外部重組：文檔一體化及其實現(xiàn)

一、文檔一體化

要更好地實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，檔案管理工作不僅僅限于內(nèi)部進行一些適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，它還必須向前端的文件工作擴張，這就使得實現(xiàn)文檔一體化的要求變得更為迫切。

文檔一體化就是把文件管理與檔案管理兩個管理環(huán)節(jié)銜接起來，整合到一個管理系統(tǒng)之中，對文件生命周期的全過程進行統(tǒng)一控制和管理。1992年9月，在《第屆國際檔案大會建議》中提出： “考慮到為了迎接信息時代的挑戰(zhàn)，必須對檔案原則和方法論進行改變，包括：檔案工作者的工作中心從文件的最后階段轉(zhuǎn)移到信息的整個生命周期?”由此，提出了文檔一體化的課題。文檔一體化并不是一個新的命題，然而在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下其重要性日益彰顯。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，文件與檔案之間不再有明顯的界限，電子文件有可能終其一生就在網(wǎng)絡(luò)中形成、流轉(zhuǎn)與消亡。對于缺乏穩(wěn)定性的網(wǎng)絡(luò)檔案信息，若檔案管理工作不改變傳統(tǒng)的方式，仍舊只關(guān)心文件的最后階段，就會出現(xiàn)許多辦理完畢但仍具有保存價值的電子文件被文件形成或辦理機構(gòu)任意刪除的局面，檔案管理工作維護歷史真實面貌的目標(biāo)再也難于實現(xiàn)。所以檔案管理工作必須向前端延伸，實現(xiàn)文檔一體化。另外，為了認證電子文件的原始性與可靠性，也必須依靠文檔案一體化的實現(xiàn)，以便能夠清晰地記錄和反映某一份電子文件形成和辦理的全部動態(tài)過程及相關(guān)的背景信息。“文檔一體化流程不只是文件管理與檔案管理的簡單對接，而應(yīng)該是一種管理變革，是以現(xiàn)代信息技術(shù)為手段，對機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位及各種組織中文件信息流的重新組織，是一個業(yè)務(wù)流程重組的過程。”

二、文檔一體化的實現(xiàn)

目前，文檔一體化的思想已經(jīng)普遍為檔案界所接受，但是在我國文檔一體化的實現(xiàn)還有些舉步維艱。我國的文件管理與檔案管理一直是以“歸檔”為界限的兩個領(lǐng)域。在《國家行政機關(guān)公文處理辦法》和《中國共產(chǎn)黨各級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)文件處理條例》中僅明確了“各級行政機關(guān)的辦公廳（室）是公文處理的管理機構(gòu)”，沒有明確規(guī)定文書工作的檢查監(jiān)督機構(gòu)。文書工作的質(zhì)量，檔案行政管理機構(gòu)不能直接監(jiān)管。文書工作中的各種不規(guī)范現(xiàn)象為后續(xù)的檔案工作造成許多困難。實現(xiàn)文檔一體化最根本的方法莫過于首先從體制上調(diào)整好文件管理與檔案管理之間的關(guān)系。在國外，許多以“文件生命周期理論”為檔案管理思想的國家，文件管理與檔案管理有著方方面面的天然聯(lián)系。以美國為例，其聯(lián)邦政府系統(tǒng)內(nèi)的文件管理工作與檔案管理工作由國家檔案與文件署統(tǒng)一進行指導(dǎo)監(jiān)督，有利于實現(xiàn)文檔一體化，實現(xiàn)從文件管理到檔案管理的連續(xù)性。為此有人建議我國： “結(jié)合國務(wù)院機構(gòu)改革，將文書、檔案工作統(tǒng)一管理，建立統(tǒng)一的管理體制，調(diào)整或構(gòu)建新的組織機構(gòu)。如可將國務(wù)院辦公廳和中央辦公廳屬下的秘書局與國家檔案局合并，并改稱為國家文件與檔案管理局，作為國家文件、檔案工作的最高行政管理機關(guān)，直接領(lǐng)導(dǎo)和管理全國文件與檔案工作。這不僅有利于文件、檔案一體化管理，還將有利于‘政府上網(wǎng)工程’與檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的相互配合，共同實施。”

但是，體制的變革并非一蹴而就的，它一般要經(jīng)過一個較為漫長的研究、論證和實施階段。而技術(shù)的發(fā)展又是日新月異的，形勢迫人。目前階段，我國檔案界所能做的是發(fā)揮技術(shù)的優(yōu)勢，采用技術(shù)手段迎合形勢的變化，開發(fā)一套網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息管理系統(tǒng)，即電子文件管理系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡(luò)伸展前端控制之手，實現(xiàn)文檔一體化管理。

