第一條  為了做好我市數字照片的收集、歸檔與管理工作,按照《西安市電子文件歸檔與電子檔案管理細則》第十二條第(二)款關于“其他屬性電子檔案檔號以此類推，具體方式另行規(guī)定”的要求，根據《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB／T 18894—2002）、《照片檔案管理規(guī)范》（GB／T 11821—2002）、《檔案著錄規(guī)定》（DA／T 18—1999）等標準，結合本市實際，制定本規(guī)定，作為《西安市電子文件歸檔與電子檔案管理細則》的補充。

第二條  本規(guī)定規(guī)定了數字照片（含數碼照片和紙質照片、膠卷的掃描件）歸檔、整理、著錄、存儲、保管、利用和銷毀的基本要求。

第三條  本規(guī)定適用于本市各級黨政機關、人民團體，國有企事業(yè)單位可參照執(zhí)行。

第四條  下列術語和定義適用于本規(guī)定。

數字照片：用數字成像設備拍攝獲得的，以及以掃描紙質照片及其膠片方式獲得的，以數字形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的靜態(tài)圖像文件。

數字照片檔案：國家機構、社會組織以及個人在社會活動中形成的，有保存價值且歸檔后的數字照片。數字照片檔案由數字照片、EXIF信息和文字說明組成。

EXIF信息：數碼成像設備在拍攝過程中采集的并保存在數碼照片內的一組參數。EXIF（可交換圖像文件）是一個關于存儲和交換數碼相機圖像文件信息的標準，可以記錄數碼照片的屬性信息和拍攝信息，也就是EXIF信息，主要包括數字成像設備的制造廠商、型號、拍攝日期和時間、分辨率、光圈、快門、感光度等信息。

亮度：畫面的明亮程度。

對比度：對某一設備或環(huán)境而言的最亮的白色和最暗的黑色之間的光強度的比例。

飽和度：色彩的純度。

分辨率：單位長度內圖像包含的點數或像素數，一般用每英寸點數(dpi)表示。

圖像壓縮：消除圖像冗余或對圖像近似的任一種過程，其目的是對圖像以更緊湊的形式表示。

JPEG：由ISO/IEC聯(lián)合圖像專家組制定的適用于連續(xù)色調（包括灰度和彩色）靜止圖像壓縮算法的國際標準。JPEG格式是目前所有通用格式中壓縮率最高的格式，圖像質量多數情況下均可接受，并且使用范圍最廣，尤其適用于屏幕和打印顯示，支持所有主要的計算機平臺和Web瀏覽器。從存儲空間及傳輸效率考慮，適合于色彩復雜圖像的壓縮存儲。

TIFF：一種基于標記的不丟失信息的無損壓縮格式。TIFF是一種靈活的位圖圖像格式，存儲的圖像細微層次的信息較多，圖像質量較高，適合于色彩單一圖像的壓縮存儲，并適用于在應用程序之間和計算機平臺之間交換文件。

照片組：有密切聯(lián)系的若干張數碼照片的集合，如一次會議、一項活動、一個項目等反映同一問題或事由的若干張數字照片為一個照片組。

第五條  數字照片分辨率應符合下列要求

（一） 采用數碼相機拍攝方式，應不小于1000萬像素。

（二） 采用照片掃描方式，當照片小于或等于10英寸時，分辨率應不小于600dpi;當照片大于10英寸時，分辨率應不小于300dpi.

（三）采用底片掃描方式，當底片小于或等于120毫米時，分辨率應不小于2400dpi;當底片大于120毫米時，分辨率應不小于1200dpi。

掃描后的圖像文件應存為TIFF格式或JPEG格式（壓縮率為100%）。

第六條  數字照片的歸檔范圍

（一） 記錄本單位主要職能活動和重要工作成果的數字照片。

1、領導人和著名人物參加與本單位、本地區(qū)有關的重大公務活動的數字照片。

2、本單位組織或參加的重要活動的數字照片。

3、反映本單位重點工程項目、重點科研項目的數字照片。

4、本單位本系統(tǒng)勞動模范、先進人物及其典型活動的數字照片。

5、本單位榮獲的榮譽性獎狀、證書、錦旗的數字照片。

6、本單位歷屆領導班子成員的數字照片。

（二）記錄本單位本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災害及其他異常情況和現(xiàn)象的數字照片。

（三）記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設、重點工程、名勝古跡、自然風光以及民間風俗和著名人物的數字照片。

（四）其它具有保存價值的數字照片。

第七條  數字照片檔案的保管期限

數字照片檔案的保管期限按照數字照片的價值劃定為永久或定期，其中定期一般為30年或10年。

第八條  數字照片的歸檔時間

數碼照片在拍攝完成后，紙質照片在掃描成數字圖像后，應及時整理和歸檔，最遲在第二年6月底前完成歸檔。

第九條  數字照片的歸檔要求

（一）歸檔的數碼照片應是用數字成像設備直接拍攝形成的原始圖像文件，除調整亮度、對比度、飽和度等為提高畫面質量、增強畫面效果的處理外，一般不能進行修改。經過添加、合成、挖補等修改內容的處理過的數碼照片不能歸檔。

應歸檔的數碼照片的屬性信息（元數據）應齊全，特別是“標題”、“主題”、“標記”、“備注”內容及拍照者信息要齊全。拍照者不能在屬性信息框中輸入前述信息的，要在照片下方對話框中輸入有關內容信息。

（二）對反映同一內容的若干張數碼照片，應選擇其中具有代表性和典型性的數碼照片歸檔，所選數碼照片應能反映該項活動的全貌，并且主題鮮明，影像清晰、完整。反映同一場景的數碼照片一般只歸檔一張。

