為促進(jìn)我市檔案數(shù)字化副本移交與接收工作的順利開展、規(guī)范運(yùn)行，通過調(diào)查研究、明確定位、搭建框架、組織起草、征求意見、修改完善等環(huán)節(jié)，重慶市檔案局（館）制定了《重慶市檔案數(shù)字化副本移交與接收辦法》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》），2018年6月1日起施行。為便于相關(guān)單位廣泛知曉《辦法》內(nèi)容，使《辦法》能夠更好地得到理解和執(zhí)行，現(xiàn)對(duì)《辦法》進(jìn)行解讀如下。
    一、《辦法》制定的背景及主要精神
    （一）背景
    《辦法》制定緣起以下兩點(diǎn)：
    1．進(jìn)一步貫徹實(shí)施兩辦文件精神
    根據(jù)中共重慶市委辦公廳重慶市人民政府辦公廳印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的實(shí)施意見》第六條：加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。把數(shù)字檔案館（室）建設(shè)列入信息化建設(shè)整體規(guī)劃，從人力、物力、財(cái)力上統(tǒng)籌安排，加快推進(jìn)檔案存儲(chǔ)數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化，確保檔案信息化與全市信息化建設(shè)同步發(fā)展。各檔案館（室）要加快傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化進(jìn)度，并及時(shí)以數(shù)字化檔案代替原件提供利用。納入檔案館檔案接收范圍的各單位，要確保到期進(jìn)館檔案全部數(shù)字化，在向檔案館移交檔案時(shí)實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案和數(shù)字檔案、電子檔案的同步移交。
    《重慶市檔案收集管理辦法》（渝府辦發(fā)〔2016〕76號(hào)）第十八條規(guī)定各立檔單位在移交檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)同時(shí)移交與傳統(tǒng)紙質(zhì)載體檔案相對(duì)應(yīng)的檔案數(shù)字化副本。
    2．規(guī)范檔案數(shù)字化副本格式需要
    依據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國(guó)家檔案局8號(hào)令）、《各級(jí)各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》（國(guó)家檔案局第9號(hào)令）、《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國(guó)家檔案局10號(hào)令）、《重慶市檔案收集管理辦法》（渝府辦發(fā)〔2016〕76號(hào)）文件精神，重慶市檔案局（館）相關(guān)處室進(jìn)行了前期調(diào)研，尚有大量檔案未接收進(jìn)各級(jí)國(guó)家綜合檔案館。為了達(dá)到到期進(jìn)館檔案全部數(shù)字化的要求，加強(qiáng)檔案數(shù)字化副本的規(guī)范管理，避免進(jìn)館單位檔案數(shù)字化副本標(biāo)準(zhǔn)不一，格式各異，不便于電子數(shù)據(jù)的管理和運(yùn)用，制定檔案數(shù)字化副本移交與接收辦法就變得非常必要。
    （二）主要精神
    自2018年6月1日起，列入重慶市各級(jí)國(guó)家綜合檔案館接收范圍內(nèi)的單位，在向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等傳統(tǒng)載體檔案時(shí)，同時(shí)移交的數(shù)字化副本應(yīng)滿足本《辦法》要求。
    二、《辦法》的主要內(nèi)容
    《辦法》正文共計(jì)十四條。前五條明確了制定《辦法》的目的和依據(jù)、對(duì)檔案數(shù)字化副本的名詞解釋、《辦法》的適用范圍及檔案行政管理機(jī)關(guān)和檔案數(shù)字化副本交接雙方的職責(zé)。第六條至第十二條明確了交接的檔案數(shù)字化副本的具體形式、檔案數(shù)字化副本的交接流程、交接雙方的責(zé)任劃分和對(duì)檔案數(shù)字化副本的保管。第十三條法則，第十四條明確了《辦法》的實(shí)施時(shí)間。
    《辦法》還有6個(gè)附件，分別為：《移交檔案數(shù)字化副本滿足條件及要求》（附件1）、《接收檔案數(shù)字化副本檢查內(nèi)容及要求》（附件2）、《檔案目錄數(shù)據(jù)交換格式》（附件3）、《檔案數(shù)字化副本載體標(biāo)注內(nèi)容》（附件4）、《檔案數(shù)字化副本的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)》（附件5）、《檔案數(shù)字化副本移交接收清單》（附件6）。
    三、《辦法》執(zhí)行中應(yīng)注意的問題
    （一）《辦法》的適用范圍是什么
    本辦法適用于重慶市各級(jí)國(guó)家綜合檔案館（簡(jiǎn)稱檔案館）以及依法向檔案館移交檔案的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織（簡(jiǎn)稱移交單位），以離線形式移交檔案數(shù)字化副本。
