normal style="MARGIN: 0cm 0cm 0pt; TEXT-ALIGN: center; mso-pagination: widow-orphan; mso-margin-top-alt: auto; mso-margin-bottom-alt: auto" align=center> 

normal style="MARGIN: 0cm 0cm 0pt; TEXT-ALIGN: center; mso-pagination: widow-orphan; mso-margin-top-alt: auto; mso-margin-bottom-alt: auto" align=center>部分館藏資料是否可以參照檔案進行管理

normal style="MARGIN: 0cm 0cm 0pt; TEXT-INDENT: 23.5pt; TEXT-ALIGN: left; mso-pagination: widow-orphan; mso-margin-top-alt: auto; mso-margin-bottom-alt: auto; mso-char-indent-count: 1.96" align=left> 

normal style="MARGIN: 0cm 0cm 0pt; TEXT-INDENT: 23.5pt; TEXT-ALIGN: left; mso-pagination: widow-orphan; mso-margin-top-alt: auto; mso-margin-bottom-alt: auto; mso-char-indent-count: 1.96" align=left>南陽市檔案館2004年5月建立了展藏相結合的特藏庫，當時除把館藏清代、民國、革命歷史檔案共16個全宗的檔案全宗移入特藏庫外，還把館藏部分建國前形成的、相對珍貴的資料也移入了特藏庫。當時為保持館藏資料的管理體系，便于資料的管理與利用，一是在資料目錄備注欄注明某年某月某日移入特藏庫，二是在資料庫房設立“代資卡”，即用一張32開的硬板紙，在上面注明被移入特藏庫資料的名稱、形成者、形成時間、資料編號和移入特藏庫的時間等。這種處理方法雖然從理論上講，不影響資料的管理與利用，但在實踐中也有諸多不便。為了徹底解決特藏庫既有檔案，又有資料的狀況和管理、統(tǒng)計上的問題，我們擬將移入特藏庫的資料分門別類地劃分為6個全宗，作為檔案進行管理。初步設想如下：

normal style="MARGIN: 0cm 0cm 0pt; TEXT-ALIGN: left; mso-pagination: widow-orphan; mso-margin-top-alt: auto; mso-margin-bottom-alt: auto" align=left>1  將建國前南陽各級衙署編修的《明嘉靖南陽府志校注 （1941）》、《清南陽府志》、《清嘉慶南陽府志》、《嘉靖鄧州志》、《康熙三十二年內鄉(xiāng)縣志》、《清同治八年 內鄉(xiāng)通考》、《內鄉(xiāng)縣志（1932）》、《清康熙三十四年桐柏縣志》、《清乾隆新野縣志》、《清乾隆南召縣志》、《乾隆十一年南召縣志》、《乾隆重修唐縣志》、《咸豐十年淅川廳志》、《光緒三十年新修南陽縣志》等設為“特value="1" UnitName="”">1”號全宗，其全宗名稱定為“南陽建國前地方志檔案匯集”。把它們排放在館藏古1號全宗之前，以彰顯其鎮(zhèn)館之寶的特殊地位（也曾考慮將其歸入古1號全宗，但因有些方志是民國年間編修的，故設為特1號全宗）。

normal style="MARGIN: 0cm 0cm 0pt; TEXT-ALIGN: left; mso-pagination: widow-orphan; mso-margin-top-alt: auto; mso-margin-bottom-alt: auto" align=left>2  將國民黨中央機關的各類文件匯編、工作報告及其全國性的政治性期刊，諸如中央黨務公報、中央黨務月刊、縣鄉(xiāng)自治、清黨叢書、軍事要電匯編、行憲法規(guī)、政情專報、農情報告、國民軍史稿、教育會議記錄、中外條約匯編、中國抗戰(zhàn)畫史、工商手冊及其數百冊《新中華》、《東方雜志》、《國聞周報》等設為“民value="12" UnitName="”">12”號全宗（館藏民國檔案的全宗號原已編到11號）。

normal style="MARGIN: 0cm 0cm 0pt; TEXT-ALIGN: left; mso-pagination: widow-orphan; mso-margin-top-alt: auto; mso-margin-bottom-alt: auto" align=left>3  將河南省國民黨軍政機關的各類文件匯編、工作報告及其政治性期刊，諸如1917至1941年的河南省政府公報、河南黨務、河南司法公報、河南民政月刊、河南實行新縣制簡報、1932至1943年的河南政治月刊、河南警政、河南自治史略、河南政治視察等設為“民value="13" UnitName="”">13”號全宗。

normal style="MARGIN: 0cm 0cm 0pt; TEXT-ALIGN: left; mso-pagination: widow-orphan; mso-margin-top-alt: auto; mso-margin-bottom-alt: auto" align=left>4  將民國時期南陽前鋒報社出版的《前鋒報》、《前鋒副鐫》（189期）、《今日文粹》《社評選集》等設為“民value="14" UnitName="”">14”號全宗。因這部分材料的形成者專一，故全宗名稱可定為“民國南陽前鋒報社”。