（三）歸檔的數碼照片應為JPEG或TIFF格式。其它格式的數碼照片應在保證分辨率不變和EXIF信息不丟失的前提下，將其轉換成JPEG或TIFF格式進行歸檔。

（四）歸檔的數碼照片和照片組應附加文字說明。文字說明應綜合運用事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等要素，概括揭示該張數碼照片或照片組所反映的主要內容。

（五）數碼照片可通過存儲到符合要求的脫機載體上進行離線歸檔，也可通過網絡進行在線歸檔。在線歸檔時，應同時進行離線歸檔。

（六）歸檔時，應對數碼照片進行真實、完整、可用、安全方面的鑒定和檢測。

（七）具有永久保存價值的數碼照片，應轉換出一套紙質照片同時歸檔。

（八）掃描型照片歸檔參照前六款要求。

第十條  數字照片檔案的整理和著錄

（一）分類和排列

1、在同一全宗內，數字照片檔案按“保管期限-年度-照片組”分類。

2、同一照片組內的數字照片檔案按形成時間或重要程度排列。

（二）命名

數字照片檔案的存儲文件名采用“保管期限-年度-照片組號-照片號 .文件格式”命名。

保管期限：分別用“Y”、“C”、“D”代表永久、30年（長期）、10年（短期）。

年度：為4位阿拉伯數字。

照片組號：為4位阿拉伯數字，同一年度內的照片組從“0001”開始順序編號。

照片張?zhí)枺簽?位阿拉伯數字，同一照片組內的數字照片從“0001”開始順序編號。

例如：2012年某單位（全宗號為15）拍攝的一組某工作會議的數碼照片為2012年第一組照片，保管期限為“永久”，存儲格式為JPEG。則該組第一張照片檔案的存儲文件名為：ZP-J015-Y-2012-0001-0001.jpg。

（三）著錄

數字照片檔案的基本著錄要求可參照《照片檔案管理規(guī)范》GB/T 11821-2002中5.5.1的規(guī)定。其中，數字照片檔案的著錄項目見附件1（用EXCEL表格形式著錄成機讀目錄），建立數字照片檔案目錄數據庫時可參見附件2。

第十一條  數字照片檔案的存儲和保管

（一） 數字照片檔案應存儲在安全、穩(wěn)定、可靠且兼容性好的文件系統(tǒng)或數據庫系統(tǒng)等數據存儲管理系統(tǒng)，以及符合要求的脫機存儲載體中。

（二） 數字照片檔案的存儲結構

數字照片檔案可采用建立層級文件夾的形式進行分類存儲。一般應在計算機硬盤建立“數字照片檔案”總文件夾；在總文件夾內按不同保管期限和不同年度建立層級文件夾，并以保管期限和年度命名層級文件夾；在年度文件夾內再按不同組分別建立組文件夾，并以該組組號加組名（即數字照片主要內容或者事由）命名組文件夾，組號與組名之間加“-”。

例如：某單位的數字照片檔案統(tǒng)一存放在檔案室計算機硬盤的非系統(tǒng)分區(qū)D盤根目錄下，2012年該單位拍攝的一組某工作會議的數字照片為2012年第一組照片，保管期限為“永久”，則該組數字照片應存放在以下路徑下：

D：數字照片檔案永久20120001-某工作會議

（三）文字說明的存儲

文字說明可采用TXT文件形式或數據庫的形式保存。若采用TXT文件形式，單張照片說明應保存在該張照片所屬照片組的組文件夾下，該組文件夾內所有照片的文字說明應保存在一個TXT文件中；組說明應保存在該組照片形成年度的年度文件夾下，該年度文件夾內所有照片組的組說明應保存在一個TXT文件中。

（四） 脫機存儲載體

1、數字照片檔案應存儲在耐久性好的載體上，一式2套，一套封存保管，一套供查閱使用。必要時可復制第三套用于異地保存。

2、存儲載體按優(yōu)先順序依次為：一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。推薦使用檔案級可記錄光盤（DVD-R）。不能用軟磁盤、移動硬盤作為數字照片檔案長期保存的載體。

3、存儲數字照片檔案的載體或裝具上應貼有標簽，標簽上應注明載體序號、全宗號、密級、保管期限、存入日期等。

4、光盤等物理載體數據組織方法及光盤等物理載體標注的方法見《西安市電子文件歸檔與電子檔案管理細則》第十四條之規(guī)定。其中，物理載體中“電子檔案”文件夾下的檔案存儲結構為：保管期限年度照片組-組名照片。

以光盤等物理載體為單位，填寫《電子檔案登記表》，并打印成紙質后同該物理載體一同保存。

（五）保管方法

數字照片檔案的保管除應符合紙質檔案的保管要求外，還應符合以下條件：

1、 存儲載體應作防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層。

2、 單片載體應裝盒，豎立存放，并且避免擠壓。

3、 存放時應遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離。

4、 環(huán)境溫度選定范圍：17℃～20℃；相對濕度選定范圍：35％～45％。

（六） 定期檢驗

對磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于10%，如發(fā)現(xiàn)問題應及時采取恢復措施。

第十二條  數字照片檔案的利用和銷毀按照《西安市電子文件歸檔與電子檔案管理細則》第三十二條、第三十三條之規(guī)定執(zhí)行。

第十三條  本規(guī)定由西安市檔案局負責解釋。

第十四條  本規(guī)定自2012年9月1日起執(zhí)行。

附件：1、數字照片檔案機讀目錄項目及說明

     2、數字照片檔案目錄數據庫結構及字段表