李向敏 韓國(guó)政府記錄保存所首席顧問(wèn)
1、介紹
在過(guò)去的幾十年中，隨著經(jīng)濟(jì)的增長(zhǎng)，韓國(guó)的私有企業(yè)數(shù)量迅速膨脹。同時(shí)，韓國(guó)政府的改革也不斷發(fā)展，主要作法是縮小政府組織規(guī)模，并把政府的一些職能轉(zhuǎn)讓給私有部門。在政府的改革措施中，外包和私有化是主要的手段。正因?yàn)槿绱耍S多先前政府的職能就轉(zhuǎn)讓給了私有的企業(yè)公司。隨著韓國(guó)政府從原先的官僚政治和對(duì)私有經(jīng)濟(jì)的中央集權(quán)轉(zhuǎn)變?yōu)樗接衅髽I(yè)擁有自由和自主，私有企業(yè)的社會(huì)責(zé)任也變得更加明顯了。從非法政治集資和腐敗造成的政治阻礙中擺脫出來(lái)以后，大多數(shù)企業(yè)，特別是大型企業(yè)有義務(wù)保護(hù)其管理的可靠性和透明度。從社會(huì)的角度來(lái)說(shuō)，還要要求私有企業(yè)通過(guò)增加效率以及加強(qiáng)管理其企業(yè)信息的能力來(lái)改善自身的管理。
對(duì)于文件管理來(lái)說(shuō)，韓國(guó)的許多私營(yíng)公司中做的最好的也只是簡(jiǎn)單地依照過(guò)去私有體制中文件管理的慣例和模式。另外一些公司根本就不關(guān)心除財(cái)務(wù)記錄之外的文件的管理。《貿(mào)易法案》中規(guī)定，私有企業(yè)文件的保管和保留期至少為五年。大量的商業(yè)文件只在最短的期限內(nèi)得到保存，目的只是滿足審計(jì)方面的最低法律需求。《貿(mào)易法案》還要求公司要向?qū)徲?jì)機(jī)關(guān)提交商業(yè)報(bào)告和財(cái)務(wù)記錄，因而他們不得不在辦公室中保存一些文件以滿足法律要求。
那些從前屬于公立的，現(xiàn)在已經(jīng)私有化的公司則仿效公共機(jī)構(gòu)中的文件管理方法和規(guī)則。但是，這些方法在新生效的1999年《社會(huì)文件管理法案(PRMA)》中已經(jīng)做了很大的修改。而大多數(shù)公司所仿效的依然是原先的文件保存(RK)規(guī)則，而這些規(guī)則的依據(jù)并不是文件管理的安全原則。在本報(bào)告中，我們要對(duì)韓國(guó)的企業(yè)直到最近還延用的舊的政府文件(PK)和文件管理(RM)規(guī)則和行為進(jìn)行分析。同時(shí)，我們還要分析新出現(xiàn)的針對(duì)公立部門的文件管理法案，對(duì)電子文件的日益增長(zhǎng)的管理需求，以及正在經(jīng)歷重要變化的文件保存和管理的傳統(tǒng)方法。我們還將引用韓國(guó)一個(gè)主要的鋼鐵制造企業(yè)POSCO作為這些變化的一個(gè)例證。
2、私有企業(yè)中仿效公立部門模式建立的文件保存(RK)和文件管理(RM)形式
很長(zhǎng)時(shí)間以來(lái)，韓國(guó)私有企業(yè)中的文件管理與公立部門的文件管理模式很相似。因而，分析一下《社會(huì)文件管理法案》出臺(tái)之前的社會(huì)文件管理方法是很有必要的，另外在某些方面這些方法的使用仍然十分流行，也頗具影響力。原有的公共部門中文件保存[RK]的規(guī)則和作法反映了韓國(guó)私有企業(yè)文件保存的主要方面和普遍作法。
1963年，根據(jù)一項(xiàng)名為《社會(huì)文件保存和保護(hù)規(guī)則》的內(nèi)閣法令，韓國(guó)制定了公共部門中文件的保存系統(tǒng)。根據(jù)該法令在執(zhí)行機(jī)關(guān)中設(shè)立文件保存的負(fù)責(zé)機(jī)構(gòu)，并制定文件歸檔和文件編目方法。但是，規(guī)則中只對(duì)基本的文件保存功能，比如根據(jù)保存期限表制定的文件生成、歸檔方法、標(biāo)題登記和主題分類進(jìn)行了規(guī)定。在法令中沒(méi)有對(duì)專業(yè)文件管理要求制定規(guī)定。也沒(méi)有對(duì)專業(yè)文件管理者的要求、具有歷史價(jià)值文件的鑒定、保護(hù)的環(huán)境做出規(guī)定。規(guī)則中也沒(méi)有涉及多級(jí)管理和著錄的原則。文件保存的檔案資料的編纂內(nèi)容也寥寥無(wú)幾。
1963年的法令為文件保護(hù)(保管)期限設(shè)定了一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的時(shí)間表。從那以后，文件保管期限表經(jīng)歷了多次修改。PRMA中規(guī)定的保管期限是“永久”、“半永久”、20年、10年、5年、3年和1年。從那時(shí)起又出現(xiàn)了各種各樣的分類系統(tǒng)和保管期限。值得注意的是，在私有部門中這種劃分“文件期限”的作法也很普及。
例如，《1964保管期限分類標(biāo)準(zhǔn)表》對(duì)私有企業(yè)中的文件分類產(chǎn)生了影響。這是一個(gè)簡(jiǎn)化了的標(biāo)準(zhǔn)表，它表明的是為那些按主題劃分，并預(yù)先決定的企業(yè)職能制定的保管期限。企業(yè)的職能不是由來(lái)源或機(jī)構(gòu)的實(shí)際活動(dòng)決定的。但在私有部門中，由于其職能規(guī)模較小，公司的分類標(biāo)準(zhǔn)表，如果有的話，可以輕而易舉地得到修改和更新。我們可以推測(cè)，私有企業(yè)具有的靈活性和負(fù)責(zé)性使其文件的保存方式要比公共部門更為靈活有效。
后來(lái)，人們發(fā)現(xiàn)對(duì)公共部門的主題劃分與重要社會(huì)文件的管理和保存不相稱，有時(shí)甚至是有害的。這種做法持續(xù)了四十年。正是在這段時(shí)期內(nèi)，韓國(guó)政府和私有公司迅速發(fā)展，并經(jīng)歷了一些主要的組織結(jié)構(gòu)變革。這種RK和RM的做法對(duì)政府公司和私有公司的文件管理起到了很大的影響。最后，根據(jù)行政管理目的對(duì)文件進(jìn)行主題分類和確定保管期限的作法得到了普及。目前，私有企業(yè)中文件管理和分類仍按這種主題分類的模式進(jìn)行。來(lái)源原則很少得到人們的認(rèn)可。
大多數(shù)私有公司中，人們出于實(shí)際需要為每個(gè)文件系列而不是每份文件編制文件保管期限。通常人們把文件案卷看成是文件系列。他們按主題對(duì)文件系列進(jìn)行分類。但是私有公司中文件的保管期限通常由其文件系列而不是功能決定。
