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從數(shù)字化前整理邁向數(shù)字化后整理

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2019-01-09 17:28:15    瀏覽次數(shù):42    評(píng)論:0
導(dǎo)讀

在目前這股席卷檔案界的數(shù)字化浪潮中,檔案整理工作者最直觀的感受就是將傳統(tǒng)的整理工作納入了數(shù)字化工程的流程之中,成為數(shù)字化工程的第一個(gè)重要工作環(huán)節(jié),稱之為“數(shù)字化前整理”。

從數(shù)字化前整理邁向數(shù)字化后整理

() 數(shù)字化前整理

在目前這股席卷檔案界的數(shù)字化浪潮中,檔案整理工作者最直觀的感受就是將傳統(tǒng)的整理工作納入了數(shù)字化工程的流程之中成為數(shù)字化工程的第一個(gè)重要工作環(huán)節(jié)稱之為數(shù)字化前整理。

從各地檔案館開(kāi)展檔案數(shù)字化的實(shí)踐上看,數(shù)字化前整理工作主要目標(biāo)是解決案卷實(shí)體長(zhǎng)期存在的一些問(wèn)題,集中表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:

一是檔號(hào)不規(guī)范沒(méi)有目錄號(hào)一卷多冊(cè)現(xiàn)象較多

二是案卷標(biāo)題不規(guī)范有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容,或標(biāo)題缺少基本要素;

三是許多案卷沒(méi)有編頁(yè),如果使用中掉頁(yè)很難發(fā)現(xiàn)

四是組卷混亂、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一,有按時(shí)間組卷的,也有按職能部門(mén)管轄權(quán)限組卷的,還有按文種組卷的;

五是案卷厚薄不一薄的僅一二頁(yè)紙一卷,厚的達(dá)六七百頁(yè)紙一卷。

這些問(wèn)題的共性是不規(guī)范而不規(guī)范是推進(jìn)數(shù)字化工作的一大障礙,必須加以克服。由此可見(jiàn),數(shù)字化前整理工作環(huán)節(jié)的目的是夯實(shí)基礎(chǔ)確保后續(xù)各環(huán)節(jié)能夠達(dá)成標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化和精準(zhǔn)化的指標(biāo)。目前,各地檔案館經(jīng)過(guò)大規(guī)模的集中的數(shù)字化掃描,形成并積累了巨量的電子檔案數(shù)據(jù),并逐步以電子檔案代替檔案原件對(duì)社會(huì)開(kāi)放,基本消除了開(kāi)放利用過(guò)程中檔案實(shí)體的安全隱患一舉解決了長(zhǎng)期存在的檔案開(kāi)放與保管的矛盾。

數(shù)字化前整理主要工作對(duì)象依然是紙質(zhì)案卷的實(shí)體,所遵循的原則依然是傳統(tǒng)的案卷整理中一貫強(qiáng)調(diào)的保持文件之間的歷史聯(lián)系”“利用檔案原有基礎(chǔ)”“必須便于保管和利用等原則,所采取的工作手段依然是以手工操作為主所以說(shuō)盡管被納入了數(shù)字化工程的流程之中數(shù)字化前整理從本質(zhì)上是從傳統(tǒng)的整理模式向現(xiàn)代數(shù)字整理模式轉(zhuǎn)換的一種過(guò)渡形態(tài)。

() 數(shù)字化后整理

所謂數(shù)字化后整理,也就是對(duì)掃描產(chǎn)生的電子檔案進(jìn)行后期處理、精細(xì)化再加工,是對(duì)檔案信息的深度挖掘。

推進(jìn)數(shù)字化后整理的必要性

之所以要推進(jìn)數(shù)字化后整理,主要的原因在于此時(shí)的電子檔案,畢竟是案卷級(jí)整理加工的產(chǎn)物,所形成的案卷級(jí)標(biāo)題存在著先天性缺陷因而導(dǎo)致了案卷級(jí)目錄檢索系統(tǒng)是一種不完善的檢索系統(tǒng)為了克服這種不完善,就必須再進(jìn)行數(shù)字化后整理。

