城市社區數量多、分布廣、涉及城市最大的公眾群體，社區檔案種類繁多、涉及面廣，也是民生檔案的重要內容。因此，《城市社區檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》）具有廣泛的適用范圍和重要的基礎作用，定位亦由最初的規范性文件上升為部門規章，現經征得民政部同意，擬以國家檔案局和民政部聯合部令的形式印發。這將使得城市社區檔案工作得到主管部門的協作，在推進力度上有所加強，有助于建立合力推進社區檔案工作的長效機制。
    第一條
    釋義 制定《辦法》的目的，主要是為了規范城市社區檔案的管理，更好地服務和諧社區建設，維護社區黨組織、居民委員會、社區社會組織（以下簡稱社區各類組織）和居民的切身利益。
    《辦法》的制定，主要依據是《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國城市居民委員會組織法》，同時參考了《民政部關于在全國推廣城市社區建設的意見》出臺以來關于城市社區建設的重要文件材料。
    第二條
    釋義 《辦法》提出社區檔案的定義，是城市社區各類組織和居民在社區建設中形成的具有保存價值的不同形式和載體的歷史記錄。
    檔案的形成主體包括城市社區黨組織、居民委員會、社區服務機構、社區社會組織和居民。將社區建設中形成的文件材料作為社區檔案，體現出對社區建設的重視和支持。
    這些記錄是原始記錄，包括各種文字、圖表、聲像、電子數據等不同形式和載體。
    第三條
    釋義 民政部門是社區建設的業務主管單位，負責對社區工作包括檔案工作進行整體規劃。因此，民政部門應主動參與協調、組織社區檔案工作的建設。檔案行政管理部門對社區檔案工作進行業務監督和指導。同時，街道辦事處（鄉鎮人民政府）是社區的上級組織。3個部門按各自職責范圍對社區檔案工作進行監督指導。
    第四條
    釋義 社區檔案是社區建設各項工作的真實記錄，在社區建設發展中具有重要意義。社區檔案管理是一項綜合性的、較為復雜的工作，需要投入一定的人力、財力和物力。針對當前社區檔案意識淡薄、基礎建設薄弱等諸多問題，《辦法》明確，社區黨組織和居民委員會負責社區檔案工作的組織領導，加大對社區檔案工作的重視，并將檔案工作納入社區建設內容，積極協調解決社區檔案工作中涉及的場地設施、人員配備、經費保障等問題，促進檔案工作與社區其他各項工作同步協調發展。
    第五條
    釋義 社區檔案管理是一項綜合性、較為復雜的工作，必須保證一定的經費投入。實踐中，很多社區提出經費來源問題。為建立社區檔案工作投入機制，《辦法》明確要求從社區的辦公經費中列支社區檔案工作經費，以滿足社區檔案收集、整理、鑒定、保管、統計、利用、開發編研和信息化等工作的實際需要。
    第六條
    釋義 檔案管理必須具備一定的保管條件，需要在足夠的經費投入之外配備相應的人力、物力，這是加強檔案管理的前提和基礎。社區檔案是重要的民生檔案，是國家檔案的重要組成部分，服務于和諧社區的建設，關系到社區各類組織和居民的切身利益，需要進行科學、規范的管理。但目前，社區實際工作條件有限，工作人員少，辦公場所面積較小。因此，《辦法》明確指出要指定人員管理社區檔案,并鼓勵有條件的地方設立綜合檔案室。為提升社區檔案管理人員素質，《辦法》還明確要求檔案管理人員要經過檔案專業知識培訓，系統學習檔案管理業務知識和業務技能。