大多數(shù)的私有公司中還沒(méi)有使用專業(yè)的文件控制方法。登記和著錄方面的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)則也沒(méi)有得到廣泛的采用。文件生成者按照文件作為現(xiàn)行文件的使用價(jià)值來(lái)決定保存期限。他們對(duì)文件的管理、歷史研究和利用問(wèn)題知之甚少。特別值得一提的是，他們不知道判斷永久性文件所需的專業(yè)的文件分類概念和歷史情況。舊的分類標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)鍵問(wèn)題在于重要的政策計(jì)劃文件和會(huì)議的記錄被劃歸為臨時(shí)文件，保管期限為5年或者10年。這意味著私有公司的大部分重要文件還沒(méi)有被保存下來(lái)。因而與公共部門一樣，在私有部門中存在著鑒定問(wèn)題，我們認(rèn)為由于這種淡薄的鑒定意識(shí)和落后的鑒定機(jī)制，許多有價(jià)值的商業(yè)文件被銷毀了。
在大多數(shù)的公司中，文件按主題和保管期限放置在倉(cāng)庫(kù)內(nèi)，和公共機(jī)構(gòu)的做法不同，他們通常不使用文件盒或案卷盒。私人文件的保存大都很簡(jiǎn)陋，而那些政府永久文件則是保存在環(huán)境安全的政府檔案館中。在私有部門中，人們認(rèn)為空間和效率方面的費(fèi)用開(kāi)支要比氣候控制重要得多。這是可以理解的，因?yàn)榇蠖鄶?shù)文件是保管期限為5年至10年的短期文件。通常存放文件的場(chǎng)所是一間地下室或屋頂間。
在公司中，文件是按“主題分類編碼”或根據(jù)主題分類標(biāo)注的管理號(hào)碼查詢的。大多數(shù)私有公司內(nèi)的文件是不向社會(huì)公開(kāi)的。它們的用途是向法庭提供交易的證據(jù)，或者只是按《企業(yè)條例》或公司規(guī)則的規(guī)定進(jìn)行保管。所以研究人員和歷史學(xué)家很少利用這些企業(yè)文件。有時(shí)，出于學(xué)術(shù)研究的目的，可以向歷史研究人員提供企業(yè)文件的利用，但這種情況很少。企業(yè)文件通常由公司的正式研究人員用來(lái)撰寫公司歷史或公司創(chuàng)始人的歷史。最近，在一些大公司中，企業(yè)文件在企業(yè)歷史博物館中向社會(huì)展出，并以此作為一種企業(yè)宣傳活動(dòng)。
3、公共部門中采取的新型RK和RM行動(dòng)：私有公司會(huì)遵守嗎?
從1997年開(kāi)始，韓國(guó)政府發(fā)起了一項(xiàng)全新的社會(huì)RK系統(tǒng)，以改革私有部門中的RK系統(tǒng)。1999年，GARS(韓國(guó)政府記錄保存所)實(shí)施了一項(xiàng)《社會(huì)文件管理?xiàng)l例》(PRMA)，在很大程度上改變了韓國(guó)公共機(jī)構(gòu)中RK的做法。私有部門如何遵循以及是否遵循這一原則現(xiàn)在還不得而知。對(duì)RK系統(tǒng)中改革的主要目的是完善政府官員中文件可行性和提高效率。其中包括辦公室自動(dòng)化，公共部門中電子文件的生成和使用。
需要注意的是，韓國(guó)的所有政府公司都應(yīng)遵照PRMA的法律規(guī)定。根據(jù)我們的調(diào)查，所有的政府公司都遵守了先前由辦公室工作規(guī)則制定的基本RK框架，現(xiàn)在他們也正準(zhǔn)備采納PRMA。有一些中央機(jī)構(gòu)，比如韓國(guó)國(guó)家鐵路明年將實(shí)現(xiàn)私有化，它也將依照PRMA的法律框架。私有部門中的RK系統(tǒng)也準(zhǔn)備跟蹤韓國(guó)公共部門中的變化。所以，人們有必要對(duì)《社會(huì)文件管理?xiàng)l例》實(shí)施以來(lái)在公共部門中RK體制發(fā)生的發(fā)展變化予以關(guān)注。
3.1公共部門中與RK有關(guān)的PRMA的主要因素
下面是目前指導(dǎo)公共部門中文件保管工作的《公共文件管理?xiàng)l例》，該條例還將對(duì)目前和將來(lái)的私有公司中文件的保存工作產(chǎn)生影響。我把與私有公司中RK有關(guān)的條例的相關(guān)因素都用方括號(hào)引了起來(lái)。條件和規(guī)則的條款號(hào)在圓括號(hào)中。
3.2定義(第2款)
文件的定義是“記錄下來(lái)的信息，無(wú)論其記錄形式是什么，其中包括電子文件”[文件的這個(gè)定義對(duì)決定何種文件需要得到管理和保存有重大影響。這其中應(yīng)包括電子郵件，但在韓國(guó)政府中，電子郵件不屬于正式文件，所以這些郵件沒(méi)有得到管理(登記)和保護(hù)。通常私有公司管理并保護(hù)他們生成和接到的電子郵件。對(duì)他們來(lái)說(shuō)，電子郵件可以為他們的交易提供重要的證據(jù)。]
3.3檔案和檔案部門的特點(diǎn)
??公共文件是政府的職責(zé)(不可轉(zhuǎn)讓的)
??公務(wù)員保護(hù)社會(huì)檔案的職責(zé)(第3款)
??私有公司中文件的真實(shí)性、完整性、不可轉(zhuǎn)讓性和不可侵犯性也被承認(rèn)。
3.4私有文件
??GARS可以在公民掌握的文件中指定。“國(guó)有(國(guó)家)檔案館”。
[這就意味著有些重要的企業(yè)文件可以被GARS指定為“國(guó)家文件”。但這種指定對(duì)文件的保管沒(méi)有約束力]
3.5中央檔案館的任務(wù)和職責(zé)(第1款)(第5款)
??決定文件管理和檔案館行政管理政策[這些政策影響到民事文件管理政策]
??社會(huì)文件和檔案的征集、保管和使用[文件管理的企業(yè)程序以及每個(gè)工作過(guò)程的投入內(nèi)容將影響到私有公司中文件管理的企業(yè)程序]
??文件管理培訓(xùn)[有些民事文件管理人員和畢業(yè)生可以獲得GARS提供的培訓(xùn)]
[此條款將會(huì)對(duì)私有公司決定文件中心的總?cè)蝿?wù)和職能產(chǎn)生影響]
3.6可靠性
??文件生成可靠性責(zé)任(第11款)[它可以擴(kuò)大私有部門中文件生成和維護(hù)的范圍]
??機(jī)構(gòu)應(yīng)生成并保存會(huì)議的討論、報(bào)告、聲像文件和會(huì)議記錄(規(guī)則。第7?9款)[在舊的RK系統(tǒng)中，這些關(guān)鍵性文件幾乎沒(méi)有登記。但是有些私有公司生成和保存了一些此類文件]
??關(guān)于移交、登記、分類和利用分類的文件[應(yīng)把私有公司中關(guān)于文件管理的文件加入到其RK系統(tǒng)中]
??非法的移交和處置是違法的，并受到明令禁止(第22、30款，規(guī)則。第37款)[如果不保護(hù)公司中的財(cái)務(wù)(會(huì)議)文件就已算是違法行為，會(huì)影響到文件的處置]
3.7鑒定和處置機(jī)構(gòu)
??GARS制定并認(rèn)可通用文件程序和機(jī)構(gòu)文件程序。
??文件處置機(jī)構(gòu)應(yīng)得到GARS的授權(quán)(第22款)(規(guī)則。第37款)
