城市社區(qū)數(shù)量多、分布廣、涉及城市最大的公眾群體，社區(qū)檔案種類繁多、涉及面廣，也是民生檔案的重要內(nèi)容。因此，《城市社區(qū)檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》）具有廣泛的適用范圍和重要的基礎(chǔ)作用，定位亦由最初的規(guī)范性文件上升為部門規(guī)章，現(xiàn)經(jīng)征得民政部同意，擬以國家檔案局和民政部聯(lián)合部令的形式印發(fā)。這將使得城市社區(qū)檔案工作得到主管部門的協(xié)作，在推進力度上有所加強，有助于建立合力推進社區(qū)檔案工作的長效機制。
    第一條
    釋義 制定《辦法》的目的，主要是為了規(guī)范城市社區(qū)檔案的管理，更好地服務(wù)和諧社區(qū)建設(shè)，維護社區(qū)黨組織、居民委員會、社區(qū)社會組織（以下簡稱社區(qū)各類組織）和居民的切身利益。
    《辦法》的制定，主要依據(jù)是《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國城市居民委員會組織法》，同時參考了《民政部關(guān)于在全國推廣城市社區(qū)建設(shè)的意見》出臺以來關(guān)于城市社區(qū)建設(shè)的重要文件材料。
    第二條
    釋義 《辦法》提出社區(qū)檔案的定義，是城市社區(qū)各類組織和居民在社區(qū)建設(shè)中形成的具有保存價值的不同形式和載體的歷史記錄。
    檔案的形成主體包括城市社區(qū)黨組織、居民委員會、社區(qū)服務(wù)機構(gòu)、社區(qū)社會組織和居民。將社區(qū)建設(shè)中形成的文件材料作為社區(qū)檔案，體現(xiàn)出對社區(qū)建設(shè)的重視和支持。
    這些記錄是原始記錄，包括各種文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式和載體。
    第三條
    釋義 民政部門是社區(qū)建設(shè)的業(yè)務(wù)主管單位，負(fù)責(zé)對社區(qū)工作包括檔案工作進行整體規(guī)劃。因此，民政部門應(yīng)主動參與協(xié)調(diào)、組織社區(qū)檔案工作的建設(shè)。檔案行政管理部門對社區(qū)檔案工作進行業(yè)務(wù)監(jiān)督和指導(dǎo)。同時，街道辦事處（鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府）是社區(qū)的上級組織。3個部門按各自職責(zé)范圍對社區(qū)檔案工作進行監(jiān)督指導(dǎo)。
    第四條
    釋義 社區(qū)檔案是社區(qū)建設(shè)各項工作的真實記錄，在社區(qū)建設(shè)發(fā)展中具有重要意義。社區(qū)檔案管理是一項綜合性的、較為復(fù)雜的工作，需要投入一定的人力、財力和物力。針對當(dāng)前社區(qū)檔案意識淡薄、基礎(chǔ)建設(shè)薄弱等諸多問題，《辦法》明確，社區(qū)黨組織和居民委員會負(fù)責(zé)社區(qū)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，加大對社區(qū)檔案工作的重視，并將檔案工作納入社區(qū)建設(shè)內(nèi)容，積極協(xié)調(diào)解決社區(qū)檔案工作中涉及的場地設(shè)施、人員配備、經(jīng)費保障等問題，促進檔案工作與社區(qū)其他各項工作同步協(xié)調(diào)發(fā)展。
    第五條
