一、制定《規范》的必要性
    按照市委辦公廳、市政府辦公廳《關于切實精簡優化考核項目加強考核工作管理的通知》（渝委辦〔2014〕1號）文件精神，市檔案局從2014年下半年起，取消了區縣國家綜合檔案館目標管理等級考核。據了解，國家級檔案館測評工作從2015年起也不再開展。為了推動我市檔案館工作持續健康發展，市檔案局出臺了《重慶市國家綜合檔案館業務建設規范》（以下簡稱《規范》）。《規范》是我市國家綜合檔案館的工作手冊和業務指南。
    二、《規范》部分條文釋解
    第五條  對檔案館建筑規模提出要求。納入中西部地區縣級綜合檔案館建設規劃的，不低于建設規劃核定面積，也可按《檔案館建設標準》要求適當擴大；未納入的，以近10年檔案館年均接收檔案數量×30+現有館藏檔案數量為基數，對應《檔案館建設標準》中所要求的面積，作為必須達到的面積。
    第九條  指市檔案館和區縣（自治縣）檔案館均應配備自備電源，市檔案館檔案庫、變配電室、水泵房、消防用房等的用電負荷不宜低于一級，區縣（自治縣）檔案館不應低于二級。
    第十一條  《檔案館工作通則》第七條規定“省級以上檔案館接收立檔單位20年左右的檔案”、“省轄市（州盟）和縣級檔案館接收立檔單位保管10年左右的檔案”。市政府辦公廳轉發《重慶市檔案館收集檔案范圍細則》第十三條規定“立檔單位應當自檔案形成之日起滿10年后向市檔案館移交”。本《規范》明確“市檔案館可以接收立檔單位自檔案形成之日起滿10年的永久保存的檔案，區縣（自治縣）檔案館可以接收立檔單位自檔案形成之日起滿5年的永久、長期（或者30年）保存的檔案”，協商一致的，可以提前接收。立檔單位保管條件好的，也可以按照《檔案館工作通則》規定時間移交，體現了《規范》將原則性與靈活性相結合的求實精神。檔案館不得強行要求立檔單位提前移交。
    第十五條  電子檔案，指具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件，其組件、分類、排列、編號、編目應符合《歸檔文件整理規則》（DA/T22-2015）相關規定；其格式轉換、元數據收集、歸檔數據包組織、存儲等整理要求及應用系統，參照《數字檔案室建設指南》（2014年）、GB/T18894-2002、DA/T48-2009、DA/T38-2008等標準執行。
    相關資料，指立檔單位編制的檔案目錄（案卷目錄、卷內文件目錄、歸檔文件目錄）、文件級解密審核表、全宗卷、文件（成果）匯編等檢索工具和參考資料，以及編印的公開出版物、內部發行物、報刊、年鑒、方志、回憶錄等資料。
    專用設備，指有助于管理和利用檔案所必需的軟件系統、播（錄）放設備等；移交檔案為通用格式的，可不移交專用設備。
    第十八條  全宗卷，指由記錄和說明全宗立檔單位及檔案
    歷史和現狀的有關文件材料組成的專門案卷，是管理全宗檔案的重要工具。其內容包括全宗（館藏）介紹、檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案統計、檔案利用、新技術應用等8類及綜合全宗卷（管理館藏、全宗屬類、全宗群或聯合全宗的綜合性業務工作規范和管理制度，前述8類中涉及多個全宗的文件材料）。
    全宗指南即全宗介紹，是全宗卷的主要成份，應符合《全宗指南編制規范》（DA/T14-2012）。
    第十九條  全宗構成條件，指具備獨立行使職權、設有會計單位或經濟核算單位、設有管理人事的機構或人員的立檔單位，方可設立檔案全宗。檔案館可為立檔單位設立獨立全宗、聯合全宗、匯集全宗，或者檔案匯集。
    聯合全宗，指由兩個或兩個以上立檔單位形成的互有聯系不易區分全宗而作為一個全宗對待的檔案整體。
    匯集全宗，指由若干個文件數量很少且具有某些共同特征或聯系的小全宗組成的作為一個全宗對待的檔案整體。