三、電子文件管理系統(tǒng)

美國的戴維·比爾曼在第十三屆國際檔案大會上所作的名為《虛擬檔案》的報告中指出：世界各國的檔案學(xué)家已將網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的文檔運作方案提交各種標(biāo)準(zhǔn)化組織和專業(yè)團體論壇討論試行。其要點是：在文檔一體化的框架下，開發(fā)一個功能極強的文檔監(jiān)控系統(tǒng)，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下運用計算機的軟件模擬功能對文件與檔案進行管理操作。按照比爾曼的建議，通過軟件系統(tǒng)從生成開始就對電子文件進行“封裝”，然后在網(wǎng)絡(luò)中發(fā)布。時至今日，這種管理思想已經(jīng)被一些國家普遍接受，對其中“文檔監(jiān)控系統(tǒng)”的研究也有了新發(fā)展，目前形成了二種定義：一是電子文件保存系統(tǒng)（ERK，Electronic Recordkeeping），對該系統(tǒng)的定義是采用自動化程序管理某機構(gòu)的電子文件，能夠隨時間的流逝保存電子文件的內(nèi)容、背景信息與結(jié)構(gòu)。二是電子文件管理系統(tǒng)（ERM，Electronic Records Management），它是采用自動化程序管理任意機構(gòu)的任何文件，其文件形式包括紙質(zhì)文件、電子文件、縮微膠片等。二者的主要區(qū)別在于前者僅限于管理電子文件，而后者管理任何形式的文件。

在此基礎(chǔ)上，筆者設(shè)想的電子文件管理系統(tǒng)是力、公自動化系統(tǒng)與檔案管理信息系統(tǒng)合而為一的計算機管理軟件。這種系統(tǒng)是針對某一個或若干個機構(gòu)的電子文件，從電子文件的生成開始，到電子文件的運轉(zhuǎn)處理，到一部分電子文件轉(zhuǎn)化成為電子檔案，到電子檔案的管理與提供利用，到對電子檔案進行遷移或銷毀為止，能夠（通過網(wǎng)絡(luò)）對文件的整個生命周期進行相應(yīng)控制與有效管理的計算機自動化管理軟件系統(tǒng)。這個系統(tǒng)能夠自動記錄電子文件的元數(shù)據(jù)和各種背景信息，能夠?qū)﹄娮游募碗娮訖n案進行管理與提供利用，能夠保證電子文件與電子檔案的行政有效性和法律證據(jù)性，同時這種系統(tǒng)也能夠匯入紙質(zhì)文件等的管理信息并對其進行管理。

正如本書在對NARA的檢索系統(tǒng)進行分析時提到的，國外一些檔案機構(gòu)以已有的檢索系統(tǒng)的數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，逐步增加管理功能，研究和試制網(wǎng)絡(luò)電子文件管理系統(tǒng)，以最終通過一個系統(tǒng)實現(xiàn)對各種形式的文件進行管理。這種系統(tǒng)因以實現(xiàn)對電子文件的管理為核心，目前稱之為電子文件管理系統(tǒng)，但其實質(zhì)就是一個文檔一體化管理系統(tǒng)。檢索系統(tǒng)不再是一個獨立的系統(tǒng)，而是作為電子文件管理系統(tǒng)的一個子系統(tǒng)。屆時系統(tǒng)對數(shù)字檔案信息的管理不僅限于存儲與檢索，而是發(fā)展為能夠跟蹤和管理文件整個生命周期，實現(xiàn)電子文件收集、管理、處置、信息檢索及投遞利用的管理系統(tǒng)。系統(tǒng)在功能上不再停留在對現(xiàn)階段的文件、檔案管理業(yè)務(wù)流程進行簡單的“模擬”上，而要根據(jù)信息和數(shù)據(jù)流向開發(fā)一整套新的管理方法。這是文檔一體化管理的最終發(fā)展方向。

利用計算機系統(tǒng)檔案管理工作的管理能力將會極大地提高，利用網(wǎng)絡(luò)檔案管理工作的管理范圍將會擴大，通過網(wǎng)絡(luò)計算機管理系統(tǒng)實現(xiàn)文檔一體化管理，是比較方便而可行的方法。檔案工作者可以向任何機構(gòu)以邏輯形式及時地收集所有電子文件。任何電子文件一經(jīng)產(chǎn)生，檔案部門即可通過網(wǎng)絡(luò)對其進行管理與控制，而且通過這種管理，有相應(yīng)權(quán)限的利用者就可以迅速而方便地在網(wǎng)絡(luò)上進行利用。這樣檔案管理工作可以縮短工作時間，擴大工作空間，改善工作程序，加快工作速度，實現(xiàn)文檔一體化管理的高速化和連續(xù)化。