[文件處置機(jī)構(gòu)在私有公司中沒(méi)有得到系統(tǒng)地應(yīng)用。新的RK系統(tǒng)和應(yīng)用軟件應(yīng)能夠加強(qiáng)文件分類和處置功能]
??文件的處置應(yīng)由文件中心中有資格的文件管理人員評(píng)估和決定。
[處置程序，包括機(jī)構(gòu)的決定將影響私有公司中文件處置活動(dòng)。特別是會(huì)加強(qiáng)專業(yè)文件管理人員在鑒定和處置方面的作用]
3.8向檔案館移交文件
??社會(huì)文件的移交是強(qiáng)制性的(第12款)
[通常在私有公司中，文件的銷毀都是由生成和保存文件的辦公室完成的，而沒(méi)有得到文件辦公室或文件機(jī)構(gòu)的許可。現(xiàn)在，這些公司開(kāi)始認(rèn)識(shí)到文件作為公司活動(dòng)和交易的關(guān)鍵證據(jù)的重要性。他們意識(shí)到文件的丟失可能會(huì)導(dǎo)致大的財(cái)政危機(jī)。然而，企業(yè)界人士仍傾向于把文件保存在自己的辦公室中而不是出于安全原因和保護(hù)商業(yè)利益的原因把文件移交給文件中心]
3.9登記、整理和著錄
??當(dāng)生成或接到文件時(shí)，人們應(yīng)對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行登記。(第12款，規(guī)則。第10款)同時(shí)還要登記文件案卷。(登記。第12款，第9條)
[私有公司可以遵循和采用政府的登記和著錄的做法。登記和著錄是獲取文件的必要商業(yè)程序。這兩個(gè)程序保證了文件管理者或檔案工作者的使用方便，可以有效控制并檢索文件。通過(guò)這種方式，政府在登記和著錄方面的標(biāo)準(zhǔn)工作程序?qū)?huì)大大影響私有公司中檔案資料的登記和著錄方式。但是，根據(jù)此條例，我們只能獲取文件案卷和文件單件一級(jí)的著錄。我們并沒(méi)有全宗(文件集合)和文件系列及其著錄。一份案卷或一件文件的著錄主要用于文件的識(shí)別(標(biāo)題，生成人，日期，利用類別和鑒定類別)。我們并沒(méi)有引入ISAD(G)的各項(xiàng)因素；內(nèi)容和范圍，著錄的范圍和介質(zhì)，行政管理／傳記性歷史，移交的原因，鑒定信息，新增加的接收文件，檔案歷史，檢索工具，資料項(xiàng)目，注解項(xiàng)目。同樣，我們也沒(méi)有整理和著錄標(biāo)準(zhǔn)。私有公司也并不了解國(guó)際文件管理標(biāo)準(zhǔn)IS015489]
3.10保護(hù)(第23款)
??RM機(jī)構(gòu)應(yīng)具備相應(yīng)的保護(hù)設(shè)施和設(shè)備。
??原則上，檔案館應(yīng)對(duì)永久檔案制作一份紙質(zhì)拷貝，或制定一份保護(hù)介質(zhì)拷貝。(第15款，規(guī)則。第22款)
??我們決定保護(hù)介質(zhì)應(yīng)是縮微膠片和光盤。(規(guī)則。第22款。規(guī)定。第22至25條)
??檔案的任何保護(hù)拷貝都是受法律認(rèn)可的文件。
[在私有公司中，制作保護(hù)拷貝，如縮微膠片和CD(或光盤，或DVD)是很普遍的。他們把CD看作保護(hù)介質(zhì)。由于相對(duì)來(lái)講大多數(shù)公司文件的保管期限不長(zhǎng)，所以使用CD介質(zhì)保存永久性文件也是可以的。但是如果他們?cè)贠D格式介質(zhì)的CD中進(jìn)行保存，永久性企業(yè)文件的保護(hù)可能會(huì)遇到數(shù)據(jù)丟失這種嚴(yán)重的問(wèn)題。并且將來(lái)把CD或OD格式中記錄的數(shù)據(jù)進(jìn)行轉(zhuǎn)移或重新格式化會(huì)耗費(fèi)大量資金，這也是一個(gè)嚴(yán)重的問(wèn)題。有一個(gè)問(wèn)題使情況更為嚴(yán)峻，那就是條例中把OD和DVD也認(rèn)作“永久性介質(zhì)”]
3.11成為合格檔案工作者和文件管理者的條件(第25款)
??機(jī)構(gòu)的文件中心和專業(yè)檔案館應(yīng)聘用專業(yè)文件人員或檔案工作者
??專業(yè)文件管理人員或檔案工作者的標(biāo)準(zhǔn)是檔案研究專業(yè)的本科畢業(yè)生。其他條件是他們應(yīng)是歷史或圖書館專業(yè)的本科畢業(yè)生，并且完成了由MOGAHA部長(zhǎng)批準(zhǔn)的檔案培訓(xùn)課程(規(guī)則。第40款)
[這是促進(jìn)公共部門和私有部門專業(yè)文件管理的條款之一。私有公司對(duì)辦公自動(dòng)化及信息技術(shù)在辦公室工作中的應(yīng)用也更加敏感。現(xiàn)在，他們能比公共機(jī)構(gòu)更靈活地采用新的RK系統(tǒng)。可以預(yù)期，將來(lái)私有公司對(duì)專業(yè)文件管理人員的需求將大于公共機(jī)構(gòu)的需求]
3.12電子文件的管理(規(guī)則。第30款)
??公共機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)MOGAHA部長(zhǎng)確定的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)生成電子文件。
??電子文件應(yīng)移交給GARS，文件的生成應(yīng)向GARS匯報(bào)(包括所有的短期電子文件)
??電子文件應(yīng)以電子格式保存。但永久和半永久性電子文件應(yīng)用紙打印出來(lái)，或制成縮微膠片，以“適于肉眼閱讀”。
??即使電子文件保管期限過(guò)期也應(yīng)保存。
[電子文件管理領(lǐng)域中不遵守現(xiàn)有的文件管理原則，韓國(guó)的大部分私有公司有內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)文件生成和維護(hù)系統(tǒng)。通過(guò)使用實(shí)施軟件，公司雇員可以用電子方式生成、發(fā)出、接收和保存電子文件和電子郵件。公共機(jī)構(gòu)中使用的電子文件保存系統(tǒng)(ERKS電子文書系統(tǒng))大小不同，功能各異(總共有八、九種機(jī)構(gòu)ERKS系統(tǒng))。]
至2003年10月，韓國(guó)經(jīng)政府檢測(cè)和批準(zhǔn)的用于機(jī)構(gòu)文件中心管理部門(資料館系統(tǒng))的應(yīng)用軟件有九種。2002年，韓國(guó)政府設(shè)立了一種用于機(jī)構(gòu)的ERKS功能性要求標(biāo)準(zhǔn)，2003年GARS為文件中心制定了一個(gè)功能性要求標(biāo)準(zhǔn)。政府中所有的ERKS都要遵守這些標(biāo)準(zhǔn)。ERKS標(biāo)準(zhǔn)為內(nèi)部的可操作性制定了連貫和必需的RK職能。