    釋義 社區(qū)檔案管理是一項綜合性、較為復(fù)雜的工作，必須保證一定的經(jīng)費投入。實踐中，很多社區(qū)提出經(jīng)費來源問題。為建立社區(qū)檔案工作投入機制，《辦法》明確要求從社區(qū)的辦公經(jīng)費中列支社區(qū)檔案工作經(jīng)費，以滿足社區(qū)檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用、開發(fā)編研和信息化等工作的實際需要。
    第六條
    釋義 檔案管理必須具備一定的保管條件，需要在足夠的經(jīng)費投入之外配備相應(yīng)的人力、物力，這是加強檔案管理的前提和基礎(chǔ)。社區(qū)檔案是重要的民生檔案，是國家檔案的重要組成部分，服務(wù)于和諧社區(qū)的建設(shè)，關(guān)系到社區(qū)各類組織和居民的切身利益，需要進行科學(xué)、規(guī)范的管理。但目前，社區(qū)實際工作條件有限，工作人員少，辦公場所面積較小。因此，《辦法》明確指出要指定人員管理社區(qū)檔案,并鼓勵有條件的地方設(shè)立綜合檔案室。為提升社區(qū)檔案管理人員素質(zhì)，《辦法》還明確要求檔案管理人員要經(jīng)過檔案專業(yè)知識培訓(xùn)，系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案管理業(yè)務(wù)知識和業(yè)務(wù)技能。
    按照《辦法》要求，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)在離職前辦理檔案交接手續(xù)，在社區(qū)工作人員變動頻繁的實際情況下（很多人是聘任）確保社區(qū)檔案的完整性。
    第七條
    釋義 為增強社區(qū)各類組織和居民的檔案意識，《辦法》明確提出，社區(qū)綜合檔案室或者檔案管理人員負(fù)責(zé)宣傳黨和國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。同時，社區(qū)綜合檔案室或者檔案管理人員還要嚴(yán)格貫徹執(zhí)行檔案工作相關(guān)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的要求，建立健全社區(qū)檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督文件材料的歸檔、整理和移交工作。
    第八條
    釋義 《辦法》明確提出，社區(qū)檔案實行集中統(tǒng)一管理，由社區(qū)綜合檔案室或者檔案管理人員進行保存。社區(qū)各類組織和居民應(yīng)及時將社區(qū)各類文件材料交社區(qū)綜合檔案室或者檔案管理人員保存。《辦法》強調(diào)，任何單位和個人不得將社區(qū)檔案據(jù)為己有或者擅自銷毀社區(qū)檔案。
    第九條
    釋義 社區(qū)工作涉及面廣、極為復(fù)雜，《辦法》根據(jù)實際情況，按照內(nèi)容、形式的不同，明確將社區(qū)工作中形成的文件材料分為文書類、科技類、會計類等3個大類。目前《辦法》中只列出基本種類，各地可以根據(jù)自己的具體情況酌情調(diào)整。
    《城市社區(qū)文件材料歸檔范圍和保管期限表》作為《辦法》的附件，是《辦法》的重要組成部分。社區(qū)工作中形成的相關(guān)文件材料，構(gòu)成了社區(qū)檔案。為保管好這些社區(qū)工作文件材料，需要按照社區(qū)工作規(guī)律進行歸檔，并根據(jù)社區(qū)工作文件材料的不同作用確定不同的保管期限。
    根據(jù)當(dāng)前社區(qū)工作的分類、流程和重要程度，《城市社區(qū)文件材料歸檔范圍和保管期限表》對每個類別都列出了納入歸檔范圍的社區(qū)工作文件材料。根據(jù)社區(qū)工作實際和保存價值的不同，《城市社區(qū)文件材料歸檔范圍和保管期限表》對每個類別的保管期限劃分為永久、30年、25年、15年、10年、5年、3年。其中，25年、15年、5年、3年主要為會計檔案的定期保管期限。