四、文檔一體化案例：軍隊檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)工程

“軍隊檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)工程” （簡稱“軍檔工程”）是實現(xiàn)文檔一體化的一個實例。1997年3月，中國人民解放軍總參謀部辦公廳檔案局提出在統(tǒng)一規(guī)劃下，建設(shè)“軍檔工程”。“軍檔工程”是統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一硬件環(huán)境、統(tǒng)一軟件、統(tǒng)一質(zhì)量要求的檔案管理自動化工程。

“軍檔工程”的主要內(nèi)容包括組織實施、系統(tǒng)開發(fā)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、數(shù)據(jù)庫建設(shè)等幾個方面。在系統(tǒng)開發(fā)中，全軍統(tǒng)一開發(fā)和使用的《軍隊公文檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)》，初步實現(xiàn)了從機關(guān)檔案室到檔案館的文檔一體化信息管理。軍隊機關(guān)檔案室與各級各類檔案館采用同一系統(tǒng)對文件信息和檔案信息進行管理，檔案館在接收機關(guān)檔案室移交來的檔案的同時，接收相關(guān)信息數(shù)據(jù)。這些檔案信息可以通過軍隊內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進行傳遞。

從宏觀上看， “軍檔工程”可以在全軍范圍內(nèi)實現(xiàn)檔案信息資源共享。“軍檔工程”主要由兩個大的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)構(gòu)成：一個是檔案事業(yè)管理信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，用于管理除檔案實體信息之外的其他諸類綜合信息，如檔案數(shù)量統(tǒng)計信息，檔案部門人員情況信息，檔案科技成果管理信息等等；另一個是檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，用于管理全軍各類檔案信息，如檔案目錄信息、檔案全文信息、多媒體檔案信息。這樣， “軍檔工程”的信息流分為兩類：一類是檔案事業(yè)綜合信息流，其起點是檔案館、立檔單位，經(jīng)過大單位保密檔案處或總參各部局辦公室匯總到檔案事業(yè)管理信息中心，即總參辦公廳檔案局。另一類是檔案數(shù)據(jù)信息流，其起點是立檔單位，經(jīng)過全軍各檔案館或總參各部局的保密檔案室最后歸并到檔案信息網(wǎng)絡(luò)中心，這個網(wǎng)絡(luò)中心設(shè)在解放軍檔案館。網(wǎng)絡(luò)中心負責(zé)對整個網(wǎng)絡(luò)進行監(jiān)控，設(shè)置各級用戶權(quán)限，根據(jù)需要及時調(diào)整系統(tǒng)資源，并對各類網(wǎng)絡(luò)請求進行處理。此外，網(wǎng)絡(luò)中心還必須經(jīng)常完成數(shù)據(jù)接收工作以及對數(shù)據(jù)庫進行維護和備份。“軍檔工程”的最終目標(biāo)是實現(xiàn)全軍各級各類檔案工作部門的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)共享查詢，并在全軍范圍內(nèi)，從下到上實現(xiàn)各類檔案管理信息的綜合統(tǒng)計。“軍檔工程”各種系統(tǒng)功能，涵蓋了各級檔案部門的各個工作環(huán)節(jié)，有效地提高了軍隊檔案管理現(xiàn)代化水平和檔案工作的整體效益。

嚴格地說，目前“軍檔工程”僅僅實現(xiàn)了軍隊檔案管理的自動化。其中《軍隊公文檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)》利用自動化模擬完成了以往手工的文件管理過程和檔案管理過程，它是在傳統(tǒng)檔案工作方法上實現(xiàn)的文檔一體化管理，其實現(xiàn)離網(wǎng)絡(luò)電子文件管理系統(tǒng)還有很大一段距離。然而，勿容置疑， “軍檔工程”的實施為網(wǎng)絡(luò)電子文件管理系統(tǒng)的實現(xiàn)打下了良好的基礎(chǔ)。

五、電子文件管理系統(tǒng)功能設(shè)想

進一步研究電子文件管理系統(tǒng)，就要詳細描述其系統(tǒng)功能，為系統(tǒng)研制打下基礎(chǔ)。筆者在此對電子文件管理系統(tǒng)的功能做一些設(shè)想。這部分所用的“用戶”一詞是指網(wǎng)絡(luò)電子文件管理系統(tǒng)的使用者。電子文件管理系統(tǒng)不同的功能對應(yīng)于不同的用戶群。如對應(yīng)于管理功能的“用戶”是指文件管理者，對應(yīng)于檢索功能的“用戶”是指文件或檔案的信息利用者。