    第一，《辦法》適用于重慶市各級(jí)國(guó)家綜合檔案館。
    第二，《辦法》適用于依法向重慶市各級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交檔案的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織。
    第三，《辦法》適用于通過離線形式移交檔案數(shù)字化副本。由于目前大部分單位還不具備支持通過在線方式移交檔案數(shù)字化副本的相關(guān)條件以及對(duì)數(shù)據(jù)安全保密的要求，因此暫時(shí)僅支持通過離線形式移交檔案數(shù)字化副本。
    （二）何時(shí)移交檔案數(shù)字化副本
    《辦法》規(guī)定，檔案數(shù)字化副本的移交與接收應(yīng)和相應(yīng)傳統(tǒng)載體檔案的移交與接收同步進(jìn)行。即，移交傳統(tǒng)載體（紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等）至檔案進(jìn)館時(shí)，才同步移交相應(yīng)檔案數(shù)字化副本。
    （三）移交單位需要做什么
    移交單位在開展檔案數(shù)字化工作前，檔案整理應(yīng)符合我市相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范方可進(jìn)行檔案數(shù)字化工作。因此，各移交單位在開展檔案數(shù)字化工作前應(yīng)和檔案館進(jìn)行充分交流溝通。個(gè)別尚未開展檔案數(shù)字化工作的單位在確保檔案原件及數(shù)據(jù)安全的情況下要抓緊時(shí)間開展檔案數(shù)字化工作。檔案數(shù)字化工作結(jié)束后，立檔單位需組織項(xiàng)目驗(yàn)收，對(duì)不符合要求的數(shù)字化成果及時(shí)進(jìn)行整改。
    移交單位應(yīng)按照《辦法》要求認(rèn)真準(zhǔn)備檔案數(shù)字化副本，確保順利向各檔案館移交。移交單位在移交實(shí)體檔案的同時(shí)，需按照以下流程向檔案館移交檔案數(shù)字化副本：
    1、整理：按照檔號(hào)整理待移交的檔案數(shù)字化副本。
    2、遷移：將待移交的檔案數(shù)字化副本按照規(guī)定的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)遷移到移交介質(zhì)上，如果文件格式不符合規(guī)定則應(yīng)轉(zhuǎn)換為規(guī)定格式。
    3、檢驗(yàn)：檢驗(yàn)待移交的檔案數(shù)字化副本，確保數(shù)據(jù)真實(shí)、完整、可靠、安全。
    4、送交：移交傳統(tǒng)載體至檔案館時(shí)，同時(shí)送交檔案數(shù)字化副本并辦理交接手續(xù)。
    (四）移交內(nèi)容及存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)要求
    移交單位向檔案館移交的檔案數(shù)字化副本應(yīng)包括目錄數(shù)據(jù)和原文圖像數(shù)據(jù)，其主要技術(shù)指標(biāo)應(yīng)符合我市相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，具體要求如下： 
    1、目錄數(shù)據(jù)
    組卷的紙質(zhì)檔案的數(shù)字化副本應(yīng)移交案卷級(jí)目錄和卷內(nèi)文件級(jí)目錄，以件為單位整理的紙質(zhì)檔案的數(shù)字化副本應(yīng)移交文件級(jí)目錄。目錄必選的著錄項(xiàng)目應(yīng)齊全；著錄內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確、規(guī)范；目錄數(shù)據(jù)文件格式應(yīng)為XML、MDB 或ACCDB。
    2、原文圖像數(shù)據(jù)
    紙質(zhì)檔案數(shù)字化原文圖像數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)為TIFF或JPEG格式，同時(shí)以件為單位轉(zhuǎn)換成一個(gè)PDF文件，條件允許的可以采用雙層PDF格式；照片檔案數(shù)字化原文圖像數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)為JPEG格式，同時(shí)轉(zhuǎn)換一套PDF格式；數(shù)碼照片應(yīng)是用數(shù)字成像設(shè)備直接拍攝形成的未經(jīng)編輯的原始圖像文件，應(yīng)以JPEG格式保存；重要或珍貴的數(shù)碼錄音檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)以WAV格式保存，其他的以MP3格式保存；錄像檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)為MPEG或AVI格式。
