(甘肅省檔案局2010年3月2日印發 甘檔發〔2010〕18號)
第一條 為進一步加強和規范我省行政村檔案工作，有效地保護和利用檔案信息資源，促進新農村建設各項事業健康發展，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《甘肅省檔案條例》和國家檔案局、民政部、農業部聯合印發的《關于加強社會主義新農村建設檔案工作的意見》等規定，制定本辦法。
第二條 行政村檔案是指過去和現在的行政村黨政組織、群眾團體、經濟實體在各項管理、土地承包、農業生產、林權改革、扶貧救災、計劃生育、文化教育、基本建設和精神文明建設等活動中形成的對國家、集體和社會具有查考保存價值的文字、圖表、帳冊、聲像等不同形式的歷史記錄。
第三條 行政村檔案工作由村黨支部或村民委員會領導，應明確一位領導具體分管。要將檔案工作納入村務公開、民主管理、文明村建設、小康村建設或村民自治建設等活動中。要購置保管、整理檔案所需的用品、裝具，以保證檔案工作的正常開展。條件允許且工作需要的，應配置并使用計算機等現代化技術與設備管理檔案。
第四條 行政村應建立健全檔案的收集整理、保管利用、安全保密、鑒定銷毀、移交和崗位職責等各項規章制度并認真實施，保證檔案工作制度化、規范化開展。
第五條 一個行政村為一個立檔單位，所形成的檔案為一個獨立全宗，全宗名稱由鄉（鎮）名稱和行政村名稱兩部分組成，如："XX鄉（鎮）XX村”。
第六條 行政村應設置檔案室或檔案專柜，集中保管本村形成的各種檔案。個人不得私存或占有屬于行政村所有的檔案。
第七條 行政村應根據工作實際，配備專職或兼職檔案工作人員，負責本村各類檔案的收集、整理、保管和提供利用，并對村辦企事業單位檔案工作進行監督和指導。
第八條 行政村檔案實行集中統一管理，以確保檔案的完整、安全和有效利用。村辦企業的檔案可以自行保管，也可由本村檔案室統一保管。行政村或村辦企業不具備保管條件的，其檔案可由鄉（鎮）檔案館（室）代管。行政村調整、合并、撤銷時，應根據實際情況將檔案材料及時移交給有關行政村或本鄉（鎮）管理，防止檔案遺失。
第九條 檔案管理人員應具有高中以上文化，積極參加上級業務部門組織的培訓，嚴格遵守檔案管理和保密制度，妥善保管檔案，并保持相對穩定。
第十條 鄉（鎮）應把行政村的檔案工作納入年度考核范圍，行政村的檔案工作接受鄉（鎮）檔案機構的監督指導。鄉（鎮）檔案人員應經常深入各村檢查指導檔案工作，培訓檔案人員，解決檔案工作中存在的問題。
第十一條 行政村檔案分為文書檔案、農業科技檔案、基本建設檔案、會計檔案、聲像檔案、實物檔案等。不同類別的檔案，應根據國家和省上有關規定分別整理、編目。
第十二條 行政村各類檔案的歸檔范圍、分類方案、保管期限、整理方法，分別執行國家和省上的有關規定。
第十三條 每年六月底之前完成上年度文件材料的歸檔整理任務；設備儀器檔案在設備儀器安裝調試完畢后一個月內歸檔；農業科技檔案在科研課題結束后三個月內歸檔，其中形成周期長的可分階段歸檔；會計檔案自形成年度結束起，由會計人員保管一年后歸檔；基本建設檔案在工程竣工驗收后三個月內歸檔；照片、錄音帶、錄像帶在工作、生產活動結束后隨時歸檔；典型戶文件材料以戶為單位及時歸檔。
第十四條 為保證文件材料的齊全、完整，行政村應注意做好各種文件材料的形成與積累工作，并依據本辦法規定范圍及時向檔案室移交歸檔。凡歸檔的文件材料要求圖樣清晰、字跡工整、簽字手續完備，禁止使用鉛筆、復寫紙、紅墨水、純蘭墨水、圓珠筆等書寫材料。
第十五條 行政村檔案室要編制案卷目錄、歸檔文件目錄和全宗介紹等檢索工具。積極做好查閱服務工作，建立借閱利用登記，及時登記查閱檔案情況，注意收集利用效果典型實例，為社會主義新農村建設服務。凡查閱涉及人事、經濟合同、房地產權及邊界糾紛等重要或保密的檔案，要經村領導或上級領導批準。
第十六條 檔案人員變動時要編制檔案移交清單（冊），認真辦理交接手續。對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行登記，并按要求編制檔案工作情況統計報表。按照檔案行政管理部門關于檔案保管期限的規定，成立由行政村分管領導、有關業務負責人和檔案人員組成的檔案鑒定、銷毀領導小組，及時鑒定銷毀無保存價值的文件材料。
第十七條 檔案室應具備防盜、防火、防潮、防高溫、防蟲、防鼠、防塵、防光等條件和設施，并定期檢查檔案的保管狀況，發現不安全問題，應及時解決，確保檔案的安全。
第十八條 檔案室要注意征集與本村有關的各種史志、歷史文件、家譜、族譜及名人手跡、照片等，以豐富檔案內容。
第十九條 對在村檔案工作中做出顯著成績的組織或個人，縣（市、區）、鄉（鎮）政府或行政村應當給予表彰和獎勵。
第二十條 對于違犯《中華人民共和國檔案法》、《甘肅省檔案條例》的單位和個人，由有關單位根據情節輕重，對責任人進行批評教育、處罰，直至依法追究刑事責任。
第二十一條 本辦法由甘肅省檔案局負責解釋。
第二十二條 本辦法自公布之日起施行。
附件：甘肅省行政村文書檔案分類方案、歸檔范圍、保管期限一覽表