（一）電子文件生成階段的功能

這一階段對文件形成者不能過多進行干預(yù)，不能在其本職工作之外強加一些檔案工作。前端控制主要的工作是為各級各類文件形成者進行權(quán)限與級別設(shè)置，并在網(wǎng)絡(luò)上開辟指定的工作區(qū)。電子文件生成完畢后文件形成者將其存入網(wǎng)絡(luò)上指定的文件寄存區(qū)域。一旦存入一份新文件，網(wǎng)絡(luò)電子文件管理系統(tǒng)即被觸發(fā)，啟動若干輔助子系統(tǒng)。這個過程可以用圖6表示：

這些輔助子系統(tǒng)的功能包括：對存入的電子文件置予惟一標(biāo)識符以在網(wǎng)絡(luò)中標(biāo)明其身份，這個惟一標(biāo)識符在文件階段是文號，歸檔后轉(zhuǎn)化為檔號；對文件的讀取進行限制；盡可能多地自動捕獲電子文件元數(shù)據(jù)，并將電子文件原件與其元數(shù)據(jù)建立密不可分的關(guān)聯(lián)。在電子文件管理系統(tǒng)中可能捕獲的元數(shù)據(jù)包括：文件的創(chuàng)建者，文件創(chuàng)建機構(gòu)，文件責(zé)任者，收件者，文件主題，文件格式，與該文件相關(guān)的各種日期（如文件創(chuàng)建日期，歸檔日期等），文件重要程度標(biāo)識符等；在這一過程中，電子文件管理系統(tǒng)還應(yīng)能夠從其他文件源獲取文件。獲取的方法可以有二種：一是電子文件管理系統(tǒng)對從外部信息系統(tǒng)輸入的文件進行物理形式上的輸入和移植，其中可能包括文件格式的轉(zhuǎn)化。二是電子文件管理系統(tǒng)與外部信息系統(tǒng)之間建立相應(yīng)的鏈接，由此建立起對外部文件的管理和控制手段，此時不需要進行文件的物理遷移。

（二）電子文件處理階段的功能

這部分功能也可參見圖6內(nèi)容。收文機構(gòu)在網(wǎng)上的指定的文件寄存區(qū)域獲取電子文件，可能有若干機構(gòu)同時獲取同一份文件。這時文件已經(jīng)包含電子文件管理系統(tǒng)捕獲的一些元數(shù)據(jù)信息。電子文件管理系統(tǒng)跟蹤被獲取的電子文件，在文件處理的同時在后臺自動記錄各類處理信息及文件的處置狀態(tài)。

（三）電子文件歸檔、整理階段的功能

這個階段首先啟動的是驗收歸檔子系統(tǒng)。它是依據(jù)各國不同的標(biāo)準(zhǔn)制定的。網(wǎng)絡(luò)電子文件管理系統(tǒng)中的歸檔可以只是邏輯歸檔。將檔案著錄信息與元數(shù)據(jù)等存入數(shù)據(jù)庫，在庫中建立與檔案原件的鏈接。

對電子文件進行整理實質(zhì)上是把檔案整理工作提前到文件階段。這是利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，實現(xiàn)前端控制的一大內(nèi)容。對網(wǎng)絡(luò)中的電子文件首先仍要區(qū)分全宗（。此處暫時借用“全宗”一詞，將其定義“全宗是一個獨立的機關(guān)、組織或人物在社會活動中形成的檔案有機整體”擴展為“全宗是一個獨立的機關(guān)、組織或人物在社會活動中形成的文件有機整體”。是否合適有待商榷。在此借用僅為便于表達，方便理解。）其次對全宗內(nèi)文件進行分類，例如采用組織機構(gòu)分類法。此時電子文件管理系統(tǒng)應(yīng)允許用戶按組織機構(gòu)創(chuàng)建類別，并為每個組織機構(gòu)制定文件規(guī)劃表。也就是說，電子文件管理系統(tǒng)允許用戶建立組織機構(gòu)，并按職能對各機構(gòu)可能產(chǎn)生的文件進行規(guī)劃，針對各類文件要制定詳細的保管期限表，還要指明當(dāng)前某份文件的處置狀態(tài)，并對要銷毀的文件進行詳細說明。用戶選擇類別將文件歸檔。在文件規(guī)劃表中允許用戶自創(chuàng)建文件夾。用戶對類別及文件夾可以進行維護即增、刪、改，但禁止刪除非空的文件夾。用戶對保管期限表也要進行維護。

