一、制定《規(guī)范》的必要性
    按照市委辦公廳、市政府辦公廳《關(guān)于切實(shí)精簡(jiǎn)優(yōu)化考核項(xiàng)目加強(qiáng)考核工作管理的通知》（渝委辦〔2014〕1號(hào)）文件精神，市檔案局從2014年下半年起，取消了區(qū)縣國(guó)家綜合檔案館目標(biāo)管理等級(jí)考核。據(jù)了解，國(guó)家級(jí)檔案館測(cè)評(píng)工作從2015年起也不再開(kāi)展。為了推動(dòng)我市檔案館工作持續(xù)健康發(fā)展，市檔案局出臺(tái)了《重慶市國(guó)家綜合檔案館業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《規(guī)范》）?！兑?guī)范》是我市國(guó)家綜合檔案館的工作手冊(cè)和業(yè)務(wù)指南。
    二、《規(guī)范》部分條文釋解
    第五條  對(duì)檔案館建筑規(guī)模提出要求。納入中西部地區(qū)縣級(jí)綜合檔案館建設(shè)規(guī)劃的，不低于建設(shè)規(guī)劃核定面積，也可按《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》要求適當(dāng)擴(kuò)大；未納入的，以近10年檔案館年均接收檔案數(shù)量×30+現(xiàn)有館藏檔案數(shù)量為基數(shù)，對(duì)應(yīng)《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》中所要求的面積，作為必須達(dá)到的面積。
    第九條  指市檔案館和區(qū)縣（自治縣）檔案館均應(yīng)配備自備電源，市檔案館檔案庫(kù)、變配電室、水泵房、消防用房等的用電負(fù)荷不宜低于一級(jí)，區(qū)縣（自治縣）檔案館不應(yīng)低于二級(jí)。
    第十一條  《檔案館工作通則》第七條規(guī)定“省級(jí)以上檔案館接收立檔單位20年左右的檔案”、“省轄市（州盟）和縣級(jí)檔案館接收立檔單位保管10年左右的檔案”。市政府辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)《重慶市檔案館收集檔案范圍細(xì)則》第十三條規(guī)定“立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿(mǎn)10年后向市檔案館移交”。本《規(guī)范》明確“市檔案館可以接收立檔單位自檔案形成之日起滿(mǎn)10年的永久保存的檔案，區(qū)縣（自治縣）檔案館可以接收立檔單位自檔案形成之日起滿(mǎn)5年的永久、長(zhǎng)期（或者30年）保存的檔案”，協(xié)商一致的，可以提前接收。立檔單位保管條件好的，也可以按照《檔案館工作通則》規(guī)定時(shí)間移交，體現(xiàn)了《規(guī)范》將原則性與靈活性相結(jié)合的求實(shí)精神。檔案館不得強(qiáng)行要求立檔單位提前移交。
    第十五條  電子檔案，指具有憑證、查考和保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件，其組件、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目應(yīng)符合《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015）相關(guān)規(guī)定；其格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲(chǔ)等整理要求及應(yīng)用系統(tǒng)，參照《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》（2014年）、GB/T18894-2002、DA/T48-2009、DA/T38-2008等標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。
    相關(guān)資料，指立檔單位編制的檔案目錄（案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄、歸檔文件目錄）、文件級(jí)解密審核表、全宗卷、文件（成果）匯編等檢索工具和參考資料，以及編印的公開(kāi)出版物、內(nèi)部發(fā)行物、報(bào)刊、年鑒、方志、回憶錄等資料。