但是，在韓國(guó)的電子文件管理中存在許多相互矛盾的問(wèn)題。根據(jù)RPMA的規(guī)定，所有短期電子文件都應(yīng)移交給GARS。而實(shí)際情況是私有公司并不保存短期文件。理論上講，用于紙類文件的相同的文件類別也應(yīng)以同樣的方式應(yīng)用到電子文件中。電子文件的傳輸介質(zhì)和保護(hù)介質(zhì)并不是在公共部門中決定的。目前為止，有關(guān)傳輸介質(zhì)和保護(hù)介質(zhì)還沒(méi)有達(dá)成一致。這種情況也存在于大多數(shù)的私有公司之中。人們對(duì)以肉眼可以閱讀的形式保存電子文件頗有爭(zhēng)議。把數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)轉(zhuǎn)化成紙質(zhì)文件或制作縮微膠片都非常昂貴，并且保存打印后的拷貝效率很低。私有公司一般不為了保存的目的而打印其電子文件]
如上所述，公共部門中RK發(fā)生的新變化將深刻影響私有部門。如果私有公司接受了包括ERKS標(biāo)準(zhǔn)在內(nèi)的RK系統(tǒng)，那么其中的許多變化將對(duì)私有公司RK狀況的改進(jìn)起到很大的推動(dòng)作用。
最后，我們將以POSCO公司為例，POSCO公司是一家大型私有鋼鐵制造公司。
4、POSCO公司中的文件管理
POSCO是韓國(guó)最大的一家鋼鐵制造公司。1968年，該公司作為一家國(guó)家投資的公司成立，公司領(lǐng)導(dǎo)并支持了二十世紀(jì)七十年代韓國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。2000年9月，公司實(shí)現(xiàn)私有化。經(jīng)過(guò)多年的發(fā)展，POSCO成了世界上最先進(jìn)的鋼鐵生產(chǎn)商之一。今年是公司實(shí)現(xiàn)私有化的第三年，鋼鐵年產(chǎn)量預(yù)計(jì)超過(guò)3千萬(wàn)噸，并準(zhǔn)備在2007年年產(chǎn)值達(dá)到36萬(wàn)億韓國(guó)圓。POSCO的總部設(shè)在韓國(guó)東南部港口城市浦項(xiàng)，雇員總數(shù)約為19200人，2001年的純收為8190億韓圓(約合6713百萬(wàn)美元)。
2003年，公司設(shè)立了一家公司歷史博物館，用來(lái)展示公司發(fā)展方面的歷史制定物和檔案。歷史博物館的使用面積為3300平方米，占地10000平方米。在韓國(guó)，私有公司修建企業(yè)檔案館的情況并不多見(jiàn)。這個(gè)歷史博物館被用作企業(yè)開(kāi)發(fā)部門的一部分。它負(fù)責(zé)管理POSCO的檔案，并向社會(huì)提供利用。
POSCO中的文件管理與政府的RK十分相似，因?yàn)樗亲鳛橐患艺顿Y公司而設(shè)立的，從一開(kāi)始，就采用了政府文件保管系統(tǒng)。POSCO于1969年制定的RK規(guī)則與那個(gè)時(shí)期的政府辦公室工作規(guī)則非常類似。
在POSCO，關(guān)于RK有四項(xiàng)指令或規(guī)則。關(guān)于文件管理和辦公室管理的指令，關(guān)于安全的指令，關(guān)于災(zāi)難準(zhǔn)備的指令，關(guān)于信息管理的指令。秘密文件要根據(jù)安全指令進(jìn)行管理，而普通文件的管理要遵照關(guān)于文件管理和辦公室管理指令。文件生成辦公室要在5年內(nèi)管理其現(xiàn)行文件。
1979年，公司進(jìn)行了一次大規(guī)模的文件管理審計(jì)工作。從而導(dǎo)致了1980年5月制定了在全公司范圍內(nèi)對(duì)文件保管工作進(jìn)行根本性改革的計(jì)劃。這也是為了提高辦公室工作效率采取的方法之一。因而二十世紀(jì)八十年代POSCO采取的主要改革方法的起因并不是出于歷史或發(fā)展的需要。其主要原因是為了提高工作效率的企業(yè)需要。1982年，公司還向所有員工頒發(fā)了RK工作手冊(cè)。
文件的分類和管理并不是依據(jù)來(lái)源原則。正如其他私有公司受政府RK的影響，POSCO也采取了按主題分類的方法。鑒定和保管期限的制定也是以這個(gè)主題分類為基礎(chǔ)。主題分類包括：1、管理，2、總體運(yùn)作事務(wù)(公司文件管理和秘密文件的管理屬于這個(gè)主題)，3、人事，4、財(cái)務(wù)，5、設(shè)備，6、合同，7、技術(shù)，8、產(chǎn)品，9、銷售。正如大家所看到的，這種主題分類與政府所作的分類大不相同。每種分類都有八到九個(gè)子類型，每個(gè)子類型有更低一級(jí)的分類類型。文件各類也與二十世紀(jì)七十年代政府的《保管分類標(biāo)準(zhǔn)表》相類似。
2000年，POSCO采用了自己的ERKS。這是一種完整的文件生成和管理系統(tǒng)。2001年，POSCO的“進(jìn)程改革辦公室”(Process Innovation Office)中的“信息與安全任務(wù)小組”重新設(shè)計(jì)了其ERKS程序和結(jié)構(gòu)。他們把信息管理加入ERK系統(tǒng)之中。目前，POSCO的文件和信息管理使用的是ERKS，與其主題分類系統(tǒng)的時(shí)期版本一起使用。
5、結(jié)論
如我們上面所述，公共部門中RK和RM的新變化將對(duì)私有部門產(chǎn)生深刻影響。許多公共機(jī)構(gòu)和私有公司已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了文件管理的自動(dòng)化。大多數(shù)私有和社會(huì)團(tuán)體都建立了自己的ERKS。私有公司將采用政府的ERK標(biāo)準(zhǔn)。需要注意的是，韓國(guó)所有的政府投資的公司都應(yīng)遵守PRMA和政府ERKS標(biāo)準(zhǔn)。私有化后的公共機(jī)構(gòu)和私有公司也要依照，或者至少參考政府ERKS模式，包括其功能性要求和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。韓國(guó)私有部門中的RK體制也傾向于依照公共部門中的變化。但我們對(duì)一些有爭(zhēng)議的理論還未做出檢測(cè)。由于知識(shí)的不確定和錯(cuò)誤的理解，我們可能把新的ERK系統(tǒng)及檔案管理系統(tǒng)置于危險(xiǎn)的境地。對(duì)于公共部門和私有部門中文件的管理，我們需要對(duì)這些巨大的變化進(jìn)行一種時(shí)間上的檢驗(yàn)。因而，韓國(guó)政府文件管理專業(yè)人員提出相應(yīng)的解決方法，把這種變化引向正確方向，這是相當(dāng)重要的。
（陳慧涵摘自《外國(guó)檔案工作動(dòng)態(tài)》 譯：李紅）