    檔案匯集，指有不明所屬全宗的零散殘缺文件，按一定特點集中起來的一種檔案混合體。它是全宗補充形式，參照全宗進行管理。
    第二十七條  指全宗內檔案編號，同一目錄內原則上不超過4位數。若編號超過4位數，但本年度檔案尚未編完，則應繼續編制直至本年度結束。從下一年度起再另起目錄。
    第二十九條  柜架排列尺寸應當符合相關規定，指按照《檔案館建筑設計規范》（JGJ25—2010）要求，庫房主通道凈寬不應小于1.2m、兩行檔案柜架間凈寬不應小于0.8m、檔案柜架端部與墻的凈距離不應小于0.6m、檔案柜架背部與墻的凈距離不應小于0.1m。
    柜架選擇應當符合樓地面活荷載要求，指檔案庫樓地面均布活荷載標準值不應小于5KN/m2，采用密集架時不應小于12KN/m2。密集架安裝使用應符合《重慶市檔案局關于規范檔案庫房密集架安裝使用的通知》（渝檔發〔2009〕1號）要求。
    第三十一條  檔案分庫存放索引，以圖表反映每個庫房存放檔案門類、保管期限及起止年度等。一般張貼在庫區醒目位置。
    庫內檔案存放示意圖，以圖表反映庫內每列柜架檔案存放情況，包括檔案門類、全宗號、全宗名稱、保管期限及起止年度等。一般張貼在庫內入口醒目位置。
    檔案柜架指引標記，以表格反映柜架內檔案存放情況，包括全宗號、全宗名稱、檔案門類、保管期限、起止年度、起止卷（件）號、所屬列柜欄號等。一般張貼在庫內主通道柜架前端醒目位置。
    收進（移出）登記簿，主要記載新接收進館檔案、移出銷毀檔案的全宗號、全宗名稱、檔案門類、保管期限、起止年度、起止卷（件）號、檔案數量、收進或移出時間、庫房管理人員簽字等情況。
    出（入）庫登記簿，主要記載利用中檔案出庫和入庫情況，包括檔號、出庫時間、入庫時間、檢查情況、庫房管理人員簽字等情況。
    第三十五條  指按照《檔案館建筑設計規范》（JGJ25-2010），紙質檔案庫溫度保持在14℃～24℃，相對濕度控制在45%～60%；電子、音像等特殊載體檔案庫溫濕度應符合規范5.2.2要求；部分技術用房和對外服務用房溫濕度應符合規范5.2.4要求。檔案庫在選定溫濕度后，每晝夜波動幅度要求溫度不得大于2℃、相對濕度不得大于5%。
    第四十條  定期編輯檔案館指南，指檔案館指南應每5年續編一次。《檔案館指南》應當符合《檔案館指南編制規范》（DA/T 3-1992）。
    第四十三條  檔案館不得擅自公布上級機關制發的文件，指公布上級機關文件，需經文件制發機關所在行政區域的國家檔案館同意；不得擅自公布歸屬管理權不屬于本館的歷史檔案，指公布歸屬管理權不屬于本館的歷史檔案，需經按有關規定對該檔案有歸屬管理權的國家檔案館同意。
    第四十七條  指按照《檔案館工作通則》第二十一條規定：“利用者所復制的檔案（證明性材料除外），均應由檔案館寄往利用者所在機關檔案室保存，除經檔案館請示上級領導機關特許者外，均不得以任何形式全文公布、陳列、展出或再行復制，絕密檔案復制件應于使用后交回。
    第五十二條  局域網是檔案館內開展各項業務工作的內部網絡；政務網上可以開展數字檔案在線接收、公開檔案目錄或全文以及提供檔案業務在線監督指導；互聯網上可以開展數字檔案利用服務和政務信息資源共享。
    第五十三條  檔案管理應用平臺，應當具備檔案接收、管理、存儲、利用、登記、統計、鑒定、審核等功能，并且可以根據業務發展擴展定制業務。通過網站可以采集接收與館藏檔案相關的多種數字資源，比如新聞，政府網站、微博、微信等；開展利用、展覽、咨詢等多種方式和層次的服務工作。
    第五十七條  數字檔案的備份，應當具備離線備份、在線備份和備份數據恢復功能；對磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于10%，發現問題應當及時采取措施恢復；磁性載體應當每4年轉存一次，原載體同時保留時間不少于4年。
    第六十二條  注意保存監控記錄，指監控記錄應當保存3個月以上。