案卷級(jí)目錄體系的先天性缺陷有兩點(diǎn),即題寫(xiě)案卷標(biāo)題時(shí)的人為性和概括性

() 人為性

檔案整理人員整理立卷的過(guò)程實(shí)際是對(duì)卷內(nèi)文件信息進(jìn)行加工處理的過(guò)程。從信息學(xué)的角度看,人們對(duì)外界信息的理解,要受特定的環(huán)境因素如社會(huì)政治經(jīng)濟(jì)文化條件以及自身經(jīng)歷、素質(zhì)、態(tài)度知識(shí)結(jié)構(gòu)和心理特征等的影響這稱為選擇性理解。不同的人對(duì)于同一信息可以有不同的加工處理方式,產(chǎn)生不同的反應(yīng),得出不同的結(jié)論英國(guó)有句諺語(yǔ): 1000個(gè)讀者,就有1000 個(gè)哈姆雷特同樣的道理,面對(duì)相同的一堆零散文檔資料1000 個(gè)檔案整理人員,就能整理出1000 個(gè)不同的案卷、撰寫(xiě)出1000 條不同的案卷標(biāo)題來(lái)。

傳統(tǒng)的以為單位的整理方法是一種經(jīng)驗(yàn)型的整理方法。不是自然存在的事物,它是檔案機(jī)構(gòu)為了保管和利用的方便對(duì)一組文件進(jìn)行事后加工整理的產(chǎn)物。靈活運(yùn)用六個(gè)特征 (問(wèn)題、作者時(shí)間、名稱通訊者和地區(qū)) 以保持文件之間的歷史聯(lián)系,并便于利用和保管是整理檔案材料的基本原則,也是衡量案卷質(zhì)量的主要標(biāo)準(zhǔn)。然而這種標(biāo)準(zhǔn)只是一種主觀標(biāo)準(zhǔn)并非客觀標(biāo)準(zhǔn)。分類組卷、案卷標(biāo)題的擬寫(xiě)等,只能憑個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)、憑主觀判斷來(lái)完成。由于這種整理方式的人為性太強(qiáng),因而整理結(jié)果難以把握其科學(xué)性也就大打折扣。

() 概括性

根據(jù)筆者對(duì)中國(guó)第二歷史檔案館(以下簡(jiǎn)稱二史館 ) 館藏檔案的抽樣統(tǒng)計(jì),二史館平均每卷的頁(yè)數(shù)在100 頁(yè)左右每一個(gè)案卷平均由20 份文件組成,每份文件都反映不同的內(nèi)容。而在傳統(tǒng)的以為單位的整理方式中,案卷題名的字?jǐn)?shù)一般被限制在50 個(gè)字之內(nèi)。以如此精練之文字來(lái)揭示如此豐富之卷內(nèi)內(nèi)容其難度之大、技巧之高可想而知。所以對(duì)于題寫(xiě)案卷標(biāo)題的基本要求歷來(lái)是: 以簡(jiǎn)練準(zhǔn)確的文字概括揭示卷內(nèi)文件最基本、最主要的內(nèi)容與成分。換而言之,案卷內(nèi)其他非基本非主要的文件內(nèi)容是允許忽略不計(jì)的于是,卷內(nèi)大量鮮活、頗據(jù)價(jià)值的信息在整理人員題寫(xiě)案卷標(biāo)題的過(guò)程中被無(wú)奈地過(guò)濾掉了由此可見(jiàn)案卷標(biāo)題的概括性是以犧牲案卷標(biāo)題的完整性和準(zhǔn)確性為代價(jià)的

電子檔案文件級(jí)目錄制作

目前檔案部門(mén)開(kāi)展數(shù)字化后整理深度挖掘檔案信息的工作集中體現(xiàn)在電子檔案的文件級(jí)目錄的制作上。國(guó)家檔案局在?數(shù)字檔案館建設(shè)指南?中就此專門(mén)提出要全面推進(jìn)館藏?cái)?shù)字檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、優(yōu)先建立館藏檔案的文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)

