隨著人口和計劃生育工作向法制化、規范化、制度化發展，對人口和計劃生育檔案管理工作提出了更高、更嚴、更新的要求，但受基礎條件、觀念體制、人力和經費等因素的制約和影響，人口計生檔案管理仍存在諸多問題和薄弱環節，進一步規范計生檔案管理，利用檔案資源為育齡群眾和新農村建設服務，對促進人口計生工作必將起到重要的推動作用。計生檔案對計生部門的各項工作有著重要的作用，必須給予高度重視，促使其充分發揮作用，并對其進行合理開發。實現檔案管理的規范化、制度化，更好地為計劃生育工作做出積極的貢獻。
一、計生檔案的“四化”管理
（一）系統?W絡化
計生檔案工作是計劃生育工作的重要組成部分，要充分認識其重要性，明確專人、落實責任，加強管理，實現計生檔案工作管理系統網絡化。實現系統網絡化，能夠有效地保證工作的正常運轉。作為“司令部”的人口與計劃生育檔案管理領導小組，是計生檔案管理工作的“針”，人口計生局各科室具體承擔計劃生育工作任務落實，匯集“八面來風”，是“針眼”、是關鍵，鄉鎮和行政村各業務部門、科室應建立專兼職結合的工作小組，責任到人，形成“縱向線”。同時，這些“縱向線”并非完全孤立、毫不相干的，除對上負責外，還要相互影響，相互作用，相互監督，相互制約。這個體系要橫到邊，縱到底，配合聯動，形成網絡。這個網絡既是計劃生育工作的基本體系，同時也是計劃生育檔案收集、管理的系統體系。
（二）職責明確化
檔案管理人員的職責，就是要維護檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的本任務，也是檔案保管工作的目的之一。檔案保管工作的具體任務就是做到不壞、不丟、不散、不亂。檔案保管人員要持之以恒，時刻警惕，防止檔案損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質基礎。
（三）工作制度化
只有嚴格有關規章制度，才能確保檔案完整安全。根據多年工作的實踐經驗，筆者認為這些制度應包括以下幾個方面：對專兼職檔案員實行月初評、季考核、年獎懲制度，計生檔案收集、上報、整理、存檔應做到規范，要根據上級業務部門的統一要求，按照嚴格的標準進行操作；實行定期談話制度，專兼職檔案人員要定期向服務對象談話訪問，取得工作主動權；實行計劃生育項目檢查治療登記制度，為各級計生服務站以及醫院的相關機構配備專用檢查登記簿，把第一手資料全部統計起來；實行檔案收集整理時限制度，規定各科室下班前要收集歸檔當日的資料，每月上報一次檔案材料，等等。
（四）管理科學化
計生檔案工作人員要定期對收集來的檔案材料進行科學歸檔整理。為保證工作質量，達到檔案類目設置合理，組卷規范的目的，重點應抓好以下五個環節。一是合理設置類目體系，二是實行定期歸檔制度，三是實行計生檔案工作檢查制度，四是檔案工作人員要強化法制意識，嚴格貫徹落實檔案保管、利用等有關規章制度，確保檔案的完整安全。五是認真做好年度檔案收集整理和開發利用工作。
二、加強人口和計劃生育檔案管理的基本途徑
1、更新觀念。檔案人員要從人口和計劃生育檔案實體的保管人員轉變為管理者、知識提供者和決策咨詢者，就需要掌握系統的檔案專業知識、現代科技知識和相關學科知識，具備較強的信息捕捉能力，能從紛繁復雜的檔案資料中提煉出有價值的信息，并能及時傳遞于知識生產和知識創新活動中。
2、重組人口和計劃生育檔案管理流程。根據信息流進行管理流程重組，人口和計劃生育檔案管理的參與者進行信息流程設計的過程中，將隱性知識融入流程設計的環節，使隱性知識顯性化，以定義流程中與檔案相關的基本概念，提出人口和計劃生育檔案鑒定、流轉、保存等方面的具體要求，確保整個流程的科學與高效。同時，信息流程的設計過程是人口和計劃生育檔案傳遞、交流和共享的過程。一方面，人口和計劃生育檔案流程參與者所蘊藏的隱性知識得到了顯性化；另一方面，通過交流和共享，他人外化的隱性知識，通過不斷內化、外化的循環，促進了知識創新的實現。
3、建立人口和計劃生育檔案技術服務平臺。信息技術的發展促進人口和計劃生育檔案由簡單編研向研發轉變，由傳統的保護技術向信息化管理轉變，由注重基礎理論研究向應用與轉化方面轉變。因此，分散、無序的信息集中和有序化，經過篩選、鑒別、歸類和綜合過程，更加結構化、綜合化和系統化，成為一些單位科技檔案服務的主要內容。有效的檔案信息檢索系統和檢索手段，必要的網絡系統和搜索引擎技術，以及各種知識儲備的專題數據庫群，能夠實現知識的共享與有效利用。
4、優化人口和計劃生育檔案管理的環境。首先，建立多渠道的人口和計劃生育檔案管理的投入機制。第二，大力加強開發工作的法律法規建設，落實“依法治檔”，保證工作有法可依。第三，建立和完善人口和計劃生育檔案管理工作的激勵機制。
5、優化計生檔案管理人員隊伍
我們處在信息化發展的時代，在這階段的計生檔案特點是不但需要妥善管理檔案，而且要有熟練的計算機使用技術，并且具備一定的信息處理能力、知識體系結構完整等。因此，檔案管理人員的綜合素質的提高有助于計生檔案管理，吸納工作人員的管理能力、創新意識和頂尖技術，綜合其自身能力進行檔案管理。