在整理過程中要保持必要的文件關(guān)聯(lián)，如將審核后的文件與其未經(jīng)審核修改的版本關(guān)聯(lián)，文件定稿與其各種版本的稿件相聯(lián)。并可以及時設(shè)置文件處置狀態(tài)，如將現(xiàn)行文件變?yōu)榇鏅n文件。允許用戶將文件置于某種狀態(tài)以防被毀。對于職責(zé)明確的文件管理者要將其組織機構(gòu)，在網(wǎng)絡(luò)上的文件寄存區(qū)域，文件處理工作人員，立檔單位等信息載入電子文件管理系統(tǒng)。在整理過程中還要注意保存其他信息。如前文件規(guī)劃表，文件寄存器索引（文件寄存器的詳細列表，包括寄存器內(nèi)容，位置，相關(guān)的存取信息）。

（四）電子文件的維護功能

首先要對電子文件進行安全性維護。其功能包括：預(yù)防覆蓋一份文件；電子文件惟一標(biāo)識符一旦被確定后，防止進行任何改動；防止破壞任何索引、類別及其他一些文件指針；維護文件與元數(shù)據(jù)的集合，用各種手段探測任何可能對文件及其元數(shù)據(jù)進行的改動；系統(tǒng)提供所有增、刪、改及檢索活動的日志；對電子文件管理系統(tǒng)進行維護與備份；提供足夠的系統(tǒng)恢復(fù)與重建程序，以防在系統(tǒng)故障中文件被損毀。

其次對文件存取訪問進行管理。其功能包括：進行訪問控制，只有系統(tǒng)認定的用戶能夠檢索、瀏覽、打印、復(fù)制、修改一份電子文件或其他信息（如元數(shù)據(jù)，文件規(guī)劃表）；允許確認是個人用戶還是機構(gòu)用戶，并為他們設(shè)置不同訪問權(quán)限。訪問權(quán)限也許限制用戶訪問特定的文件或文件組，也許限制文件或文件組被特定用戶訪問。

（五）提供對電子文件的檢索與利用

電子文件管理系統(tǒng)必須包括高效、靈活的網(wǎng)絡(luò)檢索系統(tǒng)。檢索系統(tǒng)功能包括：允許查看元數(shù)據(jù)，文件內(nèi)容，或文件主題類別；確保所有的訪問權(quán)限在所有的檢索中被執(zhí)行；允許在一次查詢中進行基于元數(shù)據(jù)，文件內(nèi)容，或文件主題類別的組合檢索；查詢結(jié)果可以是文件列表及其寄存區(qū)域，也可以是文件原件；允許檢索文件及相關(guān)元數(shù)據(jù)，允許基于確定的關(guān)聯(lián)對文件進行檢索，例如對相同文件不同版本的檢索；提供足夠的查詢途徑與選擇范圍，以滿足各種檢索需要。這可能包括：模糊匹配與精確匹配、截詞檢索、鄰接檢索、相似度排序等；另外還要采用各種方法實現(xiàn)對圖像等多媒體文件的檢索。

（六）電子文件的保存功能

確保系統(tǒng)中所有文件可讀；確保文件可移植到新的存儲載體或轉(zhuǎn)化為新的存儲格式，以避免載體受損或技術(shù)退化；在移植中確保所有元數(shù)據(jù)與相應(yīng)的文件的關(guān)聯(lián)不變；有效監(jiān)管文件利用與存儲容量，設(shè)置適當(dāng)?shù)木瘓笙到y(tǒng)。如預(yù)告增擴容量，備份系統(tǒng)文件等；建立與維護一個系統(tǒng)日志（也叫做使用歷史元數(shù)據(jù)），記錄所有文件活動與系統(tǒng)功能；對日志信息提供全面而詳細的訪問。如對一個文件的訪問，要提供文件標(biāo)識符，訪問日期，訪問時間，訪問者，進行何種操作；對日志提供摘要報告。如報告訪問次數(shù)等。

（七）實現(xiàn)對電子文件的最終處置

銷毀功能：在文件保管期限表與文件處置情況的基礎(chǔ)上確保文件合乎銷毀標(biāo)準(zhǔn)；以某種方式刪除文件以使其在物理上不能被重建和進行各種檢索；提供銷毀證明。

移植功能：在文件保管期限表與文件處置情況的基礎(chǔ)上確保文件合乎移植標(biāo)準(zhǔn)；輸出文件與元數(shù)據(jù)；提供移植證明。

（八）系統(tǒng)一般功能

允許用戶瀏覽與打印電子文件管理系統(tǒng)所有的管理信息。例如文件規(guī)劃表，安全設(shè)置，當(dāng)前文件處置情況等。

允許用戶瀏覽與打印電子文件。

六、數(shù)字檔案館

目前，國內(nèi)對“數(shù)字檔案館”的認識情況比較復(fù)雜，尚未形成統(tǒng)一的概念，而且其內(nèi)涵還有更加復(fù)雜化和擴大化的傾向。筆者對數(shù)字檔案館的認識是，它是建立在電子文件管理系統(tǒng)之上的。數(shù)字檔案館可以定義為：以電子文件管理系統(tǒng)為主體，通過網(wǎng)絡(luò)對電子文件等數(shù)字化檔案信息實現(xiàn)管理與服務(wù)的虛擬檔案機構(gòu)。筆者為數(shù)字檔案館所下這個定義基于以下幾個方面的研究：