    第十條
    釋義 本條主要是對社區(qū)文件材料的收集、整理和歸檔做出的規(guī)范。
    按照《辦法》要求，社區(qū)綜合檔案室或者檔案管理人員應(yīng)根據(jù)《城市社區(qū)文件材料歸檔范圍和保管期限表》的歸檔范圍，定期將分散的各種內(nèi)容、形式和載體的社區(qū)文件材料收集齊全。檔案收集過程中要檢驗文件材料的真實性、完整性和有效性，確保文件材料齊全、完整，裝訂結(jié)實、整齊，照片和復(fù)印件圖文清晰。
    按照《辦法》要求，社區(qū)綜合檔案室或者檔案管理人員應(yīng)按照《城市社區(qū)文件材料歸檔范圍和保管期限表》，將不同類別、不同載體形式、不同保管期限、不同時間的社區(qū)文件材料歸入不同案卷，不得混合組卷，需按照保管要求分類存放，確保排列有序。對社區(qū)文件材料進行分類、整理時，應(yīng)及時編制備考表、歸檔文件目錄或者卷內(nèi)文件目錄等，確保填寫真實、清晰、準(zhǔn)確。
    針對社區(qū)工作繁雜、社區(qū)檔案流失嚴(yán)重的現(xiàn)狀，歸檔時間分兩種。
    一是定期歸檔。根據(jù)《機關(guān)檔案工作條例》規(guī)定，《辦法》指出，要在次年6月底前歸檔社區(qū)文書材料；結(jié)合社區(qū)工作實際，《辦法》指出，科技文件材料在科技活動結(jié)束后1個月內(nèi)進行歸檔；按照《會計檔案管理辦法》要求，《辦法》指出，會計材料由會計部門在會計年度終了后保管1年，于次年3月底前進行歸檔。
    二是平時歸檔。《辦法》明確提出，錄音帶、錄像帶、照片、光盤等聲像材料如列入社區(qū)檔案歸檔范圍，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)應(yīng)隨時送社區(qū)綜合檔案室或者檔案管理人員進行歸檔保存。榮譽類實物、印章、字畫、贈品以及產(chǎn)品類實物等實物材料，《辦法》明確指出要及時歸檔。
    電子文件的歸檔按照《電子文件管理暫行辦法》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》和《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》等的要求進行，可根據(jù)實際情況實時或定期歸檔，定期歸檔一般在第二年6月底前完成。
    第十一條
    釋義 不同檔案有不同的分類方法。社區(qū)檔案的分類應(yīng)符合社區(qū)建設(shè)的特點，社區(qū)各類組織和居民在社區(qū)建設(shè)中形成的相關(guān)文件材料，構(gòu)成了社區(qū)檔案。社區(qū)建設(shè)文件材料具有種類繁多、內(nèi)容豐富、涉及面廣、來源廣泛的特點。
    為保管好這些文件材料，本著既方便歸檔整理、又方便檢索利用的原則，《辦法》明確提出，文書檔案采用“年度——問題——保管期限”的方法分類整理，其中，問題分為社區(qū)黨群管理及社區(qū)管理、社區(qū)服務(wù)、社區(qū)治安等3個大類；科技檔案中，基建檔案采用“項目——時間”的方法分類整理，設(shè)備儀器檔案采用“型號——時間”的方法分類整理；會計檔案采用“年度——類別”的方法分類整理，會計檔案分為報表、賬簿、憑證、其他等4個大類。
    第十二條
    釋義 檔案的保管是對檔案進行日常維護的保護性管理工作，是加強和規(guī)范檔案管理的前提和基礎(chǔ)。《辦法》明確提出要解決保管社區(qū)檔案所需的專室或者專柜，同時要求采取相應(yīng)措施，以有效實現(xiàn)“九防”（防火、防盜、防高溫、防潮、防光、防塵、防鼠、防蟲、防磁）。這既是確保社區(qū)檔案完整與安全的需要，也是維護社區(qū)各類組織和居民切身利益的需要。針對目前社區(qū)工作現(xiàn)狀，也只能做這種基本要求。