    專(zhuān)用設(shè)備，指有助于管理和利用檔案所必需的軟件系統(tǒng)、播（錄）放設(shè)備等；移交檔案為通用格式的，可不移交專(zhuān)用設(shè)備。
    第十八條  全宗卷，指由記錄和說(shuō)明全宗立檔單位及檔案
    歷史和現(xiàn)狀的有關(guān)文件材料組成的專(zhuān)門(mén)案卷，是管理全宗檔案的重要工具。其內(nèi)容包括全宗（館藏）介紹、檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案利用、新技術(shù)應(yīng)用等8類(lèi)及綜合全宗卷（管理館藏、全宗屬類(lèi)、全宗群或聯(lián)合全宗的綜合性業(yè)務(wù)工作規(guī)范和管理制度，前述8類(lèi)中涉及多個(gè)全宗的文件材料）。
    全宗指南即全宗介紹，是全宗卷的主要成份，應(yīng)符合《全宗指南編制規(guī)范》（DA/T14-2012）。
    第十九條  全宗構(gòu)成條件，指具備獨(dú)立行使職權(quán)、設(shè)有會(huì)計(jì)單位或經(jīng)濟(jì)核算單位、設(shè)有管理人事的機(jī)構(gòu)或人員的立檔單位，方可設(shè)立檔案全宗。檔案館可為立檔單位設(shè)立獨(dú)立全宗、聯(lián)合全宗、匯集全宗，或者檔案匯集。
    聯(lián)合全宗，指由兩個(gè)或兩個(gè)以上立檔單位形成的互有聯(lián)系不易區(qū)分全宗而作為一個(gè)全宗對(duì)待的檔案整體。
    匯集全宗，指由若干個(gè)文件數(shù)量很少且具有某些共同特征或聯(lián)系的小全宗組成的作為一個(gè)全宗對(duì)待的檔案整體。
    檔案匯集，指有不明所屬全宗的零散殘缺文件，按一定特點(diǎn)集中起來(lái)的一種檔案混合體。它是全宗補(bǔ)充形式，參照全宗進(jìn)行管理。
    第二十七條  指全宗內(nèi)檔案編號(hào)，同一目錄內(nèi)原則上不超過(guò)4位數(shù)。若編號(hào)超過(guò)4位數(shù)，但本年度檔案尚未編完，則應(yīng)繼續(xù)編制直至本年度結(jié)束。從下一年度起再另起目錄。
    第二十九條  柜架排列尺寸應(yīng)當(dāng)符合相關(guān)規(guī)定，指按照《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》（JGJ25—2010）要求，庫(kù)房主通道凈寬不應(yīng)小于1.2m、兩行檔案柜架間凈寬不應(yīng)小于0.8m、檔案柜架端部與墻的凈距離不應(yīng)小于0.6m、檔案柜架背部與墻的凈距離不應(yīng)小于0.1m。
    柜架選擇應(yīng)當(dāng)符合樓地面活荷載要求，指檔案庫(kù)樓地面均布活荷載標(biāo)準(zhǔn)值不應(yīng)小于5KN/m2，采用密集架時(shí)不應(yīng)小于12KN/m2。密集架安裝使用應(yīng)符合《重慶市檔案局關(guān)于規(guī)范檔案庫(kù)房密集架安裝使用的通知》（渝檔發(fā)〔2009〕1號(hào)）要求。
    第三十一條  檔案分庫(kù)存放索引，以圖表反映每個(gè)庫(kù)房存放檔案門(mén)類(lèi)、保管期限及起止年度等。一般張貼在庫(kù)區(qū)醒目位置。
    庫(kù)內(nèi)檔案存放示意圖，以圖表反映庫(kù)內(nèi)每列柜架檔案存放情況，包括檔案門(mén)類(lèi)、全宗號(hào)、全宗名稱(chēng)、保管期限及起止年度等。一般張貼在庫(kù)內(nèi)入口醒目位置。
    檔案柜架指引標(biāo)記，以表格反映柜架內(nèi)檔案存放情況，包括全宗號(hào)、全宗名稱(chēng)、檔案門(mén)類(lèi)、保管期限、起止年度、起止卷（件）號(hào)、所屬列柜欄號(hào)等。一般張貼在庫(kù)內(nèi)主通道柜架前端醒目位置。
    收進(jìn)（移出）登記簿，主要記載新接收進(jìn)館檔案、移出銷(xiāo)毀檔案的全宗號(hào)、全宗名稱(chēng)、檔案門(mén)類(lèi)、保管期限、起止年度、起止卷（件）號(hào)、檔案數(shù)量、收進(jìn)或移出時(shí)間、庫(kù)房管理人員簽字等情況。