（一）國內(nèi)數(shù)字檔案館概念研究綜述

信息時代把“數(shù)字檔案館”這一新生事物推至我們面前。基于不同的認識背景和知識結(jié)構(gòu)，人們對它的理解和認識有所差別。目前國內(nèi)對“數(shù)字檔案館”的認識情況比較復(fù)雜，尚未形成統(tǒng)一的概念。對于已有的數(shù)字檔案館概念，可以從以下幾個方面加以歸納：

1.對數(shù)字檔案館的定位

一方面，有人認為數(shù)字檔案館是實的東西，是一種實體概念、一個機構(gòu)概念。這其中有人指出它是一個檔案館，還有人指出是一個檔案館群。另一方面，有人認為它是虛的東西，是一種存取方式、一種技術(shù)模式。

2.關(guān)于數(shù)字檔案館的屬概念

目前數(shù)字檔案館存在多種屬概念。筆者選用其中有代表性的幾個，結(jié)合自己的思考和疑問概括為下表：

3.關(guān)于數(shù)字檔案館的內(nèi)容

基本上認為數(shù)字檔案館涉及檔案信息的采集、鑒定、整理、存儲、檢索、傳遞、保管、保護、利用、統(tǒng)計等全過程。

4.關(guān)于數(shù)字檔案館的特征

目前對于數(shù)字檔案館的特征揭示得較全面，主要以各種各樣的“化”還加以概括。如：館藏資源數(shù)字化、操作計算機化、空間虛擬化、信息檢索便捷化、信息資源共享化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、結(jié)構(gòu)連接化、人員專家化、檔案信息組織標(biāo)準(zhǔn)化、檔案信息存儲海量化、檔案信息服務(wù)社會化、? .等等。

通過對部分數(shù)字檔案館概念的學(xué)習(xí)和理解，筆者有以下兩點感覺：

一是，數(shù)字檔案館的內(nèi)涵較為廣泛，并且有復(fù)雜化和擴大化的傾向。套句很俗的話：數(shù)字檔案館是個筐，什么都往里裝。數(shù)字檔案館不僅限于數(shù)字資源建設(shè)，也不僅限于整個檔案工作業(yè)務(wù)流程的計算機化，還涉及軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施構(gòu)建、應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)、一系列標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范與法規(guī)的制定執(zhí)行、人才隊伍培養(yǎng)等許多內(nèi)容。更形象一點說， “數(shù)字檔案館”是一個被“神化”了的概念。這個概念很神，它包括了各種技術(shù)因素和社會因素，涵蓋了檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的方方面面。

第二個感覺是，數(shù)字檔案館還僅僅是一個概念。很有趣，在對“數(shù)字檔案館”這個概念的學(xué)習(xí)和研究中，讓我不由自主地聯(lián)想到武俠小說中“江湖”這個概念。人人談?wù)摻o處不在，然而人們又不能具體地說出江湖到底在哪里，江湖又到底是個啥東西。有人說： “一百個人的心目中就有一百種江湖。”目前一百個人的心目中就算沒有一百種數(shù)字檔案館，也可能有五六十種。“數(shù)字檔案館”的提出，喚醒每個人心底不同的映像。它就如希臘神話中眾神居住的奧林匹斯山一樣，是人們心底的一塊圣地，是人所向往的。然而凡人一輩子也無法登上，人們極盡描繪之能勢卻無法知道這座山的真面目。目前研究階段，數(shù)字檔案館和奧林匹斯山一樣，還僅僅是人們頭腦中的一個概念。

在概念研究上這樣的現(xiàn)狀是不利于數(shù)字檔案館這個新生事物的發(fā)展的。筆者設(shè)想，在數(shù)字檔案館發(fā)展初期，我們應(yīng)該給予它一個范圍不是太寬泛的涵義，應(yīng)該使其不是太抽象、更易于理解和具有操作性，以利于實踐中實現(xiàn)對數(shù)字檔案館的建設(shè)，所以本書提出數(shù)字檔案館是以電子文件管理系統(tǒng)為核心，建成電子文件管理系統(tǒng)，數(shù)字檔案館就不再是個“虛”的東西，而有其存在與生存的實體。而后再圍繞這個核心加強政策、人員隊伍等其他方面的建設(shè)。

