normal style="MARGIN: 0cm 0cm 0pt; LAYOUT-GRID-MODE: char; mso-margin-top-alt: auto; mso-margin-bottom-alt: auto"> 編輯老師：

normal style="MARGIN: 0cm 0cm 0pt; LAYOUT-GRID-MODE: char; TEXT-INDENT: 20.6pt; mso-margin-top-alt: auto; mso-margin-bottom-alt: auto; mso-char-indent-count: 1.96">2003年10月，鶴壁市檔案館開展了三年一次的館藏檔案資料的普查工作。在這次普查中我們發現：在《鶴壁日報》社全宗檔案中，缺少1958年—1961年的專業檔案；而在館藏中共鶴壁市委辦公室的資料中卻有1958年—1961年的《鶴壁日報》合訂本。后經多方調查，最后確認這是鶴壁目前僅存的一套較為完整的早期《鶴壁日報》。于是我們就將這部分資料轉化為館藏《鶴壁日報》社全宗的專業檔案。

normal style="MARGIN: 0cm 0cm 0pt; LAYOUT-GRID-MODE: char; TEXT-INDENT: 20.6pt; mso-margin-top-alt: auto; mso-margin-bottom-alt: auto; mso-char-indent-count: 1.96">2006年5月，鶴壁市一個城區的水利部門來我館要求查閱關于鶴壁市上世紀50年代至70年代建大中型水庫時的移民情況，并強調這涉及到落實國家對移民的補償政策，查不到這方面的檔案將有可能引起移民不滿，造成上訪。為此，我們精心查找了一個多月，在館藏永久、長期、短期檔案中以及館藏資料中均沒有查到有用的東西。最后卻意外地在準備銷毀的短期檔案(未批復的請示文件)中查到了當時的一些移民情況。由此我們認識到，應銷毀的檔案隨著時間的推移，部分還有利用的價值。于是，我們就將這部分準備銷毀的檔案轉化為館藏資料進行保管和管理。

normal style="MARGIN: 0cm 0cm 0pt; LAYOUT-GRID-MODE: char; TEXT-INDENT: 21pt; mso-margin-top-alt: auto; mso-margin-bottom-alt: auto; mso-char-indent-count: 2.0">以上做法是否妥當，一時又理不出比較清晰的頭緒，望翟霣遠老師賜教。

normal style="MARGIN: 0cm 0cm 0pt; LAYOUT-GRID-MODE: char; TEXT-INDENT: 21pt; mso-margin-top-alt: auto; mso-margin-bottom-alt: auto; mso-char-indent-count: 2.0">鶴壁市檔案局   田維斌

normal style="MARGIN: 0cm 0cm 0pt; LAYOUT-GRID-MODE: char; TEXT-INDENT: 80.4pt; mso-margin-top-alt: auto; mso-margin-bottom-alt: auto; mso-char-indent-count: 4.45">館藏資料和檔案是否可以相互轉化

normal style="MARGIN: 0cm 0cm 0pt; LAYOUT-GRID-MODE: char; TEXT-INDENT: 194.25pt; mso-margin-top-alt: auto; mso-margin-bottom-alt: auto; mso-char-indent-count: 18.5">翟霣遠

normal style="MARGIN: 0cm 0cm 0pt; TEXT-INDENT: 20.6pt; mso-margin-top-alt: auto; mso-margin-bottom-alt: auto; mso-char-indent-count: 1.96">在一定條件下，檔案可以轉化為資料，資料也可以轉化為檔案。盡管教科書是這么講，但在工作中付諸實踐的卻不多。田維斌和同行結合實際對此做了大量的工作，進行了有益的嘗試。他提出的問題實際上包括兩個方面：一是館藏鶴壁市委辦公室的《鶴壁日報》能否轉化為報社全宗的專業檔案；二是準備銷毀的檔案能否轉化為館藏資料進行保管和管理。

normal style="MARGIN: 0cm 0cm 0pt; TEXT-INDENT: 21pt; mso-margin-top-alt: auto; mso-margin-bottom-alt: auto; mso-char-indent-count: 2.0">對第一個問題，筆者認為鶴壁市檔案館可依據中央宣傳部、國家檔案局和我省的相關規定處理。中央宣傳部和國家檔案局頒布的《新聞單位宣傳報道檔案管理暫行辦法》第十二條規定，立檔單位的歸檔范圍包括“本單位編輯出版的報紙和各種有關宣傳報道業務的出版物”。《河南省檔案管理條例》第十七條規定：“機關、團體、企業事業單位和其他組織應當將本單位編印出版的報刊、文集以及志書、年鑒、大事記、組織史、政策法規匯編等按期歸檔，并送同級國家檔案館。”按照上述規定，鶴壁日報社應將《鶴壁日報》按期歸檔，將其作為檔案的一部分進行保存，并按規定移交鶴壁市檔案館。但對鶴壁市委辦公室來說，《鶴壁日報》卻是資料。因此，筆者基本贊同鶴壁市檔案館在鶴壁日報社全宗缺少1958年—1961年的《鶴壁日報》的情況下，為保持該全宗檔案的齊全完整，將館藏鶴壁市委辦公室資料中相應時期的《鶴壁日報》轉化為鶴壁日報社全宗專業檔案的做法。

normal style="MARGIN: 0cm 0cm 0pt; TEXT-INDENT: 21pt; mso-margin-top-alt: auto; mso-margin-bottom-alt: auto; mso-char-indent-count: 2.0">對第二個問題，筆者認為應區別情況做具體的分析。之所以出現準備銷毀的檔案還有利用價值的情況，是由于我們的認識沒有反映事物的客觀現實，在判斷檔案價值上出現了偏差。這就要求我們重新審視、判斷這些檔案的價值。在審視、判斷的過程中除了堅持國家檔案局頒布的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》等檔案規范標準外，還要堅持正確的指導思想。筆者建議鶴壁市檔案館在對這些準備銷毀的檔案的價值進行重新認識、判斷的基礎上，應針對鑒別、判斷的不同情況分別做出處理：一是對具有長久保存價值的，應繼續將其作為檔案進行保存，并調整其保管期限；二是對不具有長久保存價值但又不宜銷毀的，可以將其轉到資料庫房保存，參照資料進行管理；三是對沒有保存價值又可以銷毀的，經履行相應手續后予以銷毀。

normal style="MARGIN: 0cm 0cm 0pt; TEXT-INDENT: 21pt; mso-margin-top-alt: auto; mso-margin-bottom-alt: auto; mso-char-indent-count: 2.0">需要提醒田維斌和同行的是，無論是資料轉化為檔案，還是檔案參照資料進行管理，鶴壁市檔案館都要嚴格轉化（或參照）的程序，在檢索工具中體現它們相互轉化的內容，并及時做好檔案、資料的登記統計工作。

normal style="MARGIN: 0cm 0cm 0pt">（作者單位：河南省檔案局業務指導處）