    按照《辦法》要求，檔案管理人員應當在離職前辦理檔案交接手續，在社區工作人員變動頻繁的實際情況下（很多人是聘任）確保社區檔案的完整性。
    第七條
    釋義 為增強社區各類組織和居民的檔案意識，《辦法》明確提出，社區綜合檔案室或者檔案管理人員負責宣傳黨和國家有關檔案工作的法律法規、標準規范。同時，社區綜合檔案室或者檔案管理人員還要嚴格貫徹執行檔案工作相關法律法規、標準規范的要求，建立健全社區檔案管理制度，指導、監督文件材料的歸檔、整理和移交工作。
    第八條
    釋義 《辦法》明確提出，社區檔案實行集中統一管理，由社區綜合檔案室或者檔案管理人員進行保存。社區各類組織和居民應及時將社區各類文件材料交社區綜合檔案室或者檔案管理人員保存?！掇k法》強調，任何單位和個人不得將社區檔案據為己有或者擅自銷毀社區檔案。
    第九條
    釋義 社區工作涉及面廣、極為復雜，《辦法》根據實際情況，按照內容、形式的不同，明確將社區工作中形成的文件材料分為文書類、科技類、會計類等3個大類。目前《辦法》中只列出基本種類，各地可以根據自己的具體情況酌情調整。
    《城市社區文件材料歸檔范圍和保管期限表》作為《辦法》的附件，是《辦法》的重要組成部分。社區工作中形成的相關文件材料，構成了社區檔案。為保管好這些社區工作文件材料，需要按照社區工作規律進行歸檔，并根據社區工作文件材料的不同作用確定不同的保管期限。
    根據當前社區工作的分類、流程和重要程度，《城市社區文件材料歸檔范圍和保管期限表》對每個類別都列出了納入歸檔范圍的社區工作文件材料。根據社區工作實際和保存價值的不同，《城市社區文件材料歸檔范圍和保管期限表》對每個類別的保管期限劃分為永久、30年、25年、15年、10年、5年、3年。其中，25年、15年、5年、3年主要為會計檔案的定期保管期限。
    第十條
    釋義 本條主要是對社區文件材料的收集、整理和歸檔做出的規范。
    按照《辦法》要求，社區綜合檔案室或者檔案管理人員應根據《城市社區文件材料歸檔范圍和保管期限表》的歸檔范圍，定期將分散的各種內容、形式和載體的社區文件材料收集齊全。檔案收集過程中要檢驗文件材料的真實性、完整性和有效性，確保文件材料齊全、完整，裝訂結實、整齊，照片和復印件圖文清晰。
    按照《辦法》要求，社區綜合檔案室或者檔案管理人員應按照《城市社區文件材料歸檔范圍和保管期限表》，將不同類別、不同載體形式、不同保管期限、不同時間的社區文件材料歸入不同案卷，不得混合組卷，需按照保管要求分類存放，確保排列有序。對社區文件材料進行分類、整理時，應及時編制備考表、歸檔文件目錄或者卷內文件目錄等，確保填寫真實、清晰、準確。
    針對社區工作繁雜、社區檔案流失嚴重的現狀，歸檔時間分兩種。
    一是定期歸檔。根據《機關檔案工作條例》規定，《辦法》指出，要在次年6月底前歸檔社區文書材料；結合社區工作實際，《辦法》指出，科技文件材料在科技活動結束后1個月內進行歸檔；按照《會計檔案管理辦法》要求，《辦法》指出，會計材料由會計部門在會計年度終了后保管1年，于次年3月底前進行歸檔。
    二是平時歸檔?！掇k法》明確提出，錄音帶、錄像帶、照片、光盤等聲像材料如列入社區檔案歸檔范圍，一經發現應隨時送社區綜合檔案室或者檔案管理人員進行歸檔保存。榮譽類實物、印章、字畫、贈品以及產品類實物等實物材料，《辦法》明確指出要及時歸檔。
    電子文件的歸檔按照《電子文件管理暫行辦法》《電子文件歸檔與管理規范》和《電子文件歸檔光盤技術要求和應用規范》等的要求進行，可根據實際情況實時或定期歸檔，定期歸檔一般在第二年6月底前完成。