1、介紹
在過(guò)去的幾十年中，隨著經(jīng)濟(jì)的增長(zhǎng)，韓國(guó)的私有企業(yè)數(shù)量迅速膨脹。同時(shí)，韓國(guó)政府的改革也不斷發(fā)展，主要作法是縮小政府組織規(guī)模，并把政府的一些職能轉(zhuǎn)讓給私有部門。在政府的改革措施中，外包和私有化是主要的手段。正因?yàn)槿绱耍S多先前政府的職能就轉(zhuǎn)讓給了私有的企業(yè)公司。隨著韓國(guó)政府從原先的官僚政治和對(duì)私有經(jīng)濟(jì)的中央集權(quán)轉(zhuǎn)變?yōu)樗接衅髽I(yè)擁有自由和自主，私有企業(yè)的社會(huì)責(zé)任也變得更加明顯了。從非法政治集資和腐敗造成的政治阻礙中擺脫出來(lái)以后，大多數(shù)企業(yè)，特別是大型企業(yè)有義務(wù)保護(hù)其管理的可靠性和透明度。從社會(huì)的角度來(lái)說(shuō)，還要要求私有企業(yè)通過(guò)增加效率以及加強(qiáng)管理其企業(yè)信息的能力來(lái)改善自身的管理。
對(duì)于文件管理來(lái)說(shuō)，韓國(guó)的許多私營(yíng)公司中做的最好的也只是簡(jiǎn)單地依照過(guò)去私有體制中文件管理的慣例和模式。另外一些公司根本就不關(guān)心除財(cái)務(wù)記錄之外的文件的管理。《貿(mào)易法案》中規(guī)定，私有企業(yè)文件的保管和保留期至少為五年。大量的商業(yè)文件只在最短的期限內(nèi)得到保存，目的只是滿足審計(jì)方面的最低法律需求。《貿(mào)易法案》還要求公司要向?qū)徲?jì)機(jī)關(guān)提交商業(yè)報(bào)告和財(cái)務(wù)記錄，因而他們不得不在辦公室中保存一些文件以滿足法律要求。
那些從前屬于公立的，現(xiàn)在已經(jīng)私有化的公司則仿效公共機(jī)構(gòu)中的文件管理方法和規(guī)則。但是，這些方法在新生效的1999年《社會(huì)文件管理法案(PRMA)》中已經(jīng)做了很大的修改。而大多數(shù)公司所仿效的依然是原先的文件保存(RK)規(guī)則，而這些規(guī)則的依據(jù)并不是文件管理的安全原則。在本報(bào)告中，我們要對(duì)韓國(guó)的企業(yè)直到最近還延用的舊的政府文件(PK)和文件管理(RM)規(guī)則和行為進(jìn)行分析。同時(shí)，我們還要分析新出現(xiàn)的針對(duì)公立部門的文件管理法案，對(duì)電子文件的日益增長(zhǎng)的管理需求，以及正在經(jīng)歷重要變化的文件保存和管理的傳統(tǒng)方法。我們還將引用韓國(guó)一個(gè)主要的鋼鐵制造企業(yè)POSCO作為這些變化的一個(gè)例證。
2、私有企業(yè)中仿效公立部門模式建立的文件保存(RK)和文件管理(RM)形式
很長(zhǎng)時(shí)間以來(lái)，韓國(guó)私有企業(yè)中的文件管理與公立部門的文件管理模式很相似。因而，分析一下《社會(huì)文件管理法案》出臺(tái)之前的社會(huì)文件管理方法是很有必要的，另外在某些方面這些方法的使用仍然十分流行，也頗具影響力。原有的公共部門中文件保存[RK]的規(guī)則和作法反映了韓國(guó)私有企業(yè)文件保存的主要方面和普遍作法。
1963年，根據(jù)一項(xiàng)名為《社會(huì)文件保存和保護(hù)規(guī)則》的內(nèi)閣法令，韓國(guó)制定了公共部門中文件的保存系統(tǒng)。根據(jù)該法令在執(zhí)行機(jī)關(guān)中設(shè)立文件保存的負(fù)責(zé)機(jī)構(gòu)，并制定文件歸檔和文件編目方法。但是，規(guī)則中只對(duì)基本的文件保存功能，比如根據(jù)保存期限表制定的文件生成、歸檔方法、標(biāo)題登記和主題分類進(jìn)行了規(guī)定。在法令中沒(méi)有對(duì)專業(yè)文件管理要求制定規(guī)定。也沒(méi)有對(duì)專業(yè)文件管理者的要求、具有歷史價(jià)值文件的鑒定、保護(hù)的環(huán)境做出規(guī)定。規(guī)則中也沒(méi)有涉及多級(jí)管理和著錄的原則。文件保存的檔案資料的編纂內(nèi)容也寥寥無(wú)幾。
1963年的法令為文件保護(hù)(保管)期限設(shè)定了一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的時(shí)間表。從那以后，文件保管期限表經(jīng)歷了多次修改。PRMA中規(guī)定的保管期限是“永久”、“半永久”、20年、10年、5年、3年和1年。從那時(shí)起又出現(xiàn)了各種各樣的分類系統(tǒng)和保管期限。值得注意的是，在私有部門中這種劃分“文件期限”的作法也很普及。
例如，《1964保管期限分類標(biāo)準(zhǔn)表》對(duì)私有企業(yè)中的文件分類產(chǎn)生了影響。這是一個(gè)簡(jiǎn)化了的標(biāo)準(zhǔn)表，它表明的是為那些按主題劃分，并預(yù)先決定的企業(yè)職能制定的保管期限。企業(yè)的職能不是由來(lái)源或機(jī)構(gòu)的實(shí)際活動(dòng)決定的。但在私有部門中，由于其職能規(guī)模較小，公司的分類標(biāo)準(zhǔn)表，如果有的話，可以輕而易舉地得到修改和更新。我們可以推測(cè)，私有企業(yè)具有的靈活性和負(fù)責(zé)性使其文件的保存方式要比公共部門更為靈活有效。
后來(lái)，人們發(fā)現(xiàn)對(duì)公共部門的主題劃分與重要社會(huì)文件的管理和保存不相稱，有時(shí)甚至是有害的。這種做法持續(xù)了四十年。正是在這段時(shí)期內(nèi)，韓國(guó)政府和私有公司迅速發(fā)展，并經(jīng)歷了一些主要的組織結(jié)構(gòu)變革。這種RK和RM的做法對(duì)政府公司和私有公司的文件管理起到了很大的影響。最后，根據(jù)行政管理目的對(duì)文件進(jìn)行主題分類和確定保管期限的作法得到了普及。目前，私有企業(yè)中文件管理和分類仍按這種主題分類的模式進(jìn)行。來(lái)源原則很少得到人們的認(rèn)可。
大多數(shù)私有公司中，人們出于實(shí)際需要為每個(gè)文件系列而不是每份文件編制文件保管期限。通常人們把文件案卷看成是文件系列。他們按主題對(duì)文件系列進(jìn)行分類。但是私有公司中文件的保管期限通常由其文件系列而不是功能決定。