    第十三條
    釋義 定期地對檔案進行檢查，是檔案室和檔案保管工作中的一項制度性措施。社區(qū)檔案保管環(huán)境相對比較簡陋、安全條件相對較差，因此《辦法》明確要對社區(qū)檔案定期進行全面檢查。定期的全面檢查重點在于檔案實體是否有破損、霉變、蟲蛀、褪色等現(xiàn)象發(fā)生，檔案室或者保管檔案的地方是否有潛在的隱患等危險因素，實體秩序是否出現(xiàn)混亂，是否有長期未歸還的檔案，等等。如有破損、霉變、蟲蛀、褪色等現(xiàn)象時，應(yīng)當(dāng)及時修補、復(fù)制或者進行其他技術(shù)處理。《辦法》明確要求，檢查時必須要形成安全檢查記錄，以便對檢查出的問題做認(rèn)真研究和處理，總結(jié)經(jīng)驗，不斷改進社區(qū)檔案工作。
    針對社區(qū)的聲像檔案和電子檔案，《辦法》明確要求定期檢查，以保證聲像檔案和電子檔案信息記錄能夠滿足國家在保密、信息安全等方面的要求。在聲像檔案和電子檔案的保管中，軟硬件環(huán)境、存儲載體等容易發(fā)生變化，《辦法》強調(diào)要采取有效措施確保聲像檔案和電子檔案不受損害、可讀可用。
    第十四條
    釋義 《辦法》明確提出，要建立社區(qū)檔案統(tǒng)計制度。社區(qū)檔案的統(tǒng)計由社區(qū)綜合檔案室或者檔案管理人員完成。社區(qū)檔案統(tǒng)計業(yè)務(wù)包括社區(qū)檔案的收進和移出、保管數(shù)量、借閱和利用效果、銷毀等情況。社區(qū)檔案統(tǒng)計工作的目標(biāo)是及時、準(zhǔn)確。
    第十五條
    釋義 本條主要是對社區(qū)檔案的利用制度、利用手續(xù)、利用限制提出。
    《辦法》明確提出，要建立健全檔案利用制度。檔案利用制度的基本要求是簡化手續(xù)、提供方便，目標(biāo)是為社區(qū)檔案的利用創(chuàng)造條件。按照《辦法》要求，利用檔案需辦理利用手續(xù)，及時做好利用效果登記和統(tǒng)計。歸還時雙方清點、核對檔案內(nèi)容和數(shù)量，確保檔案齊全、完好，未被涂改、污損。
    第十六條
    釋義 本條明確了5個方面的問題。
    一是社區(qū)檔案鑒定的主體。檔案鑒定工作小組由社區(qū)綜合檔案室或者檔案管理人員組織成立。二是鑒定是指對已到期的社區(qū)檔案進行鑒定。三是明確了檔案鑒定工作小組組成和工作職責(zé)。鑒定工作小組由社區(qū)檔案管理人員和形成檔案的組織的人員（或者居民代表）組成。檔案鑒定工作小組的工作職責(zé)是對已到期檔案及時進行鑒定，形成檔案鑒定報告。四是提出了鑒定后的處理意見，指出鑒定中如發(fā)現(xiàn)社區(qū)檔案失去保存價值，應(yīng)按照規(guī)定銷毀。五是明確了社區(qū)檔案銷毀的程序、銷毀結(jié)果。特別強調(diào)對經(jīng)過鑒定可以銷毀的檔案應(yīng)編制檔案銷毀清冊，在經(jīng)過必要的審批手續(xù)后才可銷毀。未經(jīng)鑒定的檔案和已經(jīng)鑒定但沒有審批的檔案都不得擅自銷毀。
    第十七條
    釋義 《辦法》強調(diào)，社區(qū)檔案的排列順序一經(jīng)確定，不得隨意拆散和重新組合。這是因為在日常工作中，社區(qū)經(jīng)常面臨各種檢查，如衛(wèi)生、人口、計劃生育等，有些地方通常拆散相應(yīng)案卷接受檢查。所以要求在社區(qū)檔案利用時，特別要注意保持社區(qū)檔案實體的排列順序，避免發(fā)生錯亂現(xiàn)象，確保社區(qū)檔案的完整和安全。
    第十八條
    釋義 檔案利用服務(wù)工作是以檔案信息資源為利用服務(wù)前提，以檔案利用者為利用服務(wù)對象，以滿足社會需求為利用服務(wù)目的，通過多種途徑、形式、渠道和方法來開發(fā)利用檔案信息，實現(xiàn)檔案價值。