    第十一條
    釋義 不同檔案有不同的分類方法。社區檔案的分類應符合社區建設的特點，社區各類組織和居民在社區建設中形成的相關文件材料，構成了社區檔案。社區建設文件材料具有種類繁多、內容豐富、涉及面廣、來源廣泛的特點。
    為保管好這些文件材料，本著既方便歸檔整理、又方便檢索利用的原則，《辦法》明確提出，文書檔案采用“年度——問題——保管期限”的方法分類整理，其中，問題分為社區黨群管理及社區管理、社區服務、社區治安等3個大類；科技檔案中，基建檔案采用“項目——時間”的方法分類整理，設備儀器檔案采用“型號——時間”的方法分類整理；會計檔案采用“年度——類別”的方法分類整理，會計檔案分為報表、賬簿、憑證、其他等4個大類。
    第十二條
    釋義 檔案的保管是對檔案進行日常維護的保護性管理工作，是加強和規范檔案管理的前提和基礎?！掇k法》明確提出要解決保管社區檔案所需的專室或者專柜，同時要求采取相應措施，以有效實現“九防”（防火、防盜、防高溫、防潮、防光、防塵、防鼠、防蟲、防磁）。這既是確保社區檔案完整與安全的需要，也是維護社區各類組織和居民切身利益的需要。針對目前社區工作現狀，也只能做這種基本要求。
    第十三條
    釋義 定期地對檔案進行檢查，是檔案室和檔案保管工作中的一項制度性措施。社區檔案保管環境相對比較簡陋、安全條件相對較差，因此《辦法》明確要對社區檔案定期進行全面檢查。定期的全面檢查重點在于檔案實體是否有破損、霉變、蟲蛀、褪色等現象發生，檔案室或者保管檔案的地方是否有潛在的隱患等危險因素，實體秩序是否出現混亂，是否有長期未歸還的檔案，等等。如有破損、霉變、蟲蛀、褪色等現象時，應當及時修補、復制或者進行其他技術處理。《辦法》明確要求，檢查時必須要形成安全檢查記錄，以便對檢查出的問題做認真研究和處理，總結經驗，不斷改進社區檔案工作。
    針對社區的聲像檔案和電子檔案，《辦法》明確要求定期檢查，以保證聲像檔案和電子檔案信息記錄能夠滿足國家在保密、信息安全等方面的要求。在聲像檔案和電子檔案的保管中，軟硬件環境、存儲載體等容易發生變化，《辦法》強調要采取有效措施確保聲像檔案和電子檔案不受損害、可讀可用。
    第十四條
    釋義 《辦法》明確提出，要建立社區檔案統計制度。社區檔案的統計由社區綜合檔案室或者檔案管理人員完成。社區檔案統計業務包括社區檔案的收進和移出、保管數量、借閱和利用效果、銷毀等情況。社區檔案統計工作的目標是及時、準確。
    第十五條
    釋義 本條主要是對社區檔案的利用制度、利用手續、利用限制提出。
    《辦法》明確提出，要建立健全檔案利用制度。檔案利用制度的基本要求是簡化手續、提供方便，目標是為社區檔案的利用創造條件。按照《辦法》要求，利用檔案需辦理利用手續，及時做好利用效果登記和統計。歸還時雙方清點、核對檔案內容和數量，確保檔案齊全、完好，未被涂改、污損。
    第十六條
    釋義 本條明確了5個方面的問題。
    一是社區檔案鑒定的主體。檔案鑒定工作小組由社區綜合檔案室或者檔案管理人員組織成立。二是鑒定是指對已到期的社區檔案進行鑒定。三是明確了檔案鑒定工作小組組成和工作職責。鑒定工作小組由社區檔案管理人員和形成檔案的組織的人員（或者居民代表）組成。檔案鑒定工作小組的工作職責是對已到期檔案及時進行鑒定，形成檔案鑒定報告。四是提出了鑒定后的處理意見，指出鑒定中如發現社區檔案失去保存價值，應按照規定銷毀。五是明確了社區檔案銷毀的程序、銷毀結果。特別強調對經過鑒定可以銷毀的檔案應編制檔案銷毀清冊，在經過必要的審批手續后才可銷毀。未經鑒定的檔案和已經鑒定但沒有審批的檔案都不得擅自銷毀。