（二）國外“Digital Archives”實例分析

相比較而言，國外使用的“Digital Archives”的涵義似乎簡單得多。筆者在網(wǎng)絡(luò)中對這個詞搜索和跟蹤了一段時間，發(fā)現(xiàn)在實際使用中，應(yīng)將其理解并翻譯為“數(shù)字檔案”或“數(shù)字化檔案”。下面通過幾個實例來說明：

在羅斯福總統(tǒng)圖書館主頁上，有專門的“Digital Archives”欄目。這個欄目下發(fā)布了10000份數(shù)字化檔案。內(nèi)容包括羅斯福與溫斯頓·邱吉爾之間往來文件等等與羅斯福總統(tǒng)相關(guān)的文件。形式包括轉(zhuǎn)化為文本的內(nèi)容、以圖像方式存儲的原件掃描件、照片、音頻文件、視頻文件等。

再如“斯威士蘭數(shù)字檔案”（Swaziland Digital Archives） ，就是提供斯威士蘭歷史照片的數(shù)字副本（Digital Copy）供利用。

再如美國的“ 頭腦盒數(shù)字檔案計劃”（Brain-Box Digital Archives Project）。該計劃始于1992年，起因是要采用新的媒體工具為著名的歷史或傳說建立檔案，收集和提供利用源于五大湖地區(qū)、基于本土居民口頭傳說的歷史。其本地居民齊佩瓦族的長者Walter Bresette說： “美國有眾多的圖書館但少得可憐的社會記憶。齊佩瓦族恰恰相反。我在我的桌上找不到一張紙、當(dāng)需要的時候找不到一個圖書館，但我能找到某些人他們記得相關(guān)的故事。而我知道那些故事是真的。”頭腦盒數(shù)字檔案計劃出版了CD，其內(nèi)容包括數(shù)字化后的數(shù)小時的口頭歷史和眾多的與五大湖地區(qū)歷史、文化相關(guān)的原始檔案。

在網(wǎng)絡(luò)中，檔案網(wǎng)站上的英文“Digital Archives”類似于“Exhibition（展覽）”或“online Exhibition（在線展覽）”，它們的功能都是以多媒體形式提供各類檔案的數(shù)字副本， 只不過 “Exhibition”以主題為線索提供數(shù)字副本，而“Digital Archives”較為系統(tǒng)和全面地提供數(shù)字副本。

這就形成一個有趣的現(xiàn)象，我國一些人認為“數(shù)字檔案館”源于英文“Digital Archives”，但在國外檔案實踐工作中， “Digital Archives”僅限于指數(shù)字化檔案，沒有“數(shù)字檔案館”的含義。如果非要將“Digital Archives”譯成“數(shù)字檔案館”，它的內(nèi)涵是指在網(wǎng)絡(luò)中對數(shù)字化檔案進行存儲、展覽、提供利用的虛擬的檔案館。顯然，這與國內(nèi)“數(shù)字檔案館”的內(nèi)涵并不相符。

筆者認為，其原因在于國內(nèi)外在檔案信息化建設(shè)過程中的實踐方法不同。

在歐美等國，檔案信息化建設(shè)的成果面向社會、向社會推廣和傳播時，往往與數(shù)字圖書館在技術(shù)和手段上進行聯(lián)合，這一點在下一節(jié)還要論及。所以，國內(nèi)所探討的數(shù)字檔案館的內(nèi)容，在歐美等許多國家是包含在數(shù)字圖書館建設(shè)內(nèi)容當(dāng)中的。而在國內(nèi)，目前檔案館與圖書館各自為政，聯(lián)系并不緊密。所以檔案界在信息化建設(shè)中首先想到的就是建立一整套機制或方法來管理數(shù)字檔案信息并提供相應(yīng)的服務(wù)，這樣就形成了數(shù)字檔案館。國內(nèi)外的這種區(qū)別從研究文章中可以窺見一斑。我國關(guān)于數(shù)字檔案館有一定數(shù)量的研究文章。而國外圖書館界、情報界和檔案界的研究文章中，有關(guān)數(shù)字圖書館（Digital library）的文章極多，而關(guān)乎數(shù)字檔案館的文章很少，但在關(guān)于數(shù)字圖書館的著作中，多數(shù)有專門的一部分研究數(shù)字信息存檔問題。

（三）數(shù)字檔案館與數(shù)字圖書館

既然國內(nèi)所說的數(shù)字檔案館建設(shè)的內(nèi)容在國外是通過數(shù)字圖書館向社會表達的。那么，是不是說數(shù)字檔案館就是數(shù)字圖書館的一部分、與數(shù)字圖書館沒有區(qū)別呢？答案是否定的。二者在服務(wù)方面的技術(shù)和對外形式上可能相同，但核心內(nèi)容完全不同。數(shù)字圖書館的核心是“組織”，而數(shù)字檔案館的核心是“管理”。進一步延伸，數(shù)字圖書館的核心是“組織+服務(wù)”，而數(shù)字檔案館的核心是“管理＋服務(wù)”，二者在前端面向用戶服務(wù)上有共通之處，但在后端是完全不同的。