大多數(shù)的私有公司中還沒(méi)有使用專業(yè)的文件控制方法。登記和著錄方面的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)則也沒(méi)有得到廣泛的采用。文件生成者按照文件作為現(xiàn)行文件的使用價(jià)值來(lái)決定保存期限。他們對(duì)文件的管理、歷史研究和利用問(wèn)題知之甚少。特別值得一提的是，他們不知道判斷永久性文件所需的專業(yè)的文件分類概念和歷史情況。舊的分類標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)鍵問(wèn)題在于重要的政策計(jì)劃文件和會(huì)議的記錄被劃歸為臨時(shí)文件，保管期限為5年或者10年。這意味著私有公司的大部分重要文件還沒(méi)有被保存下來(lái)。因而與公共部門一樣，在私有部門中存在著鑒定問(wèn)題，我們認(rèn)為由于這種淡薄的鑒定意識(shí)和落后的鑒定機(jī)制，許多有價(jià)值的商業(yè)文件被銷毀了。
在大多數(shù)的公司中，文件按主題和保管期限放置在倉(cāng)庫(kù)內(nèi)，和公共機(jī)構(gòu)的做法不同，他們通常不使用文件盒或案卷盒。私人文件的保存大都很簡(jiǎn)陋，而那些政府永久文件則是保存在環(huán)境安全的政府檔案館中。在私有部門中，人們認(rèn)為空間和效率方面的費(fèi)用開(kāi)支要比氣候控制重要得多。這是可以理解的，因?yàn)榇蠖鄶?shù)文件是保管期限為5年至10年的短期文件。通常存放文件的場(chǎng)所是一間地下室或屋頂間。
在公司中，文件是按“主題分類編碼”或根據(jù)主題分類標(biāo)注的管理號(hào)碼查詢的。大多數(shù)私有公司內(nèi)的文件是不向社會(huì)公開(kāi)的。它們的用途是向法庭提供交易的證據(jù)，或者只是按《企業(yè)條例》或公司規(guī)則的規(guī)定進(jìn)行保管。所以研究人員和歷史學(xué)家很少利用這些企業(yè)文件。有時(shí)，出于學(xué)術(shù)研究的目的，可以向歷史研究人員提供企業(yè)文件的利用，但這種情況很少。企業(yè)文件通常由公司的正式研究人員用來(lái)撰寫公司歷史或公司創(chuàng)始人的歷史。最近，在一些大公司中，企業(yè)文件在企業(yè)歷史博物館中向社會(huì)展出，并以此作為一種企業(yè)宣傳活動(dòng)。
3、公共部門中采取的新型RK和RM行動(dòng)：私有公司會(huì)遵守嗎?
從1997年開(kāi)始，韓國(guó)政府發(fā)起了一項(xiàng)全新的社會(huì)RK系統(tǒng)，以改革私有部門中的RK系統(tǒng)。1999年，GARS(韓國(guó)政府記錄保存所)實(shí)施了一項(xiàng)《社會(huì)文件管理?xiàng)l例》(PRMA)，在很大程度上改變了韓國(guó)公共機(jī)構(gòu)中RK的做法。私有部門如何遵循以及是否遵循這一原則現(xiàn)在還不得而知。對(duì)RK系統(tǒng)中改革的主要目的是完善政府官員中文件可行性和提高效率。其中包括辦公室自動(dòng)化，公共部門中電子文件的生成和使用。
需要注意的是，韓國(guó)的所有政府公司都應(yīng)遵照PRMA的法律規(guī)定。根據(jù)我們的調(diào)查，所有的政府公司都遵守了先前由辦公室工作規(guī)則制定的基本RK框架，現(xiàn)在他們也正準(zhǔn)備采納PRMA。有一些中央機(jī)構(gòu)，比如韓國(guó)國(guó)家鐵路明年將實(shí)現(xiàn)私有化，它也將依照PRMA的法律框架。私有部門中的RK系統(tǒng)也準(zhǔn)備跟蹤韓國(guó)公共部門中的變化。所以，人們有必要對(duì)《社會(huì)文件管理?xiàng)l例》實(shí)施以來(lái)在公共部門中RK體制發(fā)生的發(fā)展變化予以關(guān)注。
3.1公共部門中與RK有關(guān)的PRMA的主要因素
下面是目前指導(dǎo)公共部門中文件保管工作的《公共文件管理?xiàng)l例》，該條例還將對(duì)目前和將來(lái)的私有公司中文件的保存工作產(chǎn)生影響。我把與私有公司中RK有關(guān)的條例的相關(guān)因素都用方括號(hào)引了起來(lái)。條件和規(guī)則的條款號(hào)在圓括號(hào)中。
3.2定義(第2款)
文件的定義是“記錄下來(lái)的信息，無(wú)論其記錄形式是什么，其中包括電子文件”[文件的這個(gè)定義對(duì)決定何種文件需要得到管理和保存有重大影響。這其中應(yīng)包括電子郵件，但在韓國(guó)政府中，電子郵件不屬于正式文件，所以這些郵件沒(méi)有得到管理(登記)和保護(hù)。通常私有公司管理并保護(hù)他們生成和接到的電子郵件。對(duì)他們來(lái)說(shuō)，電子郵件可以為他們的交易提供重要的證據(jù)。]
3.3檔案和檔案部門的特點(diǎn)
??公共文件是政府的職責(zé)(不可轉(zhuǎn)讓的)
??公務(wù)員保護(hù)社會(huì)檔案的職責(zé)(第3款)
??私有公司中文件的真實(shí)性、完整性、不可轉(zhuǎn)讓性和不可侵犯性也被承認(rèn)。
3.4私有文件
??GARS可以在公民掌握的文件中指定。“國(guó)有(國(guó)家)檔案館”。
[這就意味著有些重要的企業(yè)文件可以被GARS指定為“國(guó)家文件”。但這種指定對(duì)文件的保管沒(méi)有約束力]
3.5中央檔案館的任務(wù)和職責(zé)(第1款)(第5款)
??決定文件管理和檔案館行政管理政策[這些政策影響到民事文件管理政策]
??社會(huì)文件和檔案的征集、保管和使用[文件管理的企業(yè)程序以及每個(gè)工作過(guò)程的投入內(nèi)容將影響到私有公司中文件管理的企業(yè)程序]
??文件管理培訓(xùn)[有些民事文件管理人員和畢業(yè)生可以獲得GARS提供的培訓(xùn)]
[此條款將會(huì)對(duì)私有公司決定文件中心的總?cè)蝿?wù)和職能產(chǎn)生影響]
3.6可靠性
??文件生成可靠性責(zé)任(第11款)[它可以擴(kuò)大私有部門中文件生成和維護(hù)的范圍]
??機(jī)構(gòu)應(yīng)生成并保存會(huì)議的討論、報(bào)告、聲像文件和會(huì)議記錄(規(guī)則。第7?9款)[在舊的RK系統(tǒng)中，這些關(guān)鍵性文件幾乎沒(méi)有登記。但是有些私有公司生成和保存了一些此類文件]
??關(guān)于移交、登記、分類和利用分類的文件[應(yīng)把私有公司中關(guān)于文件管理的文件加入到其RK系統(tǒng)中]
??非法的移交和處置是違法的，并受到明令禁止(第22、30款，規(guī)則。第37款)[如果不保護(hù)公司中的財(cái)務(wù)(會(huì)議)文件就已算是違法行為，會(huì)影響到文件的處置]
3.7鑒定和處置機(jī)構(gòu)
??GARS制定并認(rèn)可通用文件程序和機(jī)構(gòu)文件程序。
??文件處置機(jī)構(gòu)應(yīng)得到GARS的授權(quán)(第22款)(規(guī)則。第37款)