    原文圖像存儲(chǔ)時(shí)按檔號(hào)分級(jí)建案卷級(jí)文件夾、文件級(jí)文件夾。如按卷整理的檔案文件夾存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)（4位）\目錄號(hào)（4位）\案卷號(hào)（5位）\卷內(nèi)件首頁(yè)號(hào)（3位）\頁(yè)號(hào)（3位），如位數(shù)不足，前面補(bǔ)零。同一案卷（或冊(cè)、盤）檔案的原文圖像不能跨介質(zhì)存儲(chǔ)，也就是對(duì)同一案卷（或冊(cè)、盤）檔案的數(shù)字化原文來說，要么全存儲(chǔ)在A介質(zhì)上，要么全存儲(chǔ)到B介質(zhì)上，而不能在A介質(zhì)上存儲(chǔ)一部分，又在B介質(zhì)上存儲(chǔ)一部分，這主要是為了確保數(shù)字化原文的相對(duì)集中存儲(chǔ)，維護(hù)檔案的完整性。
    （五）應(yīng)采用什么移交介質(zhì)及有何要求
    移交檔案數(shù)字化副本時(shí)應(yīng)采用移動(dòng)硬盤或一次寫光盤作為移交介質(zhì)，且一個(gè)單位在單次移交時(shí)應(yīng)統(tǒng)一采用一種介質(zhì)，不能混用。
    若采用移動(dòng)硬盤，則應(yīng)采用質(zhì)量可靠且容量適合的移動(dòng)硬盤，以確保移動(dòng)硬盤的數(shù)量盡可能少。比如，一個(gè)單位要移交450G的檔案數(shù)字化副本，那么就可以用1個(gè)容量為500G的移動(dòng)硬盤，而盡量不要用5個(gè)容量為100G的移動(dòng)硬盤。
    若采用一次寫光盤，則有關(guān)技術(shù)指標(biāo)應(yīng)符合《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》（DA/T 38-2008)的要求，不同類別（紙質(zhì)、照片、錄音、錄像）檔案的數(shù)字化副本不能存儲(chǔ)在同一張光盤上。
    移交介質(zhì)應(yīng)具有相應(yīng)的裝具，且在裝具上粘貼標(biāo)簽，若釆用光盤，則還應(yīng)在光盤上使用軟性標(biāo)簽筆寫上介質(zhì)編號(hào)。
    （六）各級(jí)國(guó)家綜合檔案館做什么
    在接收檔案數(shù)字化副本時(shí)，各級(jí)國(guó)家綜合檔案館要對(duì)移交單位的檔案數(shù)字化副本進(jìn)行檢查，以確保檔案數(shù)字化副本符合要求。檢查內(nèi)容包括對(duì)檔案數(shù)字化副本的數(shù)量進(jìn)行清點(diǎn)、對(duì)檔案數(shù)字化副本的存儲(chǔ)介質(zhì)、目錄數(shù)據(jù)和原文圖像數(shù)據(jù)的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)等，檢查合格的，方可辦理相關(guān)交接手續(xù)。具體要求如下：
    1、存儲(chǔ)介質(zhì)
    檢查內(nèi)容為：介質(zhì)裝具上是否粘貼有完整準(zhǔn)確的標(biāo)簽；若采用光盤，應(yīng)檢查光盤上是否標(biāo)注有介質(zhì)編號(hào)；是否有病毒；是否可讀。
    存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)進(jìn)行100%全部檢查，合格率達(dá)到100%才算合格。
    2、目錄數(shù)據(jù)
    檢查內(nèi)容為：著錄級(jí)次設(shè)置是否符合要求；著錄項(xiàng)目是否齊全；著錄內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確、規(guī)范；文件格式是否符合要求；是否與傳統(tǒng)載體檔案一一對(duì)應(yīng)；是否與數(shù)字化原文圖像數(shù)據(jù)一一對(duì)應(yīng)。
    此項(xiàng)目采用抽檢的方式進(jìn)行，抽檢率不低于5%，抽檢合格率應(yīng)到達(dá)100%。
    3、原文圖像數(shù)據(jù)
    檢查內(nèi)容為：文件存儲(chǔ)格式是否符合要求；文件命名是否符合要求；原文圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量是否符合要求；是否與傳統(tǒng)載體檔案一一對(duì)應(yīng)；是否與目錄數(shù)據(jù)一一對(duì)應(yīng)。
    此項(xiàng)目按全宗、目錄隨機(jī)抽檢，抽檢率不低于5%。文件存儲(chǔ)格式、文件命名、與目錄數(shù)據(jù)一一對(duì)應(yīng)和與傳統(tǒng)載體檔案一一對(duì)應(yīng)的合格率應(yīng)達(dá)到100%；原文圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量的合格率應(yīng)達(dá)到95%以上（含95%）。
    （六）關(guān)于咨詢途徑
    可通過重慶檔案信息網(wǎng)查閱《辦法》內(nèi)容，也可致電重慶市檔案局（館）信息技術(shù)處處咨詢（咨詢電話：023—65316792）。
    以上內(nèi)容即為《辦法》的關(guān)鍵，理解了以上內(nèi)容，就能準(zhǔn)確、全面地把握和執(zhí)行《辦法》。列入全市各級(jí)國(guó)家綜合檔案館接收范圍的單位要充分認(rèn)識(shí)檔案數(shù)字化副本移交進(jìn)館的意義和作用，進(jìn)一步認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹《辦法》，按照《辦法》的具體要求積極準(zhǔn)備檔案數(shù)字化副本，確保能夠按期、保質(zhì)完成檔案數(shù)字化副本的移交任務(wù)。