開(kāi)展檔案數(shù)字化后整理建立館藏電子檔案文件級(jí)數(shù)據(jù)庫(kù),目的在于有效地組織檔案信息資源并方便查詢和利用,在達(dá)到信息整序的同時(shí)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案文件的智能控制為此需要特別注意下述兩個(gè)方面的問(wèn)題真正做到按檔案信息化的原則開(kāi)展檔案信息化。

() 要清醒認(rèn)識(shí)到案卷級(jí)標(biāo)題與文件級(jí)目錄的根本區(qū)別

由于兩者在主要工作內(nèi)容、技術(shù)手段工作目的等方面存在區(qū)別因而兩者所遵循的原則標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、實(shí)施方案、操作流程也存在很大的差異。所以說(shuō)不能用以往長(zhǎng)期制作案卷目錄時(shí)所形成的習(xí)慣性思維眼光標(biāo)準(zhǔn)來(lái)檢視文件級(jí)目錄,不能將文件級(jí)目錄簡(jiǎn)單地視為案卷級(jí)目錄的細(xì)化二者的根本區(qū)別在于: 案卷級(jí)標(biāo)題是對(duì)卷內(nèi)文件信息集合的主觀描述對(duì)于查檔者而言是對(duì)卷內(nèi)內(nèi)容的簡(jiǎn)介和導(dǎo)讀;而文件級(jí)目錄則是對(duì)單份文件本身所固有的各項(xiàng)信息特征的客觀采集可以全面準(zhǔn)確地深度揭示檔案文件的內(nèi)容對(duì)于查檔者而言是對(duì)文件內(nèi)容的報(bào)道和導(dǎo)航。

文件自身固有的特征有責(zé)任者、收文者、時(shí)間、文種載體形式關(guān)鍵字檔號(hào)等項(xiàng)目在著錄時(shí)必須加以準(zhǔn)確地捕捉和規(guī)范地標(biāo)引至于文件題名項(xiàng)則相對(duì)復(fù)雜: 如果文件原文上已經(jīng)存在標(biāo)題或摘要可直接照錄;如果文件原文上沒(méi)有標(biāo)題或摘要,則可簡(jiǎn)要擬寫(xiě)。簡(jiǎn)而言之,在電子檔案文件級(jí)著錄時(shí)應(yīng)奉行客觀采集的宗旨,盡量避免主觀的闡釋或引申。

() 時(shí)刻不忘建立文件級(jí)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的初衷踐行以用戶為中心的服務(wù)理念

在設(shè)計(jì)文件級(jí)檔案檢索系統(tǒng)時(shí)應(yīng)秉持以用戶為中心的理念,采用基于自然語(yǔ)言的智能化用戶界面,以及符合查檔者行為習(xí)慣的解決方案,在查檔者特定的信息需求與數(shù)據(jù)庫(kù)中相關(guān)的檔案文件之間實(shí)現(xiàn)精確匹配消除檔案的檢索盲點(diǎn),目標(biāo)是建成一種高效率的人性化檢索體系,確保用戶能有效獲取信息。

作為自然語(yǔ)言的查詢方式優(yōu)勢(shì)在于用戶無(wú)需學(xué)習(xí),因?yàn)樽匀徽Z(yǔ)言是每個(gè)人所熟悉的,并且具有豐富的表達(dá)能力來(lái)表達(dá)用戶的信息需求因此從檢索語(yǔ)言上講,絕大多數(shù)用戶更傾向于用自然語(yǔ)言進(jìn)行檢索,那種受嚴(yán)格控制的專業(yè)詞表檢索方式很難得到用戶的認(rèn)可在自然語(yǔ)言檢索系統(tǒng)中,用戶可以任意輸入自由詞匯,系統(tǒng)直接用這個(gè)詞在數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行檢索或者自動(dòng)將這個(gè)詞轉(zhuǎn)換成規(guī)范的主題詞或敘詞后再進(jìn)行檢索。


 
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