音像檔案以聲音和影像反映現(xiàn)實(shí)、記錄歷史，是其他檔案重要的有益補(bǔ)充，屬于全宗檔案的重要組成部分，是國家重要的檔案資源。音像檔案載體形式具有多樣性和特殊性。針對(duì)不同載體形式，國家曾先后出臺(tái)有關(guān)規(guī)范性文件。1996年，國家檔案局發(fā)布《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》（DA/T15-1995）對(duì)錄音帶、錄像帶、軟磁盤、計(jì)算機(jī)磁帶等的歸檔要求、管理、存儲(chǔ)與保護(hù)進(jìn)行了規(guī)范；2002年，國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局發(fā)布《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）對(duì)銀鹽感光材料照片檔案的收集要求、整理程序和保管條件進(jìn)行了規(guī)范，發(fā)布《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）對(duì)電子文件（包括電子圖像文件、電子影像文件、電子聲音文件等）的形成、積累、歸檔、保管、利用、統(tǒng)計(jì)的一般方法進(jìn)行規(guī)定。2006年，重慶市檔案局根據(jù)國家規(guī)范，結(jié)合重慶市實(shí)際，制定了《重慶市照片檔案收集整理實(shí)施細(xì)則》（渝檔發(fā)﹝2006﹞36號(hào)），2007年制定了《重慶市電子文件歸檔與管理細(xì)則》。這些文件對(duì)加強(qiáng)音像檔案管理發(fā)揮了積極的作用，但是還存在音像檔案概念不清楚，歸檔范圍不明確，保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)不一致，整理質(zhì)量要求不具體等問題。從我市音像檔案工作實(shí)際來看，音像檔案收集不齊全、整理不規(guī)范問題突出，我市亟需制定音像檔案收集整理的規(guī)范性文件。市檔案局在經(jīng)過調(diào)研、起草、征求意見及辦公會(huì)審議等程序后，于2015年7月24日印發(fā)了《重慶市音像檔案收集整理的一般要求（試行）》（以下簡稱《一般要求》）。
    一、主題內(nèi)容與適用范圍
    主題內(nèi)容。《一般要求》包括主題內(nèi)容與適用范圍、音像檔案概念、音像檔案的收集、音像檔案的整理及附則5部分。目的在于明確音像檔案的收集范圍、整理原則和整理要求，解決音像檔案收集難、整理難的問題。
    適用范圍。《一般要求》明確適用范圍是重慶市各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織。規(guī)定中央在渝單位參照?qǐng)?zhí)行，體現(xiàn)了對(duì)中央行業(yè)主管機(jī)關(guān)相關(guān)檔案管理規(guī)定的尊重。
    二、音像檔案的收集整理
    （一）音像檔案的概念界定
    《一般要求》中音像檔案的概念采用《檔案工作基本術(shù)語》（DA/T1-2000）中對(duì)音像檔案的定義：記錄聲音或影像的檔案，包括照片、影片、錄音帶、錄像帶等。該定義簡單明了、通俗易懂，便于檔案人員直觀理解。掌握這個(gè)概念，首先要理解音像檔案作為檔案具有檔案的屬性和價(jià)值，即是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的歷史記錄，這是我們鑒定和判斷音像材料是否應(yīng)當(dāng)歸檔的標(biāo)準(zhǔn)，我們應(yīng)當(dāng)收集原始的、未加修飾剪裁、真實(shí)、有價(jià)值的音像材料。其次要把握音像檔案的外延。根據(jù)“記錄聲音或影像”這一定義，屬于檔案的照片（包括銀鹽感光材料照片和數(shù)碼照片）、錄音（包括錄音帶和數(shù)碼錄音）、錄像（包括錄像帶和數(shù)碼錄像）、影片（包括膠片影片和數(shù)字影片）、唱片等均屬于音像檔案的范疇，廣義的音像檔案還包括保存歸檔音像文件的光盤、軟盤、硬盤、磁帶等。實(shí)際工作中，一般機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位產(chǎn)生的音像材料主要是照片和錄音錄像或少量宣傳影片。從檔案工作實(shí)踐出發(fā)，突出一般性和操作性，為了明確規(guī)范對(duì)象范圍，《一般要求》把音像檔案界定為常見音像檔案，即照片（銀鹽感光材料照片和數(shù)碼照片）、影片帶（裝盒保存的膠片影片）、錄音（錄音帶和數(shù)碼錄音）、錄像（錄像帶和數(shù)碼錄像）。
    檔案工作實(shí)踐中，一些檔案工作人員習(xí)慣于稱“聲像檔案”“照片和聲像檔案”。根據(jù)上述定義，聲像檔案即音像檔案，但是照片屬于音像（聲像）檔案的一個(gè)屬類，不應(yīng)并列提及。
    （二）音像檔案的收集