[文件處置機(jī)構(gòu)在私有公司中沒(méi)有得到系統(tǒng)地應(yīng)用。新的RK系統(tǒng)和應(yīng)用軟件應(yīng)能夠加強(qiáng)文件分類和處置功能]
??文件的處置應(yīng)由文件中心中有資格的文件管理人員評(píng)估和決定。
[處置程序，包括機(jī)構(gòu)的決定將影響私有公司中文件處置活動(dòng)。特別是會(huì)加強(qiáng)專業(yè)文件管理人員在鑒定和處置方面的作用]
3.8向檔案館移交文件
??社會(huì)文件的移交是強(qiáng)制性的(第12款)
[通常在私有公司中，文件的銷毀都是由生成和保存文件的辦公室完成的，而沒(méi)有得到文件辦公室或文件機(jī)構(gòu)的許可。現(xiàn)在，這些公司開(kāi)始認(rèn)識(shí)到文件作為公司活動(dòng)和交易的關(guān)鍵證據(jù)的重要性。他們意識(shí)到文件的丟失可能會(huì)導(dǎo)致大的財(cái)政危機(jī)。然而，企業(yè)界人士仍傾向于把文件保存在自己的辦公室中而不是出于安全原因和保護(hù)商業(yè)利益的原因把文件移交給文件中心]
3.9登記、整理和著錄
??當(dāng)生成或接到文件時(shí)，人們應(yīng)對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行登記。(第12款，規(guī)則。第10款)同時(shí)還要登記文件案卷。(登記。第12款，第9條)
[私有公司可以遵循和采用政府的登記和著錄的做法。登記和著錄是獲取文件的必要商業(yè)程序。這兩個(gè)程序保證了文件管理者或檔案工作者的使用方便，可以有效控制并檢索文件。通過(guò)這種方式，政府在登記和著錄方面的標(biāo)準(zhǔn)工作程序?qū)?huì)大大影響私有公司中檔案資料的登記和著錄方式。但是，根據(jù)此條例，我們只能獲取文件案卷和文件單件一級(jí)的著錄。我們并沒(méi)有全宗(文件集合)和文件系列及其著錄。一份案卷或一件文件的著錄主要用于文件的識(shí)別(標(biāo)題，生成人，日期，利用類別和鑒定類別)。我們并沒(méi)有引入ISAD(G)的各項(xiàng)因素；內(nèi)容和范圍，著錄的范圍和介質(zhì)，行政管理／傳記性歷史，移交的原因，鑒定信息，新增加的接收文件，檔案歷史，檢索工具，資料項(xiàng)目，注解項(xiàng)目。同樣，我們也沒(méi)有整理和著錄標(biāo)準(zhǔn)。私有公司也并不了解國(guó)際文件管理標(biāo)準(zhǔn)IS015489]
3.10保護(hù)(第23款)
??RM機(jī)構(gòu)應(yīng)具備相應(yīng)的保護(hù)設(shè)施和設(shè)備。
??原則上，檔案館應(yīng)對(duì)永久檔案制作一份紙質(zhì)拷貝，或制定一份保護(hù)介質(zhì)拷貝。(第15款，規(guī)則。第22款)
??我們決定保護(hù)介質(zhì)應(yīng)是縮微膠片和光盤。(規(guī)則。第22款。規(guī)定。第22至25條)
??檔案的任何保護(hù)拷貝都是受法律認(rèn)可的文件。
[在私有公司中，制作保護(hù)拷貝，如縮微膠片和CD(或光盤，或DVD)是很普遍的。他們把CD看作保護(hù)介質(zhì)。由于相對(duì)來(lái)講大多數(shù)公司文件的保管期限不長(zhǎng)，所以使用CD介質(zhì)保存永久性文件也是可以的。但是如果他們?cè)贠D格式介質(zhì)的CD中進(jìn)行保存，永久性企業(yè)文件的保護(hù)可能會(huì)遇到數(shù)據(jù)丟失這種嚴(yán)重的問(wèn)題。并且將來(lái)把CD或OD格式中記錄的數(shù)據(jù)進(jìn)行轉(zhuǎn)移或重新格式化會(huì)耗費(fèi)大量資金，這也是一個(gè)嚴(yán)重的問(wèn)題。有一個(gè)問(wèn)題使情況更為嚴(yán)峻，那就是條例中把OD和DVD也認(rèn)作“永久性介質(zhì)”]
3.11成為合格檔案工作者和文件管理者的條件(第25款)
??機(jī)構(gòu)的文件中心和專業(yè)檔案館應(yīng)聘用專業(yè)文件人員或檔案工作者
??專業(yè)文件管理人員或檔案工作者的標(biāo)準(zhǔn)是檔案研究專業(yè)的本科畢業(yè)生。其他條件是他們應(yīng)是歷史或圖書館專業(yè)的本科畢業(yè)生，并且完成了由MOGAHA部長(zhǎng)批準(zhǔn)的檔案培訓(xùn)課程(規(guī)則。第40款)
[這是促進(jìn)公共部門和私有部門專業(yè)文件管理的條款之一。私有公司對(duì)辦公自動(dòng)化及信息技術(shù)在辦公室工作中的應(yīng)用也更加敏感。現(xiàn)在，他們能比公共機(jī)構(gòu)更靈活地采用新的RK系統(tǒng)。可以預(yù)期，將來(lái)私有公司對(duì)專業(yè)文件管理人員的需求將大于公共機(jī)構(gòu)的需求]
3.12電子文件的管理(規(guī)則。第30款)
??公共機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)MOGAHA部長(zhǎng)確定的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)生成電子文件。
??電子文件應(yīng)移交給GARS，文件的生成應(yīng)向GARS匯報(bào)(包括所有的短期電子文件)
??電子文件應(yīng)以電子格式保存。但永久和半永久性電子文件應(yīng)用紙打印出來(lái)，或制成縮微膠片，以“適于肉眼閱讀”。
??即使電子文件保管期限過(guò)期也應(yīng)保存。
[電子文件管理領(lǐng)域中不遵守現(xiàn)有的文件管理原則，韓國(guó)的大部分私有公司有內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)文件生成和維護(hù)系統(tǒng)。通過(guò)使用實(shí)施軟件，公司雇員可以用電子方式生成、發(fā)出、接收和保存電子文件和電子郵件。公共機(jī)構(gòu)中使用的電子文件保存系統(tǒng)(ERKS電子文書系統(tǒng))大小不同，功能各異(總共有八、九種機(jī)構(gòu)ERKS系統(tǒng))。]
至2003年10月，韓國(guó)經(jīng)政府檢測(cè)和批準(zhǔn)的用于機(jī)構(gòu)文件中心管理部門(資料館系統(tǒng))的應(yīng)用軟件有九種。2002年，韓國(guó)政府設(shè)立了一種用于機(jī)構(gòu)的ERKS功能性要求標(biāo)準(zhǔn)，2003年GARS為文件中心制定了一個(gè)功能性要求標(biāo)準(zhǔn)。政府中所有的ERKS都要遵守這些標(biāo)準(zhǔn)。ERKS標(biāo)準(zhǔn)為內(nèi)部的可操作性制定了連貫和必需的RK職能。