    出（入）庫(kù)登記簿，主要記載利用中檔案出庫(kù)和入庫(kù)情況，包括檔號(hào)、出庫(kù)時(shí)間、入庫(kù)時(shí)間、檢查情況、庫(kù)房管理人員簽字等情況。
    第三十五條  指按照《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》（JGJ25-2010），紙質(zhì)檔案庫(kù)溫度保持在14℃～24℃，相對(duì)濕度控制在45%～60%；電子、音像等特殊載體檔案庫(kù)溫濕度應(yīng)符合規(guī)范5.2.2要求；部分技術(shù)用房和對(duì)外服務(wù)用房溫濕度應(yīng)符合規(guī)范5.2.4要求。檔案庫(kù)在選定溫濕度后，每晝夜波動(dòng)幅度要求溫度不得大于2℃、相對(duì)濕度不得大于5%。
    第四十條  定期編輯檔案館指南，指檔案館指南應(yīng)每5年續(xù)編一次。《檔案館指南》應(yīng)當(dāng)符合《檔案館指南編制規(guī)范》（DA/T 3-1992）。
    第四十三條  檔案館不得擅自公布上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的文件，指公布上級(jí)機(jī)關(guān)文件，需經(jīng)文件制發(fā)機(jī)關(guān)所在行政區(qū)域的國(guó)家檔案館同意；不得擅自公布?xì)w屬管理權(quán)不屬于本館的歷史檔案，指公布?xì)w屬管理權(quán)不屬于本館的歷史檔案，需經(jīng)按有關(guān)規(guī)定對(duì)該檔案有歸屬管理權(quán)的國(guó)家檔案館同意。
    第四十七條  指按照《檔案館工作通則》第二十一條規(guī)定：“利用者所復(fù)制的檔案（證明性材料除外），均應(yīng)由檔案館寄往利用者所在機(jī)關(guān)檔案室保存，除經(jīng)檔案館請(qǐng)示上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)特許者外，均不得以任何形式全文公布、陳列、展出或再行復(fù)制，絕密檔案復(fù)制件應(yīng)于使用后交回。
    第五十二條  局域網(wǎng)是檔案館內(nèi)開(kāi)展各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)；政務(wù)網(wǎng)上可以開(kāi)展數(shù)字檔案在線(xiàn)接收、公開(kāi)檔案目錄或全文以及提供檔案業(yè)務(wù)在線(xiàn)監(jiān)督指導(dǎo)；互聯(lián)網(wǎng)上可以開(kāi)展數(shù)字檔案利用服務(wù)和政務(wù)信息資源共享。
    第五十三條  檔案管理應(yīng)用平臺(tái)，應(yīng)當(dāng)具備檔案接收、管理、存儲(chǔ)、利用、登記、統(tǒng)計(jì)、鑒定、審核等功能，并且可以根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展擴(kuò)展定制業(yè)務(wù)。通過(guò)網(wǎng)站可以采集接收與館藏檔案相關(guān)的多種數(shù)字資源，比如新聞，政府網(wǎng)站、微博、微信等；開(kāi)展利用、展覽、咨詢(xún)等多種方式和層次的服務(wù)工作。
    第五十七條  數(shù)字檔案的備份，應(yīng)當(dāng)具備離線(xiàn)備份、在線(xiàn)備份和備份數(shù)據(jù)恢復(fù)功能；對(duì)磁性載體每滿(mǎn)2年、光盤(pán)每滿(mǎn)4年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率不低于10%，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)當(dāng)及時(shí)采取措施恢復(fù)；磁性載體應(yīng)當(dāng)每4年轉(zhuǎn)存一次，原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于4年。
    第六十二條  注意保存監(jiān)控記錄，指監(jiān)控記錄應(yīng)當(dāng)保存3個(gè)月以上。