    1．收集范圍。《一般要求》主要從四個(gè)方面對(duì)音像檔案的收集范圍加以明確。一是圍繞本單位的主要職能活動(dòng)、基本歷史面貌和重要工作成果列舉了7個(gè)方面的音像材料，包括本單位舉行的重要會(huì)議、紀(jì)念活動(dòng)形成的音像材料；記錄本單位生產(chǎn)、科研、基建、重要設(shè)備管理的音像材料；本單位歷屆領(lǐng)導(dǎo)班子合影及主要領(lǐng)導(dǎo)證件照片；本單位市（省）級(jí)以上的勞動(dòng)模范、先進(jìn)人物及其典型活動(dòng)材料；本單位保存的重要實(shí)物的照片；上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和著名人物參加本單位、本地區(qū)重大公務(wù)活動(dòng)形成的音像材料。二是記錄本地區(qū)、本單位重大活動(dòng)、重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害、重點(diǎn)工程的音像材料。三是記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設(shè)、名勝古跡、自然風(fēng)光以及民間風(fēng)俗和著名人物的音像材料。四是其他具有保存價(jià)值的音像材料。
    2．收集要求。《一般要求》重點(diǎn)對(duì)歸檔音像材料的品質(zhì)、載體形式等提出收集要求。照片檔案要求主題鮮明、影響清晰、畫面完整、未加修飾剪裁、具有代表性，重大活動(dòng)、重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害、重點(diǎn)工程照片應(yīng)反映事件的全貌和全部過程，可從多個(gè)場景選取具有代表性和典型性的照片；銀鹽感光材料照片應(yīng)照片、底片和說明齊全；數(shù)碼照片應(yīng)是用數(shù)字成像設(shè)備直接拍攝形成的未經(jīng)編輯的原始圖像文件，應(yīng)當(dāng)刻制光盤，并制作紙質(zhì)照片。
錄音錄像檔案應(yīng)主題鮮明，影像和語音清晰，人物形象端正；數(shù)碼錄音錄像應(yīng)刻制光盤。
數(shù)碼照片應(yīng)以JPEG格式保存，像素300萬以上；重要或珍貴的數(shù)碼錄音以WAV格式保存，其他的以MP3格式保存，音頻采樣率不低于44.1kHz；數(shù)碼錄像以MPEG或者AVI格式保存，比特率不低于8Mbps。
    3．收集職責(zé)。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》第七條之規(guī)定，各單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員，負(fù)責(zé)對(duì)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)，又根據(jù)《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）4.3.2：“對(duì)具有歸檔價(jià)值的照片，其攝影者或承辦單位應(yīng)及時(shí)整理，向檔案室歸檔，一般不應(yīng)跨年度”之規(guī)定，《一般要求》明確音像材料由其形成部門及時(shí)收集整理歸檔，并于當(dāng)年12月底前向本單位檔案機(jī)構(gòu)或檔案工作人員移交，同時(shí)移交相應(yīng)文字說明。
    （三）音像檔案的整理
    1．整理原則。《一般要求》規(guī)定音像檔案的整理應(yīng)當(dāng)遵循音像材料的形成規(guī)律，保持音像材料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同載體和價(jià)值，便于保管和利用。一是遵循音像材料的形成規(guī)律，保持音像材料之間的有機(jī)聯(lián)系。比如一份音像文件應(yīng)存貯于一個(gè)載體，避免人為分散；一次活動(dòng)形成的關(guān)系密切的不同載體音像材料之間應(yīng)有參見標(biāo)識(shí)；應(yīng)當(dāng)避免將不同年度不同類別音像文件存貯于同一個(gè)載體。二是區(qū)分載體和價(jià)值，便于保管和利用。不同載體的音像檔案保管要求和利用方式不同，因此應(yīng)從便于保管和利用的角度區(qū)分載體形式分類整理。《一般要求》中音像檔案載體形式主要有照片（銀鹽感光材料照片）、錄音帶、錄像帶、影片帶、光盤（數(shù)碼照片、數(shù)碼錄音、數(shù)碼錄像刻制的光盤），各載體形式音像檔案應(yīng)當(dāng)分別區(qū)分價(jià)值劃分保管期限，并分別排列編號(hào)、制作目錄。
    2．保管期限。《一般要求》規(guī)定音像檔案的保管期限分為永久和定期，定期一般分為30年、10年。這一規(guī)定使音像檔案和文書檔案的保管期限一致起來，既便于檔案整理，又有利于內(nèi)容關(guān)系密切的不同載體形式檔案保持聯(lián)系，有利于檔案的保管和利用。