但是，在韓國(guó)的電子文件管理中存在許多相互矛盾的問(wèn)題。根據(jù)RPMA的規(guī)定，所有短期電子文件都應(yīng)移交給GARS。而實(shí)際情況是私有公司并不保存短期文件。理論上講，用于紙類文件的相同的文件類別也應(yīng)以同樣的方式應(yīng)用到電子文件中。電子文件的傳輸介質(zhì)和保護(hù)介質(zhì)并不是在公共部門中決定的。目前為止，有關(guān)傳輸介質(zhì)和保護(hù)介質(zhì)還沒(méi)有達(dá)成一致。這種情況也存在于大多數(shù)的私有公司之中。人們對(duì)以肉眼可以閱讀的形式保存電子文件頗有爭(zhēng)議。把數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)轉(zhuǎn)化成紙質(zhì)文件或制作縮微膠片都非常昂貴，并且保存打印后的拷貝效率很低。私有公司一般不為了保存的目的而打印其電子文件]
如上所述，公共部門中RK發(fā)生的新變化將深刻影響私有部門。如果私有公司接受了包括ERKS標(biāo)準(zhǔn)在內(nèi)的RK系統(tǒng)，那么其中的許多變化將對(duì)私有公司RK狀況的改進(jìn)起到很大的推動(dòng)作用。
最后，我們將以POSCO公司為例，POSCO公司是一家大型私有鋼鐵制造公司。
4、POSCO公司中的文件管理
POSCO是韓國(guó)最大的一家鋼鐵制造公司。1968年，該公司作為一家國(guó)家投資的公司成立，公司領(lǐng)導(dǎo)并支持了二十世紀(jì)七十年代韓國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。2000年9月，公司實(shí)現(xiàn)私有化。經(jīng)過(guò)多年的發(fā)展，POSCO成了世界上最先進(jìn)的鋼鐵生產(chǎn)商之一。今年是公司實(shí)現(xiàn)私有化的第三年，鋼鐵年產(chǎn)量預(yù)計(jì)超過(guò)3千萬(wàn)噸，并準(zhǔn)備在2007年年產(chǎn)值達(dá)到36萬(wàn)億韓國(guó)圓。POSCO的總部設(shè)在韓國(guó)東南部港口城市浦項(xiàng)，雇員總數(shù)約為19200人，2001年的純收為8190億韓圓(約合6713百萬(wàn)美元)。
2003年，公司設(shè)立了一家公司歷史博物館，用來(lái)展示公司發(fā)展方面的歷史制定物和檔案。歷史博物館的使用面積為3300平方米，占地10000平方米。在韓國(guó)，私有公司修建企業(yè)檔案館的情況并不多見(jiàn)。這個(gè)歷史博物館被用作企業(yè)開(kāi)發(fā)部門的一部分。它負(fù)責(zé)管理POSCO的檔案，并向社會(huì)提供利用。
POSCO中的文件管理與政府的RK十分相似，因?yàn)樗亲鳛橐患艺顿Y公司而設(shè)立的，從一開(kāi)始，就采用了政府文件保管系統(tǒng)。POSCO于1969年制定的RK規(guī)則與那個(gè)時(shí)期的政府辦公室工作規(guī)則非常類似。
在POSCO，關(guān)于RK有四項(xiàng)指令或規(guī)則。關(guān)于文件管理和辦公室管理的指令，關(guān)于安全的指令，關(guān)于災(zāi)難準(zhǔn)備的指令，關(guān)于信息管理的指令。秘密文件要根據(jù)安全指令進(jìn)行管理，而普通文件的管理要遵照關(guān)于文件管理和辦公室管理指令。文件生成辦公室要在5年內(nèi)管理其現(xiàn)行文件。
1979年，公司進(jìn)行了一次大規(guī)模的文件管理審計(jì)工作。從而導(dǎo)致了1980年5月制定了在全公司范圍內(nèi)對(duì)文件保管工作進(jìn)行根本性改革的計(jì)劃。這也是為了提高辦公室工作效率采取的方法之一。因而二十世紀(jì)八十年代POSCO采取的主要改革方法的起因并不是出于歷史或發(fā)展的需要。其主要原因是為了提高工作效率的企業(yè)需要。1982年，公司還向所有員工頒發(fā)了RK工作手冊(cè)。
文件的分類和管理并不是依據(jù)來(lái)源原則。正如其他私有公司受政府RK的影響，POSCO也采取了按主題分類的方法。鑒定和保管期限的制定也是以這個(gè)主題分類為基礎(chǔ)。主題分類包括：1、管理，2、總體運(yùn)作事務(wù)(公司文件管理和秘密文件的管理屬于這個(gè)主題)，3、人事，4、財(cái)務(wù)，5、設(shè)備，6、合同，7、技術(shù)，8、產(chǎn)品，9、銷售。正如大家所看到的，這種主題分類與政府所作的分類大不相同。每種分類都有八到九個(gè)子類型，每個(gè)子類型有更低一級(jí)的分類類型。文件各類也與二十世紀(jì)七十年代政府的《保管分類標(biāo)準(zhǔn)表》相類似。
2000年，POSCO采用了自己的ERKS。這是一種完整的文件生成和管理系統(tǒng)。2001年，POSCO的“進(jìn)程改革辦公室”(Process Innovation Office)中的“信息與安全任務(wù)小組”重新設(shè)計(jì)了其ERKS程序和結(jié)構(gòu)。他們把信息管理加入ERK系統(tǒng)之中。目前，POSCO的文件和信息管理使用的是ERKS，與其主題分類系統(tǒng)的時(shí)期版本一起使用。
5、結(jié)論
如我們上面所述，公共部門中RK和RM的新變化將對(duì)私有部門產(chǎn)生深刻影響。許多公共機(jī)構(gòu)和私有公司已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了文件管理的自動(dòng)化。大多數(shù)私有和社會(huì)團(tuán)體都建立了自己的ERKS。私有公司將采用政府的ERK標(biāo)準(zhǔn)。需要注意的是，韓國(guó)所有的政府投資的公司都應(yīng)遵守PRMA和政府ERKS標(biāo)準(zhǔn)。私有化后的公共機(jī)構(gòu)和私有公司也要依照，或者至少參考政府ERKS模式，包括其功能性要求和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。韓國(guó)私有部門中的RK體制也傾向于依照公共部門中的變化。但我們對(duì)一些有爭(zhēng)議的理論還未做出檢測(cè)。由于知識(shí)的不確定和錯(cuò)誤的理解，我們可能把新的ERK系統(tǒng)及檔案管理系統(tǒng)置于危險(xiǎn)的境地。對(duì)于公共部門和私有部門中文件的管理，我們需要對(duì)這些巨大的變化進(jìn)行一種時(shí)間上的檢驗(yàn)。因而，韓國(guó)政府文件管理專業(yè)人員提出相應(yīng)的解決方法，把這種變化引向正確方向，這是相當(dāng)重要的。
（陳慧涵摘自《外國(guó)檔案工作動(dòng)態(tài)》 譯：李紅）
