檔前的過程，即加強對政府機關文件的檔案化管理。
    3、實現文件到檔案的統一
    充分發揮現行文件中心的作用，涉及到“文件”和“檔案”的關系問題。一般都認為，只有檔案才能納入檔案管理范圍，檔案部門的專業人員，從傳統概念認為“文件”不是“檔案”，查檔就是查檔案，文件是發文機關的事。《檔案管理》雜志曾經刊登過一篇題為《歸檔是檔案形成的前提條件嗎？》的文章，摘錄的是幾位專家對歸檔和檔案形成之間的關系及文件和檔案屬性的探討，其中就較深入地分析了對現行文件與歸檔后的檔案的問題。對于一般的檔案工作人員從傳統觀念上來說，歸檔是檔案形成的前提條件就是一個非常簡單的問題，人們往往習慣于把歸檔后的文件才稱為檔案，歸檔前一般不稱其為檔案而稱其為文件。實際上，檔案的形成從本質上說與歸檔沒有必然的聯系，檔案在歸檔前就是檔案了，檔案工作實踐中的歸檔實際是對檔案的科學化管理手段，是為了利用的方便而采取的措施。只要客觀需要，文件就可以被認定為檔案。  
    現行文件之所以稱之為現行，就是因為它處在發展變化之中，政策文件尤其要保證它的現行和時效性。文件和檔案是整個過程的不同階段，要進行全面有效的控制，從現行文件到檔案的一體化管理，就是要在管理方式、工作程序上實現融合、統一。近年來提出的前端控制思想，既是要求檔案部門加強對機關文件工作的指導前端控制，對現行文件的利用要按照檔案管理的科學方法進行，方便群眾利用。文件是目前檔案的主要來源，在檔案館對現行文件開放后，超過現行文件的時效后，就依照歸檔的程序結合形成單位的參與在檔案館進行鑒定，依照規定劃分保管期限后，將其自然轉為館藏的檔案。這就實現了現行文件和檔案的順利交接。
    為更好地做好現行文件的利用和檔案館館藏檔案和保管，應當依法加強檔案行政管理部門對國家檔案資源建設宏觀調控、監督管理職能的要求，進一步理順了檔案行政管理部門與各專業主管部門在專門檔案工作中的關系，確立起以“一家主管、集中保管、及時移交、一站式服務”的國家檔案資源管理模式，
    為保障普通群眾利用檔案的權利，為廣大人民群眾利用可以利用的檔案提供方便。就要求對檔案工作規章體系進行梳理，凡是不符合以人為本思想，不利于“兩個體系”建設的內容，都要抓緊進行修改。