(甘肅省檔案局  2004年2月18日印發  甘檔發〔2004〕10號)

第一章  總  則

第一條  為規范我省城市社區居民委員會（以下簡稱社區）檔案工作，有效地保護和開發城市社區檔案資源，為城市社區的建設與管理提供服務，根據《中華人民共和國城市居民委員會組織法》、《中華人民共和國檔案法》、《甘肅省檔案條例》，制定本辦法。

第二條  社區檔案是指社區在其從事自我管理、自我教育、自我服務等自治活動中直接形成的反映社區發展歷史、對社區建設與管理具有保存利用價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第三條  社區檔案工作是社區基礎工作的重要組成部分，應列入社區的工作計劃，與社區其他工作協調發展。

第四條  社區檔案實行集中統一管理的原則，以確保各類檔案的完整、準確、安全和有效利用。

第二章  社區的檔案管理職責

第五條  社區應根據工作需要，指定專職或兼職人員負責檔案工作，建立健全檔案工作制度，配備檔案專柜。

第六條  社區文件材料的形成、積累、整理、歸檔等工作應列入有關領導和工作人員的崗位職責，按年度進行檢查考核。

第七條  社區應積極派檔案管理人員參加專業知識和專業技能的培訓，使其達到上崗的基本要求。

第八條  社區檔案工作在業務上接受檔案行政管理部門和所在街道辦事處的監督和指導。

第九條  縣（區、市）人民政府、街道辦事處和社區居委會應對在檔案工作中做出突出貢獻的人員進行表彰獎勵；對危害檔案完整與安全的行為，應按照《檔案法》的有關規定進行處理。

第三章  社區文件材料的整理與歸檔

第十條   社區檔案一般分為文書檔案、基建檔案、設備檔案、會計檔案、聲像檔案、實物檔案、電子檔案等七個大類，各大類之下所設二級類目按本《辦法》附件一辦理。

第十一條  社區文件材料歸檔應符合下列基本要求：

（一）歸檔的文件材料用紙規范，齊全完整，準確無損，簽字蓋章手續完備，字跡清晰耐久，無鉛筆、圓珠筆、純藍墨水、紅墨水等字跡。

（二）歸檔的聲像材料照片與底片相符，圖像、聲音清晰。

（三）電子文件應與打印出的紙質文件一并歸檔，禁用軟盤作為電子檔案的保存載體。

（四）歸檔文件材料的整理應符合國家有關標準和規范。

（五）歸檔時須編制移交清冊一式兩份，交接雙方在對檔案清點無誤并共同簽字后，各存一份以備查考。

第十二條  社區文件材料的歸檔范圍，按本《辦法》附件一辦理。

第十三條  各類歸檔文件材料的整理

（一）文書檔案按照《甘肅省〈歸檔文件整理規則〉實施細則》（甘檔發〔2002〕16號）執行，其中以前已整理好的文件材料可不拆卷。

（二）基建文件材料以基建項目為單位，將與項目有關的立項審批、征地拆遷等管理性文件與圖紙一并整理。其中文字材料按問題結合形成時間排列組卷，圖樣材料按專業結合圖號順序排列組卷，具體方法按照《科學技術檔案案卷構成的一般要求（GB/T1182-2000）》執行。

（三）設備檔案的歸檔文件材料以單臺（套）設備為單位，結合形成時間或隨機文件目錄的順序排列組卷。

（四）會計檔案分為會計憑證、會計賬簿、財務報告和其他四大類進行整理，具體按《甘肅省〈會計檔案管理辦法〉實施細則》（甘財辦〔2003〕11號）、《甘肅省會計檔案卷皮、卷盒、備考表、目錄表格標準及填寫規范》（甘財辦〔2003〕12號）執行。

（五）照片檔案按時間順序結合事由分別集中整理，不再分類。錄音、錄像檔案分別以盤為單位整理，按時間順序排列。

（六）實物檔案按物品種類分別以件為單位整理。

（七）電子文件以盤為單位，按年度整理。每盤上面應注明形成單位、形成時間、所存文件標題、產生電子文件的軟、硬件技術設備型號等項目。

第十四條    歸檔時間

文書檔案、聲像檔案、實物檔案隨時歸檔；基建檔案在基建項目竣工驗收后一個月內歸檔；設備檔案在設備開箱驗收后歸檔；會計檔案、電子檔案按年度歸檔。

第十五條  檔案編目

（一）文書檔案歸檔文件材料以件為單位整理的，按保管期限結合年度和類別編制歸檔文件目錄；以卷為單位整理的按保管期限結合年度編制案卷目錄和全引目錄。

（二）基建檔案按項目以卷為保管單位確定案卷順序號，編制案卷目錄。

（三）設備檔案按設備以卷為保管單位確定案卷順序號，編制案卷目錄。

（四）會計檔案按類別分別確定案卷順序號，編制案卷目錄。

（五）實物檔案按類別以件為單位編號編目。

（六）照片檔案以張（或組）為單位編制目錄。

（七）錄音帶、錄像帶、電子檔案以盤為單位編號編目。

第十六條   各類檔案應分別編制目錄。

第四章  檔案的鑒定與銷毀

第十七條    檔案文件材料價值的鑒定與保管期限的劃分，根據其門類的不同，執行國家的相應規定。

第十八條   對本無保存利用價值和到期經鑒定確認無繼續保存利用價值的檔案，社區檔案管理人員應按照國家有關規定，逐卷（件）編制銷毀清冊，提出銷毀意見，經社區領導研究批準后進行銷毀。

第五章  檔案的保管和利用

第十九條  社區應重視檔案安全保管工作，對檔案管理狀況經常進行檢查，及時消除安全隱患。要有防火、防盜、防光、防潮、防塵、防高溫、防蟲鼠等措施，確保檔案安全萬無一失。

第二十條   社區應根據工作需要，利用檔案資料撰寫社區大事記、組織沿革、專題資料等編研材料。

第二十一條  查閱檔案應建立利用登記簿，履行登記手續，重要或涉密檔案的利用應經社區主要負責人批準。

第二十二條  社區檔案管理人員應做好各種門類檔案數量和利用情況的登記、統計工作。

第二十三條  社區檔案管理人員變換更替時，應辦理檔案交接手續，以分清責任。

第二十四條  有條件的社區，應逐步實現檔案管理現代化。

第二十五條  各地可根據本辦法，結合實際制定本地的實施辦法。

第二十六條  本辦法由甘肅省檔案局負責解釋。

第二十七條  本辦法自發布之日起施行。