圖書館的最高理想是擁有無限量的文獻信息，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的便利使得這一目標(biāo)更加容易實現(xiàn)。相對于傳統(tǒng)圖書館，數(shù)字圖書館的館藏結(jié)構(gòu)發(fā)生了很大變化。大英數(shù)字圖書館計劃為數(shù)字圖書館所下的定義是：“數(shù)字圖書館是通過使用數(shù)字化技術(shù)獲取、存儲、保護和提供信息與提供信息查詢途徑而被廣泛認可的虛擬描述，而不論這些信息當(dāng)初的出版形式如何。” 利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，圖書館不斷地擴充其館藏。當(dāng)所有的圖書館都這樣做的時候，他們的館藏出現(xiàn)了無限量的重合。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下這種重合是一種很大的資源浪費。由此，圖書館館藏結(jié)構(gòu)分化為現(xiàn)實資源和虛擬資源二個組成部分。虛擬資源的比重日益增大，使得圖書館館藏從有限擴大到了無限。最終，一個數(shù)字圖書館似乎就是網(wǎng)絡(luò)的部分或者全部。這種館藏結(jié)構(gòu)的變化，引起了數(shù)字圖書館管理職能轉(zhuǎn)變。從局限于收藏具體的、有限的文獻轉(zhuǎn)變?yōu)殚_發(fā)、鏈接和傳送信息資源，并力圖對全部或部分意義上的網(wǎng)絡(luò)信息資源加以組織，將散亂、無序、海量的信息，根據(jù)一定的原則和方法，采用一定的技術(shù)使其變得有序化、結(jié)構(gòu)化、系統(tǒng)化。所以數(shù)字圖書館的核心在于“組織”，目的是為利用者提供無限的信息資源和有序的信息環(huán)境。

（四）數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館

與數(shù)字圖書館不同，數(shù)字檔案館相對于傳統(tǒng)檔案館，只是管理對象的存在與表現(xiàn)形式有所改變，管理范圍并未擴大，因而職能也未發(fā)生變化。在信息社會和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，電子文件和數(shù)字化檔案信息大量涌現(xiàn)。與數(shù)字圖書館的虛擬館藏不同，數(shù)字檔案信息必須明確歸屬于某一檔案機構(gòu)。這個要求源于檔案的本質(zhì)屬性即原始記錄性。數(shù)字檔案信息的原始性、完整性、可靠性、真實性在很大程度上依靠檔案部門的技術(shù)、權(quán)威和信譽來保證。為此數(shù)字檔案館的管理范圍較之傳統(tǒng)檔案館并未擴大。在此情況下，數(shù)字檔案館的核心是想將傳統(tǒng)檔案館的管理職能在網(wǎng)絡(luò)空間中進行復(fù)制或稱虛擬。如同傳統(tǒng)檔案館對檔案實體的管理，數(shù)字檔案館試圖實現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)空間中對電子檔案與數(shù)字化檔案信息的有效管理。其實質(zhì)是利用信息技術(shù)，將現(xiàn)實的檔案館及其管理與服務(wù)功能搬到網(wǎng)絡(luò)的虛擬空間中。目前要實現(xiàn)這個目標(biāo)，最好的方法就是開發(fā)電子文件管理系統(tǒng)。一個電子文件管理系統(tǒng)就是一個虛擬的檔案館，它完成的工作與傳統(tǒng)檔案館中的檔案管理過程沒有區(qū)別，它是對傳統(tǒng)檔案館在網(wǎng)絡(luò)空間中的復(fù)制，并沒有對傳統(tǒng)檔案館的職能有所拓展，只是針對電子文件這種新型的檔案在網(wǎng)絡(luò)空間中完成傳統(tǒng)檔案管理工作的內(nèi)容。我們可以將這樣一個電子文件管理系統(tǒng)稱之為數(shù)字檔案館。

這樣，數(shù)字檔案館成為是傳統(tǒng)檔案館的延伸。二者管理范圍相同、管理職能相同，惟一的不同是管理對象即檔案的存在與表現(xiàn)形式不同，由此引起管理方法與技術(shù)的差異。你管你的實體檔案，我管我的電子文件。二者互塑共生，管理對象互相轉(zhuǎn)化。最重要的一點，二者在實體上可能共同對應(yīng)同一個檔案機構(gòu)。在未來發(fā)展進程中，一個完整意義上的檔案館＝傳統(tǒng)檔案館＋數(shù)字檔案館。