    3．照片檔案整理。《一般要求》規(guī)定照片檔案仍按照（渝檔發(fā)〔2006〕36號(hào)）整理，只是保管期限執(zhí)行音像檔案統(tǒng)一規(guī)定分為永久、30年、10年，其代碼分別用“Y”“D30”“D10”表示。由于（渝檔發(fā)〔2006〕36號(hào)）未對(duì)數(shù)碼照片刻制形成的光盤整理進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定，《一般要求》對(duì)光盤的說明標(biāo)簽、檔號(hào)、目錄制作進(jìn)行了規(guī)定。
    4．其他音像檔案的整理。除照片檔案外，《一般要求》對(duì)錄音帶、錄像帶、影片帶、數(shù)碼錄音和數(shù)碼錄像的整理進(jìn)行了規(guī)范。
    （1）對(duì)刻制光盤進(jìn)行規(guī)范。規(guī)定數(shù)碼錄音、數(shù)碼錄像分別分保管期限和歸檔年度刻制光盤，光盤內(nèi)容包括說明文件、著錄文件和音像檔案子目錄，其中說明文件包括光盤信息和音像文件信息，著錄文件即本張光盤內(nèi)音像文件目錄，音像檔案子目錄為歸檔音像文件，歸檔音像文件用檔號(hào)命名。
    音像文件檔號(hào)格式為“全宗號(hào)-音像文件類別代碼·年度·保管期限代碼-件號(hào)”，表示一個(gè)全宗單位內(nèi)，數(shù)碼錄音、錄像文件分別按年度-保管期限分類排列的順序位置，這里的音像文件類別代碼即指數(shù)碼錄音、數(shù)碼錄像文件的代碼，分別用“LY”和“LX”表示，件號(hào)為錄音、錄像文件分別在1個(gè)年度內(nèi)區(qū)分保管期限編制的順序號(hào)。
    用光盤內(nèi)音像文件起止檔號(hào)命名，便于揭示光盤內(nèi)容。如：光盤名稱1348-LY·2015·Y-1~10，表示光盤內(nèi)存儲(chǔ)重慶市檔案局2015年永久保存的第1-10個(gè)音像文件。
   （2）規(guī)范標(biāo)簽內(nèi)容及格式。規(guī)定錄音帶、錄像帶、影片帶和光盤按要求制作說明標(biāo)簽，并粘帖于載體外盒，《一般要求》確定了標(biāo)簽項(xiàng)目及格式。
   （3）要求分載體形式編制檔號(hào)。要求錄音帶、錄像帶、影片帶、光盤區(qū)分載體和保管單位逐一編制檔號(hào)，格式為：“全宗號(hào)-類別號(hào)-保管期限代碼-盤帶號(hào)”，此處類別號(hào)即錄音帶、錄像帶、影片帶和光盤的編號(hào)，分別用“LYD”“LXD”“YPD”“GP”表示，盤帶號(hào)為同類載體音像檔案分保管期限跨年度拉通編制的順序號(hào)。檔號(hào)標(biāo)注在說明標(biāo)簽上及光盤盤面上。
   （4）提出統(tǒng)一的目錄格式。規(guī)定錄音帶、錄像帶、影片帶、光盤等不同載體的音像檔案分別逐一分保管期限編制檔案目錄，并統(tǒng)一規(guī)范了著錄項(xiàng)目和格式。著錄項(xiàng)目包括檔號(hào)、題名、時(shí)長、制式、規(guī)格、密級(jí)、攝錄者、攝錄時(shí)間、參見檔號(hào)、備注等，由于載體形式不同，整理者可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整或刪減個(gè)別項(xiàng)目，如編制光盤目錄，應(yīng)將制式改為格式。要求打印目錄并加劇封面裝訂成冊(cè)。
    三、《一般要求》的特點(diǎn)
    具有創(chuàng)新性。一是首次規(guī)定音像檔案的收集范圍，解決了音像檔案收集范圍不明確的問題。二是規(guī)定了音像檔案的保管期限，對(duì)原照片檔案保管期限進(jìn)行調(diào)整。三是集中提出對(duì)不同載體形式音像檔案的整理要求，目前鮮見；明確了錄音帶、錄像帶、光盤等常見音像檔案標(biāo)簽格式、檔號(hào)及目錄格式等。
    突出可操作性。《一般要求》從確定主題內(nèi)容、概念界定、細(xì)化收集范圍、到具體的整理方法均立足于音像檔案管理工作實(shí)際，突出可操作性和便捷性。如說明標(biāo)簽由原來的封面、封底、脊背簡化為封面和脊背，將錄音帶、錄像帶、影片帶和光盤統(tǒng)一目錄格式，整理者根據(jù)實(shí)際情況刪減個(gè)別項(xiàng)目。
    與數(shù)字檔案室建設(shè)要求銜接。音像文件的存儲(chǔ)格式、品質(zhì)要求、檔號(hào)設(shè)置（檔號(hào)格式、類別代碼、保管期限代碼等）均與《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》（國家檔案局2014）有關(guān)要求一致，為數(shù)字檔案室建設(shè)打基礎(chǔ)。
    《一般要求》對(duì)多種不同載體形式的音像檔案集中統(tǒng)一提出明確詳細(xì)的收集整理要求，一些整理的細(xì)節(jié)，如錄音帶、錄像帶、光盤的標(biāo)簽格式、著錄項(xiàng)目及目錄格式等是首次提出，還需進(jìn)一步成熟，有待總結(jié)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)加以改進(jìn)和完善，因此先行試行。2年試行期滿，將根據(jù)執(zhí)行的情況及時(shí)修訂完善。