    社區(qū)檔案服務(wù)于和諧社區(qū)的建設(shè)，服務(wù)于社區(qū)各類組織和居民的切身利益。因此，社區(qū)檔案的服務(wù)對象主要是社區(qū)中心工作和社區(qū)居民。社區(qū)綜合檔案室或者檔案管理人員要以社區(qū)中心工作和居民利用需求為重點，加強檔案信息資源的開發(fā)利用，積極開展檔案編研工作。社區(qū)檔案的開發(fā)利用目的在于促進建設(shè)和諧社區(qū)和維護社區(qū)各類組織和居民的切身利益。
    第十九條
    釋義 檔案信息化是提高檔案工作水平的重要途徑，也是檔案工作發(fā)展的必然趨勢和要求。中辦、國辦《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》提出：“各地區(qū)各部門各單位要把數(shù)字檔案館(室)建設(shè)列入信息化建設(shè)整體規(guī)劃，從人力、財力、物力上統(tǒng)籌安排，切實推進檔案存儲數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化。”但是，在實際工作中，很多社區(qū)配備計算機都較困難，很難提出更高要求。因此，《辦法》提出，社區(qū)檔案管理中要積極采用計算機等先進理念、方法和技術(shù)，逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化、現(xiàn)代化，切實提升社區(qū)檔案管理能力和利用效率。
    第二十條
    釋義 《辦法》強調(diào)，檔案管理人員和利用者應(yīng)樹立保密觀念，認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案保密的法律法規(guī)，共同保守社區(qū)檔案中涉及的國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私等，不得泄密。
    第二十一條
    釋義 本條是罰則。違反《辦法》的情形是指違反國家有關(guān)規(guī)定，主要包括檔案有損毀、丟失以及出賣、涂改、偽造、泄密等情況。相關(guān)人員作為違反《辦法》的主體，要承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。相關(guān)人員違反《辦法》上述行為規(guī)定承擔(dān)法律責(zé)任的形式是行政責(zé)任、民事責(zé)任和刑事責(zé)任。行政責(zé)任包括行政處罰和處分，民事責(zé)任主要是指賠償責(zé)任，刑事責(zé)任主要是指刑事處罰。在社區(qū)檔案管理中，構(gòu)成犯罪的嚴(yán)重違法行為，由司法機關(guān)依法追究相關(guān)人員的刑事責(zé)任。
    第二十二條
    釋義 考慮到受經(jīng)濟、政治、文化等多方面因素制約，各地城市社區(qū)建設(shè)水平參差不齊，社區(qū)檔案具體工作形式、內(nèi)容存在較大差別和差距。因此，《辦法》明確，各省（自治區(qū)、直轄市）、新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團檔案行政管理部門可與同級民政部門商議，結(jié)合本地實際制定本《辦法》的實施細(xì)則。
    第二十三條
    釋義 本條主要是對《辦法》解釋權(quán)的規(guī)定。民政部是全國社區(qū)建設(shè)的主管部門，國家檔案局是全國檔案事業(yè)的主管部門。《辦法》由二者聯(lián)合起草、審定和印發(fā)，二者同時擁有《辦法》的最終解釋權(quán)。
    第二十四條
    釋義 本條是對《辦法》時間效力范圍的規(guī)定。法律的時間效力，是指法律何時生效、何時終止效力，以及法律對其生效以前的事件和行為有無溯及力。本條主要規(guī)定了《辦法》的生效日期為2016年1月1日。