    第十七條
    釋義 《辦法》強調，社區檔案的排列順序一經確定，不得隨意拆散和重新組合。這是因為在日常工作中，社區經常面臨各種檢查，如衛生、人口、計劃生育等，有些地方通常拆散相應案卷接受檢查。所以要求在社區檔案利用時，特別要注意保持社區檔案實體的排列順序，避免發生錯亂現象，確保社區檔案的完整和安全。
    第十八條
    釋義 檔案利用服務工作是以檔案信息資源為利用服務前提，以檔案利用者為利用服務對象，以滿足社會需求為利用服務目的，通過多種途徑、形式、渠道和方法來開發利用檔案信息，實現檔案價值。
    社區檔案服務于和諧社區的建設，服務于社區各類組織和居民的切身利益。因此，社區檔案的服務對象主要是社區中心工作和社區居民。社區綜合檔案室或者檔案管理人員要以社區中心工作和居民利用需求為重點，加強檔案信息資源的開發利用，積極開展檔案編研工作。社區檔案的開發利用目的在于促進建設和諧社區和維護社區各類組織和居民的切身利益。
    第十九條
    釋義 檔案信息化是提高檔案工作水平的重要途徑，也是檔案工作發展的必然趨勢和要求。中辦、國辦《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》提出：“各地區各部門各單位要把數字檔案館(室)建設列入信息化建設整體規劃，從人力、財力、物力上統籌安排，切實推進檔案存儲數字化和利用網絡化。”但是，在實際工作中，很多社區配備計算機都較困難，很難提出更高要求。因此，《辦法》提出，社區檔案管理中要積極采用計算機等先進理念、方法和技術，逐步實現檔案管理的信息化、現代化，切實提升社區檔案管理能力和利用效率。
    第二十條
    釋義 《辦法》強調，檔案管理人員和利用者應樹立保密觀念，認真貫徹執行國家有關檔案保密的法律法規，共同保守社區檔案中涉及的國家秘密、商業秘密和個人隱私等，不得泄密。
    第二十一條
    釋義 本條是罰則。違反《辦法》的情形是指違反國家有關規定，主要包括檔案有損毀、丟失以及出賣、涂改、偽造、泄密等情況。相關人員作為違反《辦法》的主體，要承擔相應的責任。相關人員違反《辦法》上述行為規定承擔法律責任的形式是行政責任、民事責任和刑事責任。行政責任包括行政處罰和處分，民事責任主要是指賠償責任，刑事責任主要是指刑事處罰。在社區檔案管理中，構成犯罪的嚴重違法行為，由司法機關依法追究相關人員的刑事責任。
    第二十二條
    釋義 考慮到受經濟、政治、文化等多方面因素制約，各地城市社區建設水平參差不齊，社區檔案具體工作形式、內容存在較大差別和差距。因此，《辦法》明確，各?。ㄗ灾螀^、直轄市）、新疆生產建設兵團檔案行政管理部門可與同級民政部門商議，結合本地實際制定本《辦法》的實施細則。
    第二十三條
    釋義 本條主要是對《辦法》解釋權的規定。民政部是全國社區建設的主管部門，國家檔案局是全國檔案事業的主管部門?！掇k法》由二者聯合起草、審定和印發，二者同時擁有《辦法》的最終解釋權。
    第二十四條
    釋義 本條是對《辦法》時間效力范圍的規定。法律的時間效力，是指法律何時生效、何時終止效力，以及法律對其生效以前的事件和行為有無溯及力。本條主要規定了《辦法》的生效日期為2016年1月1日。