normal style="MARGIN: 0cm 0cm 0pt; TEXT-ALIGN: left; mso-pagination: widow-orphan; mso-margin-top-alt: auto; mso-margin-bottom-alt: auto" align=left>5  二十世紀二、三十年代南陽的鎮(zhèn)平、內鄉(xiāng)、淅川、鄧縣（現(xiàn)為鄧州市）四縣建立了以別廷芳為司令的宛西地方自衛(wèi)團，實行地方自治。為此，我們把館藏資料中諸如《彭禹廷與鎮(zhèn)平自治》、《彭禹廷講演集》、《宛西自治實行法輯要》、《鎮(zhèn)平縣自治概況》、《宛西鄉(xiāng)村建設實施辦法》、《地方自制大綱》、《淅川自治半月刊》等數十冊反映“宛西自治”的資料收集到一起，移入特藏庫集中保存，擬設為“民value="15" UnitName="”">15”號全宗，全宗名稱定為“宛西自治檔案匯集”（打算作為館藏地方特色檔案之一種，加大征集力度）
6  此外，我們遵循“物以稀為貴”原則，把館藏建國前的舊報紙也移入了特藏庫。這些報紙分別是鎮(zhèn)平青年報、鎮(zhèn)平建設報、宛南民報、河南民報、掃蕩簡報、河南民國日報、大河日報、大公報、中國兒童時報、東南日報等。我們擬將這些舊報紙設為“民value="16" UnitName="”">16”號全宗，其全宗名稱定為“民國報紙”。
        以上設想妥否，望翟霣遠賜教。                                       

normal style="MARGIN: 0cm 0cm 0pt; TEXT-INDENT: 264pt; TEXT-ALIGN: left; mso-pagination: widow-orphan; mso-margin-top-alt: auto; mso-margin-bottom-alt: auto; mso-char-indent-count: 22.0" align=left>南陽市檔案局  張懷珍

normal style="MARGIN: 0cm 0cm 0pt; TEXT-ALIGN: left; mso-pagination: widow-orphan; mso-margin-top-alt: auto; mso-margin-bottom-alt: auto" align=left> 

normal style="MARGIN: 0cm 0cm 0pt; TEXT-INDENT: 112.95pt; TEXT-ALIGN: left; mso-pagination: widow-orphan; mso-margin-top-alt: auto; mso-margin-bottom-alt: auto; mso-char-indent-count: 7.5" align=left> 

normal style="MARGIN: 0cm 0cm 0pt; TEXT-INDENT: 112.95pt; TEXT-ALIGN: left; mso-pagination: widow-orphan; mso-margin-top-alt: auto; mso-margin-bottom-alt: auto; mso-char-indent-count: 7.5" align=left>對部分館藏資料參照檔案進行管理的認識
翟霣遠

normal style="MARGIN: 0cm 0cm 0pt; TEXT-INDENT: 23.5pt; TEXT-ALIGN: left; mso-pagination: widow-orphan; mso-margin-top-alt: auto; mso-margin-bottom-alt: auto; mso-char-indent-count: 1.96" align=left>從張懷珍提供的材料看，筆者認為其提出的問題實際上包含兩個方面：一是部分館藏資料能否參照檔案進行管理；二是對參照檔案進行管理的資料如何確定全宗歸屬，如何確定全宗名稱。
    從理論上講，檔案與資料有本質區(qū)別，其整理方法截然不同。一般情況下，我們應將兩者分別整理和保存。但是，由于我省舊政權檔案、革命歷史檔案保存下來的較少，人們了解一段歷史往往依*相關資料，特別是那些稀有、珍貴的資料已發(fā)揮了檔案的作用。因此，從有利于保護稀有、珍貴資料的角度考慮，筆者基本同意張懷珍提出的將部分資料參照檔案進行管理的觀點。鑒于目前對此還沒有相關規(guī)定，也沒有形成統(tǒng)一認識，筆者建議南陽市檔案館從以下幾點來把握參照檔案進行管理的資料范圍和標準：一是堅持以本級或本區(qū)域內機關、社會機構形成的資料為主的原則；二是堅持價值原則，即挑選內容上重要、有獨特性的資料，這些資料不但能釋疑解惑、印證歷史，也能作為了解歷史的參考、憑證；三是堅持拾遺補缺的原則，即所選資料應能夠補充檔案內容的不足，有利于形成完整的館藏體系。按照以上原則，我們對張懷珍文中所列的資料做一些初步判斷：第一類的全部（建國前南陽各級衙署編修的府志、縣志）、第四類的全部（民國時期南陽前鋒報社的資料）、第五類的全部（宛西自治資料）、第五類中的一部分（鎮(zhèn)平青年報、鎮(zhèn)平建設報、宛南民報）可以參照檔案進行管理，其余的則不能參照檔案進行管理。
    對參照檔案進行管理的資料如何確定全宗歸屬及所屬全宗名稱，筆者認為應遵循以下原則：一是能歸入相關全宗的，就歸入相關全宗，不再單列全宗；二是能用主體全宗名稱的，用主體全宗名稱，不用客體全宗名稱；三是能夠確定檔案資料全宗歸屬的，就使用明確的、規(guī)范的全宗名稱，不用檔案匯集名稱。按照上述原則，筆者建議南陽市檔案館在做此項工作時可做如下處理：第一類（建國前南陽各級衙署編修的府志、縣志）可歸入建國前南陽各級相應時期的衙署全宗，如館藏缺少個別縣衙全宗，可將該縣志歸入南陽府衙全宗；對第四類（民國時期南陽前鋒報社的資料），張懷珍文中的想法大體可行，筆者只是擔心此全宗數量太少，可將其歸入主管單位全宗，其資料可作為主管單位全宗中的一類；第五類（宛西自治資料）設立一個全宗是可以的，只是全宗名稱問題，最好用主體全宗名稱；第六類中的鎮(zhèn)平青年報、鎮(zhèn)平建設報、宛南民報可按照所屬關系歸入各自主管單位全宗。
    上述對部分館藏資料參照檔案進行管理的做法，各級檔案館一定要慎重使用，決不能使之泛化和濫化。通常情況下，檔案館應嚴格區(qū)分檔案和資料，并按照有關規(guī)定對它們分別進行整理和保存。若確實需要對部分館藏資料參照檔案進行管理，有關檔案館要參照本文提出的原則和方法開展此項工作。

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