積極組織和鼓勵在職工作人員進行更深層次的培訓和技術學習，不斷提高檔案管理人員的知識結構和技術水平，并重視對檔案信息觀念的培養和信息化服務的能力。不斷強化計生檔案管理人員的圖書官學和情報學等關聯學科，讓檔案管理人員可以積極參與到檔案界的研究活動當中，了解現如今檔案工作的發展趨勢，拓寬學習領域，更新知識體系結構。
一、計生檔案的“四化”管理
（一）系統?W絡化
計生檔案工作是計劃生育工作的重要組成部分，要充分認識其重要性，明確專人、落實責任，加強管理，實現計生檔案工作管理系統網絡化。實現系統網絡化，能夠有效地保證工作的正常運轉。作為“司令部”的人口與計劃生育檔案管理領導小組，是計生檔案管理工作的“針”，人口計生局各科室具體承擔計劃生育工作任務落實，匯集“八面來風”，是“針眼”、是關鍵，鄉鎮和行政村各業務部門、科室應建立專兼職結合的工作小組，責任到人，形成“縱向線”。同時，這些“縱向線”并非完全孤立、毫不相干的，除對上負責外，還要相互影響，相互作用，相互監督，相互制約。這個體系要橫到邊，縱到底，配合聯動，形成網絡。這個網絡既是計劃生育工作的基本體系，同時也是計劃生育檔案收集、管理的系統體系。
（二）職責明確化
檔案管理人員的職責，就是要維護檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的本任務，也是檔案保管工作的目的之一。檔案保管工作的具體任務就是做到不壞、不丟、不散、不亂。檔案保管人員要持之以恒，時刻警惕，防止檔案損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質基礎。
（三）工作制度化
只有嚴格有關規章制度，才能確保檔案完整安全。根據多年工作的實踐經驗，筆者認為這些制度應包括以下幾個方面：對專兼職檔案員實行月初評、季考核、年獎懲制度，計生檔案收集、上報、整理、存檔應做到規范，要根據上級業務部門的統一要求，按照嚴格的標準進行操作；實行定期談話制度，專兼職檔案人員要定期向服務對象談話訪問，取得工作主動權；實行計劃生育項目檢查治療登記制度，為各級計生服務站以及醫院的相關機構配備專用檢查登記簿，把第一手資料全部統計起來；實行檔案收集整理時限制度，規定各科室下班前要收集歸檔當日的資料，每月上報一次檔案材料，等等。
（四）管理科學化
計生檔案工作人員要定期對收集來的檔案材料進行科學歸檔整理。為保證工作質量，達到檔案類目設置合理，組卷規范的目的，重點應抓好以下五個環節。一是合理設置類目體系，二是實行定期歸檔制度，三是實行計生檔案工作檢查制度，四是檔案工作人員要強化法制意識，嚴格貫徹落實檔案保管、利用等有關規章制度，確保檔案的完整安全。五是認真做好年度檔案收集整理和開發利用工作。
二、加強人口和計劃生育檔案管理的基本途徑
1、更新觀念。檔案人員要從人口和計劃生育檔案實體的保管人員轉變為管理者、知識提供者和決策咨詢者，就需要掌握系統的檔案專業知識、現代科技知識和相關學科知識，具備較強的信息捕捉能力，能從紛繁復雜的檔案資料中提煉出有價值的信息，并能及時傳遞于知識生產和知識創新活動中。
2、重組人口和計劃生育檔案管理流程。根據信息流進行管理流程重組，人口和計劃生育檔案管理的參與者進行信息流程設計的過程中，將隱性知識融入流程設計的環節，使隱性知識顯性化，以定義流程中與檔案相關的基本概念，提出人口和計劃生育檔案鑒定、流轉、保存等方面的具體要求，確保整個流程的科學與高效。同時，信息流程的設計過程是人口和計劃生育檔案傳遞、交流和共享的過程。一方面，人口和計劃生育檔案流程參與者所蘊藏的隱性知識得到了顯性化；另一方面，通過交流和共享，他人外化的隱性知識，通過不斷內化、外化的循環，促進了知識創新的實現。
3、建立人口和計劃生育檔案技術服務平臺。信息技術的發展促進人口和計劃生育檔案由簡單編研向研發轉變，由傳統的保護技術向信息化管理轉變，由注重基礎理論研究向應用與轉化方面轉變。因此，分散、無序的信息集中和有序化，經過篩選、鑒別、歸類和綜合過程，更加結構化、綜合化和系統化，成為一些單位科技檔案服務的主要內容。有效的檔案信息檢索系統和檢索手段，必要的網絡系統和搜索引擎技術，以及各種知識儲備的專題數據庫群，能夠實現知識的共享與有效利用。
4、優化人口和計劃生育檔案管理的環境。首先，建立多渠道的人口和計劃生育檔案管理的投入機制。第二，大力加強開發工作的法律法規建設，落實“依法治檔”，保證工作有法可依。第三，建立和完善人口和計劃生育檔案管理工作的激勵機制。
5、優化計生檔案管理人員隊伍
我們處在信息化發展的時代，在這階段的計生檔案特點是不但需要妥善管理檔案，而且要有熟練的計算機使用技術，并且具備一定的信息處理能力、知識體系結構完整等。因此，檔案管理人員的綜合素質的提高有助于計生檔案管理，吸納工作人員的管理能力、創新意識和頂尖技術，綜合其自身能力進行檔案管理。
積極組織和鼓勵在職工作人員進行更深層次的培訓和技術學習，不斷提高檔案管理人員的知識結構和技術水平，并重視對檔案信息觀念的培養和信息化服務的能力。不斷強化計生檔案管理人員的圖書官學和情報學等關聯學科，讓檔案管理人員可以積極參與到檔案界的研究活動當中，了解現如今檔案工作的發展趨勢，拓寬學習領域，更新知識體系結構。
