西安市行政村檔案管理辦法

第一章　 總　 則

第一條　為了加強全市行政村檔案工作，逐步實現農村檔案工作規范化，有效地保護和利用檔案，為社會主義新農村建設服務，根據《中華人民共和國檔案法》、《陜西省檔案條例》、《西安市檔案管理條例》及《國家檔案局、民政部、農業部關于加強社會主義新農村建設檔案工作的意見》等有關規定，制定本辦法。

第二條　本辦法適用于西安市行政區域內行政村檔案管理工作。

第三條　本辦法所稱的行政村檔案是指村黨組織、村民委員會、村經濟組織在實踐活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子等不同形式的歷史記錄。

第四條　各區縣檔案行政管理部門對本行政區域內的行政村檔案工作實行統籌規劃，組織協調，監督和指導。

第五條　各區縣涉農部門應當按照各自職責，與檔案行政管理部門齊抓共管，做好行政村檔案管理工作。

第六條　鄉鎮（街辦）黨委和政府要切實加強領導，將行政村檔案工作列入新農村建設規劃，加大支持和投入力度，使檔案工作與新農村建設的各項事業同步發展。鄉鎮（街辦）檔案機構對所轄區域內的行政村檔案工作實行監督和指導。

第二章　檔案機構及其職責

第七條　行政村黨組織和村民委員會要加強對檔案工作的領導，將檔案工作列入工作計劃和議事日程，明確主管檔案工作的領導，切實解決檔案工作中遇到的實際問題，保障檔案工作所需經費，確保檔案工作與本村各項工作同步發展。

第八條  各行政村要設立綜合檔案室，集中統一保管本村各種門類和載體的檔案，并對所屬單位檔案工作實行監督與指導。

第九條  行政村檔案室要建立健全檔案的收集、保管、保密、借閱、移交、統計、鑒定、銷毀等制度，并堅持實施。

第十條  行政村要指定專人負責本村各類檔案的收集、管理和提供利用工作，并保持人員相對穩定。檔案人員應具有較好的政治素質，忠于職守，遵紀守法，具備高中以上文化水平，定期接受檔案專業知識培訓。

第三章　文件材料的歸檔與整理

第十一條  凡是反映本行政村工作活動、具有保存價值的各種文件材料，均應由專人或承辦人整理后向檔案室移交歸檔，交接雙方應清點核對，履行簽字手續。任何單位和個人不得據為己有或拒絕歸檔。

第十二條  歸檔時間：

(一) 各項管理活動形成的文件材料，于次年第一季度內歸檔；

(二) 會計檔案由財務人員保管2年后，于次年第一季度內歸檔；

(三) 建設活動中形成的文件材料，在工程竣工驗收后3個月內歸檔；

(四) 膠片照片由拍攝者在拍攝、洗印完畢后1個月內連同底片、文字說明一并歸檔；數碼照片由拍攝者在拍攝完畢后1個月內連同文字說明一并歸檔，并應定期刻成光盤;

(五) 實物檔案在活動結束后及時歸檔；

(六) 電子文件于次年6月底前歸檔。

第十三條  歸檔要求：

（一）歸檔的文件材料應齊全完整，手續完備，載體和書寫材料符合耐久性要求和有關技術標準，不得使用圓珠筆、彩色筆、鉛筆、純藍或紅色墨水等不耐久的書寫材料；

（二）歸檔的文件材料必須做到分類清楚，排列有序，保管期限劃分準確，檔案目錄填寫清楚無誤，整理規范；

（三）歸檔的聲像材料應音像清晰，圖畫完整,未加修飾剪裁,底片和正片一致,對無底片的照片應翻拍底片；

（四）電子文件應與打印出的紙質文件一并歸檔，并使用不可擦除型光盤進行存儲。

第十四條  歸檔文件材料的整理：行政村檔案一般由文書檔案、會計檔案、聲像檔案、實物檔案、基建檔案、電子檔案等不同門類和載體構成。

（一）文書檔案按保管期限—年度—問題或保管期限—年度進行分類整理排列編號；

（二）基建檔案按工程項目分類整理，按項目—時間排列編號；

（三）會計檔案按類別（憑證、賬簿、財務報告、其他）—年度--保管期限分類整理排列編號； 

（四）聲像檔案按載體形式進行分類整理排列編號；

（五）實物檔案按載體不同分類，以件為單位，按時間順序跨年度大流水編號。

第四章  檔案信息化管理

第十五條  各行政村應采用計算機等先進技術，應用檔案行政管理部門認可的檔案管理應用軟件管理和利用檔案，逐步實現檔案管理的信息化、現代化。

第十六條  各行政村應積極開展電子文件的形成、收集、整理、歸檔工作，并應采取可靠存儲介質進行備份。

第五章檔案的統計、鑒定、銷毀和移交

第十七條  各行政村應建立各種檔案統計臺賬，對檔案的收進和移出、保管數量、借閱和利用效果、銷毀等情況進行及時、準確統計和登記，并按規定向鄉鎮（街辦）報送檔案工作基本情況統計表。 

第十八條  各行政村應開展檔案鑒定工作，根據《西安市行政村文件材料歸檔范圍及檔案保管期限表》（見附件），對應歸檔的文件材料確定保管期限，對保管期限已滿的檔案重新進行鑒定。對失去保存價值的檔案，應清點核對，編制《檔案銷毀清冊》，經行政村領導批準，報鄉鎮（街辦）檔案機構審批后，由兩人以上在指定地點監銷，并在銷毀清冊上簽字。

第十九條 嚴禁擅自銷毀檔案。銷毀檔案應按以下要求辦理：

（一）在指定地點銷毀，注意保密；

（二）不得出賣或用作其他用途；

（三）應指定監銷人、經辦人，兩人以上共同執行，同時在銷毀清冊上簽名，以示負責；

（四）銷毀清冊應歸檔保存，并報鄉鎮（街辦）備案。

第二十條  村干部、檔案管理人員離任時要進行檔案移交，履行交接手續。　

第二十一條　建制村在撤銷、合并或轉為社區時，應按有關規定將檔案妥善移交給接收單位，防止檔案散失。

第二十二條 對列入地方綜合檔案館進館名冊的行政村檔案，自形成之日起滿十年后，連同檔案目錄等檢索工具一并向所在地檔案館移交。

第六章  檔案的保管和利用

第二十三條　各行政村要根據保存檔案數量，設置檔案專用庫房或專用檔案柜。檔案庫房要堅固，符合防盜、防火、防蟲、防鼠、防光、防塵、防潮、防高溫的要求，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案的安全。

第二十四條　各行政村應制定檔案借閱制度，根據檔案的內容確定不同的利用范圍和審批程序。借閱利用時應遵循借閱利用手續，做好檔案借閱登記和檔案利用效果登記。利用者不得涂改、污損檔案，不得泄密，未經批準，不得擅自抄錄、復制檔案。 

第二十五條 各行政村檔案室應編制適應利用需要的檔案檢索工具，并編寫全宗介紹、大事記、基礎數字匯編和村史等編研材料，積極開發檔案信息資源，為本村建設和各項工作服務。

第二十六條 各行政村檔案室應根據本村各項工作的需求，除涉及國家秘密、商業秘密和個人隱私等不應向社會公開的檔案外，積極做好檔案提供利用工作。

第七章　附　　則

第二十七條　各區縣檔案行政管理部門可以根據本辦法，結合本地區實際情況，制定實施辦法或細則，并報市檔案局備案。

第二十八條　本辦法由西安市檔案局負責解釋。

第二十九條　本辦法自2015年1月1日起施行。

附件：《西安市行政村文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》